bannerbanner
Настройки чтения
Размер шрифта
Высота строк
Поля
На страницу:
1 из 6

Татьяна Дубровская

Кадровое делопроизводство


Предисловие

В настоящее время вопросом трудовых отношений уделяется все больше внимания. Развивается трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для организаций

всех форм собственности. Специалисты по кадровому делопроизводству становятся чрезвычайно востребованными на рынке труда.

Однако ситуация с документированием трудовых отношений еще очень далека от совершенства. Многие организации не придают серьезно

го значения кадровой документации. Так, по данным Минтруда РБ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа организаций, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов: в лучшем случае пятая часть предприятий имеет специальные помещения для хранения документации, почти нигде нет лиц, ответственных за хранение. В результате огромное количество документов ПОЛНОСТЬЮ утрачено.

Какие же основные ошибки допускаются при ведении кадровой документации?

В первую очередь, это отсутствие представлений о том, каким должен

быть состав обязательной кадровой документации. Поскольку в большинстве

организаций с небольшим штатом за кадровую документацию отвечает либо

бухгалтер, либо секретарь, не имеющие специальной подготовки, в кадровом

делопроизводстве допускается множество ошибок: отсутствуют трудовые до

говоры, личные карточки, отсутствует или неправильно оформляется штатное расписание, нет локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положение о командировках, а о сравнительно новых, но таких обязательных внутренних нормативных актах, как

положение о защите персональных данных, вообще мало кто знает.

Трудовые книжки часто заполняются неправильно или не вовремя, особенно часто не оформляется перевод на другую работу в рамках одной организации.

Однако ситуация меняется, и в настоящее время цивилизованное ведение бизнеса уже невозможно без управления в рамках закона и законного

регламентирования отношений между работником и работодателем. Возрастает понимание места и роли кадровой документации. Многие организации

рассматривают правильное ведение кадровой документации как свое серьезное преимущество на рынке труда: в объявлениях о вакансиях все чаще появляются такие фразы, как «оформление в строгом соответствии с ТК», «соблюдение ТК».

ГЛАВА 1

Кадровая документация

1. Общие положения

1.1. Понятие и виды кадровой документации


Виды кадровой документации


1

Организационно-правовая документация

● уставные документы организации;

● правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);

● штатное расписание;

● Положение о структурном подразделении;

● должностные (рабочие) инструкции;

● график трудовых отпусков;

● иные правила, положения, инструкции


2

Персональная документация

● трудовая книжка;

● личное дело;

● личная карточка работника;

● документы персонифицированного учета


3

Договорная документация

● коллективный договор (соглашение);

● трудовой договор (контракт);

● договор о материальной ответственности;

● договоры на производственное обучение и практику;

● договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку


4

Распорядительная документация

приказы, распоряжения, указания, решения, постановления


5

Учетная и регистрационная кадровая документация

● учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

● документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом


6

Информационно-справочная документация

● сведения воинского учета;

● сведения, предоставляемые в службы занятости;

● сведения о молодых специалистах;

● документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.


7

Иная документация

переписка с иными организациями, работниками (письма, уведомления и др.)


1.2. Организация работы кадровой службы


Организация работы кадровой службы


1

При создании в организации кадровой службы как структурного подразделения наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде отдела (управления, сектора, бюро, группы, специалиста)


2

Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого является организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач


3

При расчете численности работников рекомендуется руководствоваться Межотраслевыми нормативами


4

В зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры в штатное расписание вводятся структурное подразделение и соответствующая должность его руководителя


5

При организации функционирования кадровой службы разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные задачи, функции, организационную структуру, права и обязанности, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации


6

Наименования должностей работников, занимающихся кадровой работой, устанавливаются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, содержащимися в Выпуске 1 ЕКСД


7

На работников, занимающихся кадровой работой, необходимо разработать должностные инструкции. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя кадровой службы указываются в Положении о кадровой службе


1.3. Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП


Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП


Микроорганизации – зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 чел. включительно (ст. 3 Закона № 148-З).

ИП – физлицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юрлица и зарегистрированное в установленном порядке (абз. 4 ст. 1 ХПК)


1

ПВТР


2

Письменные трудовые договоры (контракты)


3

Штатное расписание


4

Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.)


5

Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)


6

Трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам)


7

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним


8

Уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска


9

Табель учета использования рабочего времени


10

График трудовых отпусков


11

Расчетные листки


Примечание. Перечень обязательных документов при регулировании трудовых отношений с работниками для ИП и микроорганизаций определен в Рекомендации


Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах


1

Должностные (рабочие) инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах)


2

Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности и (или) договор об индивидуальной материальной ответственности  работников (если у нанимателя работают работники, являющиеся материально ответственными лицами)


3

График работ (сменности) (если работа носит сменный характер)


4

Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не урегулированы в других ЛПА организации)


5

Личные дела и личные карточки работников


6

Документы персонифицированного учета


7

Документы воинского учета


2. Оформление кадровых документов

2.1. Разработка инструкции по делопроизводству в организации


Оформление кадровых документов


Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (п. 4 Инструкции № 4)


Разработка инструкции по делопроизводству


Вопросы ведения кадрового делопроизводства могут быть регламентированы как в общей для всей организации инструкции по делопроизводству (в соответствующем ее разделе), так и в самостоятельном документе – инструкции по кадровому делопроизводству


1

В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях, где такой службы нет, такая задача может быть поручена кадровой службе или специалисту по кадрам


2

Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п.


