bannerbanner
Адвокатский кабинет: организация работы
Адвокатский кабинет: организация работы

Полная версия

Адвокатский кабинет: организация работы

Язык: Русский
Год издания: 2025
Добавлена:
Настройки чтения
Размер шрифта
Высота строк
Поля
На страницу:
6 из 8

Журнал регистрации устных и письменных консультаций.

Дела, рассматриваемые в Европейском суде по правам человека.

Дела, рассматриваемые в Конституционном Суде Российской Федерации, в конституционном (уставном) суде субъекта Российской Федерации.

Гражданские дела.

Административные дела.

Уголовные дела.

Дела об административных правонарушениях.

Указанные дела формируются по каждому доверителю отдельно.

Срок хранения данных дел установлен решением Совета ФПА РФ 3 года.

Переписка по ведению дел по назначению и оказанию бесплатной юридической помощи хранится 5 лет ЭПК (Статья 70 Перечня).


Планирование деятельности адвокатского кабинета.

Перспективные планы, планы мероприятий адвокатского кабинета хранятся постоянно (Статья 193 Перечня).

Годовые планы деятельности адвокатского кабинета хранятся постоянно (Статья 198 Перечня).

Оперативные (квартальные, месячные) планы деятельности адвокатского кабинета хранятся до минования надобности (Статья 201 Перечня).

Индивидуальные отчеты работников адвокатского кабинета хранятся 1 год (Статья 216 Перечня).

Прейскуранты (прайс-листы) на оказание юридической помощи по соглашению, разработанные в адвокатском кабинете, хранятся 10 лет «ЭПК», присланные из палаты для сведения – 3 года, до замены новыми (Статья 234 Перечня).


Финансирование деятельности адвокатского кабинета.

Договоры банковского счета хранятся 5 лет после истечения срока действия договора (Статья 259 Перечня).

Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств, хранятся 5 лет «ЭПК» после полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям, а с условием о залоге имущества – 10 лет (Статья 261 Перечня).

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах хранятся 5 лет после проведения взаиморасчетов (Статья 264 Перечня).

Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности хранятся 5 лет, отчеты – постоянно (Статья 265 Перечня).

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности хранятся 5 лет при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности (Статья 266 Перечня).


Учет и отчетность адвокатского кабинета.

Сроки хранения документов этого раздела установлены законодательно. В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) хранятся 5 лет (при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу, статья 277 Перечня).

Указанные документы формируются по группам:

по доходам (по назначению, по соглашению, иные поступления),

по расходам (амортизационные начисления, взносы на содержание адвокатских палат, информационные услуги, канцелярские расходы, расходы на командировки работников адвоката, расходы на обязательное и добровольное страхование, расходы на литературу, расходы на оплату труда, расходы на повышение квалификации адвоката и его работников, расходы на поездки адвоката, расходы на содержание адвокатского кабинета, почтовые расходы, транспортные расходы, включая расходы на общественный транспорт, такси, расходы на аренду транспортного средства, услуги банка, услуги связи, включая мобильную и стационарную связь затраты на интернет и кабельное телевидение, хозяйственные расходы, юридические услуги).

по назначению: Кассовая книга адвокатского кабинета. Приходные кассовые ордера. Расходные кассовые ордера. Копии квитанций об оплате юридической помощи. Копии документов о возврате адвокатского гонорара. Выписки с расчетного счета и иных счетов и документы к ним (копии платежных поручений), которые группируются по каждому открытому счету отдельно.

Налоговые органы мягко рекомендуют использовать адвокатским образованиям, включая адвокатские кабинеты, при приеме наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее – работник), использовать приходные кассовые ордера по унифицированной форме 0310001, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.11.2012 №17—04/106683; Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 05.10.2020) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 №32404)

Договоры о материальной ответственности материально ответственных лиц адвокатского кабинета хранятся 5 лет после увольнения указанных лиц (Статья 279 Перечня).

Типовые формы договоров о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности, утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 03.02.2003 №4171).

Переписка по вопросам бухгалтерского учета и оплате юридической помощи хранится 5 лет (Статьи 289 и 290 Перечня).

Положение об оплате труда работников адвокатского кабинета хранится постоянно (Статья 294 Перечня)

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат хранятся 6 лет (скорее всего это опечатка в Перечне, так как стандартный срок: 5 лет), а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет (Статья 295 Перечня).

Лицевые счета работников адвокатского кабинета хранятся 50 лет «ЭПК» (Статья 296 Перечня).

Унифицированные формы лицевых счетов № Т-54 и Т-54а утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Исполнительные листы (исполнительные документы), по удержаниям из заработной платы работников адвокатского кабинета хранятся 5 лет после исполнения (Статья 299 Перечня).

