Разумный метод управления

Фактически, весь тайм-менеджмент держится на трех идеях:

1. Освободить оперативную память мозга от обработки лишних данных.

2. Разложить свое время по блокам для разных видов деятельности.

3. Придерживаться информационного аскетизма.

Рассмотрим все эти моменты подробнее:

Освободить оперативную память мозга

Материальное тело человека очень слабое: зубы травоядного, мышцы нежные, да и мозг довольно жиденький, может одновременно удерживать в оперативной памяти всего 3–7 объектов (см. исследования ученых[2]). По итогам более поздних исследований стало ясно, что длительная фокусировка возможна только на одном объекте, а попытки фокусироваться на двух и более вещах сильно снижают эффективность работы.

В общем, как ни крути, человек – существо однозадачное. (Прим. автора: предлагаю временно отложить споры о том, что человек – это не его тело, что есть люди просветленные и т. д. Я с радостью веду такие беседы на уютных кухнях и дачах, но мы тут про бизнес. В любом случае, даже о просветленных говорят, что они проживают в каждый момент только этот текущий момент, и не думают ни о прошлом, ни о будущем, ибо в этом нет смысла. Значит, даже самые прокачанные ребята, скорее всего, однозадачны, увы и ах.)

Итак, оперативки у нас мало, и дела придется обрабатывать по одному. Сделать это очень просто:

– настроить внешнее хранилище данных (я использую Gmail, но подойдет любой почтовый клиент, который можно настроить под технику пустого инбокса);

– хранилище данных должно позволять выстраивать все дела в одну очередь (и бытовые, и рабочие, и про личностный рост, все-все-все дела). Если кратко: даже родственников надо приучить к тому, чтобы они писали вам письмо, если хотят от вас выполнения какого-то задания. Или пересылать себе их просьбы в виде email-ов. Кроме того, если вас осенила какая-то прекрасная идея, не поленитесь написать себе письмо – потом разберетесь и не забудете. Идеи вообще очень быстро вылетают из головы, поэтому не жалейте 2 минуты на отправку письма;

– обрабатывать дела надо по очереди, по одному;

– с каждым делом надо последовательно попробовать сделать следующее:

– выкинуть (спам);

– сохранить (идея на будущее, справочная информация);

– передать (мы же менеджеры, надо делегировать!);

– отложить (встреча в календарь, большое дело на следующий день);

– сделать (что-то, что можно сделать здесь и сейчас).

В итоге ваш мозг будет в каждый момент времени свободен от переваривания кучи дел, и в нем останется место для новых идей из космоса:)

Полезный трюк:

В почтовых клиентах полезно делать «внутреннее SEO»: если у вас есть какое-то важное письмо с идеей или задачей, советую написать в этой же цепочке писем письмо самому себе с набором ключевых слов. Это нужно, чтобы в будущем упростить себе поиск ценных писем и не терять важную информацию.

Разложить свое время по блокам

Надеюсь, большинство читателей посещали госучреждения. Если вы были достаточно внимательны, то могли заметить на каждой двери табличку с часами приема населения. Это фундаментально важные таблички. Госслужащие знают про тайм-менеджмент больше, чем вы могли подумать.

На занятиях курса «Управление проектами» мы играем в игру «Поглотители времени». Суть проста: надо выписать все, что отвлекает вас от работы, и по каждому такому поглотителю предложить хотя бы пару вариантов его устранения. Попробуйте сделать такое упражнение на досуге. Наши студенты в итоге приходят к выводу, что на работе от работы отвлекает хаотичное поступление задач и информации. В качестве упорядочивания хаоса есть две очевидных техники: завести часы приема населения или нанять секретаря (второй метод чиновники тоже активно используют).

Допустим, найм секретаря могут позволить себе немногие (хотя, если честно, при нынешних зарплатах в IT и наличии всевозможных сервисов по поиску фрилансеров секретарь становится вполне по карману, см. книги Тима Ферриса). Но договориться с товарищами о разделении времени на медитативную работу и планерки-звонки можно совершенно бесплатно. А если вы руководитель отдела или топ-менеджер, смело вешайте табличку с часами приема населения: ваши люди только больше будут уважать и ваше время, и вас, как руководителя (вы не поверите, но зачастую сотрудники подшучивают над боссами, которые постоянно погружены в мелкие оперативные задачи, и шутки эти вполне по делу).

