Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ

◆Фактические данные — сведения об операциях и событиях, которые уже зарегистрированы как совершившиеся.

◆Отчет — объект, служащий для получения и анализа данных, зарегистрированных в информационной системе. Отчет представляет накопленные системой данные в заданных пользователем разрезах, с использованием отборов и других настроек.

◆Заказ — документ, регистрирующий намерение выполнить хозяйственную операцию и используемый для планирования и управления ее последующим исполнением. Сам заказ, как правило, не означает фактического выполнения операции: ее исполнение регистрируется последующими документами.

◆Реквизит — поле объекта системы, предназначенное для хранения определенной характеристики этого объекта. Например, реквизитами номенклатуры могут быть наименование, артикул, единица измерения и другие сведения.

◆Табличная часть — часть документа или другого объекта системы, предназначенная для хранения повторяющегося набора строк. Например, в табличной части документа продажи указываются товары, количество, цены и другие сведения по каждой позиции.

◆Аналитика учета — дополнительный разрез, по которому в системе детализируются и анализируются учетные данные. Аналитикой могут выступать организация, подразделение, склад, партнер, номенклатура, направление деятельности, заказ, проект и другие объекты системы.

◆Остаток — количество или сумма, числящиеся по определенному объекту учета на конкретный момент времени. Например, остаток товара на складе, денежных средств на счете или задолженности контрагента.

◆Оборот — изменение учетного показателя за определенный период в результате зарегистрированных операций. Например, поступление и расход товаров, денежных средств, возникновение и погашение задолженности.

◆Распоряжение — документ, являющийся основанием для оформления другого документа. Рабочие места позволяют пользователю сразу видеть перечень распоряжений, ожидающих обработки.

◆Журнал документов — список документов определенного типа или нескольких типов. Журналы могут настраиваться пользователем.

◆Статус документа — механизм управления жизненным циклом документа. Используется, если есть необходимость разделения ответственности между различными исполнителями. Использование статусов является опциональным. Если документ полностью оформляет один пользователь, применение статусов может только усложнить работу.

◆Роль пользователя — совокупность прав, определяющих доступ пользователя к данным и функциям системы. Роль определяет:

доступные разделы;

доступные документы;

доступные команды;

состав пользовательского интерфейса.

◆Нормативно-справочная информация (НСИ) — совокупность справочной информации, используемой различными подсистемами 1С:ERP для ведения учета и выполнения хозяйственных операций. НСИ находится в подсистеме НСИ и администрирование и содержит сведения:

о собственном предприятии;

партнерах;

номенклатуре;

подразделениях;

банковских счетах;

кассах;

других объектах учета.

◆Базовые классификаторы — справочники общего назначения, используемые при заполнении НСИ. К ним относятся:

валюты;

банки;

страны мира;

адресный классификатор;

специальности;

другие классификаторы.

Классификаторы могут:

вводиться вручную;

загружаться из файлов;

загружаться из интернет-источников.

Виды учета

◆ Регламентированный учёт — это система ведения бухгалтерского и налогового учёта в соответствии с требованиями законодательства РФ, включая РСБУ, Налоговый кодекс и прочие нормативные акты. Этот учёт обеспечивает:

выполнение обязанностей перед государством,

формирование обязательной отчётности (баланс, декларации, отчёты по НДФЛ, НДС и др.),

расчёт налогов и страховых взносов.

◆Оперативный учёт — учет текущего состояния хозяйственной деятельности предприятия. Данные оперативного учета могут отражаться в системе раньше или независимо от окончательного оформления соответствующих операций в регламентированном учете. Зачем нужен:

для отражения в реальном времени факта поступления, отгрузки, передачи ресурсов;

для учёта, ещё не подтверждённого первичными бухгалтерскими документами, но важного для управления запасами, заказами, сроками и загрузкой.

