Визуализация для эффективности

Начнём с простых досок и информационных центров. Работая над повышением эффективности оборудования, оперативную информацию (показатели, планы, распределение ролей и функций, информацию о решении проблем и т.д.) размещают на отдельном тематическом информационном центре. Суть работы аналогична информационным центрам SFM, только меняется основная цель.

Не будем останавливаться на нём.

Следующий пример гораздо интересней с точки зрения устранения ощутимых потерь. Это стенд работы с текущими неисправностями. Он подробно описывается в видеокурсе «ТРМ. Всеобщее обслуживания оборудования», здесь мы приведём краткое описание его работы. В первую очередь обратите внимание, что стенд работает именно с текущими, а не аварийными неисправностями. Текущая неисправность – это неисправность, не приводящая к остановке, или браку. Например, утечка масла или воздуха, скрип или шум, но работать можно.

Обратите внимание на первый рисунок. На маркерной доске отображена схема расположения технологического оборудования как есть: в виде планировки в масштабе. Слева дан перечень всего оборудования, которое пронумеровано соответственно на схеме.

Работа инструмента проста. В случае возникновения текущей неисправности, оператор ставит магнит определённого цвета на соответствующее оборудование. В данном примере магниты желтые – неисправность по механической части, красные – неисправность по электрической части, зелёные – неисправность по гидравлической части и синие – когда требуется наладка оборудования.

В соответствии с правилами, доска располагается в людном месте, там, где ремонтный персонал может легко её увидеть. Таким образом, визуализация текущей неисправности в виде магнита «мозолит глаза» и руководителям и ремонтному персоналу, т.к. все понимают, что текущая неисправность со временем может перейти в аварийную и тога она будет стоить гораздо дороже.

Здесь работает такое же ощущение, как когда загорается лампочка на панели приборов в автомобиле. Если это низкий уровень топлива, то мы знаем, что сможем проехать определённое расстояние до остановки, если это ошибка в системе, то мы не знаем, что это и будем стараться заехать в автосервис как можно быстрее. Также и магнит, вызывает чувство беспокойства.

Последний рисунок на странице отражает упрощённый вариант такой доски. Если первая удобна для участков с большим количеством оборудования, то этот вариант применим для отдельного большого оборудования, например, сложной линии. Здесь текущие неисправности записываются на стикерах и прикрепляются с помощью канцелярских зажимов сначала в раздел «подано», затем перемещаются в раздел «в работе», в раздел «исправлено» и в раздел «закрыто». Механизм работы абсолютно аналогичен, «глаза мозолит» уже стикер, а не магнит. Цель у всех подобных инструментов – сделать так, чтобы текущие неисправности не приводили к аварийным, организовать раннее предупреждение поломок. Подробней этот вопрос вы можете изучить в курсе «ТРМ. Всеобщее обслуживание оборудования».

Следующий пример – это обычные стандарты автономного обслуживания оборудования.

Формы стандартов применяются совершенно различные, поэтому в настоящем разделе мы даже не пытались выделить наиболее распространённые из них. Т.к. настоящая книга о визуализации, то мы не рассматриваем не визуальных стандартов вообще, предполагаем, что если есть стандарт, то в нём есть графическая составляющая: фотография, схема, рисунок или чертёж. Это особо важно в таких сложных моментах, как обслуживание оборудования. Идеальный вариант стандарта – это комикс, по картинкам которого ясно и понятно, что и в какой последовательности надо делать, а что делать категорически запрещается.

Визуализация таких стандартов позволяет сфокусировать внимание на ключевых моментах, связанных с безопасностью, правильным выполнением работ и качеством.

Любой стандарт для работника – это напоминание о правильной последовательности действий, которую он должен сделать.

Любой стандарт для руководителя – это средство быстрого контроля, который напоминает ему выполнить контроль и позволяет сделать это сравнив последовательность работ в стандарте с фактическим исполнением.

Следующий пример – стандарт, выполненный в виде чек-листа. Он имеет аналогичные с обычным стандартом функции, однако, по нему можно увидеть подтверждение выполнения работ. Это очень важный момент, особенно, на начальных этапах внедрения автономного обслуживания. Механизм работы чек-листа связан с особенностями человеческого организма, которые заключаются в том, что человеку не свойственно обманывать. Человек может забыть или проигнорировать обычный стандарт с гораздо большей вероятностью, чем чек-лист. Здесь ему надо сделать отметку, можно поставить галочку, или крестик, а можно подпись, большой разницы нет. Даже ставя простую галочку, человек подтверждает, что всё выполнил, в соответствии со стандартом. Здесь солгать уже тяжелее. Галочка воспринимается как подпись в документе. Одно дело проигнорировать стандарт, а другое дело подписаться под выполнением и не сделать его.

