Каждый день на 100%. Как с помощью поведенческих наук управлять вниманием, энергией и настроением

Подчеркну еще раз: правильная мысленная репетиция задействует огромное количество сенсорной информации: не только визуальные образы, но и звуки, чувства, запахи, даже вкусы. Это помогает активировать более богатый набор нейронных связей нашего мозга. Так, когда Даг готовится к презентации, он представляет себе комнату, где в прошлом произнес отличную речь, а также вспоминает как можно больше других «отголосков» того позитивного опыта: свой голоса, слова других участников, ощущение в груди во время своей речи. Возможно, даже закуски, которые он съел в тот день.

Даг добавляет следующий совет, чтобы максимально эффективно использовать эту технику: «Со временем у вас формируется плейлист успешных воспоминаний, к которым вы можете обращаться. И в итоге вы выбираете вызвать “Я хочу провести хорошую презентацию” или “Сегодня мне нужно быть очень терпеливым и терпимым”. Потренировавшись, я обнаружил, что способен визуализировать эти воспоминания за мгновение до того, как они понадобятся, – буквально в тот момент, когда я вхожу в ситуацию».

Вот несколько практических пошаговых способов для усиления ваших намерений:

➨ Переживите былую славу. Подумайте о позитивном намерении на этот день. Найдите пример из своего прошлого, когда вы вели и чувствовали себя так, как хотели бы сегодня. Затем отыщите тихое место, где можно закрыть глаза и сесть поудобнее.

• Сделайте несколько глубоких вдохов и выдохов. Кислород поможет вам задействовать больше отделов мозга. Почувствуйте свое тело, обратите внимание на любые звуки, которые вы слышите вокруг себя, и на мысленные образы, возникающие за закрытыми веками.

• Теперь подумайте о своем позитивном прошлом опыте. Мысленно оглянитесь вокруг, вспомните, что именно говорили вы и другие люди, о чем вы думали в тот момент; обратите внимание на любые чувства или ощущения, которые удается воспроизвести в памяти.

• Как только вы полностью пережили это воспоминание, откройте глаза. Если можете, запишите самые яркие его моменты. Отметьте любые образы или фразы, которые могут помочь вам быстро восстановить связь с этой сценой.

➨ Прорепетируйте на будущее. Представьте себя в ситуации, которая вам предстоит.

• Подумайте о своих намерениях и целях в отношении сложного задания, конференции или встречи. Подумайте, какие аспекты ситуации могут оказаться самыми сложными.

• Затем закройте глаза и представьте, как вы прекрасно справляетесь со всем от начала и до конца. Мысленно проиграйте этот фильм со звуками, образами и ощущениями, которые вы ожидаете получить.

СОБЕРИТЕ ВСЕ ВОЕДИНО: ПРОДУМАННЫЙ ДЕНЬ

Рассел – бренд-директор крупной сети отелей. Он отвечает за маркетинг и рекламу компании, а также участвует в процессе разработки продуктов. Среди его недавних проектов были крупные – концепция городского отеля, и маленькие – слегка улучшенная конструкция подушки. Судя по тому, с каким энтузиазмом он говорит о том и другом, становится ясно: Рассел любит свою работу. Однако он проводит в офисе много времени, а потому прилагает все усилия, чтобы использовать его максимально эффективно. И начинается это с организации дня.

«Вечером я всегда думаю о двух-трех самых важных событиях завтрашнего дня, – говорит Рассел. – Затем, в первый час работы в офисе, я планирую цели на день, как и что мне нужно привнести в предстоящие встречи. Это может быть идея или анализ, но также и визуализация того, кем я хочу быть перед людьми, с которыми встречаюсь, – что хочу показать в своем поведении, а также как собираюсь преодолеть любые препятствия на своем пути. Как я обнаружил, эта небольшая подготовка позволяет добиться максимального эффекта. Когда у вас ограниченное количество энергии и внимания, хочется понимать, в нужное ли русло они направлены. Необходимо принимать осознанные решения, понимать важность того или иного действия».

