Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч

Однако в последние несколько лет эти различия в моделях становятся менее ощутимыми. Европейские конгресс-бюро всё чаще согласуют свои планы развития и работы с общей стратегией экономического и социального развития страны, города. Ориентация на синергию интересов и возможностей правительства, бизнеса и науки помогает конгрессным бюро формировать свою стратегию, привлекать дополнительное финансирование от государства в форме дотаций, от бизнеса в форме спонсорских средств и инвестиций.

Инструментарий работы конгрессных бюро представляет собой по большей части весь классический комплекс инструментов продаж, маркетинга, рекламы и PR, продвижения товаров и услуг в секторе b2b. Кроме, собственно, участия в тендерах международных ассоциаций на право проведения конгресса в своей стране или городе, это и сбор и анализ статистических данных по рынку, участие в отраслевых профессиональных выставках, разработка и производство промоматериалов, создание и поддержка информационного веб-ресурса о дестинации, коммуникации со СМИ на целевых рынках, организация пресс-туров, инспекционных визитов потенциальных клиентов-инициаторов мероприятия в город (собственно, демонстрация конгрессно-выставочных и туристических возможностей региона). Также конгрессные бюро часто пользуются таким инструментом PR как работа с лидерами мнений. Для обозначения такой работы на системной основе в международном сообществе индустрии встреч принят термин «посольская программа» – ambassador programme.

Амбассадорами, послами дестинации становятся крупные ученые и бизнесмены, общественные деятели, известные писатели, спортсмены, художники и музыканты – лидеры мнений в различных отраслях знания. Как правило, они являются членами крупнейших международных ассоциаций, более того – лицами, принимающими решения в этих ассоциациях, либо способными повлиять на эти решения. В их функции входит продвижение стратегических интересов страны и города в профессиональном международном сообществе, в целом их деятельность содействует дополнительному притоку инвестиций в регион, привлечению человеческого интеллектуального капитала, в частности – направлена на привлечение и содействие в привлечении крупных и значимых событий на территорию своей страны. Это люди, достигшие успехов в собственной профессиональной жизни, искренне любящие свой город, радеющие за его развитие, успех, качество жизни его горожан, уровень образования, медицины, культуры, науки. Их глаза горят, они хотят показать всему миру, как прекрасна их страна, их город. Мне приходилось общаться с такими людьми. Уверена, и вам тоже. Вот послушайте:

В мире конгрессные бюро могут представлять страну, столицу страны, отдельные регионы и города страны: конгрессное бюро США, Германии, Франции; Конгрессное бюро Канарских островов, Конгрессное бюро Верхней Австрии, Конгрессное бюро Западной Моравии (Чехия); Конгрессное бюро Парижа, Берлина, Стокгольма. В одной только Польше, например, помимо Poland Convention Bureau, активно работают на международном рынке Krakow Convention Bureau, Warsaw Convention Bureau, Gdansk Convention Bureau, Poznań Convention Bureau.

Конвенционные бюро, как и другие игроки, как правило, являются членами различных профильных организаций (ICCA, MPI, ECM, SITE, AIPC, AIIC, AITC, IAPCO и других).

В зависимости от вида деятельности, которым занимается организация внутри индустрии встреч, она может быть членом различных международных ассоциаций. Как мы уже обсуждали – существуют специализированные ассоциации, объединяющие конгрессные центры (AIPC), компании-РСО (IAPCO), компании-DMC, TMC (SITE), консультантов и экспертов – специалистов рынка (MPI), конгрессные бюро (ECM, DMAI). Международная ассоциация конгрессов и съездов (ICCA) объединяет всех участников международного рынка встреч в нескольких категориях. Все эти ассоциации проводят свои ассоциативные конгрессы и конференции, образовательные мероприятия, летние школы и курсы. Но независимо от своей бизнес-направленности участники рынка встречаются на многопрофильных отраслевых мероприятиях. В международной среде к ведущим можно отнести Ежегодный международный конгресс ICCA, выставки серии IBTM, IMEX.

