Учет в общепите

Следует помнить, что все документы взаимосвязаны. Накладная от поставщика ведет к приходу на склад, требование-накладная – к списанию со склада и приходу на кухню, акт реализации – к списанию с производства. Нарушение в одном звене ведет к ошибкам во всей цепочке.

2.2. Организация документооборота

Необходимо организовать документооборот, который представляет собой непрерывный процесс движения первичных документов с момента их создания или получения до момента передачи в архив после завершения обработки и бухгалтерского учета.

Представьте, что ресторан – это живой организм, товары и деньги – это кровь, а первичные документы – это нервная система, которая передает сигналы о том, что происходит в каждой его части. Если сигналы идут с опозданием или теряются – организм начинает болеть: возникают ошибки в учете, хищения, пересортица, недостачи и как итог, – убытки и претензии контролирующих органов.

Цели организации документооборота:

Оперативность: своевременное отражение всех хозяйственных операций.

Контроль: предотвращение ошибок и злоупотреблений.

Достоверность: формирование точных данных в учете.

Дисциплина: четкое понимание сотрудниками своих обязанностей и сроков.

Организация документооборота требует четкого распределения обязанностей среди сотрудников и контроля за своевременным и корректным оформлением документов.

Для того чтобы система работала, документооборот должен основываться на ключевых принципах:

Непрерывность: документы должны поступать в обработку без простоев и задержек.

Краткость пути: документ должен проходить минимальное количество инстанций и как можно быстрее попадать к конечному исполнителю (бухгалтеру).

Разграничение ответственности: каждый участник процесса (кладовщик, повар, бармен, бухгалтер) знает, какие документы он должен составлять, кому передавать и в какие сроки.

Своевременность: установление четкого графика движения документов (например, все отчеты за смену должны быть сданы до 10:00 следующего дня).

Проследим этапы документооборота на примере движения товара, например, ящика картофеля.

Этап 1: Товар поступил от поставщика

Документ: товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура (или УПД).

Участники: поставщик, кладовщик/приемщик, бухгалтер.

Процесс:

Поставщик привез товар и накладную.

Кладовщик сверил фактическое наличие картофеля с данными в накладной. При отсутствии расхождений подписал накладную в двух экземплярах. Один экземпляр передал поставщику, второй – в установленные сроки (в конце дня) – бухгалтеру.

Нарушение: кладовщик отложил подписанные накладные на неделю. Бухгалтер не отразил приход товара в учете, а картофель уже в производстве. Поставщик требует оплаты, а бухгалтер не видит долга и оплату и не производит.

Этап 2: Передача товара со склада на кухню

Документ: требование-накладная (М-11) или внутренний акт на отпуск товара.

Участники: Кладовщик, повар (МОЛ на производстве), бухгалтер

Процесс:

Кладовщик на основе плана-меню выписывает требование-накладную и передает картофель на кухню.

Повар получает товар, проверяет его и расписывается в требовании-накладной. Один экземпляр передает кладовщику (основание для списания со склада), второй (основание для оприходования на кухне) в установленные сроки (в конце дня) – бухгалтеру.

Нарушение: повар забирает картофель без оформления документа. К концу недели фактически кладовая пуста, а по документам есть товар. Возникает недостача, виновного установить невозможно.

Этап 3: Реализация готовой продукции

Документ: Z-отчет, Акт о реализации (списании) готовой продукции (ОП-4).

Участники: Кассир/официант, бухгалтер.

Процесс:

В конце дня кассир с онлайн-кассы снимает Z-отчет, фиксирующий выручку за день.

Бухгалтер (или администратор) на основе данных о выручке и остатках продуктов на кухне составляет Акт о реализации (ОП-4). Акт является основанием для списания себестоимости использованных продуктов.

Нарушение: Акт составляется раз в неделю. Невозможно оперативно отследить рентабельность отдельных блюд или выявить перерасход продуктов.

Алгоритм организации документооборота на предприятии.

Составить перечень всех используемых первичных документов.

Разработать и утвердить маршруты движения для каждого документа (кто, что, кому и когда передает).

Установить сроки сдачи каждого документа.

Назначить ответственных, прописать это в должностных инструкциях.

Продумать систему контроля.

Автоматизировать процессы, что позволяет отслеживать движение товаров, формировать необходимые отчеты и значительно сокращает объем бумажной работы.

