Бережливое производство для руководителей

Филипп Семенычев

Бережливое производство для руководителей

От автора

Уважаемый читатель, в настоящее время всё большую популярность приобретают различные методы повышения эффективности производства и управления им. То, что вы читаете эту книгу – частичное тому доказательство. Всё больше руководителей различных рангов осознают пользу и необходимость внедрения инструментов и методов Бережливого производства, и меня радует, что наше правительство начинает активно поддерживать его внедрение. В связи с этим возникает потребность в небольшом и информативном методическом издании, способном просветить основные подходы к внедрению Бережливого производства с точки зрения управления. Это особенно важно, т.к. успех любых улучшений зависит в первую очередь от отношения и заинтересованности руководителя.

Необходимо сразу отметить, что в настоящей книге приведён далеко не исчерпывающий перечень принципов, методов и инструментов Бережливого производства. Здесь вы встретите то, что необходимо знать руководителю на начальной стадии внедрения. Более сложные принципы, методы и инструменты описываются в продолжении данной книги: «Бережливое производство для руководителя. Продвинутый уровень». Подобное разделение необходимо для обеспечения последовательности внедрения Бережливого производства, а также для экономии времени самого руководителя, что не менее важно.

Настоящая книга описывает принципы, методы и инструменты Бережливого производства с точки зрения того минимума знаний, который необходим руководителю для успешного руководства процессом изменений в его зоне. В настоящей книге вы не найдёте детализации работы определённых методов и инструментов, эту информацию можно почерпнуть, прочитав книги из раздела «Библиография». Большое внимание в настоящей книге уделено философии Бережливого производства и культурным преобразованиям в организации, т.к. по моему твёрдому убеждению, успех обеспечивается правильной культурой в коллективе, и лишь затем применяемыми инструментами.

Книга будет полезна не только высшим руководителям, управляющим предприятиями и организациями, но и всем вплоть до руководителей нижнего звена, управляющими людьми в бригадах и сменах и реализующих небольшие улучшения на местах. В настоящей книге под руководителем понимается человек, руководящий людьми, обладающий определёнными возможностями, полномочиями и ответственностью, способный реализовать улучшения в пределах зоны своей ответственности. С помощью настоящей книги вы сможете избежать искажения информации при приёме результатов проекта или любых работ, связанных с методами и инструментами Бережливого производства. Вы сможете оценить степень подготовленности консультанта, помогающего вам в работе, а также, прививая персоналу описанные в настоящей книге принципы, самостоятельно начать формировать культуру Бережливого производства в зоне своей ответственности.

В любом случае, даже если вы не развиваете Бережливое производство на вашем предприятии, от прочтения вы получите колоссальную пользу. Изложенные в настоящей книге принципы, даже примененные по отдельности, существенно улучшают работу и культуру организации в целом.

В каждом разделе, описывающем тот или иной принцип, метод или инструмент, приводятся вопросы, призванные направить мышление руководителя и его подчинённых в правильном направлении, при этом разъясняя суть изложенной информации. При чтении рекомендуется выписывать основные моменты каждого раздела и отдельно осмысливать каждый из них, они для удобства приводятся в конце каждого раздела. Надеюсь, что данную книгу можно будет считать настольной книгой руководителя, внедряющего Бережливое производство.

Удачи вам в освоении материала и реализации Бережливого производства в вашей организации.

Введение

В настоящее время интерес к Бережливому производству (lean) возрастает с каждым годом. Всё больше организаций и предприятий начинает применять простые инструменты и методы, а государство постепенно осознаёт необходимость всеобщего применения Бережливого производства, как направления повышения конкурентоспособности страны в целом. Я уверен, что вскоре появятся правительственные программы, направленные на активизацию работы предприятий и организаций в этой области, способствующие ей и мотивирующие высших руководителей. Но всё это в будущем, а как же обстоит дело сейчас?

В настоящее время появилось достаточно информации для того, чтобы понять преимущества, которые можно получить с помощью Бережливого производства, а также понять смысл основных методов и инструментов. Существует несколько достаточно влиятельных организаций, пропагандирующих и развивающих Бережливое производство, ежегодно проводится множество семинаров и конференций, ведётся сотрудничество с зарубежными специалистами в этой области, существует множество учебных центров, проводящих обучения руководителей и тренеров и многое другое. Как видно, развитие Бережливого производства в нашей стране не стоит на месте.

В связи с этим, у читателя может возникнуть вопрос: что же стало причиной написания этой книги?

