Обязательный курс для руководителя среднего звена

Илья Лейн

Обязательный курс для руководителя среднего звена

Предисловие

Важная роль руководящих кадров среднего звена не вызывает сомнений: будь то предприятие или государственное учреждение, они являются опорой любой организации. Уровень эффективности руководящего состава зависит не только от способностей самих его членов, но и, что особенно важно, от того, удастся ли сформировать сильную и боеспособную команду руководителей среднего звена. Чтобы стать хорошим руководителем среднего звена, необходимо интегрироваться в команду и, внося вклад в общее дело, одновременно развивать свою карьеру.

В организации руководители среднего звена играют роль связующего звена, «соединяющего верх и низ» и «передающего указания сверху вниз и снизу вверх», то есть принимают, передают и распределяют указания между вышестоящими и нижестоящими. Поэтому, хотя на первый взгляд это может казаться «незаметной» должностью, на самом деле руководитель среднего звена является «исполнителем приказов» сверху вниз и «посредником, передающим мнение сотрудников» снизу вверх — он, по сути, «несет на своих плечах двойную ношу». Именно эта роль заставляет руководителя среднего звена нести ответственность как перед вышестоящим руководством, так и перед подчинёнными; его лидерские качества и уровень управления постоянно находятся на виду у начальства и подчинённых, и он повсеместно подвергается «испытаниям» и «оценкам».

Мастер управления Питер Друкер считает, что обязанность менеджера, то есть руководителя, заключается в том, чтобы объединить людей и ресурсы в одно производственное предприятие. Конкретно говоря, у руководителя есть две особые задачи: первая задача — создать подлинное целое, превосходящее сумму его составных частей, создать динамичное целое, которое преобразует вложенные в него ресурсы в нечто большее, чем просто сумма этих ресурсов; вторая задача — в каждом решении и действии согласовывать текущие и долгосрочные требования; все, что делается, должно способствовать как текущим интересам, так и долгосрочным целям и принципам, то есть он должен не только нести ответственность перед руководством и обеспечивать заметную прибыль предприятия в краткосрочной перспективе, но и учитывать его долгосрочное развитие.

Очевидно, что для успешного выполнения этих двух задач руководитель среднего звена должен обладать сильными лидерскими качествами. В данной книге, исходя из точки зрения руководителя среднего звена, подробно рассматриваются навыки, которыми он должен обладать, а также вопросы, на которые следует обращать внимание в работе; по каждому из них даются соответствующие рекомендации. Мы уверены, что она будет полезна менеджерам, занимающим должности среднего звена, и именно в этом заключается цель написания данной книги. В то же время мы надеемся, что читатели выскажут свои ценные замечания и предложения, которые помогут усовершенствовать книгу, чтобы она могла лучше служить интересам большего числа читателей; за это мы будем безмерно благодарны.

Три первых шага «нового руководителя»

Как руководителю среднего звена, только что вступившему в должность, неразумно с нетерпением бросаться в бой, пытаясь сразу «разжечь три костра». Самое важное — настроиться на правильный лад и тщательно изучить ситуацию. Это похоже на блюдо, только что поданное на стол: нужно активно приступить к еде, но пробовать его постепенно.

1. Тщательно формируйте свой личный имидж

Факторами, определяющими успех руководителя среднего звена, в первую очередь являются его мировоззрение и способности, но нельзя отрицать, что его имидж также является важным средством проявления его харизмы. Особенно для вновь назначенного руководителя среднего звена личный имидж имеет решающее значение. Конечно, имидж руководителя — это не только внешность и одежда, но, что более важно, его душевное состояние, нравственные качества, личное влияние, стиль руководства и умение управлять эмоциями.