Установленный порядок движения документов оформляется документом под названием «График документооборота». Это схема или таблица, показывающая порядок взаимодействия всех подразделений предприятия с документами от момента их создания (или получения) до передачи в архив. Он описывает, кто, когда и каким образом должен оформлять, проверять, согласовывать и передавать документы внутри предприятия.

График может быть составлен как для всего предприятия, так и для отдельных структурных подразделений или отдельных видов документов. Часто график документооборота оформляют приложением к учетной политике или отдельным внутренним регламентом и доводят до сведения всех сотрудников под подпись. В современных условиях график учитывает как бумажный, так и электронный документооборот.

Вашему вниманию представлен фрагмент графика документооборота.

Условные обозначения:

МОЛ – материально ответственное лицо.

Ответственный: должность, которая составляет/подписывает документ.

Срок: крайний срок передачи документа.

2.3. Обеспечение сохранности документов и их архивирование

Завершающим этапом документооборота является архивация документов. Утрата первичных документов приводит к серьезным последствиям.

Хранение документов должно соответствовать требованиям Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле» и Приказа Росархива №77 от 31.07.2023. Также сроки хранения установлены Налоговым кодексом РФ (ст. 23) и Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29).

Сроки хранения зависят от типа документов.

5 лет: Основной срок хранения для большей части первичных учетных документов.

Срок исчисляется не с даты создания документа, а после отчетного года, в котором он использовался в последний раз. Например, товарная накладная от 15 мая 2023 года относится к 2023 году. Срок ее хранения исчисляется с 1 января 2024 года и истечет 31 декабря 2028 года (включительно).

Дольше 5 лет хранятся документы по кадрам (трудовые договоры, личные карточки, штатное расписание) – 50 лет (или 75 лет, если созданы до 2003 г.).

Постоянно: уставные документы, бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Нарушение сроков хранения может повлечь штрафные санкции и юридические последствия для предприятия и его руководителей.

Алгоритм организации хранения документов.

Составление номенклатуры дел – это основной документ для организации архива. Он представляет собой систематизированный перечень (опись) всех документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения.

Пример фрагмента номенклатуры дел.

Назначение ответственного за формирование и хранение первичных документов (обычно это функция бухгалтерии).

Подшивка и формирование папок (дел).

Периодичность: документы подшиваются ежедневно (ежемесячно) в зависимости от количества первичных документов.

Порядок: документы одного вида (например, все накладные за месяц) группируются в хронологическом порядке и подшиваются в отдельную папку.

Электронные документы: распечатывать не обязательно. Их можно хранить в электронном виде, но они должны быть заверены квалифицированной электронной подписью и сохранены на надежном носителе с обязательным резервным копированием.

Определение места для хранения: специальное помещение или шкафы, защищенные от влаги, прямых солнечных лучей и доступа посторонних лиц.

Установление порядка уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Уничтожение документов – это не вынос их в мусорный контейнер, а строго регламентированная процедура. Включает в себя:

проверку сроков: бухгалтер или ответственный за архив сверяет дела с номенклатурой и выявляет те, у которых истек срок хранения;

создание комиссии: издается приказ руководителя о создании комиссии (включая главного бухгалтера);

составление акта: комиссия составляет Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акте перечисляются все дела и документы, подлежащие утилизации. Акт утверждается руководителем организации;

уничтожение документов (обычно путем измельчения в шредере).

Переход на электронный документооборот (ЭДО) и хранение документов в электронном виде значительно упрощает процесс архивирования и экономит пространство.

Итак, мы рассмотрели основные виды и формы первичной документации, используемой на предприятиях общественного питания и порядок организации документооборота.

Запомним главное:

первичный документ – это основа учета, письменное доказательство факта хозяйственной операции. Документ имеет силу только при наличии всех обязательных реквизитов. Составляется в момент операции или непосредственно после ее окончания;

первичные документы в общепите можно разделить на три основных блока:

по учету товаров – отвечают на вопрос "Откуда что пришло и куда ушло?"

по производству – отвечают на вопрос "Какую себестоимость и цену мы сформировали и что продали?"

