Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

• Создании НСА обычно связано с большими трудозатратами и дополнительной нагрузкой на сотрудников архивов. При этом часто получается так, что НСА не улучшает условия труда самих архивистов, и нередко создаётся в интересах третьих сторон (например, во исполнение законодательно-нормативных требований);

• Открытие доступа к НСА для общественности всегда связано как с рисками раскрытия конфиденциальной информации и персональных данных, так и с риском увеличения количества запросов;

• Чем в большем объёме раскрывается НСА, тем обычно больше претензий от недовольных пользователей к объему, качеству и уровню раскрытия информации об архивных документах.

Опыт зарубежных архивов

В ряде зарубежных стран проблема решается за счет использования иной экономической модели деятельности архивов, в рамках которой выделяемые архиву средства и ресурсы пропорциональны тому, насколько активно используются архивные материалы – соответственно, архивы начинают бороться за посещаемость, за количество обращений к их документам и т. д. В этом случае у архивов появляется мотивация дать максимально удобный доступ к НСА самим исследователям.

Тем не менее, хороший НСА создаётся и поддерживается тогда и только тогда, когда в нем кровно заинтересованы сами архивисты. Типичной является тенденция к использованию как самими архивистами, так и исследователями одних и тех же архивных информационных систем (естественно, с предоставлением исследователям урезанных прав доступа).

С моей точки зрения, единственный способ успешного решения проблемы НСА – поиск экономических и нормативно-правовых решений, выгодных как пользователям архивов, так и архивистам. Этому вопросу многие зарубежные архивы уделяют первостепенное внимание.

Мощным стимулом для раскрытия НСА также является кардинальная перестройка деловых процессов архива, например, перевод процедуры заказа документов для исследователей в электронный вид через онлайн каталог, когда полностью ликвидируются традиционные бумажные требования и необходимость посещать с целью их подачи читальный зал. Те архивы, которые уже перешли на выдачу затребованных документов преимущественно в электронном виде (в том числе удалённым пользователям и за разумную плату), особенно мотивированы в этом плане.

Создание НСА – это по-прежнему большая, трудоемкая и часто неблагодарная работа, а стремительный рост объёмов и разнообразия документов, создаваемых в ходе деловой деятельности и, соответственно, попадающих затем в архивы, создаёт дополнительные проблемы. В связи с этим из международной практики видны разнонаправленные тенденции:

• Там, где работа по созданию НСА ведётся традиционными методами, в ручном режиме, в связи с растущими объёмами документов наблюдается снижение детальности и качества архивного описания. Многие архивы переходят от описаний на уровне дел к описанию на уровне архивных коробов, лишь бы быстрее пустить вновь принятые на хранение материалы в оборот.

• Там, где есть возможность автоматизировать процессы создания НСА в архиве и/или забрать уже созданный в делопроизводстве НСА вместе с документами, переработав его в нужный вид в автоматизированном режиме – видна тенденция к более детальному описанию, с переходом от уровня дел к уровню документов и отдельных архивных объектов.

• Сейчас на подходе целый комплекс инновационных технологий, позволяющих в корне изменить как методы поиска информации по архивным материалам, так и методы составления НСА. Особенно это касается таких «трудных» материалов, как рукописные тексты, тексты на иностранных языках, изображения и фотографии, аудио- и видеодокументы. Создаваемые НСА, как правило, представляют собой базы данных, которые, при наличии на то доброй воли, могут быть сделаны общедоступными. В настоящее время выполняется целый ряд вполне успешных пилотных проектов такого рода.

• В отдельные пилотных проектах изучается возможность использования при составлении и совершенствовании НСА технологий искусственного интеллекта, машинного обучения и больших данных.

• Коммерческий сектор в настоящее время, помимо прочего, предоставляет услуги по оцифровке документов и созданию НСА, посредством обработки как физических, так и электронных материалов, в том числе в виде облачных услуг. Подобные услуги делают инновационные технологии в принципе доступными даже для небольших архивов со слабой материально-технической и финансовой базой.

Что нас ожидает в ближайшем будущем?

В настоящее время в тех случаях, когда у исследователя имеется доступ к полнотекстовым базам данных, полнотекстовой поиск самым активным образом уже используется для поиска нужных материалов среди сотен миллионов документов, позволяя выделить те, в которых упоминается тот или иной термин, организация, человек, место и т. д.

Но прогресс на этом не останавливается, быстро развиваются технологии распознавания рукописного текста, распознавания речи, лиц и изображений, поиска по изображению-шаблону и т.п., что в перспективе приведёт к появлению новых интересных методов поиска и изучения архивных материалов.

