Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ

Юрий Ткаченко

Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ

Вступление

Обозначения

◆Термины — так будут отмечаться определения терминов, необходимых для понимания содержания книги и принципов работы ИИ-помощника.

⚠ Важно! — так будут выделяться положения, на которые необходимо обратить особое внимание.

✦Рассуждения о неоднозначных вопросах.

О чем эта книга

Эта книга посвящена обследованию предприятий перед внедрением 1С:ERP. Она предназначена как для руководителей и специалистов предприятия-заказчика, так и для аналитиков, консультантов и других участников подготовки проекта внедрения.

Кроме основного функционала 1С:ERP, в ней рассматривается формирование консолидированной финансовой отчетности холдинга средствами 1С:ERP Управление холдингом. Остальной дополнительный функционал 1С:ERP УХ выходит за рамки книги.

В книге рассмотрены основные функциональные области системы, изложен необходимый понятийный аппарат и предложен обширный перечень вопросов, позволяющий определить требования предприятия к будущей информационной системе.

Каждая глава построена как самостоятельный мини-курс для соответствующего специалиста предприятия. Финансовый директор, начальник производства, руководитель отдела закупок или заведующий складом могут изучить только посвященную их области главу. Она даст им необходимые базовые знания о возможностях 1С:ERP и позволит содержательно ответить на вопросы обследования без необходимости читать всю книгу.

Книга содержит несколько сотен терминов, связанных с 1С:ERP, и несколько сотен вопросов, ответы на которые дадут специалистам информацию об обследуемом предприятии необходимую для успешного внедрения программы.

База знаний для ИИ-помощника

◆ИИ-помощник — языковая модель искусственного интеллекта, использующая материалы данной книги в качестве базы знаний для помощи пользователю при внедрении 1С:ERP.

Для этого достаточно загрузить электронную версию книги в современную языковую модель, поддерживающую работу с пользовательскими документами.

На основе содержания книги ИИ-помощник может:

объяснять принципы работы и возможности 1С:ERP;

разъяснять терминологию и механизмы системы;

помогать отвечать на вопросы обследования предприятия;

помогать анализировать ответы заказчика.

работать, как внешняя память — специалисту не нужно запоминать все материалы книги: при необходимости ИИ-помощник найдет нужную информацию, напомнит изученные ранее сведения и поможет связать их с текущей задачей.

Специалистам предприятия не обязательно читать всю книгу. Достаточно изучить главу, посвященную своей области деятельности. При необходимости ИИ-помощник найдет сведения из остальных глав и поможет использовать их при решении конкретной задачи.

⚠ ИИ-помощник в первую очередь опирается на знания, изложенные в данной книге. Если рассматриваемая ситуация в книге отсутствует, он может не иметь подтвержденного книгой решения.

При этом ИИ-помощнику допускается выдвигать предположения и предлагать варианты действий, выходящие за рамки материала книги, но только с явным указанием, что это гипотеза, а не подтвержденное книгой решение.

При использовании ИИ-помощника рекомендуется соблюдать рекомендации, приведенные в Приложении 1 «Как работать с ИИ-помощником». Это позволит получить наиболее точные и предсказуемые результаты.

Таким образом, одна и та же книга может использоваться двумя способами: как учебное пособие для специалистов предприятия и как база знаний для ИИ-помощника, сопровождающего обследование и внедрение 1С:ERP.

Как устроена книга

Книга охватывает основные функциональные области 1С:ERP. Каждая глава книги посвящена отдельной функциональной области и построена как самостоятельный мини-учебник для соответствующего специалиста предприятия.

Как правило, глава состоит из трех частей:

теоретическая часть, в которой вводятся основные понятия, рассматриваются механизмы 1С:ERP и объясняются принципы их работы;

практические примеры (при необходимости), показывающие применение рассмотренных механизмов в деятельности предприятия;

вопросы обследования, позволяющие определить требования предприятия к автоматизации соответствующей функциональной области.