(1) Самопознание

Необходимо объективно и диалектически осознавать свои сильные и слабые стороны, иметь самосознание. Слишком высокая самооценка легко приводит к высокомерию, не позволяя в полной мере увидеть трудности при выполнении задач и правильно относиться к другим, что негативно сказывается на нормальных межличностных отношениях; слишком низкая самооценка, в свою очередь, может подавлять и сдерживать инновационный потенциал и способность к прорывам, препятствуя проявлению инициативы и творческого подхода. Только самопознание позволяет использовать свои сильные стороны и избегать слабостей, что ведет к успеху в карьере.

(2) Самоуважение

Самоуважение — это осознание собственного достоинства, уважение и бережное отношение к своей личности, отказ от покорности злым силам, а также недопущение дискриминации и унижения своей личности и достоинства со стороны других.

(3) Уверенность в себе

Если у человека есть твёрдая вера, он сможет покорить любую вершину в мире. Если бедный человек постоянно думает: «Я ненавижу бедность, но ничего не могу с этим поделать», — он действительно рискует остаться бедным на всю жизнь. Если же он будет постоянно думать: «Я обязательно избавлюсь от бедности, я добьюсь успеха», — результат может оказаться совершенно иным.

(4) Стремление к самосовершенствованию

Руководители среднего звена, на которых лежит тяжёлая ответственность за управление, должны обладать духом самосовершенствования и не сдаваться, чтобы сознательно корректировать своё поведение, преодолевать трудности и побеждать их, демонстрируя сильную волю.

(5) Самообучение

Мозг не должен просто механически накапливать знания, а должен преобразовывать полученные знания в способности. Во-первых, нужно осмысливать знания, а не поглощать их целиком; во-вторых, нужно владеть знаниями, а не быть рабом учебников; в-третьих, нужно выходить за рамки знаний, а не замыкаться в рамках «учебников». В процессе обучения необходимо постоянно корректировать структуру своих знаний. Оптимальная структура знаний должна обладать «пятью свойствами», а именно: целенаправленностью, рациональностью, целостностью, упорядоченностью и динамичностью.

(6) Самостоятельные исследования

Руководители среднего звена должны сознательно и регулярно изучать и обобщать опыт, полученный в ходе управленческой деятельности предприятия, поднимаясь от эмпирического к рациональному пониманию, обобщая и осваивая законы управления, а затем применяя их в практической работе. Только путем исследования и обобщения, выявления проблем и их своевременного решения можно добиться творческих результатов и продвигаться вперед. Следует помнить: «практика — обобщение — повторная практика — повторное обобщение» — это эффективное средство повышения собственной профессиональной компетентности и общий опыт всех успешных людей.

(7) Самоанализ

Проанализируйте свои слова и поступки за весь день: соответствуют ли они государственным законам и политике, правилам и положениям предприятия, а также нормам общественной морали.

Во-вторых, проанализируйте свою работу за день: выполняли ли вы свои обязанности добросовестно, были ли у вас новые достижения и вклад, а также какие опыты, ошибки и уроки вы извлекли.

В-третьих, проанализируйте, было ли в вашей повседневной жизни место для обучения и самосовершенствования.

В-четвертых, проанализируйте свои взаимоотношения с окружающими: были ли вы скромны, радушны, искренни и честны в общении с людьми.

В-пятых, прошел ли день насыщенно, не было ли случаев, когда время ушло впустую или было потрачено в ущерб времени других.

Руководители среднего звена должны через «ежедневный самоанализ» познавать себя, оценивать себя и мотивировать себя к постоянному развитию и совершенствованию.

Если руководитель среднего звена будет уделять внимание вышеперечисленным моментам, его личный имидж значительно улучшится. Хороший личный имидж не только помогает руководителю среднего звена завоевать симпатию подчиненных с самого начала работы и способствует дальнейшему развитию деятельности, но и позволяет продемонстрировать лидерские качества, что является важной гарантией получения возможностей для личного роста.