Пример работы оперативного учета: ордерная схема складского учета в 1С:ERP. На склад поступает 99 шт. товара, и кладовщик оформляет на эту сумму приходный складской ордер. А в бухгалтерию поступает накладная на 100 шт. товара. После этого на складе значится 99 шт. товара, еще 1 шт. значится в статусе Ожидается.

По бухгалтерским же проводкам значится поступление 100 шт. товара. Ордерная схема предусматривает, что к закрытию периода (месяца) это рассогласование будет устранено: или довезут недостающий товар и он будет принят на склад по дополнительному приходному ордеру, или переоформят накладную на 99 шт. товара.

◆Ордерная схема складского учета в 1С — это способ организации складского учета, при котором документы, отражающие хозяйственную операцию в денежном выражении, и документы, отражающие физическое перемещение товаров в натуральных единицах, оформляются независимо друг от друга.

◆В международной практике Финансовый учёт — это часть бухгалтерского учёта, связанная с подготовкой финансовой отчётности (бухгалтерского баланса, отчетов о финансовом результате, движении денежных средств и капитала).

В России термин Финансовый учёт используется неформально, примерно в том же значении, но на уровне профессионального жаргона, а не законодательства.

В 1С:ERP же термин Финансовый учёт — используется как обобщающее понятие, которое может включать в себя:

управленческий учёт,

формирование себестоимости,

элементы регламентированного и международного учёта.

⚠ Поэтому каждый раз в этой книге, когда мы сталкиваемся с термином Финансовый учет, я буду отдельно пояснять, что именно он означает в данном конкретном случае.

◆МСФО (Международные стандарты финансовой отчетности, IFRS) — международная система стандартов подготовки финансовой отчетности. В 1С:ERP предусмотрены средства ведения учета и формирования отчетности по МСФО параллельно с другими видами учета.

Используется предприятиями, которым необходимо формировать отчетность по МСФО в силу требований законодательства, собственников, инвесторов, кредиторов или внутренних правил группы компаний.

◆Управленческий учёт — это система сбора, классификации, анализа и интерпретации данных для принятия решений внутри компании. Ведётся по внутренним правилам предприятия, а не по законодательству.

Структура предприятия

◆Организация — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо обособленное подразделение, от имени которого ведется учет. В одной информационной базе может использоваться несколько организаций, все они объединяются под термином предприятие.

◆Предприятие — совокупность организаций, учет деятельности которых ведется в одной информационной базе 1С:ERP. Объекты предприятия, например, подразделения и склады, могут использоваться несколькими организациями сразу.

То есть когда в 1С:ERP речь идет в предприятии — имеется совокупность организаций, от имени которых в программе организован учет.

◆Структура предприятия — справочник подразделений предприятия. Используется для:

описания организационной структуры;

ведения учета по подразделениям;

анализа доходов;

анализа расходов;

анализа финансового результата.

Причем подразделения принадлежат именно предприятию, но не конкретной организации.

◆Подразделение — элемент организационной структуры предприятия, используемый для отражения места выполнения хозяйственных операций и ведения учета и анализа деятельности. В 1С:ERP подразделение относится к предприятию в целом и не обязательно принадлежит конкретной организации.

◆Склад — место хранения товарно-материальных ценностей. В системе может использоваться один или несколько складов. Склад не принадлежит конкретной организации и может использоваться одновременно несколькими организациями.

◆Магазин — разновидность склада, предназначенная для ведения розничной торговли. Для магазина доступны операции:

оптовой торговли;

розничной торговли.

◆Помещение — часть складской территории. Позволяет разделить один склад на несколько независимых зон хранения с собственными ответственными лицами.

◆Ячейка хранения — элемент адресного хранения внутри склада или помещения. Используется для указания конкретного места размещения товара.

Участники хозяйственной деятельности

◆Партнер — объект 1С:ERP, описывающий деловые отношения предприятия с юридическим или физическим лицом независимо от его роли в бизнес-процессах. Один и тот же партнер может выступать клиентом, поставщиком, перевозчиком, комиссионером, конкурентом или выполнять несколько ролей одновременно.