Во-первых, работа любого проекта с применением принципов, методов или инструментов Бережливого производства – это, в первую очередь, развитие команды и руководителя. Вы по-другому смотрите на привычные процессы, постоянно узнаёте новую информацию, что помогает вам генерировать новые идеи, улучшать и развиваться. Как практикующий консультант, участвующий в lean проектах, я постоянно сталкиваюсь с проблемой, которую можно сформулировать как «отсутствие вовлеченности руководства в процесс улучшений». Сейчас объясню, что это означает. Начиная улучшения в каком-либо проекте, большинство руководителей, как правило, участвуют на начальных этапах, а затем, удостоверившись (в лучшем случае), что работа запущена, самоустраняются.

В результате работа приобретает пассивный характер, так как раз она не интересна руководителю, она не имеет большой важности и постепенно становится не интересна его подчинённым, т.е. команде внедрения. Далее мы остановимся на этой проблеме и рассмотрим её причины.

Во-вторых, качество знаний и доступность качественной и подробной информации, несмотря на динамичное распространение Бережливого производства, оставляет желать лучшего. Эта проблема является обратной стороной проблемы вовлеченности руководителя, точнее одной из её причин. Работа с компетентными профессиональными консультантами в этой области стоит не дёшево. Подготовка качественных специалистов требует нескольких лет труда и нескольких миллионов рублей. И конечно, на семинарах и конференциях, которые посещают руководители, как правило, не докладываются подробности той или иной проведённой работы, необходимые для достижения подобных результатов.

Зато предостаточно преподавателей, которые прочитали несколько переведённых книг двадцатилетней давности, посетили пару семинаров, не внедряли своими руками ничего из преподаваемого, и стремятся обучить простым инструментам. Хорошо, если в итоге действительно получается положительный результат, так как при отрицательном результате дискредитируется сама философия Бережливого производства в принципе, после чего появляются такие парадигмы1, как «мы уже пробовали», «это не работает», «это для нас не подходит» и т.д. Для меня как для практикующего консультанта это достаточно важная проблема, часто встречающаяся в работе.

Таким образом, руководителю для успешного внедрения принципов, методов и инструментов Бережливого производства необходимо понимать и суть механизмы их работы. Разумеется, речь не идёт о детальных знаниях, которые больше необходимы команде внедрения, непосредственно реализующей улучшения. Однако руководителю необходимо понимать, в каком направлении должен развиваться тот или иной проект, какие результаты можно получить, применяя тот или иной метод или инструмент, как они должны выглядеть. Необходимо знать, какие принципы помогут успешно развивать предприятие или организацию, и что для этого нужно сделать.

Кому-то это может показаться странным, но мышление руководителя или лидера, т.е. тех, для кого была написана настоящая книга, лучше и быстрее воспринимает информацию о любых изменениях и в частности идеи Бережливого производства. Это происходит потому, что, как правило, ваше мышление более творческое, оно постоянно ищет различные, порой не стандартные, решения, которые направлены на долгосрочную перспективу. И чем выше ранг руководителя, тем более долгосрочная перспектива принятых им решений и тем шире он видит происходящие в организации процессы.

Один из часто задаваемых вопросов в свете всего вышесказанного таков: «можно ли начинать внедрение простых улучшений, инструментов и методов Бережливого производства по книгам?» Подразумевается «будет ли эффект?», «возможно ли что-то получить, лишь опираясь на теоретический материал?» и т.д. Моё мнение по этому поводу следующее. Несмотря на то, что многие предприятия и организации 5, 10, 15 лет назад, собственно и начинали с внедрения основ по имеющейся в наличии литературе, они потратили огромную массу времени и средств, набивая шишки и терпя неудачи, пока не достигли определённых результатов. Получается, что это возможно, но придётся учиться на своих ошибках, что гораздо больнее и дороже, нежели обучение на чужих ошибках.

Иногда это будет даже лучше, так как многие консультанты, предлагающие обучение и сопровождение в проектах, учились по тем же книгам. К счастью, в настоящее время достаточно быстро накапливается опыт внедрения Бережливого производства на Российских предприятиях и организациях, издаются книги, отражающие накопленный опыт и описывающие отдельные принципы, методы и инструменты. Настоящая книга является этому подтверждением.

Но всё же никакая книга не заменит качественного компетентного консультанта и вовлечённого в работу руководителя. В нашем случае, настоящая книга выступает в роли виртуального коуча2, консультанта руководителя, призванного объяснить основные подходы Бережливого производства (далее по тексту lean) руководителю и помочь ему в нелёгком деле улучшений и повышения эффективности его предприятия или организации.

Роль руководителя в процессе изменений

Прежде чем приступить к описанию принципов, методов и инструментов lean, нам необходимо остановиться на важности роли руководителя в процессе улучшений. Это первое, что необходимо осознать руководителю, вне зависимости от его уровня и должности.

Все изменения, как в положительную, так и в отрицательную сторону зависят от руководителя.

Разумеется, здесь идёт речь об определённой зоне ответственности того или иного руководителя (бригадира за бригаду, генерального директора – за предприятие). Эту зону ответственности можно представить в виде системы (участок, цех, завод, организация и т.д.), которая, конечно, может поддерживать своё стабильное функционирование, выдавая определённое количество продукта и соответствуя определённым требованиям без вмешательства руководителя. Однако мы ведём речь именно о процессе изменений в целом и об улучшениях в частности, которые не могут осуществиться самостоятельно, без определённого воздействия на систему, т.е. без вмешательства руководителя.

Система в организации должна поддерживать работу на одном уровне без руководителя, а задача руководителя – совершенствовать её. Чтобы понять, насколько прочна и стабильна система, достаточно представить, как будут обстоять дела: осуществляться производство, обеспечение, оказание услуг без присутствия и участия руководителя. Не стоит объяснять, что система должна обеспечивать получение стабильных результатов (по производительности, качеству, затратам, безопасности и т.д.) без присутствия руководителя. В сложившихся годами системах работы так и происходит. Теперь представьте, что вы улучшили процесс в системе. По закону равновесия 3 она будет стремиться вернуться в привычное начальное состояние. Роль руководителя именно в реализации изменений и поддержании результатов, т.е. в адаптации изменения и препятствии возврата в начальное состояние и заключается. Улучшать систему и делать её автономной, работающей без участия руководителя, является его первой задачей с точки зрения lean.

Второй задачей, являющейся оборотной стороной первой, является обеспечение постоянного и быстрого решения проблем.

По определению, проблема – это отклонение от стандарта, т.е. от целевого состояния, являющегося наилучшим в настоящее время.

Проблемы возникают в любой системе, вне зависимости от степени её совершенства, с единственной разницей в количестве, масштабе и отношении к ним. С точки зрения lean нас интересует именно отношение руководителя к проблемам. Не останавливаясь долго на столь объёмной теме, стоит лишь запомнить, что проблемы – это наш потенциал для совершенствования и улучшения.

Отношение к проблемам напрямую формирует успех вашей организации и вас как руководителя.

Идея восприятия проблем как улучшений является дикой для среднестатистического человека. Отложите ненадолго книгу и подумайте: где бы сейчас был человек, не создавая, не ища и не решая проблемы? Попробуйте осознать, сколько возможностей открывается перед вами в плане образования, личного развития, успеха компании, достижения целей и т.д., если вы принимаете эту идею?

Более подробно о формировании культуры решения проблем написано в книге «Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса» (п.2 библиографии).

Существует ряд требований, сформулированных как с точки зрения lean, так и с точки зрения современного бизнеса, определяющих необходимые качества руководителя для успешной работы. Это такие качества, как лидерство, умение работать в команде, открытость, коммуникабельность и многое другое. О них вы без труда сможете найти информацию в любом книжном магазине или интернете.

В настоящей книге предлагаю обратить внимание немного на другую сторону роли руководителя, важную именно с точки зрения формирования lean культуры – способность своим примером формировать правильные парадигмы в своём коллективе. Огромным объёмом практического опыта по всему миру доказано, что внедрение на предприятии не ограничивается только лишь применением отдельных методов или инструментов.

Быть может, вы слышали выражение «lean наводит порядок в головах». Для того, чтобы успешно внедрять улучшения, порядок должен быть не только в голове руководителя, но и в головах его подчинённых, что в первую очередь зависит от руководителя. Данное требование иногда называют развитием работников и коллектива, но это уже немного иное понятие. Более подробно о формировании необходимых парадигм мы поговорим далее.

Давайте рассмотрим довольно распространённые случаи. Что происходит, когда работа по внедрению lean (метода, инструмента, или изменения системы) полностью доверяется сторонним консультантам, а руководитель, объявив старт, самоустраняется и не интересуется результатами работ? Даже имея огромный опыт, знания и безукоризненное портфолио проектов, без поддержки руководителя консультанты не могут полностью реализовать всё, что они планировали, либо происходят периодические откаты, когда после внедрения какого-либо улучшения по разным причинам ситуация возвращается в прежнее состояние. Почему так происходит?