Благодаря такой структуре каждую главу можно изучать независимо от остальных. Специалисту предприятия достаточно ознакомиться с материалом, относящимся к его области деятельности, после чего он сможет ответить на вопросы обследования и принять участие в обсуждении требований к будущей информационной системе.

Поскольку главы являются самостоятельными мини-учебниками, некоторые теоретические сведения и определения могут встречаться в нескольких главах. Это сделано сознательно, чтобы читателю не приходилось постоянно обращаться к предыдущим разделам книги, и чтобы каждая глава оставалась законченной и удобной для самостоятельного изучения.

Проблема, которую решает эта книга

Вокруг большинства зарубежных ERP-систем сформировалась обширная система независимой учебной литературы. Благодаря этому представители предприятия могут заранее изучить теорию и основные механизмы выбранной системы, а к моменту обследования говорить с консультантами на одном профессиональном языке.

С 1С:ERP ситуация иная. Независимая учебная литература по системе практически отсутствует. При этом существующая документация ориентирована прежде всего на описание возможностей программы и не ставит своей целью формирование единого понятийного аппарата предметной области. В результате обследование предприятия нередко начинается с объяснения базовых терминов, что увеличивает его продолжительность и снижает качество получаемой информации.

Настоящая книга предлагает решение этой проблемы. Каждая глава представляет собой самостоятельный мини-курс для руководителя соответствующего подразделения предприятия. После изучения главы заказчик получает необходимый понятийный аппарат и может предметно обсуждать требования к автоматизации.

Приведу три примера проблем с системообразующими терминами в 1С:ERP. Решения для этих проблем нет в официальной документации 1С, но есть в моей книге.

Пример №1 Финансовый учет. Этим термином пронизана вся программа. Есть подсистема Финансовый учет и контроллинг, есть настройки Финансового учета для организаций (юрлиц). Наконец в программе есть документ Отражение зарплаты в финансовом учете.

Проблема заключается в следующем:

в российском законодательстве и нормативных документах отсутствует определение финансового учета;

в документации 1С отсутствует определение этого термина;

в международной практике термин financial accounting имеет устоявшееся значение, существенно отличающееся от его употребления в 1С:ERP.

◆В международной практике финансовый учёт — это часть бухгалтерского учёта, связанная с подготовкой финансовой отчётности.

Ключевая особенность: такая отчётность в первую очередь предназначена для внешних пользователей — акционеров, инвесторов, кредиторов, поставщиков, государственных органов.

Анализ программы показывает, что в 1С:ERP термин финансовый учет используется как обобщающее понятие и в различных контекстах может относиться к:

регламентированному учету,

управленческому учету,

расчету себестоимости,

учету взаиморасчетов.

Как так вышло?

Моя гипотеза

В 1С:ERP реализован отличный механизм: Ордерная схема складского учета.

◆Ордерная схема складского учета в 1С — это способ организации складского учета, при котором документы, отражающие хозяйственную операцию в денежном выражении, и документы, отражающие физическое перемещение товаров в натуральных единицах, оформляются независимо друг от друга.

Возможно, при разработке этого механизма специалисты рассуждали примерно так: раз учет складских документов считается складским, то учет финансовых документов — это финансовый учет. Постепенно термин разошелся на всю программу, но нигде официально его значение не зафиксировано.

В результате каждый раз, когда специалисты 1С произносят термин «финансовый учет», каждый участник обсуждения понимает его по-своему. Вместо общего понятийного аппарата возникает множество личных трактовок, что приводит к разрыву в понимании предмета обсуждения.

Я не ёрничаю, это действительно большая проблема. В книге она решается посредством подробного объяснения термина и его использования в главе «Склад и доставка».

Пример №2 Сценарий товарного планирования. Эта сущность — собственная разработка 1С. Это очень важный объект системы, буквально основа механизма планирования в 1С:ERP!

У Сценария товарного планирования ровно та же проблема, что и у термина Финансовый учет — нет определения. А без этого, как разобраться в функционале планирования в 1С:ERP?

