Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч

Десятка стран-конгрессных лидеров сохраняет свой состав в течение всего периода наблюдения ICCA с 1963 года: США, Германия, Испания, Великобритания, Франция, Италия, Бразилия, Япония, Нидерланды, Китай. Города-лидеры в течение последних десятилетий также почти не меняются: Париж, Вена, Барселона, Берлин, Сингапур. Российские города – Санкт-Петербург и Москва – занимают обычно 60—70 позиции мирового рейтинга.

По данным ВНИЦ R&C, ежегодный объем деловых встреч в России с учетом всех форматов находится в диапазоне 12000 – 13000 мероприятий. По оценке экспертов, основная их доля приходится на малые форматы мероприятий (семинары, тренинги, мастер-классы, круглые столы, собрания и прочие). В 2015 году количество конгрессных мероприятий в России составило 12857. В Москве ежегодно проходит свыше 5000 мероприятий, в Санкт-Петербурге – 2000—3000 крупных деловых событий – конгрессов, конференций, форумов, саммитов, съездов. Москва и Санкт-Петербург по оценкам экспертов занимают около 70% всего российского рынка. Представители компаний из Санкт-Петербурга чаще отмечают, что объем рынка деловых встреч России в денежном выражении составляет 10—15 млрд. руб. Эксперты из Москвы оценивают объем рынка свыше 20 млрд. руб.

Российский сектор конгрессов, конференций и деловых встреч оценивается международными экспертами в более чем 500 млн. евро в год. Доля России на мировом рынке международных конгрессных мероприятий по официальным оценкам составляет менее 1%.

Источник: ВНИЦ R&C, 2016

11—12 000 международных конгрессов проводится в мире ежегодно

Более 20 000 конгрессов ассоциаций ротируется на карте мира (проводятся раз в 1—4 года)

Более 220 000 конгрессов учтено в базе данных ICCA

Около 500 000 конгрессов учтено в базе данных UIA

Более 11 500 ассоциаций регулярно проводят конгрессы

Около 250 стран и 12 500 городов действуют на рынке конгрессных дестинаций

Около 75 000 международных профессиональных ассоциаций существует в мире, около 37 500 ведут активную деятельность

По данным ICCA, UIA

Крупнейшие мировые конгрессы с 2000 года:

· 7 World Water Forum 2015, Тэгу, Республика Корея, 46000 делегатов (World Water Forum в разные годы привлекал 30—40 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов ассоциации)

· 99 Annual Convention of Lions Clubs International, 2016, Фукуока, Япония, 38000 делегатов (конгрессы Convention of Lions Clubs International в разные годы привлекали около 30—35 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов клуба)

· 103 Annual Convention of Rotary International —RI, 2012, Нонтхабури, Тайланд, 34 000 делегатов (конгрессы Convention of Rotary International в разные годы привлекали около 30 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов ассоциации)

· 33 Congress of the European Society of Cardiology —ESC, 2011, Париж, Франция, 33 000 делегатов (конгрессы European Society of Cardiology в разные годы привлекают около 30—35 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов общества)

· Encuentro Internacional Anual Virtual Educa, 2017, Богота, Колумбия, 30 000 делегатов

· 17 International Conference on AIDS, 2008, Мехико, Мексика, 26000 делегатов

· Congress of the European Society of Medical Oncology —ESMO, 2017, Мадрид, Испания, 23700 делегатов

· 25 Annual Congress of the European Respiratory Society —ERS, 2015, Амстердам, Нидерланды, 23000 делегатов (конгрессы European Society of Cardiology в разные годы привлекают около 20 000 делегатов, указан крупнейший из всех конгрессов общества)

· European Cancer Congress, 2013 Амстердам, Нидерланды, 20000 делегатов

По данным ICCA, 2018

А в это время в России…

На данный момент конгрессные бюро существуют в нескольких городах и регионах: городские – в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Сочи, Ярославле; республиканского масштаба – в Башкортостане и Татарстане; регионального – на юге России – АНО «Черноморское конвеншн-бюро». Часть из них – полностью государственные структуры, другие же являются объединениями коммерческих предприятий-участников рынка. Первым в России появилось Конгресс Визит Бюро Сочи в 2002 году.

В 2018 году в России была создана новая ассоциация – «Национальное конгресс-бюро». Основная цель этого объединения игроков рынка – продвижение инфраструктурных возможностей регионов России для привлечения и проведения международных конгрессных мероприятий, а также в целом стимулирование развития индустрии встреч в стране. Учредителями ассоциации стали Фонд «Росконгресс», АО «Российский экспортный центр», Международный фонд технологий и инвестиций и Выставочный научно-исследовательский центр R&C.