Не менее интересны пилотные проекты в области больших данных, в рамках которых уже в течение ряда лет опробуются новые методы классификации и систематизации документов, проведения экспертизы ценности, установления степени секретности, а также выявления персональных данных и их анонимизации.

В результате появляются новые возможности для формирования и обогащения научно-справочного аппарата архива, однако одновременно встает вопрос о пересмотре состава НСА и определении того, какие задачи эффективнее решать с помощью НСА, а какие – средствами прямого поиска. В современных условиях НСА, с моей точки зрения, в первую очередь является инструментом сохранения сведений о контексте создания архивных материалов. В идеальных системах поиска вместе с результатом поиска обязательно должна выдаваться информация, позволяющая установить контекст (типа архивных шифров).

Во всём мире сейчас ведутся краудсорсинговые проекты оцифровки как архивных материалов, так и бумажного и рукописного НСА. Повсеместно наблюдается отказ от бумажного и бумагоподобного НСА и переход к современным решениям на основе баз данных, которые, помимо прочего, позволяют пользователям архивных материалов отставлять свои замечания и комментарии к НСА. Таким образом, постепенно усиливается тенденция привлечения к составлению и развитию НСА как фондообразователей, так и исследователей.

Проблемы и риски

Использование мощных современных информационных технологий создаёт, помимо прочего, ряд рисков:

• Найденные средствами прямого поиска сведения часто оказываются «вырванными» из текста, что может приводить как к умышленной, так и к неумышленной некорректной интерпретации этих сведений;

• Возникают риски раскрытия секретной и конфиденциальной информации, персональных данных, а также повторной идентификации субъектов ранее анонимизированных персональных данных – особенно при использовании по сути дела изначально именно на это и ориентированных технологий больших данных;

В большинстве стран архивные материалы и НСА подпадают под нормы законодательства о свободе доступа к государственной информации и законодательства по защите персональных данных и иных видов тайн. Распространение новых технологий приводит к тому, что становится более проблематичным рассекречивание архивных материалов и получение доступа к материалам, потенциально содержащим персональные данные и защищаемую законом тайну. Достаточно частыми стали случаи повторного засекречивания ранее рассекреченных архивных документов вместе с НСА, и создание искусственных препятствий для доступа к подлежащей раскрытию по закону государственной информации. В ближайшей перспективе исследователям не стоит ждать лёгкой жизни – скорее всего, годы максимальной доступности архивных материалов уже позади.

Друзин М. В. НСА архивов в XXI веке: взгляд историка-архивиста

Друзин Михаил Викторович, Санкт-Петербург, кандидат исторических наук, научный сотрудник Лаборатории комплексного исследования рукописных памятников Санкт-Петербургского института истории РАН. Соучредитель МОО «Архивный Дозор».

Может быть это прозвучит парадоксально, но сегодня ученый-историк немногим отличается от обычного рядового пользователя архивов. Да, возможно изначально историк благодаря специальному образованию обладает чуть большей подготовкой при первом обращении к архиву, чем гражданин, интересующийся семейной историей или историей родного края. Но относится это преимущество главным образом к изучению самого архивного документа, его текста, исторического контекста. Поиск нужной информации в архиве – совершенно особый жанр, особый навык, который приобретается только с практикой.

Прежде, чем перейти к значению доступности НСА архивов, необходимо отметить системность проблемы доступа в отечественные архивы. Даже если у архива на сайте размещена хотя бы базовая часть НСА (описи), и иногородний исследователь (ученый ли или любой другой пользователь) имеет возможность заранее найти необходимые ему шифры дел, но: 1) если он не может заказать дела в читальный зал онлайн к своему приезду; 2) если архив работает не 5 дней в неделю, а 2 или 3; 3) если архив выдает не 20 дел за один заказ, а, например, 5 или 10 – то доступность НСА онлайн в известной степени нивелируется отмеченными препонами. Исследователь уже не может приехать в архив на 2—3 дня – он должен планировать свою командировку на 5—10 рабочих дней, от 30 до 50% времени из которых будут потрачены непроизводительно, а финансовые затраты на поездку окажутся завышенными.