На этом и основан механизм работы подобных чек листов. Более подробное его описание вы можете найти в курсе «ТРМ. Всеобщее обслуживание оборудования».

Примеры 5S

В настоящем разделе мы посмотрим примеры визуализации рабочих мест в производстве и в офисе, применительно к организации рабочих мест. Приведённые примеры – это всего лишь примеры того, как можно сделать, я не призываю вас копировать их на вашем производстве.

Более подробную информацию о системе 5S вы можете получить из следующих источников:

Книга «5S. Организация рабочих мест»

Видеокурс «5S. Организация рабочих мест»

Вначале посмотрим, что можно визуализировать на рабочем месте?

Разметка участка. Обозначают проезды, опасные, зоны, входы и выходы процесса, разделение зон ответственности и т.д.

Визуализация зон, участков, бригад, рабочих мест.

Расположение инструментов, материалов, комплектующих. Обозначение что где находится, количество и уровень запасов комплектующих, материалов, инструментов и предметов, которые используются на рабочем месте. Обычно делают подписи в местах хранения и перечни хранимого, оконтуривание и маркировку инструмента.

Общая визуализация – по безопасности, эргономике, касающаяся конкретных шагов 5S, устранения потерь и т.д.

Стандарты и инструменты подтверждения. Например, стенды задач, стандарт уборки, обслуживания и прочее.

Визуализация участка обычно выполняется стандартным способом: либо краской, либо скотчем или оракалом, в зависимости от того, какие полы и что есть в наличии. Выделяют обычно рабочие зоны, отделяются проезды, опасные зоны отмечают красной разметкой. Отдельно могут быть отмечены зоны хранения инструмента, оснастки, места, куда должны быть поставлены комплектующие и так далее.

Визуализируют то, что передвигается и достаточно габаритные предметы: стеллажи, тумбочки, столы. Как правило, это имеет смысл делать (оконтурить такие предметы), если существует реальная возможность поставить их не на своё место, или передвинуть куда-либо.

Нет смысла оконтурить мебель, которую невозможно передвинуть.

Кроме этого, принимается обычно общая визуализация зон, например, участков, цехов, бригад, рабочих мест в виде табличек, чтобы опять же обеспечить прозрачность процесса и было понятно, куда вы попали, на какое рабочее место. Для обычной разметки принято использовать желтый цвет, для опасных зон – красный.

Визуализация расположения материалов, инструментов – это подсказка для логиста, куда ставить конкретный груз. Как правило, таким образом визуализируется то, что постоянно передвигают, и таким образом показаны лучшие места расположения. В последнем примере скомплектована специальная тележка, место для нее оконтурено и расположена визуализация того, что в ней должно быть. Таким образом, что-то лишнее либо нехватка нужного сразу видна.

Кроме того, расположение материалов, инструментов, комплектующих визуализируют подписями на стеллажах. Часто пытаются визуализировать расположение с помощью ещё и цветовых маркеров, обычно ими показан уровень запасов.

В одном из примеров (справа) визуализирован цветовыми маркерами уровень запасов бумажной ленты. Когда рулоны кончаются (их количество доходит до определенного уровня), следовательно, их пора пополнить. На примере показан максимальный и минимальный уровень запасов. На следующем рисунке то же самое можно видеть, с канистрами. В этом случае, показан максимальный и минимальный уровень жидкости.

На двух следующих рисунках (выше и ниже) визуализирован уровень комплектующих там, где можно перепутать и где находится много тары и есть возможность перепутать, расположены подсказки, в первую очередь для логиста, во вторую – для рабочих, чтобы осуществлять контроль. Кроме того, в данном случае визуализировано минимальное и максимальное количество запасов.

Для визуализации инструмента обычно используют оконтуривание, проектировку, подписи. Обычно стараются делать такое хранение инструментов, чтобы туда невозможно было положить что-то лишнее: подписи данных на ящичках и тому подобное. Самый ходовой инструмент стараются располагать на уровне глаз, чтобы удобно было брать и пополнять. То, что используется редко, кладется подальше. Если инструмента много, то обычно делается перечень: сколько и какого инструмента имеется в наличии.

Перенастраиваемый стеллаж с металлической сеткой, которые вы можете увидеть на рисунке, как раз и служит для того, чтобы сделать рабочие места эргономичнее, т.к. такую сетку можно перенастроить под любое количество инструментов.

Следующий пример (см. рисунок справа) – очень хорошее, простое решение – вырезана поставка под инструмент и оснастку из туристического коврика. Часто для этих целей используют упаковочный материал: то, в чем было упаковано оборудование, то, что можно вовлечь. Красиво, чисто, выгодно и удобно вырезать пазы.

