#тыжменеджер: на работе и в жизни. От фантазий к достигнутой цели

На основании первой главы можно выделить три ключевых правила работы с целями:

1. Цель должна быть понятной

Не бойтесь задавать вопросы «Что? Сколько? Как? Зачем? Когда?». Ваша цель должна быть ясной не только вам, но и вашей команде. Чем меньше в ней абстракций, тем больше шансов, что она будет достигнута.

2. Цель должна вдохновлять

Строгие SMART-задачи – это важно, но добавление позитивного мышления и ответственности делает их живыми и человечными. Формулируйте цели так, чтобы в них отражались ценности и мотивация команды, её роль в общем успехе. Ваши сотрудники должны видеть, зачем они это делают, и что они от этого получат.

3. Процесс важен не меньше результата

Часто мы сосредотачиваемся на том, чтобы достичь цели, но забываем про тот путь, который ведёт нас к ней. Успех заключается не только в финальном результате, но и в том, как вы идёте к нему – с чётким планом, ясной структурой и взаимным доверием.

Эти простые, но универсальные правила позволяют вам не только достигать поставленных задач, но и создавать вокруг себя команду, которая работает, как единый механизм. #Тыжменеджер – это человек, который управляет не только задачами, но и атмосферой в коллективе, показывая, что цели – это мост к лучшей версии себя, а не набор ограничений.

Цели и задачи – это основа, на которой строится всё. Поставьте цель, определите её смысл, вдохновите свою команду, – и вы не только дойдёте до результата, но и сделаете этот путь вашим личным ростом и вкладом в успех всей команды.

Начните с малого, но действуйте ежедневно – и вскоре вы увидите, как из мелочей складывается грандиозное достижение. Вперёд, к целям!

Упражнения

Для закрепления материала и проверки понимания выполните несколько простых упражнений. Это займёт немного времени, но поможет лучше освоить подходы, описанные в главе.

1. Формулировка цели по SMART.

• Выберите одну из своих целей и запишите её;

• Проверьте цель на соответствие критериям SMART. Если нужно, скорректируйте.

2. Добавление PP (Проактивность и Позитивное мышление).

• Перепишите цель так, будто она уже достигнута (используйте настоящее время);

• Укажите, какую часть результата вы берёте на себя, что зависит именно от ваших действий.

3. Метод «Пояснительная бригада».

Напишите краткое объяснение своей цели (или задачи) так, чтобы её легко поняли другие:

• Зачем это нужно?

• Что конкретно надо сделать?

• До какого срока?

• Чем измеряется результат?

Самостоятельное задание

Начните вести ежедневник для постановки целей в течение одной недели. Каждый день записывайте:

• 1—2 цели, которые вы ставите перед собой;

• Проверяйте их по критериям SMART или PP SMART;

• Отмечайте, как формулировка цели повлияла на вашу мотивацию и результат;

• В конце недели сделайте выводы: что получилось лучше, а что требует доработки?

Вопросы для самопроверки

• Какая цель из вашей жизни сейчас самая важная? Почему?

• Как вы обычно формулируете задачи для себя и других? Понятны ли они всем?

• Что мотивирует вас работать над своими целями?

• Были ли моменты, когда вы перекладывали ответственность за достижение цели? Как этого избежать в будущем?

Чек-лист к главе «Вижу цель, иду к ней»

✔ Определите, зачем вам нужна эта цель.

✔ Убедитесь, что цель вдохновляет вас и связана с вашими ценностями.

✔ Проанализируйте плюсы и минусы достижения цели.

✔ Примите решение: важна ли эта цель именно сейчас?

✔ Чётко сформулируйте, чего хотите достичь.

✔ Укажите, как измерить результат.

✔ Определите способ достижения.

✔ Осознайте, зачем вам это нужно.

✔ Назначьте сроки выполнения.

✔ Задача должна содержать:

✔ Зачем это делать.

✔ Что именно нужно сделать.

✔ Где, сколько и в какие сроки.

✔ Образец или примеры выполнения.

✔ Последствия выполнения или невыполнения задачи.

✔ Проверьте цель на соответствие SMART.

✔ Добавьте проактивность: берите ответственность за результат.

✔ Примените позитивное мышление: формулируйте цель так, будто она уже достигнута.

✔ Цель должна быть понятной и достижимой.

✔ Формулируйте цели так, чтобы они мотивировали вас или вашу команду.

✔ Убедитесь, что есть план и способы отслеживать прогресс.

