Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ

Какие формулы и правила расчета цен используются на предприятии?

Различаются ли правила расчета цен для разных групп товаров? Если да, как товары объединяются в такие группы?

Как учитывается изменение исходных данных, на основании которых рассчитываются цены?

Существуют ли минимальные величины изменения, ниже которых цена не пересматривается?

Какие правила округления цен применяются? Используется ли психологическое округление?

Изменение и ввод цен в действие

Как часто пересматриваются цены и какие события являются основанием для их изменения?

Как определяется дата, с которой новая цена начинает действовать?

Требуется ли согласование новых или измененных цен до их применения? Если да, кто участвует в согласовании?

Ведется ли история изменения цен и какие сведения об изменениях необходимо сохранять?

Используются ли минимальные и максимальные допустимые цены? Как они определяются, и кто имеет право продавать за пределами установленных диапазонов?

Скидки и наценки

Какие ручные скидки и наценки применяются при продажах, и кто имеет право их предоставлять?

Какие автоматические скидки и наценки используются на предприятии?

От каких условий зависит предоставление скидки или наценки: объема продажи, накопленного объема, клиента, товара, формы или графика оплаты, времени продажи либо других условий?

На какие товары распространяются различные скидки: на всю номенклатуру, отдельные товары, группы или сегменты товаров?

Различаются ли условия и размеры скидок для разных клиентов или групп клиентов?

Используются ли специальные цены при выполнении определенных условий продажи? В каких случаях?

Проводятся ли акции, при которых покупателю предоставляется дополнительное количество товара или подарок?

Используются ли скидки, связанные с картами лояльности?

Что происходит, если для одной продажи одновременно выполняются условия нескольких скидок: применяется одна из них, скидки складываются, применяются последовательно или используются другие правила?

Какие ограничения полномочий сотрудников существуют при изменении цен и предоставлении скидок или наценок?

Глава 3. Планирование

◆Бюджетирование и планирование – подсистема в 1С:ERP, которая содержит набор инструментов для того, чтобы формировать и согласовывать планы и бюджеты, а потом контролировать их исполнение.

Эта глава выделяется из остальных большим количеством терминов, объясняющих сущности, разработанные в недрах 1С. Без их изучения большинство вопросов заказчику будут просто непонятны.

Кроме того, здесь подробно изложено объяснение что такое разработанная мной Схема планирования — графическое представление системы планов, применяемых на предприятии.

Товарное планирование

◆Товарное планирование в 1С:ERP — часть подсистемы Бюджетирование и планирование. Это программный механизм, отвечающий за формирования и согласования планов по движению запасов.

Зачем нужно:

позволяет увязывать воедино планы продаж, внутреннего потребления, производства, сборки/разборки, закупок и остатков;

формирует прогноз потребности в запасах;

обеспечивает контроль обеспеченности запасами и своевременность закупок;

даёт возможность моделировать разные сценарии развития событий (оптимистичный, пессимистичный, наиболее вероятный) и сравнивать их с фактическими данными.

Запасы

◆Запасы в бухгалтерском учёте — это активы компании, которые используются для обеспечения её жизнедеятельности сроком менее 12 месяцев.

Запасы делятся на четыре основные группы:

Товары — закупаются в готовом виде для перепродажи.

Материалы — закупаются для использования в производстве.

Продукция — изготавливается предприятием самостоятельно.

Полуфабрикаты – частично обработанные запасы, которые необходимо еще дополнительно обработать для получения из них готовой продукции.

⚠ В 1С:ERP в управленческом учёте нет разделения запасов на товары, материалы, полуфабрикаты и продукцию — все они проходят как товары.

Это сделано потому, что один и тот же товар может быть готовой продукцией для производственной организации и покупным товаром для торговой компании в рамках одного холдинга.

Такое может быть, если первая – производственная организация, а вторая – торгующая. И вторая организация закупает продукцию у первой для перепродажи.

Для регламентированного (бухгалтерского и налогового) же учета в 1С:ERP разделение запасов на товары, материалы, полуфабрикаты и продукцию производится для каждого юрлица (организации) через механизм ГФУ (группы финансового учета — наборы правил формирования бухгалтерских проводок).

Планы, типы и виды планов товарного планирования

◆План в товарном планировании в 1С:ERP — это документ, фиксирующий прогноз или задание по состоянию и движению номенклатуры.

◆Тип плана — это «роль» плана в системе 1С:ERP. Тип показывает, какую деятельность предприятия план отражает (продажи, закупки, производство, сборка/разборка, внутреннее потребление, планирование остатков запасов).

Типы планов в 1С:ERP предопределены разработчиками:

План продаж — прогнозирует объёмы реализации товаров и продукции.

План продаж по категориям — прогнозирует объемы реализации не отдельных товаров, а товарных категорий — группам номенклатуры.

