AI-революция 1-2-8. Как умные помощники с искусственным интеллектом меняют нашу жизнь, работу, бизнес и как не упустить свой шанс

5 главных идей главы

1. AI-ассистенты в юридической сфере позволяют в разы ускорить подготовку документов, сократить время на согласования и свести к нулю простые ошибки, высвобождая время юристов для более интеллектуальной работы.

2. Использование ИИ-помощников для автоматизации рутинных задач и корпоративных коммуникаций позволяет сотрудникам экономить 3—6 часов в неделю, снижать нагрузку на персонал и ускорять принятие решений.

3. Виртуальные работники в платформах гиперавтоматизации берут на себя рутинные операции в различных отделах, работая в 3—4 раза быстрее людей 24/7 и без ошибок.

4. В России создан ряд платформ для интеллектуальной автоматизации с ИИ, позволяющих быстро создавать цифровых сотрудников практически для любой отрасли благодаря low-code/no-code подходу и готовым интеграциям с корпоративными системами.

5. Уже в 2023 году 56% российских компаний в 10 отраслях использовали RPA-решения, а в финансовом секторе и промышленности показатель достигал 94% и 65% соответственно.

Глава 4. AI-помощники руководителя

• ИИ-референт-автомат: расписание дня, распределение и контроль поручений

• Новый уровень проведения встреч, совещаний и звонков плюс бьютификация

• Нейропомощники в управлении проектами и портфелями инвестпроектов

• AI-советник по стратегии, драйверам роста бизнеса и прорывным инновациям

• Помощник завтрашнего дня: ИИ-агент — «второй пилот» руководителя и совета директоров

Из года в год жизнь становится все сложнее и стремительнее, с бесконечными электронными письмами, сообщениями в мессенджерах, лентах соцсетей и Telegram-каналов, встречами и списками дел и хроническим растущим дефицитом времени.

В течение многих лет идея личного виртуального помощника, который отлично понимает и предугадывает потребности своего босса, организует встречи, вовремя напоминает о важном перед совещанием, сам готовит протокол собрания, распределяет и контролирует поручения, является мудрым советником и экспертом во множестве вопросов 24/7, без отпусков, больничных и перерывов на обед, казалась научной фантастикой.

В 2025 году, благодаря современному уровню развития технологий, такой помощник руководителя становится реальностью, трансформируя рабочую среду и приумножая возможности — от ежедневных задач до прорывных идей и стратегий.

4.1. ИИ-референт-автомат: расписание дня, распределение и контроль поручений

Уже сегодня виртуальные помощники с искусственным интеллектом способны брать на себя часть рутинных задач, чтобы разгрузить рабочий график руководителя для менее горящих, но тоже важных дел.

Основные функции AI-помощников руководителя:

• Планирование и управление расписанием — автоматическое создание и оптимизация графиков встреч, напоминания о задачах.

• Распределение поручений — анализ задач и их распределение между сотрудниками на основе приоритетов и текущей занятости членов команды.

• Контроль выполнения задач — отслеживание прогресса в реальном времени, предоставление отчетов, уведомления о завершении или о риске сдвига сроков.

• Автоматизация документооборота — подготовка текстов для деловой переписки, отчетов и презентаций.

• Анализ данных и рекомендации — обработка информации для принятия решений, включая анализ прошлых взаимодействий.

Преимущества использования AI-помощников:

• Экономия времени — автоматизация рутинных задач позволяет сосредоточиться на стратегически важных вопросах.

• Улучшение качества решений — анализ данных и предоставление рекомендаций повышают точность управленческих решений.

• Повышение продуктивности команды — оптимизация процессов распределения задач и контроля их выполнения.

• Персонализация поддержки — адаптация ассистента к стилю работы руководителя и контексту ситуации, учет истории переписки и накопленной базы знаний.

• Снижение когнитивной нагрузки — упрощение управления большим объемом задач и обработки массивов информации.

Так, например, зарубежный стартап Tanka представил ИИ-помощника в виде первого в мире мессенджера с долговременной памятью, которая автоматически пополняется по мере сохранения сообщений и документов в ходе коммуникации и взаимодействия с командой — в чатах, электронной почте, календаре, видео, файлах, вики, CRM и пр. Используя накопленную память, AI-ассистент предоставляет со временем все более ценные идеи и более точные предложения ответов для сообщений и писем [91].

