Автоматизация общепита и розницы на 1С: как не купить кота в мешке и не потерять деньги

Дмитрий Иванов

Автоматизация общепита и розницы на 1С: как не купить кота в мешке и не потерять деньги

Пролог

Привет. Меня зовут Дмитрий, и я уже 25 лет занимаюсь автоматизацией магазинов и общепита на 1С. Я консультирую, обучаю, поддерживаю и помогаю людям не слить деньги в трубу.

На данный момент мной открыто более 300 точек общественного питания по всей России и примерно столько же магазинов. Это не просто цифры для красного словца. За каждой из них - настоящий опыт и, соответственно, кейсы.

В этой книге я расскажу тебе всю внутрянку - тёмную сторону этой работы. Я научу тебя экономить, выбирать оборудование, не терять деньги во время работы и, главное, - как избежать воровства, ну или хотя бы сократить. Давай будем реалистами. Ты узнаешь, как воруют через систему скидок, почему инвентаризация не работает, какую 1С вообще нужно ставить.

Ты можешь спорить со мной. Меня это вполне устраивает. Но ты же будешь это делать в монологе. В диалоге наш спор бы не мог состояться. Вот представь: ты мне говоришь - «Я не согласен, у меня это уже третий ресторан, и я знаю, как надо!» Так вот - нихера ты не знаешь. У меня это трёхсотый ресторан. Поэтому просто почитай.

Почему именно 1С? Какая техника нужна? Какие отчёты смотреть? Какие скидки реально работают? Какой концепт выбрать? Где открыться? Ответы на все эти вопросы мы разберём.

Но самый главный вопрос, который я задам тебе прямо сейчас: ты знаешь, как проверить, что твой бухгалтер не налажал в работе с системой учёта, а твой завскладом уже полгода не кормит свою семью за твой счёт? Вот об этом и поговорим.

Я не буду с тобой сюсюкать. Ты ж не мой клиент. Хотя и в этом случае я бы не стал. Потому что для меня автоматизация - это отлаженный механизм. Спорить о том, что так или не так, я точно не буду. Я просто скажу, как есть.

За долгие годы работы с этим я узнал и увидел очень многое. Самое главное, что я не продавец, не менеджер, не специалист 1С, который правит отчёты и печатные формы. Я тот человек, который приезжает к заказчику ещё до того, как он арендовал помещение и только собирается открываться, и рассказывает ему, что и как надо делать. Я один из тех людей, кто придумывал обходные пути: магазин, бар и прочее.

И да, я не компания с человеческим лицом. Я до сих пор не понимаю, зачем многие организации «облизывают клиента». Возможно, из-за этого с кем-то мы и не сработались, но в разности взглядов я не вижу ничего плохого. Всем должно быть комфортно.

Ну что, готов узнать об автоматизации от социопата с огромным опытом работы?)) Погнали тогда.

Да, и если захочешь поболтать, поспорить или даже поработать - пиши в ВК: https://vk.com/1c_sos. Может, и правда сработаемся. Я там редко пишу, но сообщения читаю все и отвечаю.

Теперь о книге - консультация стоит примерно 5000 рублей и длится максимум пару часов. Если мы рассмотрим книгу как консультацию то получится , что это она же но значительно дольше. По этому я решил с ценой поступить следующим образом.

На момент написания ( в черновике) она будет стоить 500 рублей но когда я заончу книгу подниму ценник до 2500 мне кажется это справедливо. По этому чем раньше ты ее купишь? тем выгоднее покупка.

Что ты собираешься открыть?

Перед тем как говорить о том, как всё устроено, давай поговорим о том, что у тебя планируется или уже есть. Маленькое кафе, большой ресторан, кофейня, столовая? Может быть, вообще магазин? А какой? Что ты там будешь продавать? Это всё на самом деле очень важно.

Главный вопрос: где?

Важнее этого, пожалуй, только то — где ты собираешься это открыть?

Конечно, идеальный вариант — это столовая на предприятии или в бизнес-центре. Или маленькая кофейня в спальнике. В первом случае ты сразу же обеспечен клиентами, а во втором — ты ограничен в расходах, так как кофемашину ты можешь взять в аренду и закупать потом кофе у этой компании, а полуфабрикаты для выпекания получить вместе с той же техникой для выпекания.

Это два практически беспроигрышных варианта. Но найти на этом бильярдном столе лужу с дерьмом и утонуть в ней всё же можно.

Ошибка 1: не та локация для формата

Можно открыть столовую в спальнике или кофейню на территории закрытого предприятия. И такое я тоже видел.

При этом, чтоб забить последний гвоздь в крышку своего гроба, необходимо держать момент открытия в тайне до последнего, а в день открытия просто украсить дверь воздушными шариками и ждать клиентов. В результате максимум, что произойдёт, — это кража воздушных шариков. И поверь, это не плохой вариант.

Ошибка 2: игнорировать потребности клиентов

Я был свидетелем того, как одному канцелярскому магазину, находившемуся в цоколе жилого дома, первая неделя не принесла ни копейки выручки, а в один прекрасный день кто-то по привычке ещё и нагадил прямо под дверь.

Ещё одна ошибка — это тот случай, когда бизнесмены по непонятным причинам игнорируют интересы людей, проживающих в том месте, где они собираются открываться.

У меня был пример, когда человек сообщил: «Нашёл отличное место! Ты представляешь, ни одного нормального круглосуточного кабака нет в районе». Причина этого открылась ему спустя месяц после открытия. Так случилось, что большинство жителей района были преклонного возраста, и ночные пляски и бег в мешках под аккордеон интересовали их значительно меньше, чем аптеки и салоны оптики.

Ошибка 3: когда партнёры не договорились

Особый случай — это когда в товарищах согласья нет. Это когда владельцев бизнеса несколько, а заведение одно, и вот кто-то видит его суши-баром, кто-то пиццерией, ну а кто-то вообще производством для обедов, которые будут доставляться на предприятие.

Итог главы

В общем, перед тем как выбирать систему учёта и начинать работать с ней, необходимо точно понимать, что ты будешь делать, где и нужно ли оно там.

На чем автоматизировать магазин?

Вступление

Давай начнем с того, что нет откровенно плохих решений и программ. Многолетний опыт показал, что уровень того или иного решения прямо пропорционален уровню интеллекта того, кто за ним работает. Невероятно важно правильно подобрать решение под свою задачу – именно этим мы с тобой сейчас и будем заниматься.

Давай начнем с магазина – тут все проще. У тебя есть три варианта, и как ни крути, ты выберешь один из них. Ну, вернее, четыре, но этот вариант мы упомянем вскользь.

Вариант 1. Эвотор и аналоги – для малого бизнеса

Если у тебя в магазине 15–20 позиций и ты точно не запутаешься в учете, то бери Эвотор (или что-то типа того) и не делай мозг ни себе, ни другим. Так же этот аппарат и ему подобные очень хороши для сферы услуг. Бюджет примерно 40 тысяч _+

Из-за хлипкости самого принтера он не рассчитан на 500 чеков в день, хотя некоторым везет. Но если тебе учет не нужен и чеков немного – это твой рабочий вариант.

По причине того, что откровенно говоря это смартфон на Андроиде, приделанный к кассе, все допы там реализованы через приложения (как правило, с абонентской платой). Поэтому если хочешь чего-то большего, чем я уже описал, – готовь манюни.

Вариант 2. 1С – классика для бизнеса

Второй вариант – это 1С. Тут все достаточно просто. Твой комплект – это сама программа (допустим, 1С:Розница), касса, сканер и компьютер. В среднем на лето 2026 года всё это с работами стоит примерно девяносто тысяч за полностью оборудованное рабочее место.

И всё – больше никаких платежей. Купил, поставил и работаешь. На этой конфигурации я делал огромное количество магазинов, и, как правило, этого достаточно. Там есть и ЕГАИС, и Честный знак, и всё, что ты хотел. А главное – там всего один платеж. Если ты знаешь, чем отличается закупочная цена от себестоимости, то не запутаешься.

Конечно, это всё можно еще расширять. Например, можно взять 1С:Управление торговлей, и в ней даже небольшое производство дополнительно можно вести (если оно тебе надо). А так же можно поставить УТ как бэк-офис для товароведа, а Розницу – чисто для кассиров. Но это я уже усложняю. На старте это тебе, наверное, не понадобится.

Вариант 3. Фронтол – не для слабонервных

Не могу пропустить такое решение, как Фронтол. Это то самое четвертое решение, которое мы, как я и говорил, упомянем вскользь. Решение это неудобное и плохо реализованное. Но если ты любишь хороший секс (причем с мужиком), то, конечно, попробуй. Бюджет не назову так как давно им не занимался

А если серьезно: поддержка у них откровенно слабая. В плане обменов скажем с тем же 1С . Вообще это раньше был любимый софт ЦТО- шников . Не будем вдаваться в детали почему так вышло да это и не важно . Если у тебя есть выбор – проходи мимо.

Вариант 4. Облачные решения (МойСклад и аналоги)

Ну и последний вариант – это облачные решения, такие как, например, МойСклад. Решение хорошее, многофункциональное, но с абонентской платой и не работает без интернета (что сейчас особенно важно). Плюс ко всему это решение модульное. Опять же не назову бюджет так как все зависит от того , что ты себе на подключаешь. Ну, то есть хочешь вот так, чтобы было – подключи модуль, и оно появится. Практически любое расширение стоит денег. В 1С такого нет: ты купил программу, в ней полный функционал – и пользуйся на здоровье.

Итог: покупать или арендовать?

Логика в аренде софта, а иногда и железа, есть только в случае, когда ты планируешь быстро закрыться. В остальных случаях аренда выйдет тебе кратно дороже.

Хотя еще раз скажу, что ничего плохого про любое решение сказать не могу.

На чем автоматизировать общепит

Ну слушай, тут будет долгий разговор. Вернемся к истокам. В то время, когда я пришел в этот бизнес, было не так много игроков. 70 процентов рынка закрывал Р-Кипер, остальные 30 делились между остальными — это 1С, Домино, Фронтол и еще самодельные программы. Потом на рынок пришла Айко, и рынок претерпел серьезные изменения. Невероятный демпинг и вливания в рекламу вывели ее в лидеры, и в этом состоянии рынок пребывает и сейчас.

Я работал практически на всех системах, о которых выше рассказал, и что могу сказать...

Главное отличие Айко

Самое большое отличие Айко от всех остальных — это риалтайм. Остатки в ней меняются в реальном времени. У всех остальных списание происходит после закрытия смены, и остатки, соответственно, видны на начало дня и на конец.

Кипер — классика жанра

Кипер — это классика. Некоторые уверены вообще в том, что программа для автоматизации в принципе называется Кипер. Как копир называют ксероксом, так и тут. Особо одаренные Кипером называют сенсорный моноблок, но это уже не так, хотя часто встречается.

Кипер модульный и достаточно дорогой. Но если ты прям нацелен на олдскул, то конечно.

1С — мой выбор

1С представлен тремя основными программами: Трактир, Скатерть-Самобранка и 1С:Общепит. Это адаптация Бухгалтерии или Управления торговлей. Основным преимуществом тут является офлайн и отсутствие постоянной абонентской платы. Поэтому я продаю именно их.

Опять же, в 1С нет модульности: ты берешь сразу всё — и дисконтный модуль, и кассовый, и бэк-офис. Перестаешь платить после покупки. Подружить эти программы с той же бухгалтерией (которая у тебя скорее всего на 1С) тоже не сложно.

Почему я выбираю 1С:

Нет абонентской платы — один платеж, и всё твоё

Полный функционал из коробки, ничего не нужно докупать отдельными модулями

Легко интегрируется с 1С:Бухгалтерией

Работает офлайн

Обновления выходят не так часто, что дает программе удивительную отказоустойчивость. Она вообще не ломается.

Айко — айфон в мире автоматизации

Ну и Айко. Хайповый продукт. Это, знаешь, такой айфон от автоматизации общепита. Огромное количество товароведов с опытом работы на Айко. Бармены и официанты, как правило, все умеют на ней работать. Мне это всегда забавно слышать, потому что все программы одинаковые ± (для пользователя так точно). Просто это модно, и не более того.

По факту это достаточно дорогое онлайн-решение (в нынешней ситуации онлайн выбирать — это так себе идея). Обслуживание — примерно 10 тысяч в месяц. Ну, если ты готов, то конечно, почему бы и нет.

Интеграция с 1С есть, есть Доксбокс и другие плюшки. Опять же система модульная, поэтому сложно сразу назвать цену.

Главный аргумент — это удобство. Хотя это спорно. Я работал на всех этих системах, мне в принципе на всех удобно. И опять же: купил бы ты доставщику Порш? Ну, на нем же всяко удобнее, чем на Ладе ездить?

Обновления и поддержка

У 1С для общепита обновления выходят не так часто, поэтому программа показывает удивительную отказоустойчивость. Она вообще не ломается.