◆Контрагент — юридическое или физическое лицо, от имени которого оформляются договоры, первичные документы и ведутся взаиморасчеты. Используется для ведения регламентированного учета.

Контрагент содержит юридические и регистрационные реквизиты, необходимые для оформления хозяйственных операций. Одному партнеру может соответствовать один или несколько контрагентов.

⚠ Но эту возможность в системе можно и отключить и тогда одному партнеру будет соответствовать один контрагент.

◆Клиент — роль партнера, это партнер, приобретающий у организации товары, работы или услуги. Клиент является одной из ролей партнера и используется при оформлении документов продаж, взаимодействий и CRM-процессов.

Номенклатура

◆Номенклатура — справочник, содержащий сведения обо всех товарах, услугах, работах, наборах и других объектах учета предприятия.

◆Вид номенклатуры — классификатор, объединяющий номенклатурные позиции с одинаковыми правилами учета. Через вид номенклатуры определяются:

тип номенклатуры;

правила оформления продажи;

использование характеристик;

использование серий;

шаблоны наименований;

дополнительные реквизиты;

параметры создания карточек.

◆Тип номенклатуры — основной признак вида номенклатуры. В системе используются следующие типы:

товар;

услуга;

работа;

многооборотная тара;

набор.

Доступные типы определяются включенными функциональными опциями.

◆Характеристика номенклатуры — дополнительный признак, позволяющий учитывать различные варианты одной номенклатурной позиции. В качестве характеристики могут использоваться:

цвет;

размер;

мощность;

материал;

другие свойства.

◆Серия — дополнительный идентификатор партии или экземпляра товара. Используется для организации серийного учета.

◆Единица хранения — основная единица измерения, в которой ведется складской учет и учет остатков. Все количественные остатки хранятся именно в единице хранения.

◆Единица измерения для отчетов — дополнительная единица измерения, используемая при формировании аналитических отчетов.

◆Мерная единица — дополнительная единица измерения, позволяющая оформлять документы в единицах, отличающихся от единицы хранения. Примеры:

килограммы;

метры;

литры;

квадратные метры.

◆Упаковка — единица представления товара при закупке, продаже, хранении и складских операциях.

◆Набор упаковок — Классификатор упаковок, который может использоваться несколькими номенклатурными позициями.

Глава 2. Ценообразование

Данная глава описывает механизм ценообразования в 1С:ERP. Он предназначен для формирования, регистрации и применения цен предприятия. Общая последовательность работы обычно выглядит следующим образом:

создаются виды цен;

определяются правила их расчета;

рассчитываются и регистрируются цены;

цены вводятся в действие;

при продаже при необходимости автоматически или вручную применяются скидки и наценки;

система контролирует соблюдение допустимых диапазонов цен.

Виды цен

◆Вид цены — объект 1С:ERP, определяющий правила формирования, хранения и применения цен номенклатуры. Для вида цены задаются способ расчета, валюта, метод округления, область применения и другие параметры ценообразования.

◆Ценовая политика предприятия — совокупность принятых на предприятии правил формирования и применения цен. В 1С:ERP такая политика реализуется через виды цен, способы их расчета, правила округления, скидки, наценки и другие настройки ценообразования.

◆Действующая цена — цена номенклатуры определенного вида, зарегистрированная в системе и применяемая начиная с установленной даты. При регистрации новой цены предыдущая цена сохраняется в истории.

◆Способ задания цены — правило определения значения цены. Система поддерживает:

ручное назначение;

автоматический расчет по данным информационной базы;

расчет по формуле других видов цен.

◆Ценовая группа — классификатор, объединяющий номенклатурные позиции с одинаковыми правилами расчета цен и применения скидок. Используется для назначения различных алгоритмов ценообразования внутри одного вида цены.

◆Ручное назначение цены — ручной ввод значения цены пользователем. Особенности:

цена вводится вручную;

изменение выполняется по мере необходимости;

автоматический пересчет отсутствует.

