Визуализация для эффективности

Филипп Семенычев

Визуализация для эффективности

Введение

Уважаемый читатель, в этой книге я решил поделиться очередным набором материалов, который при правильном применении поможет вам сократить потери и уменьшить количество проблем в вашей работе.

В большинстве своих книг и во многих статьях, я неоднократно упоминаю о важности применения визуализации (визуального представления информации), часто привожу примеры применения инструментов, основанных на визуализации. Те, кто хорошо знаком с инструментарием и методологией Бережливого производства и lean знают, что большинство методов и инструментов используют принцип визуального представления информации. До сих пор эта тема затрагивалась только частично, применительно к описанию того или иного метода или инструмента. На этот раз, я решил описать механизмы и правила работы визуализации, используя реальные примеры, которых за годы практики накопилось достаточное количество. Чтобы сосредоточиться только на теме визуализации и не пояснять отдельные принципы, методы и инструменты lean, в тексте вы найдёте множество ссылок. Ссылки ведут на статьи, курсы, другие книги и прочие материалы тематики lean и Бережливого производства. Это помогло придерживаться темы и существенно сократить объём книги.

Настоящая книга подходит руководителям и специалистам, а также компаниям, которые находятся как на начальной стадии развёртывания lean и Бережливого производства, так и имеющим значительный опыт. Применение визуализации имеет свои преимущества везде и всегда. Главное правильно её применять. Об этом и говорится в первой части книги. Вы узнаете, что отличает обыкновенную и не рабочую визуализацию от качественной и эффективной. Вы познакомитесь с правилами применения визуализации, а также с областями её применения. Вторая часть книги посвящена примерам. Некоторые из примеров покажутся кому-то нереальными и даже фантастическими, а кто-то сразу возьмёт их на вооружение. Это не удивительно, у каждого читателя свой уровень развития lean в организации и свой уровень сложности применяемых инструментов. Тем не менее, все приведённые примеры реальны, заверяю, что я не нарисовал ни одной фотографии.

Если серьёзно, то рекомендую вам внимательно присмотреться к каждому примеру, т.к. каждый пример выполняет определённый набор полезных функций, который, возможно, пригодится и вам.

Желаю вам удачи!

Что такое визуализация?

В различной литературе тематики lean и бережливое производство, а также на страницах leanbase.ru можно часто встретить такой термин, как визуализация.

Визуализация – это метод представления воспринимаемой в виде оптического изображения (рисунков, диаграмм, графиков, структурных схем, карт, таблиц и т. д.).

Другими словами, это наглядное представление информации. Такое представление, которое позволяет людям лучше воспринимать нужную в конкретной ситуации информацию и, с помощью неё, принимать нужные для организации решения.

Визуализация – это не то, что мы представляем в воображении. Это наглядная информация, которая находится перед глазами. Вся рекламная индустрия построена на принципе визуализации. Глядя на рекламный баннер Макдоналдс, у человека самопроизвольно просыпается аппетит и выделяется слюна. Глядя на рекламу лекарства, человек чувствует лёгкое недомогание и стремится приобрести его. И так со всем. Это не магия, а хорошая работа средств визуализации, которые также успешно можно применять в работе по улучшениям, в производственном и сервисном процессе, везде в вашей работе.

Существуют целые методы операционного управления (например, SFM – управление из места создания ценности), которые используют механизм визуализации. Поэтому, наряду с понятием визуализация, в различных источниках встречаются следующие понятия:

Визуальный менеджмент – это процесс управления, с помощью простых наглядных сигналов для немедленного реагирования на новые условия и обстоятельства.

Визуальный контроль – метод контроля с помощью визуальных ориентиров (средств визуального контроля). Он позволяет с помощью обхода оценить, что происходит в контролируемом процессе. Это не просто контроль глазами, как принято понимать. Это именно использование таких визуальных ориентиров, которые помогают быстро осуществить этот контроль.

Средства визуального контроля – это визуализация, помогающая мгновенно определить состояние контролируемого процесса, средство быстрого обнаружения отклонения при его появлении.

Другими словами, визуализация позволяет быстро осуществлять контроль, если отклонение можно увидеть. Но об этом и других преимуществах мы расскажем позже.

