Адвокатский кабинет: организация работы

В силу пункта 2 статьи 6 Закон об адвокатской деятельности в случаях, предусмотренных федеральным законом, адвокат должен иметь ордер на исполнение поручения, выдаваемый соответствующим адвокатским образованием. Форма ордера утверждается федеральным органом юстиции.4

Приказом Минюста России от 10.04.2013 №47 «Об утверждении формы ордера» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.04.2013 №28095) утверждена форма адвокатского ордера. Если адвокат не специализируется на уголовных и административных делах и использует ордер не часто, то достаточно приобрести в ближайшей типографии книжку ордеров.

Если адвокат использует ордер часто, то предпочтительнее их заказать в типографии со сведениями об адвокате и адвокатском кабинете.

В последний раз, когда я заказал бланки ордеров для своего кабинета, типография забыла их переплести, после чего корешки ордеров у меня хранятся не вместе, а при каждом адвокатском производстве (досье).

В некоторых палатах бланки ордеров выдают адвокатам централизованно. В этом случае, можно посоветовать адвокатам этих палат изготовить штамп для проставления на ордере сведений об адвокате и адвокатском кабинете.

В силу пункта 6 статьи 83 НК РФ постановка на учет адвоката осуществляется налоговым органом по месту его жительства на основании сведений, сообщаемых адвокатской палатой субъекта Российской Федерации в соответствии со статьей 85 НК РФ.

В силу пункта 2 статьи 85 НК РФ адвокатские палаты субъектов Российской Федерации обязаны не позднее десятого числа каждого месяца сообщать в налоговый орган по месту нахождения адвокатской палаты субъекта Российской Федерации сведения об адвокатах, внесенных в предшествующем месяце в реестр адвокатов субъекта Российской Федерации (в том числе сведения об избранной ими форме адвокатского образования) или исключенных из указанного реестра, а также о принятых за этот месяц решениях о приостановлении (возобновлении) статуса адвокатов.5

Если место жительства адвоката (точнее его регистрации по месту жительства) не совпадает с местом осуществления им адвокатской деятельности, то имеется возможность для информирования налогового органа о месте осуществления деятельности.

Приказом ФНС России от 29.05.2014 № ММВ-7-14/306@ «Об утверждении формы Заявления о предоставлении налогоплательщиком – индивидуальным предпринимателем, нотариусом, занимающимся частной практикой, адвокатом, учредившим адвокатский кабинет, физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, налоговому органу адреса для направления по почте документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах» (Зарегистрировано в Минюсте России 03.07.2014 №32949) утверждена соответствующая форма заявления.

После всех хлопот, связанных с переходом на работу в форме адвокатского кабинета, вы можете вздохнуть спокойно и окунуться в индивидуальную адвокатскую деятельность.

Все, что может родить буйное, воспаленное завистью воображение небогатого человека, получившего представление о сладкой жизни миллионеров из нескольких фильмов,.. не шло ни в какое сравнение с тем, что увидели Арон и Василий на громадной океанской яхте, которая так глупо (а может быть, и счастливо!) врезалась в левый борт старенького «Опричника».

В. Кунин, Иванов и Рабинович или«Ай гоу ту Хайфа»⠀

Требования к размещению, оборудованию и оформлению адвокатского кабинета

В силу пунктов 6 и 7 статьи 21 Закона об адвокатской деятельности адвокат вправе использовать для размещения адвокатского кабинета жилые помещения, принадлежащие ему либо членам его семьи на праве собственности, с согласия последних.

Жилые помещения, занимаемые адвокатом и членами его семьи по договору найма, могут использоваться адвокатом для размещения адвокатского кабинета с согласия наймодателя и всех совершеннолетних лиц, проживающих совместно с адвокатом.

Аналогичная норма содержится в части второй статьи 17 Жилищного кодекса Российской Федерации: допускается использование жилого помещения для осуществления профессиональной деятельности или индивидуальной предпринимательской деятельности проживающими в нем на законных основаниях гражданами, если это не нарушает права и законные интересы других граждан, а также требования, которым должно отвечать жилое помещение.

Мне в этом отношении повезло с самого начала моей деятельности я работаю в двухкомнатной квартире, которую предоставила мне мама на основании договора безвозмездного пользования как для проживания, так и для осуществления профессиональной деятельности.

Наверное, есть преимущества и в использовании при осуществления профессиональной деятельности нежилых помещений на праве собственности (аренды или безвозмездного пользования), например, при работе с потоком потенциальных доверителей, но простые экономические выкладки показывают, что содержание небольшой двухкомнатной квартиры площадью 41 кв м., а это три полноценных изолированных рабочих помещения, дешевле содержания аналогичного нежилого помещения, особенно, арендуемого.