В России уже несколько лет проводится Евразийский Ивент Форум – EFEA (Санкт-Петербург), в деловой программе которого акценты ставятся на вопросы развития конгрессно-выставочной деятельности и регионального маркетинга в контексте индустрии встреч; Международный форум выставочной индустрии «5рЕХРО» (Москва); Global Event Forum (Москва), где в большей степени обсуждается проблематика корпоративного сегмента рынка. Отраслевые мероприятия и значимые премии в области событийных коммуникаций в столице и в российских регионах проводит LIVE Communication Group, отдельные отраслевые встречи также реализует – Национальная ассоциация организаторов мероприятий – НАОМ. Активности этих участников рынка лежат преимущественно в плоскости корпоративного сегмента, интегрированных событийных коммуникаций. В 2016 году при поддержке и содействии LIVE Communication Group в Санкт-Петербурге состоялось крупнейшее международное событие в области событийных коммуникаций – фестиваль Eubea (114 проектов из 22 стран Европы были представлены на фестивале, а бюджеты проектов шорт-листа премии варьировались в диапазоне от € 400 000 до € 1 000 000).

Тем не менее комплексная официальная статистика деловых мероприятий в России практически отсутствует. Конгрессные бюро прилагают отдельные усилия по сбору данных, но пока единая система, к сожалению, не сформировалась. Всё только начинается. Важно понимать, что тенденции развития индустрии встреч (организации мероприятий, а не делового туризма) в России схожи с европейскими и американскими тенденциями, но в силу разной динамики развития отрасли они отличаются.

Во-первых, на российском рынке достаточно развит сегмент организации корпоративных мероприятий, инициируемых, как мы помним, коммерческими компаниями. Подготовкой и обслуживанием таких мероприятий занимаются event-, pr- и коммуникационные агентства, ТМС-компании. Часто клиентом такого агентства является корпорация, а агентство предоставляет услуги как по проведению мероприятий корпорации в России, так и за рубежом. Для проведения корпоративного мероприятия за рубежом ТМС-компании содействуют корпорации в подборе дестинации, площадки проведения, обеспечении авиаперелета, бронирования номеров в отеле.

Во-вторых, что касается некорпоративного сегмента – научные конференции, мероприятия общественных организаций – пока всё еще сильна тенденция самостоятельной подготовки мероприятия инициатором. Либо как вариант – инициаторы привлекают турфирму (DMC) для обеспечения конференции транспортом, экскурсионной составляющей, питанием. В случае с международными конференциями все процессы планирования и управления мероприятием берет на себя либо сам инициатор (международная ассоциация), либо представляющая ее интересы AMC или core PCO.

В-третьих, практически отсутствует специализация компаний-операторов. Часто одна и та же компания предоставляет и РСО, и DMC услуги. И последнее. Практически ни у кого нет понимания, сколько и каких компаний действует на рынке, какого качества услуги они представляют. По оценкам отдельных экспертов в настоящий момент на рынке делового туризма в России действует порядка 15 – 20 фирм, специализирующихся исключительно на предоставлении услуг в сфере делового туризма – однако не все эксперты оговаривают, что они понимают под этим термином, и какие компании учитывают. В действительности отсутствие четких определений в данном виде деятельности не позволяет объективно оценить количество организаций, основным видом деятельности которых является деловой туризм или организация деловых мероприятий.

Нормативно-правовая база конгрессной деятельности в России вызывает уже много лет массу дискуссий. По факту сейчас конгрессная деятельность по своему нормативно-правовому обеспечению относится, скорее, к туристической и рекламно-информационной деятельности.

По данным ICCA около 900 конгрессов международных ассоциаций состоялось в период 2007—2017 в России. Безусловно, большинство из них прошли в Санкт-Петербурге и Москве.

Но также на конгрессной карте России представлена и широкая палитра регионов: Пермь, Сочи, Казань, Салехард, Челябинск, Владивосток, Новосибирск, Ханты-Мансийск, Звенигород, Иркутск, Саратов, Екатеринбург, Пятигорск, Суздаль, Ростов-на-Дону, Геленджик, Светлогорск, Улан-Удэ. За редким исключением количество делегатов конгрессов, проходивших в этих городах, колеблется в диапазоне от 100 до 500 человек.