Аналогично хранятся копии исполнительного документа и постановления, полученные от судебного пристава-исполнителя (Статья 98 Федерального закона от 02.10.2007 №229-ФЗ (ред. от 30.12.2021) «Об исполнительном производстве»).

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся 50 лет (Статья 301) Перечня.

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) хранятся 50 лет (Статья 308 Перечня).

Унифицированная форма расчета по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и обязательное медицинское страхование утверждена Приказом ФНС России от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875@ «Об утверждении формы расчета по страховым взносам, порядка ее заполнения, а также формата представления расчета по страховым взносам в электронной форме» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.10.2021 №65632).

Новые унифицированные формы расчета утверждены Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ «Об утверждении форм расчета по страховым взносам и персонифицированных сведений о физических лицах, порядков их заполнения, а также форматов их представления в электронной форме» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.10.2022 №70727)

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов хранятся 6 лет (скорее всего это опечатка в Перечне, так как стандартный срок: 5 лет), при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50 лет (Статья 309 Перечня). Форма была введена <Письмом> ПФ РФ № АД-30-26/16030, ФСС РФ №17-03-10/08/47380 от 09.12.2014 «О карточке учета взносов».

Налоговые декларации адвоката (ранее и формы 4-НДФЛ, сейчас только формы 3-НДФЛ) хранятся 5 лет (Статья 310). Впрочем, для изучения динамики собственной финансовой деятельности можно их хранить и постоянно.

Справки о доходах и суммах налога физического лица (работников адвокатского кабинета) хранятся 5 лет, при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50 лет (Статья 312 Перечня).

Унифицированная форма справки о доходах и суммах налога физического лица утверждена Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (ред. от 29.09.2022) «Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц» (Зарегистрировано в Минюсте России 29.10.2020 №60667).12

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами (адвокатами на работников адвокатского кабинета) хранятся 5 лет (Статья 313 Перечня). В настоящее время этот документ не применяется, но может храниться в адвокатских кабинетах (Приложение №1 к Порядку представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утвержденному Приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ (в ред. Приказа ФНС России от 08.12.2014 № ММВ-7-11/617@).

Книги учета доходов и расходов адвоката хранятся 5 лет (Статья 318 Перечня).

Форма Книги учета доходов и расходов утверждена Приказом Минфина России №86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (с изм. от 19.06.2017) «Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей» (Зарегистрировано в Минюсте России 29.08.2002 №3756).

Для изучения динамики собственных доходов и расходов можно хранить книги учета доходов и расходов постоянно.

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов хранятся 5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (Статья 323 Перечня).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».13

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Журналы, карточки, базы данных учета: а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств, хранятся до прекращения деятельности адвокатского кабинета; б) материальных ценностей и иного имущества – 5 лет (Статья 329 Перечня).

Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета, годовые хранятся постоянно (Статья 335 Перечня).

В настоящий момент какая-либо обязательная статистическая отчетность адвокатов или адвокатских кабинетов отсутствует.

Ранее адвокаты ежегодно представляли сведения по унифицированной форме №1-услуги «Сведения об объеме платных услуг населению», позднее они были освобождены от этой повинности (Приказ Росстата от 30.07.2021 №458 (ред. от 21.01.2022) «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за внутренней и внешней торговлей, платными услугами населению, транспортом и административными правонарушениями в сфере экономики» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.04.2022).


Информационная деятельность адвокатского кабинета.

Акты списания книг и периодических изданий справочно-информационного фонда, библиотеки адвокатского кабинета хранятся 5 лет после следующей проверки (Статья 364 Перечня).

Документы (журналы, базы данных, картотеки, каталоги) учета материалов справочно-информационного фонда, библиотеки адвокатского кабинета хранятся до прекращения деятельности адвокатского кабинета (Статья 365 Перечня).


Трудовые отношения.

Правила внутреннего трудового распорядка адвокатского кабинета хранятся 1 год после замены новыми (Статья 381 Перечня).

Табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 5 лет (Статья 402 Перечня).

Унифицированная форма № Т-12 Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда) по месту проведения хранятся 45 лет (Статья 407 Перечня).

Форма и содержание отчетов по проведению специальной оценки условий и документы к отчетам утверждены Приказом Минтруда России от 24.01.2014 №33н (ред. от 27.04.2020) «Об утверждении Методики проведения специальной оценки условий труда, Классификатора вредных и (или) опасных производственных факторов, формы отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкции по ее заполнению» (Зарегистрировано в Минюсте России 21.03.2014 №31689).

Протоколы результатов обучения работников адвокатского кабинета по охране труда (проверки знания требований охраны труда работников) хранятся 5 лет (Статья 422 Перечня).

Форма протокола содержится в Приложении №1 к Порядку обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденному Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. №1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (Зарегистрировано в Минюсте России 12.02.2003 №4209).

