Бизнес-анализ от а до я: гид для начинающих

Михаил Бахрах

Бизнес-анализ от а до я: гид для начинающих

Каждый день, Каждую неделю, Каждый месяц, Каждый год я проверяю, что я достиг за этот период по сравнению с предыдущим аналогичным периодом. Успех заключается в наличии разницы.

Кратко обо мне, бизнес-анализе и книге

Обо мне. Я решил стать бизнес-аналитиком в сфере информационных технологий (ИТ) много лет назад, после того как довольно долго пытался развиваться и вырасти в бизнес-направлениях, не связанных с ИТ – работая инженером, менеджером по продажам, руководителем компаний. В какой-то момент я понял, что а) мне хочется начать работу в компании, где я смогу получать международный опыт б) где я смогу работать без какой-либо зависимости на уровень продаж и целей/планов по продажам в) где достаточную часть рабочего времени занимала бы настоящая мозговая активность. А также в тот момент я хотел просто попробовать "а моё ли это" —новое направление в совершенно другой области/сфере работы. С некоторыми трудностями, но я устроился в международную ИТ компанию и в первые же недели работы понял, что это именно "та работа", которая мне интересна, которая у меня получается, которая заставляет мозг работать и самое главное – это та работа, от которой получаешь удовольствие. И с того момента, и до сегодняшнего дня я хожу на работу (сейчас "хожу в свою комнату в своей квартире", так как удаленный формат работы из дома это теперь вполне нормальное явление в нашем мире – кто бы мог подумать о таком до 2020 года?) не в формате "отлично сейчас поболтаю с коллегами" или "скорее бы конец рабочего дня, и я свободен". Нет. Я начинаю каждый рабочий день с мысли "отлично! Сегодня у меня есть куча интересных задач, которые мне позволят создать что-то фантастическое!" Почему работа мне не наскучила за 10 лет?  – моё понимание что тут прямо пропорциональная зависимость между показателями “личностное профессиональное развитие" и "удовольствие от работы". Если рассмотреть профессиональное развитие – с ростом опыта и экспертизы сложность новых задач, которые я готов взять в работу, так же растёт, что в свою очередь логично нагружает новыми активностями мой мозг. И наоборот – решая всё более сложные задачи я расту профессионально. Говоря про удовольствие, в нашем организме и существовании есть две основных функциональности – действовать физически и принимать информацию в мозг. И соответственно так как никаких других ключевых активностей у нас нет, то они и являются основными источниками удовольствия. Источник физические действия приносит множество видов удовольствия, которые мы все знаем – танцы, спорт, игры, и так далее. Источник, как получаемая информация в мозг приносит так же разные виды удовольствия и в том числе особенно от чего-то нового, от новой разнообразной информации. Покупаешь ты пирожное или новую машину, или просто размышляешь над новыми покупками или занимаешься новыми задачами по работе – это же процесс, который материализует это ощущение удовольствия в определенной мере, так ведь? Удовольствие от работы у меня состоит из двух основных компонентов: первой – это, как я упомянул, новые активности/задачи и второй – это постоянное понимание того, что работая, я создаю продукт (информационную систему), который кому-то нужен и важен. Мы проводим большую часть своей жизни на работе и делать это надо с удовольствием, которое так же способствует профессиональному развитию!