Визуализация – это не просто незаменимый принцип и инструмент lean, это огромный рычаг, используя который вы сможете сдвинуть казалось-бы неподвижные скалы изменений в вашей организации. Книга как раз посвящена описанию того, как вы можете использовать этот рычаг.

Понятие «прозрачность процесса» не менее распространено, чем понятие визуализации. Прозрачность, по аналогии с прозрачным водоёмом, означает видимость всего, что происходит в процессе. Это относится ко всему: к пониманию то ли производится, выдерживается ли темп, какие проблемы существуют и т.д. Прозрачный процесс понятен для всех. Человек, оказавшийся в прозрачном процессе, будь то производственный. Офисный или любой другой процесс, может без труда понять, что происходит. Он сможет понять где вход и выход процесса, какие в процессе существуют отклонения, что не хватает и т.д. Возникающие проблемы в прозрачном процессе сразу становятся видны всем. Именно «видны», т.к. прозрачность процесса в основном достигается при помощи применения средств визуализации и визуального контроля.

Многие примеры, приведённые в настоящей книге, частично служат для обеспечения прозрачности того или иного процесса.

Особенности восприятия

Принцип визуализации использует мощные механизмы человеческого устройства. В частности, механизмы восприятия информации.

Он основан на особенности устройства человеческого организма, которое заключается в наибольшей восприимчивости информации человеком через органы зрения.

Вот вам факт. Как известно, зрительный нерв человека – самый толстый нерв в организме, он мгновенно передаёт информацию в головной мозг. Толщина нерва более 1 мм, что позволяет передавать огромные объёмы информации по сравнению с другими способами.

Фот ещё пара фактов. Человек воспринимает 83% информации, которую он видит и только 11% – которую слышит, 3,5% информации, которую он нюхает, 1,5% информации, которую он пробует на вкус и 1% информации, которую он ощущает.

Всмотритесь в эту картинку. Разве не впечатляет?

Именно поэтому в народе прижились такая пословица, как «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Китайская же пословица гласит: «Одна картинка стоит десяти тысяч слов». И если хорошо поискать, то, в культуре практически каждого народа, можно найти подобные пословицы. Факт того, что человек воспринимает окружающий мир преимущественно глазами, ни для кого ни остался незамеченным.

Что касается запоминания информации человеком, то тут картина немного иная.

Человек запоминает 20% того, что он слышит, 30% того, что он видит, 50% того, что он одновременно слышит и видит, 70% того, что он говорит и 90% того, что он внедряет.

Что это значит?

Это значит, что из 100% информации, которые вы доносите до коллектива, подчинённого, до коллеги или кого угодно, человек запомнит лишь небольшую часть.

Что толку доводить до людей большие объёмы важной информации, ели они её не запомнят и не будут ей пользоваться?

Кстати, то же самое произойдёт и с материалом настоящей книги: если вы не внедрите что-то сразу, вы забудете даже самые интересные и полезные данные, как бы визуально и понятно они не были представлены. Будьте внимательны!

Таким образом, донести информацию можно достаточно хорошо и точно, используя наглядность и несколько каналов восприятия. Вторая задача – сохранить информацию в памяти на необходимый промежуток времени. Это можно сделать лишь, заставляя повторять информацию и незамедлительно реализовывать определённые действия. Однако, есть приём, который позволяет поддерживать нужный уровень запоминания информации, о нём мы расскажем в разделе «4 функции визуализации».

Запомните эти факты, они могут оказать вам неоценимую пользу в вашей работе.

Рекламируем бережливость

Принцип визуального представления информации широко применяется в рекламе. На этом принципе основана работа всех рекламных плакатов, постеров, баннеров и т.п. Вы наверно замечали, что отдельные образы или слоганы могут автоматически всплывать в голове несколько раз за день, если утром вы обратили внимание на яркий рекламный баннер. Информация быстро укладывается в голове и периодически напоминает о себе.

Визуализация в рекламе выполняет две интересующие нас функции:

Заинтересовать человека, привлечь его внимание. Как правило это яркая, интригующая, или цепляющая картинка. В последнее время самым распространённым примером привлечения внимания стала обнажённая женская фигура, дальше рекламируется всё что угодно, от кофе до автомобилей.

Донести конкретную информацию через рекламный образ. Здесь в картинке, фотографии или ролике, как правило, зашифрована определенная информация. Рекламный образ создается с использованием стереотипов и архетипов общества, то есть коллективного сознания и бессознательного.