Лично я стараюсь каждый день придерживаться такого распорядка:

– с утра медитативные задачи или встречи, на которых нужна свежая голова (бонус: рано утром можно быстро доехать в офис, даже в Москве до 08:30 нет пробок во многих районах). Важно именно забить это время в календаре на 1–2 часа, чтобы не назначать туда всяких бестолковых дел;

– в обеденное время звонки, встречи, разбор почты (все равно после обеда организм увлечен усвоением пищи, нет смысла тужиться и изображать бурную деятельность);

– вечером вторая волна работы (звонки стихают, люди собираются по домам, можно спокойно сосредоточиться в тишине).

У вас может быть свой режим, биоритмы у всех разные. Но утро – все равно, самая прекрасная часть дня. И голова свежая, и люди вокруг еще спят, можно спокойно помедитировать.

Полезный трюк:

Если вдруг вам неловко договориться о сегментации времени сразу на весь день, начните с простого: используйте метод помидора[3]. Благодаря милому помидору-таймеру вы не будете выглядеть таким занудой, и коллеги вас поймут:)

Придерживаться информационного аскетизма

В наше время есть проблема поиска крупиц полезной информации в мощном потоке безделицы. Точнее, проблемы две:

1. Собственно, поиск полезной информации.

2. Борьба с прокрастинацией.

Методы решения простые и строгие:

– в социальных сетях можно отписаться от человека, оставив его в друзьях. Я смело отписываюсь от людей, которые постят «котиков», шарят «скандальные статьи» или пространно рассуждают о том, какой телефон (свитер, автомобиль) купить. Может, у кого-то и есть время на публикацию и чтение таких вещей, но мне его жалко.

В итоге в ленте остаются только люди, которые пишут про полезные отраслевые новости или исследования;

– быстрый и эффективный метод: плагин к браузеру StayFocusd, который позволяет задать суточный лимит на просмотр бестолковых сайтов;

– еще один трюк: не читать почту, новости и соц. сети по утрам. Иначе, с высокой вероятностью, вам в голову залетит бестолковая идея («как же Алла Борисовна родила в 64 года?», «выпустят ли Pussy Riot на свободу?») и все, прощай, медитация и эффективная работа;

– сильно ограничить чтение СМИ. Имеет смысл читать лишь узкопрофильные тематические СМИ по темам, которые вам интересны. Все широковещательные ресурсы все равно пересказывают одно и то же, соревнуясь в скорости публикации и скандальности заголовка. Вы все равно не пропустите выборы президента или революцию, поэтому лучше займитесь делом или проведите время со своей семьей;

– выключить на телефоне и компьютере оповещения из соц. сетей, почтового клиента и всевозможных приложений. Достаточно оставить звонки и SMS. Даже почту я проверяю 2–3 раза в течение дня (и ближайшая цель – 1 раз в день). Если вы не оператор службы поддержки, то постоянная проверка почты и реагирование на сигналы мобильника снижает ваш IQ (см. исследование[4]). Логика проста: если кто-то погибает (упал сайт интернет-магазина, срывается важный проект, уволилось руководство у клиента), вам позвонят, а не напишут.

Жить осознанно

Внимание! Это ключевая глава книги, из которой потом вырастает управление клиентом, командой, качеством и продуктом. Она может выглядеть эзотерично, но постарайтесь ее прочитать и прочувствовать. Спасибо за внимание:)

Тактические инструменты управления временем рассмотрели, пора перейти к стратегическим. Можно стать ниндзя пустого инбокса, но все равно жить без особого вкуса и смысла.

Ради интереса, сделайте одно из упражнений нашего курса:

– сначала напишите, чего вы хотите от работы и от жизни в целом;

– потом распишите по активностям 24 часа вашего среднестатистического рабочего дня за последние полгода-год;

– потом опишите ваш день, если бы в сутках было 30 часов.