по деньгам – отвечают на вопрос "Сколько денег мы получили и на что потратили?";

документооборот – это нервная система предприятия. Его цель – обеспечить оперативное, точное и контролируемое движение документов между отделами. Его инструмент – график документооборота. Иными словами, это закон, который определяет, кто, какой документ, кому и в какой срок передает.

ответственность за документы не заканчивается их подписанием. Первичные документы подлежат хранению.

3. Учёт материальных запасов

3.1. Учет сырья в общепите

Учёт материальных запасов в общественном питании строится на основе федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы» (утв. приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н) с учётом отраслевых особенностей.

Для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации, либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п.3 ФСБУ 5/2019).

Основной составляющей материальных запасов в общественном питании является сырье. Согласно ГОСТ 31985-2013 «Услуги общественного питания. Термины и определения» (о нем мы говорили ранее), сырье продовольственное – это сырье животного, растительного, микробиологического, минерального, искусственного или биотехнологического происхождения и питьевая вода, используемые для дальнейшей переработки при производстве пищевой продукции.

Переведем на язык бухгалтера, сырье в общественном питании – это материальные запасы (продукты), используемые для кулинарной обработки при производстве готовых блюд, кулинарных изделий и другой продукции. Проще говоря, сырье – это то, что повар использует, чтобы приготовить блюдо. Например, это мясо, овощи, фрукты, молоко и даже шоколад. Можно возразить, шоколад – это не сырье. Верно, помните, мы говорили, что один и тот же продукт можно использовать, как сырье, и как товар.

Первое и главное правило в общепите: чёткое разделение учёта сырья и товаров.

Сырьё (материалы) – это продукты, которые требуют кулинарной обработки для превращения в готовое блюдо. Перед продажей конечному гостю сырье должно пройти хотя бы одну стадию приготовления (мытье, очистка, нарезка, разделка, термическая обработка, смешивание и т.д.). Учёт ведётся на счёте 10 «Материалы» (обычно на субсчёте 10.1 «Сырьё и материалы»).

Товары – это продукты, которые продаются конечному потребителю без какой-либо обработки (кроме фасовки, нарезки). Учёт ведётся на счёте 41 «Товары».

Почему это разделение важно? Потому что путь сырья проходит через счета затрат для формирования себестоимости, а товары сразу списываются на себестоимость продаж. Стоимость сырья является основной статьей затрат при расчете себестоимости приготовленных блюд. Сырье – это основа производственного процесса в общепите.

Учет сырья в общепите – это фундаментальная система контроля и управления всеми материальными ценностями (продуктами), которые поступают на склад, хранятся и используются на кухне для приготовления блюд.

Проще говоря, это ответ на три ключевых вопроса:

Сколько сырья поступило? Сколько израсходовано? Сколько осталось?

Любое движение сырья должно быть оформлено первичным документом. Цепочка учета сырья выглядит так.

1. Поступление сырья на склад (оприходование)

Кладовщик принимает сырье по количеству, весу, качеству и срокам годности. Данные сверяются с накладной. При расхождении (недопоставка, бой, некондиция) составляется Акт об установленном расхождении. Это основание для претензии поставщику. При соответствии сырье приходуется на склад. Проводки:

2. Передача сырья в производство (на кухню)

Очень важно: списывается именно то количество сырья, которое необходимо для приготовления блюд по меню. Эта потребность определяется на основании документа, который содержит ассортимент и количество блюд к приготовлению.

На основании плана-меню кладовщик отпускает, а шеф-повар (или иное лицо на кухне) принимает необходимое сырье. Основной первичный документ, обосновывающий списание сырья со склада – это требование-накладная (форма М-11). В нем указывается наименование, количество (вес), цена и сумма по каждому наименованию сырья.

Проводка:

Следует понимать, что передача сырья со склада на кухню – это не реализация и не безвозмездная передача. Это внутреннее перемещение внутри предприятия.

3. Списание сырья на себестоимость.

Фактически сырье уже списано со счета 10. На этом этапе происходит анализ обоснованности этого списания и признание затрат. По итогам смены/дня фактический расход сырья (на основе накладных М-11) сверяется с нормативным расходом, рассчитанным по Технико-Технологической Карте, исходя из количества реализованных порций.

Важным моментом в учете сырья является Оценка сырья при списании (Методы). Необходимо определить, по какой именно стоимости сырьё будет списываться с кредита счёта 10 «Материалы» в дебет счёта 20 «Основное производство». Этот выбор строго регламентирован и обязательно должен быть закреплён в Учётной политике.