В настоящее время имеется множество результатов отдельных исследований, изучавших различные аспекты восприимчивости рекламы человеком. Существует представление о том, какие цвета лучше использовать в продажах разных продуктов, где должны располагаться образы, захватывающие внимание и многое другое. Это уже глубокий маркетинг, поэтому мы не будем останавливаться здесь на этой теме. Вы без труда найдёте результаты нужных вам исследований в интернете.

Таким образом, хорошая реклама эффективно действует на человека. Почему бы это не использовать на предприятиях и в организациях, «продавая» работникам корпоративные ценности, правильные и безопасные способы работы, способы обеспечения качества и т.д.?

Многие, читая настоящую книгу вспомнят о системе агитации и пропаганда, которая существовала в Советском Союзе, и будут правы. Система работала достаточно хорошо, обилие качественной наглядной агитации поддерживало нужные установки в сознании людей. Разумеется, роль визуализации здесь отнюдь не первостепенная, кроме этого была проведена огромная работа по ряду направлений. Тем не менее, существовавшая система агитации через органы зрения работала достаточно эффективно. Давайте вспомним и возьмём лучшее от неё.

Изображение является наиболее важной деталью в рекламе. Это может быть, как рисунок, так и фотография. В настоящее время все больше используется фотография. Считается, что тщательно выполненный рисунок может сообщить нам больше сведений о предмете рекламы, но он никогда не будет обладать той силой фотографии, которая принуждает верить в её реальность.

Рекламная фотография – это особый вид художественной фотографии. В рекламе необходима яркость, броскость, оригинальность и необычность. Одно из важнейших требований – безупречное техническое исполнение. Объект должен быть показан в лучшем свете. Наверняка вы знаете, что продукты питания и блюда ресторанов, изображённые на рекламе, в большинстве случаев не настоящие. Это лишь хорошо подготовленные и сфотографированные в «аппетитном» виде, муляжи. Но слюнки от этих фотографий текут реальные.

От рекламной фотографии требуется эмоциональность, чтобы не оставлять зрителя равнодушным. С точки зрения психологии память на эмоциональные образы и эмоциональные состояния, вызываемые рекламным сообщением, является наиболее прочной. Она сильнее воздействует на принятие решения, чем другие виды памяти.

Это всего лишь пара приёмов, используемых в рекламе. Их существует огромное множество: визуализация стереотипа, недосказанность, юмор, приобщение к личности (например, к актёру) и т.д. В настоящее время достаточно полезной информации, чтобы более подробно изучить тонкости разработки правильной рекламы. В контексте настоящей книги, хочется подчеркнуть, что правильно построенная визуализация способна дать мощные результаты.

Сфера применения визуализации на предприятии гораздо шире, нежели в рекламе. На предприятии мы применяем не только наглядную агитацию, мы управляем производством и логистикой, информируем и предостерегаем персонал, организуем эффективные рабочие места, управляем состоянием оборудования и т.д. Визуализация применима к различным аспектам функционирования предприятия. В любом случае, визуализация должна быть качественная: хорошо читаемая, акцентирующая внимание на нужные моменты, выявляющая отклонения от нормального состояния дел и т.д. Другими словами, ряд принципов и подходов, которые используются в рекламе, вполне применимы и полезны при встраивании визуализации на предприятии.

Далее мы разберём, как использовать визуализацию на предприятии максимально эффективно.

4 важных преимущества визуализации

Приведём четыре важных преимущества визуализации. Они понадобятся вам при постановке целей, т.к. любая визуализация должна служить определённой цели и должна выполнять определённые функции, но об этом позже.

Наряду с преимуществами, перечисленными выше, применительно к предприятиям и организациям, можно выделить следующие преимущества визуального представления информации:

Полное восприятия необходимой информации

Визуализация, т.е. метод представления информации в виде оптического изображения (рисунков, диаграмм, графиков, структурных схем, карт, таблиц и т. д.), является наиболее простым и эффективным способом передачи информации.

Когда информация представлена наглядно, человек её видит и читает, т.е. задействованы основные каналы восприятия информации. Именно поэтому современные менеджеры, проводя совещания, делают записи на флип-чарт, которые видны всем и все наиболее полно усваивают информацию. Именно поэтому, изучая процесс или поток создания ценности, их схематичные изображения делаются на стенах, досках и т.п. Дополнительно, когда информация обсуждается, она усваивается и запоминается ещё лучше. Об этом мы говорили в разделе «Особенности восприятия».