Указанная форма будет действительной до 1 сентября 2022 года. Приказ Минтруда России от 29.10.2021 №769н «О признании утратившим силу постановления Министерства труда и социального развития Российской Федерации, Министерства образования Российской Федерации от 13 января 2003 г. №1/29 „Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций“ и внесенного в него изменения» (Зарегистрировано в Минюсте России 10.12.2021 №66263).

Новые правила обучения и проверки знания требований охраны труда утверждены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 №2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» (вместе с «Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда») в правилах содержатся требования к оформлению и содержанию протокола проверки знания требований охраны труда работников.

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) хранятся 45 лет, профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда – 5 лет (Статья 423 Перечня).

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, впрочем, как и все аналогичные материалы, хранятся 45 лет.

Все необходимые формы, использовавшиеся при расследовании несчастных случаев на производстве, были утверждены Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 №73 (ред. от 14.11.2016) «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 05.12.2002 №3999).

С 1 сентября 2022 года используются формы, утвержденные Приказом Минтруда России от 20.04.2022 №223н «Об утверждении Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, форм документов, соответствующих классификаторов, необходимых для расследования несчастных случаев на производстве» (Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2022 №68673).

В 2022 году в трудовое законодательство было введено понятие микроповреждения (микротравмы).

Согласно части первой статьи 226 ТК РФ под микроповреждениями (микротравмами) понимаются ссадины, кровоподтеки, ушибы мягких тканей, поверхностные раны и другие повреждения, полученные работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя, указанными в части второй статьи 227 ТК РФ, при исполнении ими трудовых обязанностей или выполнении какой-либо работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах, не повлекшие расстройства здоровья или наступление временной нетрудоспособности.

Согласно Рекомендациям по учету микроповреждений (микротравм) работников, утвержденным Приказом Минтруда России от 15.09.2021 №632н, установлен срок хранения Справок о рассмотрении обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждения (микротравмы) работника, и Журнала учета микроповреждений (микротравм) работников 1 год.


Кадровое обеспечение адвокатского кабинета.

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы, хранятся 50 лет «ЭПК» (Статья 434 Перечня).

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, о служебных проверках; о направлении в командировку работников, хранятся 5 лет (Статья 434 Перечня).

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о дисциплинарных взысканиях, хранятся 3 года (Статья 434 Перечня).

Унифицированные формы № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников» – утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».


Как вы уже заметили литера «а» при номере формы означает, что она используется в отношении двух и более работников.

К сожалению, иные формы приказов вам придется разрабатывать самостоятельно.

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении хранятся 50 лет (Статья 435 Перечня).

Типовая форма трудового договора, которую я рекомендую использовать, утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 №858 (ред. от 19.04.2021).

Согласие на обработку персональных данных хранится 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором (Статья 441 Перечня).

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных содержится в статье 9 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ (ред. от 02.07.2021) «О персональных данных».

Наличие согласия на обработку персональных данных работника – обязательно, а вот уведомление адвокатом-работодателем уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об их обработке – нет (пункт 1 части 2 статьи 22 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ (ред. от 02.07.2021) «О персональных данных»).

Личные карточки работников адвокатского кабинета хранятся 50 лет «ЭПК» (Статья 444 Перечня).

Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Личные дела работников адвокатского кабинета хранятся 50 лет «ЭПК» (Статья 445 Перечня).

Виды документов, входящих в состав личных дел работников адвокатского кабинета определяются локальным нормативным актом, утвержденным адвокатом.

Обычно в состав личного дела включаются анкета с фотографией работника, экземпляр трудового договора работодателя, дополнения и дополнительные соглашения к трудовому договору, копии приказов по личному составу, относящихся к работнику (прием на работу, перевод, увольнение, поощрение, командировки, отпуска), должностная инструкция, договор о материальной ответственности и прочее.

Возможно, под вашим началом работал неизвестный никому ранее, но известные всем позднее помощники присяжных поверенных, или будущие Ф. Н. Плевако, С. А. Андреевский, Г. П. Падва или Г. М. Резник), их автографы в указанных документах и первые шаги в профессии благодаря пометке «ЭПК» будут сохранены для истории.

Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) работников адвокатского кабинета хранятся до востребования, невостребованные – 50 лет (Статья 449 Перечня).

Не лишним будет напомнить здесь нормы статьи 84.1 ТК РФ, согласно которой, в день прекращения трудового договора адвокат обязан выдать работнику трудовую книжку. В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Графики отпусков работников адвокатского кабинета хранятся 3 года (Статья 453 Перечня).

Унифицированная форма №Т-7 «График отпусков» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий к работникам адвокатского кабинета, хранятся 3 года (Статья 454 Перечня).

На страницу:
6 из 8