#тыжменеджер: на работе и в жизни. От фантазий к достигнутой цели

• Используйте конкретику вместо общих формулировок;

• Привлекайте к анализу команду с разным опытом и взглядами;

• Проверяйте релевантность SWOT регулярно: условия меняются.

Стоит понимать, что данный метод не всегда нужно использовать: во-первых, хороший анализ займёт много времени, во-вторых, в идеале нужно это делать командой (одному тоже его можно сделать, но это может отразиться на количестве затраченного времени и качестве анализа, так как один человек может что-нибудь пропустить). Однако бывают такие цели, когда, если не провести подобный детальный анализ, не получится сделать ни экшен-план, ни каскадирование, ни, тем более, комбинировать методы.

SWOT-анализ – не просто инструмент для достижения целей. Это способ структурно и взвешенно подойти к любой задаче. Он помогает справляться с неопределённостью, находить нестандартные решения и видеть скрытые возможности. Регулярное использование SWOT-анализов развивает стратегическое мышление, что делает его незаменимым как в бизнесе, так и в личной жизни.

Управление временем

Погружаясь в процесс планирования, важно учитывать распределение временного ресурса. В мире бизнеса это принято называть тайм-менеджментом. В современных организациях активно пропагандируется баланс между рабочей и личной жизнью. Для его достижения необходимо понимать основные принципы управления временем. И, что важнее, научиться их применять на практике – как в рабочих, так и в личных задачах.

Однако в реальности многие из нас сталкиваются с этой проблемой. Большинство ответственных людей, которых я знаю, постоянно задерживаются на работе, работают в выходные и жалуются на нехватку времени на что-то личное, вроде чтения книги или хобби.

Как правило, в разговорах я слышу одни и те же оправдания: «слишком много задач», «мало времени», «нет возможности выделить время на себя». На мой взгляд, такие фразы – ни что иное, как отражение неумения управлять своим временем. Эти люди, словно «белки в колесе», бегут по замкнутому кругу, не замечая, что существуют инструменты, способные им помочь.

«Белка в колесе»: как выбраться?

В интернете можно найти множество забавных видео с грызунами, бегущими в колёсах. Они бегают по кругу, перепрыгивают друг через друга, иногда выпадают из колеса, но тут же запрыгивают обратно. Для них такой бег – естественный способ поддерживать здоровье. Но что для животных является инстинктом, для нас, людей, становится тормозом на пути к личностному и профессиональному развитию.

Представьте, что вы оказались в роли «белки в колесе». Каковы ваши действия, чтобы вырваться из этого замкнутого круга?

Из колеса суеты к осознанности

Когда-то я столкнулся с подобной ситуацией. В марте 2017 года я решил попробовать себя на государственной службе и начал работать в Комитете государственной охраны объектов культурного наследия Волгоградской области, в планово-финансовом отделе. Это был новый опыт, связанный со множеством сложностей: рабочие процессы только начинали выстраиваться, а все задачи от руководителя казались срочными и важными.

Через шесть месяцев я осознал, что оказался в колесе бесконечных задач. Задержки на три-четыре часа после работы стали нормой, а задачи сыпались, и их количество росло, словно снежный ком. Эта ситуация вызывала у меня усталость, бессилие и апатию.

В один момент я задал себе вопрос: «Как выбраться из этого круга?» Ответ пришёл неожиданно – я наткнулся на видеокурс по тайм-менеджменту. Узнав про основные инструменты и техники, начал их активно применять. Постепенно ситуация стала выравниваться, и я смог не только организовать своё время, но и задуматься о более глубоком понимании управления временным ресурсом.

За годы изучения литературы и применения различных подходов у меня сформировалась система управления временем, состоящая из нескольких этапов.

Цикл управления временем

Тайм-менеджмент – это технология, позволяющая организовать своё время так, чтобы успевать больше, а уставать меньше. В его основе лежит дисциплина, а сам процесс можно условно разделить на пять ключевых этапов:

• Планирование. Это начальный этап, на котором определяются цели, задачи и приоритеты. Вы формируете стратегию действий, разбиваете крупные проекты на подзадачи и оцениваете необходимые ресурсы. Главная цель – создать реалистичный и эффективный план.

Вся текущая глава книги посвящена этому этапу. Мы будем углубляться в его аспекты и детали.

• Организация. Этот этап связан с подготовкой к реализации плана. Он включает структурирование задач, делегирование, устранение отвлекающих факторов и организацию рабочего пространства.

Более подробно мы рассмотрим эту тему в следующей главе.

• Выполнение. На этом этапе вы активно реализуете план, концентрируетесь на задачах и практикуете самодисциплину. Здесь важно применять техники продуктивности и сохранять баланс между гибкостью и фокусировкой.

Секреты и хитрости этого этапа будут рассмотрены отдельно в разделе «Инструменты управления временим».