Этот список – ваш ориентир. Возвращайтесь к нему, чтобы проверить, всё ли учтено, и двигайтесь к своей цели уверенно!

Что дальше?

Теперь, когда цели определены, возникает естественный вопрос: как начать движение вперёд? Ведь понять, куда идти, – это только первый шаг. На пути к любой цели всегда встают вопросы: с чего начать? Как удержать темп? И главное – как преодолевать препятствия, которые неизбежно появятся?

Во второй главе мы разберёмся, как выстроить маршрут к вашей цели, как не потеряться по дороге, и что делать, если всё идёт не так, как вы планировали. Пора двигаться вперёд!

Глава 2. Маршрут построен, или планирование достижения цели

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана.

(Брайан Трейси)

Когда вы задаётесь целью, её достижение можно сравнить с использованием навигатора: вы задаёте маршрут, и система учитывает множество факторов – пробки, аварии, светофоры. Программа анализирует данные и строит оптимальный путь из точки А в точку Б, чтобы вы прибыли к цели с минимальными затратами времени и усилий.

Если задуматься, в повседневной жизни мы все занимаемся планированием, даже на подсознательном уровне. Каждый день мы принимаем решения: как одеться, чтобы чувствовать себя комфортно в зависимости от погоды, или как организовать свои дела.

Однако чем сложнее и масштабнее задача, тем более осознанного подхода требует её выполнение. Например, перед дорогостоящей покупкой мы изучаем характеристики, читаем отзывы, советуемся с людьми, имеющими опыт, и даже составляем списки плюсов и минусов.

Когда речь идёт о цели, особенно сложной или новой, этого недостаточно. Чтобы приблизиться к её реализации, важно не просто анализировать, но и составить чёткий план действий. Иногда цель требует лишь первичного анализа, а иногда приходится работать с несколькими целями одновременно, расставляя приоритеты.

Как планирование помогает достичь цели

Помню, как однажды столкнулся с необходимостью составить экшен-план по работе с клиентами. Это был февраль 2015 года, и наш супервайзер собрал нас для подведения итогов. В конце встречи он предупредил, что есть риски невыполнения плана продаж, и попросил каждого написать детализированный экшен-план для своей территории.

Многие коллеги восприняли это скептически: «Мы и так знаем, что нужно делать». Но мне стало интересно. Обратившись за помощью к начальнику, я попросил показать, как это делается. Потратив два часа, я разобрал свою территорию по каждому клиенту, указав, какие действия нужно совершить. В результате к концу месяца я не только выполнил план, но и превзошёл его, выиграв мотивационную программу.

С тех пор я убедился: продуманный план – основа успеха. Более того, со временем мой подход к планированию эволюционировал в полноценную систему, позволяющую выбрать метод анализа и инструмент, подходящий для каждой конкретной ситуации.

Основы планирования в стиле #тыжменеджер

Для эффективного достижения цели важно начать с анализа и планирования. Менеджер должен понимать:

• Какие инструменты анализа существуют.

• Какой метод применим к текущей задаче.

• Нужно ли проводить анализ для данной цели.

Когда анализ обязателен?

• Если цель новая или сложная;

• Если цель систематически не достигается;

• Если необходимы ресурсы или время, которые нужно чётко распределить.

Когда анализ не требуется?

• Если цель стандартная, и уже неоднократно достигалась в прошлом.

Анализ – это инвестиция времени, которая экономит ресурсы. Планирование должно быть максимально чётким и обязательно фиксироваться на бумаге или в цифровом инструменте. Попытки держать всё в голове работают так же, как мысленные прогулки по парку аттракционов: в какой-то момент вы можете забыть половину деталей.

Экшен-каскадирование

В сентябре 2020 года я получил должность супервайзера общего прайса в отделе продаж. Первым вызовом на этой позиции стало распределение общего плана на команду торговых представителей. Мой руководитель объяснила задачу следующим образом: «Я ставлю цели на месяц, а твоя задача – распределить их по команде с учётом их предыдущих продаж».

На первый взгляд это казалось простой задачей, но на деле всё оказалось гораздо сложнее. Мне пришлось погрузиться в анализ каждого сотрудника, изучить их возможности и результаты, а затем распределить планы так, чтобы задачи были выполнимы. Спустя некоторое время я спросил у руководителя: «Это называется экшен-планирование?» Она ответила: «Нет, это каскадирование целей компании». Затем она пояснила, что есть разные уровни целей: общие цели компании, цели отделов, цели команд и цели отдельных сотрудников. Все эти уровни необходимо согласовывать между собой, чтобы вся система работала эффективно.