Вот какой ответ я получил от ChatGPT после того, как велел ему найти определение Сценария товарного планирования в Сети.

Рис В.1

Этот пример хорошо показывает масштаб проблемы. Даже современная языковая модель, имеющая доступ к огромному объему открытых источников, не смогла найти общепринятое определение данного термина.

Согласитесь, что моя статья на Хабре — это не самый авторитетный источник, но ничего другого нет вообще.

Кстати, определение это неполное: в нем нет объяснения — а зачем Сценарий товарного планирования вообще существует? Об этом подробно рассказано в главе этой книги Планирование. Привожу здесь фрагмент из нее.

◆Сценарий товарного планирования — это объект системы 1С:ERP, представляющий собой набор единых настроек для нескольких видов планов, объединенных общей бизнес-задачей и периодичностью планирования.

Зачем нужен сценарий товарного планирования:

формировать взаимосвязанные планы продаж, закупок, производства, сборки (разборки), остатков и внутреннего потребления;

моделировать различные варианты развития событий (например, оптимистичный, реалистичный, пессимистичный);

при использовании механизма Управление процессом планирования — автоматизировать пересчёт планов внутри одного сценария.

Например, у нас есть три связанных друг с другом плана: План продаж продукции, План ее производства и План закупок материалов для производства этой продукции. Собрав эти три плана в одном сценарии, можно настроить систему так, что при изменении Плана продаж, вслед за ним План производства и План закупок будут автоматически пересчитываться, подстраваясь под изменившуюся ситуацию.

◆Периодичность планирования — это характеристика сценария товарного планирования, определяющая степень детализации плановых показателей по времени, то есть частоту, с которой система формирует, хранит и контролирует плановые данные.

Периодичность в программе может быть: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год.

Периодичность планирования задает, в каких интервалах будут вводиться данные планов и будет анализироваться их исполнение.

Пример №3 Управленческий баланс. Очень важный отчет, названный балансом, не будучи таковым.

Рис В.2

Поэтому утверждение специалистов 1С о том, что данный отчет может дать информацию о финансовом состоянии предприятия, вызывает людей с экономическим образованием большое недоверие. Поскольку данный баланс на баланс не похож. Опять мы получаем недопонимание между внедренцами и представителями заказчика.

Объясняю, как разрешается эта проблема, опираясь еще один фрагмент этой книги, на этот раз из главы Распределение затрат.

◆Баланс — это отчёт, который отражает имущество предприятия (активы) и источники его формирования (пассивы) на определённую дату. Баланс строится по принципу равенства:

Активы = Пассивы, где Пассивы = Обязательства + Капитал.

Баланс – это «фотоснимок» состояния предприятия на определенный момент времени, а именно, на конец последнего дня отчетного периода: месяца, квартала. года.

⚠ Выражения «годовой баланс» или «квартальный баланс» — это бухгалтерский жаргон. На самом деле форма баланса всегда одна: отчёт о состоянии предприятия на конкретную дату. Так называемый «годовой баланс» зовут так потому, что он составляется на 31 декабря, то есть отражает положение дел предприятия на двенадцатый удар курантов уходящего года.

А перед нами отчет не на дату, а за период. Смотрим на него внимательно дальше.

Слово «баланс» происходит от латинского bilanx — «две чаши весов» (bi + lanx), что символизирует равновесие между средствами предприятия и источниками их формирования.

А у нас тут в отчете «Управленческий баланс» в Активе положительные числа, а в Пассиве — отрицательные. То есть, если организация прибыльная, в данном отчете в строке Прибыли и убытки стоит отрицательное число. А если организация убыточная — положительное.

А должно быть наоборот. И вообще-то в балансе должна быть графа не Прибыли и убытки, а Прибыль (убыток). Если в ней положительное число — это прибыль, если отрицательное (в скобках) — это убыток.

На возражения, что это, мол, не бухгалтерский баланс, а особый, управленческий баланс — могу сказать следующее: термин «баланс» исторически связан именно с бухгалтерской методологией двойной записи. Поэтому использование этого названия для отчета, который этой методологии не соответствует, вызывает очень большие вопросы. На которые я и пытаюсь ответить.

