Финансовая трансформация: от долгов к свободе

В квартальном отчете другой метод подсчета.

В столбце J считается разница между суммой плановых значений по категориям и суммой фактических расходов по категории за квартал. При этом в ячейках H56 и I56 приведена сумма плановых и фактических итоговых переменных расходов (сумма значений соответствующих диапазонов с Н50 по Н55 и с I50 по I55). А в ячейке J56 сумма подсчитана как разность между значением ячеек H56 и I56 – то есть между суммой всех плановых и всех суммой фактических переменных расходов за период. И как мы видим эта сумма (13 660 рублей) аналогична сумме, рассчитанной в ежемесячном отчете за март.

Подводя итоги, в ежемесячном отчете Разница рассчитывается как разность между располагаемой суммой на месяц и суммой фактических расходов за месяц. При этом располагаемая сумма считается нарастающим итогом. А в квартальном отчете Разница считается как разность между суммой всех плановых значений квартала и суммой всех фактических значений квартала.

Теперь посмотрим, как выглядят месячные отчеты, заполненные по методу “отсечки”. Начнем сразу с отчета за Февраль 2025 года, поскольку в Январе ничего не меняется.

Как можно заметить, никаких дополнительных ссылок, кроме ссылки на соответствующую строку БДР, в таблице нет, и значения берутся исключительно плановые. Поэтому в месячных отчетах, сформированных по методу “отсечки” столбец I  «Разница» представляет собой значение отклонений между плановыми и фактическими показателями за каждый конкретный месяц.

Для большей наглядности, размещу последовательно два отчета за Март 2025. Отчет, сформированный методом переноса разницы на следующий период.

Отчет, сформированный методом “отсечки”.

При соотнесении отчетов в двух разных методах подсчета видно, насколько сильно отличаются суммы. Однако с математической точки зрения это никак не влияет на итоговые финансовые результаты. Для проверки себя достаточно суммировать все разницы по категориям за каждый из месяцев.

Теперь, когда все стало наглядно и понятно, подведем краткий итог и обобщим плюсы и минусы каждого метода.

Метод переноса разницы на следующий период позволяет видеть то, как финансовый результат предыдущего месяца влияет на следующий, потому что разница, какая бы она ни была, влияет на начальную (располагаемую) сумму следующего месяца. Именно для этого метода эффективным инструментом является «Расчет на 1 день» (ячейка J9), когда общая располагаемая сумма делится на количество дней, оставшихся до конца месяца. Разумеется, это наиболее актуально для продовольственных товаров, которые покупаются наиболее часто. Но когда видишь, реальный эффект от своего труда по ведению учета, выраженный в том, что лимит суммы дневных расходов растет день ото дня, это стимулирует придерживаться выбранной стратегии. Это своего рода геймификация результата, когда появляется желание сохранить прогресс и не допустить уменьшение дневного лимита.

Вторым плюсом этого метода является меньший стресс-фактор при перерасходе средств, поскольку виден доступный запас средств, созданный за предыдущий период. Однако этот плюс может стать минусом для людей, склонных к совершению импульсных трат. В этом случае существует риск потратить всю накопленную разницу, и сделать это не ввиду явной и рациональной потребности, а просто по причине наличия свободных средств.

Также минусом этого метода является то, что он иногда дает ложное ощущение безопасности и притупляет внимание, поскольку видя довольно большие располагаемые суммы, можно со временем перестать скрупулезно следить за расходами – начать пропускать дни записи, перестать записывать мелкие траты (вода, кофе, жвачки), которые могут с течением времени превратиться в существенные суммы.

Ну и, конечно, метод переноса разницы чуть более сложен в расчетах, однако дает больше информации для анализа.

Соответственно, у метода “отсечки” прямо противоположные плюсы. Во-первых, он несколько проще для ведения учета. А во-вторых, меньшая сумма лимитов заставляет держать руку на пульсе, чтобы не допускать перерасхода. Это прекрасно подходит для людей, которых мотивируют различного рода челенжи, испытания. Можно также применять геймификацию, когда сохранение расходов в пределах заданных месячных лимитов становится, своего рода, миссией уровня.

Однако в этом кроется и основной минус этого метода – возможность начинать каждый месяц с чистого листа вне зависимости от финансовых результатов прошлых периодов. То есть даже при наличии существенных перерасходов в одном из периодов, следующий период все равно начинается с плановых значений БДР, и тогда есть риск попасть в психологическую ловушку – перестать обращать внимание на перерасходы, поскольку они никак не влияют на следующий месяц. А такой подход явно не способствует достижению желаемого финансового результата.

