Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч

Национальный стандарт также рассматривает такие форматы мероприятий как совещание, коллоквиум, круглый стол, биржа деловых контактов, деловой завтрак. По сути это небольшие по количеству участников мероприятия, имеющие своей целью обмен опытом, нетворкинг, выработку решений по общим вопросам.

Особняком, отдельной группой, стоят «публичное представление достижений в области экономики, науки, техники, культуры, искусства и других областях общественной жизни». Для них даже существует свой Национальный стандарт по выставочной деятельности. Понятие «выставка» может обозначать как само мероприятие, так и место проведения этого мероприятия. Различают выставки: местные, национальные, международные и всемирные, а также всеобщие, охватывающие все отрасли человеческой деятельности (например, Выставка достижений народного хозяйства СССР ВДНХ), и специализированные, посвящённые только одной области деятельности человека. К последним относятся художественные, промышленные и сельскохозяйственные. Также различают выставки периодические (временные) и постоянные. выставки —

На сегодняшний день выставочная индустрия имеет колоссальный размах. Советское наследие оставило неизгладимый след в этой отрасли экономики. В международном сообществе основным органом, аккумулирующим информацию о мировом выставочном рынке, ведущем аккредитацию существующих выставок, лоббирующим интересы выставочной отрасли является UFI – Всемирная ассоциация выставочной индустрии. В России такие функции осуществляет РСВЯ – Российский Союз выставок и ярмарок.

Существует также «приконгрессные выставки», которые являются сопутствующими мероприятиями в рамках конгрессов, имея своей целью демонстрацию достижений той или иной отрасли (в зависимости от тематики основного мероприятия). Такие выставки также являются значимым источником для пополнения бюджета конгресса, информационным поводом для PR- акций, а также реализуют и другие функции.

В отдельную группу часто выделяют это встречи специалистов с целью налаживания коммуникаций, обсуждения отдельных вопросов и принятия конкретных решений, представления продукции, формирования команды. В переводе с английского слово «incentive» означает «стимул». Инсентив – это поощрительная (мотивационная) поездка, организуемая для сотрудников компании, клиентов, дилеров, торговых агентов, топ-менеджеров и т. п. за достижения в работе (например, за повышение общего объема продаж, за эффективную рекламу, за помощь в обучении персонала и т. д.). Как правило, такие поездки предоставляются или на льготных условиях, или бесплатно, в качестве премии за высокие достижения. Инсентив-мероприятие может преследовать разные цели: презентация и продвижение нового продукта или услуги; повышение производительности и качества; создание дилерской и агентской сети; формирование лояльной и сплоченной команды. В зависимости от целей специалисты выделяют разные виды инсентив-программ: поощрительные программы; мотивационные программы; построение команды (team building). Соответственно и составляющие элементы таких мероприятий по своей приоритетности будут распределены совершенно иначе, чем в конгрессах и конференциях. совещания, презентации, корпоративные мероприятия, инсентивы —

Существует три основных блока активностей в рамках практически любого делового мероприятия: деловая программа; нетворкинг и коммуникации; демонстрационные элементы и экспозиция. На конгрессах и конференциях в приоритете деловая программа, на выставках – экспозиция, на совещаниях и презентациях – нетворкинг и коммуникации.

Характеристика №3. Целевая аудитория и состав участников, или «Кому это надо – никому не надо, кому это нужно – никому не нужно»

Чтобы ситуация из этой забавной песенки не материализовалась на деловом мероприятии, нужно сразу осознавать – для кого проводится мероприятие. Кому оно должно быть важно и почему. Кто они – потенциальные участники и спикеры, каковы их профессиональные интересы, должностной статус, где они живут. Мероприятие может проводиться исключительно для специалистов той или иной сферы деятельности, для топ-менеджеров, или наоборот, для молодых специалистов. По региональному охвату —может быть городским, национальным/всероссийским, международным.

Профессиональные интересы и должностной статус делегатов и спикеров обязывает организатора проводить мероприятие на соответствующем уровне.

Понимание регионального охвата позволяет спланировать объем работ по делегат-менеджменту, необходимости организации перевода, по туристской логистике, а также – по срокам подготовки мероприятия. На практике не существует жестких критериев оценки качества мероприятия по составу его участников, однако Национальный стандарт РФ предлагает определенную классификацию для конгрессных мероприятий.

Характеристика №4. Масштаб, или Сколько вешать в граммах? Сколько делегатов планируем привлечь на мероприятие?