2. Правильное отношение к работе предыдущего руководителя

Многие руководители среднего звена, стремясь продемонстрировать свой талант и стремление к реформам, вскоре после вступления в должность с нетерпением приступают к реализации так называемой «новой политики», тем самым невольно отрицая работу своего предшественника. Это не только не принесет немедленного эффекта, но и может привести к появлению слишком большого числа «врагов», что негативно повлияет на их дальнейшее продвижение по службе. В начале своего пребывания в должности руководители среднего звена должны правильно и объективно оценивать работу своего предшественника, для чего следует обратить внимание на следующие моменты:

(1) Необходимо в полной мере признать достижения предшественника

Как правило, у предыдущего руководителя среднего звена всегда есть определенные достижения и достоинства, которые следует в полной мере признать. Это не только вопрос оценки успехов и неудач конкретного руководителя, но и вопрос, затрагивающий моральный дух сотрудников всего отдела. Конечно, только вступив в должность, вы, безусловно, стремитесь решать проблемы и хорошо выполнять свою работу, но при этом необходимо соблюдать меру: нельзя полностью отрицать прошлое, представлять предшественника как человека, лишенного каких-либо достоинств, и тем более нельзя унижать его личность.

(2) По поводу решений предыдущего руководителя следует задавать несколько вопросов «почему»

Как правило, передача дел между предыдущим и нынешним руководителем — это лишь формальность, и новому руководителю неудобно задавать слишком много вопросов на месте. Однако после вступления в должность, сталкиваясь с некоторыми сложными вопросами, которые трудно понять, нужно задать себе несколько «почему»: «Почему он поступил именно так?», «Как он это обдумывал?», «Может быть, у него были свои причины?» При необходимости можно обратиться за советом к предыдущему руководителю; если его нет на месте, можно поговорить с людьми, участвовавшими в решении этого вопроса, выяснить причины и только потом решать, как поступить. Такой подход в разы лучше, чем «догадки», а также простые и категоричные утверждения или отрицания.

(3) Работа должна иметь относительную преемственность

Важная работа от момента ее планирования до завершения требует определенного времени и прохождения определённого процесса; иногда для её выполнения требуются последовательные усилия даже нескольких руководителей. Такая работа не должна страдать от смены руководства и не должна прерываться из-за несогласованности позиций предыдущего и нынешнего руководителей. После вступления в должность новый руководитель среднего звена должен, при отсутствии особых причин и серьезных ошибок, продолжать работу над важными задачами, требующими высокой степени непрерывности, которые были определены прежним руководством, и стремиться добиться в них результатов. Ни в коем случае нельзя произвольно изменять работу предшественника, меняя всё, что заблагорассудится. В Китае есть пословица «Сяо Гуй — Цао Суй», которая относится к началу эпохи Западной Хань: после смерти канцлера Сяо Хэ его преемником стал Цао Цань. Он считал, что политика, законы и институты, введенные Сяо Хэ, были вполне уместны и не требовали существенных изменений, поэтому он сохранил их и продолжил действовать в том же духе. Это свидетельствует о том, что Цао Цань был человеком разумным и смелым, способным руководствоваться реальностью.

Конечно, так называемое «Сяо Гуй — Цао Суй» не означает полного отсутствия изменений. В отношении тех аспектов, которые не имеют сильной преемственности, где предшественник действительно допустил ошибку или которые в связи с изменением обстановки больше не соответствуют современным условиям, нет необходимости воздерживаться от исправлений из-за уважения к предшественнику. Однако прежде чем приступать к изменениям, необходимо тщательно все обдумать. Ни в коем случае нельзя беспорядочно вносить изменения только для того, чтобы продемонстрировать свою «мудрость», «решительность» или «необычность» — это приведет к тому, что «в погоне за пустой славой навлечёшь на себя настоящую беду». Более того, если при смене каждого руководителя всё переворачивать с ног на голову, то в результате таких постоянных перемен ситуация станет ещё более неконтролируемой.

3. Чётко понимать свою рабочую среду

Как новый руководитель среднего звена, вы должны хорошо понимать свою рабочую среду — так же, как исследователь, куда бы он ни отправился, сначала определяет свое местоположение. Вам нужно искать ответы в трех аспектах:

· Люди, которыми вы руководите;

· задачи и конкурентное положение вашего отдела;

· ваш непосредственный руководитель.

(1) Люди, которыми вы руководите

В первые десять дней после вступления в должность вам следует посвятить не менее половины времени общению с подчиненными, чтобы как можно лучше их узнать. В ходе бесед вы должны спрашивать их о том, как работает отдел, о рынке, технологиях и социальных связях, а также наблюдать за их отношением к работе и стремлениями. К каждому сотруднику следует применять два критерия оценки: профессиональные навыки и его отношение к вам и другим членам коллектива.

Оценивать сотрудников лучше всего параллельно с наблюдением за их работой и сбором информации о вашей новой сфере деятельности. В качестве ориентира можно использовать отзывы вашего предшественника, начальника и других сотрудников, но, конечно же, самым прямым способом остаётся спросить самого сотрудника. Ниже приведены некоторые обязательные вопросы, которые следует задать самому сотруднику:

· Чем вы занимаетесь? Почему?

· Что помогло бы вам работать лучше? И т. д.

Израильский полководец Моше Даян сказал: «Величайшие полководцы — это те, кто способен максимально эффективно использовать потенциал обычной армии». Независимо от того, оценивать ли это по богатству, счастью или другим критериям, между интеллектом и успехом нет особой связи. Целеустремленная и эффективная команда, состоящая из обычных людей, обычно показывает гораздо лучшие результаты, чем группа умных, но ленивых людей.

(2) Задачи и конкурентное положение вашего отдела

Джон Кеннеди сказал: «Не спрашивайте, что ваша страна может сделать для вас, а спрашивайте, что вы можете сделать для своей страны». Сейчас ваша компания уже сделала для вас кое-что — доверила вам отдел, так что же вы можете сделать для компании? Только поняв, в чем заключаются задачи отдела и что они действительно стоят того, чтобы их выполнять, вы будете твердо верить в то, что делаете, и только тогда вы и ваша команда сможете получать удовольствие от работы. Здесь вы можете задаться двумя вопросами:

· Почему ваш отдел занимает своё место в компании?

· Независимо от того, какой работой он занимается, его функции могут быть выполнены другими подразделениями как с практической, так и с теоретической точки зрения. Почему же именно ваш отдел должен выполнять эту работу?

В то же время вам необходимо оценить конкурентное положение вашего отдела в компании на основе собранных данных и мнений. Ваши потенциальные конкурентные преимущества могут включать:

· Стоимость/цена, то есть услуги, предоставляемые вашим отделом, дешевле или эффективнее.

· Качество, то есть ваш отдел предоставляет более качественные продукты или услуги.

· Сервис: ваш отдел демонстрирует более высокую ответственность, чем другие поставщики.

· Естественное защищенное положение: благодаря наличию знаний, финансовых ресурсов, местоположения, технологий или других факторов, которых нет у других, только ваш отдел может предоставлять соответствующие продукты или услуги.

· Неестественное защищенное положение: из-за отраслевой монополии, правительственных постановлений, профессиональных ограничений, влияния окружающей среды или сложившихся традиций, либо просто из-за незнания и инерции другие подразделения, которые теоретически могли бы предоставлять данный продукт или услугу, не делают этого.

После общения с сотрудниками и руководством вам, как новому руководителю среднего звена, следует также посетить другие подразделения организации, а также ваших клиентов или тех, кто пользуется результатами работы вашего отдела, чтобы подтвердить преимущества своего отдела и получить информацию по следующим аспектам:

· Насколько устойчиво это преимущество?

· Какие факторы могут подорвать это преимущество?

· Каковы шансы на сохранение текущего положения?