– серия выставок, организованная компанией ReedTravelExhibition. Старейшей из серии является Европейская (проводится в ноябре в Барселоне, Испания). По праву признана главным мировым событием в области индустрии туризма и организаций встреч. Выставка является ведущим международным мероприятием для компаний, занимающихся организацией деловых и корпоративных мероприятий, выставок. EIBTM объединяет более 3000 участников, представляющих около сотни стран со всего мира. Существует также CIBTM (азиатский рынок), GIBTM (страны персидского залива), IBTM Africa, IBTM India, IBTM America. IBTM 

Серия состоит из двух крупных выставок. Европейская выставка – проводится ежегодно во Франкфурте-на-Майне в мае, а американская – в Лас-Вегасе в октябре. Это одна из самых крупных выставок в области делового туризма, имеющих общемировой размах. Организуется в партнерстве с German Convention Bureau – GCB. Экспоненты IMEX – представители самых разных организаций в индустрии встреч: отели и гостиничные цепочки, конференц-центры, РСО, DMC, конгрессные бюро, авиакомпании, профессиональные издания и другие. В качестве покупателей – байеров выступают планировщики и инициаторы встреч (meeting planners), event-менеджеры корпораций, руководители ассоциаций, агентств incentive houses. Количество экспонентов 3—4 тыс, 150 стран мира; количество посетителей 8—10 тыс чел., 40—50% по программе Hosted Buyers. IMEX

 проходит ежегодно в ноябре в разных городах и странах мира, это крупнейшее ежегодное мероприятие для членов ассоциации, которые встречаются для обсуждения наиболее актуальных вопросов индустрии встреч, обмена опытом и подведения итогов прошедшего года. ICCA Congress

Чаще всего инициатор – научная/общественная ассоциация, бизнес/правительственная структура привлекает для управления всеми процессами подготовки и проведения мероприятия – оператора (РСО), который занимается планированием всего мероприятия, но в свою очередь, самостоятельно, или с помощью координатора (DMC), управляет логистическими процессами подготовки конференции, услугами, предоставляемыми поставщиками

Из опыта зарубежных РСО, выдержки из кейс-стади AIM Group International Milan Office, Всемирная конференция по хирургии грыжи брюшной стенки (25—29 апреля 2015, Милан, Италия):

подготовка и проведение Первой Всемирной конференция по хирургии грыжи брюшной стенки. Вызов:

Инициаторы хотели достичь очень высокого уровня подготовки научной программы, создать всемирную платформу для общения абдоминальных хирургов, оперирующих грыжи, собрать и продемонстрировать мировой опыт, накопленный этими специалистами. При всем прочем, важно было объединить и учесть интересы, амбиции и возможности всех инициаторов – пяти международных ассоциаций (European Hernia Society, Americas Hernia Society, Asia Pacific Hernia Society, Afro Middle East Hernia Society, Australian Hernia Society).

Международная РСО компания – AIM Group International Milan Office сформировала опытную команду профессионалов, которые и работали в плотной связке с организационным комитетом. Главной задачей стало достижение целей мероприятия общими усилиями, с использованием знаний и опыта всех участников процесса. Решение пришло, и каждая ассоциация объявила своё ежегодное мероприятие в даты проведения конгресса, объединив таким образом на одной площадке пять региональных конференций. Все ассоциации привлекли свои самые лучшие научные ресурсы, инновационные разработки. Подход к формированию логики общей программы и выбор спикеров был очень жестким. Решение:

2708 делегатов из 96 стран мира, 44 спонсора, 324 постерных доклада (из 800 предложенных статей), приконгрессная выставка площадью более 4000 м2. В программу вошли уникальные лекции и доклады, а также – 17 трансляций из операционных в прямом эфире, 70 видеосессий. Результат:

Накануне гала-ужина на стадионе Stadio San Siro, самом популярном стадионе, построенном в 1926 году, принимавшем матчи Чемпионата мира по футболу, состоялся матч 1 World Hernia Soccer Challenge. В нем впервые за всю историю стадиона приняли участие не профессиональные команды, а участники конференции. Это позволило делегатам не только получить уникальный опыт, а помогло действительно сформировать командный дух, укрепить связи между коллегами в новой ассоциации – World Hernia Network. st

Конференция прошла с огромным успехом, и сейчас организаторы уже готовят следующую – 2 Всемирную Конференцию по хирургии грыжи брюшной стенки.