О бизнес-анализе в сфере информационных технологий. Что такое бизнес-анализ и работа бизнес-аналитика в ИТ? В одном коротком и простом предложении я бы описал это так: Основная цель и активность ИТ бизнес-аналитика и бизнес-анализа – это создать информационную систему/продукт, который действительно хочет бизнес. Я это говорю не с практической или теоретической точки зрения, а с точки зрения моей идеологии, которой я следую, когда работаю. Работаю = создаю продукт (да это может быть только небольшая часть системы, но это часть системы), который будет приносить пользу кому-то (компания, человек). И я специально упомянул идеологию, потому что на теоретическом и практическом уровне есть множество вариантов и направлений и объяснений, чем занимается бизнес-аналитик в ИТ и что есть бизнес-анализ. Все они верны, но мне всегда важно, чтобы я понимал, что я создаю что-то для кого-то. Какую бы работу я ни выполнял, я всегда чётко вижу связь между даже самой маленькой технической задачей, которую я делаю и финальной бизнес-целью, той системой/продуктом, которую получит бизнес клиента. В жизненном цикле создания информационной системы могут участвовать множество людей, которые выполняют разные функции и имеют разные цели, но именно бизнес-аналитик должен брать на себя (пусть даже не официально) ответственность за поставку системы, которую хочет бизнес. С каждым годом всё больше и больше клиенты понимают и соглашаются, что им нужен помощник на стороне поставщика информационной системы, кто будет представлять их интересы в создании той системы, которую клиент хочет. И лучшим кандидатом на роль такого помощника я считаю бизнес аналитика. Кстати, интересный факт, опубликованный сайтом LinkedIn в 2020 году: бизнес-анализ попал на 6 место в списке самых востребованных навыков в ИТ.

Про книгу. Я решил написать эту книгу, чтобы поделиться своим опытом с теми, кто только начинает свой путь как ИТ-бизнес-аналитик и хочет понять, как может выглядеть этот путь. Также я хочу поделиться своими знаниями с теми, кто уже работает бизнес-аналитиком и ищет дополнительные идеи для роста и развития. Вся книга написана на основании моего практического опыта с описанием реальных ситуаций и задач, а также способов их решения. За 10 лет работы я почти не пользовался теоретическими источниками или книгами – мой опыт основан преимущественно на практике и на работе с наставниками, людьми, которые знают больше и лучше в бизнес-анализе, чем я в момент моего взаимодействия с ними.

В книге я логически разделил основные главы на должностные и профессиональные уровни бизнес-аналитика: бизнес-аналитик, старший бизнес-аналитик, ведущий бизнес-аналитик, руководитель группы бизнес-аналитиков. Все эти стадии я уже прошёл, и это было потрясающее путешествие! Основываясь на своём практическом опыте и понимании, я описываю навыки, которыми, по моему мнению, должен обладать бизнес-аналитик на каждом из этих уровней. Я старался избегать подхода «книга-учебник» и сделал акцент на формат повествования, привычный для художественных книг, что делает чтение более интересным.

Сейчас, помимо своих основных обязанностей, я также являюсь владельцем каталога навыков и системы по построению карьерного пути для более чем 3000 бизнес-аналитиков в моей компании. Поэтому я уверен, что дальнейшее содержание книги окажется полезным и информативным – мой опыт гарантирует это!

Вводная

О чем эта книга? Эта книга представляет собой практическое руководство по началу карьеры в роли ИТ-бизнес-аналитика, с реальными примерами и советами. С профессиональной точки зрения, это подробное описание того, чего ожидает рынок от бизнес-аналитика в современном мире ИТ: каких навыков, знаний и опыта. С литературной стороны, книга делится моими личными впечатлениями от процесса трудоустройства и работы как бизнес-аналитика без предыдущего опыта в ИТ, а также осознания того, что я стал отличным специалистом в этой области.

Каждая глава книги построена вокруг отдельных смысловых историй:

В первой истории я рассказываю, как я попал в сферу ИТ, с какими проблемами столкнулся при трудоустройстве, и какие критерии важно учитывать при выборе места работы. От правильного выбора рабочей среды зависит, насколько быстро вы сможете профессионально расти в бизнес-анализе и насколько актуальным и востребованным будет ваш опыт как внутри компании, так и на рынке труда.

Во второй истории я описываю начало моей карьеры как бизнес-аналитика: на каких навыках я сделал акцент, какие ошибки были допущены и что я из них извлек (lessons learnt), и как настроить свою работу на максимальную эффективность. Я делюсь информацией о инструментах, которые увеличивают эффективность работы и рассказываю о своём пути от новичка до старшего бизнес-аналитика.

Для удобства читателей я включил в оглавление описание необходимых навыков, чтобы вы могли легко найти нужную информацию.