Ряд примеров ниже также показывает примеры визуализации, применительно к хранению инструмента: подписи, оконтуривание.

Стандарты на рабочих местах могут быть очень разными. Здесь приведена лишь пара примеров. Первый – это просто стандарт в виде паспорта рабочего места, где вы можете увидеть закрепление ответственности и краткий перечень того, что выполняется на рабочем месте.

Второй вариант усложнен, здесь изображена планировка участка. Обычно планировку изображают там, где участок может меняться. Стандарт нужен для того, чтобы закрепить какие-то улучшения, поэтому не делайте стандарт планировки там, где она неизменна. Дополнительно в стандарте, который вы видите, кратко изложены основные действия при приеме и передаче смены, во сколько это происходит, что нужно убрать, протереть. Также представлен перечень необходимых действий.

Функции данных стандартов аналогично с любыми другими: напоминание и контроль.

Не обязательно делать всё из приведённых примеров на каждом рабочем месте. Визуализация в данных примерах нужна для того, чтобы сделать процесс более прозрачным, чтобы любые отклонения от нормального, улучшенного состояния, сразу становились видны. Исходите из этой основной цели и не перестарайтесь.

В продолжение обширной темы визуализации в 5S, рассмотрим некоторые примеры визуализации рабочих мест в офисе. Вот несколько направлений применения визуализации в офисах:

Визуализация для улучшения коммуникации. Это – размещение персонала, таблички на кабинетах, элементарная навигация для устранения потерь времени на поиск нужного сотрудника. Направление особо актуально для крупных компаний, где люди не знают друг друга. Она нужна, в основном, для экономии времени посетителей и сотрудников, которые работают непосредственно на рабочих местах.

Визуализация размещения документации. Самое распространенное, что здесь обычно делается – цветовое зонирование, упорядочивание папок, разработка перечней содержимого, размещенного на полках, стеллажах, в архиве, подписи шкафов, тумбочек. Все, что помогает быстро найти документы и нужные предметы и использовать их в работе. Это даёт существенную экономию времени.

Визуализация зон ответственности персонала: кто за какую территорию отвечает, как, чем и когда необходимо поддерживать чистоту, что необходимо для поддержания порядка. Это установка общих правил и их визуализация. Направление очень важно, когда имеется большое количество зон общего пользования, на которых конкретные сотрудники не работают, а используют все.

Стандарты поддержания чистоты и уборки. Прописывается кто, что, где, когда, как и при помощи чего делать уборку, кто какую уборку производит, какие критерии чистоты после уборки должны присутствовать и так далее. Здесь могут быть простые стандарты, визуальные стандарты либо стандарты в виде визуальных инструментов контроля.

Дополнительная управленческая визуализация, например, расположение персонала, регламенты, стандарты, стенды, наглядная агитация, визуализация по безопасности и так далее. Это может быть все, что угодно, что не относится к первым четырем категориям.

Визуализация для улучшения коммуникаций

На рисунке ниже вы можете видеть пример одной из компаний. Это планировка офиса с фотографиями работников. Достаточно простая визуализация помогает быстро найти нужного специалиста, попутно она помогает закреплять зоны ответственности. Можно совместить два стандарта, если в этом есть необходимость.

Это актуально для крупных компаний с большим бюрократическим аппаратом, где сотрудники тратят много времени на поиск других сотрудников предприятия при согласовании документации, где приходится бегать по кабинетам в поисках нужного специалиста, который должен, например, поставить подпись или передать какое-то сообщение, корреспонденцию, документ.

Подобные вещи актуальны не только в крупных, но и в небольших компаниях, которые занимаются оказанием услуг и в которые приходят люди (поставщики, клиенты, экспедиторы). Многим людям некомфортно ходить по кабинетам задавать вопросы, они могут, столкнувшись с непонятной ситуацией или невозможностью определить, в какой кабинет и к какому специалисту им обратиться, просто развернуться и уйти.

Визуализация в сервисе очень хорошо помогает с точки зрения навигации. Для этого могут быть, например, нарисованы стрелки на полу, цветовая маркировка, таблички у кабинетов с указанием планировки и расположения сотрудников, сидящих в данном кабинете, все это сильно облегчает поиск специалистов.

Это могут быть фотографии людей, чья корреспонденция, к примеру, лежит в определенном ящичке, или бумага наподобие бейджа, который содержит основную информацию о сотруднике, работающем на данном рабочем месте (имя, фамилию, отчество, его должность, номера телефонов и прочее).

Это простые решения, которые с помощью визуализации решают проблемы коммуникации определенного офиса, подразделения, департамента и так далее.

Визуализация документации

Самое распространенное, что делается в визуализации размещения документов – это нумерация папок, к которой опять же нужно переходить только после того, как вы провели сортировку и упорядочивание: выкинули все лишнее, что-то передали в архив, сдали в макулатуру, что-то сразу сожгли, провели упорядочивание.