Решением Совета Адвокатской палаты Пермского края от 30.04.2015 (Протокол №6) был утвержден стандарт профессиональной деятельности «Требования к размещению адвокатских образований».

Стандарт был разработан советом в развитие норм Закона об адвокатской деятельности, Кодекса профессиональной этики и в целях обеспечения оказания высококвалифицированной юридической помощи доверителям в условиях, обеспечивающих адвокатскую тайну, и соответствующих высоким требованиям, установленным для адвокатской деятельности и предъявляемым к лицам, имеющим статус адвоката.

Стандарт был распространен на все адвокатские образования края (адвокатские бюро, коллегии адвокатов, адвокатские кабинеты, юридические консультации) и на их филиалы.

Совет палаты указал, что под офисом, применительно к нормам настоящего стандарта понимается:

помещение, где размещается адвокатский кабинет;

обособленная часть помещения (зона в помещении), где размещается рабочее место адвоката, либо адвокатский кабинет;

помещение, специально предназначенное для приема граждан по вопросам оказания юридической помощи.

Местом размещения адвокатского кабинета, согласно стандарту, является объект недвижимого имущества, обозначенный в правоустанавливающем документе в соответствии со сведениями, содержащимися в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество.

Адвокатский кабинет может размещаться в зданиях (помещениях), принадлежащих адвокату на праве собственности, праве аренды (найма) или праве безвозмездного пользования на основании договора, заключенного в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Разрешается использование одного помещения несколькими адвокатскими кабинетами, если за каждым адвокатским кабинетом закреплена зона, позволяющая разместить рабочее место адвоката.

План размещения, согласованный адвокатами, прилагается к правоустанавливающим документам, направляемым в палату.

В договоре аренды или ином договоре на право использования помещения адвокатского кабинета должны быть прямо и недвусмысленно указаны сведения о его местонахождении, позволяющие обособить используемое адвокатом помещение (его часть) от помещений, находящегося во владении и пользовании других лиц (другого адвокатского образования).

При изменении места нахождения или места расположения адвокатского кабинета, а также режима его работы и реквизитов, его адвокат должен письменно сообщить в совет палаты в трехдневный срок со дня наступления соответствующих обстоятельств.

После поступления уведомления проводится проверка помещения адвокатского кабинета в порядке, предусмотренном стандартом.

До проведения проверки и решения совета палаты о новом адресе адвокатского кабинета считается, что адвокатский кабинет располагается по прежнему адресу, указанному в реестре адвокатских образований палаты.

Стандарт устанавливает следующие требования к помещениям, в которых осуществляется адвокатская деятельность.

Помещение, в котором размещается адвокатский кабинет, должно соответствовать санитарно-гигиеническим и противопожарным требованиям.

Санитарно-гигиенические требования изложены в СанПиН 1.2.3685—21 «Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания», утвержденных Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 28.01.2021 №2 (ред. от 30.12.2022. Зарегистрировано в Минюсте России 29.01.2021 №62296).

Что до противопожарных требований, то только один перечень нормативных актов, где они содержатся (Справочная информация: «Нормы и правила пожарной безопасности» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс), это не считая двух федеральных законов «О пожарной безопасности» и «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»), даже меня, с переменным успехом защищающего доверителей от регионального управления МЧС с 2015 года повергает в легкое уныние и я каждый раз радуюсь, что избрал формой деятельности адвокатский кабинет в жилом помещении.

Помещение, являющееся местом размещения адвокатского кабинета, указано в стандарте совета палаты, должно быть оснащено:

– рабочими местами для адвокатов и работников, принятых на работу по трудовому договору (секретарь, бухгалтер, помощник адвоката, стажер);

– офисной мебелью для хранения документов, нарядов (это устаревшее название описей дел и их название в правоохранительных органах и судах), в том числе:

– сейфом для хранения печати, ордерских и квитанционных книжек, иных документов строгой отчетности,

– средствами связи, включая телефон, факс и электронную почту.

С целью обеспечения адвокатской тайны прием обратившихся за юридической помощью лиц должен осуществляться в изолированном от других помещений кабинете, обеспечивающем сохранение конфиденциальности.

В адвокатском кабинете должен быть обеспечен режим хранения документов, позволяющий сохранять адвокатскую тайну в части хранения:

финансово-хозяйственных документов, как по исполненным поручениям, так и по делам, которые находятся в производстве адвоката;

полученных от доверителя документов, производств по делам, собственных записей и архивов.