Руководитель также рассказала, что в нашей компании каскадирование начиналось с общей годовой цели, которая затем разбивалась по уровням:

• Отделы – каждый отдел получал свою долю общей цели в соответствии с его функционалом;

• Команды – внутри отделов цели распределялись между командами, исходя из их возможностей и задач;

• Сотрудники – каждый сотрудник получал конкретные задачи, которые он должен был выполнять, чтобы внести вклад в общий результат.

Что такое каскадирование

Каскадирование – это процесс переноса стратегических целей компании на разные уровни организации. Этот метод позволяет связать общие цели с конкретными задачами каждого сотрудника, создавая согласованную систему действий. Главное преимущество каскадирования – его структурированность. Каждый уровень организации понимает, как его вклад влияет на достижение общей цели.

Пример каскадирования:

• Цель компании: Увеличить продажи на 1000 единиц за год.

• Цели отделов:

– Отдел продаж: привлечь 500 новых клиентов;

– Отдел маркетинга: провести 10 рекламных кампаний;

• Цели сотрудников:

– Менеджеры по продажам: каждый должен привлечь 50 клиентов;

– Маркетологи: каждый должен создать 5 рекламных постов в неделю.

Мой первый опыт каскадирования

Когда я впервые столкнулся с задачей каскадирования, мне пришлось учиться на практике. Разбивка общего плана на цели для сотрудников потребовала глубокого анализа их прошлых результатов и потенциала. Это оказалось трудоёмким процессом, но он дал мне важный опыт. Я понял, что каскадирование – это не просто распределение задач, а сложный процесс, который требует учёта множества факторов.

Что такое экшен-планирование

Экшен-планирование – это детальная дорожная карта, которая превращает цель в конкретные действия. Если каскадирование отвечает на вопрос «Кто что делает?», то экшен-планирование отвечает на вопрос «Когда и как это делать?» Экшен-план включает чёткие шаги, сроки их выполнения и ожидаемые результаты.

Пример экшен-плана:

• Сегодня: провести совещание с отделами продаж и маркетинга для обсуждения плана.

• На этой неделе: запустить акцию «Приведи друга» и обновить презентацию продукта.

• В этом месяце: активизировать присутствие в социальных сетях и начать таргетированную рекламную кампанию.

• В течение квартала: провести опрос клиентов и внести улучшения в продукт.

• До конца года: внедрить программу лояльности и расширить ассортимент продукции.

Отличия и сходства каскадирования и экшен-планирования

Каскадирование и экшен-планирование – это два взаимодополняющих метода, которые помогают организовать процесс достижения целей.

• Каскадирование – это распределение целей по уровням организации.

• Экшен-планирование – это конкретные действия для реализации целей.

Оба метода:

• Ориентированы на результат.

• Требуют структурированного подхода.

• Упрощают контроль за выполнением задач.

• Облегчают коммуникацию между уровнями организации.

Как я объединил два подхода

Лично мне как менеджеру, который всегда ориентирован на результат, одного подхода всегда мало, поэтому всегда в поиски чего-то нового или в созидании личного. Однажды я поменял работу и пришёл на новый проект одной крупной европейской компании, где был определённый вызов, который необходимо достигнуть для получения максимальных выход каждом.

В новой компании, где я возглавил команду из более чем 20 мерчандайзеров, я столкнулся с тем, что мои сотрудники не умели строить экшен-планы. При этом их бонусы напрямую зависели от выполнения задач. Мне нужно было разработать подход, который сочетал бы структурированность каскадирование и оперативность экшен-планирования. Я решил объединить оба метода в единый инструмент.

Несмотря на различия в подходах, каскадирование и экшен-планирование имеют ряд общих характеристик, которые делают их эффективными инструментами планирования. Оба метода характеризуются целеориентированностью и структурированным подходом, что позволяет организациям и отдельным лицам чётко определять свои цели и разрабатывать последовательность действий для их достижения. Важной особенностью обоих методов является декомпозиция задач, где крупные цели разбиваются на более мелкие конкретные задачи или действия, что облегчает их выполнение и контроль.

Ориентация на результат является ключевой характеристикой как каскадирования, так и экшен-планирования. Оба подхода нацелены на получение конкретных, измеримых достижений, что позволяет оценивать эффективность планирования и реализации. Кроме того, эти методы предоставляют возможность контроля, позволяя отслеживать прогресс и вносить необходимые коррективы в процессе реализации. Важно отметить, что оба метода обладают широкой применимостью и могут использоваться в различных сферах – от бизнеса до личного развития.

