Менеджмент. Организационные структуры управления

В системе должны использоваться люди, находящиеся в определенном состоянии. Речь идет о том, что на определенных участках реализуемой системой совокупности процессов должны использоваться люди, параметры характеристик которых должны совпадать с требуемым диапазоном значений. Речь ни в коем случае не идет о дискриминации. Дело в том, что ограниченность применения людей обусловливается требованиями эффективного состояния системы в целом. С этой точки зрения становится понятно и обоснованно применение так называемых профессиональных требований, требований образовательного уровня, организационных, психологических, мотивационных профилей при подборе людей на тот или иной вид работы в бизнес-системе.

1.6.3. Способность человека изменять свой ресурс

Способность изменять свой ресурс – принципиальное отличие человека от всех остальных представителей животного мира – выражается в его способности самостоятельно изменить свое состояние в соответствии с теми требованиями, которые он признает для себя актуальными. Иллюстрация этого – способность человека изменять параметры своего физического состояния (занятия спортом, бодибилдингом), психологического состояния (развитие навыков выдержки, инициативы, лидерства и т. п.); повышать интеллектуальные характеристики (получение дополнительного образования или дополнительных специальных навыков, повышение культурного уровня). До какой-то степени эта способность изменить свои возможности – ответная реакция человека на его ограниченность применения, особенно в условиях угрозы отторжения человека из системы, в которой он находится в качестве элемента. Эти способности – естественный результат реакции человека на требования внешней среды. Бизнес-система, элементом которой является человек, только одна из многих систем, в которых человек находится одновременно. Например, человек работает и является элементом системы. В то же время он: элемент бизнес-системы другого рода, являясь жителем определенного города или региона; элемент-гражданин какого-либо государства; элемент социальной системы (семьи). Такая способность человека определяет следующее его свойство – одновременное его существование в нескольких средах или системах.

1.6.4. Одновременное существование человека в нескольких средах или системах

Свойство человека, заключающееся в одновременности его существования в нескольких средах, важно для человека как элемента отдельно выделенной системы. Именно через него, как собственно основного элемента, система может и постоянно подвергается влиянию всех остальных систем, на которые отреагировать должным образом и объективно учесть параметры других характеристик она не может. Все эти влияния могут привести к неожиданному отказу (полному или параметрическому) основного элемента системы – человека. Например, пониженная работоспособность, отказ от работы или неэффективное взаимодействие с другими людьми в процессе выполнения совместных задач могут быть обусловлены неблагополучными отношениями в семье, задержками социальных выплат, низким качеством работы коммунальных служб города, принятием закона или подзаконного акта со стороны государства и т. д. Самое неприятное для отдельно выделенной бизнес-системы – это то, что человек (как основной элемент бизнес-системы) в любой момент может сделать выбор в пользу использования собственного ресурса в другой системе (например, в семье). Личная оценка актуальности этой другой системы в отдельно выделенный период для человека будет определяющей. Иными словами, человек может пренебречь интересами бизнес-системы в пользу других интересов на основании своих субъективных заключений и, безусловно, ухудшить состояние бизнес-системы в целом.

1.6.5. Существование человека в информационной среде

Понимая под информацией неконечное множество сигналов любой природы, которое может изменить состояние того, кто их принимает, можно утверждать: человек может существовать вообще и эффективно в бизнес-системе только в информационной среде. Фактически все живое существует в информационной среде. Можно выделить отличительную особенность человека: применительно к информации это то, что (в отличие от всех остальных элементов живой природы) человек может фиксировать информацию, придавая ей особое свойство отлаженности действия. То свойство, которое иллюстрирует способность информации изменить состояние объекта, ее принимающего, в условиях, когда собственно источник информации перестал существовать. Свойство человека существовать в информационном пространстве применительно к бизнес-системам выражается в его способности:

– реагировать на незафиксированную информацию;

– фиксировать информацию абстрактным образом и реагировать на зафиксированную информацию;

– создавать информационную среду преобразованием зафиксированной и незафиксированной информации в новые типы информации и существовать в этой среде.