Адвокат должен осуществить практические меры по защите информации, составляющей предмет адвокатской тайны, предусмотренные в Приложении №2 к решению Совета ФПА РФ от 30.11.2009 (протокол №3) «Рекомендации по обеспечению адвокатской тайны и гарантий независимости адвоката при осуществлении адвокатами профессиональной деятельности».

Меры это достаточно просты, но, repetitio est mater studiorum, как говорили древние, повторение – мать учения, поэтому изложу их здесь в части требований к помещению и оборудованию адвокатского кабинета.

Общаться с доверителем в помещениях, позволяющих сохранять конфиденциальность, что имеет особое значение для адвокатов, осуществляющих адвокатскую деятельность в форме адвокатского кабинета и использующих для этих целей жилые помещения.

В телефонных разговорах с доверителем не касаться вопросов, в которые не должны быть посвящены посторонние; не использовать «громкую» телефонную связь.

В случае необходимости для защиты от прослушивания использовать разные SIM-карты или телефонные аппараты; при обсуждении особо важных дел выключать сотовый телефон и вынимать из него батарею питания.

Совет в случае необходимости для защиты от прослушивания использовать разные SIM-карты или телефонные аппараты, несколько наивен, так как оформленные на имя адвоката, они быстро станут известны заинтересованным лицам, а вариант использовать средства связи, оформленных на иное лицо, ставит под удар сохранность адвокатской тайны, впрочем, выбор за вами.

Пишут, что телефоны на переговорах можно класть в выключенную (!) микроволновую печь или под перевернутую металлическую кастрюлю, в моем кабинете есть и то и другое.

Уничтожать документы и информацию, в хранении которых нет необходимости (удалять файлы из компьютера, в том числе и из «корзины», уничтожать бумаги в специальном устройстве – шредере).

Для того чтобы исходящая от адвоката корреспонденция могла быть однозначно идентифицирована как почта адвоката, следует использовать фирменные бланки адвокатского образования; если документ оформлен не на бланке, обязательно указывать, что этот документ составлен адвокатом.

Соблюдать осторожность при работе с ежедневниками и органайзерами (как бумажными, так и электронными), поскольку в них содержится много конфиденциальной информации.

Каждый компьютер снабдить прочно удерживаемой наклейкой, содержащей надпись: «Компьютер принадлежит адвокату (фамилия, имя, отчество) и содержит адвокатские производства по делам его доверителей».

Для защиты информации, содержащейся в компьютере адвоката, установить периодически изменяемые пароли и систематически тестировать компьютер на предмет выявления попыток незаконного проникновения.

Особое внимание уделить локальной сети, а также получению и отправке информации через Интернет, то есть контролю за безопасностью электронной почты.

Компьютер, в котором хранится вся информация, создаваемая в адвокатском кабинете, или сервер желательно разместить в отдельном помещении с особым доступом – защитой от вторжения, а наиболее важную информацию хранить на сервере в зашифрованном виде, либо на съемном диске в сейфе.

Исключить возможность доступа к содержимому компьютеров, на которых работает адвокат, всех остальных лиц (защита информации может быть обеспечена путем специальных шифровальных программ.

Адвокатские производства в отношении каждого доверителя хранить отдельно, а при необходимости (в том числе и для удобства) – адвокатские производства по каждому делу.

Каждая папка должна иметь надпись: «Адвокатское производство. Содержащиеся в адвокатском производстве сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну и не могут использоваться в качестве доказательств обвинения».

Правовая аналитика (изложение правовой позиции, тактика, рекомендации и др.) следует хранить отдельно от документов, представленных доверителем.

Папки с адвокатскими производствами следует хранить в сейфах или металлических шкафах, имеющих надпись: «В сейфе (шкафу) содержатся сведения, составляющие охраняемую законом адвокатскую тайну»; такие же надписи должны быть и на архивных шкафах.

После завершения работы с документами они должны быть помещены в архив, место расположения которого и порядок хранения документов в котором также определяются адвокатом с учетом требования о сохранении адвокатской тайны.

Совет федеральной палаты рекомендует разработать на случай незаконного проникновения в офис действия, направленные на предотвращение незаконного доступа к сведениям, составляющим адвокатскую тайну.