◆Автоматический расчет цены — автоматическое формирование цены на основании данных информационной базы. Источниками могут быть:

себестоимость;

цены поставщиков;

цены конкурентов;

другие виды цен;

произвольные запросы к данным системы.

При необходимости допускается изменение типовой схемы компоновки данных.

◆Формулы расчета — определение алгоритма вычисления цены. Например:

себестоимость × 1,5;

закупочная цена + наценка;

другой вид цены с коэффициентом.

При расчете используется встроенный редактор формул.

◆Использование ценовых групп — назначение различных правил расчета цены для разных групп товаров в рамках одного вида цены. Для каждой ценовой группы можно определить:

собственную формулу расчета;

собственные правила округления;

собственные пороги срабатывания.

Если для номенклатуры ценовая группа не указана в настройках вида цены, применяется основная формула расчета.

◆Правило округления — механизм автоматического округления рассчитанных цен. Позволяет задавать:

способ округления;

точность округления;

психологическое округление.

Можно задавать разные правила округления для различных диапазонов цен.

◆Психологическое округление — получение более привлекательной цены. Например: вместо 20 500,88 руб. может быть получена цена 20 490 руб.

◆Порог срабатывания — контроль необходимости регистрации новой цены. Задается минимальный процент изменения цены, при котором новая цена будет зарегистрирована в системе. Если рассчитанная цена изменилась менее установленного процента, новая цена не регистрируется. Механизм позволяет избежать частого изменения цен и повторной печати ценников.

◆Статусы видов цен — механизм контроля действующих цен. Для каждого вида цены используются статусы:

действует;

не действует.

Только действующие виды цен доступны пользователям при оформлении документов.

◆Диапазоны допустимых цен — механизм контроля соблюдения минимальных и максимальных цен. В качестве границ используются зарегистрированные виды цен. Контроль применяется только для пользователей, права которых не позволяют отклоняться от условий продаж.

Установка цен номенклатуры

◆Установка цен номенклатуры — документ, предназначенный для регистрации новых цен номенклатуры. Используется для:

ввода новых цен;

изменения действующих цен;

расчета вычисляемых цен;

ввода цен в действие.

◆«Цены (прайс-лист)» — рабочее место для формирования и изменения новых цен номенклатуры (прайс-листов). Позволяет:

выбрать дату начала действия цен;

отобрать номенклатуру;

выбрать виды цен;

рассчитать цены;

применить изменения.

◆Вычисляемая цена — цена, рассчитываемая автоматически на основании правил, заданных в виде цены. Расчет может выполняться:

по формулам;

по другим видам цен;

по данным информационной базы.

◆История изменения цен — журнал всех документов Установка цен номенклатуры. Позволяет анализировать:

когда изменялись цены;

какие цены были зарегистрированы;

кем были внесены изменения.

◆Согласование цен — механизм предварительного утверждения цен до их ввода в действие. Используется для разделения ответственности между сотрудниками, подготавливающими цены, и сотрудниками, утверждающими их.

Скидки и наценки

◆Скидка (наценка) — механизм изменения стоимости продажи при выполнении определенных условий. В системе поддерживаются:

ручные скидки;

автоматические скидки;

ручные наценки;

автоматические наценки.

◆Ручная скидка — скидка, назначаемая пользователем непосредственно в документе продажи. Может задаваться:

процентом;

суммой.

Не требует предварительной регистрации.

◆Автоматическая скидка — скидка, назначаемая системой автоматически или доступная пользователю при выполнении заранее настроенных условий. Требует предварительной настройки.

◆Тип скидки (наценки) — способ изменения стоимости продажи. Система поддерживает следующие типы:

скидка (наценка) процентом;

скидка (наценка) суммой на документ;

скидка (наценка) суммой на строку;

скидка количеством;

подарок;

специальная цена;

выдача сообщения;

округление суммы документа.