Потому, что вместе с изменениями и улучшениями коллектив должен менять своё отношение к ним и мышление в целом, что является невозможным при отсутствии вовлеченности руководителя.

Что происходит, когда руководитель мыслит старыми категориями? Какой бы степени профессионального роста в lean не достигли его подчинённые, управляет процессом руководитель, поэтому, как уже говорилось, изменения будут зависеть в первую очередь от него. Разумеется, команда может достичь определённого успеха, но в один прекрасный момент ей понадобится поддержка руководителя и здесь уже без его развития в lean не обойтись.

Улучшение невозможно без вовлечения руководителя, чтобы внедрять принципы, методы или инструменты lean в вашей организации, руководители должны участвовать в этой работе и развиваться вместе с командой. Самоустранение руководителей, как правило, происходит из-за отсутствия осознания важности его собственной роли в изменении, либо из-за наличия подсознательной боязни проявления своей некомпетентности в новой для него области знаний.

Настоящая книга призвана помочь в решении этих проблем.

Резюмируя, перечислим, что необходимо запомнить из вышеизложенного:

Все изменения, как в положительную, так и в отрицательную сторону, зависят от руководителя.

Работа по улучшениям, изменениям и совершенствованиям и по решению проблем является основной работой руководителя.

Отношение к проблемам напрямую формирует успех вашей организации и вас как руководителя.

Проблемы – возможности для улучшения.

Вместе с изменениями и улучшениями, коллектив должен менять своё отношение к ним и мышление в целом, приобретая уверенность и опыт в применении принципов, методов и инструментов lean.

Руководитель (сознательно или нет) формирует мышление своих подчинённых.

Для чего руководителю lean?

Улучшения любого рода являются вынужденной необходимостью в наше время. Ни для кого не секрет, что в современных условиях рыночной экономики, конкуренция осуществляется на многих уровнях деятельности организации: на уровне стоимости, качества, сервиса, сопутствующих услуг и т.п. Любая организация или предприятие попадает в достаточно жёсткие условия: либо конкурировать, т.е. уменьшать издержки и снижать себестоимость, улучшать качество продукта или услуги, либо постепенно обанкротиться.

Стоит сразу развеять одно из наиболее распространённых заблуждений, которое часто проявляется в таких выражениях руководителей, как «мы внедрили lean», «на двух участках полностью внедрено Бережливое производство», «мы завершили внедрение Бережливого производства на нашем предприятии». Это абсолютное заблуждение.

Во-первых, внедрение lean предполагает непрерывный процесс улучшений, сопровождающийся изменением мышления всех работников определённой организации и самой её культуры. Нельзя просто освоить один инструмент и говорить, что lean внедрён.

Это то же самое, что сделать один раз утреннюю зарядку и утверждать, что являешься спортсменом. Большинство локальных улучшений (по разным данным около 90%) возвращаются в первоначальное состояние, это факт. Эти улучшения происходили без культурных изменений, поэтому, встав на путь lean, вы уже не сможете, да и не захотите сворачивать с него.

Во-вторых, нельзя внедрить lean на одном или двух участках организации так же, как и нельзя вскипятить воду только в одной части бассейна.

Неоспоримым фактом является то, что прибыль, получаемая организацией от реализации продукта или услуги, является разностью стоимости и себестоимости товара (услуги).

Прибыль = Стоимость – Себестоимость

В современном мире стоимость продукта определяется тем, сколько определённый сегмент рынка готов заплатить за продукт, учитывая его качество и сроки изготовления. Как правило, в сфере продаж на любой товар устанавливается максимально возможная стоимость, за которую только можно его продать. В свою очередь, стоимость сильно ограничена давлением рынка, т.е. конкуренцией, не позволяющей поднимать цены выше определённого уровня, что является частью так называемой современной рыночной экономики. Со стоимостью все, казалось бы, просто, поэтому мы не будем вдаваться в подробности ценообразования.

В lean нас интересует как раз себестоимость, то есть издержки, которые несёт организация при изготовлении определённого продукта или оказании услуги, т.е. те средства, которые необходимы для поддержания производства продукции и нормального существования организации. Это затраты на сырьё и материалы, заработанную плату работников, электроэнергию и прочие ресурсы. Говоря привычным языком, себестоимость состоит из издержек на создание ценности для Заказчика и бесполезных издержек, т.е. потерь.