Если говорить о рынке встреч в контексте локальной экспертизы регионов, о международных конгрессах, которые могут стать серьезным инструментом для поддержки и развития приоритетных отраслей промышленности, науки и экономики регионов (вспомним подходы конгресс-бюро азиатских, а сейчас уже и европейских городов, о которых мы говорили немного раньше), то в России тоже можно наблюдать аналогичную тенденцию:

Салехард является самым близким к Полярному Уралу городом в ЯНАО и единственным в мире городом, находящимся непосредственно на Полярном круге. В 2012 году здесь проходил 10 International Conference on Permafrost 2012 Salekhard Attendance (500 делегатов) —Конгресс по вечной мерзлоте 2012.

«Светлогорский военный санаторий создан на базе 1830-го военного госпиталя. После взятия советскими войсками города Раушен (Светлогорск) в помещениях пансионатов, отелей и коттеджей был размещен госпиталь. После окончания Великой Отечественной войны на его базе был создан окружной военный санаторий «Раушен». 10 ноября 1945 года – это дата рождения санатория. На протяжении десятилетий названия его менялись. И в феврале 1982 года он окончательно был переименован в Светлогорский военный санаторий (СЦВС)» (Материал из Википедии). В 2010 году именно в Светлогорске проходил 1 Pan European Regional Congress Of Military Medicine (около 200 делегатов).

Улан-Удэ расположен в Западном Забайкалье, в ста километрах восточнее Байкала. В 2017 году именно здесь состоялась конференция экспертов, изучающих особенности соляных озер – 13 Conference of the International Society for Salt Lake Research -ISSLR- (около 150 делегатов)

Башкирский мед известен сегодня не только в России. Поэтому абсолютно логично, что XLVII Международный конгресс по пчеловодству в 2021 году пройдёт в Уфе. Кроме России на право проведения этого конгресса претендовали Сербия, Словения и Дания. «Здесь у нас в Уфе, республике в 2021 году будет представлено всё сообщество пчеловодов мира. Безусловно, мы найдём новые рынки сбыта, формы взаимодействия, научимся производить новую продукцию из мёда и элементов, которые сопутствуют пчеловодству. Одним словом, это будет громадный, позитивный шаг вперёд в развитии пчеловодства и в России, и, безусловно, у нас в Республике Башкортостан.» (брифинг главы Башкортостана Рустэма Хамитова, 2017)

Существует Национальный Стандарт РФ ГОСТ Р 53524- 2009 КОНГРЕССНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, где сформулированы основные термины и определения, которые на практике применяются, наверное, только для формирования документов в каких-либо госструктурах.

Достижением 2014 года стало подписание распоряжения Д. Медведевым, в котором одобрена концепция развития выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности в Российской Федерации и утвержден план мероприятий по ее реализации. Концепция определяет базовые принципы, цели, задачи и основные направления перспективного развития выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности в России. Она направлена на развитие системы координации выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности, включая разработку комплекса мер в области государственной поддержки отечественных товаропроизводителей – участников этой деятельности, предпринимателей и потребителей, выставочных организаций и представителей всех сфер выставочно-ярмарочного и конгрессного бизнеса. В рамках концепции рассматриваются вопросы повышения эффективности выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности, в том числе на принципах государственно-частного партнерства, в интересах инновационного социально-экономического развития. Однако надо понимать, что в основном в этой концепции отражены торгово-промышленные интересы выставочных организаций и российских товаропроизводителей. Конгрессная деятельность пока остается за кадром, хоть и озвучена в заголовке документа.

Раздел 2.

Из чего же, из чего же

сделаны наши мероприятия

Глава 1.

«Здравствуйте, я – Ваше мероприятие»

Вы узнаете, как может финансироваться мероприятие, что такое партнерская сеть конференции, с какими целями проводятся деловые встречи и чем отличаются цели мероприятий в зависимости от того, какая организация является инициатором, какими бывают мероприятия по составу участников, каковы основные характеристики и форматы деловых мероприятий, поймете отличия конгрессов, выставок, корпоративных совещаний, познакомитесь с приконгрессной выставкой, основными блоками активностей делового мероприятия, узнаете, что такое «ротация» и какова процедура привлечения международного мероприятия в страну

Итак, мы всё ближе подбираемся к самому интересному – планированию и зачатию нашего чада – делового мероприятия. И всё-таки, каким будет этот наш новый человечек, новое существо? Каким он может быть?