Кроме того, Tanka AI упрощает такие задачи, как установка напоминаний, отслеживание статуса проекта, сохранение заметок по клиенту и быстрый просмотр предыдущих во время встреч, анализ общения в реальном времени, перевод и анализ документов, резюмирование сообщений, извлечение ключевых моментов из разрозненных неструктурированных данных, поиск нужной информации и многое другое [91].

Примеры AI-помощников в России:

IVA GPT — интеллектуальный бизнес-помощник, интегрируемый в корпоративную инфраструктуру и содействующий созданию цифрового сознания компании — накоплению и систематизации когнитивного опыта сотрудников. По мере накопления базы сообщений создаваемые ИИ-ассистентом ответы становятся все более соответствующими контексту запросов [92].

Его ключевые функции:

• Анализ информации и помощь в подготовке к встречам, стенографирование.

• Подготовка текстов ответов в деловой переписке с учетом контекста и истории коммуникаций, резюмирование, создание проектов документов и презентаций.

• Диалог на профессиональные темы по специфике отрасли [91].

Также IVA GPT может вести деловую переписку и взаимодействовать с системами документооборота [93].

Teamly AI Assistant ориентирован на помощь в ускорении работы всей компании благодаря делегированию ему ряда рутинных задач.

Его возможности:

• Работа с текстами — создание с чистого листа (лишь задайте тему), редактирование, структурирование, оформление, детализация или сокращение объема, изложение краткого содержания документа и основных идей.

• Быстрый умный поиск по корпоративной базе знаний, в соцсетях и др. источниках.

• Составление списка задач и пр. [94].

ИИ-секретарь Алина, решающий ежедневные задачи без перерывов и выходных.

Возможности Алины:

• Обработка файлов (текст, аудио, видео), выявление основных тем и создание ответов.

• Планирование и координация встреч, управление расписанием и напоминания.

• Систематизация и обновление клиентской базы, поиск нужного контакта.

• Создание писем, отчетов и других документов в фирменном стиле компании.

• Распределение, контроль сроков и выполнения задач [64].

4.2. Новый уровень проведения встреч, совещаний и звонков плюс бьютификация

Главное преимущество, которое дает использование ИИ-помощников, — экономия времени для реально продуктивных действий, способствующих скорейшему достижению целей, продуманного принятия решений, творческого мышления и др.

Ведение заметок во время встреч, совещаний и созвонов с последующей отправкой ответственным участникам протокола или намеченных пунктов дальнейших действий — необходимое условие для результативной работы команд и контроля поручений руководителя.

Тем не менее, хотя 54% сотрудников компаний понимают, что резюме встречи и пункты плана действий необходимо разослать участникам после совещания, только 39% подтверждают, что это происходит на самом деле [95].

В ходе опроса, проведенного Morning Consult по заказу Zoom в августе 2023 года, выяснилось, что руководители для организации эффективного сотрудничества вынуждены тратить значительное время на составление заметок, сообщений или протоколов совещаний — задач, которые можно делегировать виртуальному AI-помощнику [95].

По данным опроса:

• Около 75% руководителей в ходе совещаний составляют план действий или делают заметки и направляют их команде.

• 64% лидеров не хватает рабочего дня, чтобы успеть переделать все дела, а 67% вынуждены работать более 8 часов в день.

• 92% руководителей считают главными преимуществами ИИ сокращение числа повторяющихся задач и ускорение рабочих процессов.

• 91% лидеров заявили, что AI экономит им 30 и более минут в день.

• 75% руководителей, использующих ИИ в работе с командами, отметили лучшее взаимодействие и то, что AI-помощники принимают более обоснованные решения [95].

Масштабное исследование в России, проведенное в 2024 году Школой управления «Сколково» совместно с журналом «Большие идеи», выявило, что:

• Около 50% сотрудников теряют по 2 часа в день на избыточные рабочие коммуникации.

• У 25% более половины рабочего времени уходит на бессодержательные коммуникации.

• 25% вовлечены в совещания по малозначимым поводам.