План закупок — фиксирует необходимые объемы закупок у поставщиков.

План производства — прогнозирует объёмы выпуска продукции.

План сборки/разборки – прогнозирует объемы сборки/разборки комплектов из складских запасов.

План внутренних потребностей — отражает складские запасы, необходимые для собственных нужд предприятия (НИОКР, эксплуатация оборудования и помещений, офисные расходы, ремонты и др.).

План остатков — дает информацию об остатках складских запасов (фактических или ожидаемых).

Планы могут составляться как в количественном, так и в количественно-суммовом выражении.

◆Вид плана — это объект в 1С:ERP, представляющий собой набор настроек формирования конкретного плана.

Например, настройки детализации вида плана. План можно детализировать:

По подразделению – то есть, в плане будет возможность выбора, какое подразделение будет осуществлять закупки.

По назначению – будет возможность указать, для каких именно нужд осуществляется та или иная закупка. Назначения бывают: заказ, проект, направление деятельности.

Объединенный план по назначениям - это вариант плана в 1С:ERP, который позволяет указать индивидуально в каждой строке к какому именно назначению (например, заказу клиента) относится данная строка.

Источники данных планирования

◆Источники данных для товарного планирования в 1С:ERP — это объекты программы, которые переносят информацию из объектов, хранящих данные (документов, регистров, планов и др.), в планы. Далее будем называть их источники данных.

⚠ Официального определения источников данных, к сожалению, не существует. Это приводит к путанице, которую можно наблюдать в различных статьях, посвящённых планированию в 1С:ERP.

В одних случаях источниками данных называют объекты, переносящие информацию в планы, в других — объекты, где эти данные хранятся.

Пример. На схеме ниже показана схема планирования, разработанная мной для демонстрации взаимосвязей между различными видами планов. Хотя структура схемы будет подробно разобрана далее, здесь она помогает наглядно пояснить суть источников данных:

заказы клиентов (4) — это объекты, в которых хранятся данные, необходимые для месячного плана продаж (1);

а стрелка между ними — это и есть источник данных, обеспечивающий перенос информации.

✦ Не самое подходящее у него название, вы не находите? Он ведь, скорее, не источник, а, транспорт, перевозчик данных. Но такое название исторически сложилось.

Рис 3.1

Объекты, в которых хранятся данные, на основе которых создаются планы, могут быть самые разнообразные:

Уже созданные планы — например, план закупок можно рассчитать на основе плана продаж.

Заказы — от клиентов, поставщикам, на перемещение и другие.

Предполагаемые поставки товаров.

Остатки складских запасов на складах.

Статистику товарооборота — например, статистику продаж прошлых периодов для составления плана продаж.

Внешние данные — любые табличные данные о товарах и их количестве.

Сценарий товарного планирования

◆Сценарий товарного планирования — это объект системы 1С:ERP, представляющий собой набор единых настроек для нескольких видов планов, объединенных общей бизнес-задачей и периодичностью планирования.

Зачем нужен сценарий товарного планирования:

формировать взаимосвязанные планы продаж, закупок, производства, сборки (разборки), остатков и внутреннего потребления;

моделировать различные варианты развития событий (например, оптимистичный, реалистичный, пессимистичный);

при использовании механизма Управление процессом планирования — автоматизировать пересчёт планов внутри одного сценария.

Например, у нас есть три связанных друг с другом плана: План продаж продукции, План ее производства и План закупок материалов для производства этой продукции. Собрав эти три плана в одном сценарии, можно настроить систему так, что при изменении Плана продаж, План производства и План закупок будут автоматически пересчитываться, подстраваясь под изменившуюся ситуацию.

◆Периодичность планирования — это характеристика сценария товарного планирования, определяющая степень детализации плановых показателей по времени, то есть частоту, с которой система формирует, хранит и контролирует плановые данные.

Периодичность в программе может быть: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год.

Периодичность планирования задает, в каких интервалах будут вводиться данные планов и будет анализироваться их исполнение.

Пример. Если указана периодичность Год, то для целей планирования не имеет значения, в какой день года выполнено задание плана (производство продукции, продажа и т.д.). Если уложились в год, в любой его день – план выполнен. Для периодичности Месяц – надо уложиться в течение месяца.

Периодичность задаётся не в конкретном документе планирования (плане), а в сценарии товарного планирования — в плане лишь указывается сценарий, и по нему плану передается периодичность.

Тип плана отвечает на вопрос, что мы планируем (закупки, производство, продажи и т.д.). Вид плана — как именно мы планируем (по формулам, по источникам данных, автоматически на основании других планов). Сценарий — как увязать несколько планов разного типа и вида в единую бизнес-задачу.