Важное уточнение: под терминами «бизнес-анализ», «бизнес-аналитик» или «БА» в этой книге подразумевается ИТ-бизнес-аналитик, специализирующийся на информационных технологиях и системах. Это описание относится к программному обеспечению и процессам, связанным с программным обеспечением, в отличие от других видов бизнес-анализа, не связанных непосредственно с ИТ-сферой. Это уточнение сделано для того, чтобы читатель четко понимал контекст и специализацию, о которой идет речь в этом руководстве.

Первая история о трудоустройстве в ИТ компанию без ИТ опыта.

Карьеру в ИТ я начал, наверное, поздновато, но определённые плюсы в этом тоже были. К своим 30 годам я успел поработать ведущим инженером по инженерным системам, менеджером по продажам и руководителем филиалов компаний в моём городе, как я упоминал ранее. Я знал, как работают инженерные процессы, как функционируют продажи, как управляется компания и бизнес в целом в любой компании, которая продает товары или услуги. Я был знаком с основными структурами компании, основными бизнес-процессами, знал, как главные показатели влияют на успешность компании и так далее. Я работал в компаниях, занимающихся дистрибуцией продуктов, и знал «от и до» цепочку получения прибыли компании с момента заключения договора с производителем товара и до момента оплаты счета конечным покупателем. Я рос по должностным позициям, готовый выполнять любую работу лишь с одной мотивацией – «заработать побольше денег». Мне было не важно, чем занимается компания, чем буду заниматься я, главное были деньги. Я прыгал между компаниями, искал новые места работы с более финансово интересными предложениями в моём городе. И в один прекрасный момент вдруг внезапно «сошлись звёзды», и я оказался а) без работы и б) демотивирован и уставший от поиска бизнес-руководящих позиций, где везде была очень прямолинейная цель и задачи: «заработай денег и много». При собеседовании тебе могли рассказывать, какая комфортная рабочая среда и какие прекрасные условия даёт работодатель, но в итоге всё сводилось к концу месяца: «нужно, чтобы твой офис принес ХХХХХ денег в следующем месяце». И вот я решил сесть за стол в свой прекрасный нерабочий день, помедитировать (не какая-то специальная медитация, а просто глубоко задуматься) и определить, какую мне выбрать мою следующую работу. Я взял карандаш и записал на самом верху листа: «Зачем я хочу выбрать себе работу в новом направлении?». А действительно – зачем мне нужно выбрать работу? Ведь по идее разных вакансий много. Я вспоминаю свой опыт работы последних нескольких лет и стараюсь серьёзно не задумываться, а написать первое, что приходит в голову (по факту быстрые импульсы-мысли из подсознания): «чтобы не работать ради денег», «чтобы не просили выполнять планы по продажам», «чтобы не руководить», «чтобы я мог применить свои инженерные навыки и ум», «чтобы получать удовольствие от работы». Думаю, я набросал этот список за минуту-две, и он мне понравился.

После этого я просмотрел список наиболее востребованных вакансий на сайтах о работе. Моё внимание привлекли вакансии, связанные с растущим спросом на ИТ-специалистов. Я видел множество разных ИТ-позиций, но наиболее понятной для меня была позиция бизнес-аналитика. Я отправил своё резюме в несколько ИТ-компаний, и мне, естественно, везде пришли отказы, так как у меня не было ИТ-опыта. Время шло, и в один прекрасный день я встречаюсь со своим братом и делюсь своими мыслями о ИТ-мире, в который, видимо, мне были закрыты двери. И вдруг он сообщает, что его друг по школе, сейчас по чистой случайности (вот это совпадение!), работает бизнес-аналитиком в ИТ-компании и что он с ним поговорит. Признаюсь честно, я всё равно настроен не очень позитивно, так как мне везде отказывали в ИТ-компаниях, даже если я согласен на любую позицию стажера. Через несколько дней брат звонит и сообщает, что договорился со своим школьным товарищем, что тот посмотрит моё резюме. И подбадривает меня: «У нас всё получится – можно устроиться в любую компанию, если настроиться на успех типа ‘я хочу, я смогу!’»