Здесь под масштабом мы понимаем количество делегатов, участвующих в мероприятии. По национальному стандарту РФ малыми считаются мероприятия с количеством делегатов до 250 человек, средними 250—1000, крупными – более 1000. Для того чтобы формировать статистику, делать выводы и принимать управленческие решения, такая градация не очень показательна. Международная ассоциация ICCA в своих аналитических отчетах разделяет мероприятия по масштабу на 9 групп от 50 до 10000 и более. Такая детализация позволяет более внимательно отслеживать динамику ситуации на рынке, изменение тенденций по росту или снижению количества мероприятий в мире, изменение поведения инициаторов в части принятия решений о проведении конгресса в том или ином регионе. Например, отчеты, основанные на детализированных данных, позволяют инвесторам оценивать привлекательность проектов конгрессных центров, рассчитывать сроки окупаемости. Например, если посмотреть на тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012, то мы увидим, как стремительно сокращается количество очень крупных конгрессов (от 1000 делегатов), растет число малых (50—149 делегатов) и средних (150—249 делегатов) мероприятий. Кстати, именно поэтому конгрессные центры во всем мире крайне редко находятся в частной собственности. Как правило, это те или формы государственно-частного партнерства.

Тенденции изменения количества конгрессов в разных группах за период 1963—2012 (ICCA 50 STATISTICS REPORT A Modern History of International Association Meetings 1963—2012, 2013 год)

Чем раньше при подготовке мероприятия становится понятен его масштаб, тем более эффективной будет подготовка. От масштаба мероприятия зависит как объем необходимых сервисов, так и их характеристики. Например, чем отличается конференция на 50 человек от конгресса на 1000? Разумеется, есть очевидные отличия: в бюджете, в показателях вместимости «площадки», в особенностях технического оснащения, в количестве персонала, занятого подготовкой и обслуживанием, в степени насыщенности деловой программы и т. д. А есть отличия не настолько очевидные. Например, для конференции с количеством делегатов более 70 человек становится оправданным проведение онлайн регистрации делегатов, с подключением сервисов «личного кабинета», «планировщика встреч» и т. д. Сейчас на рынке существуют как коммерческие разработки, так и бесплатные веб-сервисы, позволяющие регистрировать делегатов, рассылать информационные материалы, даже принимать тезисы научных докладов. Чем больше количество делегатов, тем сложнее управлять информационными потоками и взаимодействовать с каждым. В случаях, когда мероприятие инициировано, оплачивается и управляется одним организатором, вопрос коммуникации с каждым отдельным делегатом может не стоять так остро. Но такие ситуации возникают всё реже. Масштаб мероприятия может определяться по-разному. Он либо известен как данность в самом начале подготовки, либо определяется в процессе. Как правило, это зависит от источников финансирования мероприятия.

Характеристика №5. Источники финансирования, или «Где деньги, Зин?». На какие средства может проводиться деловое мероприятие

Кто и как будет зарабатывать средства на содержание и воспитание ребенка – нашего мероприятия – важно определить на стадии его планирования – хоть мероприятия, хоть ребенка. Мероприятие может финансироваться «из одного кармана» – это единый источник финансирования, что характерно для корпоративных мероприятий, которые корпорации проводят для своих сотрудников, клиентов и партнеров, и правительственных мероприятий, которые финансируются из бюджета государства. Но мероприятие может проводиться на средства из разных источников – регистрационные взносы, спонсорские средства, научные гранты, государственная поддержка и т. д. – это множественные источники финансирования, что чаще встречается на научных конференциях (в полном комплексе) и бизнес-проектах, направленных на извлечение прибыли инициатором (проводятся на регистрационные взносы и средства спонсоров). От этого будут зависеть особенности построения коммуникационных схем, финансовых потоков, и даже сроки подготовки мероприятия

.

Характеристика №6. Регулярность, ротация, длительность, или Вес 3500, рост 52

Деловые мероприятия бывают регулярными и разовыми. Регулярность зависит от целей инициатора и самого мероприятия, специфики отрасли. Регулярные мероприятия проводятся, как правило, не чаще 1 раза в год, однако крупные конгрессы международных ассоциаций могут проходить 1 раз в 2 года, 1 раз в 3 или 4 года.

Если мероприятие регулярное, то в распоряжении организатора могут оказаться базы данных участников, наработки по формированию деловой программы, участию спикеров. Размер регистрационного взноса в таком случае также уже бывает рассчитан. Если мероприятие проводится в 4й раз и более – то оно претендует на включение в базу данных международных мероприятий ICCA (если также собирает более 50 делегатов и путешествует по миру).