Отсутствие или сокращение ошибок в визуализированной информации

Одно из важнейших преимуществ визуализации. Дело даже не в том, что конкретный человек лучше для себя понимает, усваивает и запоминает информацию. Когда информация представлена визуально, существенно совращается количество ошибок, связанных с её использованием. Любые неточности в такой информации сразу становятся видны, их быстрее выявляют и устраняют. Неточности, связанные с формулировками и интерпретацией одних и тех же данных, также сокращаются, т.к. информация находится перед глазами и такие неточности провоцируют её обсуждение. Доказанный факт, что передающаяся информация воспринимается другим человеком с большой степенью искажения и интерпретируется сугубо индивидуально. Визуализация помогает сгладить проблемы неоднозначного понимания и проблем, связанных с этим.

Попросите свой коллектив представить стол. После нескольких секунд раздумий попросите команду поделиться своими описаниями с окружающими. Теперь задумаемся о том, что если даже такое простой предмет как стол каждый представляет и описывает по-разному, то что говорить о другой, более сложной информации?

Аналогично воспринимается и любая другая информация: через призму индивидуального понимания. Не секрет, что информация искажается при передаче. Приказ, доведённый до коллектива, переданный через несколько уст, будет уже совсем не тем и результат вряд ли устроит руководителя. Поэтому приказы всегда доносятся в письменном виде и дословно. Это только один вид информации, следует понимать, что кроме него существует множество других видов. Чтобы точнее и без потерь передать информацию можно воспользоваться средствами визуализации. Это часто применяют к целям и планам организации, когда доводят их до персонала.

Поддержание высокого уровня информированности

Визуализация помогает работнику не забыть доведённую до него и разъяснённую информацию, а также вспомнить её детали. В случае если информация не востребована или не интересна, она забывается быстрее, чем если информация используется, например, в повседневной деятельности, в таком случае она может оставаться в памяти достаточно продолжительное время.

По графику (см. рисунок) можно сравнить, как уровень доведённой до работника информации меняется со временем. При простой беседе, инструктаже или собрании без использования визуализации, информация усваивается человеком, но с течением времени без присутствия какого-либо подкрепления (напоминания, использования, повторения), она забывается, что демонстрирует первая кривая. Вторая кривая графика показывает динамику уровня усвоенной работником информации при наличии визуального подкрепления, т.е. когда работник периодически возвращается к нужной информации, либо её основной части и вспоминает её. Вместо визуального подкрепления, таким же образом может срабатывать и постоянно востребованная в работе информация.

Возможность контроля и самоконтроля

Что касается осуществления контроля, существует даже отдельное понятие визуального контроля, о котором мы упоминали выше, т.е. контроля с применением средств визуализации, помогающих мгновенно определить состояние контролируемого процесса. Визуальный контроль позволяет ответственному работнику, пройдясь по рабочим местам, посмотрев, оценить, что происходит в процессе. Визуализация помогает сравнить стандартное (правильное) состояние и фактическое, тем самым поняв, существует отклонение или нет. Визуальный контроль – это наиболее быстрый способ контроля, т.к. отсутствует необходимость тратить время на уточнение, всё и так видно.

Например, вы можете увидеть есть ли отклонение от ритма производства, если он представлен визуально и содержит актуальную информацию. Соответственно, вы раньше среагируете на отклонение и не допустите невыполнения плана. Вы можете увидеть отклонение в состоянии рабочих мест. Например, когда отсутствует инструмент на месте оконтуривания или в специальном пазе, как на рисунке ниже (подробней см. в разделе Пример 5S). И многое другое.

С другой стороны, средства визуального контроля являются эффективным и саморегулирующим фактором для персонала, повышающим уровень ответственности при выполнении той или иной работы. Ещё одна психологическая закономерность заключается в том, что если существует возможность стороннего контроля, то работник с большей долей вероятности сам себя контролирует (становится более ответственным). К тому же, применение простых визуальных средств помогает не только руководителям, но и работникам быстро определить соблюдение стандарта или отклонение от него. Так реализуется самоконтроль.