• В 116 млрд руб. в год (2 923 руб. в час) обходятся крупному бизнесу* потери из-за плохих коммуникаций.

• Совокупные издержки компаний, помимо оплаты впустую потраченного рабочего времени персонала, включают также упущенный доход от незаключенных сделок, нереализованные бизнес-возможности и ограниченные инновации, снижение продуктивности из-за ментальных проблем и ухудшения атмосферы в коллективе, рост текучести кадров [96].

_______

* Организации со штатом от 20 тысяч сотрудников и доходом свыше 1 триллиона рублей в год.

В сентябре 2023 года Zoom, компания — создатель полноценной ИИ-платформы для коллективной работы, запустила виртуального ассистента AI Companion, призванного помогать пользователям успевать больше и работать максимально эффективно.

А в октябре 2024 года представила Zoom AI Companion 2.0 с расширенным функционалом, интегрированным с экосистемой Zoom Workplace — Zoom Meetings, Zoom Team Chat, Zoom Docs, Zoom Calendar, Zoom Mail и др. [97].

Его возможности:

• Планирование и управление задачами — Автоматическое создание задач из итогов встреч в Zoom Tasks для контроля их выполнения. Интеграция с календарями (Google Calendar, Microsoft Outlook).

• Резюмирование и анализ информации — Генерация кратких итогов встреч, чатов и email-переписки для быстрого ознакомления с ключевыми моментами. Обобщение длинных документов и преобразование их в удобные форматы для распространения.

• Быстрое введение в курс дел и уточнения — Предоставление краткой сводки по обсуждаемым командой темам во время совещаний и фактов по контексту встречи в реальном времени. Быстрый поиск актуальной и расширенной информации по любому вопросу в интернете и в корпоративной базе знаний.

• Интеграция с внешними приложениями — Выполнение задач прямо из Zoom Workplace в ряде сторонних сервисов, таких как Jira, Confluence, Workday, Zendesk, ServiceNow, Asana и Hubspot.

• Личный тренер — Персонализированная помощь в развитии навыков презентации, общения, эффективных совещаний и вовлеченности команды на основе анализа взаимодействий руководителя в Zoom Meetings, Zoom Team Chat, электронной почте и Zoom Phone [97].

Zoom AI Companion 2.0 помогает руководителям оптимизировать рабочий процесс, автоматизировать задачи, улучшать коммуникации с командой и вовлеченность сотрудников.

ИИ-помощник в российской экосистеме сервисов для бизнес-коммуникаций и совместной работы МТС Линк предоставляет ряд возможностей, которые помогают эффективно управлять временем, оптимизировать рабочие процессы и улучшать коммуникацию.

В сентябре 2024 компания представила новую AI-функцию «второго пилота». ИИ-помощник обрел способность мгновенно выделять важное и находить нужное в обсуждениях в чатах, напоминать о результатах прошлых онлайн-встреч и готовить сводки информации по заданной теме. Возможность моментально выделять ключевые моменты из чатов произвели wow-эффект на 56% участников опроса, проведенного командой МТС Линк. «Второй пилот» стал дополнением других AI-инструментов платформы [98].

Возможности ИИ-помощника в составе МТС Линк:

• Запоминание ВКС*-встреч и вебинаров — Текстовая расшифровка речи участников и поиск по ключевым словам. Автофиксация договоренностей и отправка резюме участникам встречи. Нарезка коротких видеоклипов с основными моментами для быстрого просмотра встречи.

• Персональный секретарь — Ответы на базе анализа прошедших мероприятий, краткая сводка по темам обсуждений, решениям и взятым в работу задачам, кто из коллег в курсе определенного вопроса. Напоминания о встречах.

• Оптимизация онлайн-коммуникаций — Умный зум камеры (участники всегда в центре кадра), устранение шумов, замена/размытие фона, бьютификация («нейрокосметика» лица в кадре: сглаживание кожи, избавление от темных кругов под глазами и придание лицу свежести), автоцветокоррекция и адаптация под освещение.

• Саммари по тредам — Краткое изложение ключевых моментов и принятых решений в ветке (треде) обсуждений под сообщением для быстрого ознакомления и выбора важных.