Рассел также проверяет свои предположения о ситуациях и людях, с которыми ему предстоит столкнуться. «Я настраиваюсь на лучшее. Ведь это повлияет на мое восприятие дня, – говорит он. – Иногда, конечно, случаются неожиданности. Но легче реагировать правильно, когда вы фокусируетесь на своих истинных приоритетах».

Рассел не стесняется подкреплять свои намерения деталями в образе. «Признаюсь, порой я выбираю одежду накануне вечером в зависимости от того, как хочу чувствовать себя на следующий день. Иногда просто решаю не надевать галстук. Но я помню, как однажды выбрал красные шнурки для черных туфель и был поражен тем, как много людей отметили креативность моего поступка. Так что теперь, если хочу почувствовать себя творческим человеком, то могу добавить это в свой образ».

Благодаря тщательно продуманному подходу к жизни работа Рассела с годами стала гораздо приятнее и успешнее. «Честно говоря, это позволило мне заметить возможности, которые в противном случае я бы упустил. Но теперь я всегда уделяю время, выясняя, чего хочу».

Укрепление ваших намерений

Уделите время тому, чтобы пересмотреть свои намерения и цели на предстоящий день:

➨ Ментальный контраст. Что может помешать вам достичь того, на что вы рассчитываете? Что нужно сделать, чтобы снизить вероятность провала – например, составить конкретный план «как только, то»?

➨ Закрепление. Какие сигналы помогут вам напоминать о необходимости придерживаться намеченного курса сегодня? Есть ли слова или фразы, которые подтолкнут вас в нужную сторону? Как сделать так, чтобы окружающая обстановка стала хорошей метафорой ваших намерений?

➨ Репетиция. Представьте на минутку, что самая важная часть вашего дня пройдет именно так, как вы рассчитываете. Что вы предпримете в случае трудностей на пути? Как это будет выглядеть и ощущаться? Есть ли у вас подобный опыт в прошлом, который дополнит картинку?

Часть II

Продуктивность

Добавляя часы в сутки

Главное – чтобы главное оставалось главным.

Стивен Кови[67]

После того как вы определили свои намерения, поставили мотивирующие цели и предприняли шаги по их укреплению, как вам лучше всего организовать свое время и усилия? Как уместить все это в отведенные в сутках часы, чтобы в конце дня с удовлетворением оглянуться назад?

Давайте начнем с признания основной истины: у большинства из нас слишком много дел. С 1970-х по 2000-е годы средний американец прибавил к своему году почти 200 часов работы – целый дополнительный месяц[68]. И наши рабочие часы не просто длиннее, они еще и суматошнее. Мы получаем непрерывный поток сообщений и оповещений, будь то остроумное сообщение от коллеги или рекомендация «оцени это» в социальных сетях. Каждый такой перерыв отнимает у нас минуту внимания.

Мы много работаем, но список дел никогда не заканчивается. Чаще он даже длиннее, чем продолжительность дня. Мы сосредотачиваемся на том, что привлекает внимание, а действительно важные вещи и свои собственные намерения игнорируем. А из-за длительности рабочего дня, скорее всего, работаем не в полную силу. Есть данные, свидетельствующие о том, что продуктивность и когнитивные способности снижаются, как только рабочий день переваливает за восемь часов, то есть девятый, десятый и последующие часы вносят все меньшую лепту в нашу продуктивность[69].

Пару лет назад подобное жонглирование временем и силами плохо закончилось для Энтони. Эксперт по цифровому маркетингу с двумя маленькими детьми и серьезными беговыми тренировками, сегодня он кажется полным энтузиазма и энергии, благодаря которой выглядит моложе своих лет. Но тогда он был сдавлен рутиной. «Я слишком много работал, постоянно перегружал себя обязательствами и погибал под завалами непрочитанных писем на электронной почте. Пытался сконцентрироваться, но не мог. В моей компании существовал своего рода культурный “презентеизм”: нужно было выглядеть так, будто ты всегда присутствуешь, всегда работаешь. Токсичный подход». В итоге Энтони просто выгорел. «Я был полностью выбит из колеи и понял: так дальше нельзя. Надо что-то менять».