Это всего лишь 4 основных преимущества, по мнению автора. К другим преимуществам можно отнести экономию времени руководителя на сбор и анализ достоверной информации, увеличение скорости решения проблем за счёт того, что любы отклонения с помощью визуализации выявляются быстрее, экономия времени ремонтного, производственного и логистического персонала, в зависимости от применения визуализации и многое другое.

Что можно визуализировать?

Ответим сразу. Визуализировать можно всё, что угодно. Главное, чтобы в этом был смысл, а конкретная визуализация выполняла соответствующие функции в соответствии с поставленными целями и задачами.

В настоящей книге мы приводим 8 разных направлений применения визуализации, с примерами и описаниями. Эти направления наиболее широко распространены и применяются в бережливых компаниях. Уверен, вы найдёте их полезными. Однако, приведённые в настоящей книге примеры – это всего лишь небольшая часть того, что можно сделать с помощью визуализации. Приведённые примеры служат хорошей пищей для ума. С помощью них и правил применения визуализации, вы сможете сильно «обережливить» вашу компанию. Вы сможете разработать свои средства визуализации для своих задач, которые будут помогать конкретно вам в вашей ситуации. На это рассчитана настоящая книга.

Основная проблема неполного и не эффективного применения визуализации заключается в том, что многие не знают о возможностях и правилах её применения, или не выполняют их по разным причинам. С этим мы и будем бороться.

Посмотрим, что можно визуализировать и зачем:

Наглядная агитация. Первое и самое распространённое, за что берутся бережливые организации. Здесь мы можем визуализировать лозунги, призывы к действию, поговорки и любые мысли.

Существует множество задач для применения наглядной агитации. Приведём лишь самые мощные из них.

Формирование правильных парадигм. Постоянное получение нужных установок не только от руководителя, но и через визуализацию способствует формированию правильных парадигм. Этой отдельной глубокой теме посвящена книга «Управление изменениями. 48 правил формирования бережливой культуры» и тренинг «Управление изменениями».

Обеспечение бдительности применительно к безопасности или качеству. Здесь фокус внимания работника периодически направляется на отдельные его действия, которые могут повлечь брак или травму. Такой визуализации не должно быть много, она должна находиться в нужных местах, чтобы её можно было воспринимать в определённый, подходящий момент времени.

Воспитание ответственности (коллективной и личной). Визуализация для этой задачи может взывать к совести и внутренним моральным качествам работника, приобщать его к коллективу. Это визуализация типа «берегите природу – мать вашу».

Подготовка к изменениям. Информация ненавязчиво говорит людям о том, что скоро произойдёт в будущем. Это могут быть планы, баннеры с видением и т.п. Эта тема также раскрывается в книге «Управление изменениями. 48 правил формирования бережливой культуры».

В результате применения наглядной агитации можно подготовить коллектив к применению отдельных методов и инструментов lean, можно подготовиться к изменениям и сформировать правильное или нужное отношение персонала к тому или иному рабочему вопросу.

Аналитика. Очень полезное в работе направление визуализации. В качестве аналитики визуализируют карты потока создания ценности, карты процесса, диаграммы Спагетти и Ямазуми и прочие инструменты анализа. Кроме того, простая записать проблемных вопросов и ранжирование их на доске также можно отнести к визуализации аналитики.

Основные задачи визуализации аналитики можно выделить следующие:

Лучшее восприятие и анализ информации. Как уже было сказано выше, если информация представлен визуально, она лучше воспринимается и усваивается. Особенно это важно для больших объёмов информации, например, для карт потоков. Кроме того, это важно для неизвестной ранее информации, или для изменения имеющегося представления о той или иной информации. Работа с визуальной информацией (прочтение, формулирование, ранжирование, обсуждение) способствует полному пониманию и длительному запоминанию. Об этом мы говорили в разделе «Особенности восприятия».

Формирование единого представления. Достаточно распространённая задача, особенно при оптимизации потоков и процессов с помощью методик картирования. Как известно, разные участники одного и того же процесса либо не представляют его в целом, либо имеют сугубо индивидуальное представление об одном и том же процессе. Когда мы занимаемся картированием, мы каждый раз наблюдаем, как участники узнают новую информацию о процессе, в котором они работают. Визуально представленная аналитика, в частности карты процессов и потоков, помогает сформировать единое понимание анализируемой информации. В сложных и запущенных процессах уже этого бывает достаточно для решения множества проблем.