Учет в общепите

Юлия Трященко

Учет в общепите

1 Введение в бухгалтерский учет предприятий общественного питания

.1.

Специфика учета в сфере общественного питания.

Современная сфера общественного питания характеризуется высоким уровнем интенсивности хозяйственных операций. Общественное питание – это сфера деятельности, которая включает в себя производство, реализацию и организацию потребления готовых блюд и напитков, в том числе развлечение и отдых посетителей. Особенность и сложность учета в сфере общепита обусловлены многофункциональным назначением таких предприятий.

На методы и подходы к ведению бухгалтерского учета оказывает влияние организация производственного процесса, который включает в себя основные этапы:

Закупка продуктов и материалов.

Хранение.

Подготовка ингредиентов и приготовление блюд.

Реализация конечной продукции клиентам.

Следует отметить, что производственный процесс часто состоит из нескольких этапов: исходное сырьё проходит несколько стадий обработки и только потом включается в состав готового блюда.

Например, в торговле, мы купили мясо и точно в таком же виде продали его.

В общепите, мы купили мясо, изготовили из него фарш, сделали из фарша котлеты и продали мясо в виде готовых котлет.

И каждое действие требует документального оформления и своей бухгалтерской проводки.

Или, в в торговле, мы купили картофель и точно в таком же виде продали его.

В общепите, мы купили картофель, очистили его, сварили и продали в виде пюре. То есть для приготовления блюда и продажи мы использовали не весь вес картофеля, который купили. Все действия с картофелем должны быть отражены в бухгалтерском учете и все данные по количеству и весу продуктов на кухне и учете должны совпасть.

Важнейшей задачей учета в общепите является определение точной себестоимости выпускаемых блюд.

Каждый этап производственного процесса оказывает влияние на организацию складского учета, который является одним из ключевых элементов бухгалтерского учета в общепите.

Одни и те же продукты можно продавать в исходном виде, а также полностью или частично использовать в производстве. Одни и те же продукты могут быть товаром для продажи и сырьём для приготовления блюд.

Например, у нас студенческий буфет и мы продаем молоко как самостоятельный продукт. И одновременно используем его для приготовления молочных коктейлей, каш, десертов, блинов, и других блюд.

Какие в этом случае у нас будут бухгалтерские записи?

Счет 41 «Товары» – учитываем молоко для продажи поштучно – например, 10 бутылок 1л.

Счёт: 10 «Материалы» – учитываем молоко для приготовления блюд в литрах – например, 10 л.

Нередки случаи, когда молоко для приготовления блюд на кухне закончилось и его взяли из буфета. Ситуация перемещения продуктов внутри одного заведения (из буфета на кухню, и наоборот) очень типична для общепита. Все внутренние перемещения необходимо правильно оформить, чтобы обеспечить достоверность учета и исключить возможность злоупотреблений.

Дальнейшую судьбу молока следует контролировать: оно использовано на кухне или возникла необходимость возврата обратно в буфет, что также оформляется соответствующими первичными документами и подлежит регистрации в бухгалтерском учете.

Для правильного построения системы бухгалтерского учета в общепите важно установить четкую классификацию хозяйственных операций, систему документооборота и процедуры контроля.

.2.

Законодательные и нормативные основы бухгалтерского учета в общепите

Регламентация бухгалтерского учета в общепите осуществляется общими для всех субъектов предпринимательства правовыми актами. Бухгалтерский учет в общественном питании ведется в соответствии с общими учетными правилами и на основании требований системы нормативного регулирования бухучета. Организациям следует самостоятельно разработать алгоритм бухгалтерского учета, собственные методики, опираясь на различные отраслевые инструкции, не противоречащие действующему законодательству.

В настоящее время в России сформирована четырехуровневая система нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Законодательный – представлен федеральными законами, постановлениями Правительства РФ, указами Президента РФ.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";

Федеральный закон от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации»;

Налоговый кодекс Российской Федерации;

Нормативный (представлен положениями Минфина РФ, это ПБУ, ФСБУ.

