Кадровое делопроизводство

10

Направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил) (п. 7 Инструкции № 2)

Документы, включающиеся в процессе ведения личного дела, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника

1

Характеристики, аттестационные листы

2

Списки научных трудов и изобретений

3

Заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника

4

Копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

5

Трудовые договоры (контракты) – по решению кадровой службы (специалиста по кадрам)

6

Иные документы в соответствии с законодательством (п. 8 Инструкции № 2)

Документы, не включающиеся в личное дело

1

Справки о месте жительства, составе семьи, размере зарплаты

2

Копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания)

3

Другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции № 2)

 4.2. Личная карточка работника

Личная карточка работника

В трудовом законодательстве отсутствуют нормы, определяющие обязанность нанимателей по ведению личных карточек работников, за исключением ведения личных карточек на всех призывников и военнообязанных лиц (абз. 6 п. 76 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совета Министров от 18.12.2003 № 1662)

Ведение личной карточки

для военнообязанных и призывников

для других работников

1

Форма личной карточки определена приложением 13 к Постановлению № 5

Наниматель может установить обязательность ведения личных карточек на работников в ЛПА и утвердить приказом унифицированную форму личной карточки работника.

Примечание. На практике используют форму личной карточки, утв. постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.06.1990 № 94

2

В карточке необходимо отразить сведения о работнике, необходимые для учета:

● общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и т.д.);

● сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и т.д.)

3

Срок хранения личных карточек работников установлен в 55 лет после увольнения работника (п. 639 Перечня № 140)

 4.3. Трудовая книжка работника

Правила заполнения трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек определен в Инструкции № 40

Общие правила оформления трудовой книжки

1

Записи производятся без каких-либо сокращений

2

Записи в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя

3

Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год – 4-значными цифрами

4

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета (п. 12 Инструкции № 40)

 5. Оформление договорной документации

Требования к оформлению трудового договора (контракта)

Примерная форма трудового договора утверждена Постановлением № 155, Примерная форма контракта утверждена Постановлением № 1180

Шапка документа

Включает название, номер и дату документа

Реквизит «Название вида документа»

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4)

Пример.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

Реквизит «Дата документа»

1

Датой документа является дата его подписания (п. 46 Инструкции № 4)

2

Для обозначения даты подписания трудового договора (контракта), коллективного договора может быть применен один из следующих способов:

● цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность арабских цифр: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами;

Пример.

01.08.2022

● словесно-цифровой, в соответствии с которым день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – 4 арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой (п. 46 Инструкции № 4).

Пример.

01 августа 2022 г.

Реквизит «Регистрационный индекс»

1

Регистрационный индекс – номер, присвоенный трудовому договору (контракту) в соответствии с правилами регистрации документов, установленными нанимателем

2

Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (п. 47 Инструкции № 4)

Сведения, включаемые в трудовой договор (контракт)

1

Сведения о сторонах трудовых отношений, позволяющие идентифицировать работника и работодателя

2

Сведения об условиях, включаемых в обязательном порядке

3

Сведения о дополнительных условиях, не ухудшающих положение работника по сравнению с установленным законодательством

Реквизит «Подпись»

1

Оформление подписи нанимателя: располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).

Пример.

Наниматель

Директор ООО «Успех»                         Подпись                                   А.И.Свиридов

2

Оформление подписи работника: включает только собственноручную подпись с расшифровкой.

Пример.

Подпись      П.С.Иванов

Реквизит «Печать»

Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).

 6. Оформление распорядительной документации (приказы, распоряжения)

Требования к оформлению приказов

Бланк

Приказы оформляются на бланке, который должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения:

● Государственный герб Республики Беларусь;

● эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

● код организации;

● наименование вышестоящей организации;

● наименование организации;

● наименование структурного подразделения;

● место составления или издания (п. 26 Инструкции № 4)

Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь»

1

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах госорганов и иных госорганизаций

2

Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством (п. 36 Инструкции № 4)

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

1

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь

2

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка (п. 37 Инструкции № 4)

Реквизит «Код организации»

1

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)

2

Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014

3

Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003

Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)

Реквизит «Наименование вышестоящей организации»

При наличии вышестоящей организации на приказе указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней

Примечание. Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.)

Реквизит «Наименование организации»

1

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней

2

Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки

Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)

Другие реквизиты при оформлении приказа

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

● название вида документа;

● дата документа;

● регистрационный индекс;

● место составления;

● заголовок к тексту;

● текст;

● гриф приложения;

● подпись;

● виза

Реквизит «Название вида документа»

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4)

Пример.

ПРИКАЗ

Реквизит «Дата документа»

1

Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)

2

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (п. 46 Инструкции № 4).

Пример.