• Работа с текстами и креатив — Создание и редактирование сообщений для чатов, генерация идей для мозгового штурма, интеллект-карт и блок-схем в МТС Линк досках (аналог Miro) [99], [100].

_____

* Видеоконференцсвязь.

SaluteJazz — российская AI-платформа для ВКС и корпоративных коммуникаций от Сбера, также предназначенная для помощи в более эффективном использовании рабочего времени, оптимизации бизнес-процессов и улучшении взаимодействия.

Возможности встроенного в платформу искусственного интеллекта:

• Транскрибация и резюмирование — Перевод в текст речи собеседников, автоматическое формирование по окончании встречи списка обсужденных тем, задач и кратких заметок по содержанию беседы.

• Оптимизация онлайн-коммуникаций — Устранение шумов и эха, замена фона, автоцветокоррекция с адаптацией под освещение, бьютификация (улучшение внешности с помощью ИИ-технологий).

• Поддержка встреч 3D-пространстве (скоро) — Умный виртуальный ассистент и AI-редактор аватара [101].

4.3. Нейропомощники в управлении проектами и портфелями инвестпроектов

Согласно проведенному Институтом проектного менеджмента (PMI) глобальному опросу по управлению проектами за 2023 год:

• 21% респондентов заявили, что уже используют искусственный интеллект при управлении проектами.

• 82% руководителей высшего звена считают, что AI окажет влияние на практику реализации проектов в их организациях в ближайшие пять лет.

• 91% участников другого опроса PMI ответили, что AI окажет по крайней мере умеренное влияние на профессию.

• 58% ожидают значительного или трансформирующего влияния [102].

Основные области, где искусственный интеллект может быть полезен на сегодня:

• Автоматизация — AI может выполнять задачи низкой сложности (создание отчетов, анализ документов, обобщение заметок совещаний и т. п.), где не требуется высокой квалификации руководителя проекта для оценки и проверки результатов.

• Помощь — Использование AI для первичного анализа под дальнейшую экспертную проверку (например, создание первого черновика SWOT-анализа, предложения по оптимизации объема работ или анализу рисков).

• Усиление — Расширение текущих возможностей менеджера проектов для выполнения более сложных и стратегических задач, опираясь на сервис AI для получения информации, рекомендаций, уточнений и разных вариантов путем множественного взаимодействия с нейросетью.

Ведущая на рынке управления проектами группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» создала первую российскую систему профессионального проектного менеджмента «ПМ Форсайт», в которую встроены AI-ассистенты — нейропомощники. Это комплексное решение автоматизации процессов управления проектами, программами и портфелями проектов, объединяющее информационную систему с методологией и технологией внедрения в сочетании с подготовкой компетентного персонала в организации заказчика [103].

Нейропомощники в «ПМ Форсайт» способны:

• Консультировать пользователей по вопросам работы в ИСУП, сняв нагрузку со специалистов техподдержки информационной системы управления проектами и проектного офиса.

• В качестве методолога проконсультировать по утвержденной в организации нормативно-регламентной документации и провести анализ качества управленческих документов.

• Помочь в оценке «здоровья» проектов, своевременно выявив потенциальные проблемы на основе косвенных признаков и накопленных знаний, и в исправлении ситуации.

• Помогать с календарным планированием — генерацией структурных декомпозиций, календарных планов работ и ведением их реестра.

• Осуществлять поддержку контрактной работы, консультируя участников проекта по процессам контрактации и приемки результатов, закрытия этапов и госконтрактов.

• Работать специалистом по рискам, помогая с ведением реестра типовых рисков, их выявлением и оценкой, анализом влияния рисков на проект и выработкой мер реагирования и воздействия.

• Делать авторасшифровку и черновик протокола проектных совещаний, проверять протоколы на соответствие шаблонам и вести поиск по текстам с совещаний.

• Помогать в разработке проектных инициатив, устава, паспорта и др. документов, проверять документацию на соответствие требованиям, оценивать ее полноту, структурность и связанность [103].

При этом AI-ассистенты в системе «ПМ Форсайт» могут выступать в качестве консультанта или секретаря:

• Нейропомощник-консультант — в этой роли он выполнит только то, о чем вы его попросите.