Методологический – включает в себя документы рекомендательного характера. Они предполагают многовариантность учета и учитывают специфику отрасли. К документам этого уровня относят План счетов бухгалтерского учёта и инструкция по его применению, инструкции по заполнению форм бухгалтерской отчётности и другие.

Стандарты экономического субъекта – организационно-распорядительные документы предприятия, которые формируют учётную политику: приказы, распоряжения, рабочие инструкции, указания по учёту. Они разрабатываются на основе документов первых трех уровней.

Чтобы разобраться в терминах, которые используются в общепите следует ознакомиться с ГОСТом 31985-2013 «Услуги общественного питания. Термины и определения». Стандарт распространяется на услуги и продукцию общественного питания и устанавливает термины и определения основных понятий в этой области.

Например, бухгалтеру важно знать, что такое услуга общественного питания (индустрии питания). Как указывает стандарт, это результат деятельности предприятий общественного питания (юридических лиц или индивидуальных предпринимателей) по удовлетворению потребностей потребителя в продукции общественного питания, в создании условий для реализации и потребления продукции общественного питания и покупных товаров, в проведении досуга и в других дополнительных услугах.

Хотела бы несколько слов сказать о документе "Методика учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности" (утв. Роскомторгом 12.08.1994 N 1-1098/32-2). Методика утверждена в 1994 году и ориентирована на организацию бухгалтерского учета общественного питания в условиях рыночной экономики. Несмотря на давность документа, некоторые его положения вполне применимы для организации внутреннего учета на предприятиях общепита в современных условиях. В отношении отраслевых нормативных документов, которые используются для учета операций, действует правило, что до утверждения соответствующих новых документов, утвержденные ранее можно применять в части, не противоречащей действующим законодательным и нормативным актам. Отдельный нормативный правовой акт, относящийся к сфере Департамента и регламентирующий ведение бухгалтерского учета для сферы общественного питания, не принимался. На это в своем письме указал Минпромторг (письмо Минпромторга РФ от 28.11.2023 N ПГ-15-11382).

Для формирования представления организации учета в общепите документ можно изучить. Но следует учитывать следующие моменты:

изменение законодательства: за прошедшие годы отменены и появились новые законодательные акты, регулирующие бухгалтерский учет и налогообложение, которые требуют обновления методологии;

технические изменения: современные информационные системы позволяют автоматизировать многие процессы, включая складской учет и расчет себестоимости, что делает ручные методы менее эффективными.

.3.

Общая характеристика учетной политики.

В основе ведения бухгалтерского учёта на конкретном предприятии общепита лежит учётная политика, которая разрабатывается исходя из особенностей организации.

Бухгалтерский учет должен осуществляться по определенным правилам, которые закрепляются в учетной политике. Перед разработкой учетной политики важно изучить характер деятельности предприятия общепита. Необходимо учесть такие факторы, как:

специфика закупок продуктов;

объемы производства блюд;

использование полуфабрикатов;

наличие сезонности спроса;

структура затрат и доходов;

взаимодействие с контрагентами (поставщиками, арендодателями);

налоговый режим (например, применение специальных налоговых режимов).

Разработать учетную политику – это значит не переписать законодательные нормы, а выбрать один способ из всех, допускаемых законодательством. Если способ или метод учета одинаков для всех, то включать его в учетную политику необязательно.

Структура учетной политики может включать следующие элементы:

Общие положения (определение, цель разработки, область применения.

Организационные аспекты учета – кто ответственный за организацию и ведение бухгалтерского учета, своевременность представления отчетных документов, кто ведет бухгалтерский учет (штатный сотрудник, аутсорсинговая компания), правила внутреннего документооборота, сроки хранения документации, ответственность за хранение и передачу первичных документов.

Методика учета доходов и расходов

определение методов признания выручки от реализации продукции и услуг;

применение метода начисления или кассового метода;

порядок списания материалов и товаров на себестоимость реализованной продукции.

Основные средства и амортизация

критерии отнесения объектов к основным средствам;

методы начисления амортизации;

порядок оценки стоимости.