К термину «деловое мероприятие» мы найдем массу определений, но суть их всегда будет сводиться к тому, что деловое мероприятие – это форма человеческих коммуникаций. А вот характеристики уже могут быть полярно разными в зависимости от того, кто и с какой целью инициирует проведение мероприятия, кто и с какой целью в нем участвует. Мы не будем сейчас углубляться в теорию целеполагания, выяснять разницу между целями и задачами. Просто под целью будем понимать формулировку ответов на вопрос «зачем проводить мероприятие». Так вот цели, которые преследует «родитель» мероприятия, можно условно разделить на три большие группы:

Группа 1. Обмен опытом с коллегами, анонсирование результатов исследований и разработок, обсуждение стратегических и маркетинговых планов ассоциации/учреждения, PR ассоциации/учреждения, планирование или подведение итогов различных научных проектов, образование – характерно для научных мероприятий, встреч общественных организаций

Группа 2. Налаживание коммуникаций в рамках партнерской сети, привлечение внимания общественности к самой компании, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала, планирование или подведение итогов различных бизнес-проектов и т. д. – характерно для бизнес-мероприятий

Группа 3. Обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов, вынесений решений и постановлений – характерно для правительственных мероприятий

Отдельно стоит выделить коммерческие мероприятия, которые инициируются исключительно для того, чтобы организатор получил финансовую прибыль. В этом случае, как правило, прочие цели являются инструментальными, дополнительными целями. Можно сказать, целями второго уровня.

Однако это весьма обобщенная группировка целей, которые зависят, скорее от сферы деятельности инициатора. На практике же результаты работы по постановке целей должны быть совершенно конкретными. Другими словами, нужно понять, что мы хотим получить «на выходе». Какие итоги мероприятия мы сочтем достойными. Изначально, на уровне идеи, свои цели можно сформулировать так:

– хочу стать «супер», обеспечить своей компании имидж «эксперта», первым поднять для обсуждения эту важную проблему;

– хочу найти новые контакты, бизнес-партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов;

– хочу провести «живое» исследование рынка;

– хочу удовлетворить потребности покупателя – участника конференции и заработать денег.

Все эти цели достаточно размыты, с каждой подобной целью необходимо внимательно работать. Хорошо известна SMART-модель целеполагания (smart (англ.) – умный). Для детального изучения можно почитать статьи разных авторов, познакомиться с подходами, но важно помнить, что любая цель должна быть однозначной, измеримой, реальной, ограниченной временными рамками, более того, сочетаться с другими целями:

S – specific, significant, stretching – конкретная, значительная. Это означает, что цель должна быть максимально конкретной, однозначной, ясной, понятной всем участникам процесса подготовки мероприятия. Цель не должна допускать многозначных трактовок.

M – measurable – измеримая. Цель должна быть измеримой, причем критерии измерения должны быть обозначены не только по конечному результату, но и по промежуточному.

A – achievable, action-oriented – достижимая, согласованная, ориентированная на конкретные действия. Все специалисты, вовлеченные в процесс подготовки должны понимать, что это цель вполне возможно достичь. Может быть, это потребует определенных усилий, но она не запредельна.

R – realistic, relevant, reasonable – реалистичная, уместная, полезная и ориентированная на конкретные результаты. Цель не должна создавать дисбаланс с остальными целями и задачами, стоящими перед организаторами

T – time-based – на определенный период, своевременная, отслеживаемая. Сроки должны быть обозначены всегда. Это могут быть так называемые red-lines (срок по представлению промежуточного результата) и dead-lines (крайний срок) достижения цели. Более того, крайне важно обозначить временные точки, когда будет проводиться некий аудит – когда мы будем оценивать, насколько быстро движемся к цели, появляются ли какие-то дополнительные отсрочки, форс-мажорные обстоятельства, которые могут помешать соблюсти сроки.

Таким образом, за целью «обеспечить имидж эксперта» должно стоять четкое понимание результата, например, «провести итоговое анкетирование делегатов по электронной почте, получить результаты в течение 7 дней по окончании мероприятия, при этом не менее 70% опрошенных респондентов должны оценить качество подготовки деловой программы как «высокий экспертный уровень». Или это может звучать как-то иначе, но понятно, что провести исследование – вполне реально, цель конкретна, выражена количественно (70%), ограничена по времени (7 дней по завершении мероприятия). В идеале, конечно, важно обозначить методы проведения исследования, генеральную совокупность (какое количество делегатов должно быть опрошено), обозначить репрезентативность выборки (какое количество ответов должно поступить, чтобы выводы были приближены к реальности) и т. д., но это уже – тактические вопросы, которые решаются обычно в рабочем режиме.

Для того чтобы понять, каким станет наше мероприятие, как оно должно быть организовано, что оно собой представляет – необходимо определить его основные характеристики: инициатор, формат, масштаб, принцип финансирования, целевая аудитория и состав участников, регулярность, ротация, длительность.

Характеристика №1. Инициатор, или «Мамы разные нужны, мамы всякие важны». Кто является «владельцем» мероприятия, идеологом и стратегом, и почему это важно.