Энтони старался успеть все, ставил перед собой множество задач и пропускал перерывы. Но когда он узнал больше о науке личной продуктивности и расстановке приоритетов, то понял: есть лучший способ справиться с требованиями профессиональной жизни. Он не требует гоняться за своим же хвостом и громко ругаться.

В этой части книги я расскажу о том, что Энтони и другие люди обнаружили, когда применили науку на практике. Покажу, как планировать свое время таким образом, чтобы вы меньше уставали и контролировали ситуацию. Объясню, что делать, когда вы перегружены или действительно, наконец, решили перестать откладывать дела. Внедрите мои рекомендации в свой рабочий день, и вы обнаружите, как то же самое количество часов внезапно станет достаточным. Значит, в конце дня вместо раздражения вас будет ожидать чувство выполненного долга и равновесия.

Глава 4

Однозадачность

Мы считаем, что успеем больше, если возьмемся за несколько дел одновременно. А потому пытаемся вести телефонный разговор, читая документ или переключая вкладки веб-страниц. Просматриваем сообщения на телефоне во время встречи и даже во время ужина. Болтаем с проходящими мимо коллегами, пытаясь написать горящий отчет и доедая свой обед. «Дела, дела, дела», – думаем мы.

Помимо напряжения такая многозадачность дарит нам зависимость от «импульсов удовольствия». Система вознаграждения мозга любит новизну и человеческий контакт, особенно спонтанный. Поэтому каждый звуковой сигнал нашего любимого устройства сулит потенциальный «приз» – возможность получить интересную или забавную информацию. Устоять перед этим трудно.

И все же исследования однозначно показывают, что многозадачность вредит продуктивности. Говоря прямо, она удлиняет наши рабочие дни. Попытки сделать несколько дел одновременно не только тормозят нас, но также заставляют совершать больше ошибок, в результате чего работу приходится переделывать. То есть мы становимся еще медленнее. Чувствуем себя загруженными сверх меры, но делаем меньше плюс еще и не так хорошо, как хотелось бы.

Рене Маруа, директор Лаборатории обработки информации при Университете Вандербильта, показал, что люди, выполняющие две задачи одновременно, тратят на это на 30 % больше времени и делают в два раза больше ошибок, чем те, кто выполняет те же задачи последовательно. Такие результаты неоднократно доказали и другие ученые[70]. Как демонстрируют результаты прочих исследований, многозадачность также снижает качество принимаемых решений. Одной группе добровольцев предложили выбрать лучшее место для склада после оценки плюсов и минусов различных вариантов. Когда испытуемым параллельно пришлось решать эту задачу и держать в поле зрения дополнительные рабочие вопросы – ведь такое развитие событий не редкость, – им потребовалось гораздо больше времени на принятие решения, и выбор в итоге был не самым удачным[71]. Эксперимент среди сотрудников Microsoft показал: после того как их прерывали электронным письмом, на полное восстановление прежней мысли потребовалось 15 минут, независимо от того, отвечали ли работники на это письмо или нет[72]. Мгновенные сообщения были не намного лучше: сотруднику все равно требовалось больше 10 минут, чтобы вернуться в рабочий ритм. Просто умножьте эту потерю концентрации на количество пауз, которые вы делаете в течение дня, и поймете, что постоянный интернет-серфинг не лучшим образом сказывается на продуктивности.

Почему же многозадачность приводит к таким потерям? Все дело в ограничениях системы преднамеренного мышления. Хотя мы можем тешить себя иллюзией, будто обрабатываем задачи параллельно, на самом деле система просто быстро переключается с одной на другую. Запускает «чтение электронной почты», выключая «монолог коллеги». Активирует «коллегу», отключая «электронную почту». Каждое такое переключение стоит нашему мозгу некоторого количества времени и энергии[73].

Чтобы оценить стоимость переключений, попробуйте выполнить следующее базовое упражнение:

➨ Скажите «абвгдеёжз», а сразу после этого – «1234567». Заметьте, сколько времени у вас уходит на это. Можете даже поставить таймер.

➨ Затем чередуйте эти фразы: скажите «а1б2в3г4д5ебж7». Обратите внимание, насколько дольше вы выполняете тот же объем работы, переключаясь с букв на цифры, и насколько больше умственных усилий прикладываете.

