Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Результатом нашей встречи 30 декабря 2019 года было согласие Архива Москвы оцифровать картотеку крещений москвичей начала 20 века. И в декабре 2020 года картотека стала доступна посетителям читального зала! Когда мы затевали этот процесс, опытные генеалоги смеялись и говорили, что все равно никто ничего оцифровывать по нашей просьбе не будет. И найти в картотеке все равно ничего удастся. Но наши просьбы оказались не напрасными, и сразу после открытия картотеки исследователи стали рассказывать о своих находках и распутанных узелках.

Не бойтесь просить архивы пойти навстречу! Просите, предлагайте. Мы, кстати, с самого начала предлагали и свою помощь, готовы были участвовать в оцифровке. Но архив нашел ресурсы и справился своими силами.

Говоря о служебных картотеках, затрону и еще одну область – базы данных, созданные в процессе научной работы с документами архива. Формально, эти базы данных не являются НСА архива, и собственниками их архив не является. Однако нередко по полезности для рядового пользователя они существенно превосходят те справочные материалы, которые создал сам архив. Например, Информационно-поисковая система «Боярские списки XVIII века», которую Вы найдете в этом справочнике в описании НСА Российского Государственного Архива Древних Актов, не указана на сайте архива. А она позволяет находить нужные фамилии в два клика. В справочник включено еще несколько баз данных, созданных не архивами.

Существует проблема исчезновения таких баз данных. Так как пользователи обычно о них не знают, и не могут контролировать их состояние, базы могут быть списаны или утрачены, даже если поступали в Справочно-Информационный фонд архива или его библиотеку. И тем более, если единственная копия хранилась у его создателя.

Такая судьба, например, постигла базу данных лишенцев города Москвы. Когда в 2020 году волонтеры начали создавать такую базу «с нуля» по оцифрованным описям, один из исследователей напомнил, что подобный проект уже делался в начале 1990-х годов по документам партийного архива Москвы. Была найдена книга, изданная по результатам анализа базы – В.И.Тихонов, В. С. Тяжельникова, И. Ф. Юшин. Лишение избирательных прав в Москве в 1920-1930-е годы. Новые архивные материалы и методы обработки. М.: Издательство объединения «Мосгорархив», 1998. 253 с. Тир. 300 экз. Но, как оказалось, сама база не стала частью НСА архива, и прекратила свое существование с развитием информационных технологий, и за неактуальностью программных средств, которые использовались при ее создании.

Желание узнать подробности о созданном научном продукте, который потенциально может использоваться исследователями как НСА, зачастую встречает игнор или даже раздражение со стороны его создателей. Ученые предпочитают похоронить свое детище в списках литературы, чем отдать на переработку волонтерам или архивам. А ведь каждая такая публикация или база данных могла бы использоваться сотнями, а то и тысячами людей. Ученым сложно использовать информацию без архивных шифров. А рядовой исследователь может существенно продвинуться в поиске и выйти из «тупика» просто благодаря найденному упоминанию нужной фамилии в небольшой публикации.

Если Вы знаете о таких базах, предложите их создателям варианты создания архивного НСА или справочных систем на основе собранных ими данных. Вдохновитесь успешными примерами из третьей части справочника. Например, Межархивной базой данных по документам переписи 1897 года http://arch1897.histcensus.asu.ru/ (разработчик – исторический факультет Алтайского государственного университета), или проектом «Население Урала (конец XIX – начало XX в.)» http://urappdata-urgi.urfu.ru/ural-population-project (разработчик – Научная лаборатория «Международный центр демографических исследований» Уральского Федерального Университета). Это прекрасные примеры того, как научный проект можно сделать общественно значимым и востребованным.

Если Вы – автор научного исследования, помните, что Вы всегда можете обратиться за помощью к волонтерам, если для публикации в Интернете требуется какая-то доработка. В рядах архивных добровольцев есть и программисты, и писатели, и тестировщики. Посмотрите на Интерактивную карту церквей и приходов Санкт-Петербурга конца XIX-начала XX века в третьей части справочника. Она создана волонтёрами. Может быть, и Ваш научный проект заживет новой жизнью при помощи архивных добровольцев?