Мы помним, что инициатор – «мама» нашего мероприятия может заниматься различными видами деятельности: служить народу в правительстве, заниматься коммерцией либо наукой. И на практике оказывается, что мероприятия, инициируемые коммерческими организациями, отличаются существенно от правительственных и научных, которые в свою очередь, между собой также имеют сходства и принципиальные отличия.

Основные отличия мероприятий в зависимости от инициатора (по версии IAPCO, National IAPCO Seminar, Москва, 2014)

Сразу оговорюсь, что под правительственными мероприятиями я здесь понимаю в большей степени мероприятия, проводимые правительством не для широкой аудитории, а именно ориентированные на внутреннюю аудиторию. Когда чиновники встречаются с чиновниками, главы государств – с главами государств. Узким кругом. В то же время правительство может инициировать и крупный форум. Финансироваться он будет не только бюджетными средствами, мероприятие должно широко освещаться в СМИ, на нем присутствует выставка и так далее. Поэтому нам важны и прочие характеристики, в частности – формат и целевая аудитория мероприятия, которые обязывают инициатора и оператора к определенным организационным решениям.

Характеристика №2. Формат, или Кого ждем – мальчика или девочку? Какими бывают мероприятия.

У детей всё просто – бывают мальчики и девочки. В нашей истории с деловыми мероприятиями ситуация несколько сложнее. Существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 53524—2009, где скупым официальным языком перечислены и описаны различные форматы деловых мероприятий. Независимо от профессиональной принадлежности инициатора мероприятия могут быть различных типов, ключевые же отличия заключаются в архитектуре встречи:

По определению Национального стандарта –  – это «организованные встречи представителей стран, отраслей бизнеса, профессий или учреждений, организаций для обмена знаниями и опытом, поиска необходимых решений, проводимые самостоятельно или сопровождаемые выставочными мероприятиями». Тем не менее, конгрессами и конференциями часто называют разные деловые мероприятия, хотя отличия бывают достаточно существенные, почти как у мальчика от девочки. конгрессы и конференции

Деловое мероприятие может быть проведено в формате

когда участники приезжают на один день, заседают в огромном зале и слушают доклады. Как правило, такие мероприятия собирают более 100 человек – это однозначно, чаще же всего – это несколько сотен, порой – тысяч человек. Целью съездов является, как правило, предоставление отчета о достижениях той или иной отрасли науки, экономики, политики; съезда,

когда участники проводят на мероприятии несколько дней, тема мероприятия достаточно широка, деловая программа насыщенна и построена по классическому принципу «параллельных мероприятий»: пленарные заседания + секционные заседания/ круглые столы/ воркшопы/ (темы которых более узкие и являются составляющими частями общей темы мероприятия) + работа презентационных зон, конкурсных комиссий и т. д. Собирают конференции, как правило, более 100 человек. Секционных заседаний может быть много, они все проходят параллельно в разных залах одного конференц-центра. На очень крупных мероприятиях, бывает, что они проходят на дополнительных площадках. Классический конгресс/конференция/форум обычно длится 3—4 дня и состоит из пленарного заседания, на котором собираются одновременно все участники мероприятия и секционных заседаний, круглых столов, семинаров и т. д. С пленарного заседания может начинаться каждый день, оно длится полтора-два часа, затем участники расходятся на секционные заседания. Либо другой вариант – пленарное заседание проходит в первый день, вся последующая работа – это секционные заседания. Кроме пленарного заседания и секций на конгрессе/ конференции/ форуме также могут проходить постерные сессии, выставки, дополнительные презентационные программы, конкурсы молодых специалистов, отдельные программы для молодых специалистов, социальные мероприятия, workshop`ы и т. д. Если попробовать всё-таки разделить эти понятия, то под чаще понимают мероприятие масштабное как по количеству делегатов, так и по насыщенности деловой программы, нацеленное на обмен опытом между делегатами. может быть по этому показателю идентичным, но его основное отличие – направленность на выработку рекомендаций и предложений от участников органам государственной власти. – это действительно, чаще всего, менее масштабное мероприятие как по степени насыщенности деловой программы, так и по количеству делегатов. Конференция в отличие от конгресса часто имеет более узкую тему с практической направленностью; конгресса, конференции, форума, конгрессом Форум Конференция

куда участники приезжают в небольшом количестве (20—100 человек) для изучения какого-то конкретного вопроса. Главная цель такого мероприятия – обучение; семинара,

которые представляют собой официальную встречу руководителей государств или членов международной ассоциации для решения вопросов текущей политической, правовой, финансовой деятельности. Количество делегатов может быть совершенно разным, в зависимости от масштаба ассоциации (организации, объединения). саммита, ассамблеи,