Запасы и товарно-материальные ценности

принцип определения первоначальной стоимости;

метод списания материальных ценностей и продуктов (по средней себестоимости, ФИФО, по фактической себестоимости каждой единицы (единичный способ)).

Формы и методы ведения учета

ведется ли автоматизированный учет с использованием специализированных программ (например, 1С Бухгалтерия);

стандарты оформления первичной документации, форм внутренней отчетности;

создание аналитического учета затрат и результатов деятельности подразделений (кухня, бар, зал обслуживания клиентов).

Инвентаризация и контроль

порядок проведения инвентаризаций материально-производственных запасов, денежных средств, расчетов с контрагентами.

Формирование резервов сомнительных долгов и оценочных обязательств.

Налоговая политика.

Заключительные положения

ответственность должностных лиц за соблюдение положений учетной политики;

срок действия документа и порядок внесения изменений.

Важным элементом в учетной политике, определяющим структуру ведения бухгалтерского учета является Раздел плана счетов. Разработать план счетов – это значит выбрать из стандартного принятого перечня счетов те счета, которые будут использоваться организацией.

Например, для предприятия общественного питания потребуются счета:

10 «Материалы»

41 «Товары»

43 «Готовая продукция»

90 «Продажи»

20 «Основное производство»

26 «Общехозяйственные расходы»

60 «Расчеты с поставщиками»

62 «Расчеты с покупателями»

50 «Касса»

51 «Расчетные счета»

Далее каждый синтетический счёт необходимо детализировать аналитическими счетами (субсчетами). Для наглядности представлен фрагмент раздела «План счетов» в учетной политике:

II. Производственные запасы

Можно использовать стандартные субсчета, которые перечислены в Плане счетов, или создать собственные. Каждая организация вправе самостоятельно детализировать рабочий план счетов исходя из особенностей своего бизнеса.

В общепите в основные средства (счет 01) могут включать кухонное оборудование, столы, стулья, холодильники и прочее долгосрочное имущество предприятия.

Материалы (счет 10) предназначены для учета продуктов, упаковки, посуды и прочих предметов, используемых в производстве блюд.

Продукция (счет 43) отражает готовую продукцию собственного изготовления (блюда, десерты и т.п.) перед продажей клиенту.

Выручка (счет 90.1) регистрирует доход от продажи блюд и напитков.

Себестоимость (счет 90.2) показывает прямые затраты на приготовление блюд и обслуживание посетителей.

Общехозяйственные расходы (счет 26) охватывают административные и организационные расходы, такие как аренда помещения, оплата труда администрации и пр.

Основой для отражения фактов хозяйственной жизни и формирования базы для бухгалтерского учета являются первичные документы.

В учетной политике необходимо определить:

какие формы первичных документов используются в организации (унифицированные или собственные формы, утвержденные внутренними локальными актами). Если организация использует унифицированные формы, установленные государственными стандартами (например, форма ТОРГ-12, М-4, Т-1 и т.д.), то в учетной политике достаточно упомянуть названия используемых форм и указать нормативные акты, утвердившие их.

Если организация разрабатывает свои формы первичных документов, их нужно утвердить приказом. Прикладывать к учетной политике образцы форм или копии бланков необязательно. Требование заключается в том, чтобы было ясно, какие формы и каким образом используются в организации. Например, в учетной политике это может звучать так; «В организации применяются следующие собственные формы:

акт приема-передачи товаров, разработанный и утвержденный приказом генерального директора от __ № __»;

первичная документация ведется в бумажном или электронном виде;

порядок оформления документов, правила проверки подлинности подписей, сроков предоставления документов и обязанности работников, ответственных за оформление;

порядок передачи и хранения первичных документов, сроки их хранения, а также меры защиты от несанкционированного доступа и уничтожения;

круг лиц, ответственных за правильное оформление и своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию.

Итак, мы рассмотрели особенности бухгалтерского учета в сфере общественного питания, его законодательные и нормативные основы, а также дали общую характеристику учетной политики.