Среди хороших психологических мотиваторов, которые описывают множество авторов в мотивирующей литературе, у меня всегда в голове хранится только один. Хотя, возможно, он и не из книг-мотиваторов (не очень люблю такие книги, так как они, на мой взгляд, оказывают лишь кратковременный эффект). Смысл этого мотиватора следующий: когда у тебя возникает мысль что-то сделать или предпринять для достижения цели, и ты начинаешь сомневаться, стоит ли вообще начинать, всегда представляй два варианта развития событий:

Первый вариант – ты что-то сделаешь и а) у тебя не получится, б) у тебя получится.

Второй вариант – ты ничего не сделаешь, и этот вариант, по сути, равен варианту «б» из первого. Из чего следует простое логическое заключение, что второй вариант бессмысленно выбирать, если он уже включен в первый. Поэтому я всегда двигаюсь по первому варианту – попробую, посмотрю результат, сделаю выводы и попробую дальше.

Я отправил своё резюме и стал ждать ответа. Через некоторое время мы созвонились, и друг брата сообщил, что есть два основных замечания по резюме. Первое – в моем резюме отсутствует упоминание факторов, которые могли бы заинтересовать ИТ-компанию. Должен быть якорь, что-то, что зацепит человека, просматривающего резюме, с точки зрения навыков. Хотя бы небольшой кусочек информации, который станет поводом для разговора с кандидатом. Это может быть личный опыт вроде "в свободное время пишу программы" или знание бизнес-процессов, например, "я детально знаю, какие бизнес-процессы существуют в компаниях". Второе замечание касалось того, что резюме – это "лицо" кандидата, первый контакт с компанией и первое впечатление о тебе. Поэтому моя первая версия резюме не выглядела как привлекательное "лицо".

Я провёл неделю, обновляя резюме и пересматривая пункты, которые могли бы продемонстрировать мою полезность для ИТ-компании. После повторной отправки резюме, он сказал, что теперь "резюме можно показывать коллегам в компании" и что он поговорит со своим руководителем о том, чтобы организовать мне собеседование. Через неделю мне назначили собеседование с руководителем отдела ИТ-бизнес-аналитиков в моем городе. Вот это новость!

Теперь мне нужно подготовиться к собеседованию и разобраться: что за компания, куда я устраиваюсь, чем она занимается, чем буду заниматься я, если меня возьмут на роль бизнес-аналитика, и как я смогу применить свои текущие навыки и опыт. Подготовка к собеседованию включает изучение компании и специфики моей потенциальной работы. Даже если у меня нет практического опыта в этой профессии, я должен понимать, что делает ИТ-бизнес-аналитик, как и зачем. На собеседовании обычно проверяют практический опыт кандидата, а если его нет или он не соответствует требуемому уровню, то проверяют знания и понимание навыков через вопросы по воображаемым сценариям. Понимание границ ответственности и обязанностей на занимаемой должности поможет мне правильно ответить на задачи.

Неделя прошла в подготовке и ожидании дня собеседования. Часть этой подготовки занимала постоянная и самоутверждающая интенсивная бомбардировка сознания мыслями, которые создавали по крайней мере личную убеждённость в том, что моё трудоустройство обречено на успех. Обречено, потому что я – именно тот, кто нужен этой компании; я знаю бизнес-процессы, которые помогут в создании ИТ-продуктов; я готов пройти собеседование таким образом, чтобы показать себя в наилучшем свете; я готов ответить на любые вопросы и решить практические задачи, которые могут мне задать. Психологически я настроен на то, что всё пройдет успешно, ведь для победы у меня должно быть внутреннее состояние, будто я уже победил, или будто я уже оформляюсь на новую работу, как будто собеседование уже позади. В моём мозгу не должно быть ни одной мысли, связанной с собеседованием в стиле «попробую, может повезет» или «начну рассказывать, а там как пойдет», или «если не пройду, то поищу другие вакансии», или «это не конец жизни, если не пройду это собеседование». Да, мы понимаем, что при прохождении собеседования основной акцент делается на оценке профессиональных навыков, но в дополнение к этому важную роль играет и уверенность в себе, которая должна исходить от кандидата – в его разговоре, тоне голоса, языке тела, степени уверенности. Именно этот фактор «я тот, кто нужен» часто добавлял дополнительный плюс кандидату на собеседованиях, которые я проводил. Этот плюс влиял на создание общей картины результатов собеседования.