При необходимости перечень типов может быть расширен внешними обработками без изменения типовой конфигурации.

◆Условие предоставления скидки — правило, определяющее, при каких обстоятельствах должна применяться скидка. Условия могут анализировать:

объем продажи;

накопленный объем продаж;

форму оплаты;

график оплаты;

время продажи;

характеристики товаров;

сегменты клиентов;

сегменты номенклатуры;

другие параметры продажи.

◆Совместное применение скидок — правило определения результата, если одновременно выполняются условия нескольких скидок.

Типы скидок (наценок)

◆Процентная скидка (наценка) — Изменяет стоимость продажи на указанный процент. Для различных ценовых групп могут использоваться разные размеры скидок.

◆Скидка суммой — уменьшение цены на определенную сумму. Может применяться:

ко всему документу;

к отдельным строкам документа.

◆Скидка количеством — используется при акциях вида «Купи N — получи M бесплатно». В подарок передается та же номенклатура, которая приобретается покупателем.

◆Подарок — используется, если в подарок передается другая номенклатура.

◆Специальная цена — позволяет временно заменить основной вид цены другим видом цены при выполнении определенных условий продажи.

◆Выдача сообщения — Используется для отображения информационного сообщения пользователю. Например:

напомнить о выдаче карты лояльности;

вывести предупреждение при продаже.

◆Округление суммы документа — автоматически корректирует итоговую сумму документа по заданным правилам.

◆Настройка объекта предоставления скидки — определение товаров, на которые распространяется скидка. Возможные варианты:

вся номенклатура;

список номенклатуры;

сегмент номенклатуры;

номенклатура по условиям отбора.

Дополнительно могут использоваться ценовые группы.

◆Настройка условий предоставления — определение критериев назначения скидки. Типовые условия:

разовый объем продажи;

накопленный объем продаж;

форма оплаты;

график оплаты;

время продажи.

При необходимости перечень условий может быть расширен внешними обработками.

Способы назначения скидок

◆Автоматическое назначение — при выполнении условий система самостоятельно назначает скидку в документе продажи.

◆Автоматическая скидка с ручным подтверждением — система определяет возможные скидки, однако окончательное решение принимает менеджер. Пользователь видит доступные скидки и самостоятельно выбирает, применять их или нет.

Ввод скидки в действие

◆Общий статус — используется, если скидка должна действовать:

для всех клиентов;

со всех складов.

◆По складам — позволяет ограничить действие скидки определенными складами.

◆По соглашениям — используется для ограничения действия скидки определенными клиентами. Поддерживаются:

типовые соглашения;

индивидуальные соглашения.

◆По картам лояльности — позволяет связать скидку с определенным видом карты лояльности.

◆Совместное применение скидок — определение результата при одновременном выполнении нескольких условий. Поддерживаются варианты:

минимум;

максимум;

сложение;

вытеснение;

умножение.

◆Вытеснение — используется только одна скидка с наивысшим приоритетом.

◆Умножение — скидки применяются последовательно. Каждая следующая скидка рассчитывается уже с учетом предыдущей. Порядок определяется приоритетом.

◆Сложение — все скидки суммируются.

◆Минимум / максимум — используется только одна скидка:

минимальная;

максимальная.

Вопросы обследования

Организация ценообразования

Как сейчас организовано формирование и изменение цен на товары, работы и услуги предприятия?

Кто отвечает за расчет цен, кто принимает решение об их изменении, и кто утверждает новые цены?

Какие виды цен используются на предприятии: розничные, оптовые, дилерские, закупочные, минимальные, специальные или другие?

Для каких подразделений, складов, магазинов, групп клиентов или других условий используются разные виды цен?

В каких валютах устанавливаются цены и как учитывается НДС при их формировании?

Формирование цен

Какие цены назначаются вручную, а какие рассчитываются автоматически?

На основании каких данных рассчитываются цены: себестоимости, закупочных цен, цен поставщиков, цен конкурентов, других видов цен или иных показателей?