Пунктом 36 ФСБУ 5/2019 "Запасы" регламентировано, что при отпуске запасов в производство, их списании, себестоимость рассчитывается одним из следующих способов:

а) по себестоимости каждой единицы.

Суть: списывается стоимость именно той конкретной единицы сырья, которая была отпущена в производство. Каждая единица (или партия) должна быть индивидуально идентифицируема. Применяется в отношении запасов, которые не могут обычным образом заменять друг друга, а также запасов, учитываемых в специальном порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни).

В общепите используется редко, только для уникального, дорогого сырья. Например, для списания трюфелей, устриц, икры, элитного алкоголя для соусов, мраморной говядины для стейков.

б) по средней себестоимости.

Суть: стоимость списываемого сырья определяется не по конкретным партиям, а по средней цене всех поступлений за период. Себестоимость рассчитывается путем деления общей себестоимости вида запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало периода и поступивших запасов в течение данного периода. Средняя себестоимость может рассчитываться периодически через равные интервалы времени либо по мере поступления каждой новой партии запасов.

в) по себестоимости первых по времени поступления единиц (способ ФИФО).

«Первым поступил, первым списан».

Суть: предполагается, что сырьё списывается в той последовательности, в которой оно поступало на склад. То есть сначала списываются остатки, затем первая партия, вторая и т.д. В общепите – наиболее предпочтительный и логичный метод. Полностью соответствует правилу товарооборота на кухне: продукты, которые были куплены раньше, должны быть использованы первыми (особенно актуально для скоропортящихся товаров). То, что осталось на конец месяца, – это остатки из последних по времени поставок.

Рассмотрим методы на простом примере.

Исходные данные: сливочное масло

Рассчитаем по каждому методу:

Как видим, метод по себестоимости каждой единицы является максимально точным. Но он очень трудоёмок и требует индивидуального отслеживания.

Метод по средней себестоимости прост для применения, сглаживает скачки цен. Но остатки оцениваются по усреднённой, часто неактуальной цене. В общепите приемлем, если ассортимент очень большой, а цены стабильные.

При методе ФИФО остатки на конец месяца оцениваются по последним (рыночным) ценам, что делает баланс более достоверным. Но затраты на производство (себестоимость) формируются по более старым ценам. В общепите следует выбирать метод ФИФО, так как его преимущество в том, что он даёт наиболее реальную картину стоимости остатков и себестоимости продукции.

Метод определяется для каждой группы запасов. Можно выбрать один для всех, а можно различные методы для разных групп запасов. В учетной политике, например, можно указать: «Для всех видов сырья и материалов применяется метод ФИФО. Для вин и деликатесов, учитываемых обособленно, применяется метод оценки по себестоимости каждой единицы».

Выбранный метод применяется в течение всего отчетного года (принцип последовательности применения учетной политики). Изменить его можно только с начала следующего года с обязательным раскрытием этой информации в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.

3.2. Учет пищевых отходов и брака

На себестоимость, ценообразование, рентабельность напрямую влияет такой фактор, как потери. Какие потери образуются на кухне:

Пищевые отходы:

Технологические отходы: части продуктов, удаляемые при подготовке (очистки, кости, кожура, скорлупа, жилы, жир и т.д.). Не являются браком, так как их образование заложено в технологическом процессе.

Отходы от переработки: обрезь, крошка, лом при нарезке, формовке.

Брак:

Производственный брак: блюда, испорченные в процессе приготовления (пересоленный суп, пригоревшее мясо, упавший на пол пирог).

Брак от порчи: Продукты и готовые блюда, у которых истек срок годности или они испортились из-за неправильного хранения.

Брак по вине официанта/гостя: Блюда, возвращенные из зала (не понравилось, официант перепутал заказ, гость передумал).

Учет потерь – это система отражения, анализа и контроля любых видов ущерба, возникающего в хозяйственной деятельности предприятия. Проще говоря, это ответ на три вопроса:

Какие именно потери произошли?

В каком объеме (количество, сумма)?

По какой причине они возникли?

Главная цель учета потерь – не просто констатировать факт ущерба, а понять их причину, оценить размер и принять управленческие решения для их предотвращения в будущем.