3

В структуру текста инструкции по делопроизводству включаются общие положения, тематические разделы и приложения


4

В инструкции по делопроизводству необходимо закрепить следующие правила:

● правила создания, оформления и организации работы с документами;

● правила ведения различных учетных форм, формирования, ведения и хранения дел;

● правила регистрации документов в кадровой службе, определения состава регистрируемой документации, сроки, формы, методы регистрации;

● правила заполнения кадровых документов

Также необходимо привести в качестве приложения к инструкции шаблоны используемых регистрационных форм


5

Инструкция по делопроизводству может содержать приложения, в качестве которых могут приводиться:

● образцы бланков документов;

● образцы документов, не имеющих унифицированных форм


6

Инструкцию по делопроизводству можно утвердить посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания приказа


Ответственность за организацию делопроизводства


1

На руководителя организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность (абз. 1 п. 7 Инструкции № 4)


Примечание. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (абз. 1 п. 7 Инструкции № 4)


2

На руководителя структурного подразделения организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в соответствующих подразделениях, их сохранность. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. (абз. 2 п. 7 Инструкции № 4)


3

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, а также несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов необходимо немедленно сообщать руководителю подразделения и в службу документационного обеспечения управления


4

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции № 4)


5

Контроль состояния делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями (п. 8 Инструкции № 4)


2.2. Общие правила (требования) к оформлению документов


Правила оформления


1

Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как:

● наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

● дата документа;

● регистрационный индекс;

● подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 Инструкции № 4)


2

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Примечание. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов


Требования к тексту документов


1

Должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п. 67 Инструкции № 4)


2

Излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка (п. 68 Инструкции № 4)


3

Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений (п. 70 Инструкции № 4)


4

Применяются термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями, многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений (п. 71 Инструкции № 4)


5

В тексте документа не допускается употребление:

● просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

● иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

● нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

● аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

● ненормативной лексики (п. 72 Инструкции № 4)


6

Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (ч. 1 п. 90 Инструкции № 4)


7

Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов (ч. 2 п. 90 Инструкции № 4)


8

Тексты сложных по содержанию документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы, а в больших по объему документах пункты могут объединяться в главы (п. 73 Инструкции № 4)


9

Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере (п. 77 Инструкции № 4)


10

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые НПА. Выравнивание текста производится по ширине листа (п. 78 Инструкции № 4)


11

При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт.

Составные части реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов (п. 81 Инструкции № 4)


Оформление глав, пунктов, подпунктов


1

Главы должны иметь заголовки, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)


2

В случае если заголовок состоит из 2 предложений, то их разделяют точкой (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)


ВАЖНО!

В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)


3

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа (ч. 3 п. 73 Инструкции № 4)


4

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки (ч. 4 п. 73 Инструкции № 4)


5

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта (ч. 5 п. 73 Инструкции № 4)


6

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (ч. 6 п. 73 Инструкции № 4)


Организации могут разрабатывать унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации. Табель утверждается руководителем организации с проставлением подписи, расшифровки подписи, даты и подписывается лицом, ответственным за его разработку


 3. Оформление организационно-правовой документации


Организационно-правовая документация: общие положения


1

Организационно-правовые документы бессрочны и действуют до их отмены или до утверждения новых


2

Порядок внесения изменений зависит от вида организационно-правовых документов


3

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, пронумерованные цифрами


4

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридическим отделом (юристом)


5

Датой вступления в силу определенного организационно-правового документа является дата его утверждения или регистрации


 3.1. Правила внутреннего трудового распорядка


Требования к оформлению ПВТР


ПВТР устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых правил (ст. 195 ТК). Наниматель разрабатывает ПВТР исходя из организационных, производственных и иных условий деятельности организации


Шапка документа


Включает полное наименование организации, название, номер и дату документа, место составления и гриф утверждения


Реквизит «Код организации»


1

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (п. 38 Инструкции № 4)


2

Органы государственной власти и управления проставляют код по ОКРБ 004-2014


3

Иные организации проставляют код по ОКРБ 018-2003


Примечание. Необходимость проставления кода по ОКРБ 004-2014 или ОКРБ 018-2003 на бланках определяется организацией (п. 38 Инструкции № 4)


Реквизит «Код документа»


1

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации


2

При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 (п. 38 Инструкции № 4)


3

При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа»


Примечание. Необходимость проставления кода документа определяется организацией (п. 39 Инструкции № 4)


Реквизит «Наименование организации»


1

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юрлицо, создавшее документ, и указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней


2

Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, – помещается ниже полного и заключается в скобки


Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)


Реквизит «Название вида документа»


Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).

Пример.

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА


Реквизит «Дата документа»


1

Датой ПВТР является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)


2

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.01.2023) (п. 46 Инструкции № 4)


Реквизит «Место составления»


Место составления (издания) ПВТР указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции № 4)


Реквизит «Гриф утверждения»


1

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу ПВТР


2

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов


3

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)


4

На страницу:
1 из 6