Бизнес-хаки. Операционка глазами лидера

При планировании важно не держать задачи в голове, а сразу переносить их на бумажный или электронный носитель (планировщик), чтобы не тратить слишком много энергии на удержание задач в памяти. Кроме того, данный способ более эффективен – он сводит к нулю вероятность того, что вы что-то забудете.

Также стоит обратить внимание на шесть базовых пунктов эффективного планирования:

Следить за зарядом собственной батарейки, чтобы сохранять максимальный уровень работоспособности.

Стараться ежедневно получать удовольствие от выполненных задач и оценивать свою эффективность и продуктивность.

Чувствовать собственную стабильность и стабильность мира даже в самое нестабильное время благодаря ежедневным ритуалам и выполнению регулярных задач.

Тренировать концентрацию и фокусировку внимания на работе. Для этого подойдет регулярное решение небольших, легких задач, решение которых будет занимать примерно 30 минут. Данный способ помогает мозгу без лишних усилий включаться в работу, не теряя слишком много энергии на преодоление тревоги, анализ сложных вопросов и многочисленные попытки достичь идеального результата. После такой подготовки будет гораздо проще добиться того, чтобы в ходе рабочего дня 20% усилий давали 80% результата.

Создавать автономный, а не зависимый от вас бизнес. Стоит уделить время и выстроить такую структуру компании, которая не позволит никому из сотрудников и клиентов «умереть», если вы 30 минут или пару часов потратите на себя, не отвечая на сообщения и звонки. В крайнем случае во время вашего отдыха срочные запросы могут самостоятельно решить или перенаправить нужному специалисту личные ассистенты и бизнес-помощники. «Зависимая» компания съедает большое количество энергии управленца, создает у него ощущение «белки в колесе» по отношению к себе и не дает возможности для полноценного роста и масштабирования. Молодой бизнес в первое время, конечно, будет «зависимым», но после перехода стартапа на более высокий уровень стоит стремиться сделать работу компании автономной.

Важно регулярно выделять время в своем графике не только для выполнения бизнес-задач, но и для отдыха, изучения и раскрытия масштаба своей личности.

Такие перерывы в течение рабочего дня могут быть небольшим по длительности, но обязательно запланированными. Если время для отдыха не выделить заранее – его может и не оказаться по факту.

Отдых в выходные может полностью исключать решение рабочих задач и давать разнообразие. Перерывы в работе помогут закрывать:

дефицит физической активности,

отсутствие социального общения,

культурные потребности,

необходимость в развлечениях,

дефицит семейного времяпрепровождение.

Важно обращать внимание на потребности своего «внутреннего ребенка», чтобы было время подурачиться, поделать глупости, поиграть с детьми, побаловать себя не только серьезными покупками или едой, но и совершенно бесполезными подарками – например, машинкой на пульте управления (которую хотелось с детства) или деревянным пистолетом.

Отсутствие времени для удовлетворения потребностей внутреннего ребенка может приводить даже к «детским», необдуманным решениям в бизнесе. Роль внутреннего ребенка все равно проявится – и важно, чтобы вы сознательно решали, где и когда это произойдет. Тогда «детское поведение» не окажется стихийным, неподконтрольным.

Стоит также радовать себя совершенно «ленивыми» днями, в которых нет никакой активности. Если не удается получать удовольствие от такого времяпрепровождения, нужно приучать себя к нему, как к принятию не самой вкусной, но необходимой таблетки. Большинство успешных предпринимателей говорит о важности таких дней.

Главное – не ругать себя за них. Самокритика забирает огромное количество энергии и сводит процесс восстановление энергии к нулю.

Сооснователь Microsoft Билл Гейтс считает, что давление времени и быстрого темпа жизни не даёт ему проникнуть в глубину вещей и погрузиться в исследования, поэтому уже более 20 лет он практикует «недели раздумий», во время которых отправляется на природу, чтобы побыть одиночестве, почитать книги и изучить новые научные работы в сфере технологий (из книги Лоу Дженет «Говорит Билл Гейтс»).

Генри Форд говорил о том, что успешные люди вырываются вперед, используя то время, которое остальные тратят впустую. Но важно понимать, что при этом порой создается лишь иллюзия эффективности, а на самом деле руководитель просто сжигает дотла свою энергию, подрывает здоровье. Отдых важен. И даже его проводить можно так, что он будет способствовать личностному развитию и росту бизнеса.

