Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

А.В. Сазыкин

Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Публикуется с разрешения правообладателя – литературного агентства «Научная книга»

ГЛАВА 1

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Постановлением от 3 марта 2003 г. № 65-ст Госстандарта России принят и введен в действие Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Согласно указанному стандарту, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (п. 3.5 Госстандарта).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (п. 3.6 Госстандарта).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации (п. 2 ГОСТ Р 6.30-2003).

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) (п. 3.9 ГОСТ Р 6.30-2003 ).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05 (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 ).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 ).

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 ).

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Начальнику отдела кадров

В.М. Кочетову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003 ):

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30 – 2003 ).

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

коллективного договора к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30 – 2003 ).

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

1) о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

2) чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30 – 2003 ).

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» (п. 3.19 ГОСТ Р 6.30 – 2003).

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

1) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

2) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

3) от третьего лица единственного числа («руководство не возражает», «генеральный директор считает возможным») (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30 – 2003).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение 1. Положение об оплате труда на 5 л. в 1 экз.

Приложение 2 Положение об оплате труда на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05 июня 2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например(п. 3.21 ГОСТ Р 6.30 – 2003):

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу

от 05.06.2003 № 251

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Заседание комиссии

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

от 05.06.2003 № 10

Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на

лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

§ 1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

1.1. Приказ, распоряжение

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем предприятия или по его поручению заместителем руководителя.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование возлагается на руководителей кадровой службы.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем кадровой службы и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя (если такой в организации присутствует) в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Нумерация приказов на протяжении всего календарного года происходит в установленном порядке (порядковая нумерация), исключением являются приказы по личному составу и распоряжения, которые нумеруются отдельно.

Копии приказов и распоряжений должны быть заверены печатью и отправлены указанным в рассылке адресатам. Указатель рассылки составляет и подписывает исполнитель, которому также предоставляется копия приказа или распоряжения.

Если в организации имеется свой фирменный бланк, то приказ (распоряжение) печатают на бланке установленной формы.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа – приказ;

3) дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом;

4) дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например 16 июня 2005 г.; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например № 23.

Заголовок в приказе должен быть кратким и в точной степени отражать содержание текста.

В конце заголовка точка никогда не ставится.

Например: о командировании работников в …

На бланках с продольным расположением реквизитов заголовок к документу должен быть выровнен по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая часть обычно начинается со слов «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Она содержит факты и события, которые являются основанием для издания приказа. Однако приказ может быть издан и на основании иного документа. В таком случае в констатирующей части должно указываться наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Проекты приказов заканчиваются преамбулой, в которой содержится завершающее слово «приказываю». Оно печатается вразрядку.

В распорядительной части перечисляются предписываемые действия. Указывается определенный исполнитель каждого действия, а также устанавливаются сроки исполнения. Если характер перечисляемых действий является однородным, то такие действия будут содержаться в одном пункте. Исполнителями действий могут выступать как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица.

Распорядительная часть содержит пункты и подпункты, нумерация которых осуществляется арабскими цифрами. В последнем пункте могут быть указаны сведения об исполнителе, осуществляющем контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять или же дополнять изданный ранее документ или какие-то его положения. В таком случае в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ или соответствующий пункт документа. Также в ссылке должна указываться дата принятия отменяемого документа (пункта документа), его номер и заголовок. Соответственно пункт начинается со слов: «Признать утратившим силу…»

Визы должны содержать следующее:

1) должности визирующих;

2) личные подписи;

3) расшифровку подписей;

4) дату.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем организации. В случаях, когда руководитель отсутствует, приказ подписывает его заместитель.

Руководитель структурного подразделения, подготовившего проект, подписывает приложения к приказу. При этом подпись ставится на последнем листе приложения с обратной стороны.

1.2. Правила и инструкции, протоколы

Правила – это устанавливаемые нормы и требования, которые обязательны для выполнения.

В свою очередь инструкция представляет собой порядок осуществления какой-либо деятельности с применением положений законодательных и нормативных актов.

Правила и инструкции должны применяться самостоятельно. Данные документы в обязательном порядке подписываются руководителем, их утверждение осуществляется в форме грифа утверждения либо изданием распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций принимает непосредственно руководитель предприятия учреждения, организации.

Подготовка проекта правил и инструкции происходит в общем порядке подготовки документации. Текст проекта (правил, инструкции) должен быть изложен в третьем лице единственного или множественного числа и напечатан на общем бланке. В тексте используются слова следующего содержания: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения

работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту).

Раздел «Общие положения» является констатирующей частью правил и инструкций, где указываются: назначение нормативного акта, его сфера действия, а также ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст документов (правил, инструкции) обязательно должен иметь название, а также делиться на главы, пункты, подпункты. По общему правилу главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими.

Составление протоколов относится также к работе кадровой службы. Во время совещания, каких-либо выступлений, докладов, проектов на основании воспроизведенного, ведется запись, а затем составляется протокол. Сбором материалов и подготовкой текста для протокола занимаются секретари и иные сотрудники подразделений, которые готовят вопросы к обсуждению. По истечении 3 – 5 дней со дня обсуждения должен быть подготовлен текст протокола.