Адвокатский кабинет: организация работы

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Например, исполненное (оплаченное) постановление об оплате труда адвоката может быть сопровождено пометкой «Оплачено. В дело».

О бланках документов я уже писал в разделе «Создание адвокатского кабинета: первые шаги».

Здесь повторю. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Адвокаты могут использовать как бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых адвокатом.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Примеры оформления бланков приведены в приложении Б ГОСТ на ОРД, которые могут быть использованы в качестве технического задания для типографии или программиста.

В зависимости от расположения реквизитов есть два варианта бланков – угловой и продольный, использование каждого из них или обоих одновременно – личное дело адвоката.

Для практической работы могут быть использованы следующие виды бланков документов:

– общий бланк (решения и распоряжения адвоката, процессуальные документы);

– бланк письма;

Адвокатом могут быть установлены различные виды применяемых бланков и их разновидности.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк адвокатского кабинета может включать следующие реквизиты: 02 – эмблема адвокатского кабинета; 07 – наименование автора документа; 13 – место составления (издания) документа; и ограничительные отметки для реквизитов 10 – дата документа; 11 – регистрационный номер документа; 16 – гриф утверждения документа; 17 – заголовок к тексту.

Бланк письма включает следующие реквизиты: 02 – эмблема адвокатского кабинета; 07 – наименование автора документа; 10 – дата документа; 11 – регистрационный номер документа; 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 15 – адресат; 17 – заголовок к тексту.

Адвокаты, работающие в республиках Российской Федерации, использующие наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, могут использовать бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (государственных языках) республик – справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке – сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик – ниже).

Для переписки с иностранными корреспондентами можно использовать бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке.

Виды документов, образующихся в адвокатском кабинете, и сроки их хранения10.

Основные виды документов, образующихся в деятельности адвоката, как и сроки их хранения (иногда изложенные косвенным образом), содержатся в НК РФ, ГК РФ, процессуальных кодексах, законах об адвокатской деятельности, об архивном деле, о бухгалтерском учете и иных федеральных законах и нормативных правовых актах.

Для удобства изложения воспользуемся группировкой документов, предложенной Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 №236 (М.: Наука, 2020).

В указанном перечне все типовые документы помещены под номерами статей, что упрощает их поиск и ссылку на срок и порядок хранения.

Не лишним будет для адвоката и знакомство с Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 №237 (М.: Наука, 2020).

Перечнем установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, организациям запрещается.

Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.

Понятно, что в адвокатской деятельности, если адвокаты не хотят оставить после себя память и след в истории, большинство документов не хранится более 5 лет.

Думаю, для документов адвокатского кабинета достаточно установить три срока хранения: 1 год, 3 года и 5 лет.

Сам Перечень типовых управленческих архивных документов содержит 12 разделов:

Первый раздел «Организация системы управления» содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности (в нашем случае – получение, приостановление, прекращение статуса адвоката, изменение формы деятельности адвоката, переход в другую палату), управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий.

Второй раздел «Планирование деятельности» содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов, ценообразования.

Третий раздел «Финансирование, кредитование деятельности» содержит документы по формированию бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности, финансовой отчетности; документы по кредитам и задолженностям.

Четвертый раздел «Учет и отчетность» включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества.

Пятый раздел «Международное сотрудничество» включает документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений).

Шестой раздел «Информационная деятельность» содержит документы об информационной деятельности, об участии в выставках, ярмарках, презентациях.

Седьмой раздел «Трудовые отношения» содержит документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате труда, а также документы по улучшению условий и охране труда.

Восьмой раздел «Кадровое обеспечение» содержит документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждению.

Девятый раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности» включает документы, образующиеся в ходе обеспечения адвокатского кабинета необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей.

Десятый раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» содержит документы по административному и хозяйственному обслуживанию адвокатского кабинета: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению.

Одиннадцатый раздел «Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций» содержит документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

Двенадцатый раздел «Социально-бытовые вопросы» содержит документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам.

Отдельные разделы Перечня имеют подразделы, позволяющие дополнительно систематизировать статьи внутри разделов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены, как правило, по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов (подразделов).

Перечень имеет 4 графы. В графе №1 Перечня указаны номера статей (статьям присвоена единая сквозная нумерация), в графе №2 приведены наименования видов документов, в графе №3 указаны сроки хранения документов, в графе №4 приведены примечания к статьям (при наличии).

С учетом названного Перечня предлагаю познакомиться с документами, которые образуются в деятельности адвокатского кабинета.

Организация деятельности адвокатского кабинета.

В этот раздел входят следующие документы, формируемые в отдельные дела.

Федеральные законы, указы президента Российской Федерации, постановления и распоряжения правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты и письма федеральных органов исполнительной власти, законы и нормативные правовые акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов местного самоуправления, относящиеся к адвокатской деятельности (статьи 1 – 4 Перечня). Хранятся они до минования надобности. Относящиеся к деятельности адвокатского кабинета (адвоката) – постоянно, на месте (этот термин означает хранение документов в адвокатском кабинете до прекращения деятельности кабинета).