Как принимать эффективные управленческие и личные решения

Люди принимают решения на основе эмоций и бессознательных сценариев, а потом оправдывают их логикой. Только по факту уже совершенного поступка мы подводим к ним доказательную базу, которая объясняет, почему было выбрано именно такое действие.

Но в бизнес-структуре от принятия конкретных решений зависят результаты предпринимательской деятельности, а иногда даже и способность компании нормально функционировать в целом. И именно умение грамотно действовать (с учетом всех обстоятельств, опираясь на существующие принципы и выгоды) является ключевой задачей управленца.

Базовые принципы и правила принятия решений

Для принятия любого, а тем более, сложного решения нужна энергия. Выборы, сделанные под чьим-то давлением, в состоянии усталости или спешки, всегда дают плохой результат. Категорически не рекомендуется принимать важные решения также под натиском эмоций.

Если все же необходимо срочно сделать конкретное действие, а внутри бушует ураган, можно мысленно отойти в сторону и начать глубоко, размеренно дышать. Это поможет успокоиться и на биологическом уровне, а также на уровне гормонов показать мозгу – всё хорошо, опасность миновала. При этом восстановится внутреннее равновесие, необходимое для принятия здравого решения.

В идеале для достижения данной цели требуется чистое нейтральное состояние без эмоционального и телесного стресса, которое действительно помогает интуитивно выбрать самый правильный вектор. Но даже его нужно проверять. Нейтральное состояние и полное отсутствие стресса в современных реалиях встречаются крайне редко, именно поэтому важно выбрать время для обдумывания собственных идей, выводов и решений. Даже возможность просто хорошо выспаться и набраться сил позволит более здраво оценить ситуацию:

понять, будет ли ресурс для реализации решения;

проанализировать, не станет ли инвестиция сил и энергии в это русло мешать другим актуальным задачам.

Можно использовать также эзотерический подход, при этом попробуйте перед сном обдумать все возможные варианты событий. Так вы сможете поставить своему бессознательному задачу по принятию самого эффективного и правильного решения и спокойно лечь спать. А с утра, в первую минуту после пробуждения стоит обратить внимание на то, какой ответ придет в голову первым.

Но эзотерический подход и метод подбрасывания монетки работает только в случае, когда необходимо принять такое решение, которое не имеет критического значения. А реализация более серьезных задач должна сопоставляться с личной стратегией человека/с вектором, выбранным для развития компании/с ценностями, на которые опирается бизнес или предприниматель.

Для решения важных вопросов нужно специально освобождать энергию и время. Можно постараться отстраниться от повседневной рутины, которая не играет важной роли, но забирает силы (какую рубашку надеть, какое блюдо в ресторане заказать, к какому врачу обратиться). В таких ситуациях выбор может осуществляться автоматически на основе предыдущего опыта, системы правил и ритуалов. А высвобожденные ресурсы стоит направить на развитие способности исследовать актуальный вопрос, погружаться в него глубже, привлекать экспертов и наставников с большим опытом в данной теме. Все это поможет естественным образом прийти к важному решению, которое в определенный момент покажется уже очевидным (сомнений просто не останется).

«Если долго сидеть на берегу реки, то можно увидеть, как проплывает труп твоего врага». Но важно и не затягивать – если решение не принято за две недели; значит, его нужно отложить. Это может говорить о том, что либо данных недостаточно, либо сейчас не время для выполнения каких-либо действий в рамках этого вопроса.

Когда решение становится очевидным, не реализовать его уже не получится. Грамотный подход сам дает силы на его воплощение, поэтому нужно обращать внимание на следующие факторы:

Появляется ли в теле энергия после принятого решения? Становится ли ее больше?

Дают ли действия по реализации важной задачи ощущение возникновения здорового драйва, энтузиазма и интереса?

Чувствуется ли спокойствие при принятии решения? Или же остается тяжесть, которая показывает, что выбор не до конца верный?

Можно ли с гордостью рассказать об этом способе решения задачи и последующих действиях собственным детям или маме? Какой урок несет ваша ситуация?

В процессе обдумывания решения важно выгрузить на бумагу и выписать все страхи по поводу ситуации и необходимых действий для выхода из нее. Можно ответить на четыре универсальных вопроса:

Что плохого случится, если я приму это решение? При этом стоит учитывать то, что пугать может не само решение, а действия, которые потребуются для его реализации.

Поэтому важно понять, какие именно шаги в выбранной стратегии вызывают опасения и почему.