Поразительно, но почти никто не уделяет времени своим глобальным стремлениям. Зато соц. сети, по статистике, едят по 2 часа каждый день. В крупных городах еще 2 часа тратится на дорогу в офис и обратно. В итоге, люди теряют до 4 часов жизни в день, просто так. Это колоссально много. Складывается ощущение, что люди просто боятся быть ничем не занятыми, даже на минуту (а вдруг всякие мысли в голову придут, ужас какой).

Отключите лишние потоки информации, переселитесь поближе к офису, уделяйте время медитации и тем занятиям, которые развивают вас и делают вас счастливее.

Чтобы понять, чего на самом деле хочется, есть хорошее моющее средство для сознания[5]. Если вам чего-то захотелось, не бегите сразу, а спрашивайте «для чего мне это?» до тех пор, пока не докопаетесь до сути.

Так же помогает цель за пределами жизни, о которой в официальной российской бизнес-литературе еще в 80-е годы начал говорить Владимир Тарасов[6]. Естественно, эта техника придумана не в наше время, она описана в священных писаниях, но Владимир Константинович хотя бы перевел ее на современный язык.

Если у человека есть цель внутри его жизни, она становится материальной (квартира, машина, власть и т. д.). Проблема в том, что все ценности материального мира иллюзорны: они быстро обесцениваются и ими невозможно насытиться. Например, мечтал мальчик о своей машине, а во взрослой жизни просто купил ее и просто ездит, при этом еще жалуется на платную парковку, пробки и вообще хочет тачку покруче. Опасно, если материальная цель довольно крупная, какая-нибудь квартира в центре Москвы: человек тратит всю энергию на ее достижение, а потом не знает, чем заняться. Когда у человека пропадает интерес к жизни – это жалкое зрелище. Кроме того, квартиру и машину не унесешь с собой. Да, цыгане складывают рядом с усопшими даже кондиционеры, но покойникам это прохлады не добавляет.

При этом, если цель находится за пределами материальной жизни, она становится нематериальной. Какие плюсы есть у такой цели:

– человеку становится интересно жить;

– К достижению такой цели проще привлекать людей и другие виды энергии (подробнее об этом в разделах про управление клиентом и командой);

– Появляется вектор-ориентир, по которому можно понять, стоит заниматься той или иной активностью или не стоит;

– Человек начинает задумываться об экологичности своих поступков, а также о воспитании последователей, которые продолжат его дело.

По этой теме я очень рекомендую прочесть книгу Small Giants[7]. Если не хотите ждать доставки из Америки, можете купить Kindle-версию за 9.99$ (приложение Kindle бесплатно для популярных мобильных платформ). В ней детально рассматриваются итоги исследования компаний, которые предпочли стать великими, а не крупными. Несмотря на внешнюю семейность и небольшой размер, компании зарабатывают по 0.5–1 млн. руб. чистой прибыли в месяц в пересчете на сотрудника (очень много!).

Красной нитью через всю книгу проходит мысль о том, что для настоящего успеха у компании должно быть mojo. Дословно «mojo» переводится как «заклинание», «амулет» или «магическая сила», но в контексте книги это слово означает ту самую нематериальную цель, смысл существования компании (в русском бизнес-языке наиболее подходящее слово – «миссия» или «дух»). Эта цель вдохновляет и объединяет сотрудников, позволяет выбирать подходящих клиентов и виды деятельности, дает мужество отказываться от лишних предложений по инвестициям или попыток захвата ненужных рынков, создает вокруг компании благоприятное сообщество. Кроме того, дух нельзя скопировать, и это делает компанию уникальной.

Резюме

Перед тем, как чем-то управлять, надо понять:

– каковы ваши материальные и нематериальные цели;

– что надо сделать для их достижения;

– какова миссия вашего проекта (компании);

– действительно ли вы хотите работать над этим проектом (в этой компании).

Внедрение простых практик тайм-менеджмента позволит вам найти время на размышление над этими вопросами. После приведения в порядок своих мыслей можно смело заняться делом. Важный момент: опасно каждый день уделять работе больше 8–10 часов в сутки! Намного интереснее жить, развиваясь по всем фронтам: семья, спорт, культура, работа. Это касается даже предпринимателей. Поверьте, я пробовал 48-часовые рабочие марафоны, ничего путного за этот период не получилось.