• Мониторинг и контроль. Постоянное отслеживание прогресса, выявление отклонений и корректировка планов. Это помогает оставаться на пути к цели и своевременно реагировать на изменения.

Мы подробно обсудим этот процесс в четвёртой главе.

• Анализ и улучшение. Завершающий этап, включающий оценку эффективности методов, анализ ошибок и внедрение улучшений. Цель – постоянное совершенствование системы управления временем.

Для анализа можно использовать техники, описанные в разделе «Новая, сложная или непонятная цель». Кроме того, в главе пять мы посмотрим, что ещё можно использовать для анализа и оценки результата.

Эти пять этапов образуют цикл, который помогает избежать ловушек бесконечных срочных задач.

Полезные рекомендации для начала

Прежде чем перейти к конкретным инструментам, уже сейчас можно использовать простые советы, которые улучшат ваше управление временем.

• «Одна бумажка на столе».

– Держите на рабочем столе только один документ или предмет, связанный с текущей задачей. Завершив работу, уберите его и переходите к следующему. Это исключает хаос и помогает сосредоточиться.

• Схожие задачи подряд.

– Выполняйте однотипные задачи блоками. Например, отвечайте на письма в специально выделенное время или обзванивайте клиентов за один подход. Это снижает затраты на переключение между задачами.

• Цветовое кодирование приоритетов.

– Используйте цвета для обозначения приоритетов:

• Красный – самые важные задачи;

• Оранжевый – важно, но не критично;

• Жёлтый – второстепенные дела;

• Зелёный – рутинные мелочи.

• Хронометраж действий

– Отслеживайте, сколько времени вы тратите на разные виды задач. Это поможет выявить «поглотителей времени» и оптимизировать ваш график.

Эффективное управление временем позволяет находить баланс между работой и личной жизнью. Это важный навык, требующий дисциплины, но приносящий значительные результаты. Теперь, разобравшись с этапами тайм-менеджмента, мы можем перейти к инструментам, которые помогут вам организовать своё время ещё лучше.

Прокрастинация и сохранения фокуса

Как показывает практика, при достижении целей на пути встают два больших врага, о которых зачастую не задумываются: прокрастинация и потеря фокуса внимания. Я называю их врагами не случайно – именно они могут напрочь убить личную мотивацию, привести к самобичеванию или даже к потере самооценки. Понимание того, как преодолеть эти препятствия, является ключевым шагом к успеху.

Что такое прокрастинация?

Прокрастинация – это склонность откладывать важные дела и решения «на потом». В современном мире с его бесконечными отвлекающими факторами, цейтнотом и постоянным информационным шумом – это одна из самых распространённых проблем при достижении успеха.

Но является ли прокрастинация врагом? На самом деле это защитная реакция мозга, пытающегося избежать задач, которые не нравятся, кажутся скучными, неприятными или слишком сложными. Часто это связано с дискомфортом, который человек старается отложить.

Основные признаки прокрастинации:

• Человек понимает важность задачи и искренне намерен её выполнить;

• Есть достаточно времени, чтобы взяться за дело;

• Однако вместо работы происходит откладывание под разными предлогами;

• В итоге задача выполняется в последний момент или вовсе остаётся не сделанной.

Важно не путать прокрастинацию и лень. В отличие от прокрастинации, лень – это отсутствие мотивации и желания вообще что-либо делать. Прокрастинатор, напротив, испытывает внутренний конфликт между желанием выполнить задачу и стремлением её избежать.

Основные отличия прокрастинации от лени:

• Намерения. Прокрастинатор искренне намерен выполнить задачу, в то время как ленивый человек изначально не планирует этого.

• Осознанность. Прокрастинатор осознаёт, что откладывает дело, тогда как лень часто сопровождается апатией.

• Временной фактор. Прокрастинация связана с промедлением, а лень – с нежеланием действовать вообще.

• Эмоции. Прокрастинация вызывает чувство вины и беспокойство, лень – апатию.

• Способность к действию. Прокрастинатор может мобилизоваться, пусть и в последний момент, а ленивому человеку это сделать сложнее.

Понимание разницы между этими явлениями важно, потому что они требуют разных подходов к решению. С ленью помогают справляться техники мотивации, а с прокрастинацией – методы укрепления самодисциплины и преодоления психологических барьеров.

Методы борьбы с прокрастинацией

1. Экшен-каскадирование.

Когда цель кажется слишком большой и пугающей, лучший способ справиться с этим – разбить её на маленькие задачи. Такой подход позволяет «съедать слона по кусочкам», делая каждую задачу более управляемой. Метод экшен-каскадирования – это конкретное планирование действий, которое поможет преодолеть прокрастинацию и добиться прогресса. Как его применять, мы уже разобрали выше в этой главе.

2. Техника «Съешь лягушку».

Чтобы избежать ловушки прокрастинации, можно применить технику «Съешь лягушку». Эта методика предлагает выполнять самые сложные и неприятные задачи в первую очередь.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.