Lean концентрируется именно на устранении потерь, что является неотъемлемой частью совершенствования как организации в целом, так и отдельных её частей. Подходы lean, т.е. правильно применяемые принципы, методы и инструменты, помогают избавляться от потерь как путём непосредственного их выявления и устранения, так и путём создания необходимых культурных и системных условий для их устранения. К первым относится, например, фундаментальный принцип «Ценность – Потеря», описанный в следующем разделе, который необходим, чтобы полностью понять суть представленной на рисунке схемы, а также метод картирования потоков, SMED и т.п. Ко вторым относятся принципы «Заказчик – Поставщик», «Go, Look, See», «Line stop» и прочие. Такие инструменты, как 5С и ТРМ можно отнести к обоим направлениям. Если вам не знакомы эти слова или понятия, не пугайтесь, далее мы сформируем полное представление о различных принципах, методах и инструментах. Стоит сразу отметить, что большая часть терминологии является устоявшейся как в нашей стране, так и за рубежом, о чём можно судить, общаясь с коллегами из Европы и Азии. Поэтому в настоящей книге она преподносится именно в оригинальном виде.

Так как основная работа в lean осуществляется с процессами (мы ищем в процессах потери, улучшаем и оптимизируем процессы), стоит сразу сформулировать единое понимание этого понятия. По определению, процесс – это набор действий по преобразованию некого «входа» в некий «выход».

Например, процесс поставки комплектующих – набор действий от обработки заявки, содержащей перечень соответствующей номенклатуры, необходимое количество и оговоренные сроки поставки (вход поставки) до доставки необходимого количества в установленный срок необходимой номенклатуры в оговоренное место. Выходом этого процесса, наряду с доставкой комплектующих, может быть подписанная накладная. Таким образом, можно представить любую работу, с определённым входом и выходом, например, процесс выплавки металла, сборки автомобиля, оформления кредита и т.п.

Поставщик определяет вход процесса, а Заказчик получает его выход. Соответственно, выход – это то, что получилось в результате преобразований (совершения некого набора действий) над входом процесса: то, что ожидал Заказчик.

Подробнее данную тему мы рассмотрим в разделе «Принцип «Заказчик – Поставщик».

Немного о привычках

Выше мы уже упоминали о наличии парадигм мышления, а также о том, что у руководителя больше возможностей совершать улучшения и содействовать изменениям, т.к. он шире видит процесс. Теперь нам придётся остановиться на этом вопросе немного подробней, так как понимание механизма формирования привычек4 и парадигм объясняет многие трудности и ошибки, с которыми сталкиваются руководители при внедрении Бережливого производства. С другой стороны, формирование правильных привычек и парадигм способствует формированию нужной среды в коллективе, способствующей эффективному внедрению идей Бережливого производства и функционированию организации в целом.

Парадигма – это призма, через которую человек смотрит на окружающий мир (Р. Кови). По-другому, это некий набор взглядов и установок человека, формирующий его мышление.

Примером, наверное, самой знаменитой парадигмы средневековья, можно назвать строение солнечной системы: все люди были уверены, что солнце вращается вокруг земли. Чтобы преодолеть эту парадигму погибло немало людей, в том числе и великих учёных.

Применительно к работе, парадигмы мышления проявляются в мелком масштабе, за борьбу с ними никого не сжигают на костре, однако преодолевать устоявшееся мышление до сих пор является достаточно сложной задачей. Работники могут быть абсолютно уверены, что их способ и приёмы работы являются оптимальными (если не идеальными), потому что «они так работают десятки лет», «так было всегда», «ничто не заменит старый добрый молоток» и т.д. Неудачный опыт, как правило, порождает такие парадигмы как «мы это уже, пробовали…», «ничего не выйдет», «здесь нечего улучшать» или «здесь давно всё оптимизировано» и т.д.

Вспомните, когда вы последний раз сталкивались с подобными парадигмами?

Взгляд работников на восприятие изменений полностью зависит от сформированных у них парадигм, а также тех, которые вы, как руководитель, у них сформируете, но об этом далее. Не будем здесь останавливаться на механизме формирования парадигм, а перейдём к одному из их следствий, выражаемому в поведении, который я называю «замыливанием глаз». Эффект проявляется в игнорировании очевидной визуальной информации при выполнении привычных (однообразных и постоянно повторяющихся) действий.