1.6.6. Автономность человека

Под автономностью (1) понимается способность человека самостоятельно организовывать информационный обмен произвольным образом и вследствие этого менять заданный порядок взаимодействия между элементами бизнес-системы на основании его личных, субъективных оценок. Например, существует множество требований, связанных с общим распорядком деятельности, с регламентацией взаимоотношений между подразделениями, выполнением отдельных видов работ, связанных с взаимодействием между людьми при реализации всего вышеприведенного. Ровно настолько, насколько существуют эти ограничения, существуют и отклонения от этих правил, обусловленные мнением человека об их необходимости, важности, объективности и др., которые приводят к их частичному или полному невыполнению, что несет за собой нарушения в реализации процессов, снижение качества информационного обмена, ухудшение совокупного состояния системы и пр.

В электрической схеме все виды коммуникатирования транзистора жестко заданы технической реализацией схемы. Проведя аналогию между человеком и транзистором, можно утверждать, что рано или поздно в силу эмоционального и физического состояния человека (транзистора) у него возникнет необходимость самостоятельно

«перепаяться» для более полного, эффективного или просто интересного, с его субъективной точки зрения, взаимодействия с другими элементами схемы. Кроме вышеприведенных свойств, определяющих при реализации общесистемных требований, и которые, безусловно, негативны при реализации бизнес-систем, человек обладает рядом других свойств, компенсирующих вышеприведенные недостатки, например, такими, как:

– творчество;

– синергия;

– способность мобилизации в критический период;

– интеллект и др.

И положительные, и негативные свойства человека определяют как слабые, так и сильные стороны бизнес-системы. Ее развитие уровень ее взаимодействия с внешней средой, способность эффективной актуализации внешних требований, адаптивность будут предопределять специфику таких блоков, как подразделения маркетинга, развития, продвижения, разработки, конструирования и пр. В то же время такие негативные свойства человека, как ненадежность, ограниченность применения и пр., обусловливают наличие в бизнес-системах элементов, направленных на компенсацию этого негатива. Элементы, направленные на нивелирование негативных проявлений человеческих свойств, присущи только бизнес-системам. Такие элементы: блок интегрального мониторинга состояния системы; подразделение по работе с персоналом; система экономической и психологической мотивации персонала; организационная структура управления.

1.7. Свойства человека, определяющие необходимость организационной структуры управления в бизнес-системах

Из всех свойств, присущих человеку, при взаимодействии его с бизнес-системой необходимо выделить свойство автономности. Организационная система, тем более в виде бизнес-системы, является способом реализации процессов, а вернее – совокупности процессов, реализуемой всеми элементами системы. С учетом жизненного цикла существования системы можно уточнить, что основное условие существования бизнес-системы – непрерывная совокупная реализация возникающих процессов, развивающих процессов, затухающих процессов, каждый из которых существует определенное время. То есть условие существования бизнес-системы – безусловная необходимость заданного периодически повторяющегося взаимодействия людей при реализации всех видов этих процессов. Поэтому (с учетом свойств людей менять заданные параметры взаимодействия с другими людьми) непредсказуемым образом возникает необходимость поддержания их в заданных рамках взаимодействия с другими людьми, которые обеспечивают именно тот вид взаимодействия, который требуется системой.

В силу низкой и относительной надежности людей второе условие существования бизнес-системы – поддержание людей в требуемом состоянии при реализации заданных параметров процессного взаимодействия. Кроме того, реализация процессов должна сопровождаться определенной интенсивностью выполнения работ. В силу этого третье условие существования системы – необходимость поддержания людей в требуемом для бизнес-системы состоянии, обеспечивающем заданные параметры процессного взаимодействия с необходимым уровнем интенсивности выполнения работ.

Перечень условий существования системы можно продолжить (фактически они будут определяться необходимостью реализации функционала каждого элемента или блока принципиальной схемы организационной системы управления (106)). Общее для всех этих условий – необходимость совершенно новой и отличной от всех остальных группы элементов, призванных осуществлять определенного вида воздействия на элементы, реализующие функционал системы, с целью их соответствия требованиям системы в целом. Таким образом, возникает необходимость реализации управления функциональными элементами системы, что выражается в безусловности влияния элементов, реализующих управление, по отношению к функциональным элементам. В данном случае речь идет о возникновении дополнительного и свойственного только организационным системам управления элемента – об организационной структуре управления.

1.8. Понятие организационной структуры управления. Идеальная организационная структура управления. Принципиальная схема организационной структуры управления. Основные элементы принципиальной схемы организационной структуры управления.

1.8.1. Структура системы

Организационная структура управления – вынужденная мера для обеспечения поддержания элементов системы в требуемом состоянии. Это модель (схема), отражающая безусловное право элементов более высокого уровня изменить состояние элементов более низкого уровня.

Структура системы (136) – совокупность элементов или групп элементов, сведенных в группы или блоки по признаку общности задач, выполняемых элементами группы при реализации процессов системы, и связей, объединяющих их. Элементами структуры системы могут быть руководители и исполнители (35) подразделений системы управления, вспомогательной системы, исполнительной системы, системы реализации коммуникатирования, системы обеспечения качества, блока интегрального мониторинга системы и других подразделений.

Устойчивые группы элементов, обеспечивающие реализацию устойчиво существующих процессов системы, как правило, относящиеся к тем группам, которые существуют постоянно, пока существует процесс, реализуемый системой, относятся к постоянным группам (35). Пример постоянных групп элементов – производственные подразделения, отделы продаж, отделы снабжения и т. д.

Группы элементов, возникающие для решения постоянных задач, необходимых для реализации существующих процессов, но существуют ограниченное периодически повторяющееся время, называются периодическими группами (83). Пример периодических групп элементов – ценовой комитет, бюджетный комитет, комитет развития.

Группы элементов, потребность в которых обусловлена необходимостью реализации возникающих процессов либо разовых задач, которые могут привести к возникновению процессов, относятся к группе элементов, ограниченных во времени своего существования и называются временными (18). К временным группам элементов можно отнести любые проектные группы, создаваемые на определенный срок для решения определенной задачи.

Эта классификация представлена на рис. 1.17.

Рис. 1.17. Классификация элементов по типам выполняемых процессов

Если не брать во внимание свойства человека (как положительные так и отрицательные), проявляющиеся при работе в группах и во взаимодействии между группами людей, в целом работу бизнес-системы можно представить как согласованное взаимодействие в рамках реализации бизнес-процесса групп людей. Каждая из них – некоторый набор исполнителей, сгруппированных по принципу общности функционала. В идеальном случае работа бизнес-системы будет представлена взаимодействием исполнителей всех подсистем (рис. 1.18).

Рис. 1.18. Комплексная модель бизнес-системы (с учетом исполнителей)

С учетом негативных свойств людей появляется необходимость создания особой группы людей, реализующих постоянное управление выделенными функциональными группами при реализации совокупности работ системы. Комплексная модель бизнес-системы с учетом линейных руководителей приведена на рис. 1.19.

Рис. 1.19. Комплексная модель бизнес-системы (с учетом линейных руководителей)

В идеальном случае количество вновь введенных элементов в виде реализующего управления человека должно ограничиться одним. В любом случае появляется необходимость в людях, выполняющих совершенно новый функционал – поддержания людей в требуемом состоянии и имеющих на это право. В этот момент и возникает организационная структура управления – вынужденная мера для обеспечения поддержания элементов в требуемом состоянии; условная схема взаимодействия, отражающая право элементов более высокого уровня, безусловно, изменить состояние элементов более низкого уровня, т. е. реализовать относительно них управление их состоянием. Взаимоотношение между элементом, осуществляющим управление, и элементами, подвергающимися управлению, – схема идеальной структуры управления.

1.8.2. Идеальная схема организационной структуры управления

Идеальная организационная структура управления представлена на рис. 1.20.