01.08.2022

Реквизит «Регистрационный индекс»

1

Регистрационный индекс – номер, присвоенный приказу

2

Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (п. 47 Инструкции № 4).

Пример.

ПРИКАЗ

от 01.08.2022 № 333-к

Реквизит «Место составления»

Место составления приказа указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции № 4)

Реквизит «Заголовок к тексту»

Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа, в кавычки не заключается, не подчеркивается и точка в конце заголовка не ставится (п. 54 Инструкции № 4).

Пример.

О приеме на работу

Примечание. В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения

Текст приказа

1

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей

2

Констатирующая часть содержит цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа

Примечание. Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании

3

Распорядительная часть содержит непосредственно распоряжение, в целях которого создается приказ

Требования к оформлению распорядительной части документа

1

Приказ начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.), которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов (абз. 6, 7 п. 99 Инструкции № 4)

Примечание. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу (абз. 7 п. 99 Инструкции № 4)

2

В сложных по содержанию приказах и распоряжениях по личному составу пункты должны располагаться в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д. (абз. 10 п. 99 Инструкции № 4)

3

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (абз. 5 п. 99 Инструкции № 4)

4

Распорядительная часть должна заканчиваться указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов, в противном случае контроль будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан (абз. 11 п. 99 Инструкции № 4)

ВАЖНО!

Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» (абз. 11 п. 99 Инструкции № 4)

5

В случае если документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка, при этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от … № …» (абз. 12 п. 99 Инструкции № 4)

6

Отметка об ознакомлении с документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (абз. 12 п. 99 Инструкции № 4)

Примечание. В случае необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен, однако не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения …» (абз. 12, 13 п. 99 Инструкции № 4)

Реквизит «Гриф приложения»

1

Располагается в правом верхнем углу первого листа приложения

2

Состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.

Пример.

Приложение 1

к приказу директора ООО «Успех»

01.08.2022 № 2

3

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно

4

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.) (п. 58 Инструкции № 4)

Примечание. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения

Реквизит «Подпись»

Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).

Пример.

Специалист по кадрам                                     Подпись                                   А.А.Семенова

Реквизит «Виза»

1

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (ч. 2 п. 61 Инструкции № 4)

2

Реквизит «Виза» включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч. 3 п. 61 Инструкции № 4).

Пример.

Юрисконсульт

Подпись И.П.Кирилов

01.08.2022

3

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева (ч. 5 п. 61 Инструкции № 4)

4

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования

5

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся (ч. 7 п. 61 Инструкции № 4)

Приказ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок

Приказы (распоряжения)

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции № 4). Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).

Виды

Срок хранения

Примеры приказов

1

По основной деятельности

10 лет

● о создании, реорганизации и ликвидации организации;

● об установлении режима работы и внесении изменений в него;

● о создании комиссии;

● о распределении обязанностей между руководством;

● об утверждении организационных документов;

● о делегировании полномочий;

● о внесении изменений в структуру и штатную численность

2

По личному составу

55 лет

литера «к»

● о приеме на работу (назначении на должность);

● о переводе на другую постоянную работу;

● о перемещении;

● об увольнении (освобождении от занимаемой должности);

● о награждении, поощрении, премировании;

● о продлении трудовых договоров (контрактов);

● о заключении новых трудовых договоров (контрактов);

● о переводе на контрактную форму найма;

● об установлении надбавок, доплат;

● о временном переводе;

● об отстранении от работы;

● о допуске к работе;

● об установлении (отмене) неполного рабочего времени;

● о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

● о повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;

● о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

● о предоставлении социальных отпусков;

● об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников

3 года

литера «л»

● о предоставлении трудовых отпусков,

● об отзыве из трудового отпуска;

● о наложении дисциплинарных взысканий;

● досрочном снятии дисциплинарных взысканий;

● о назначении дежурных, служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу;

● об оказании матпомощи;

● о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)

3

По административно-хозяйственным вопросам

3 года

● о выдаче служебных удостоверений, пропусков;

● об утверждении графика дежурств работников;

● и др.

7. Оформление учетной и регистрационной кадровой документации

 7.1. Регистрация документов

Порядок регистрации документов

В качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) устанавливается самой организацией и закрепляется в инструкции по делопроизводству

Регистрация входящих документов

1

Регистрируются в день поступления в РКК или журнале регистрации входящих документов

2

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4), например, 17/1-1, (где 17 – порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года; 1-14 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ)

Регистрация исходящих документов

1

После подписания исходящих документов руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией они регистрируются в день их подписания в РКК или журнале регистрации исходящих документов

2

Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4):

● индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например, 7-12/27;

● регистрационным индексом ответного исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа

Регистрация внутренних документов

1

Регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы (подп. 142.1 п. 142 Инструкции № 4)