◆Управленческий баланс — это внутренняя версия бухгалтерского баланса, составленная по правилам, принятым внутри компании, а не по государственным или международным стандартам учета. Он также отражает активы, обязательства и капитал, но на основе данных управленческого учёта, то есть так, как бизнес видит сам себя.

Зачем нужен:

Даёт управленческое представление о ресурсах и обязательствах компании;

Помогает анализировать бизнес с точки зрения его внутренней логики, а не только по внешним требованиям;

Используется в переговорах между инвесторами, банками-кредиторами, собственниками бизнеса, а также при стратегическом планировании.

⚠Все балансы — будь то регламентированный, управленческий или МСФО — это разные варианты одного и того же отчета. Они отличаются правилами расчёта, источниками данных и целями, но все они основаны на бухгалтерской методологии — принципе двойной записи.

Это означает, что каждая операция отражается одновременно в двух местах — в активах и пассивах. Благодаря этому баланс всегда уравновешен: сумма средств предприятия равна сумме источников их формирования (капитал + обязательства).

Само название баланс указывает на это. Оно, как я уже писал, происходит от латинского bilanx — «две чаши весов» (bi + lanx), что символизирует равновесие.

На практике истинный управленческий баланс чаще всего востребован банками при их работе с предприятиями-заемщиками. Управленческий баланс, с точки зрения банков:

Близкий по форме к регламентированному, поскольку сотрудники банков и их системы анализа «натренированы» именно на нем.

Должен содержать больше детализации, особенно по активам, которые могут стать предметом залога;

НДС, который изымается из активов и учитывается в регламентированном балансе на отдельном счете, банки предпочитают видеть в составе активов.

У банков могут быть и другие требования к управленческому балансу. Я здесь указал самые основные, которые можно сформулировать кратко: управленческий баланс – как регламентированный, но с необходимыми для банка подробностями.

Ну что ж, настало время раскрыть карты и объяснить назначение отчета «Управленческий баланс».

«Управленческий баланс» в 1С:ERP — это технический служебный отчёт. Его основное назначение — контроль корректности закрытия периода. Если баланс свёлся — значит, закрытие выполнено правильно.

Поэтому, если вы готовите пакет документов для получения банковского кредита, использовать этот отчёт нельзя. Сотрудники банка просто не примут его за баланс. В таких случаях управленческий баланс необходимо формировать на базе регламентированного бухгалтерского баланса, дополняя его детализацией, которая требуется именно вашему банку.

Я привел лишь три примера, а в книге их — десятки. Главная цель книги — сформировать единый понятийный аппарат предметной области. Он нужен не только для того, чтобы руководители, аналитики, консультанты и специалисты предприятия говорили на одном языке. Он необходим и для создания надежно и предсказуемо работающих ИИ-помощников по 1С:ERP.

Пока ключевые термины системы не имеют четких определений, даже самая совершенная языковая модель будет вынуждена не опираться на знания, а самостоятельно реконструировать понятийный аппарат предметной области, интерпретируя смысл терминов по косвенным признакам. При каждом новом запросе такая реконструкция может выполняться заново, что приводит к нестабильности ответов.

Ограничения книги

Нельзя объять необъятное. Эта книга практически не описывает интерфейс 1С:ERP и лишь поверхностно рассматривает взаимодействие различных механизмов и подсистем программы.

Функциональность 1С:ERP Управление холдингом рассматривается в книге только в части формирования консолидированной финансовой отчетности холдинга. Другие специфические подсистемы и механизмы 1С:ERP УХ в книгу не входят.

Полное описание обеих программ потребовало бы около 20–30 подобных книг, каждая из которых была бы посвящена отдельной предметной области. Но если все-таки аналогичным образом описать всю систему и использовать эти материалы в качестве базы знаний для современной языковой модели, можно создать ИИ-суперпомощника по 1С:ERP.