Вспомним наш пример «Увеличить продажи на 1000 единиц за год» и посмотрим, как может выглядеть комбинированный план:

• Уровень отделов (каскадирование):

• Отдел продаж: привлечь 500 новых клиентов;

• Отдел маркетинга: провести 10 рекламных кампаний.

Экшен-план (немедленные действия):

• Сегодня: провести экстренное совещание отделов продаж и маркетинга;

• На этой неделе: запустить акцию «Приведи друга» и обновить презентацию продукта.

• Уровень менеджеров (каскадирование):

• Менеджер по продажам: каждому продавцу привлечь 50 клиентов;

• Менеджер по маркетингу: охватить 100 000 потенциальных клиентов.

Экшен-план (краткосрочные действия):

• В этом месяце: активизировать присутствие в соцсетях и начать таргетированную рекламную кампанию.

• Уровень сотрудников (каскадирование):

– Продавец: совершать 20 звонков в день;

– Маркетолог: создать 5 рекламных постов в неделю.

Экшен-план (среднесрочные и долгосрочные действия):

• В течение квартала: участвовать в отраслевой выставке, провести опрос клиентов;

• До конца года: внедрить программу лояльности, расширить ассортимент продукции.

Преимущества комбинированного подхода

• Экономия времени: не нужно делать два отдельных документа.

• Чёткое распределение ответственности.

• Возможность немедленного старта работы.

• Сохранение фокуса на главной цели.

• Гибкость в корректировке плана.

• Баланс между краткосрочными действиями и долгосрочной стратегией.

В отличие от отдельного каскадирования или экшен-планирования, комбинированный подход экшен-каскадирования позволяет держать в поле зрения как оперативные действия, так и стратегическую картину в целом, что позволяет сохранять фокус на результате и оперативно влиять на различные процессы, которые, в свою очередь, могут повлиять на результат.

Когда я внедрил такой подход, управление командой более чем в 20 человек стало гораздо проще, поскольку на постановку задач теперь уходило значительно меньше времени. Кроме того, я всегда понимал, какие торговые точки смотреть в первую очередь. Так как я вёл всё это в электронной таблице, то оперативно отслеживал прогресс выполнения задач и корректировал при необходимости.

Как результат: стабильное выполнение поставленной цели и закрытые бонусы всей команды были не случайным везением, а результатом чёткого распределения и обозначения с конкретными действиями.

Скажу немного больше: цель запускалась поэтапно и затрагивала по две-три категории в месяц. За четыре месяца она должна была выполняться во всех категориях. Однако комбинированный подход позволил мне и моей команде всё сделать за три месяца, а в четвёртый и последующие месяцы перевыполнять данную цель.

Комбинированный метод позволяет оптимизировать процессы и всегда оставаться сосредоточенным на конечной цели. Для меня это стало частью философии #тыжменеджер: если можно улучшить процесс, его нужно улучшать. Главное – не терять фокус на достижение результата.

Главное преимущество этого метода, в том, что вы можете использовать различную визуализацию. Как самый простой вариант – взять лист бумаги и расписать на нём в виде структурированного списка, как это было в примерах выше. Вы может пойти дальше и сделать это в электронной таблице, или воспользоваться более мощной детализацией и нарисовать такое планирование в виде древа решения.

Для каскадирования в компаниях часто используют специализированные программы, такие как 1С или CRM-системы. Скажу более, есть менеджеры, которые в этих целях используют различные канбан доски.

Такие инструменты прежде всего помогают визуализировать прогресс команды, а также превращаются в инструменты для анализа и корректировки действий в реальном времени.

Кроме того, сейчас я использую комбинированный подход для достижения личных целей, а веду его в электронной таблице. Для меня это – полноценная дорожная карта к результату.

Экшен-каскадирование – не просто инструмент. Это способ мыслить стратегически и действовать уверенно здесь и сейчас, независимо от масштаба целей.

Новая, сложная или непонятная

Иногда перед нами встают цели, которые кажутся новыми, сложными или вовсе непонятными. Возникает вопрос: как достичь таких целей? В подобных ситуациях глубокий анализ становится необходимым этапом, без которого достижение цели может оказаться под угрозой.

Когда цель сопряжена с большим количеством неопределённостей, важно максимально детально её изучить. Одним из ключевых инструментов, который помогает разобраться с подобными вызовами, является SWOT-анализ.

Что такое SWOT-анализ?