У остальных двух, поскольку есть обновления, они как правило создаются для оправдания абонентской платы. Что-то ломается и будет исправлено в следующем обновлении. Ну, короче, не зря платишь.

У Айко поддержка 24/7. И это одна из ее главных фишек. Но секрет в том, что у остальных всё то же самое, просто они об этом не кричат на каждом углу.

Главный совет

Давай по итогу сравним два основных варианта

iiko — красивый, молодой, всё в облаке. Интерфейс — как айфон, доставка — огонь, кассиры учатся за час. Но интернет пропал — встал бизнес. Бухгалтерии нет. Хочешь уникальную хотелку? «Не можем, не интеграбельно».

1С — старый пердун в очках. Уродливый, но гениальный. Учёт — до копейки (FIFO, партии, цеха), бухгалтер в восторге, офлайн работает. ЕГАИС, Меркурий, ЗНАК — родные. Никаких ежемесячных платежей за использование программы.

Итог

В общем, вот так примерно выглядит рынок. Поэтому думай.

Страхи

Знаешь, чего больше всего боятся люди, устанавливающие систему учёта себе в кафе или магазин?

Больше всего они боятся, что система не решит их проблемы, а создаст новые, отняв последнее время и деньги.

Это вечное противостояние клиента и компании по автоматизации. Первым кажется, что у них хотят отнять деньги, а вторым, что перед ними очередные жмоты, которые не знают, чего хотят, но хотят это подешевле.

Давай посмотрим на основные страхи.

Страх 1. Сложность

«Я управляю кухней, залом, закупками, а теперь мне ещё нужно разбираться в этой программе? А где взять время? Нужен человек -а где взять деньги?»

И вот тут появляется страх номер два.

Страх 2. Бесполезная трата денег

По сути, это инвестиция в чёрный ящик. Нет никаких гарантий. Лучше я потрачу деньги на рекламу - там мне хотя бы понятно.

Некоторые ещё считают, что не покупают инструмент, а наоборот - продают свою свободу. Мол, после установки они станут зависимы, и с них будут выжимать деньги.

Страх 3. Хаос и остановка заведения

«А если в день перехода на систему у нас встанет работа? Кассиры не смогут торговать, а клиенты будут уходить недовольными?»

Страх 4. Двойная работа

«Как я буду работать и в программе, и в тетрадке? Это же двойная работа. Сколько времени уйдёт? А системе я не доверяю».

Страх 5. Конфликт с персоналом

Система разрушит сложившиеся негласные соглашения, внесёт подозрительность и недоверие. Персонал возненавидит и систему, и меня, когда все их схемы вскроются.

Страх 6. Мой любимый

«Система не поймёт мой бизнес. У меня же всё уникально. Мой бизнес - это живой организм, а не шаблон. Она будет только сковывать его, а не помогать».

Узнал себя?

Давай обсудим каждый твой кошмар.

Разбираем страх 1: «Где взять время? Нужен человек - где деньги?»

Закрывается правильным стартом.

Вам не надо становиться программистом. Ваша задача - нанять того, кто говорит на двух языках: «ваш бизнес» и «выбранный софт».

Идеальный внедренец сначала долго ходит по вашему заведению, смотрит, задаёт вопросы, и только потом предлагает решение.

Он учит ровно тому, что нужно вам, - как закрыть смену, как сформировать отчёт. Не больше.

Время? Вы потратите его один раз, чтобы потом экономить ежедневно.

Разбираем страх 2: «Инвестиция в чёрный ящик»

Закрывается прозрачным договором.

Никаких «а вот мы как-нибудь». Всё - этапами, с чёткими результатами и фиксированной стоимостью за каждый этап.

Сначала - анализ и план. Понравилось? Продолжаем. Нет? Расходимся, заплатив только за анализ.

Гарантия - это не волшебное слово, а пункт в договоре.

Разбираем страх 3: «Хаос и остановка заведения»

Закрывается плавным внедрением.

Никто в здравом уме не ломает работающую систему в пятницу вечером.

Всё делается постепенно: сначала учёт на складе, потом - касса. И всегда есть «красная кнопка» - возможность откатиться на старый способ, если что-то пошло не так.

Плюс - обучение персонала не в часы загрузки.

Разбираем страх 4: «И в программе, и в тетрадке»

Закрывается доверием.

Ваша тетрадка - это костыль, потому что вы не верите системе. А не верите, потому что вам не показали, как она работает.