• Нейропомощник-секретарь — в такой роли вам не потребуется ни о чем просить отдельно — он делает все сам, достаточно просто включить эту функцию [104].

В качестве секретаря такой AI-ассистент будет:

• Автоматически брать информацию из системы, составляя понятный план действий, и вести вас в течение дня, недели, месяца.

• Вовремя напоминать вам, с какого сотрудника что спросить и к какому совещанию что подготовить.

• Помимо плана на день, персональный нейропомощник подсветит приоритеты и сообщит о нерешенных проблемах и задачах, исходя из данных в информационной системе для вашей роли в проекте: контрольных точках, поручениях, совещаниях, действиях, которые вы должны выполнить [104].

Другой пример — цифровой помощник, впервые запущенный в декабре 2021 года российским разработчиком платформы для управления портфелем проектов и развитием бизнеса ADVANTA. AI-ассистент призван содействовать упрощению и ускорению рутинных процессов для всех участников проектной деятельности — топ-менеджеров, руководителя проектного офиса, руководителей и команд проектов [105].

Для контроля топ-менеджером ситуации и принятия решений по проектам цифровой помощник может:

• Автоматически или по запросу прислать отчет о статусе портфеля проектов.

• Сообщить об отклонениях по ключевым проектам.

• Предоставить информацию по конкретному проекту с анализом риска срыва сроков [105].

Хорошим примером применения возможностей искусственного интеллекта в сфере предиктивной аналитики и проактивного управления проектами является AI Project Manager на базе сервиса быстрорастущего зарубежного стартапа Motion. Цифровой менеджер проектов помогает выполнять работу на 90% быстрее, что позволяет экономнее расходовать самый главный ресурс — время.

AI Project Manager:

• Автоматически расставляет приоритеты и генерирует оптимальный план проекта, назначая задачи нужным людям в нужное время в зависимости от их загруженности.

• Отслеживает прогресс по задачам и сопоставляет рабочую нагрузку по проектам и задачам с доступными ресурсами команды, контролируя, что у вовлеченных в работу будет достаточно возможностей для завершения всех задач в срок.

• Поддерживает актуальность проектного плана и автоматически перераспределяет задачи при необходимости.

• Заранее прогнозирует возможный сдвиг сроков на несколько недель вперед и динамически корректирует графики при изменении ситуации.

• Обеспечивает кросс-функциональную прозрачность и подотчетность всех проектов и снижает уровень стресса у участников проектов [106].

В результате:

• Проекты выполняются в среднем на 32% быстрее — благодаря устранению простоев между завершенной задачей и следующей и пауз на перепланирование.

• Руководитель экономит до 10 часов в неделю на планировании проектов, а члены проектных команд — до 5 часов на планерках и совещаниях по планированию.

• Точное знание даты завершения проекта, без внезапных новостей «в последнюю минуту» о срыве сроков.

• Рабочая нагрузка сотрудников сбалансирована, проект выполняется без авралов и перегрузки членов команды непосильным объемом работы.

• Мониторинг и аналитика, выявление узких мест и оптимальное использование ресурсов в проектах позволяют повысить эффективность бизнеса до 50% [106].

4.4. AI-советник по стратегии, драйверам роста бизнеса и прорывным инновациям

Опрос 504 генеральных директоров, проведенный The Harris Poll по заказу Dataiku в январе-феврале 2025 года, показал, что:

• 94% руководителей компаний признают, что ИИ-агент может предоставить консультации по бизнес-решениям на уровне или даже лучшие, чем человек — член совета директоров.

• 89% генеральных директоров считают, что AI способен разработать такой же или более качественный стратегический план, чем кто-либо из его команды управленцев [107].

Это показательно, но неудивительно, учитывая тот гигантский массив данных, на котором были обучены нейросети современных ИИ-помощников, таких как Claude AI, ChatGPT, GigaChat и др. Так, модель GPT-3 содержит 175 миллиардов параметров и обучалась на сотнях гигабайт качественных текстов — книг, статей, веб-страниц и пр.

Воспользоваться заложенным в нейросети «массивом знаний человечества» сравнительно легко — в режиме диалога, как с обычным человеком в чате.