Наконец наступил март 2013 года и день собеседования. Погода была отличная – на улице еще прохладно, но в солнечный день уже чувствовалось наступление весны, когда солнце грело, и в воздухе ощущалась теплая свежесть, создавая лёгкость настроения. Но только не для меня в этот день. Уже с самого утра у меня был включен «режим опасности». Это очень полезный, но в то же время нервно-истощающий режим для мозга, который активируется у любого существа на планете, когда оно чувствует опасность, и все рецепторы восприятия обостряются, а нервные окончания становятся очень чувствительными. Это состояние не связано со страхом неудачи. Ведь жизнь большинства людей не связана с реальной угрозой для жизни в повседневной жизни, но у людей это психологическое состояние возникает по другим причинам, которые влияют на нормальный ход жизни и ценности. В моем случае, если я знаю, что трудоустройство на работу напрямую влияет на благополучие моей семьи, то это, естественно, приводит к активации состояния опасности. Мысли только о предстоящем собеседовании крутились в голове, ладони потели, во всем теле ощущалось внутреннее напряжение и небольшая нервозность. Я был полностью сконцентрирован на предстоящем собеседовании, которое должно было начаться через 2–3 часа.

Наконец наступило время собеседования. Я зашёл в новый бизнес-центр нашего города, поднялся на 12-й этаж и был приглашён в комнату для собеседований. Там меня встретил руководитель отдела ИТ-бизнес-аналитиков. Само собеседование с первой минуты мне понравилось, поскольку оно скорее напоминало диалог двух заинтересованных бизнес-сторон, а не типичное собеседование в формате «а ты это знаешь?» или «а вот это ты делал?». Мне было приятно, что мы обсуждали мои знания, которыми я делился, а представитель компании оценивал, насколько и где их можно применить в деятельности, которую выполняют бизнес-аналитики в этой компании. Он не искал способа задать мне вопрос, на который я не смог бы ответить, хотя это было бы довольно просто, учитывая, что у меня нет практического опыта в БА. Например, я не знаю ничего о цикле разработки программного обеспечения. Зато я хорошо знаком с бизнес-циклом и процессами ведения клиента от первого контакта до завершения сделки. И моя ключевая польза для компании связана с тем, что есть направление разработки компонентов ИТ-системы, которые будут отвечать за управление жизненным циклом отношений с клиентом.

В конце собеседования проверили мои знания английского языка, который, естественно, необходим для бизнес-аналитика. Я не носитель английского языка, и мои знания были лишь теоретическими, так как всю жизнь я работал в местных компаниях моего города, не связанных с международными проектами или клиентами. Мой уровень английского слаб в плане коммуникации, но базово достаточен для начала работы бизнес-аналитиком, который не будет общаться с клиентами.

Как итог собеседования, руководитель отдела сразу сообщил мне, что они готовы сделать мне оффер (предложение о работе) и взять на работу на определённых условиях контракта, после чего мы закончили собеседование. Я вышел из офиса компании в каком-то парящем настроении. И это чувство было вызвано не столько результатами собеседования, сколько фактом завершения задачи. Внутреннее напряжение исчезло, как и мысли о подготовке и самом собеседовании.

Когда я вернулся домой и сел на кровать с хорошим настроением, но безработным, я начал размышлять обо всех «за» и «против» оффера, который мне сделали в новой ИТ-компании, и его перспективах. Перед принятием решения нужно было проанализировать не столько «за и против», сколько «за и риски», так как «за и против» следует оценивать ещё на этапе первого контакта с потенциальным работодателем.

На самом деле, в колонке «за» у меня мало что можно записать. Главное «за» – это моё огромное желание кардинально сменить сферу деятельности. Дополнительные «за» включают в себя то, что мне в общем понравилась специфика предложенной должности, а также сам формат компании – большая, международная, и, как мне показалось, с довольно стабильными перспективами профессионального и карьерного роста. На этом всё.