Схема планирования

Когда речь заходит о крупных бизнес-задачах, оказывается, что один сценарий — это слишком узко. И стандартных инструментов 1С:ERP уже не хватает.

Для решения задач планирования с использованием нескольких сценариев я разработал инструмент Схема планирования. Он позволяет разом увидеть полную картину замысла: как планы продаж, закупок, производства и внутреннего потребления влияют друг на друга.

◆Схема планирования — это графическое представление процесса планирования бизнес-задачи.

Из каких элементов состоит схема:

сценарии товарного планирования;

виды планов;

источники данных планирования;

объекты, хранящие данные, используемые в планировании.

Зачем нужна схема планирования

Облегчает согласование бизнес-замысла с руководством и другими участниками процесса.

Помогает объяснить бизнес-замысел исполнителям (исполняя только часть замысла, они, через схему, видят и понимают всю взаимосвязь планов, сценариев и источников данных, не внедряясь в детали, которые их напрямую не касаются).

Служит основой для привлечения искусственного интеллекта в качестве помощника для реализации планов.

Рис. 3.2 Пример схемы планирования

Структура схемы

Схема планирования строится в виде таблицы, где в ячейках расположены виды планов:

Виды планов, относящиеся к одному сценарию, располагаются в одном столбце (например, на Рис. 2 это годовой сценарий и месячный).

Серым цветом отмечаются активные виды планов, задействованные в выбранном сценарии.

Цветные блоки слева обозначают виды этапов планирования:

жёлтый — планирование остатков;

красный — планирование потребностей;

зелёный — планирование обеспечения.

Стрелками отображаются источники данных планирования.

Синим цветом отображаются объекты, хранящие данные, используемые в планировании.

Нумерация элементов (1, 2, 3 …) соответствует позициям в легенде к схеме планирования.

Таким образом, схема наглядно показывает взаимосвязь между планами разного уровня и источниками данных. А главное – схема целиком охватывает весь наш бизнес-замысел.

Описание схемы планирования

◆Описание схемы планирования – изложение бизнес-замысла, изображенного на схеме планирования плюс описание детализации планов.

Если описание общего замысла предназначено для широкого круга участников — руководителей, исполнителей — то детализацию можно раскрывать выборочно, по необходимости.

Описание схемы планирования должно содержать:

перечисление всех элементов схемы планирования,

связи элементов между собой,

детализацию планов, участвующих в схеме.

Пример описания схемы планирования

Для схемы планирования, изображенной на Рис. 2 можно дать следующее описание:

1. Описание общего замысла:

Создается годовой план продаж готовой продукции.

На его основе, создается месячный план продаж готовой продукции.

На основе месячного плана продаж готовой продукции создается месячный плана ее производства.

Создается месячный план внутренних потреблений.

Месячный план закупок формируется из:

месячного плана внутреннего потребления;

месячного плана производства (необходимые материалы);

заказов клиента на перепродаваемые товары;

После регистрации каждого заказа клиента создается новый план закупок на текущий период (старые остаются без изменений).

2. Детализация видов планов:

Годовой план продаж – по подразделению и складу;

Месячный план продаж - по подразделению и складу;

Месячный план внутренних потреблений – по подразделению и складу;

Месячный план производства – детализации нет;

Месячный план закупок – по подразделению.

Тянущее, толкающее и гибридное планирование

◆Тянущее планирование — планирование, в основе которого лежит принцип «обеспечения по спросу»: заказ клиента или снижение запаса до минимального уровня инициирует закупку материалов или выпуск продукции.

Зачем нужно:

Минимизирует излишние запасы.

Повышает гибкость в обслуживании заказов клиентов.

Снижает затраты на хранение и риск неликвидов.

Пример схемы тянущего планирования: Заказы клиентов (4) полностью определяют план продаж (1) и формируют все последующие планы в цепочке планирования.

Рис. 3.3

◆Толкающее планирование – планирование, при котором все процессы задаются заранее утверждённым планом.

Например, сначала формируется план выпуска готовой продукции, а затем рассчитываются потребности в материалах, трудовых ресурсах и мощностях.

Зачем нужно:

обеспечивает стабильную загрузку производственных мощностей.

позволяет планировать работу предприятия в долгосрочной перспективе.

упрощает управление серийным и массовым производством.

⚠ Если, например, на основе маркетинговых исследований рынка сначала формируется план продаж, а затем — план выпуска готовой продукции, то это будет толкающее планирование. Причина проста: всё начинается с плана, а не с конкретного подтверждённого спроса. Маркетинговый прогноз может и не совпасть с реальностью — ведь реальной заявки от покупателя ещё нет.

Пример схемы толкающего планирования: Созданный на основе маркетинговых исследований годовой плана продаж (1) полностью определяют месячный план продаж (2) и формируют все последующие планы в цепочке планирования.