Источник: Beyond Congress Management, The PCO, IAPCO Newsletter, Issue №73, Q3 2015

– Конгресс DMAI – одно из крупнейших событий в мире маркетинга территорий, дестинаций, было ли в нем какое-то особенное американское «WOW!»?

– Это деловое мероприятие. Поэтому основной вау-эффект заключался в интересных выступлениях и полезных коммуникациях. Настроение на конгрессе весьма демократичное, на больших сессиях можно было наливать кофе, брать снеки прямо во время мероприятия. Все сессии были максимально интерактивны и практичны, выступающие делились личным опытом применения тех или иных стратегий, вплоть до конкретных подрядчиков по брендингу территорий, например. Участники вообще очень охотно делятся данными, которые у нас не очень принято раскрывать. Все говорят на одном языке, все друг друга понимают. Все занимаются одними и теми же задачами, все очень cooperative, т. е. нет противостояния между, например, Далласом и Хьюстоном. Их представители сидят за одним столом и откровенно рассуждают, у кого какие уникальные достоинства и преимущества, и каким образом они могут сотрудничать. Даллас – это air hub, юг Америки, куда съезжаются все, у них в основном travelers одного дня. А Хьюстон – это столица Техаса, нефтяная столица США, где есть и культурные достопримечательности. Они рассуждают, каким образом можно объединиться в решении своих задач, и в то же время они прекрасно знают, кто, у кого и сколько отнимает потенциальных клиентов. Но их цель – найти win-to-win решение. И это следствие поступательного развития. Нам к этому нужно стремиться.

Обязательно отводилось время на комментарии и вопросы из зала, которых было много. Организаторы предложили очень удобное мобильное приложение, где загружались, помимо расписания, биографии и презентации спикеров. Интересным решением было открытие «аллеи славы», куда вошли старейшие представители нашей отрасли – те, кто продвигал свои дестинации и внес существенный вклад в 20 веке. Соответственно, каждую дестинацию представлял действующий руководитель CVB, делал презентацию, получал почетный сертификат от президента DMAI.

Необычный формат докладов на пленарном заседании – например, выступал известный американский граффити художник Erik Wahl. Он во время своей лекции писал картину под музыку – очень впечатляет. В этом призыв к достижению бОльших результатов посредством принятия нестандартных решений, внедрения инноваций, выхода за рамки стандартных бизнес-процессов. Были представлены кейс-стадиз National Geographic о съемке качественных и интересных роликах о дестинации.

Из интервью Бойковой К. А., генерального директора АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014

Роттердам является хорошим примером того, как организации по маркетингу дестинаций (DMO) официально сотрудничают с другими представителями отрасли. Альянс Rotterdam Partners был создан при участии центра развития туризма, торгового представительства, экономического, а также образовательного и научного центра: the Rotterdam Partners Tourism Board & Convention Bureau, Rotterdam Economic Council и сеть the Rotterdam Knowledge Ambassadors.

«Сейчас мы больше сосредоточены на использовании сети научных центров и партнеров, чтобы охватить наших клиентов за рубежом для проведения конгрессов, – комментирует менеджер по работе с клиентами деловых мероприятий в Rotterdam Partners Барис Сойогул. – На рынке Европы высокая конкуренция и нам необходимо повышать профессионализм».

Сформированная в 2015 году Manchester Growth Company объединилась с Visit Manchester, ориентированной на клиентов, а организация по маркетингу дестинаций Манчестера – с деловыми структурами развития города. Это позволило использовать опыт города, научных организаций для создания новых конференций. Теперь Манчестер может предложить новые возможности для участников мероприятий и экспонентов на различных площадках.