Помимо общих требований, здание (помещение), занимаемое адвокатским кабинетом, должно отвечать следующим дополнительным требованиям:

– на фасаде здания, где размещается адвокатский кабинет, должна быть размещена вывеска с наименованием адвокатского кабинета, с указанием режима работы и времени приема граждан;

– внутри помещения, являющегося местом размещения адвокатского кабинета, должна быть представлена следующая информация: сведения об адвокатском кабинете; адрес, номер телефона адвокатской палаты, фамилия, имя и отчество ее руководителей; информация о рекомендуемых адвокатской палатой минимальных ставках вознаграждения при оказании юридической помощи адвокатами, утвержденная решением совета адвокатской палаты либо о ставках, утвержденных адвокатом; информация о порядке и условиях оказания адвокатом бесплатной юридической помощи.

Стандарт устанавливает порядок предоставления адвокатским кабинетом сведений в палату о месте осуществления адвокатской деятельности.

В целях выполнения адвокатской палаты требований подпункта 18 пункта 3 статьи 31 Закона об адвокатской деятельности о ведении реестра адвокатских образований, адвокат, при учреждении (изменении места нахождения) адвокатского кабинета, уведомляет палату о месте размещения, представляя одновременно копии правоустанавливающих документов на данное помещение.

Адвокат, принявший решение об учреждении (размещении) адвокатского кабинета в жилом помещении, кроме копий правоустанавливающих документов дополнительно представляет:

– план помещения (квартиры) с указанием в нем кабинета (кабинетов) адвоката;

– письменное согласие лиц, указанных в пунктах 6 и 7 статьи 21 Закона об адвокатской деятельности, на передачу изолированной части жилого помещения для обустройства адвокатского кабинета.

Документы должны быть направлены в адвокатскую палату не позднее трех рабочих дней с момента возникновения прав адвокатского кабинета на размещение в соответствующем здании (помещении).

Адвокату выдается выписка из реестра адвокатских образований адвокатской палаты о регистрации адвокатского кабинета по указанному им адресу, которая вместе с подлинниками либо надлежаще заверенными копиями правоустанавливающих документов на помещение должна храниться в адвокатском кабинете.

Таким образом, минимум оборудования в адвокатском кабинете должен содержать: стол и стул для работы адвоката, стулья и диваны для доверителей, мебель для размещения средств оргтехники, собственно сама оргтехника (многофункциональное устройство или принтер, сканер, факс, роутер, переплетный станок), мебель для размещения документов, книг, оконченных адвокатских производств, документов доверителей, оборудование для уничтожения бумажных документов, сейф для хранения отдельных документов.

По желанию адвоката, кабинет может быть дополнен книжными полками желательно с книгами по праву, но и книги об увлечениях адвоката (например, история и генеалогия русских дворянских родов, геральдика, яхтенный и горнолыжный спорт, фехтование и конный спорт, классическая музыка, биографии исторических деятелей и выдающих юристов прошлого, языкознание или коллекция словарей русского языка) будут уместными.

Стены кабинета лучше украсить картинами или фотографиями со спокойными сюжетами, располагающими к доверительному общению, снимающими настороженность и взвинченность доверителя, хорошо дополняют интерьер рамки с наградными документами и документами о повышении квалификации адвоката.

Не рекомендую украшать кабинет атрибутами властных структур (гербы, флаги, портреты действующих руководителей), статуэтками богинь правосудия, то есть всеми атрибутами, подпадающими под действие ограничений, установленных подпунктом 4 пункт 1 статьи 17 Кодекса профессиональной этики.

Для бытовых нужд в адвокатском кабинете не помешают санузел с душем или ванной, гладильная доска и утюг, зона отдыха с оборудованием для разогрева пищи, приготовления кофе и чая, холодильник, телевизор, хорошая аудиотехника, плеер (но это не только для отдыха, но и для работы, для прослушивания или просмотра соответствующих файлов).

– Васька! – крикнул Арон из машинного отделения.

– Чего ты на Бобу лаешься? Он же написал «Справочник яхтсмена», а не пособие для идиотов!

В. Кунин, Иванов и Рабинович или«Ай гоу ту Хайфа»

Информация об адвокатском кабинете

Корпоративные нормы предъявляют достаточно жесткие требования к информированию потенциальных доверителей об адвокате как в традиционном, так и в цифровом виде (в сети Интернет).

Пункт 1 статьи 17 Кодекса профессиональной этики, устанавливает, что информация об адвокате и адвокатском образовании допустима, если она не содержит:

1) оценочных характеристик адвоката;

2) отзывов других лиц о работе адвоката;

3) сравнений с другими адвокатами и критики других адвокатов;

4) заявлений, намеков, двусмысленностей, которые могут ввести в заблуждение потенциальных доверителей или вызывать у них безосновательные надежды.