Как бы то ни было, при выборе метода учета следует исходить не из его плюсов и минусов, поскольку они не влияют на итоговые цифры за квартал, полугодие, год, а из собственных психологических особенностей, понимания того, что будет для вас большей мотивацией – лимиты или возможность видеть рост значений.

Забегая немного вперед, скажу, что с недавнего времени я провожу индивидуальные онлайн-консультации по финансовой психологии и умению обращаться с деньгами, где разбираю финансовые привычки и паттерны финансового поведения. Более 90% людей обращаются с запросами на оптимизацию расходов. Причем не все обращаются в контексте накопления. Есть также люди, которые обращаются по причине неполноценности жизни, поскольку когда-то настолько сильно ушли в экономию, что накопив достаточную сумму средств, реализовав свои финансовые цели, совершенно отвыкли тратить деньги на себя: на отдых, отпуск, досуг. Вообще финансовая психология и то, как сформировать здоровые отношения с деньгами, не превращаясь ни в транжиру, ни в скрягу – это тема отдельной книги, которую я обязательно напишу со временем. Но если Вы не хотите ждать или есть стойкое желание начать изменения как можно быстрее, ссылка на мой телеграмм есть в конце книги.

Но вернемся к теме учета расходов.

Перед Вами уже знакомая таблица за Март 2025 года.

В выделенной ячейке D9 прописана сумма в 6 438 рублей. В строке формул видно, что эта сумма образуется за счет сложения значений диапазонов соответствующего столбца. Посмотрим, что это за значения.

И вот мы, наконец-то, дошли до основной таблицы с указанием конкретных расходов. Для удобства навигации я выделил необходимые ячейки соответствующим цветом. Итак, в таблице учета месячных расходов в ячейке D9 содержится ссылка на диапазоны столбца D. Эти диапазоны выделены светло-розовым цветом. Они отражают сумму, которая потрачена за неделю на товары соответствующей категории.

В столбце Н таблицы расходы по категория, который называется «Общая сумма расходов по виду товара» и окрашен в бирюзовый цвет, в каждой строке отражается сумма значений по соответствующей строке. Эта сумма показывает, сколько денег было потрачено за месяц на тот или иной вид товара или услуг.

В столбце I, который называется «Общая сумма расходов по категории» и окрашен в светло-желтый цвет, отражена сумма по диапазону ячеек столбца Н. То есть в столбце I содержится информация о месячных расходах в разрезе категорий товаров, без их разделения по видам.

И наконец, последний столбец J, который называется «Итоговая сумма по продовольственным товарам» и окрашен в светло-синий цвет, содержит сумму значений столбца I и отражает то, сколько средств вообще было потрачено за месяц.

При этом итоговый результат столбца I при отсутствии ошибок в выборе диапазонов должен совпадать со значением ячейки Н9 таблицы учета месячных расходов, в которой отражается сумма всех недельных расходов по категории.

Само заполнение значений в таблице по расходам происходит просто путем записи суммы расходов. Если грубо: берем чек, находим сумму покупки и просто записываем эту сумму в соответствующую строчку. Если за неделю было несколько покупок, то прямо в строке формул через знак сложения добавляем значения. Так, в ячейке D79 (выделена синим) видна общая сумма в 350 рублей, а в строке формул видно, сколько в течение неделе было покупок и на какие суммы.

Это была последняя таблица по учету расходов, которую я хотел разобрать. На первый взгляд может показаться, что таблиц и формул слишком много, но это только на первый взгляд. На самом деле для создания такой базы, тем более по готовому макету нужно всего лишь 2-3 часа в зависимости от опыта пользователя. Больше времени уходит на оформление, выделения, цвета, шрифт, иными словами на эстетику, а также на обдумывание того, какие лимиты поставить, чтобы было комфортно жить.

А при уже созданном макете заполнение месячных таблиц по расходам занимает в общем 5-10 минут в день, но обычно я делаю это в моменте. Купил кофе – открыл на телефоне Google таблицу – записал расход или в метро, на остановке, в пробке открыл онлайн банк, посмотрел расходы, записал в таблицу. Если Вы предпочитаете совершать крупные покупки на неделю вперед, что у меня бывает редко, Вам придется в день уделять 5-7 минут для заполнения таблиц. Столько же времени тратится на внесение расходов в приложениях, за той лишь разницей, что в них аналитика представлена в том виде, в котором ее придумал разработчик, а при самостоятельном ведении учета Вы сами вольны определять, какие параметры и значения Вам нужны для повышения эффективности в управлении деньгами.