Что хорошего произойдет, если я приму это решение?

Какие есть плюсы в том, чтобы не менять ситуацию и оставить все так, как есть сейчас?

Что плохого в том, чтобы не менять ситуацию и оставить всё так, как есть сейчас?

Можно выгружать страхи и то, что приводит к внутреннему саботажу, в свободной форме. Стоит достать из своей психики все то, что скрыто, нужно докопаться до сути. Необходимо найти то, что на самом деле останавливает, и в процессе поиска выписывать любые мысли и идеи, не подвергая их цензуре, не разделяя на правильные или ошибочные. Главная цель этих действий – очистить мозг от того, что мешает разобраться в проблеме. Для этого нужно:

Сначала загрузить мозг информацией, которая касается ситуации и решения. Например, общаться с экспертами по нужной теме, изучать информацию, многократно обсуждать вопрос с другими людьми, устраивать мозговой штурм (не для того, чтобы следовать решениям других людей, а для того, чтобы увидеть вопрос с разных сторон и отследить свою реакцию на различные точки зрения).

Потом включить внутреннего критика. При необходимости перейти со слишком позитивного настроя (который дает ресурс и позволяет видеть плюсы принятого решения) на «грустно-сосредоточенную волну» (которая покажет предстоящие сложности и самые негативные из возможных исходов событий, их необходимо будет учесть и проработать).

Затем увидеть внешнее воздействие на вас в процессе принятия решения. Стоит проанализировать, кто, кроме вас, влияет на результат. Кому выгодно то, что вы не будете принимать решение? А кто заинтересован в ваших действиях в этом направлении?

В конце очистить мозг. Важно побыть наедине с собой (например, на природе без телефона, интернета, книг, информации и людей), чтобы дать отдохнуть мозгу, который, как когнитивный бульдозер, может сметать все на своем пути. И после этого из «чистого состояния» увидеть верный вектор.

Можно делать аюрведический массаж головы и точки третьего глаза с теплым маслом для достижения измененного расслабленного состояния. Оно способно облегчить процесс принятия решения.

Все это в определенной мере может напоминать алхимический процесс, в котором из массы полученной информации отсеивается лишнее и четко проявляется то, что сейчас действительно необходимо.

Пять самых распространенных методов принятия решений

Метод №1 «Триединое начало»

Любое решение считается правильным, если оно вызывает согласие у трех основных центров человека:

Разума (ментальной и логической части).

Сердца (душевной части, которая отвечает за ценности, культуру, чувства).

Тела (бессознательной части, которая проявляет свое отношение при помощи физических состояний и ощущений).

Для самостоятельной работы по методу «Триединого начала» можно прожить в воображении все возможные варианты решений. При этом стоит прислушиваться к каждому из трех центров по отдельности.

Важно обращать внимание на то, что говорит разум и логика – на какие несостыковки указывает, на чем просит сфокусироваться. Также стоит обязательно слушать то, что говорят сердце и душа – какие чувства вызывает каждое решение, что триггерит, ощущается ли прилив энергии и удовольствие. Нужно обращать внимание и на то, что говорит тело – какие чувства возникают при мыслях о принятом решении, насколько сильно на физическом уровне хочется совершать действия по реализации идеи.

Можно использовать аспектирование и расстановочные методы, проживать эмоции и наблюдать за мыслями, которые придут после этого. Обратите внимание на свои ощущения от полного погружения в разные варианты развития ситуации всеми тремя центрами.

Метод №2 «Чёрный ящик»

Данный метод позволяет очистить сознание и подсознание от предыдущего опыта, не тащить старые впечатления и страхи в новый проект.

Метод опирается на визуализацию и осознание того, что «мы ничего не знаем о содержимом чёрного ящика» – той ситуации, которая сложилась сейчас.

Представьте, что ошибочны все ваши концепции, сценарии и представления о возможном развитии событий. Подумайте о том, что в итоге ситуация сложится иначе – она может выйти за рамки вашего мнения о себе, о бизнесе, о рынке и о мире. И тогда для принятия решений достаточно только:

пообщаться с теми, кто этот путь уже проходил;

определить людей, которые готовы двигаться с вами и приобретать новый опыт;

подумать над тем, кто может занять позицию трекера, наставника и сотрудника.