Если мероприятие регулярное, то здесь мы оцениваем также, всегда ли оно проводится в одном городе/регионе, либо в разных. В большинстве своем эта характеристика относится к конгрессам международных ассоциаций. Ротируемые (путешествующие по миру) мероприятия учитываются ICCA, информация по особенностям их проведения, требованиям инициаторов хранится в базах данных. У организатора есть возможность узнать, как должно проводиться это мероприятие, посоветоваться с иностранными коллегами, которые обеспечивали проведение мероприятия в другом регионе. Для этого для членов ICCA в базах данных ассоциации предусмотрен сервис Business Exchange.

Мероприятия могут длиться от 1 дня (обычно это не очень крупные мероприятия городского масштаба, семинары, тренинги) до двух недель (образовательные школы, курсы). В среднем же научные конгрессы длятся 3—5 дней, бизнес-мероприятия 2—3 дня, правительственные встречи – 1—2 дня.

Теперь, познакомившись с ротацией мероприятий, мы подошли к одному из самых интересных, ключевых моментов в международной конгрессной деятельности. Это необходимо уяснить, как Отче наш. И корпоративные, и некорпоративные международные мероприятия часто имеют привычку путешествовать по миру. Таким образом, мероприятие приобретает более широкий кругозор, подогревает интерес к себе каждого отдельного участника: кроме участия в деловой программе, делегаты знакомятся с изучаемой ими отраслью науки, либо тем видом бизнеса, которым они занимаются – в разных странах и регионах, узнают больше о культуре и истории городов и стран. Практика перемещения мероприятий по миру сформулировала другую практику – объявления тендеров на право проведения мероприятия в том или ином регионе. Города и страны всего мира борются за право проведения конгресса на своей территории. Почему – мы поговорим позже, когда будем обсуждать анатомию делового мероприятия, а в частности – его шею – эффективность, тогда мы и познакомимся с социально-экономической эффективностью крупных мероприятий для города. Но сейчас важно запомнить, что проведение крупных конгрессов и конференций в стране и городе приносит большую пользу региону: увеличивается поток денежных средств, растут налоговые отчисления, увеличивается количество рабочих мест, местные специалисты имеют возможность посетить это мероприятие в большем количестве, чем в случае, когда нужно ехать в другую страну. Поэтому инициаторы мероприятий – международные ассоциации – и проводят тендеры, в которых участвуют разные дестинации. Похожую процедуру мы все наблюдали, когда Сочи претендовал на право проведения Олимпийских игр. В классике жанра последовательность в рамках процедуры обычно предельно проста: у ассоциации существуют требования (guidelines), которым должна соответствовать дестинация, регион. Конгрессное бюро вместе с представителями потенциального локального организационного комитета (например, на тендер по конгрессу Международной ассоциации педиатров подает заявку Российское педиатрическое общество, являющееся его членом) готовит тендерную документацию – предложение о проведении конгресса, например, в Санкт-Петербурге. Параллельно с петербургской заявкой поступают заявки от Праги, Парижа, Берлина, Сингапура – любых городов. Правление ассоциации рассматривает заявки, часто приглашающая сторона представляет очную презентацию проектов и дестинаций, ассоциация проводит инспекционные поездки в города, попавшие в шорт-лист. В итоге – выбирается место проведения следующего конгресса. Как правило, это происходит за 2—4 года до даты проведения мероприятия.

Какие существуют критерии для выбора страны и города? Конечно, каждый клиент учитывает свои приоритеты и задачи, но основными факторами, которые обычно учитываются при выборе территории, становятся:

1. : то есть насколько развита (или приоритетна для развития в перспективе) та отрасль науки или бизнеса, по теме которой проводится конгресс. Присутствуют ли в стране или регионе члены международной ассоциации – инициатора? Насколько высок уровень их активности? Какие достижения, разработки, технологии, результаты исследований может продемонстрировать регион международному профессиональному сообществу в данной сфере деятельности? Условно – «нам есть, что показать нашим зарубежным коллегам?» Экспертиза региона в профессиональной области

2. А именно – физическая возможность города принять конгресс: как минимум, наличие площадок, которые подходят по архитектуре деловой программы. Инфраструктура.

Например, конгресс на 5 000 делегатов, которому необходим основной зал, вмещающий это количество делегатов и 5 дополнительных по 1000 человек. И допустим, ключевое условие – проводится конгресс традиционно в университетских кампусах. Согласитесь, не во всех, даже очень крупных городах, такая возможность есть.

3. культурные достопримечательности. Действительно, есть конгрессы, которые приезжают именно туда, где можно увидеть уникальные культурные и исторические объекты. Туристическая привлекательность:

4. развитое авиасообщение, транспортная инфраструктура, визовый режим. Доступность территории:

5. Такая поддержка может выражаться в реализации городом каких-либо программ для участников конгресса: приветствие участников конгресса посредством проведения приемов на уникальных площадках, транспортные льготы, особые условия для посещения ключевых достопримечательностей. Примеров гостеприимности городов существует множество. Допустим, в Лондоне для участников конгресса Европейского общества кардиологов (ESC) была организована дополнительная навигация в метро: специальные экраны информировали о маршруте между несколькими площадками мероприятия. Конечно, это было резонно. На этот конгресс в Лондон приехали более 32 000 делегатов со всего мира, и им было необходимо оперативно ориентироваться в общественном транспорте. Но согласитесь, без помощи городских властей организовать установку дополнительного оборудования в метрополитене – на режимном объекте – непростая задача. Поддержка властей.

В этой же плоскости лежит и проблема визового режима. При поддержке властей страны и города могут быть лоббированы особые условия получения визы для участников конгресса – упрощение или ускорение этого процесса.

Сейчас я с улыбкой вспоминаю наше «девочковое» желание привлечь в Москву конгресс ассоциации специалистов в области разведения орхидей. Крупный конгресс, кстати, несколько тысяч делегатов регулярно собирает. И инфраструктура деловой программы прекрасно ложилась на несколько площадок. И в Москве представлен достаточно активным российским отделением ассоциации. И для проведения рассматривает города по всем миру. Но когда мы встретились с представителями российского отделения, предложили подать заявку на привлечение, нам объяснили, что этот конгресс никогда не приедет в Москву. Просто потому, что показать в Москве нечего по этой теме. У нас нет плантаций орхидей, не развита селекция уникальных видов и так далее. Ну не сильна Москва в орхидеях, не сильна. Тогда мы переключились на привлечение Всемирного конгресса предпринимателей, который в итоге и состоялся.

Международное:

число иностранных участников составляет не менее 15%; С международным участием:

число иностранных участников составляет не более 15%; Национальное: более 40% участников которого проживают за пределами Федерального округа, где оно проводится; Региональное: свыше 60% участников проживают в пределах Федерального округа, где оно проводится;

Муниципальное: не менее 80% участников проживают в пределах муниципального образования;

Виртуальное: мероприятие, условно не ограниченное во времени и в пространстве, реализуемое на основе Интернет-ресурса, посредством которого его организатор предоставляет возможность зарегистрированным участникам обмениваться знаниями и опытом, вести дискуссию.

Источник: Национальный Стандарт РФ ГОСТ Р 53524- 2009 КОНГРЕССНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Победа Петербурга в конкурсе на право проведения Всемирного конгресса шеф-поваров в 2020 году вызвала сильнейший интерес как в секторе ресторанов, так и среди участников ивент индустрии. Мировое сообщество тоже с любопытством смотрит в сторону России, ведь победа Петербурга над признанными гастрономическими центрами – Лионом и Сиднеем – удивила многих в отрасли. И чтобы соответствовать масштабу мероприятия, нашим кулинарам и организаторам придется усиленно готовиться.

Виктор Беляев, президент национальной ассоциации кулинаров России:

«Никто в мировом сообществе не воспринял нашу заявку серьезно. Когда мы приехали на церемонию голосования, наш стенд стоял напротив французов, которые уже распивали шампанское, уверенные в победе, однако они не дошли даже до финала. В финале разница между Петербургом и Сиднеем составляла всего 4 голоса. Однако Россия всех обошла, что стало для многих сюрпризом. Как так получилось?

Факторы, сыгравшие на руку Петербурга, оказались разными. Во-первых, когда мы выдвигали заявку, ситуация в политике и экономике накалилась, как раз самое начало санкций против нашей страны, однако мы сделали акцент на том, что повара вне политики. Нам говорили прямо: «Вам нечего и пытаться, вас однозначно завалят». Но здесь сыграл на руку наш опыт – оказалось, что наша ассоциация за время работы с 90-х годов наработала довольно прочные связи с мировым сообществом шеф-поваров, и нас знают в среде профессионалов. Шеф-повара из разных стран уже не раз бывали на наших мероприятиях в Москве и в качестве участников, и в качестве судей. А санкции только помогли продвинуть и поднять престиж наших отечественных продуктов питания, ведь по условиям того года нужно было готовить из национальных продуктов.

Еще один фактор, сыгравший в нашу пользу, несомненно, имидж Петербурга. С одной стороны, его все знают как туристическую жемчужину среди городов, с другой стороны – с гастрономической точки зрения этот город малоизвестен, и потому особенно любопытен. У нашего стенда стояли очереди, и не только, чтобы попробовать блины с икрой. Нас спрашивали о Петербурге и его кулинарных традициях, людей интересовало именно это – а что у вас есть еще кроме этих блинов с пирогами и знаменитой водки?

А когда мы вернулись с победой в Россию, то увидели огромный интерес со стороны нашего сообщества – нас просто завалили вопросами желающие приехать и поучаствовать, причем много желающих было из российских регионов. Так что движение навстречу идет с обеих сторон».

Из интервью В. Беляева порталу Event LIVE, 2018

Глава 2.

Деловая программа – всему голова

Вы узнаете, как составить концепцию делового мероприятия, как формируется программа, что общего у программы конференции и дипломного проекта, что такое архитектура делового мероприятия, как привлечь интересных спикеров, подобрать необходимую площадку, и зачем нужен режиссер

Деловое мероприятие без деловой или научной программы, что всадник без головы – скачет неосознанно, непонятно куда и неизвестно как, если вообще скачет. Но даже, если и скачет, то не всадник, а конь, у которого, впрочем, своя голова вполне себе имеется. Так что, похоже, двигаться куда-то без хотя бы чьей-то головы вообще никак не получится. Программа мероприятия, содержание, «контент» – это самая главная, основная составляющая делового мероприятия. Это голова, мозг нашей Конференции.

Программа должна быть интересной для участников, спикеры – экспертами в своей области, которых полезно услышать, увидеть, познакомиться с ними. Темы, поднимаемые на мероприятии, должны быть важными и актуальными для делегатов. А вот чтобы они действительно стали таковыми, инициатору или организатору необходимо тщательно изучить информационное поле. Для этого регулярно отслеживают интересные темы и идеи, наблюдают за конкурентами, партнерами и коллегами и даже внимательно следят за негативными высказываниями в профессиональном сообществе.

Инструменты, которые для этого используют – классические – отраслевая пресса, социальные сети, информационные порталы, интервью с экспертами и специалистами. Если вы сами не работаете в заданной отрасли и являетесь оператором мероприятий, то проще всего решить такую задачу с помощью консультантов, т. е. специалистов, которые хорошо ориентируются в предмете изучения.

Существует, собственно два пути выбора темы мероприятия: широкий охват тематик в рамках направления или конкретная, узкая тема. После определения тематической направленности мероприятия придется подумать непосредственно над предварительным, «рабочим» названием. Предварительным – потому что оно может быть откорректировано, уточнено или расширено в процессе дальнейшей работы – формирования концепции, дальнейшего общения с экспертами и т. д.

В конце 2005г компании стала понятна необходимость создания своего продукта – собственного мероприятия – тогда как основным видом деятельности компании было обслуживание заказных мероприятий – научных конференций, компания работает как РСО. Цели были следующие:

1) увеличение продаж в перспективе на 7 лет;

2) расширение базы потенциальных клиентов, возможность для постоянных коммуникаций с потенциальными клиентами (холодные звонки себя уже исчерпали, нужны были другие методы);

3) выход на региональные рынки (Сибирь и Урал);

4) PRцели – создание имиджа эксперта на всероссийском уровне (тогда было еще непонятно, в какой области); создание дополнительных регулярных информационных поводов для общения с научными СМИ.

Цели компании на тот момент были не совсем SMART, однако аналитики компании изучали актуальные темы, которые волновали научное сообщество в целом и в Сибири и на Урале в частности, отслеживали политику государства в области развития науки. Решение пришло. Было выбрано направление – коммерциализация инноваций и научных разработок. Так родился форум ОТ НАУКИ К БИЗНЕСУ, которому в 2016 году исполнится 10 лет, форум собирает представителей научных организаций и крупного бизнеса со всей России и из-за рубежа. www.fs2b.ru.

Из опыта компании «Мономакс», 2006

Пример последовательности действий в случае компании «Мономакс» при поиске темы для своего мероприятия:

1) мониторинг научных порталов и форумов – выбор пула тематик, наиболее часто и активно обсуждаемых пользователями, определение наиболее активных персон – экспертов – что волнует всех ученых? Кто наиболее активен в написании статей и материалов на эти темы? Чем специалисты довольны в сложившейся ситуации, а чем – не очень?

2) мониторинг правительственных ресурсов – а что об этом думает правительство, можно ли привлечь к обсуждаемой теме государство? Участие представителей власти – это всегда показатель статуса и серьезности проблемы, а как следствие – серьезности мероприятия