· Какие меры позволят относительно легко укрепить или создать конкурентное преимущество?

Конечно, в первые десять-двадцать дней основная работа будет заключаться в сборе информации, но вам следует постоянно задумываться о том, достаточны ли эти преимущества и как их можно еще улучшить.

(3) Ваш руководитель

После вступления в должность одной из сложных задач является определение степени и характера взаимодействия с начальником на начальном этапе. В этом вопросе излишняя сдержанность часто вводит в заблуждение. Многие вновь назначенные руководители среднего звена считают, что им следует держаться подальше от начальника до тех пор, пока они не будут точно знать, чем занимаются, и не смогут уверенно говорить о своей новой работе. Но на самом деле ваш начальник не будет требовать от вас, чтобы вы уже в первую неделю достигли вершин профессионального мастерства. Если начальник увидит, что вы разобрались во всём за день-два, он, напротив, будет недоволен. Сдержанность не принесёт пользы ни вам, ни вашей команде, ни вашему начальнику. В эти первые, решающие дни ваш начальник наверняка искренне захочет вам помочь, к тому же у него достаточно влияния и знаний, чтобы это сделать.

Не скрывайте стоящие перед вами вызовы и трудности, и позвольте вашему начальнику самому решить, стоит ли ему комментировать ситуацию или предложить помощь. Будьте уверены: он ни в коем случае не снизит свою оценку вас из-за того, что вы осознали наличие некоторых трудностей; напротив, скорость, с которой вы обнаруживаете потенциальные проблемы в работе, и ваша решимость построить лучшее будущее произведут на него самое глубокое впечатление.

4. Знайте, что вам нужно делать

Если вы чувствуете, что вас не особо радушно принимают, будьте более активны и решительны, сами инициируйте контакты с членами вашей команды, ведь они — ваши новые коллеги. Не рассчитывайте, что в одиночку сможете хорошо справляться с работой: вам нужно активно влиться в их ряды, а не ждать, пока они пригласят вас присоединиться. Если это тесная группа, новому руководителю среднего звена будет непросто влиться в неё. Как новичок, вы можете даже вызвать подозрения. Они будут думать: «Можно ли тебе доверять? Будешь ли ты докладывать начальству о том, что случайно услышал? Не являешься ли ты подхалимом? Любишь ли ты доносить? Усердно ли ты работаешь? Лоялен ли ты компании?» Любой, кто только что стал руководителем среднего звена, неизбежно переживет период, когда его будут держать в стороне и не придавать ему значения. В это время вы уже расстались со старыми коллегами, но еще не были приняты новыми. Это период одиночества, который может вас пугать. Возможно, вы подумаете: «Кому нужна их реакция?» Не будьте глупы — разве одно суровое испытание заставит вас спрятаться, как черепаха? Постарайтесь сблизиться с ними, побывайте в их кругу, познакомьтесь с коллегами, помогите им, научитесь тому, что должен делать хороший член команды. Так, постепенно, вы будете приняты всеми.

Как человек, недавно принятый на работу или получивший повышение, от тебя ожидают, что ты как можно скорее влиешься в коллектив. Ознакомляясь с деталями своей повседневной работы, не забывай при этом широко открывать глаза и прислушиваться, собирая всю полезную и необходимую информацию, чтобы составить в уме полную картину о компании и отделе.

Вы можете делиться полученными знаниями с коллегами — так они не только почувствуют себя неотъемлемой частью компании, но и поймут, насколько их работа тесно связана с будущим компании.

Когда люди точно знают, к каким результатам приводит их индивидуальная или коллективная работа, их рабочий энтузиазм возрастает. Если вы понимаете, зачем что-то делаете, даже целый день, заполняя бланки или закручивая винты, может обрести смысл. Как ни странно, в определённых обстоятельствах некоторые работники предпочитают неизменную, монотонную и простую работу, но при этом они всё равно хотят чувствовать себя частью большой организации.