«Организации по маркетингу дестинаций в курсе всех последних событий и действительно знают больше об инфраструктуре города для проведения конгрессов и встреч. Но не может быть, чтобы 50 наших сотрудников знали все компании, работающие в городе, – говорит директор по туризму Marketing Manchester Ник Брук-Сайкс. – Поэтому сегодня такая структура – это не совсем классическое конгресс-бюро, которое занимается проектами в одиночку. Работа с нашими коллегами из инвестиционных фондов и компаний, работа с коллегами из исследовательских центров позволяет создать новую структуру. Это открывает возможности для проведения конференций на более высоком уровне. Мы глубже погружаемся в проблемы города, можем работать с большим количеством специалистов в области науки, образования и бизнеса, которые имеют крепкие корни и знания в тех или иных областях».

Источник: www.event-live.ru, 2017

Конгрессное бюро Финляндии – Finland Convention Bureau – образованное в 1974 году, за долгий путь своего развития попробовало разные модели финансирования – от государственного до частного. При этом обе модели показали свою неэффективность, и, в конечном итоге, была введена система совместного участия в финансировании, которая успешно работает и приносит наибольшую отдачу.

Конгресс-бюро Германии – German Convention Bureau – финансируют администрации немецких городов с развитым рынком индустрии встреч, организаторы мероприятий, владельцы мест проведения, отели, туристические и инсентив агентства, сервисные компании, а также такие крупнейшие компании и ассоциации как Немецкий национальный совет по туризму, Lufthansa и немецкие железные дороги. Финансирование деятельности конгресс-бюро как за счет средств, полученных от членов бюро, так и из регионального бюджета позволяют соблюсти баланс интересов государственной власти и бизнеса в вопросах развития делового туризма в регионе. Это обеспечивает наиболее эффективную консолидацию финансовых ресурсов, поступающих как из бюджетных средств, так и от игроков рынка делового туризма.

Новозеландская New Zealand Convention Association, в состав которой входят компании, работающие в индустрии встреч, финансируется за счет членских взносов участников.

Thailand Convention and Exhibition Bureau – это 100% государственная структура, во главе которой стоит министр экономики страны, а в совет учредителей входят Посольство, торгпредство и Министерство по делам туризма. Любое агентство, сумевшее организовать пребывание в Таиланде группы иностранных туристов свыше 100 человек сроком хотя бы на три дня, может обратиться в Thailand Convention and Exhibition Bureau за финансовой поддержкой. В зависимости от масштабов мероприятия это может быть сумма от 5 до 50 тыс долларов. Кроме того, в компетенции Бюро и другие возможные сопроводительные мероприятия, например, организация «зеленой улицы» для организованных туристов. Представитель DMC агентства встречает группу прямо в самолете, проводит через отдельные рамки к выходу, и, при необходимости, обеспечивает трансфер до отеля в сопровождении полицейского кордона.

Точные цифры бюджета национальных конгресс-бюро не приводятся ни в официальных источниках данных бюро, ни во вторичных источниках, однако известны бюджеты некоторых городских организаций. Здесь стоит отметить, что по ряду показателей многие городские конгресс-бюро превышают национальные. Сегодня максимальным ежегодным бюджетом может похвастаться конгресс-бюро Вены. В столице Австрии он составляет €16 млн. Наименьший бюджет – у конвеншн-бюро города Оломоуц (Чехия) €170 000.

Источник: www.event-live.ru

По данным ВНИЦ R&C, 2016

– Какие задачи сегодня решают американские конгрессные бюро? Что для них является приоритетом?

– В Америке нет конгрессных бюро, которые бы занимались только привлечением международных конгрессов. Это conventions&visitors bureau, которые отвечают за привлекательность дестинации в целом – и деловую, конгрессную, и туристическую. Это destination marketing/management organizations. Поэтому их основная задача – увеличение въездного потока – туристов выходного дня, «семейных» туристов, специалистов, которые приезжают работать и жить в этом регионе. Клиентом территорий выступает конечный потребитель – traveler -путешественник, турист, так как в основе любого перемещения, в том числе и конгрессного, лежит личный опыт посещения дестинации. Решать эту задачу они стараются, формируя качественный продукт: выстраивая диалог и эффективную совместную работу с городскими властями для развития территории, постоянно ее совершенствуют для удобства и комфорта приезжающих гостей-туристов, разрабатывают программы по улучшению инфраструктуры городов, начиная от размещения указателей на улицах, строительства дорог, отелей, заканчивая планированием авиамаршрутов и удобством стыковок рейсов в аэропортах. Американские города озабочены формированием положительного, привлекательного имиджа community (распространен именно этот термин, под которым может подразумеваться город, регион, штат), поиском уникального предложения, собственной индивидуальности дестинации, ее достойным представлением в веб-ресурсах: всем в Америке известно, что пребывание в Калифорнии, Нью-Джерси или Нью-Йорке будет дороже, чем в Кентукки или Мэне. В целом все клиенты представляют себе уровень цен, поэтому задача – создать этот персонифицированный, уникальный продукт»