И да, будьте щедрым руководителем! Когда вы научитесь управлять собой, научите этому игроков своей команды – с ними станет намного проще создавать проекты.

Управление клиентом

Управление клиентом начинается с определения миссии компании и последующего постоянного выбора: «работать с этим клиентом или нет». Это ключевой момент. Если вы взяли не «своего» клиента просто ради сиюминутных оборотных денег, вы получаете высокий риск сделать нерентабельный (затяжной, стрессовый) проект и получить минус в ближайшем будущем. Даже если у вас супер-команда аккаунт-директоров, классная команда инженеров и есть все остальные ресурсы, вероятность провала высока.

Почему? Все просто: качество – понятие субъективное (подробнее в главе про управление качеством). Соответственно, если вам с клиентом тяжело договориться – хорошего проекта не ждите.

Как выбрать клиента?

Про это есть хорошая книга: Метод Тыквы. В книге Small Giants, которую я рекомендовал выше, примерно такой же метод описан другими словами.

Краткая суть общего подхода такова:

1. Определите миссию своей компании;

2. Сформируйте ваше УТП (оно же – позиционирование);

3. Продавайте;

4. По мере роста удаляйте гнилых клиентов;

5. Сконцентрируйте все внимание на лучших клиентах. «Удобряйте» и защищайте их, выясните, чего они хотят больше всего, и, если это сочетается с тем, что вы лучше всего умеете делать, дайте им это;

6. Продавайте только лучшим;

7. Не отвлекайтесь раньше времени на новые ответвления бизнеса.

Рассмотрим пункты по очереди:

Определить миссию компании

Это самое сложное. В предыдущей главе про управление собой мы поняли, что сформировать нематериальную цель за пределами жизни не так уж легко даже для самого себя, хотя для этого есть моющее средство[8]. После того, как вы осознали свою миссию, осталась самая малость: найти сильных людей, которые разделяют с вами общие нематериальные цели. Методика поиска единомышленников проста: надо медитировать на свое желание и разговаривать про него с другими людьми. Рано или поздно эта техника примагнитит к вам подходящих партнеров. Эта задача не имеет определенных сроков выполнения, и поэтому ее тяжело планировать, но результат того стоит (об этом подробнее в главе про управление командой). Если кратко: в команде, объединенной вокруг понятной миссии, никого не надо «мотивировать», все просто работают ради общей цели, и работа – в радость. Найти примеры миссии компаний, которые вы считаете успешными, можно найти в интернете. Лично мне в этом плане импонирует Институт «Стрелка»[9] (источник энергии для преображения городов) и Яндекс[10] (счастье пользователя).

Если вы все еще считаете миссию недостаточно важной, подумайте над фактами:

– одним из первых юридических лиц в Древнем Риме была именно религиозная организация, коллегия понтификов;

– Католическая церковь – не только одна из самых древних организаций, но и одна из самых богатых (в одних США католические церкви тратят в год более 170 миллиардов долларов[11], что превышает годовой оборот Газпрома).

Дотошный читатель спросит: «а какая миссия у компании, в которой трудится автор?». Отвечу: мы хотим воспитать поколение людей, для которых важны духовные и культурные ценности. Такие люди занимаются любимым делом, создают красоту вокруг, заботятся о ближних и воспринимают весь мир как свой дом. Поэтому наши ключевые проекты связаны с образованием, развитием и выводом на новый уровень предприятий и регионов нашей страны.

Сформировать УТП (позиционирование)

Сформировать УТП довольно просто. Возьмите свою миссию, учтите ваш опыт работы и то, что у вас получается делать лучше всего. Вуаля! Получается позиционирование. Оно состоит из следующих ограничений:

– вид проектов, услуг, товаров;

– ключевая особенность вашего продукта;

– тип клиентов;

– география оказания услуги;

– ценовой диапазон.