Кодекс профессиональной этики адвоката (статья 8 и 460 Перечня) хранится 1 год после замены новым.

Срок хранения договоров, соглашений, контрактов, не указанных в иных разделах Перечня, документы к ним (акты, протоколы разногласий) установлен в 5 лет после истечения срока действий или прекращения обязательств по договору с отметкой «ЭПК».

ЭПК, здесь и далее, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Решения съезда и совета Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации (Статья 18 и 22 Перечня). Хранятся до минования надобности. Решения, относящиеся к деятельности адвокатского кабинета (адвоката), постоянно на месте.

Решения собрания (конференции) адвокатов, решения и распоряжения совета палаты, ревизионной и квалификационной комиссий адвокатской палаты субъекта Российской Федерации, иных органов палаты (Статья 18 и 22 Перечня). Хранятся до минования надобности. Решения, относящиеся к деятельности адвокатского кабинета (адвоката), постоянно на месте.

Приказы (решения) адвоката по вопросам деятельности адвокатского кабинета и документы к ним (Статья 19а Перечня). Я лично использую термин «решение» для выделения нормативных актов адвоката. Ненормативные акты адвоката я называю распоряжениями, но об этом ниже. Решения адвоката хранятся постоянно на месте.

Приказы (распоряжения) адвоката по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним (Статья 19б Перечня) хранятся 5 лет.

Свидетельства (уведомления) о постановке на налоговый учет в налоговые органы, уведомления о снятии с учета хранятся до минования надобности (Статья 24 Перечня).

Указанные виды документов являются унифицированными, то есть разработанными для всех физических лиц. Приложения №4 и 5 к Приказу ФНС России от 08.05.2020 № ЕД-7-14/323@ «Об утверждении формы заявления физического лица о постановке на учет в налоговом органе, порядка ее заполнения, формата представления заявления физического лица о постановке на учет в налоговом органе в электронной форме, а также форм уведомления о постановке на учет физического лица в налоговом органе и уведомления о снятии с учета физического лица в налоговом органе» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.07.2020 №58864).

Так же хранятся извещения (уведомления) страхователей о регистрации (решения о снятии с учета) во внебюджетных фондах (Статья 25 Перечня).

Например, унифицированные формы: Уведомление о регистрации в качестве страхователя физического лица, заключившего трудовой договор с работником, в территориальном органе Фонда социального страхования Российской Федерации, Уведомление о регистрации в качестве страхователя физического лица, обязанного уплачивать страховые взносы в связи с заключением гражданско-правового договора, в территориальном органе Фонда социального страхования Российской Федерации, Уведомление о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний физического лица, Решение о снятии с регистрационного учета в территориальном органе Фонда социального страхования Российской Федерации страхователя – физического лица (Приложения №2, 3, 6 и 8 к Порядку регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации страхователей – юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц, утвержденному приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 29 апреля 2016 г. №202н (Зарегистрировано в Минюсте России 27.05.2016 №42316).11

Документы о прекращении деятельности адвокатского кабинета – постоянно (Статья 27 Перечня).

Доверенности, выданные адвокатом, документы об их отзыве хранятся 5 лет после истечения срока действия или ее отзыва (Статья 36 Перечня).

Штатное расписание адвокатского кабинета (при наличии наемных работников) хранится постоянно (Статья 40 Перечня). Штатное расписание адвокатского кабинета с фамилиями конкретных работников по-иному «Штатная расстановка» уже хранится 45 лет (Статья 42 Перечня).

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание», утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Документы о деятельности адвокатского кабинета, включая рекламную деятельность, хранятся 5 лет «ЭПК» (Статья 69 Перечня).

Переписка адвоката по основной деятельности, не указанная в отдельных статьях Перечня, хранится 5 лет «ЭПК» (Статья 70 Перечня).

Переписка может группироваться как по адресатам (адвокатская палата, доверители, адвокаты, управления внутренних дел, следственные отделы, прокуроры, отделы приставов-исполнителей, суды), так и по темам, например, «Переписка по оплате дел по назначению».

Договоры купли-продажи, а также договоры дарения, земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию), к ним хранятся до прекращения деятельности адвокатского кабинета (Статьи 87 и 90 Перечня).

Документы проверок деятельности адвокатского кабинета хранятся 5 лет (Статья 139 Перечня), столько же могут храниться материалы дисциплинарного производства в отношении адвоката.

Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, третейскими судами хранятся 5 лет после принятия решения (Статья 143 Перечня). Хотелось бы здесь уточнить, что лучше 5 лет после вступления итогового судебного акта по делу в законную силу.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению хранятся 5 лет «ЭПК» (Статья 154 Перечня).

Номенклатура дел адвокатского кабинета хранится постоянно, то есть до прекращения деятельности адвокатского кабинета (Статья 157 Перечня).

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении №25 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 №38830).

Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера (адвокатской тайной и персональными сведениями) хранятся 10 лет после замены новыми «ЭПК» (Статья 165 Перечня).

Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа (с работниками адвокатского кабинета) хранятся 3 года после истечения срока действия (Статья 166 Перечня).