Правило здесь остаётся неизменным: документация, которой часто пользуются, должна храниться поближе, а использующаяся редко может находиться на дальней полке. После этого проводится нумерация папок, размещение перечня рядом либо на торце, либо на дверце шкафа. Очень часто маркируют папки по цветам в зависимости от каких-либо категорий.

Например, отчетная документация синего цвета, текущий проект - красный цвет, бухгалтерская отчетность – зеленого и т.д.

Часто проводят линии сквозь ряд с папками, они нужны для того, чтобы визуально можно было увидеть отклонение. Если какая-то папка будет поставлена, например, не на свое место, это сразу будет всем заметно. Если у вас в офисе часто случаются такие ошибки, когда человек торопится и ставит папку не на свое место, целесообразно применить такое решение. Человеку, который ставит эту папку не на то место, самому будет легче увидеть отклонения расположения и поставить ее на нужное место. Подобное упорядочивание экономит время всем, это поможет сократить поиски и сортировку.

Применительно к документации существует масса различных решений. Некоторые закрепляют ответственность, например, фотографией ответственного лица, приклеенной к папке. Опять же это делается лишь там, где существует строгое закрепление ответственности и типичный набор содержимого в папке. Например, в случаях, когда, открыв папку, не сразу можно понять, что содержимые документы предназначены для работы другому работнику.

Популярное решение – подписи шкафчиков (где что находится). Это в первую очередь эстетика, упрощение навигации и решение проблемы поиска необходимого.

Схемы зон ответственности сотрудников и зонирование

Перед вами один из примеров, как можно зонировать общие территории, шкафчики, тумбочки и так далее, закрепить ответственность по местам, закрепить за сотрудником место его работы и добавить часть прилегающей общей территории.

Это не означает, что человек постоянно, каждый день должен делать там уборку, сортировку и так далее. Он обязан следить за его состоянием, и если, например, другой сотрудник не выполняет какие-то элементарные правила (например, ставит что-то не на место), то ответственный имеет право подать жалобу либо сделать замечание. Этот метод помогает поддерживать чистоту помещения в нормальном состоянии.

Помните о том, что, когда на рабочих местах порядок, но есть бардак в местах общего пользования, то постепенно этот бардак будет переходить и на рабочие места.

Стандарты

В следующем примере представлен элемент визуального контроля, под названием «Стенд задач 5S». Он может применяться как в производстве, так и в офисе для подержания порядка и контроля за этим. В данном примере персонал офиса состоит из четырех человек, существует определенный график дежурств, и стенд задач показывает, что каждый сотрудник должен сделать в указанный день по этому графику.

На карточках стенда нанесены работы, которые следует выполнить в соответствующий день недели. После выполнения карточка переворачивается зелёной стороной наружу. Всем издалека видно выполнены ли стандартные действия или нет. Стенд будет постоянно напоминать об этом. Кроме того, как визуальный стандарт, стенд помогает осуществлять функцию контроля руководителем.

Следующий пример визуализации – визуализация зон освещенности.

Каждый выключатель отвечает за определенную зону освещенности. Как правило, их размещают в местах общего пользования, там, где много осветительных приборов. Основная задача – сэкономить ресурсы в виде лампочек, которые просто так зажигаются, сэкономить время плюс добавить эстетики помещению.

Другой, более распространенный вариант визуализации – визуализация коридоров и общих проездов.

Они существенно снижает появление травмоопасных ситуаций. К этому типу относятся любые предупреждающие знаки, например, "осторожно, мокрый пол".

Пример, как правило, относится к зонам общего пользования, коридорам и т.д.

Помните, что каждый из таких примеров вы можете адаптировать под свои нужды, необязательно перенимать один в один. Подумайте в первую очередь о целесообразности применения того или иного вида визуализации, что он вам даст, что сэкономит или может ли он устранить какие-то потери или улучшить чистоту. У каждой визуализации должна быть цель и польза.

Кроме приведённых примеров существует большое количество прочей дополнительной визуализации: расстановка персонала, регламенты, стандарты, наглядная агитация по безопасности и качеству и многое другое.

Примеры визуализации средств управления

Направление визуализации средств управления больше распространено на Западе, нежели в России. Тем не менее, существует ряд примеров, о которых хочется рассказать на страницах настоящей книги.

Основная цель подобной визуализации – сделать визуализируемые процессы более прозрачными. Как следствие, уменьшить количество ошибок, обеспечить раннее реагирование на появление проблемы или отклонения, а также создать единое информационное пространство. Создание единого информационного пространства означает обеспечение всех тех, кто видит и сталкивается со средством визуализации, определённой, нужной им информацией.