Метод №3 «Телесное полевое решение»

В психологии и эзотерике считается, что именно тело отвечает за самые глубокие негативные сценарии, которые могут развернуться в жизни. Оно знает примерно на три месяца вперед все событийные ряды, сформированные вашими решениями и внешним влиянием. Поэтому в расстановочных техниках психологии и в эзотерике есть способ, который позволяет почувствовать «чистую» реакцию тела на любой ваш выбор.

Для принятия решения необходимо взять листы бумаги; написать на них по одному возможному варианту, который вы рассматриваете. Затем их нужно перевернуть, перемешать и разложить на полу таким образом, чтобы вы не знали, какой лист с каким решением.

Дальше следует отвлечься – глубоко подышать, успокоиться, попить воды, чтобы прийти в нейтральное состояние. Затем необходимо вставать на каждый лист по очереди, снова глубоко дышать и сосредоточиться на том, как будет ощущать себя тело, когда вы переступаете с одного из них на другой. После этого лучше записать все ощущения, мысли, идеи и чувства при переходе к каждому из листов. А как прочувствуете всю глубину ощущений вашего тела; переворачивайте бумажки; смотрите на то, что написано на них; и снова обращайте внимание на физические чувства. Что вам говорит тело? Какие будут последствия каждого решения?

Метод №4 «Шесть шляп»

«Шесть шляп мышления» – это ролевая игра, в которую могут играть один или несколько человек из команды. Смысл заключается в том, что при надевании каждой из шляп, определенным образом меняется угол рассмотрения задачи и проблемы:

Когда человек надевает белую шляпу – он изучает проблему, решение, вопрос с позиции фактов, раскрывает их как можно шире.

Когда человек надевает красную шляпу – он смотрит на проблему, решение, вопрос с точки зрения чувств, подробно рассказывает о них.

Когда человек надевает желтую шляпу – он оценивает плюсы решения, вопроса, раскрывает их как можно шире.

Когда человек надевает черную шляпу – он обращает внимание на минусы решения, вопроса, широко их раскрывает.

Когда человек надевает зеленую шляпу – он творчески смотрит на проблему, решение, вопрос, подробно объясняя свою точку зрения.

Когда человек надевает синюю шляпу – он видит в проблеме, решении, вопросе процесс и детально объясняет их с этой позиции.

В результате получается масштабное исследование вопроса, которое позволяет собрать большое количество данных, точек зрения, фактов и другой важной информации для принятия решения.

Метод №5 «SWOT-анализ»

Классический метод SWOT-анализа успешно используется при принятии разнообразных решений. При таком подходе создается и заполняется таблица из четырех квадратов:

В первом подробно разбираются преимущества, которые открываются в сложившихся условиях. Например, чем мы сильнее конкурентов?

Во втором квадрате детально описываются слабые стороны ситуации или вопроса. Например, какие узкие места в нашей компании?

В третьем квадрате проводится глубокий анализ возможностей. Например, где я вижу потенциальные точки роста – нереализованные идеи конкурентов или ниши рынка, которые сейчас освободились.

В четвертом квадрате рассматриваются внешние и внутренние угрозы, которые могут оказать влияние на ситуацию или вопрос. Например, турбулентность рынка; высокий уровень стресса, который мешает сотрудникам качественно работать.

Таблицу, полученную в результате SWOT-анализа, необходимо изучить самостоятельно или со специалистами (в некоторых ситуациях действовать в одиночку не рекомендуется), а полученные выводы можно использовать для принятия грамотного решения.

Руководство по обращению со страхами при принятии решений

Полностью игнорировать тревоги и страхи при принятии решений не рекомендуется. Они часто имеют под собой реальную основу и указывают на зоны, которые требуют дополнительного внимания.

В книге Ричарда Х. Талера и Касса Р. Санстейна «Nudge» хорошо раскрывается тема того, что люди в большинстве своем принимают неправильные решения, так как не являются экспертами. То есть можно сразу подходить к любой ситуации с позиции того, что любое решение будет (скорее всего) неправильным, а значит важно понимать:

как действовать в случае проигрыша,

как исправлять ситуацию,

как выбирать новый маршрут.

Раньше готовность к провалам и убыткам была необходима при принятии решений в зоне неопределенности. Сейчас зона неопределенности увеличилась в связи с ситуацией на мировом рынке, поэтому к большинству решений лучше относиться как к гипотезе:

рассматривать множество возможных решений,

использовать вариант малых инвестиций,

держать фокус не на самом решении, а на векторе движения, чтобы путь развития был сонаправлен долгосрочной стратегии.