Из интервью Бойковой К. А., генерального директора АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014

«Мы изучили все документы, касающиеся экономического развития Варшавы до 2030 года. Мы понимаем, что наше правительство делает акцент на развитии 6 ключевых отраслей: биотехнологии, энергетика, нанотехнологии, оптоэлектроника, IT и творческий сектор или креативный сектор. И в этом контексте возникает огромный пласт возможностей для возникновения синергии между деятельностью местного правительства и конгрессного бюро. Мы формируем свой план, коррелируя его со стратегическим планом развития нашей страны, нашего города. Такое четкое фокусирование позволяет нам определить потенциальных клиентов, работать проактивно. Именно такой подход, направленный на объединение целей и ресурсов всех заинтересованных сторон – правительства, бизнеса, науки – мы внедряем сейчас в нашу маркетинговую стратегию»

Из выступления Матеуша Червински, директора Конгрессного Бюро г. Варшавы (Польша), на VI Евразийском Ивент Форуме (EFEA) 2017

Посольская программа (Ambassador programme) индустрии встреч в Эдинбурге способствовала привлечению £900 000 000 в местный бюджет в течение двух последних десятилетий. В 2016 году посольская программа Эдинбурга отмечает 20-летие. С момента своего создания в 1996 году, послы программы Эдинбург, участники и эксперты программы привлекли в город 528,605 делегатов на 1348 событий.

Программа реализуется официальным маркетинговым агентством города – Marketing Edinburgh под контролем Конгресс-бюро Эдинбурга – Convention Edinburg. В посольскую программу вовлечено более 500 членов – крупных бизнесменов и ученых, которые содействуют продвижению Эдинбурга как места проведения национальных и международных конгрессов и конференций и мероприятий.

Источник: www.event-live.ru

По материалам International Meetings Review, 2016

– Александр Николаевич, наступил тот момент, когда конгресс остался позади, и хочется подвести определенные итоги. Не официальные, а скорее, эмоциональные. Давайте вспомним, как так случилось, что конгресс Европейской ассоциации ERSA, впервые состоявшийся в 60 годах прошлого века, проходивший в свое время в Барселоне, в Кембридже, в Вене, в Риме, в Цюрихе, в Париже и многих других городах, оказался сейчас в Санкт-Петербурге?

За право принимать крупный международный научный конгресс на своей территории, действительно, часто борется несколько городов и стран. Здесь важно сочетание двух основных факторов: во-первых, привлекательность города как места проведения, туристическая привлекательность, инфраструктурная; во-вторых, активность представителей потенциального локального комитета в этом городе. На право проводить конгресс ассоциации ERSA мы претендовали уже второй раз. Первый раз – мы представляли Петербург в 2009 году, когда конгресс проходил в польском городке Лодзь. Тогда нам не удалось привлечь это мероприятие. Многие члены совета ассоциации выступали «за» проведение конгресса в Петербурге, но голосов не хватило, и ассоциация приняла решение поехать в Барселону. После этого конгресс побывал в Словакии и Италии, а мы продолжали бороться. Когда наша команда снова вышла на тендер в 2011 году, мы конкурировали с Лиссабоном, и три к одному голосование было в нашу пользу. Мы говорили, о том, что в России 20 лет не было конгресса, что мы готовы, пора, хотим! Интерес к Петербургу был большой. Его знают и любят в мире и, более того, очень немногие здесь бывали. В этот раз нас активно поддерживал Президент ассоциации – Чарли Карлссон, он из Швеции. И его мнение было решающим. Он очень хотел привезти конгресс в Санкт-Петербург. Здесь всё совпало: и туристическая привлекательность города, и наша активность, российской стороны.

…В Петербурге все сразу поняли, что тут набережная рядом, всё близко, во время банкета в Манеже участники выходили на прогулку на набережную Невы, гуляли, фотографировались, возвращались, вели себя очень непринужденно. Я их приглашаю на награждение, а их нет :-) Они выходили из ресторана, оказывались в сердце Петербурга: вид великолепный, панорама города – как на ладони, погода была чудесная, многие пешком приходили. Манеж – очень талантливая площадка, для общения с городом – удивительная.

Город стал известен как минимум для 500 человек, которые были здесь впервые, это при том, что всего в конгрессе приняли участие 880 вместе с сопровождающими лицами. Я был удивлен – такое количество людей не были в Петербурге… Мне казалось, что цивилизованные европейцы поездили уже по всем городам и весям, а для них Петербург, оказывается, случился впервые, понимаете…»

Из интервью председателя Российской секции Европейской ассоциации региональной науки (ERSA), главного ученого секретаря конгресса, доктора географических наук, профессора А. Н. Пилясова по итогам проведения конгресса ассоциации ERSA в Санкт-Петербурге, оператор конгресса – компания «Мономакс» (2014)

Статистика рынка, или «И меня посчитали!»

Именно отраслевые ассоциации призваны собирать статистические данные о ситуации на рынке, аккумулировать всю качественную и количественную информацию, проводить маркетинговые исследования для своих членов. На международном рынке подробные отчеты своим членам предоставляют практически все отраслевые профессиональные ассоциации. Существуют ежегодные отчеты и рейтинги ICCA, ежегодный отчет UIA (Union of International Associations), «Барометр» MPI, обзоры экспертов-аналитиков EIBTM и IMEX и много других.

Наиболее внятные статистические данные для своих членов предоставляет ICCA – Международная Ассоциация конгрессов и съездов (Нидерланды). Но важно помнить, что данные ICCA – это не данные по рынку в целом, а только по сегменту встреч международных ассоциаций, встреч, которые соответствуют четким критериям: с количеством делегатов более 50, путешествующие по миру, регулярные, инициируемые международной ассоциацией. Тем не менее, если мы видим рейтинг конгрессных городов – то с 99,9% вероятностью можно утверждать, что речь идет именно о статистических данных ICCA. Региональную же статистику в мире по проводимым мероприятиям собирают конгрессные бюро (которые и передают в БД ICCA данные по мероприятиям, соответствующим критериям ICCA).

Достаточно качественно ведение статистики выполняется в США, благодаря единым критериям оценки и единой методике сбора данных. В Европе конгрессные и туристические бюро также ведут учет количества и качества проводимых в городе/стране мероприятий. Статистику по деловому туризму, бизнес-мероприятиям фиксирует и обрабатывает Global Business Travel Association (GBTA), отдельные интересные материалы встречаются в аналитических отчетах компании Carlson Wagonlit Travel (CWT).

В период 1963—1967 в мире в год проводилось в среднем 360 конгрессов, а в 2008—2012 уже около 11000. Каждый год количество мероприятий росло примерно на 10%, то есть удваивалось каждые 10 лет. Однако последние годы темпы роста количества конгрессных мероприятий в мире незначительно снижаются. Лидирующим регионом (по количеству проводимых на своей территории конгрессов) в течение последних 50 лет пока остается Европа, однако, постепенно она теряет свою долю, уступая место Азии и Латинской Америке. Растущая до 1987 года доля Северной Америки также стала снижаться и в период 2008—2012. Эксперты Carlson Wagonlit Travel (CWT) прогнозирует в мощный рост индустрии встреч в целом на территории всего Азиатско-Тихоокеанского региона. Значительные инвестиции в развитие отрасли, рост предложений гостиниц и конференц-залов в Индии и Китае по-прежнему будут стимулировать и рост спроса. Согласно исследованиям агентства Grass Roots Meetings&Events в европейских городах цены на аренду площадок растут. Затраты на прием одного делегата в день, например, в Берлине выросли на 23%. Соответственно, такие тенденции в ценообразовании ведут к постепенному перераспределению долей регионов на рынке.