Рис. 1.20. Идеальная схема организационной структуры управления:

ЛПР – лицо, принимающее решения (первый руководитель); СУ – система управления; СРК – система реализации коммуникатирования; ИС – исполнительная система; ВС – вспомогательная система; СОК – система обеспечения качества; БИМС – блок интегрального мониторинга системы

Существует множество факторов, снижающих вероятность существования идеальной бизнес-системы. Это лимиты коммуникаций (55) и свойства людей как элементов системы: их относительная ненадежность, автономность и их существование в информационном пространстве. Поэтому возникает необходимость в вынужденной прослойке дополнительных руководителей. Как минимум, появляется первый руководитель компании, обычно выделяемый и обозначаемый как лицо, принимающее решение (53).

Если бы возможности первого руководителя организации были бы безграничны и он бы мог одновременно эффективно взаимодействовать с каждым исполнителем, необходимости в существовании других руководителей, кроме него, объективно бы не существовало, и схема организационной структуры управления продолжала бы оставаться идеальной. Но первый руководитель, так же как и любой человек, обладает ограниченными возможностями по взаимодействию с группой людей и управлению определенным количеством людей. Поэтому возникает необходимость в возникновении вышеуказанной прослойки в виде дополнительных руководителей. Им фактически делегируется часть полномочий первого руководителя (по управлению людьми, реализующими процессное взаимодействие (рис. 1.21).

Рис. 1.21. Идеальная схема организационной структуры управления:

ЛПР – лицо, принимающее решение (первый руководитель); ГР1—ГР6 – группы исполнителей

Если количество непосредственных подчиненных вновь введенного уровня руководителей будет превышать допустимо возможное значение, которым каждый руководитель может эффективно управлять, возникает необходимость дробления управляемых исполнителей на группы, что приводит к возникновению следующего уровня руководителей (рис. 1.22).

Рис. 1.22. Трансформация идеальной схемы организационной структуры управления с учетом менеджмента среднего звена:

ЛПР – лицо, принимающее решение (первый руководитель); ГР1—ГР6 – группы исполнителей

Таким образом возникает схема, отражающая право первого руководителя безусловно воздействовать на элементы структурного управления уровнем, подчиненным ему, и право изменить состояние элементов уровнем ниже. Можно говорить о возникновении системы иерархических взаимоотношений (31). Она отражает право элемента более высокого уровня иерархии (143) (приближенного к лицу, принимающему решение) изменить состояние элемента уровнем ниже, т. е. непосредственно подчиняющегося ему. В наиболее общем виде схема, отражающая этот вид отношений, и получила наименование организационной структуры управления (см. рис. 1.23).

Рис. 1.23. Уровни организационной структуры управления:

ЛПР – лицо, принимающее решение (первый руководитель)

Обычно принятое обозначение элемента на высшем уровне иерархии – лицо, принимающее решения. В схеме организационной структуры управления отражаются именно связи по управлению, в рамках которых реализуется управление лицами, участвующими в процессных реализациях. Связи при процессных реализациях не надо путать со связями по управлению. Организационная структура управления – совокупность условно выделенных групп элементов, которые постоянно, периодически или временно существуют для реализации управления относительно элементов или групп элементов бизнес-системы, реализующих всю совокупность ее процессов. Смешение и нечеткое выделение различных классифицированных групп приводит к их взаимодействию случайным образом, что сводится либо к саморегулированию, либо к возникновению некоего элемента либо групп элементов, реализующих интегральную компенсацию неопределенности взаимных состояний. Таким элементом в организационных структурах управления выступает лицо, принимающее решение, т. е. интегральный компенсатор неопределенности состояний элементов или групп элементов при реализации совокупности процессов системы. Управляющее воздействие первого руководителя транслируется через других руководителей более низкого уровня на все остальные уровни и является компенсацией неопределенности любого рода. Поэтому наиболее правильным представляется использование термина «интегральный компенсатор неопределенности». Фактически весь функционал руководителя любого рода заключается в быстрой и точной реакции, направленной на устранение отклонений, обусловленных отличием от заданного состояния. Суть функционала руководителя любого уровня – своевременная и качественная компенсация отклонений в состоянии управляемых элементов. С этой точки зрения термин «интегральный компенсатор неопределенности» – наиболее полный.