В общепите есть такое понятие, как нормируемые технологические потери – это предусмотренные технологическим процессом неизбежные и экономически обоснованные потери сырья (массы, объема) при производстве продукции. Они возникают непосредственно во время приготовления и являются следствием физико-химических процессов, которые невозможно полностью исключить при соблюдении правильной технологии (усушка, утруска, ужарка). Проще говоря, это та часть сырья, которая "исчезает" по объективным причинам, и их списание является обоснованными затратами. Чтобы их списать, надо знать нормы.

К источникам норм относят:

отраслевые сборники технических нормативов: в них для многих процессов и продуктов указаны проценты потерь при холодной и тепловой обработке;

технико-технологические карты (ТТК): разрабатываются на предприятии для каждого блюда и утверждаются руководителем. В ТТК обязательно указываются нормы закладки сырья брутто (вес до обработки) и нетто (вес после обработки). Разница между брутто и нетто – это и есть норма технологических потерь при подготовке сырья;

внутренние технологические нормативы: крупные предприятия могут разрабатывать собственные, более точные нормы на основе многолетних замеров и наблюдений.

Если факт превышает норму – необходимо найти причину. Таковыми могут быть:

низкое качество сырья от поставщика;

низкая квалификация повара;

неправильное хранение, ведущее к порче;

внутренняя кража (маскируемая под отходы).

Рассмотрим практическую ситуацию.

Исходные данные: На производство борща поступило 80 кг картофеля. По окончанию смены было зафиксировано:

Получено очищенного картофеля: 55 кг

Образовано очисток (отходов): 25 кг

Справка из Технико-Технологической Карты (ТТК): Для картофеля, поставляемого в текущий период (например, январь), установлена норма отходов: 35%.

Стоимость картофеля: 50 руб./кг

Задание:

Рассчитать фактический процент отходов при обработке картофеля.

Сравнить полученный результат с нормативом по ТТК.

Определить, был ли перерасход или экономия сырья, и рассчитать его в килограммах и в денежном выражении.

Предположить возможные причины расхождения.

Решение:

1. Расчет фактического процента отходов:

Факт % отходов = (Масса отходов / Общая масса сырья) * 100%

(25 кг / 80 кг) * 100% = 31.25%

2. Сравнение с нормативом по ТТК:

Норма по ТТК: 35%

Фактический процент: 31.25%

Разница: 35% – 31.25% = 3.75% (в пользу производства) – то есть экономия сырья.

3. Расчет экономии:

В килограммах:

Экономия (кг) = (Нормативный % – Фактический %) * Общую массу сырья / 100%

(35% – 31.25%) * 80 кг / 100% = 3.75% * 0.8 = 3 кг

проверка: по норме отходов должно было быть 80 кг * 0.35 = 28 кг. Фактически отходов получилось 25 кг. Экономия: 28 кг – 25 кг = 3 кг.

В денежном выражении:

Экономия (руб.) = Экономия (кг) * Цена за кг

3 кг * 50 руб./кг = 150 рублей с одной партии в 80 кг.

4. Анализ и возможные причины:

В данном случае наблюдается экономия сырья (фактические отходы меньше нормативных). Это положительный результат. Возможные причины:

высокое качество сырья: поставщик привез картофель с меньшим количеством глазков и тонкой кожурой;

высокая квалификация повара: аккуратно и экономно производил очистку;

использование современного оборудования: например, применение картофелечистки с низким процентом отходов;

завышенная норма в ТТК: возможно, норма была установлена для картофеля худшего качества и требует актуализации.

Как бы выглядела обратная ситуация, если бы отходов было больше нормы?

Допустим, отходов получилось 30 кг.

Фактический % = (30 кг / 80 кг) * 100% = 37.5%

Перерасход относительно нормы (37,5- 35) = 2.5%

Расчет перерасхода:

в кг = (37.5% – 35%) * 80 кг / 100% = 2 кг

в денежном выражении: 2кг * 50руб/кг = 100 рублей.

Возможные причины перерасхода:

низкое качество сырья: картофель зеленый, с большим количеством глазков, поврежденный;

низкая квалификация повара: счищает слишком толстый слой, не обучен работать по нормам ТТК;

кража: часть сырья может быть вынесена под видом отходов (например, крупные клубни могли уйти в отходы, а затем быть собраны).