Более серьёзные размышления у меня вызывали риски. Для любого человека, особенно для семейного, вопрос уровня зарплаты является приоритетным, особенно после определённого времени без работы. Предложенная зарплата оказалась на 40% меньше, чем я зарабатывал последние 2-3 года. С одной стороны, новая область очень интересует, но есть и обратная сторона медали – вопрос самому себе: «А пойдёт ли у меня это направление и насколько успешно?» Ведь я никогда не работал в этом домене и даже приблизительно не могу оценить свой потенциал. И будет ли мне нравиться этот вид деятельности?

В итоге, как обычно, чем больше загружаешь голову противоречивыми мыслями или взвешиванием возможных решений, тем больше сомневаешься в правильности принятия какого-либо решения. И я принимаю, как мне кажется, единственно правильное решение – лечь спать и завтра утром, на свежую и пустую от мыслей голову, быстро спросить самого себя и мгновенно интуитивно ответить себе, что я решил.

Я просыпаюсь утром, смотрю на потолок и думаю о своей новой возможной работе и решаю, что я точно хочу попробовать эту новую работу ИТ-бизнес-аналитиком. Я захожу в почту на моём ноутбуке и отсылаю письмо компании, что принимаю предложение и готов выйти на работу. Чувствую себя очень легко и спокойно – обычно так бывает, когда принимается осознанное решение, которое полностью совпадает с подсознательным (интуицией). И даже волнующие и нервные мысли о новой работе, прилетающие в течение дня, всё равно создают атмосферу интригующего ожидания чего-то абсолютно нового!

На следующей неделе я выхожу на свою абсолютно новую работу. Это очень волнительно, так как я абсолютно ничего не знаю о моем новом рабочем месте и обязанностях в деталях. Вот и мой первый день в первой ИТ-компании. Я одет, как обычно на первый день в любой компании – рубашка, брюки и туфли (хорошо, что не одел галстук). Я захожу в HR отдел, где получаю информацию о том, где будет мое рабочее место и на каком этаже оно находится. Руководитель команды аналитиков также находится на моем этаже, поэтому я сначала подхожу к нему поздороваться, и он показывает, где я буду сидеть. Рабочее пространство мне нравится – это так называемое «открытое пространство» (open space). Весь этаж без стен, кроме комнат для совещаний. Несколько рядов столов, за которыми работают коллеги. Руководитель кратко представляет меня коллективу – на моем этаже работает большинство бизнес-аналитиков. Меня удивляет, что все одеты как хотят – кто в джинсах, кто в майке, а кто и в шортах. В следующие дни я быстро привыкаю к этому свободному дресс-коду, способствующему комфортной работе, которая в основном связана с персональным компьютером.

В первые дни мне нравится, что у меня сразу появляются реальные задачи, и я погружаюсь в удаленный/распределенный формат работы. Это происходит потому, что компонент ИТ-системы «Системы по поддержке бизнеса», в котором я участвую, не имеет проектной команды в офисе моего города. Поэтому мне определяют проектного ведущего БА и одновременно моего наставника (ментора) из другого города. Следующие 2 или 3 года я работаю с моим ментором полностью удаленно – не разу не увидев его вживую. С первого знакомства я интуитивно чувствую, что мне попался очень хороший ментор в прямом смысле этого слова – тот человек, который может помочь и существенно ускорить усвоение необходимых БА навыков и специфики работы на проекте. Никакой теории – он сначала показывает, чем занимается сам: анализирует бизнес-требования, создает функциональные требования, общается с коллегами по проекту, общается с клиентом для уточнения деталей о требованиях к системе. Он кратко описывает свои обязанности, но, естественно, эти активности я выполнять не буду. Сначала он дает мне очень простые задачи, но именно такие, которые должны поставить меня на "рабочие рельсы". На этих простых задачах я следующие несколько месяцев оттачиваю одни из ключевых навыков любого бизнес-аналитика, такие как анализ и документирование функциональных требований для системы, последовательность, структурированность и логичность написания, простота и понятность изложения, эффективное переиспользование форматов/шаблонов и частей уже существующих требований. Я четко понимаю, что это обязательная база, и рад, что мой ментор не дает мне более сложных и разнообразных задач. В этом просто нет смысла, так как любая профессия всегда имеет градации уровня владения профессиональными навыками. Главное в любой профессии – это поэтапно повышать свою квалификацию и обязанности.