Внедрение - это не «вот программа, пользуйтесь», а процесс настройки под вас: чтобы отчёт, который вы выписывали вручную, программа формировала в один клик.

Как только вы в этом убедились - тетрадка летит в урну сама.

Разбираем страх 5: «Конфликт с персоналом»

Закрывается позитивным посылом.

Вы внедряете не полицейскую систему, а помощника для команды.

Система - чтобы официант не путался в счетах, продавец не бегал на склад проверять остатки.

Да, негласные схемы вскроются. Но это не проблема системы, а проблема бизнеса, которую вы, наконец, увидите и сможете решить.

Разбираем страх 6: «Система не поймёт мой уникальный бизнес»

А это мой любимый.

Закрывается правильным выбором системы.

Если мы берём 1С, то это не жёсткий шаблон. Это конструктор. Да, в основе - типовые процессы. Но их можно как угодно комбинировать и настраивать.

Ваш бизнес уникален не процессами - приёмка товара, продажа, отчётность - они везде одинаковы. Уникальны нюансы.

Вот их как раз и нужно грамотно прописать в систему. Хороший специалист сделает это.

Итог

Все страхи сводятся к одному — страху выбрать неправильного исполнителя. Который начнёт с установки программы, а не с разговора о вашем бизнесе.

Выбирайте того, кто сначала задаёт сто вопросов, а потом предлагает решение.

Об этом мы и поговорим в следующей главе.

Кому довериться?

Интересный вопрос, но если приглядеться - выбор без выбора. Варианта два: либо большая компания, либо фрилансер.

Но есть один нюанс. Я как фрилансер за час работы беру примерно 2500, и обычное внедрение стоит ну, 25 000 примерно по работам. А если меня же продаёт компания, то это уже 5000 и 50 000 соответственно. Хотя и там, и там я делаю одно и то же. А как получилось, что ты и так и так работаешь с фрилансром?

Почему компании продают дороже

Дело в том, что большой компании невыгодно держать штат. А вдруг нагрузки не будет, а зарплаты платить надо. То ли дело набрать на договор фрилансеров. Нам тоже хорошо: не надо клиента искать, не надо ничего продавать. Да и ответственности меньше.

Фрилансер всегда дешевле, оно и понятно почему. А вот большая компания - это и аренда офиса, и менеджеры, и реклама. Кто-то же должен за всё это заплатить. А кто бы это мог быть?

Стабильность или риск?

«Но вдруг фрилансер пропадёт? А компания - это всё-таки стабильность, уверенность?»

Тут тоже не всё так гладко. Я видел и компании, причём даже очень большие, которые схлопнулись, и фрилансеров, которые работают и никуда не пропадают. Риски есть и там, и там.

Проблема большой компании

Проблема большой компании ещё в том, что продаёт тебе менеджер. Ему вообще плевать, что там дальше будет. Его работа - продать. Он будет тебе обещать и небо в алмазах, и халаты с перламутровыми пуговицами, лишь бы продать.

Дальше ты попадаешь на внедренца, а это уже другой человек. Ему надо реализовать твои хотелки, имея в арсенале то, что тебе продали. И дальше эта конструкция на костылях попадает в поддержку, а там вообще другие люди.

И как правило, весь негатив сыплется именно на поддержку, хотя они вообще не виноваты в том, что с тобой до этого произошло.

Почему фрилансер лучше

С фрилансером проще. Он сам продал - ему же потом внедрять и поддерживать. Он более ответственный просто потому, что он один.

«А как один может внедрить большой ресторан?»

Да легко. Я один внедрил завод. Ну не огромный, а такой себе, не самый большой, но всё же завод. 5 отделов: логисты, продажники, сборка, поддержка, бухгалтерия.

Крупная компания насчитала им четыре с половиной миллиона, а я собрал всё за полтора, ну и плюс сто пятьдесят тысяч за аудит первоначальный и построение плана работ.

Что выбрать - решать тебе

Да, крупная компания - это, конечно, компания с человеческим лицом. Они и в твоё положение войдут, и утешат, и поддержат. Но готовь манюни обязательно.

С фрилансером всё проще и дешевле. Ну и отношение другое: ты для него как мартышка и очко - понюхает его, полижет, куда-то там нанижет, а воз и ныне там.

Что выбрать - решать тебе. Но ещё из Библии мы помним, что Давид побеждает Голиафа.