Почему этого до сих пор не произошло? Проблема заключается не в возможностях современных языковых моделей, а в отсутствии формализованного знания предметной области. Эта книга — попытка сделать еще один шаг к устранению этого пробела.

Глава 1. Основные определения

Система и интерфейс

◆1С:ERP — прикладное решение фирмы 1С, комплексная информационная система для автоматизации деятельности предприятия класса ERP. Она так же упоминается в книге, как система.

◆ERP (Enterprise Resource Planning) — «планирование ресурсов предприятия». Это и стратегия управления ресурсами компании, и конкретные программные системы, которые её реализуют.

ERP‑система объединяет ключевые бизнес‑процессы (финансы, производство, закупки, продажи, склад, кадры и т. д.) в единой информационной среде. Главная цель — иметь одну непротиворечивую базу данных и сквозную автоматизацию, чтобы принимать управленческие решения на основе актуальных данных.

◆Информационная база — база данных 1С:ERP, в которой хранятся нормативно-справочная информация, документы, настройки и результаты учета предприятия. В одной информационной базе может вестись учет нескольких организаций.

◆Подсистема — функциональная область системы, объединяющая документы, справочники, рабочие места и отчеты по определенному направлению деятельности.

Весь интерфейс 1C:ERP изначально разделен на ряд подсистем и именно их и только их, во избежание путаницы, я буду называть подсистемами. Их список следующий:

Бюджетирование и планирование

CRM и маркетинг

Продажи

Закупки

Склад и доставка

Производство

Кадры

Зарплата

Казначейство

Финансовый результат и контроллинг

Внеоборотные активы

Регламентированный учет

Международный финансовый учет

НСИ и администрирование

Например, в книге я буду считать, что подсистемы Управление ремонтами в программе нет. Хотя такой набор функционала присутствует и ему я посвятил отдельную главу. Но в изначальном интерфейсе такая подсистема не оформлена и поэтому Управление ремонтами я буду называть механизмом, чтобы как-то отделять этот функционал от остального, присутствующего в системе.

◆Механизм — совокупность взаимосвязанных объектов и функций 1С:ERP, предназначенных для решения определенной задачи или выполнения бизнес-процесса, но не выделенных в интерфейсе программы в самостоятельную подсистему. Механизм может включать документы, справочники, рабочие места, настройки и отчеты.

◆Функциональная опция — настройка системы, включающая или отключающая определенную функциональную возможность 1С:ERP. Состав доступных документов, реквизитов, команд и механизмов зависит от включенных функциональных опций.

◆Рабочее место — специализированный интерфейс пользователя, объединяющий:

список документов;

распоряжения;

быстрые отборы;

настройки;

отчеты;

команды выполнения операций.

Главная задача рабочего места — предоставить пользователю всю необходимую информацию для выполнения конкретной функции без перехода между многочисленными журналами документов.

Общие понятия учета

◆Справочник — объект системы, предназначенный для хранения относительно постоянной информации об объектах учета и управления. Например, в справочниках хранятся сведения об организациях, партнерах, номенклатуре, складах и подразделениях.

◆Документ — объект системы, предназначенный для регистрации хозяйственной операции, события или управленческого решения. Документы содержат сведения об операции и после проведения могут изменять данные учета.

◆Проведение документа — операция, при которой документ отражается в учете и формирует предусмотренные системой учетные движения, изменяющие содержимое регистров системы. Записанный, но не проведенный документ может сохраняться в информационной базе, не оказывая влияния на соответствующие данные учета.

◆ Движения документа — записи, которые формируются в регистрах системы при проведении документа и отражают влияние зарегистрированной операции на данные учета.

◆Регистр — внутренний объект системы, в котором накапливаются и хранятся данные учета, сформированные документами и другими объектами системы.

◆Хозяйственная операция — факт хозяйственной деятельности предприятия, который регистрируется в информационной системе одним или несколькими документами.

◆Плановые данные — сведения о предполагаемых будущих хозяйственных операциях и показателях предприятия.