Поэтому неудивительно, что мы порой говорим себе: «Я не слышу своих собственных мыслей», если в это время на нас наседают люди и звонит телефон. Мы усложняем работу преднамеренной системы мозга, заставляя ее жонглировать информацией. А поскольку эмоциональная регуляция – сохранение спокойствия и собранности – тоже входит в эту систему, то большая нагрузка на нее, как правило, сказывается еще и на самообладании. Одно из исследований показало, что люди по своей природе испытывают легкое беспокойство при работе над новой задачей. Однако их тревога возрастает в два раза, когда их прерывают во время ее выполнения[74]. Каков итог? Разнообразие в течение дня может зарядить энергией. Но если вы хотите работать быстро, не терять остроты ощущений и чувствовать себя спокойно, многозадачность на постоянной основе только вредит. Она только кажется стимулирующим и эффективным способом справиться с большим количеством дел. Гораздо более продуктивно выполнять одно дело за раз.

Но разве не бывает исключений?

В отличие от сознательной системы мозга, автоматическая способна на параллельную обработку информации. Поэтому, если одна из ваших задач действительно не требует участия преднамеренной системы, можно одновременно заниматься чем-то еще. Управление автомобилем часто приводят в качестве примера автоматической задачи: мы можем болтать с пассажиром и одновременно следить за дорогой, где не происходит ничего удивительного. Но как только простая задача усложняется – скажем, нас внезапно подрезает другой автомобиль, – вождение переходит из разряда автоматических задач в осознанные. В этот момент мы уже не можем спокойно реагировать на ситуацию перед нами. Вот почему каждая пятая серьезная авария происходит по вине водителя, который отвлекся от дороги. По этой же причине, согласно полицейским отчетам, число дорожно-транспортных происшествий сократилось на 40 % в Абу-Даби и на 20 % в Дубае после того, как в 2011 году в этих местах произошел кратковременный сбой в работе сети BlackBerry[75][76].

Есть некоторые доказательства того, что у мизерного количества людей мозг работает иначе. Дэвид Стрейер, психолог из штата Юта, изучал очень редкий феномен «сверхзадачников». Они действительно существуют. Но, честно говоря, вы либо относитесь к их числу, либо нет. Середины не существует, и суровая правда в том, что большинство людей не имеет подобных сверхспособностей. На самом деле те, кто изо всех сил пытается выполнить несколько дел одновременно, тратят больше времени, чтобы переключиться с одного вопроса на другой. Возможно, потому что они разучились сосредотачиваться на чем-либо в течение длительного времени[77]. Исследования показывают, что люди, уверенные в своей многозадачности, на самом деле хуже всех справляются с ней[78].

РАСПРЕДЕЛИТЕ ЗАДАЧИ ПО КАТЕГОРИЯМ, А ДЕНЬ ПО ЧАСАМ

Итак, давайте разберемся, как выглядит идеальный день для нашего мозга, занятого одной задачей. Очевидное преимущество такого дня в том, что вы можете меньше работать и напрягаться, если распределите задачи более эффективно. Под распределением я подразумеваю группировку похожих задач. Тогда вы гораздо легче переключитесь с одной на другую. В упражнении «а1б2в3…», о котором я упоминала недавно, вы разделили буквы и цифры в разные столбики. Применительно к задачам это означает, что нужно уделить время электронной почте. А только потом – глубоким размышлениям. И не смешивать эти два вида деятельности.

Энтони успешно облегчил свою нагрузку, когда стал применять эту технику везде, где возможно. Его работа включает поиск интересных статей и обмен ими с клиентами. «Вы думаете, будто это одно дело, но на самом деле оно содержит несколько разных видов деятельности, – говорит он. – Есть сбор информации, когда мой мозг должен пребывать в режиме сканирования. Затем я должен обдумать полученную информацию. После – принять решение: что и кому отослать? Сбор, обработка и обмен информацией требуют разных психических состояний». Раньше Энтони смешивал их, но как он говорит: «В мультизадачном режиме я часто отвлекался, потому что использовал разные приложения на компьютере. На моем ноутбуке всегда было открыто множество окон, и каждое из них манило. В итоге я проходил по касательной всех задач. Поэтому, когда я обнаружил, что гораздо лучше разделить разные виды деятельности, то сказал себе: “Сейчас я полностью сосредоточен на поиске информации”; “Так, теперь я держу фокус на анализе собранных данных”. В целом это занимает гораздо меньше времени, и результат лучше».