При этом не имеет значения, в какой форме указанная информация распространяется.

С оценочными характеристиками, – мне, как бывшему несостоявшемуся филологу, все понятно, для лиц далеких от лингвистики сообщу, что речь идет об эпитетах: лучший, первый, элитный, непревзойденный…

Как бы ни был доволен вашей работой по делу доверитель, свой отзыв о вашей работе он может сообщить только вам лично.

Сравнивать себя с коллегами не только опасно привлечением к дисциплинарной ответственности, но и бесполезно: сегодня у вас два оправдательных приговора, завтра у коллеги – три; сегодня вы взыскали в пользу доверителя по расписке один миллион рублей, завтра коллега добьется взыскания упущенной прибыли в десять миллионов рублей; и совсем за гранью сравнивать доходы коллег: сегодня вы на БМВ, завтра коллега на Бентли.

Критика, как и конкуренция, полезны, но только не в публичном пространстве: если коллега перепутал статьи кодекса или неграмотно написал что-то, то самое большое, что вы можете сделать – это обратить его внимание в личной беседе или сообщении.

Подпункт 4 пункт 1 статьи 17 Кодекса профессиональной этики, как показывает практика, больше касается выходцев из правоохранительных органов, судов и иных органов власти.

Почему?

Прежде всего потому, что они, в отличие от моей прошлой биографии (слесарь, учитель, преподаватель), или моих коллег, не имеющих такого опыта, могут ввести в заблуждение потенциальных доверителей или вызывать у них безосновательные надежды.

Заявления, намеки, двусмысленности – это не только указание в каком либо виде на опыт работы в правоохранительных органах, судах и иных органах власти (указание на ведомственные знаки отличия, занимаемые должности, классные чины и специальные звания, фотографии в форме), но и на предыдущий положительный опыт работы по той или иной категории дел (помним – безосновательные надежды).

А сейчас обратимся к формам распространения информации об адвокате.

Самым традиционным видом информации об адвокате является его визитная карточка.

Наиболее распространенный размер визитной карточки: 90 х 50 мм для мужчин и 80 х 40 мм для женщин.

Изготовляется визитная карточка из плотной бумаги высокого качества.

В соответствии с общемировой практикой и по правилам русского языка сначала должны быть указаны имя, отчество, а затем – фамилия.

В деловой визитной карточке допускается указание на должность (статус) – адвокат, возможно – ученую степень, а также: почтовый адрес осуществления деятельности, номера телефонов, адрес электронной почты и сайта.

Указание на лицевой или оборотной стороне визитной карточки специализации адвоката представляется излишней, это делает визитную карточку неряшливой и перегруженной текстом, превращает ее в рекламный листок.

Недопустимо в любом случае помещать на визитной карточке адвоката эмблемы и знаки, особенно связанные с правоохранительными органами.

Другой формой информации об адвокатском кабинете является вывеска на наружной стороне зданий.

Указанная вывеска, однако, если ее размещать на многоквартирном доме требует разрешения общего собрания собственников жилых помещений, иногда согласования с органами местного самоуправления.

Размещение вывески адвокатского кабинета в бизнес-центрах, как правило, решается при заключении договора аренды либо при приобретении офиса по правилам, установленным в них.

Листовки и объявления представляются наименее эффективными средствами привлечения доверителей, потому что ограничены действующими нормами корпорации.

Более эффективными, на мой взгляд, являются следующие виды информации об адвокате: публикация статей и книг, лекционная и преподавательская деятельность, экспертная деятельность в избранной отрасли права.

Для меня лично большим подспорьем стали семинары по трудовому и корпоративному праву, проводимые в крае для предпринимателей и юристов с 1999 года.

До сих пор вспоминаю 2006 год, когда в трудовой кодекс было внесено более 300 поправок, а мне пришлось всю осень и часть зимы провести в командировках по городам и весям Пермского края.

Слушатели семинаров впоследствии обращаются не только по вопросам семинара, но и по личным вопросам, в том числе за защитой по уголовным делам (с 2004 года).

В 2000 году мне пришлось консультировать работников туристической отрасли, готовить документы для создания некоммерческого партнерства, ныне ассоциации, «Пермская туристическая гильдия».

Знакомство с руководителями турагентств и туроператоров привело к изучению этой отрасли права, находившейся тогда в зачаточном состоянии (была неопределенность, договор реализации туристского продукта – это договор купли-продажи или договор возмездного оказания услуг).

Позднее ко мне стали обращаться иногородние туроператоры и турагенты для представления их интересов в судах края.