Особенность вашего продукта должна быть описана буквально одним-двумя словами. Например, для Apple это «дизайн», для Mercedes – «комфорт», для Zara – «доступная мода» (кстати, про зару не смейтесь, ее владелец входит в тройку богатейших бизнесменов мира по версии Forbes 2013 года).

Огромная проблема большинства бизнесов, которые я консультировал или просто изучал, в неумении сформировать позиционирование. Может, это особенность русского менталитета, а может и во всем мире так – я не знаю. Так или иначе, предприниматели постоянно боятся упустить какой-то кусочек какого-то рынка (оборотные деньги постоянно нужны, правда?).

В итоге тексты на сайтах компаний выглядят совсем уныло: «мы на рынке с 1917 года, у нас команда из 1234 высококвалифицированных специалистов, мы сделали более 123 проектов, оказываем полный цикл услуг широкого профиля, бла-бла-бла». Тоска… Вы еще не уснули? Я – с первых слов.

Да, сформировать позиционирование и сознательно отказаться от непрофильных клиентов – это сильный шаг, который требует мужества от владельцев бизнеса. Еще больше мужества и собранности нужно для поддержания этого вектора в течение длительного времени. Чтобы вам было проще идти по этому пути, еще раз рекомендую прочитать Метод Тыквы и Small Giants (вам же интересно, как заработать более 500к чистой прибыли в месяц на сотрудника?). Если вы не верите американским книжкам, можете поверить моему скромному опыту. В двух случаях из двух фокусирование на позиционировании дало прирост чистой прибыли в абсолютном размере: рост в 3–4 раза за промежуток от полугода до двух лет. Без инвестиций и кредитов.

Все еще не верите? Хорошо, посмотрите на список самых успешных компаний в вашей отрасли. Возьмем, например, автомобили. Посмотрите сайт Автостата[12], там много интересных цифр даже в бесплатном доступе. Знаете, какие автомобили пользуются в России устойчивым спросом на протяжении многих лет? Сначала идут ВАЗы и «китайцы», а потом сразу премиальные немецкие марки. И так на любом рынке: выигрывают самые дешевые и самые качественные. У них есть четко очерченная ниша, и они явно выделяются среди общей массы.

Кажется, есть еще и инноваторы, которые создают принципиально новые рынки (например, Tesla). Но если присмотреться повнимательнее, электромобили в промышленных масштабах известные концерны делают уже давно, просто Tesla первая сделала электромобиль с нормальной дальностью хода на одной зарядке. Были и модные электромобили, и быстрые, но едущих несколько сотен километров за раз еще не было.

Графически сказанное выше выглядит так:

Производители премиальных услуг годами зарабатывали себе имя, мучались с ручным трудом и научными экспериментами, вкладывались в качество и формирование своей особенности, создавали вокруг себя сообщество. Дешевые и сердитые усердно оттачивали процессы, чтобы делать товар максимально доступным. Это тоже мастерство достойное уважения.

Стоит отдельно отметить, что во времена экономических кризисов, которые происходят все чаще, выживают только самые дешевые товары и самые роскошные (см. истории успеха Fiat, Avon, Panasonic и др.). Объясняется просто: в кризис бедные еще больше экономят, пресловутый «средний класс» скукоживается (кредиты же надо платить), а богатые достаточно богаты, чтобы продолжать чувствовать себя в порядке (кроме того, обычно в кризис активы дешевеют, поэтому богатые получают дополнительные возможности по обогащению).

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

http://esquire.ru/auzan-1

2

http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC2864034/

3

http://ru.wikipedia.org/wiki/Помидор (метод)

4

http://scienceblogs.com/retrospectacle/2007/02/27/hewlett-packard-infomania-stud/

5

http://web.archive.org/web/20131031173953/http://www.snob.ru/profile/27366/blog/67110

6

http://www.tarasov.ru/about/tarasov

7

http://www.amazon.com/Small-Giants-Companies-Choose-Instead/dp/0141031492

8

http://www.snob.ru/profile/27366/blog/67110

9

http://www.strelka.com/content/vision/?lang=ru

10

http://company.yandex.ru/about/main/

11

http://www.economist.com/blogs/newsbook/2012/08/catholic-church-america

12

http://www.autostat.ru/