Запомним главное:

производственный процесс многоэтапный и требует документального отражения каждого этапа, определения четких схемы документооборота и процедур контроля;

продукты имеют двойственную роль: одни и те же товары используются как готовые продукты и как сырье для приготовления блюд;

бухгалтерский учет в общепите подчиняется общим правилам для всех предпринимателей. Организации разрабатывают собственный алгоритм учета, основываясь на действующих правовых актах и отраслевых инструкциях;

правила бухгалтерского учета устанавливаются учетной политикой путем выбора приемлемого варианта учета среди допустимых законодательством.

2. Первичный учет на предприятиях общественного питании

2.1. Виды и формы первичной документации

Основой системы бухгалтерского учета является первичная учетная документация.

В российском законодательстве требования к первичному учетному документу выдвигает статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вспомним основные положения:

определение: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Отсюда вытекает, что это документ, подтверждающий факт совершения операции, влияющей на экономическое положение организации;

обязательные реквизиты:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;

подписи вышеуказанных лиц.

Обязательность реквизитов означает, что отсутствие хотя бы одного из них может привести к признанию документа недействительным;

время составления: первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания.

Классический пример оформления документа при совершении хозяйственной операции – это продажа товара со склада продавца.

Факт хозяйственной жизни: продажа товара покупателю.

Документ: товарная накладная.

Почему это "непосредственно при совершении"? Продавец выписывает накладную на месте, одновременно передавая покупателю подписанный экземпляр и покупатель уходит со склада с документом в руках.

Услуги курьерской доставки.

Факт: доставка посылки получателю.

Документ: акт приема-передачи или курьерская расписка.

Почему? Курьер и получатель подписывают документ в момент передачи посылки, фиксируя факт здесь и сейчас.

Это идеальные сценарии, когда документ создается в момент совершения операции. Чаще всего это происходит, когда операция является разовой, быстрой и в ней участвуют две стороны, которые могут сразу подписать документ.

На практике распространена ситуация, когда документ составляется непосредственно после совершения факта хозяйственной жизни. Причиной этому может быть:

растянутость во времени. Нельзя составить документ в момент начала операции, так как ее итог еще неизвестен;

требуется время для обработки данных. Нужно собрать и систематизировать информацию по множеству мелких операций, произошедших в течение периода;

участники операции географически разделены. Нужно время, чтобы подписать и доставить документы.

Типичным примером является реализация блюд в ресторане.

Факт: Реализация десятков и сотен блюд в течение дня.

Документ: Акт о реализации (списании) готовой продукции, который составляется в конце дня.

Почему "непосредственно после"? Невозможно оформлять документ на каждую проданную порцию. Все операции фиксируются кассой, а в конце дня составляется сводный документ.

Получение партии товара, который доставлен в ресторан продавцом.

Факт: Покупка товара с доставкой.

Документ: Товарная накладная (ТОРГ-12).

Почему "непосредственно после"? В момент доставки товара документ еще не может быть подписан. Сначала товар разгружают, принимают, пересчитывают, проверяют на брак, и только после окончания этой процедуры приемки ставят подписи в накладной.

вид документа: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;

правила исправления: в первичном учетном документе допускаются исправления, которые должны содержать дату исправления, подписи лиц, внесших исправления, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц;

формы первичных учетных документов определяет экономический субъект. Это означает, что государство не обязывает предприятия использовать строго определенные формы документов, за некоторым исключением (например, для кассовых документов). У предприятий есть выбор:

использовать старые унифицированные формы;

разработать собственные формы документов, которые удобны именно для конкретного бизнес-процесса;

взять за основу старую унифицированную форму и модифицировать ее под свои нужды (добавить или убрать какие-то графы).

Первичные учетные документы в общепите представлены широким спектром форм. Их можно разделить на три блока:

документы по учету сырья и товаров;

документы по производству и реализации;

документы по движению денежных средств.

Стандартизируют учет операций по закупке, отпуску, движению продуктов и готовых изделий, а также контроль над расходом и браком следующие основные формы документов. Начиная с 2013 года применение унифицированных форм не обязательно, однако для удобства восприятия я приведу номера этих форм.