Далее необходимо выяснить, какие конкретные ожидания компания возлагает на ваш отдел. Ваш непосредственный руководитель — именно тот человек, от которого вы можете получить эту информацию.

Непонятно, почему начальники часто не сообщают руководителям среднего звена свои требования к производительности в явной форме. Поэтому новый руководитель среднего звена должен полностью понимать, какой объем работы необходимо выполнить, каковы стандарты качества продукции и сколько времени занимает выполнение той или иной задачи. Выделите достаточно времени, чтобы подробно обсудить эти вопросы со своим начальником и получить удовлетворительные ответы.

Если вы не знаете, какие цели поставлены другими, вы, конечно, не сможете их достичь. Например, если ваши сотрудники работают хорошо, это, естественно, делает честь вам; если вы работаете хорошо, это делает честь вашему начальнику. Руководитель среднего звена всегда должен лавировать между требованиями начальства и потребностями подчиненных. Одна из ваших основных обязанностей — доносить потребности сотрудников до начальника, а требования начальника — до сотрудников. Руководитель среднего звена действует как амортизатор, сглаживая противоречия между высшим руководством и сотрудниками.

В этом заключается ваша роль, и именно этим должен заниматься руководитель среднего звена. Только осознав это, вы сможете целенаправленно работать, отлично выполнять все задачи и играть ту роль, которую должен играть руководитель среднего звена.

5. Новому руководителю следует в первую очередь действовать с осторожностью

Практические навыки нового руководителя среднего звена имеют огромное значение для его будущего успеха, но необходимо помнить следующую фразу: «Осторожность — залог инноваций».

Стать руководителем можно двумя путями: либо проработав долгое время в организации и накопив богатый опыт, благодаря чему вас повышают до руководящей должности; либо перейдя из другой организации. В первом случае, благодаря длительному совместному пребыванию, продвинутый руководитель хорошо знает индивидуальные особенности каждого коллеги и подчиненного, поэтому в управлении не возникнет особых трудностей. А вот во втором случае все может быть сложнее.

Когда вы только что перешли на новое место работы и заняли должность руководителя среднего звена, вокруг вас одни незнакомые лица. В такой ситуации ни в коем случае нельзя полагаться исключительно на личные предубеждения и формировать о них предвзятое мнение, поскольку это часто приводит к ошибочным суждениям. С другой стороны, еще до вашего прибытия на новое место работы эти коллеги и подчиненные, возможно, уже собрали о вас немало информации.

«Говорят, что этот новый начальник — очень способный человек».

«Говорят, он не пьёт, не курит и похож на кусок дерева».

Подобные вещи подчиненные, возможно, уже выяснили досконально и теперь с пристальным вниманием ждут, как вы себя проявите. В такой ситуации вам совершенно не стоит обращать внимания на чужие комментарии, ведь это только добавит лишних хлопот в работе. Считайте себя чистым листом бумаги и начните всё с нуля.

«Я ещё не знаком с вами, и мне тоже нужно время, чтобы освоиться на новой работе. Точно так же и вы, наверное, ещё не знакомы со мной, но, как бы то ни было, раз впредь нам предстоит работать в одном подразделении, я надеюсь, что вы будете сотрудничать со мной и поддерживать мою работу!» Новый руководитель среднего звена должен начинать общение с новыми коллегами именно с такого подхода.

«Три первых шага нового руководителя» — но с этими шагами стоит немного подождать. Даже если вам что-то не нравится, не говорите: «Это нужно делать именно так» или «У меня на прежнем месте так не делали», иначе вы вызовете неприязнь со стороны коллег и подчинённых. Приступайте к выполнению своих обязанностей с новым энтузиазмом. Даже если вы полностью уверены в том, как ведется работа в новой организации, скромно скажите подчиненным: «Мне еще нужно совершенствоваться, и я надеюсь, что вы будете меня поучать».