Попадают в почту «Архивного дозора» и сообщения об уничтожении (списывании) материалов справочно-информационных фондов архивов. Так в октябре 2020 года пользователь попросил обратить внимание на списывание авторефератов диссертаций и других материалов с 1938 г. из справочно-информационного фонда Российского Государственного архива литературы и искусства. В списках на уничтожение были аннотированные каталоги документов по отдельным темам и деятелям искусства. Актуален ли НСА 1950-х годов для пользователей до сих пор, сложно оценить рядовому пользователю. В случае, когда речь идет о возможной утере или повреждении архивных документов, «Архивный Дозор» высказывает свою озабоченность и направляет запросы в те инстанции, которые могут повлиять на ситуацию. Когда же речь идет о библиотеке или справочно-информационном фонде архива, повлиять мы не можем. Конечно, наилучшим выходом была бы оцифровка материалов, подлежащих списанию, силами волонтеров и сохранение их в сети Интернет. Не на сайте архиве, если даже эти траты на сохранение копии для архива неприемлемы. Пока у нас такого опыта не было.

Архив меняет номера дела, описей, фондов. Невозможно понять, какие реквизиты сейчас. Зачем они это делают? Они имеют право так поступать?

«Правила организации хранения, комплектования, учета…»

22.4… Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления.

…

41.3. Архив в целях повышения информативности справочно-поисковых средств проводит:

…переработку описи дел, документов с проведением экспертизы ценности архивных документов, уточнением их фондовой принадлежности, уточнением или пересоставлением заголовков единиц хранения (единиц учета), определением или уточнением их крайних дат, пересистематизацией по новой схеме систематизации, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи.

Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с пунктом 36.7 Правил.

Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером, остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.

Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда.

Архивы имеют право на изменение нумерации дел. Нередко это делается в интересах самих пользователей.

Конечно, в случае перенумерации архив должен привести и описи в рабочий вид. То есть «опись должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет» (пункт 41.1 «Правил…») и содержать номера единиц хранения (или учета), там же пункт 41.2.

Частый «грех» архивов – этот путаница пользователей двумя столбцами в описи, первым, в котором обычно указывается номер дела, но сам столбец именуется «№ п/п» и вторым с заголовком «Индекс дела», «Делопроизв. номер» и совсем другими цифрами. Начинающие исследователи могут указать неправильный номер. Но это вина пользователя. Будьте внимательны.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Номера фондов меняются достаточно редко. Обычно это происходит при переработке фондов и их объединении. Для пользователей это более удобно. Бывают случаи, когда архивный фонд одного фондообразователя существует в архивном учреждении под разными номерами. Могут отличаться хронологические рамки. Архив регулярно проводит работу по исправлению таких недочетов.

Номера описей меняются чаще, но тоже для удобства. Например, в архивном фонде Рязанской духовной консистории существовали три разные описи метрических книг Шацкого уезда Тамбовской губернии. Сейчас описи переработаны и из трех сформирована одна. Работать с ней намного удобнее и, в первую очередь, неподготовленному пользователю. Сотрудник архива может найти дела вообще без описи.

Такая же ситуация и с изменением нумерации дел. При объединении описей, меняется и нумерация. Для работы в конце новой описи помещается переводная таблица, которая позволяет соотнести новый номер со старым. Старая опись так же помещается в фонд как отдельное дело и ее всегда можно изучить.

Архив издал нужный мне справочник, и продает его за несколько тысяч рублей. Он имеет право так поступать?

К сожалению, так происходит. Например, РГАДА издает архивные справочники в аффилированном издательстве «Древлехранилище». Летом 2020 года мы обратили внимание на «Описание Грамот Коллегии экономии», созданное на документах 281 фонда РГАДА с ценами по 5—7 тысяч рублей за том. «Малороссийские дела. Описи фонда №124 Российского государственного архива древних актов» этого же издательства стоит 1500 рублей. «Малороссийский приказ. Описи фонда №229 Российского государственного архива древних актов» тоже стоил более тысячи.

Наши опасения вызывает тот факт, что сотрудников, обладающих достаточной квалификацией для создания научно-справочного аппарата немного. Если их рабочее время тратится на платный продукт, то времени на общедоступный НСА у них остается гораздо меньше. Это ведет к тому, что бесплатные справочники либо не выпускаются вовсе, либо реже, либо на их создание командируют специалистов более низкой квалификации.

Конечно, было бы правильнее издавать платные справочники только после того, как создана стройная система бесплатного НСА. А в том же РГАДА много описей предлагается пользователю в рукописном, и даже дореволюционном виде. Может быть не время тратить силы сотрудников на создание изданий, отпечатанных тиражом в 150 экземпляров?

Такие ситуации находятся под нашим мониторингом, но пока мы не видим оснований для обращений в контролирующие органы. Для обращения нужно полное понимание ситуации, – из каких средств финансировался труд сотрудника, что у него написано в должностной инструкции, оформлен ли он де-юре в архиве, или может быть в какой-то другой компании. Пока мы не форсируем события, но просим архивы не увлекаться подобными схемами.

А вот если Вы, архивисты, хотите получить деньги на грант на создание общедоступного НСА, мы готовы писать от «Архивного Дозора» письма, подтверждающие заинтересованность в проекте общественности, или способствовать Вам в создании такого НСА другими способами. Наш интерес не в том, чтобы архивисты меньше заработали, а в том, чтобы они могли зарабатывать, создавая справочники, доступные бесплатно онлайн. Ваш архив задумал такой проект, но не хватает ресурсов? Поделитесь с нами своими проблемами. Участники групп «Архивного Дозора» в социальных сетях имеют опыт получения поддержки проектов в рамках конкурса Фонда Президентских грантов. Мы имеем опыт создания архивных справочников, издания и распространения книг, краудсорсинга, краудфандинга. Мы можем писать обращения от своей организации в любые инстанции, которые могут помочь честному финансированию вашего НСА. Давайте облагораживать архивное пространство вместе!

Комментарий Семенова В. В., руководителя МОО «Архивный Дозор». Мы в «Архивном дозоре» очень далеки от того, чтобы видеть в архивах врагов, однако некоторые вещи, которые были приняты в 1990-х-2000-х годах вызывают серьёзные вопросы. Например, ещё 5—10 лет назад считалось совершенно нормальным быть директором архива или, скажем, замом и параллельно издавать научные труды. Например, исследователь Николай Шумилов долгое время работал директором Государственного архива Архангельской области, архива, которому посвящена статья «Архивный Шиес» в Альманахе Генэкспо №1, во времена его директорства один за другим для исследователей закрывались популярные генеалогические фонды. И вдруг в 2009 году Н. Шумилов издает книгу «Архангельский родословец», которая посвящена… архангельской родословной.

Раньше считалось совершенно нормальным, что сотрудники архивов создают научные труды, используя приоритетный доступ. Странно было бы возмущаться, но как быть, если должность, на которую поставлен человек, директор архивах, начальник отдела использования документов, вообще-то создавалась не для этого, не для того, чтобы книги писали сами сотрудники архивов, а для того, чтобы их было проще написать другим пользователям архивов. Имеет ли право сотрудник архива на высокой должности тратить время и использовать приоритетный доступ для создания своих книг, в то время как тысячи других учёных не могут работать в твоём архиве? Этично ли размещать справочники по 5000—7000 рублей, когда учёные не имеют возможности свободно и открыто работать по созданию НСА РГАДА? Получается, РГАДА пользуется своим приоритетным доступом, делает, возможно, не лучшим образом, да ещё и продаёт это за немалые деньги.

Это тот вопрос, который вызывает просто истерику в научном сообществе и шквал негатива и взаимных обвинений (особенно если «с той стороны» стоит генеалог), но мы бы не хотели сводить дискурс об архивной системе крупнейшей страны мира на уровень базара.

Редактируя статью Татьяны Максимовой для «Альмана Генэкспо», я убрал многие её предложения в духе «создавайте волонтёрские группы» чтоб не вводить читателя в заблуждение. Я занимаюсь волонтёрскими группами с 2012 года и для меня абсолютно ясно, что архивы России – всех уровней, сегодня к введению волонтёрских проектов не готовы.

Казалось бы, то здесь то там можно встретить информацию об очередном, поддержанном Фондом Президентских грантов проекте, где участвует тот или иной архив, но это – не проекты, а квазипроекты, потому что форма взаимодействия некоммерческих организаций с архивами состоит либо в устроение вывески в помещении архива, либо во включении архивистов в жюри какого-либо конкурса.

Волонтёрский или некоммерческий проект в архиве обязательно должна включать себя работу с архивными фондами, иначе это не проект, а фальшак. Мне известен только один проект, который непосредственно включал работу с архивными фондами – и это печальной известный хабаровский проект, который закончился диким скандалом, трехкратной попыткой подать в суд и который стал, по сути, отцом проекта «ГенЭкспо».

Архивы избалованы бесплатной волонтёрской силой – студентами. Студенты профильных ВУЗов испокон веков обязаны проходить архивную практику, когда они летом добровольно-принудительно делают работу разной степени осмысленности. То, что внешние специалисты могут иметь знание предмета, хотеть помочь, то, что время таких волонтёров надо ценить – это пока в архивах понять не могут.

Тот же Иркутский архив, который настолько не ценит время пользователей, что не размещает крайне нужные справочники (созданные на бюджетные деньги) на сайте, просил пользователей помочь с переводом писем на французском и итальянском языке из коллекции архива. И это уживается в одном архиве.

!Скачать Альманах Генэкспо №1 Вы можете по ссылке https://drive.google.com/file/d/1DQOfsHbC2esloLg9sQ21oInMQzdTbXeg/. А по ссылке https://genexpo.pro/almanakh можно сделать предзаказ на второй номер в бумажном виде. Небольшая часть тиража первого номера также еще доступна к покупке.

Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.

Запретить архивистам заниматься научной деятельностью и публиковать свои исследования – это поворот в сторону понижения профессионального уровня, который, к сожалению, и так очень низок. Архив должен быть научным учреждением, иначе мы спустимся на уровень, где архивист превращается в архивариуса. Он сможет выдать дело из архивохранилища, но сам что-то узнать из эого дела не сможет.

Не разрешают фотографировать описи. Это законно?

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 26

5. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, включающий ограничения по объему, срокам, используемым техническим средствам копирования, выдаче и копированию архивных документов на возмездной или безвозмездной основе, устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор». Как неоднократно писал Росархив, порядок копирования справочно-поисковых средств не относится к предмету правового регулирования Правил. Поэтому в каждом конкретном случае необходимо анализировать применимое законодательство.

Как было показано ранее, пункт 4 этой же статьи разрешает архивам иметь платные информационные услуги. Пункт 5 устанавливает возможность архивов устанавливать ограничения на самостоятельное копирование архивных документов. Однако она не затрагивает вопрос ограничений на копирование НСА. Официальная позиция «Росархива» заключается в том, что плата за самостоятельное копирование способствует лучшей сохранности документов:

Из доклада статс-секретаря – заместителя Руководителя Федерального архивного агентства О. В. Наумова (г. Ялта, Крым, 8 октября 2019 г., http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml)

«Указанный документ урегулировал отношения пользователей и архивов, в том числе в части самостоятельного копирования архивных документов, установив возможность такого копирования на возмездной основе. По мнению Росархива, такое положение дел позволяет обеспечить достаточный уровень сохранности документов при копировании, не ущемляя при этом право граждан на самостоятельное изготовление копий документов.»

В явной форме разрешение на свободное копирование научно-справочного аппарата архивов не фиксируется ни в одном из принятых ранее нормативно-правовых актов. А аргумент «Что не запрещено, то разрешено» редко действует при общении с сотрудниками читального зала. Поэтому давайте разберем некоторые варианты запретов.

Сообщение пользователя Тверского архива в «Архивный Дозор»: «Ситуация такая: есть архив, в котором все описи отсканированы, лежат на компьютерах в читальном зале. Но запрещено их фотографировать с экрана компьютера. Мол, интеллектуальная собственность архива, – так сказали сотрудники читального зала (и я не думаю, что это имеет чёткую юридическую основу). Правомерен такой запрет или нет?»

В данном случае речь еще идет об оцифрованных описях, которые могут представлять собой базу данных. Но нет однозначного понимания, является ли опись, составленная сотрудниками интеллектуальной собственностью архива.

Вопросы интеллектуальной собственности регламентирует 4 часть Гражданского Кодекса (ГК РФ), раздел VII «Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации», который определяет интеллектуальную собственность как список результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации, которым предоставляется правовая охрана.