Рис. 3.4

◆Гибридное планирование — это комбинированный подход, при котором часть процессов строится по толкающей схеме, а часть — по тянущей.

Зачем нужно:

сочетает преимущества обеих схем: стабильность планов и гибкость реакции на спрос;

сокращает сроки выполнения заказов за счёт готовых заготовок;

снижает риск дефицита и одновременно помогает избежать перепроизводства.

Пример схемы гибридного планирования: на план закупок (4) влияют и утвержденный на основе маркетинговых исследований годовой план продаж производимой продукции (1) и заказы клиентов на покупные товары (5).

Рис. 3.5

Сезонность в товарном планировании

◆Сезонность — это повторяющиеся во времени колебания спроса на товары, связанные с календарными периодами (месяцами, кварталами). В 1С:ERP сезонность учитывается при составлении планов продаж, производства и закупок. Зачем нужна:

позволяет корректнее прогнозировать спрос и избегать дефицита в «пиковые» периоды;

помогает оптимизировать закупки и запасы, снижая затраты на хранение;

обеспечивает более равномерную загрузку производства;

делает планы продаж и закупок более реалистичными, так как учитывает закономерности прошлых периодов.

◆В 1С:ERP для учёта сезонности в товарном планировании используются сезонные коэффициенты - это показатели, которые учитывают колебания спроса на товары и услуги в разные месяцы года.

Как сезонность применяется в планировании

В планах продаж — сезонные коэффициенты корректируют прогноз спроса по месяцам или кварталам. Например, продажи кондиционеров возрастают летом, а новогодних товаров — в декабре.

В планах производства — сезонность определяет пики загрузки оборудования и персонала, что помогает заранее планировать сменность, закупки материалов и логистику.

В планах закупок — сезонность позволяет заблаговременно закупить больше сырья или готовых товаров перед высоким сезоном и сократить закупки в низкий сезон.

Механизм работы:

Создаются сезонные группы номенклатуры и по ним распределяется номенклатура.

Для каждой сезонной группы номенклатуры задаются свои сезонные коэффициенты.

При необходимости, для одной и той же сезонной группы номенклатуры можно ввести разные сезонные коэффициенты для разных бизнес-регионов.

◆Сезонные группы номенклатуры в 1С:ERP — классификатор для номенклатуры, объединяющий товары с похожим характером сезонных колебаний спроса.

◆Бизнес-регионы – классификатор для клиентов, объединяющий их для укрупненного географического и аналитического сегментирования клиентской базы и торговых операций компании.

Сезонные коэффициенты могут быть:

введены вручную;

рассчитаны автоматически по статистике продаж за предыдущие годы.

Замещающие и суммирующие планы

В подсистеме Бюджетирование и планирование системы 1С:ERP предусмотрены два механизма работы с планами: замещающие и суммирующие планы.

◆Замещающие планы — это планы, при которых новая версия полностью заменяет предыдущую в выбранном сценарии.

Зачем нужны:

позволяют вносить уточнения и исправления без сохранения устаревших данных в расчётах;

применяются, если предыдущий план потерял актуальность (например, маркетинговый прогноз оказался ошибочным).

Пример. Был сформирован план продаж на квартал, затем получены новые данные из отдела маркетинга. Замещающий план «переписывает» старый, и система в дальнейшем работает только с актуальной версией.

◆Суммирующие планы — это планы, которые объединяют несколько других планов, суммируя их показатели. Позволяют агрегировать данные из разных подразделений.

Пример. Филиалы компании формируют собственные планы продаж. Итоговый суммирующий план автоматически складывает их в общий корпоративный прогноз.

Когда использовать:

Замещающие планы — когда важно заменить старые данные новыми и работать только с последней версией.

Суммирующие планы — когда необходимо собрать сводные данные по нескольким источникам.

⚠ Практическое замечание. Во многих задачах вместо суммирующего плана можно использовать замещающий план с несколькими источниками данных. Такой подход часто оказывается гибче, поскольку позволяет не только агрегировать данные, но и корректировать полученный результат. Поэтому при проектировании системы планирования я рекомендую сначала проверить, нельзя ли решить задачу замещающим планом.

◆Скользящее планирование — метод планирования, при котором планы регулярно замещают: новые данные (фактические результаты, изменения на рынке) требуют замены старых плановых показателей в пересекающихся периодах.

Например, у вас горизонт планирования — 3 месяца, но план этот обновляется каждый месяц.

То есть план как бы «скользит» вперёд во времени — каждый раз, когда истекает очередной отрезок (месяц), вы сдвигаете горизонт и закладываете новый прогноз. Причем на третий месяц прогноз совсем новый, а вот на два ближайших месяца старые данные теряют актуальность.