Расписки (обязательства) работников адвокатского кабинета о неразглашении информации ограниченного доступа (адвокатской тайной и персональными сведениями) хранятся 3 года после прекращения трудовых отношений (Статья 167 Перечня).

Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов и другие документы, отражающие работу с фондом) хранятся постоянно, то есть до прекращения деятельности адвокатского кабинета. В дальнейшем могут быть переданы в государственные, муниципальные архивы. Акты об утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения хранятся 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения (Статья 170 Перечня).

Описи дел адвокатского кабинета постоянного срока хранения хранятся постоянно, по личному составу – 50 лет, временного – свыше 10 лет – 3 года после уничтожения самих дел (Статья 172 Перечня).

Формы описей дел приведены в Приложениях №23 и 24 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526.

Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним хранятся 5 лет «ЭПК» (Статья 178 Перечня).

Форма архивной справки приведена в Приложении №29 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526.

Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства хранятся 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 179 Перечня).

Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов хранятся постоянно (Статья 180 Перечня).

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела хранятся 5 лет (Статья 181 Перечня).

Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля хранятся:

распорядительных документов по основной (профильной) деятельности – постоянно,

распорядительных документов по личному составу – 50 лет (о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью – 5 лет),

распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет,

поступающих и отправляемых документов – 5 лет;

обращений граждан – 5 лет (Статья 182 Перечня);

приема посетителей – 3 года,

рассылки документов – 1 год,

бланков строгой отчетности – 3 года после уничтожения бланков,

копировальных работ – 1 год,

выдачи архивных дел во временное пользование работникам адвокатского кабинета – 3 года после возвращения всех дел,

регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности (при наличии в адвокатском кабинете и приборов, и отельного помещения для хранения документов) – 1 год,

экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, – 5 лет (Статья 183 Перечня).

Основная деятельность адвокатского кабинета.

Переписка с Федеральной палатой адвокатов Российской Федерации и адвокатской палатой субъекта Российской Федерации хранится 5 лет ЭПК (Статья 70 Перечня).

Выписки из реестра адвокатов субъекта Российской Федерации на адвоката хранятся 5 лет (Статья 58 Перечня).

Документы о повышении квалификации адвоката хранятся 5 лет (Статья 491 Перечня).

Документы о деятельности адвоката (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации) хранятся 5 лет ЭПК (Статья 51 Перечня).

Документы дисциплинарного производства в отношении адвоката. Хранятся 1 год после снятия дисциплинарного взыскания или истечения срока привлечения к нему (Статья 461 Перечня).

Документы об изменении членства в адвокатской палате, приостановлении и прекращении статуса адвоката хранятся 5 лет (Статья 58 Перечня).

Документы об участии адвоката в общественных объединениях адвокатов хранятся 5 лет (Статья 58 Перечня).

Соглашения об оказании юридической помощи. Срок хранения 5 лет после истечения срока действия соглашения (Статья 11 Перечня).

Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи. Срок хранения 5 лет после заполнения журнала (Статьи 137 и 138 Перечня).

Корешки ордеров (ордерские книжки), если не включены в состав адвокатских производств (дел). Срок хранения 5 лет. При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (Статья 277 Перечня).

Доверенности. Невостребованные доверителями, при невозможности их возвращения доверителям, хранятся 5 лет (Статьи 36 и 107 Перечня).

Оказание юридической помощи.

Это основной раздел документов адвокатского кабинета, в него входят следующие дела.

Согласно Методическим рекомендациям по ведению адвокатского производства, утвержденным Советом Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации (Протокол от 28.09.2016 №5 с доп. (Протокол №7)), срок хранения адвокатского производства не менее трех лет с момента выполнения условий соглашения.

Моя точка зрения: если адвокат не собирается формировать личный архив, а затем и личный фонд в составе государственного архивного фонда Российской Федерации, то адвокатские производства должны храниться адвокатом с учетом сроков судимости (по уголовным делам), исковой давности (по гражданским и административным делам), сроков давности привлечения к административной ответственности (по делам об административных правонарушениях).

Дела или адвокатские производства могут систематизироваться по их видам, подсудности, по тематике, по доверителям.

Аналогичный порядок желательно завести и на электронных носителях.

При этом у адвоката есть выбор систематизации папок: сначала по хронологии (2020, 2021, 2022 годы), затем по видам (консультации, адвокатские производства), по подсудности (административные, арбитражные, гражданские, уголовные,..), по стадиям (первая инстанция, апелляция, кассация, надзор, исполнение), по тематике дел, например, гражданских (по видам договоров, дела семейные, дела наследственные,..), по алфавиту доверителей (у юридических лиц могут учитываться наименования организационно-правовых форм, а могут не учитываться), далее классификация идет по хронологии однотипных дел доверителей (или по иному основанию, например, по взыскиваемым суммам).

Адвокат может использовать для основы классификации любой названный элемент, в любой удобной для себя последовательности.

Вернемся к классификации бумажных дел.

Письменные консультации, заявления, жалобы, ходатайства и другие документы правового характера, составленные адвокатом.