Согласно ГК РФ, интеллектуальной собственностью, в том числе, являются произведения науки, литературы и искусства; базы данных.

Согласно национальному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 55385—2012 «Интеллектуальная собственность. Научные произведения» (пункт 3.3.), научное произведение (произведение науки) – это «охраняемый результат интеллектуальной деятельности, полученный в ходе самостоятельного творческого труда физического лица (группы лиц) в сфере науки, выраженный в какой-либо объективной форме и содержащий новое научное знание».

В пункте 4.4 стандарта раскрываются виды научных произведений – научная монография, научный доклад, разные виды отчетов, научная статья, диссертация, лекция, производные научные произведения – научные произведения, представляющие собой переработку (перевод, обработку, обзор или иную переработку) другого научного произведения, составные научные произведения – научные произведения, представляющие собой по подбору и расположению материала результат творческого труда по какой-либо научной проблематике.

Там же:

4.2 Основными правовыми признаками и критериями охраноспособности научного произведения являются творческий характер, новизна и объективная форма выражения.

4.2.1 Научное произведение (произведение науки) имеет творческий характер, если оно содержит новые научные знания и его создание обусловлено интеллектуальной творческой деятельностью автора (авторского коллектива).

Большинство архивных справочников (путеводителей по фондам) удовлетворяют этим критериям и являются интеллектуальной собственностью. Но вопрос с описями остается открытым.

– ГК РФ Статья 1259. Объекты авторских прав

– 2. К объектам авторских прав относятся:

– … 2) составные произведения, то есть произведения, представляющие собой по подбору или расположению материалов результат творческого труда.

ГК РФ Статья 1260. Переводы, иные производные произведения. Составные произведения

2. Составителю сборника и автору иного составного произведения (антологии, энциклопедии, базы данных, интернет-сайта, атласа или другого подобного произведения) принадлежат авторские права на осуществленные ими подбор или расположение материалов (составительство).

Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).

6. Авторские права на перевод, сборник, иное производное или составное произведение не препятствуют другим лицам переводить либо перерабатывать то же оригинальное произведение, а также создавать свои составные произведения путем иного подбора или расположения тех же материалов.

Эти нормы подтверждают, что, база данных, собранная архивом или составленный справочник могут быть его интеллектуальной собственностью.

Однако, там же:

ГК РФ Статья 1259. Объекты авторских прав

6. Не являются объектами авторских прав:

…4) сообщения о событиях и фактах, имеющие исключительно информационный характер (сообщения о новостях дня, программы телепередач, расписания движения транспортных средств и тому подобное).

Опись, сделанная в соответствие с рекомендациями Росархива, будет содержать как части, содержащие признаки объекта авторского права (описание фонда, исторические справки), так и часть, с признаком «сообщения, имеющего информационный характер» – непосредственно номера дел и информацию, перенесенную дословно из самого дела – его заголовок, даты, количество страниц. Поэтому есть основания полагать, что «техническая» часть описи не защищена авторским правом. И ее копирование, и распространение не нарушают закона.

Однако, пока я не видела сообщений о тяжбах между архивами и пользователями о том, является ли конкретная опись интеллектуальной собственностью архива или нет.

И еще одна ремарка о базах данных. В будущем архивы должны будут перевести все свои описи в электронный вид.

ГК РФ Статья 1335.1. Действия, не являющиеся нарушением исключительного права изготовителя базы данных

1. Лицо, правомерно пользующееся обнародованной базой данных, вправе без разрешения обладателя исключительного права – изготовителя базы данных и в той мере, в которой такие действия не нарушают авторские права изготовителя базы данных и других лиц, извлекать из базы данных материалы и осуществлять их последующее использование:

– в целях, для которых база данных ему предоставлена, в любом объеме, если иное не предусмотрено договором;

– в личных, научных, образовательных целях в объеме, оправданном указанными целями;

– в иных целях в объеме, составляющем несущественную часть базы данных.

Использование материалов, извлеченных из базы данных, способом, предполагающим получение к ним доступа неограниченного круга лиц, должно сопровождаться указанием на базу данных, из которой эти материалы извлечены.