Существует различная степень детализации раскрытия отноше- ний по управлению. Выделенные руководители могут быть показаны отдельно, по всем уровням иерархии, не показаны вообще (учитываться в целом в группе людей). В зависимости от этого могут применяться различные способы отражения организационной структуры управления. Все модели, указанные выше, могут использоваться равновероятно. Если говорить о модели на рис 1.22, то она тоже может использоваться (в блоках Гр1, Гр2, …, Грi скрыта соответствующая схема организационных отношений по управлению).

Вся деятельность надстройки в виде организационной структуры управления должна быть направлена на то, чтобы все элементы бизнес-системы взаимодействовали между собой требуемым образом. Если бы все эти элементы взаимодействовали между собой эффективно, синхронно, синфазно, с требуемыми форматами и т. д., то организационная структура управления была бы не нужна как таковая вообще. Но это невозможно, потому что все отклонения при взаимодействии людей при их существовании в бизнес-системе всегда носят вероятностный характер, обусловленный природой основного элемента бизнес-системы – человеком и всеми недостатками, присущими ему. Возвращаясь к более упрощенной модели схемы организационной структуры управления, необходимо отметить, что в принятом отображении (см. рис. 1.20) организационная структура управления отражает управление элементами в виде групп людей, реализующих сформировавшиеся процессы бизнес-систем на стадиях развития, стагнации или затухания. Но существуют еще и возникающие процессы, не пришедшие к стадии развития или стагнации, и периодически существующие (процессы, имеющие ограниченное время существования, и периодически повторяющиеся). Соответственно, в организационной структуре управления люди или группы людей, реализующие эти виды процессов (возникающие и периодически существующие), отражаются в виде надпроцессных (70) и внепроцессных (15) образований. В наиболее общем виде набор частей системы в виде групп исполнителей, находящихся под управлением первого руководителя, можно представить принципиальной схемой организационной структуры управления.

1.8.3. Основные элементы принципиальной схемы организационной структуры управления

Принципиальная схема организационной структуры управления – некая модель отношений по управлению между первым руководителем, исполнителями и руководителями блоков системы реализации коммуникатирования, исполнительной системы, системы управления, вспомогательной системы, блока интегрального мониторинга системы, системы обеспечения качества и пр., а также исполнителями и руководителями над- и внепроцессных образований (рис. 1.24). Наиболее часто блоки системы реализации коммуникатирования, исполнительной системы, системы управления, вспомогательной системы, блока интегрального мониторинга системы и системы обеспечения качества выделяются как процессные образования (112). В них сгруппированы исполнители и руководители, непосредственно реализующие всю совокупность процессов реализации отклика на требования внешней среды в условиях естественных ресурсных ограничений.

Рис. 1.24. Принципиальная схема организационной структуры управления:

ЛПР – лицо, принимающее решение (первый руководитель); ВПО – внепроцессные образования; НПО – надпроцессные образования; СУ – система управления; СРК – система реализации коммуникатирования; ИС – исполнительная система; ВС – вспо- могательная система; СОК – система обеспечения качества; БИМС – блок интеграль- ного мониторинга системы

Кроме того, могут выделяться специальные образования (132)

и специально выделенные элементы (рис. 1.25).

Рис. 1.25. Организационная структура управления.

ЛПР – лицо, принимающее решение (первый руководитель)

Наименование, смысл и примеры реализации процессных образований в виде соответствующих подразделений были приведены прирассмотрении комплексной модели бизнес-системы (см. п. 1.4). Для наиболее полного рассмотрения принципиальной схемы ОСУ необходимо рассмотреть состав и назначение надпроцессных, внепроцессных, специальных образований и специально выделенных элементов ОСУ (131).