SWOT – это аббревиатура, впервые введённая в Гарварде. Она расшифровывается как:

S (Strengths) – Сильные стороны;

W (Weaknesses) – Слабые стороны;

(Opportunities) – Возможности;

T (Threats) – Угрозы.

SWOT-анализ – это стратегический инструмент, который позволяет разделить факторы внутренней и внешней среды на четыре категории:

• Сильные и слабые стороны относятся к внутренней среде, то есть к тому, что уже есть у компании или человека.

• Возможности и угрозы связаны с внешней средой, на которую зачастую нельзя повлиять напрямую (например, экономические изменения или природные катаклизмы).

Анализ этих факторов помогает адаптироваться к изменениям, предвидеть угрозы, находить новые возможности и строить более реалистичные планы.

Личный опыт использования SWOT-анализа

Признаюсь честно, этот инструмент не всегда предсказуем. Однако в моей практике он неоднократно помогал находить решение в ситуациях неопределённости. Вот три примера.

Случай 1. Работа с бизнес-командой.

В 2023 году, работая корпоративным бизнес-тренером, я участвовал в собрании супервайзеров одной из команд. Их проблема заключалась в резком падении показателей продаж, несмотря на высокие планы, которые никто не отменял.

Команда уже пыталась составить SWOT-анализ, но им требовалась помощь в структурировании данных. Мы вместе провели мозговой штурм, откалибровали их выводы и составили план действий. В результате команда не только преодолела спад, но и достигла поставленных целей.

Случай 2. Личный опыт выбора жилья.

Другой пример связан с личной целью – покупкой жилья в Московской области. Мы с женой не могли определиться: купить квартиру или дом. Для принятия решения мы провели SWOT-анализ, расписав все сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. В итоге анализ помог нам выбрать оптимальный вариант и разработать чёткий план действий.

Этот пример показывает универсальность SWOT, применимого в самых разных сферах.

Как проводить SWOT-анализ?

Для качественного SWOT-анализа важно учитывать как внутренние, так и внешние факторы:

• Внутренние: текущие ресурсы, сильные и слабые стороны.

• Внешние: рыночные условия, конкуренция, экономические или социальные тренды.

Для удобства проведите мозговой штурм с командой или единомышленниками. Для меня идеальная группа – 4—6 человек. Составьте таблицу, разделив её на четыре части, и заполните каждую категорию.

Пример использования SWOT-анализа

Цель: выполнить план продаж на 120%.

• Сильные стороны:

– Опытные сотрудники в отделе продаж.

– Большая активная клиентская база.

– Признанный бренд №1 на рынке.

• Слабые стороны:

– Наличие открытой вакансии.

– Недостаточный опыт нового сотрудника.

– Узкая ассортиментная матрица.

– Высокая цена продукта.

• Возможности:

– Согласование дополнительных мотивационных программ для сотрудников.

– Внедрение системы обучения новых сотрудников.

– Активные продажи новинок при их своевременном запуске.

• Угрозы:

– Промо-акции конкурентов.

– Дефицит квалифицированных кадров на рынке.

– Проблемы с логистикой.

Этапы анализа: как соединять факторы

После заполнения таблицы SWOT важно не просто перечислить факторы, но и проанализировать их взаимодействие. Вот примерные вопросы для анализа:

• Как можно использовать сильные стороны для реализации возможностей?

• Как применить возможности для компенсации слабых сторон?

• Как сильные стороны могут помочь снизить угрозы?

• Как минимизировать влияние угроз и слабых сторон в самом негативном сценарии?

Пример взаимодействия факторов

• Как использовать сильные стороны для реализации возможностей? Опытные сотрудники могут обучать новичков, что ускорит их адаптацию. Кроме того, крупная клиентская база может быть использована для быстрого продвижения новинок.

• Как компенсировать слабые стороны с помощью возможностей? Введение обучения для новых сотрудников поможет быстрее адаптировать их к работе, а активное продвижение новинок – компенсировать узкий ассортимент.

• Как минимизировать угрозы? Проблемы с логистикой можно смягчить за счёт более эффективного взаимодействия между отделами.

Результат анализа

На основании анализа формируется стратегия, которая включает конкретные действия. Например:

• Разработать мотивационную программу для сотрудников.

• Внедрить регулярное обучение для новых сотрудников.

• Использовать крупную клиентскую базу для продвижения новинок.

• Усилить взаимодействие между отделами для решения проблем.

SWOT-анализ позволяет структурировать данные, выявить риски и возможности, а также создать стратегию, способствующую достижению цели.

Секреты успешного применения: