Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Проекты определенных пунктов протокола визируются подразделением, которое несет ответственность за подготовку, а подлинники вместе с выпиской из протокола о принятых решениях направляются в дело для подшивки в подразделение по исполнению.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили).

В тексте протокола указывается основное содержание доклада либо выступления, а в случае если к протоколу текст доклада прилагается, то в протоколе делается сноска «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью.

При необходимости могут быть подведены итоги голосования.

Во время обсуждения высказывается особое мнение, которое может быть записано в текст протокола после соответствующего постановления (решения).

Также существует форма протокола, в которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

По окончании заседания протокол подписывается председательствующим и секретарем.

По каждой отдельной группе протоколов происходит их нумерация. Порядковые номера присваиваются протоколам на протяжении всего календарного года.

Однако могут присваиваться и составные номера. К таким протоколам относятся протоколы совместных заседаний, которые включают в себя порядковые номера протоколов организаций, участвующих в заседании.

Постановления, принятые на заседаниях, имеют следующую нумерацию: номера состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

В соответствии с установленным в организации порядком к номерам протоколов и постановлений, помимо цифр, могут прибавляться и буквенные коды.

Решения, которые были приняты на заседании в виде выписок из протокола, доводятся до исполнителей. Они должны быть оформлены на соответствующем бланке и заверены печатью.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа – слово «Протокол» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

2) вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения заседания, совещания – указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола;

5) основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала;

6) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия);

7) наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки;

8) расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем (п. 2.7.3.7 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536)).

ГЛАВА 2

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

§ 1. Документы, предъявляемые при приеме на работу

После того как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, сотрудник для оформления на работу, согласно ст. 65 ТК РФ, предоставляет в организацию следующие документы:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Следует учесть, что паспорт нужен для поступления на работу в настоящее время не для проверки наличия или отсутствия штампа о регистрации, а в качестве удостоверения личности. Лица в возрасте до 14 лет обязаны вместо паспорта предъявить свидетельство о рождении;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Обращаем ваше внимание на то, что ТК РФ закреплено правило, согласно которому запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

То есть в тех случаях, когда отдельными актами законодательства работодатель обязывается требовать определенный пакет документов, он обязан требовать эти документы, а во всех других случаях – это лишь право работодателя. Например, российское законодательство предусматривает, что:

1) при приеме на работу лица в возрасте от 14 до 15 лет нужно потребовать документ, подтверждающий согласие родителей;

2) при приеме на работу с вредными условиями труда совместителя работодатель вправе потребовать от него справку с основного места работы;

3) при приеме на работу инвалидов нужно требовать заключение МСЭК (ВТЭК) об условиях и характере труда инвалидов;

4) при приеме на работу в счет брони, квоты для приема на работу инвалидов нужна путевка органов социального обеспечения (ст. 20–24 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

5) при приеме на работу по направлениям органов государственной службы занятости работодатель обязан требовать это направление (ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»);

6) гражданин, поступающий на государственную службу, обязан представить также личное заявление, медицинское заключение о состоянии здоровья, справку о том, что он представил в налоговые органы сведения об имущественном положении;

7) иностранный гражданин, въехавший в РФ с целью работы по найму, обязан представить подтверждение на право трудовой деятельности в РФ;

8) лица, окончившие высшие и средние профессиональные образовательные учреждения, обучающиеся в рамках целевой контрактной подготовки, представляют работодателю направление образовательного учреждения для оформления договора с работодателем (п. 4 Постановления Правительства РФ от 19 сентября 1995 г. № 942 «Положение о целевой контрактной подготовке специалистов с высшим и средним профессиональным образованием»);

9) лица, принимаемые (в случаях, предусмотренных законодательством) на работу по конкурсу, представляют документы, круг которых определен законодательством о конкретном виде конкурса;

10) при приеме на работу, связанную с медицинской и фармацевтической деятельностью, необходимо требовать диплом о высшем или среднем специальном образовании и специальном звании;

11) при приеме на работу, связанную с отдельными видами деятельности (перечень которых определяется Минздравом РФ), работодатель должен потребовать от поступающего сертификат специалиста и лицензию;

12) при приеме на тяжелые работы, на работы с вредными и (или) опасными условиями труда работодатель должен затребовать у работника документы о состоянии здоровья[1];

13) в соответствии со ст. 32.11 КоАП РФ при заключении трудового договора на осуществление деятельности по управлению юридическим лицом уполномоченное заключить договор лицо обязано запросить информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц. Формирование и ведение реестра дисквалифицированных лиц осуществляются на основании Положения о формировании и ведении реестра дисквалифицированных лиц, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 ноября 2002 г. № 805 «О формировании и ведении реестра дисквалифицированных лиц»;

14) аботодатель вправе потребовать документы, подтверждающие специальный стаж для приема на данную работу, например в соответствии с действующими Правилами дорожного движения прием на работу без документа о профессиональной подготовке – водительского удостоверения – не допускается.

В упомянутых случаях (и в других случаях, прямо установленных действующим законодательством) лицу, отказывающемуся предоставить соответствующий документ, может быть отказано в приеме на работу.

Таким образом, при оформлении на работу, для правильного оформления ведущейся на предприятии кадровой документации, работодатель имеет право потребовать от работника предоставить следующие документы:

1) заявление сотрудника о приеме на работу

2) 2 фотографии размером 3 ґ 4;

3) ксерокопия паспорта;

4) трудовая книжка (оригинал);

5) страховое (пенсионное) свидетельство (копия);

6) документы воинского учета (военный билет);

7) копия документов об образовании;

8) копия свидетельства о присвоении ИНН;

9) справка с предыдущего места работы (форма 2-НДФЛ);

10) заполненная Анкета сотрудника;

11) справка с основного места работы (для совместителей);

12) свидетельство (а) о рождении детей.

Сотрудник передает заявление с визой руководителя в кадровую службу организации. В случае если кадровая служба не предусмотрена в штатном расписании, заявление передается в бухгалтерию. Уполномоченные лица кадровой службы присваивают работнику табельный номер, оформляют приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1), а также Личную карточку сотрудника (унифицированная форма № Т-2). В трудовой книжке сотрудника производится запись о приеме на работу на основании приказа.

В личном деле сотрудника подшиты все его документы. Они хранятся в архиве организации в течение 75 лет.

В случае если трудовой договор оформляется сотрудником впервые, работодателем оформляются Трудовая книжка и Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Трудовой договор заключают одновременно с оформлением приказа. В Трудовом договоре указываются условия работы сотрудника в организации, а также права и обязанности сторон. Трудовой договор заключается с лицами, достигшими шестнадцатилетнего возраста. Должностная инструкция может быть выдана сотруднику, если это предусматривается правилами внутреннего распорядка.

Копия личного дела сотрудника передается в бухгалтерию. В бухгалтерию сотрудник приносит заявления о предоставлении налоговых вычетов:

1) заявление о предоставлении стандартного налогового вычета по НДФЛ в размере 400 рублей;

2) заявление о предоставлении вычета в размере 600 рублей на каждого ребенка.

§ 2. Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

Для заключения трудового договора законодательством установлена письменная форма.

Письменная форма является более надежной, т.к. гарантирует реализацию обязательных для сторон условий, которые содержатся в данном документе.

Статьей 57 ТК РФ установлены обязательные требования к содержанию трудового договора. Итак, в трудовом договоре указываются:

1) фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;

2) сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;

3) идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

4) сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

5) место и дата заключения трудового договора.

Обязательными условиями трудового договора являются:

1) место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

2) трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;

3) дата начала работы, а в случае когда заключается срочный трудовой договор, – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;

4) условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

5) режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

6) компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

7) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

8) условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

9) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В трудовой договор могут также включаться и дополнительные условия (например, об испытании либо о неразглашении служебной тайны), а также иные условия, соответствующие трудовому законодательству.

Однако здесь сразу же обращаем ваше внимание на то, что установление дополнительных условий трудового договора не должно ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством, соглашением любого уровня (генеральным, отраслевым, специальным) и коллективным договором.

В любом случае условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Согласно действующему законодательству трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составления трудовых договоров в большем количестве экземпляров (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя (ст. 61 ТК РФ).

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором (ст. 61 ТК РФ).

Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу (ст. 61 ТК РФ).

Если работник не приступил к работе в день начала работы, установленный в соответствии со ст. 61 ТК РФ, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным. Аннулирование трудового договора не лишает работника права на получение

обеспечения по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования (ст. 61 ТК РФ).

Соблюдение письменной формы с определенным видом договора не связывается законом. Именно по этой причине трудовой договор в письменной форме заключается и с постоянными и с временными работниками как по основному месту работы, так и при совместительстве, выполнении надомных работ и т.д.

Напоминаем, что трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и другими федеральными законами.

Для срочного трудового договора ТК РФ установлены следующие правила:

1) срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами;

2) если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок;

3) в случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок;

4) запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок;

5) трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считается заключенным на неопределенный срок;

6) в случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника:

1) с лицами, поступающими на работу к работодателям – субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания – 20 человек);

2) с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, разрешена работа исключительно временного характера;

3) с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

4) для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотии, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

5) с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

6) с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

7) с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;

8) с лицами, обучающимися по очной форме обучения;

9) с лицами, поступающими на работу по совместительству;

10) в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

В соответствии с действующим трудовым законодательством сторонами трудового договора являются:

1) в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

2) в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет (в исключительных случаях 15 лет); учащиеся, достигшие 14 лет, – в случаях и порядке, предусмотренных законодательством.

Согласно п. 1 Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме (Приложение № 1 к Постановлению Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 135), предприятие может делегировать право по приему (увольнению) работников своим филиалам, отделениям, представительствам и т.п., что должно быть закреплено в его уставе (положении). При непредоставлении такого права самостоятельному подразделению все его работники заключают трудовой договор непосредственно с руководителем предприятия.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия на основании письменного трудового договора. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку (п. 1 указанных Рекомендаций).

В трудовом договоре целесообразно указывать структурное подразделение (цех, отделение, отдел, лаборатория, и т.п.), в которое принимается работник, что позволит конкретизировать его трудовые обязанности, условия труда, полагающиеся льготы (п. 2 рассматриваемых Рекомендаций).

В трудовом договоре указывается наименование профессии (должности), на которую принимается работник (п. 3 рассматриваемых Рекомендаций).

Наименование профессии (должности) работника рекомендуется определять в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником (ЕТКС) или Тарифно-квалификационными характеристиками и квалификационным справочниками должностей служащих (руководителей, специалистов, технических исполнителей) (ТКС), т.к. определенная регламентация наименования профессий или должностей обусловлена действующим в настоящее время механизмом создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций в связи с условиями труда, условиями пенсионного обеспечения и др. (абз. 2 п. 3 рассматриваемых Рекомендаций).