Документы по учету сырья и товаров – сопровождают поступление продуктов на склад и их дальнейшее движение. К ним относят:

а) приходная накладная (ТОРГ-12) – для оформление поступления ТМЦ от поставщика, подтверждает покупку товаров.

б) требование-накладная (М-11) – для внутреннего перемещения со склада на производство (кухню, бар), используется для учета движения материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Является основанием для списания продуктов со склада и оприходования их на кухне. Как правило, составляют в трех экземплярах. Один экземпляр служит для списания ценностей у передавшего их подразделения (списания с подотчета материально ответственного лица), второй – для оприходования ценностей у принявшего подразделения (принятия под отчет материально ответственным лицом), а третий передается в бухгалтерию.

в) акт на списание товаров (ТОРГ-16) – для списания испорченных, боя, лома товаров (например, разбитой посуды). Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно – материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий – у материально ответственного лица.

г) инвентаризационная опись (ИНВ-3) – для результатов инвентаризации (сверки фактического наличия товара с данными учета). Составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

Документы по производству и реализации – это ядро документооборота на кухне и в баре. К ним относят:

а) калькуляционная карта (ОП-1) – для определения себестоимости, состава и нормы расхода ингредиентов, продажной цены одного блюда или напитка.

б) план-меню (ОП-2) – для формирование плана производства на определенный период (например, день): ассортимент блюд, их количество и ответственные за приготовление. На основе плана-меню кладовщик формирует требование на отпуск продуктов со склада.

в) технологическая карта (ТК) – не является строго учетным документом, но имеет важное значение. Описывает рецептуру, технологию приготовления, требования к оформлению и подаче блюда, а также его пищевую ценность. Обеспечивает единый стандарт качества и вкуса блюда, независимо от того, кто его готовит.

г) накладная на отпуск продукции из кладовой (ОП-3) – документ, на основании которого продукты отпускаются со склада на конкретные точки (кухня, бар, холодный цех и т.д.).

д) акт о реализации готовой продукции (ОП-4) / акт о продажах по ККМ – отчет о количестве проданных блюд и выручке. Является основанием для списания сырья с производства. Сопоставление данных о списанных продуктах и реализованных блюдах позволяет выявить перерасход или недостачу.

е) закупочный акт (ОП-5) – для подтверждения закупки товаров, продуктов напрямую у населения (фермеров, владельцев личных подсобных хозяйств).

ж) акт на отпуск питания сотрудникам организации (форма ОП-21) – для учета отпуска готовой пищи сотрудникам. На основании этого акта проводится списание готовой продукции, а также ведется внутренний учет службеного питания.

Документы по движению денежных средств.

а) приходный кассовый ордер (КО-1) / расходный кассовый ордер (КО-2) – для оформление поступления и выдачи наличных денег из кассы (например, внесение выручки в банк, выдача денег под отчет).

б) кассовая лента и Z-отчет – фискальные документы, формируемые онлайн-кассой, подтверждающие прием наличных или безналичных средств от гостя. Z-отчет закрывает кассовую смену, фиксирует все проведенные за смену операции. Данные Z-отчета являются основанием для составления Акта о реализации готовой продукции для списания сырья.

Это далеко не полный перечень форм первичных учетных документов, применяемых в общепите для учета движения ТМЦ и готовой продукции. Сфера общественного питания огромна и разнообразна (рестораны, столовые, кафе, фаст-фуд, кейтеринг). Номенклатура документов может сильно меняться в зависимости от:

типа предприятия;

технологии производства (есть ли собственный цех или используется полуфабрикаты);

используемого программного обеспечения (например, 1С или R-Keeper генерируют свои внутренние отчеты и накладные).

В обзоре представлены только наименования и назначения основных форм первичных учетных документов, без их бланков и образцов заполнения, чтобы сосредоточить Ваше внимание на ключевых видах документов, характерных для сферы общественного питания. Каждое предприятие самостоятельно определяет подходящие формы документов исходя из особенностей своей деятельности и требований законодательства.