Полная версия
Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020
3.5. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, содержащим произведения науки, литературы и искусства, до истечения срока действия авторского права, при условии, что произведение не было обнародовано прежде:
– если пользователь является их автором;
– если пользователь является законным наследником автора;
– если пользователь имеет оформленное в установленном законом порядке письменное разрешение правообладателя, если между правообладателем и архивом в договоре не оговорены другие условия».
(«Порядок…», продолжение)
3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.
Еще одна важная норма из этого же акта:
(«Порядок…», продолжение)
1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архивах, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Это означает, что архивы не могут устанавливать ограничения на доступ к НСА в зависимости от образования, ученой степени и по другим дискриминирующим признакам. Все пользователи обладают равными правами, независимо от того, пришли они «по письму от института», или по собственной инициативе, кроме указанных выше случаев.
Поэтому если Вам не выдают опись или не допускают к картотеке, а другому пользователю выдают (кроме рассмотренных в этой главе случаев) – это незаконно. Сотрудник читального зала не может по собственному усмотрению ограничивать доступ формулировками «нечего Вам там смотреть», «таких предков у Вас быть не может», «к этому только научные сотрудники допускаются»… В некоторых архивах есть практика закрытия шкафов с описями на ключ. Это законно. Но отказывать в открытии шкафа, расположенного в читальном зале, в котором хранятся описи незаконно. И тем более сопровождать это объяснениями, что у Вас ума не хватит в этом НСА разобраться.
В «Порядке» предусмотрена еще одна возможность для ограничения доступа к НСА:
(«Порядок…», продолжение)
1.4. На основании Порядка архивы, являющиеся учреждениями, могут разрабатывать локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы.
Это означает, что на уровне архива могут быть приняты любые локальные акты, ограничивающие работу с НСА, не противоречащие нормативно-правовым актам, указанным ранее. Например, может быть установлено ограничение на количество бумажных описей, которые пользователь имеет право просмотреть за один день, так как в «Правилах» и «Порядке» не рассматривается этот вопрос. Да, это очень неудобно, но с точки зрения закона – архив имеет право на такие ограничения.
Помните, если архив накладывает какие-то ограничения, то читателю должен быть предоставлен внутренний документ по этому поводу («регламентирующий локальный акт»). Если такого акта, нет, то происходящее является самоуправством сотрудника читального зала или руководства архива. Если такой акт есть, то нужно проверить, не противоречит ли он законам РФ и подзаконным актам.
Хотя в статье мы рассматриваем только российское законодательство, упомяну случай в соседней Беларуси. Там база данных «Сведения о необоснованно репрессированных гражданах Белоруссии» была с декабря 2018 года закрыта грифом для служебного пользования. А раньше она находилась в свободном доступе.
В ходе расследования местных активистов выяснилось, что созданная в 1991 году база данных юридически не является собственностью архива. Что здесь важно. Если архив силами своих сотрудников будет создавать базы данных, юридически оформленные на «левые» фирмы архивное законодательство уже не будет распространяться на этот НСА. Отследить такие ситуации очень сложно.
Законен ли заказ описей? Или они должны быть в свободном доступе в читальном зале?
Сравним две версии «Правил».
«Правила…» 2020 года
24.1. Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 23.2, 23.3 Правил, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.
24.2. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов – в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.
25.1. Учетные документы в читальный зал архива не выдаются, за исключением отсутствующих в нем экземпляров описей дел, документов, которые выдаются на срок до 5 рабочих дней по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).
25.2. Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов производится в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов (согласно главе XIV Правил).
Выдача третьих экземпляров описей дел, документов по запросу пользователя производится работником читального зала архива.
«Правила…» 2007 года
2.11.4.1.3. … Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
…2.11.10.4. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.
Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.
Что видим? Раньше копия описи должна была находиться в читальном зале. Теперь – в помещении, обеспечивающем оперативное предоставление пользователям. А, напоминаю, безвозмездно пользоваться (точнее, изучать) исследователь может только НСА, размещенное в читальном зале. И насколько оперативно это предоставление – мы не знаем. Формально, теперь описи могут не храниться в читальном зале, а доставляться туда по заказу.
«Порядок…»
Пользователь вправе:
4.1.6. Заказывать в читальном зале или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования.
Эта норма также подразумевает, что НСА, не размещенный в читальном зале, может быть заказан для работы.
Однако есть один важный момент. Пользователь должен получать доступ к справочным материалам в день обращения.
«Порядок…»
4.1. Пользователь вправе:
4.1.5. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале.
4.1.20. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Таким образом, если локальные акты предусматривают заказ описей «на следующий день», то они незаконны, описи должны выдаваться пользователю в день обращения. Если архив не может физически разместить описи в читальном зале и организовать их выдачу в день обращения, значит, он должен их оцифровывать и разместить в читальном зале электронные копии. Или обеспечить выполнение правовой нормы другим способом.
Вы знаете архив, где эти нормы нарушаются? Укажите им на это, продемонстрируйте несогласие с такой системой, разберитесь с позицией архива относительно оцифровки описей и их размещения на сервере и на сайте. Может быть, архив нуждается в волонтерской помощи для оцифровки описей?
Почему не все описи доступны онлайн?
Архивы России работают над этой задачей в рамках создания Центрального Фондового Каталога cfc.rusarchives.ru/CFC-search/Search/About. На реализацию задачи уйдет еще несколько лет.
Еще в 2013 году Росархив выпустил Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», в которых, в частности, есть указания (стр.73):
При наличии сайта архива желательно размещение на нем полученных в электронной форме описей дел, документов. Если в архиве имеется автоматизированная информационная система «Электронный читальный зал», то полученные в электронной форме описи дел, документов должны быть загружены в эту систему в соответствующем ей формате.
Однако в настоящий момент огромное число оцифрованных описей не размещено на сайтах архивов. Особенно огорчают ситуации, когда описи уже оцифрованы, но доступ к ним дается только на компьютерах читального зала. Или когда архив целенаправленно оцифровывает и выкладывает описи личных фондов, а описи с метрическими книгами и ревизскими сказками принципиально не оцифровывает. Знаете же такие архивы?
«Архивный Дозор» обращает внимание на такие случаи и пытается исправить ситуацию. Хотя, логичнее было бы, чтобы Росархив сам следил за выполнением своих рекомендаций 7-летней давности.
В этих же «Рекомендациях» на стр.75—76:
Основное внимание российских архивов в настоящее время должно быть сосредоточено на переводе описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму… Интернет-портал «Архивы России» станет одной из главных площадок удаленного доступа к описям дел, документов в электронной форме. Такими же площадками удаленного доступа к описям дел, документов в электронной форме должны становиться сайты архивов, на которых в обязательном порядке должен быть представлен их научно-справочный аппарат.
Проблема с размещением на сайтах научно-справочного аппарата имеет еще один ракурс. Архивы создают справочники, но не размещают их на своих сайтах и не позволяют делать это федеральным библиотекам (РНБ, РГБ, Исторической, др.).
Одним из таких случаев является история с НСА Архива Иркутской области. В феврале 2019 года архив опубликовал новость, что сотрудниками выпущены «Путеводитель по фондам Государственного архива Иркутской области. Часть 1 (досоветский период)» и тематический путеводитель «История религиозных учреждений Восточной Сибири». Сразу же я отправила запрос с просьбой ознакомиться с ними удаленно. Но ответ был отрицательный – «технической возможности разместить на сайте нет, приходите в читальный зал».
Борьба «Архивного Дозора» за размещение справочников на сайте продолжалась почти два года. В августе 2020 года Виталий Семёнов отправил жалобу уже на имя Губернатора Иркутской области. И в октябре 2020 года справочники появились на сайте.
Законно ли не размещать справочники на сайте? Да. Это логично? Нет. Лишь несколько процентов исследователей, заинтересованных в этих справочниках могут приехать в читальный зал архива. Если архив не хочет размещать эти издания онлайн, тогда не тратьте время своих сотрудников на их создание. Пусть сотрудники сидят и оцифровывают описи. В качестве публикации при защите ученой степени это, конечно, не пойдет, но, зато это будет осмысленный труд, плодами которого пользуется много людей.
Одна из задач, которой занимается «Архивный дозор» – это доступность НСА онлайн. Даже если формально такого требования в законе нет. Это лишь означает, что нам нужно работать над тем, чтобы законы поменялись. Если НСА создан сотрудниками архива в рабочее время, мы уже профинансировали его создание и доступность, заплатив налоги, из которых получили зарплату авторы. Если НСА создан в рамках гранта – давайте разбираться, что было в заявке? Архив указал, что это будет открытый для всех справочник или умолчал об условиях доступа? Посмотрите, как много в этом издании справочников недоступных онлайн. Зачем и для кого они издавались? Их цель помочь исследователям или быть строчкой в списке публикаций в чьей-то диссертации? Нужно ли сейчас, в век информационных технологий, тратить деньги и время на издание брошюр тиражом в 200 экземпляров?
Пока у нас не хватает ресурсов на мониторинг всех изданий, но если у Вас есть вопросы к какому-то проекту – не молчите, задавайте вопросы, предлагайте разместить НСА на сайте, размещайте официальные ответы в группах «Архивного Дозора» в социальных сетях. Как будет развиваться ситуация дальше – во многом зависит от вашей активности сейчас. Либо мы получим качественный, бесплатный, доступный онлайн НСА, либо очень скоро все НСА архивов будет доступно исследователям только по платным подпискам.
Видите проблему? Заинтересованы в каком-то архиве? Не молчите. Напишите просьбу выложить описи или справочник. Посмотрите, как различаются страницы архивов в этом издании – одни с радостью открывают свои исследования и наработки всем заинтересованным лицам, а другие даже не имеют сайта. Почему? Может быть, потому что местные исследователи молчат о своих потребностях? Не являетесь ли вы соучастником информационного беспредела какого-то архива?
Зачем сканируют рукописные дореволюционные описи? Их же все равно невозможно читать?
Это серьезная проблема, связанная с недостатком финансирования. Архивы могут найти средства на простое сканирование описи. Но расшифровка описи и перевод ее в современный вид требуют гораздо больше средств и времени. Специалисты будут индексировать описи (переводить в формат баз данных), работая с электронными копиями, поэтому оцифровка рукописных описей не только делает их доступными пользователям на те несколько лет, которые уйдут на индексацию НСА, но и выполняет служебную функцию.
В архиве есть ограничения на выдачу дел по количеству листов в день, а листы в описях не указаны. Это законно? В описи не указано, что документ не выдается по причине «плохого физического состояния» (ПФС) или как «особо ценный» (ОЦ). Это законно? В описи не было указано, что документ микрофильмирован и мне его не выдали из-за того, что он заказан «не на том бланке». Это же вина архива, а не моя?
«Правила…»
41.2. Описательная статья в описи дел, документов должна включать:
– номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов);
– номер единицы хранения (в описи дел по личному составу – номер дела);
– индекс (производственный номер) дела (для научно-технической документации (далее – НТД) – производственный индекс (шифр разработки) – при наличии;
– заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов – заголовок единицы учета (документа) – название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);
– крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД – год окончания разработки);
– количество листов – для текстовых документов, фотоальбомов;
– примечания.
– …
– Сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, а также отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных или уникальных вносятся в графу «Примечания».
К сожалению, пока в законодательно-нормативных документах, посвященных архивной области, этот вопрос не решен. Формально, описи должны содержать и количество страниц, и все отметки. Но нет механизма наказания архива за то, что описи не содержат существенные для пользователя сведения, поэтому ситуация, когда пользователь приехал в архив за 500 километров, заказал дела в пределах 1500 листов (по закону), и ничего не получил, типична. При этом самим пользователям писать что-то в описях запрещено, поэтому нельзя даже оставить пометку для следующих горемык о том, что документ не выдается, или об его листаже.
Все что можно предложить в данной ситуации – это писать жалобы и предложения о приведении описей в «рабочий» вид. Ссылайтесь на пункт «Правил…» приведенный выше. По крайней мере, количество листов и даты создания документов архив проставлять должен.
Так как текстовая форма документа не меняется с переводом его в электронный вид, или микрофильм, количество листов должно быть проставлено и для таких документов.
Приведу два примера того, как мы инициировали переработку описей.
В 2019 году мы обратили внимание что в описях фонда №26 «Барнаульское духовное правление» Государственного архива Алтайского края в большинстве заголовков дел отсутствуют сведения о названии церквей и населенных пунктов. Этот фонд содержит важные для многих исследователей метрические книги, брачные дела и исповедные росписи. Был отправлен запрос в архив с просьбой сообщить, стоит ли в плане переработка описи 1 фонда 26 и изменения заголовков дел №№487—779. В полученном ответе сообщалось, что такие работы на 2020 год не запланированы, но работы по совершенствованию описи или составлению дополнительных элементов научно-справочного аппарата будут включены в перспективный план работы на 2021 и последующие годы.
Еще один пример. Весной 2020 года по нашему обращению РГВИА начал переработку описей Военно-Учетного Архива (ВУА) Описи были составлены так, что у пользователя просто не было шанса с первого раза получить микрофильмированные документы из некоторых дел. Многочастные дела («дело ** часть 1», «дело ** часть 2» и т.д.) в описях не имели отметок о микрофильмировании, а заказ микрофильмированного дела без нужной отметки, приводил к гарантированному отказу в выдаче дела. Наше обращение было принято и признано справедливым замечанием.
Если Вы видите подобную ситуацию – не проходите мимо. Напишите обращение, предложите варианты решения проблемы. Возможно, Архиву нужна помощь – набить в текстовом или табличном виде список дел ПФС или ОЦ для размещения на сайте. Это простая волонтерская инициатива, но она нужна пользователям, а не архиву. Если пользователи не возмущаются, архивы оставляют описи в недоработанном виде.
И некоторые уточнения появились в новом документе:
Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии
Утвержден приказом Росархива от 25 июня 2020 г. №75
Архивный документ, признанный находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в течение двух рабочих дней с даты принятия руководством архива соответствующего решения:
…включается в перечень архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, с указанием планируемых сроков проведения реставрационно-консервационных работ, размещаемый в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Согласно этому документу, мы вправе требовать теперь от архивов размещения на сайте Перечня дел НФС.
Итак, Есть несколько способов информирования пользователей о существенных отметках:
• Непосредственно в описях, как прописано в «Правилах».
• Создавать отдельный файл, по которому пользователи могут проверять дела на отметки, как указано в «Порядке признания дел НФС». Этот файл должен быть доступен на сайте архива.
• Отдельная база данных для проверки доступности документов, как это реализовано в Архиве Москве. Пользователь вводит номера фонда, описи, дела и получает информацию, есть ли ограничения на заказ этого дела. Такой формат перечня дел НФС тоже допускается.
В третьем разделе справочника Вы найдете только 2 архива, выложивших списки НПФ на своих сайтах на 01.01.2021. О чем это говорит? А том, что для Вас есть работа – написать письмо в свой архив и просить их сделать то, что они должны согласно процитированному выше нормативному акту.
Еще несколько документов на эту тему. В методических рекомендациях «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (Росархив, 2013 г., http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf) среди полей электронных описей указаны:
КРАЙНИЕ ДАТЫ – основное поле, обязательное для заполнения. (с.39)
КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ – основное поле, обязательное для заполнения (стр.46)
ПРИМЕЧАНИЯ – основное поле. В данном поле указываются сведения из графы «Примечания» описи на бумажной основе, в том числе касательно условий доступа. … Включаются все отметки о выбытии, передаче, уничтожении, объединении или разделении единиц хранения/единиц учета, их микрофильмировании или сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, об условии доступа и др. (с.46)
Таким образом, в описях, составленных в электронном виде, крайние даты и количество листов это обязательные поля.
Важно, там же:
При заполнении поля ЗАГОЛОВОК очень важно учесть, что при перечислении однородных единиц хранения в электронной описи категорически не допускается применение формулировки «То же». Заголовок единицы хранения должен воспроизводиться полностью. В противном случае поиск информации не будет эффективным
Есть Методические рекомендации и для бумажных описей:
Андреева Н. М., Белянина Л. И., Ларина В. Г. и др. Составление архивных описей: Методические рекомендации. М.: Росархив. ВНИИДАД, 2007. – 144с – доступно по адресу https://ru.b-ok.cc/book/3180626/13dadd
Я узнал, что в архиве есть «служебная картотека». Я могу потребовать доступ к ней?
«Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федераци»
4.2. Пользователь обязан:
4.2.15. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.
Совет от юриста М.А.Колесова – для начала нужно письменно запросить основания ограничения доступа.
Если картотека «служебная» Вы не можете требовать доступа к ней. Но Вы можете запросить архив, почему картотека, содержащая важные для пользователей сведения, и не содержащая секретную информацию (или другие ограничения доступа), не размещена в общем доступе.
Возможно, она не помещается в читальный зал, или требует специальных знаний. Возможно, если ее оцифровать в рамках гранта, архив не будет этому противиться, а, может быть, будет даже рад. Если Вы знаете о существовании таких картотек, запросите официальную позицию архива о перспективах доступа к ним.
В нормативно-правовых актах не указано, что архив обязан делать все картотеки открытыми. Такая практика может осложнять работу всех исследователей, но формально архив имеет на это право. Что делать? Идти на диалог, искать варианты, уговаривать, аргументировать.
Зимой 2019—2020 года «Архивный Дозор» получил положительный ответ на просьбу об открытии нескольких картотек. Мы общались с Архивом Москвы, с ГАРФом, и были услышаны. Что-то уже сделано, что-то в работе.