Другая фундаментальная проблема комплексной доступности НСА – поколенческая и во много носящая психологический характер. Здесь мы оставляем за скобками те случаи, когда архив хочет заработать на своих «особых» знаниях «особых» справочников. Сотрудники архивов, несколько десятилетий работающие в архиве, в отделе НСА, досконально знающие всю систему научно-справочного аппарата – все ее путеводители, указатели, внутри- и межфондовые, тематические перечни, таблицы перешифровок и прочее – боятся утратить свое значение как главного ключика, открывающего доступ к информации. Нередко, даже размещение всех этих элементов системы НСА в открытый доступ на сайте ли или только в бумажном виде в самом архиве далеко не гарантирует возможность исследователю разобраться, а как можно воспользоваться тем или иным справочником. И здесь главная задача видится в том, чтобы это уникальное знание сотрудника архива было «размещено» в доступ вместе с самим справочником. Ибо передача знания от поколения к поколению тоже происходит с большим трудом. Но пока позиция Росархива скорее поддерживает стратегию распространения информации опытных сотрудников, нежели стимулирует их к открытости.

Предыдущий аспект объясняет медленность и сложность процесса оцифровки и размещения на сайте архивов НСА. Даже описи не всегда могут быть просто оцифрованы, проиндексированы (как есть) и размещены в виде образов или баз данных. Необходима их трансформация и адаптация к новым формам предоставления информации: многая информация в них скрыта или подразумевается, так что простым «наборщикам» она не видна. А этот процесс должен происходить в тесном взаимодействии IT-специалистов и архивистов. Тут тоже возникают «трудности перевода». Конечно, когда есть желание – любые трудности преодолимы, и ряд архивов доказывает этот тезис своей работой. Те же, кто не хочет развиваться в новых условиях, найдет множество внешне благопристойных объяснений, почему они не могут сделать одно, другое, третье.

Проработав почти 6 лет в отделе Научно-справочного аппарата, компьютерных и информационных технологий РГИА (ныне не существующем как единое подразделение), имеется собственный взгляд на стратегию развития НСА в ближайшем будущем:

• оцифровка каталогов, картотек, алфавитов, тематических перечней, указателей, другого вспомогательного НСА в виде образов и структурированных баз данных. Отдельные шаги в этом направлении уже предпринимаются, но работа еще предстоит огромная;

• их интеграция с оцифрованными описями в единой базе данных архива;

• создание единого общероссийского межархивного электронного НСА федеральных, региональных, муниципальных архивов с единым поисковым окном;

• интеграция изданных на основе архивных материалов научных справочников с электронным НСА архива;

• организация возможности создания «народного» НСА архива, когда пользователи сами могут пополнять архивные электронные справочники (сегодня в таком качестве выступают неофициальные архивные форумы);

• онлайн-консультации сотрудников архива по НСА (например, для Российской национальной библиотеки онлайн-консультации – реальность дня сегодняшнего, но, увы, архивы продолжают упорно отставать от библиотек, прикрываясь своей самостью).

Вместе с тем, создание и развитие электронного НСА невозможно без решения нижеотмеченных проблем, на которые часто не обращают внимание ни «заказчики», ни, тем более, «исполнители»:

• перенос из бумажной описи в базы данных кратких заголовков (по принципу: что вижу в бумажной описи, то и переношу в базу данных) без учета названий разделов и подразделов описи, которые создавались для экономии времени архивистов и несут в себе существенный информационный потенциал. В условиях даже межфондового поиска, не говоря о межархивном, результат его оказывается недостаточно информативен;

• индексация сетевыми поисковыми системами (Google, Яndex) архивных баз данных, имеющих интернет-представление. Сегодня использование таких систем для поиска архивных ресурсов за редким исключением не дает результата, т. к. архивные базы данных часто «закрыты» для глобальных поисковиков;

• отсутствие электронного НСА как такового;

• разрозненность и многочисленность баз данных в рамках одного архива, когда все базы данных даже доступны на сайте архива, но нужно очень постараться и проявить недюжинное терпение, чтобы изучить все сегменты такого «автоматизированного» НСА.

Коренной поворот в проблеме доступности НСА и архивов в целом видится главным образом в смене поколений архивистов. Здесь имеется ввиду не возраст, а отношение к значению открытости и доступности архивных документов: когда сохранность документов (информации, заключенной в них) заключается в ее множественном использовании и тиражировании при безусловной сохранности подлинника.

Яковлева К. В. О научно-справочном аппарате Российского государственного архива литературы и искусства

Яковлева Ксения Викторовна, Зав. отделом архивных коммуникаций Российского Государственного архива литературы и искусства (г. Москва). Действительный член МОО «Архивный Дозор».

Что общего у ближневосточного Омана с Романовыми и как мог М. Ю. Лермонтов написать в 1840 г. стихотворение «На советской цепи»? Все просто: на запрос «Оман» в электронном каталоге РГАЛИ (https://rgali.ru/) получаешь в придачу все романы, романсы, романтиков и Романовых, а в антисоветчики Лермонтов попал с легкой руки человека, вносившего в электронный каталог заголовки из традиционной описи (цепь-то, естественно, светская).

С одной стороны, такие особенности поиска и разного рода курьезы, если ты вынужден часто и подолгу пользоваться поисковыми средствами архива, скорее раздражают, чем веселят. С другой, аналогов научно-справочного аппарата РГАЛИ даже среди федеральных архивов немного, и переоценить его значение для исследователей и самих архивистов трудно. Не претендуя на исчерпывающий анализ НСА РГАЛИ, коснусь лишь самых главных вопросов.

Как формируется НСА РГАЛИ?

Наверное, почти каждый исследователь, которому довелось работать в читальном зале или хотя бы направить в архив запрос, имел дело с описями архивных фондов. Путеводители по фондам не всегда понятны начинающему, именные каталоги есть не везде, а опись – обязательный элемент научно-справочного аппарата.

Основа НСА РГАЛИ – это тоже научные описи. В конце 1950-х гг. в архиве было решено создать также именной каталог, а в 1970-х к нему добавился систематический. С тех пор в него ежегодно добавляются новые данные, в последние годы их объем – около 9000—10000 именных и около 2000—3000 тематических карточек ежегодно.

Как происходит каталогизация? Первый и основной путь – это каталогизация фондов личного происхождения одновременно с их научным описанием. Творческие архивы, которые в будущем составят личные фонды или войдут в состав собраний и коллекций, поступают в необработанном виде, поэтому их научное описание происходит непосредственно в РГАЛИ. В ходе этой работы для описи составляются заголовки единиц хранения, а для каталога – несколько именных карточек с заголовками, датами и номерами листов, на которых фигурируют те или иные персоны, на каждую единицу хранения. За год обычно происходит научное описание примерно 12—15 фондов, или порядка 4500 дел (но, конечно, далеко не всегда это описание фонда целиком, чаще – составление первой, второй, третьей и др. описей фонда).

Второй путь – каталогизация одновременно с переработкой и усовершенствованием старых описей фондов личного происхождения. Благодаря этому подробно расписываются фонды, научное описание которых происходило еще в 1930-е – 1940-е гг.

Наконец, третье направление – это целевая каталогизация наиболее востребованных фондов учреждений. Поскольку документы организаций и учреждений приходят в архивы уже в упорядоченном виде и их научное описание не производится, исследователю и архивисту приходится довольствоваться только описями таких фондов. Составлены они бывают по-разному, зачастую дела имеют так называемые «глухие» заголовки (например, «Личные карточки работников с А по К»). В подобных случаях целевая каталогизация многократно облегчает работу исследователя и сотрудников архива по поиску нужного человека или документа.

Кроме научного описания и каталогизации, формирование НСА идет за счет подготовки справочных изданий (издано уже 11 выпусков путеводителя по фондам РГАЛИ), составления аннотаций и исторических справок на фонды и некоторых других, менее заметных для пользователя видов работ.

Насколько доступен НСА архива?

Уже много лет на сайте архива размещен электронный каталог, в котором можно осуществлять расширенный поиск по персонам, заголовкам, крайним датам документов и другим полям. В самом архиве также есть большой традиционный (карточный) каталог, в читальном зале без предварительного заказа доступны описи фондов и путеводители.

Вопрос, который всегда волнует исследователей и самих сотрудников, – насколько электронный каталог соответствует традиционному и какой из них полнее? Ответ, к сожалению, не в пользу современных информационно-поисковых систем: традиционный каталог – более полный, в частности, именно в него вливаются карточки, созданные в ходе целевой каталогизации фондов учреждений. В электронный каталог в силу особенностей программного обеспечения, на котором он функционирует, они не попадают, поэтому результаты поиска в двух этих каталогах отличаются.

Фактически, электронный каталог – это автоматизированный поиск по индексированным описям, на уровне заголовка дела. Результаты поиска в личных фондах в электронном и традиционном каталогах более приближены друг к другу, но все равно традиционный каталог (при условии параллельной работы с описями) надежнее. Есть и еще одна особенность электронного каталога: загрузка новых данных в него происходит раз в год, а новые описи фондов и карточки поступают в читальные залы и традиционный каталог на протяжении всего года, поэтому электронный каталог может отставать от текущего положения дел.

Таким образом, максимально возможные результаты достигаются только при использовании обоих каталогов (или описей и традиционного каталога). Именно так мы работаем над исполнением запросов и рекомендуем, по возможности, работать исследователям.

Какая польза от хорошего НСА?

Для исследователя польза от развитого научно-справочного аппарата архива и каталогизации документов очевидна: нужные сведения находятся быстрее, результативный поиск доступен даже для новичков. Это тем более заметно, когда читаешь отзывы исследователей о работе в РГАЛИ в профильных интернет-сообществах: кто-то в восторге от своих находок, а кто-то в унынии от сложности поиска.

Так, пользователь cichocki на известном форуме ВГД в сентябре 2020 г. пишет: «Архив императорских Театров находится в РГАЛИ. В документации у них бардак. Личные дела встречаются в самых неожиданных местах. Картотека бестолковая. Нужного человека не найдешь, если он, конечно, не Чехов. Остальные смертные не поименованы, даже если о них полно информации. Их надо искать интуитивно». Другие, напротив, пишут о том, что находят в РГАЛИ, на который не возлагали особенных надежд, неожиданные документы и новые сведения. На фоне таких противоположных высказываний особенно очевидна разница в глубине и тщательности проработки научных описей разных фондов и ощутимы результаты целевой каталогизации.

Еще одно важное преимущество электронного каталога – возможность организовать на его основе удаленный заказ дел в читальный зал (в описании дела имеется ссылка для его добавления в требование). В перспективе наличие электронного каталога должно облегчить и организацию онлайн-доступа к документам.

Сотрудники архива, особенно специалисты отдела использования документов, зависят от качества НСА не меньше исследователей:

• это важный фактор привлечения финансовых средств, план которого имеет каждый архив. До 70% запросов – это запросы на копирование документов, и большинство из них приходит с указанием конкретных шифров дел, найденных в электронном каталоге, без личного визита в архив;

• развитый НСА позволяет повысить результативность исполнения запросов и сократить сроки их исполнения за счет более оперативного поиска нужной информации, это же относится и к другим видам использования документов;

• при высоком уровне индексации архивных документов заказ необходимых для исполнения запроса (подготовки выставки, публикации и т.д.) дел становится более точечным, сокращаются объемы их выдачи, а значит, решаются вопросы обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Как насчет тайных картотек?

В РГАЛИ нет тайных внутренних картотек, сотрудники пользуются теми же поисковыми средствами, что и исследователи.

В НСА РГАЛИ встречаются ошибки, как ему после этого верить?

Да, ошибки встречаются, и речь не опечатках типа «советского» Лермонтова, а именно фактических ошибках и неверной атрибуции документов. Что ж, все мы люди, и сотрудники отдела научного описания личных фондов и группы каталогизации не могут сравниться в своих знаниях со специалистами, годами изучающими какую-то тему. Иногда ошибки перекочевывают в описи и каталоги из помет на документах, сделанных самими фондообразователями и их наследниками.

Поэтому если вы заметили ошибку в описании документа или располагаете сведениями, которые могут помочь уточнить датировку, инициал, фамилию или любую другую информацию (например, узнать, что за «неустановленное лицо» изображено на фотографии), не стесняйтесь написать об этом в архив и изложить свои доводы. Каждое письмо рассматривается ответственными за эту работу сотрудниками, а затем вносятся исправления в научно-справочный аппарат. Так совместными усилиями мы сделаем НСА РГАЛИ еще лучше!

Опыт внесения поправок в проект нормативного правового акта на стадии обсуждения (интервью с М.А.Колесовым)

Максим Андреевич Колесов, Член Правления МОО «Архивный дозор», независимый исследователь, Москва.

В МОО «Архивный Дозор» состоят люди разных профессий. Это существенно расширяет границы наших возможностей. Одним из примеров такого плодотворного участия профессионала из другой области является деятельность юристов. Для справочника я попросила ответить на несколько вопросов Максима Андреевича Колесова. В 2018 году он смог внести поправки в проект нормативного правового акта (НПА) по документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии. Меня интересовало, может ли человек без юридического образования узнать о появлении проектов НПА и прислать свои замечания и поправки.

– Максим Андреевич, расскажите, пожалуйста, о замечаниях, которые вы вносили к проекту нормативного правового акта.

– В марте 2018 года Росархивом был опубликован проект Порядка признания документов Архивного фонда РФ находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (НФС). К данному проекту я направил порядка 10 замечаний и предложений, среди которых было предложение регламентировать порядок учета архивных документов, находящихся в НФС, а также предусмотреть право пользователей на ознакомление с перечнем (реестром) указанных архивных документов (дел), в том числе с использованием сети «Интернет». Это особенно важно для иногородних исследователей при планировании поездок в архивы, в которых отсутствует возможность удаленного заказа дел. Ведь не секрет, что многие пользователи сталкиваются с отказами в выдаче дел именно по причине их НФС. Обидно приехать в другой город, потратить деньги на проезд, жилье и получить отказ только лишь потому, что нужное дело имеет НФС, а архив не опубликовал перечень таких дел.