Энтони также решил создать несколько стандартных «зон» в своем ежедневном расписании: как минимум часть дня, чтобы обдумать сложные задачи, а также пару «зон электронной почты», когда он обрабатывает как можно больше входящих сообщений. Иногда ему приходится решать, куда же вписать проверку почты, глядя на свободное пространство своего расписания. Но, по словам Энтони, когда он знает, что для этой активности есть выделенное время, то гораздо легче концентрируется на других задачах. Так он получает когнитивные и эмоциональные преимущества от однозадачности в течение дня.

Вот несколько предложений о том, как повторить опыт Энтони самостоятельно:

➨ Разделяйте задания по видам работ. Какие задачи вам предстоит решить сегодня? Какие дела относятся к той или иной категории? Вот некоторые параметры, на которые можно ориентироваться:

• Глубокое мышление или творческая работа

• Просмотр электронной почты и сообщений

• Чтение и исследование

• Встречи (виртуальные или личные)

• Проектирование новых целей

• Административные задачи

Последнюю категорию Энтони позаимствовал из подхода Бенджамина Франклина[79], который описывает нерадивую категорию «администратор» как «расставляющий вещи по своим местам», или РВПСМ. «У всех замирает сердце, когда они думают об администраторах. Но “расстановка вещей по местам” звучит как то, что хотел бы сделать любой здравомыслящий человек. Один мой знакомый называет это “временем консолидации” по схожим причинам».

➨ Рассчитайте временные блоки. Найдите в своем расписании свободное время, чтобы посвятить его разным видам задач. Постарайтесь выделять промежутки продолжительностью не менее 20–30 минут, а также несколько более длительных – от 60 до 90 минут. Если ваш график сильно раздроблен, а встречи и звонки разбросаны по разным половинам дня, попробуйте сгруппировать эти взаимодействия, сдвинуть встречи ближе друг к другу. Часто это не представляет проблемы, но мы не решаемся попросить. А ведь иногда оно того стоит. Особенно если таким образом вы сможете создать более удобный распорядок дня.

➨ Решите, какая партия задач впишется в каждый промежуток времени. Цель состоит в том, чтобы как можно реже переключаться между различными делами, не перескакивать с составления документа на телефон или входящее письмо. Если вы «ничем не занимаетесь», выделите время для глубоких размышлений и творчества, а также один или два периода для минутки в соцсетях. Оставьте самый большой и лучший отрезок времени на задачу, которая требует больше всего внимания и сил.

Поэкспериментируйте с тем, какое время суток лучше всего подходит для разных «отрезков» работы. Не поддавайтесь на уговоры людей, которые утверждают, будто для выполнения определенных видов работ подходят только определенные часы. Например, некоторые уверены, что творческие задачи всегда нужно выполнять рано утром. Этот совет основан на мысли, словно в образе мыслей при пробуждении действительно есть нечто особенное. Да, хорошо иметь блокнот у кровати или в душе, записывая неожиданные идеи, пришедшие в голову спозаранку. Но вы должны составлять расписание под себя. Если вы – «сова», то идеальный распорядок дня для вас не может совпадать с распорядком дня «жаворонка», тяготеющего к ранним подъемам. Каким бы ни был ваш хронотип, поздним или ранним, узнайте, в какое время суток вы лучше всего себя чувствуете, и используйте его для работы над самыми сложными задачами[80].

ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ОТВЛЕКАЮЩИХ ФАКТОРОВ

Следующий большой прорыв Энтони совершил, когда научился концентрироваться перед лицом потенциальных отвлекающих факторов. Он знал, что чем бы он ни был занят – звонком, работой, письмом, – он сделает это грамотно и быстро, если сосредоточит всю свою энергию на единственной задаче. То же самое сработает и для вас. Вот как я предлагаю избавиться от ненужных отвлекающих факторов, чтобы сфокусировать драгоценное внимание вашего мозга:

➨ Отключите оповещения. Когда-то единственным оповещением для нас был телефонный звонок. Представьте себе! В наши дни мы окружены устройствами, которые постоянно требуют внимания, – от вибраций и звонка смартфона до всплывающих окон на экране компьютера. Если эти уведомления будут приходить к вам в течение всего дня, вы не сможете оптимально использовать свое время. Ведь обработка каждого сообщения отнимает у мозга кусок рабочей памяти, независимо от того, отвечаете вы на него или нет. Оповещения легко отключить, когда вам действительно нужно сосредоточиться – например, воспользоваться авиарежимом телефона или закрыть доступ к Wi-Fi на компьютере. Можно также отказаться от наименее ценных и наиболее навязчивых уведомлений в настройках устройства.

➨ Устраните соблазн. Отвлекаясь, вы крадете по кусочку вашей рабочей памяти, и соблазн перейти в режим многозадачности становится все сильнее. Поэтому, когда нужно сосредоточиться на работе, закройте почту, браузер или хотя бы те вкладки, которые вы не используете. В те времена, когда еще не было повсеместного WI-FI, писатель Джонатан Франзен смог сосредоточиться на своем романе «Свобода», работая на компьютере, из которого просто выдернул интернет-кабель. В эпоху беспроводных технологий существуют более современные версии трюка Франзена в виде приложений, блокирующих доступ к определенным сайтам на определенное время.

➨ Храните внезапные интересные мысли на «парковке». Даже если вы изо всех сил стараетесь сконцентрироваться на одной задаче, в процессе работы порой в голову приходят интересные мысли. Некоторые из них слишком ценны, чтобы их упускать. Вместо того чтобы тратить умственное пространство на запоминание идей или втягиваться в их изучение, возьмите в привычку сразу же записывать их на стикере или в заметках. Так вы сможете вернуться к ним в нужный момент.

➨ Повышайте выносливость. Большинство из нас не привыкли концентрироваться на чем-то одном, поэтому поначалу задача может показаться непосильной. Если это так, начните с пяти минут фокусировки. Затем оцените, что вы успели сделать за это время, и обязательно похвалите себя. Возможно, поможет и подсчет общего количества реального рабочего времени. Также очень важно позаботиться о небольшом вознаграждении, потому что вам необходимо конкурировать с тем простым удовольствием, которое ваш мозг получает от пребывания в интернете. Со временем увеличивайте продолжительность сеансов концентрации, и вы сможете заниматься одной задачей, не чувствуя усталости.

➨ Засекайте время. Когда вы работаете над важным делом, решите, сколько времени вам необходимо. Затем установите таймер. Это подарит вам осязаемый игровой элемент и позволит испытать прилив удовлетворения, когда таймер дойдет до нуля и одобрительно просигналит об окончании задачи.

Сегодня Энтони отводит себе разное время на выполнение непохожих типов задач. «Я прочел исследование, в котором говорилось, будто для сосредоточенного, глубокого размышления требуется 90 минут. Поэтому, когда мне нужно подумать над чем-то сложным, я ставлю таймер на полтора часа. Люди видят, что я работаю. Они могут прервать меня, если необходимо. Но без надобности не делают этого». Энтони говорит, что иногда выдыхается после 65 или 70 минут размышлений, «но это нормально, я уже научился не переживать». Для менее тяжелой работы он предпочитает 25-минутные отрезки. «Какую бы продолжительность вы ни выбрали, таймер помогает сосредоточиться, поскольку напоминает: работа не продлится вечно».

Что делать, если вы понадобились боссу?

Мин – руководитель телекоммуникационной компании. Ей часто приходится напрямую общаться с генеральным директором. Мин описывает его как «одного из тех вечно суетливых типов, которые постоянно задают вопросы и требуют мгновенных ответов». Недавно Мин прочитала статью о вреде многозадачности и изменила некоторые свои привычки. Она проверяла сообщения только несколько раз за день. То есть никто не ждал ответа от нее больше пары часов. Но некоторые хотели мгновенной реакции, в том числе генеральный директор. Именно он был недоволен этим фактом больше всего.