Когда управленец в целом знает, куда идет, он может расставить промежуточные цели и контрольные точки движения в рамках любого принятого решения. Это позволит уменьшить страхи и при необходимости проработать измеримые параметры для смены вектора действия.

Контрольные точки помогут сформировать стратегию запасных вариантов, при которой команда будет понимать:

Что самое худшее может произойти, если будет принято ошибочное решение? Хватит ли ресурсов справиться с самым неблагоприятным исходом?

Как минимизировать риски, если все их можно разделить на три части: финансовые риски, риски в области отношений и в сфере безопасности?

В каких точках стоит изменить решение, если оно в дальнейшем приведет к неудовлетворительным результатам?

Как упростить процесс изменения решения в контрольных точках?

На ментальных картах или треугольниках в Notion можно визуализировать все страхи, риски и запасные варианты. Это поможет структурировать информацию и прописать конкретные негативные и позитивные сценарии, способы выхода из тупиковых ситуаций; привлечение необходимых ресурсов; поиск возможностей влияния на ситуацию.

Рефлексия, визуализация и структурирование информации помогают увидеть ситуацию шире – и до принятия решения, и после него. Можно анализировать варианты предыдущих выборов, которые раньше казались верными, но не сработали так, как ожидалось. При этом стоит выявить способы принятия этих решений и факторы, которые не были учтены ранее. Подумайте, возможно, их стоит взять во внимание в текущей ситуации.

Последний важный пункт и ловушка, в которую можно попасть при принятии решений

В этой главе мы собрали большой объем инструментов, которые можно опробовать для того, чтобы выяснить:

какие методы мне позволяют эффективно принимать решения прямо сейчас?

какие инструменты помогают разобраться в ситуации и в своих чувствах?

какие способы стоит использовать для принятия регулярных и ключевых решений, а также для совершения правильного выбора в сложных ситуациях?

Вместе с тем важно понимать, что наши мысли нередко застревают в страхах, рефлексии и размышлениях. И все это не должно становиться способом избегания действий.

Нужно четко видеть, когда вы погрязли в рефлексии. И тогда стоит начинать использовать все подряд методы по принятию решений – научиться вовремя останавливаться, выдыхать и совершать небольшие действия. Именно они могут дать конкретные результаты для постепенного выстраивания дальнейшей стратегии. Необходимо помнить о том, что любое (и даже ошибочное) решение дает опыт, помогает сделать выводы и в дальнейшем действовать более точно.

Любые последствия решений можно перевернуть себе «в плюс» —

найти преимущества в произошедших событиях.

Делегирование

Как масштабировать бизнес путем перераспределения зон ответственности

На девиз «Хочешь, чтобы было сделано хорошо – сделай сам» опирается большое количество топ-менеджеров и СЕО компаний. Но даже самый эффективный собственник бизнеса не сможет обойтись без делегирования. Эта важная составляющая роста бизнеса окутана всевозможными страхами, мифами и байками. Большинство из них о том, как «один знакомый предприниматель много лет успешно развивал свой бизнес, а потом делегировал задачи сотрудникам, и они развалили компанию».

В этих байках мало правды. Но многие руководители, действительно, привыкли опираться только на себя, потому что по каким-то причинам не особо доверяют собственной команде не доверяют собственной команде. Они ведут длительную изнуряющую борьбу с делегированием задач, тем самым тормозя развитие своего детища.

На практике выручка компаний, в которых руководители уверенно используют делегирование, в среднем выше на 33%, чем в тех, где топ-менеджмент геройствует и тянет на себе все.1

При отсутствии или низкой культуре делегирования руководители тратят много времени на самостоятельное решение рутинных задач. Такой формат функционирования компании мешает сотрудникам развиваться, ослабляя команду в целом, а, значит, и всю организацию.

Делегирование – это навык, который необходимо оттачивать, чтобы добиться мастерства. Для этого важно выявить принципы, правила и этапы, чтобы грамотно выстроить процесс. Нужно также изучить все «подводные камни», которые могут снизить его результативность и повысить риски возникновения сложностей. Только после этого стоит переходить к подбору и внедрению эффективных инструментов для передачи важных полномочий специалистам компании.

Делегирование можно сравнить с обучением управлению транспортным средством. Действительно, при вручении ключей новому водителю мы перестаем быть хозяином ситуации. При этом берем на себя другую роль – начинаем обучать водителя, удобно расположившись рядом на специальном кресле. Мы находимся на нем пока сотрудник не сдаст экзамен по вождению и не покажет, что он: