Сборник стандартов обслуживания для службы бронирования в гостинице

Сборник стандартов обслуживания для службы бронирования в гостинице

Составитель Юлия Полюшко

ISBN 978-5-0062-9465-3

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Персонал службы

Стандарт «Состав службы бронирования»

Руководитель службы бронирования: Этот человек обычно отвечает за стратегическое управление службой бронирования, разработку политики и процедур бронирования, а также координацию ее работы с другими отделами отеля.

Менеджеры по продажам: Они отвечают за привлечение новых клиентов и поддержание отношений с корпоративными клиентами, туристическими агентствами и другими партнерами. Они также могут руководить командой менеджеров по продажам.

Специалисты по бронированию: Это сотрудники, которые непосредственно занимаются обработкой бронирований от гостей через различные каналы связи, такие как телефон, электронная почта или онлайн-платформы. Они обеспечивают своевременное и точное бронирование номеров и услуг для клиентов.

Аналитики данных: Эти сотрудники отвечают за анализ рынка и спроса на номера, а также за мониторинг эффективности различных маркетинговых кампаний и стратегий бронирования. Их задача – обеспечить оптимальное использование номерного фонда отеля и максимизировать его заполненность.

Техническая поддержка и IT-специалисты: Эти сотрудники отвечают за обслуживание и поддержку программного обеспечения для бронирования, а также за решение любых технических проблем, которые могут возникнуть в процессе бронирования.

Координаторы по обслуживанию клиентов: Они следят за удовлетворенностью клиентов и решают любые проблемы, которые могут возникнуть в процессе бронирования или пребывания гостей.

Агенты по продажам и резервации: Они обычно работают на фронт-офисе или в контактном центре отеля и отвечают за прием звонков, консультирование клиентов и оформление бронирований.

Стандарт «Правила поведения сотрудников гостиницы при общении с коллегами»

– Основной принцип взаимодействия между всеми сотрудниками гостиницы – уважение личности и человеческого достоинства, открытость и доброжелательность, готовность всегда помочь коллеге.

– Всеми своими действиями сотрудники гостиницы должны показывать и подтверждать свое уважение друг к другу и тому вкладу, который каждый вносит в общее дело.

– Уважая чувство собственного достоинства друг друга сотрудники гостиницы не должны позволять себе грубость и хамство, какой бы ни была ситуация.

– Дискриминация и неприязнь к любому сотруднику на основе его расы, религии, пола, возраста, гражданства, физических недостатков или таковых же признаков у его родственников или друзей не должны допускаться ни в какой-либо форме.

– Обращение к коллеге стоит начинать с его имени и отчества, либо при взаимном согласии только с имени.

– Межличностные конфликты никак не должны отражаться на профессиональном взаимодействии между конфликтующими сторонами.

– Обе стороны возникшего межличностного конфликта должны в максимально короткий срок его разрешить, в случае если сторонам так и не удалось договориться, то они вправе обратиться за помощью к своим непосредственным руководителям или к сотрудникам управления по работе с персоналом.

– Конфликты, возникшие на основе служебных задач, подлежат урегулированию руководителями конфликтующих сторон.

Стандарт «Правила взаимодействия между руководителем и функциональным подчиненным»

– Одной из важных задач руководителя является предоставление возможности подчиненному сотруднику профессионально расти и развиваться, видеть перспективы своей деятельности в контексте функционирования всей гостиницы, ощущать свою сопричастность к общему делу.

– Руководителю следует:

• Оптимально организовать функционирование вверенного ему коллектива и учитывать способности сотрудников так, чтобы у каждого из них была возможность работать на самом высоком уровне и получать удовольствие от своего труда;

• Стимулировать личные успехи и достижения сотрудников;

• На собственном примере демонстрировать высокий уровень профессионализма;

• Поощрять инициативу, творчество, независимость мышления сотрудников;

• Своевременно информировать сотрудников о принятых решениях, поддерживать доброжелательную деловую атмосферу в коллективе, предупреждать возможные конфликты между сотрудниками;

• Помнить, что отсутствие должной гласности порождает недоверие и недопонимание;

• Постоянно вести диалог с подчиненными, получать обратную связь, быть готовым к аргументированным компромиссам.

– Функциональному подчиненному следует:

• Обращаться к непосредственному руководителю по имени и отчеству, если иное взаимно не согласовано;

• Взаимодействовать с другими руководителями только через своего непосредственного руководителя или по согласованию с ним;

• Обращаться к непосредственному руководителю за помощью при возникновении затруднительной, сложной или спорной ситуации, связанной с профессиональной деятельностью;

• При встрече в коридоре или на открытой территории здороваться первым следует подчиненному;

• Входящий в помещение первым здоровается с присутствующими.

Стандарт «Работа в команде и оказание помощи коллегам по необходимости»

Взаимодействие и координация: Обеспечить эффективное взаимодействие и координацию действий с коллегами из других отделов отеля для обеспечения своевременного и точного обслуживания клиентов.

Открытость и честность: Быть открытым и честным в коммуникации с коллегами, обмениваться информацией и идеями, способствующими более эффективной работе команды.

Поддержка новичков: Оказывать помощь и поддержку новым сотрудникам службы бронирования, обучать их основам работы и помогать освоению процессов.

Взаимная помощь: Готовность оказывать помощь коллегам в решении проблем и выполнении задач в случае необходимости, даже если это выходит за пределы прямой ответственности.

Эффективное использование ресурсов: Осуществлять распределение задач между членами команды таким образом, чтобы каждый мог эффективно использовать свои профессиональные навыки и ресурсы для достижения общих целей.

Обратная связь и совместное обучение: Предоставлять и принимать обратную связь от коллег по качеству работы и искать возможности для совместного обучения и развития навыков.

Гибкость и адаптивность: Быть гибкими и адаптивными к изменениям в рабочем процессе, а также готовыми адаптироваться к новым ситуациям и требованиям.

Уважение и толерантность: Проявлять уважение и толерантность к различным точкам зрения и стилям работы коллег, а также культурным и личным различиям.

Совместное решение проблем: Решать возникающие проблемы и трудности в команде путем совместного обсуждения и поиска оптимальных решений.

Поддержание позитивного рабочего климата: Содействовать поддержанию позитивного и дружелюбного рабочего климата в команде, способствующего мотивации и эффективности работы.

Стандарт «Умение работать в команде и сотрудничать с другими службами отеля»

Эффективное взаимодействие: Гарантировать эффективное взаимодействие с другими службами отеля для обеспечения гармоничного и безупречного обслуживания гостей.

Коммуникация и координация: Умение четко и ясно общаться с представителями других служб, передавать информацию о бронированиях, запросах и пожеланиях гостей для обеспечения своевременного выполнения задач.

Понимание процессов других служб: Знание основных процессов и функций других служб отеля (например, службы уборки, ресторана, консьержа и т. д.), что позволяет лучше координировать работу и предоставлять гостям полный сервис.

Гибкость и адаптивность: Готовность к адаптации к изменениям в запросах и потребностях гостей, а также к внутренним изменениям в работе отеля, таким как пересменки и нештатные ситуации.

Помощь и поддержка: Оказание помощи и поддержки представителям других служб в случае необходимости, например, при нештатных ситуациях, высокой загрузке или других проблемах, которые могут возникнуть в ходе работы.

Обучение и обмен опытом: Участие в обучении и обмене опытом с представителями других служб для повышения квалификации и эффективности работы в команде.

Внимание к деталям: Внимательное отслеживание особенностей и пожеланий гостей, передаваемых от других служб, и обеспечение их учета при выполнении бронирований и запросов.

Своевременное информирование: Своевременное информирование представителей других служб об изменениях в бронированиях и запросах гостей для обеспечения безупречного обслуживания.

Уважение и понимание: Уважение и понимание особенностей работы других служб отеля, а также учет их потребностей и требований при выполнении собственных задач.

Совместное решение проблем: Совместное решение проблем и трудностей, которые могут возникнуть в ходе работы в команде, с целью обеспечения наивысшего уровня обслуживания гостей.

Стандарт «Права сотрудников службы бронирования»

– На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

– Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, относящиеся к его деятельности.

– Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.

– Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

– Доводить до сведения непосредственного руководителя все выявленные в процессе осуществления должностных обязанностей замечания, касающиеся деятельности гостиницы (ее структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.

– Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности сотрудника гостиницы.

– Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов профессиональной деятельности.

– Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

– Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

– Повышать свою профессиональную квалификацию.

– Участвовать в общественной жизни коллектива работников гостиницы.

– Принимать самостоятельные решения, связанные с возникновением спорных ситуаций в пределах своей компетенции, если принятое им решение не идет в разрез с интересами гостиницы.

– Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

Стандарт «Ответственность работников службы бронирования»

– За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

– За причинение материального ущерба работодателю, в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

– За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Стандарт «Общие требования охраны труда в службе бронирования»

– Инструкция по охране труда должна находиться в доступном месте, для ознакомления.

– Изучение инструкции по охране труда обеспечивается менеджером службы приема и размещения.

– Контроль за выполнением требований инструкции по охране труда возлагается на менеджера службы приема и размещения.

– Персонал, показавший неудовлетворительные знания требований охраны труда при выполнении своей работы, к самостоятельной работе не допускается.

– Вновь принимаемый на работу персонал должен проходить обучение по оказанию первой медицинской помощи пострадавшим не позднее одного месяца после приема на работу, а также периодическое обучение не реже одного раза в год.

– Персонал должен выполнять только ту работу, которая определена рабочей инструкцией.

– Персонал должен выполнять правила внутреннего трудового распорядка.

– Персонал должен правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты.

– Персонал обязан немедленно извещать своего непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае или об ухудшении состояния своего здоровья.

– Персонал обязан проходить обязательные периодические медицинские осмотры, а также проходить внеочередные медицинские осмотры по направлению работодателя в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

– Персонал, направленный для участия в выполнении несвойственных его сфере работах, должен пройти инструктаж по безопасному выполнению предстоящих работ.

– Персоналу запрещается пользоваться инструментом, инвентарем и оборудованием, безопасному обращению с которыми он не обучен.

– Персонал должен следить за исправностью и чистотой специальной одежды, сроками ее носки, своевременно сдавая ее в стирку и ремонт.

– Личную и специальную одежду необходимо хранить отдельно друг от друга в шкафчиках в гардеробной, которые необходимо содержать в чистоте и порядке.

– Выдаваемые специальная одежда, обувь и другие СИЗ должны соответствовать характеру и условиям работы, обеспечивать безопасность труда, иметь сертификат соответствия или декларацию.

– Средства индивидуальной защиты, на которые не имеется технической документации, а также с истекшим сроком годности к применению не допускаются.

– Персонал должен знать и строго соблюдать правила личной гигиены, требования по охране труда, пожарной безопасности, производственной санитарии.

– Запрещается выполнение работы в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения, а также употребление алкогольных, наркотических и токсических веществ на рабочем месте.

– Персонал должен знать местонахождение средств оказания доврачебной помощи, первичных средств пожаротушения, главных и запасных выходов, пути эвакуации в случае аварии или пожара.

– Персонал должен знать нормы переноски тяжести вручную.

– Персонал должен содержать рабочее место в чистоте и порядке.

Стандарт «Информированность персонала гостиницы»

В первую очередь персонал необходимо информировать о следующем:

– О стратегии и перспективах развития гостиницы, ее миссии, долгосрочных и краткосрочных целях;

– О корпоративных ценностях;

– Об имидже, который гостиница стремится создать себе на рынке;

– О достижениях гостиницы (достижение определенных объемов продаж, количества гостей, завоевание определенной доли рынка, выход на другие рынки, выпуск новых продуктов, развитие сети и т.д.);

– О кадровых перемещениях;

– О персонале (возможность обучения и его итоги, внутренние конкурсы на замещение вакантных мест, критерии и итоги аттестаций, показатели и критерии стимулирования и т.д.);

– О социальных гарантиях персонала и возможностях их получения;

– О внутренней распорядительной документации;

– О нововведениях и их предварительном обсуждении;

– О маркетинговой информации;

– О регламентирующих документах (документально и неформально закрепленные правила и процедуры, нормативные документы, должностные инструкции, полномочия и т.д.).

– Другая информация в зависимости от специфики деятельности.

Стандарт «Методы информирования персонала»

– Еженедельные совещания, проводимые директором гостиницы;

– Оперативная информация от руководителей подразделений, которая выдается подчиненным на совещаниях;

– Доска объявлений, на которой помещается информация по следующим разделам:

• Информация общего характера, отражающая основные направления работы гостиницы, ее политика, достижения и др.;

• Приказы и распоряжения по гостинице;

• Персональная информация (поздравления, поощрения и др.).

– Регулярные встречи представителей руководства гостиницы с работниками подразделений, на которых работникам разъясняется политика, проводимая руководством, те проблемы, которые решаются руководством в данный момент и которые предстоит решить в ближайшем будущем;

– Передачи местного радио, по которому до персонала гостиницы с заранее определенной периодичностью доводится необходимая им информация;

– 6. В качестве канала доведения информации могут использоваться также приказы, распоряжения и служебные записки.

– Выпуск информационных бюллетеней по той или иной тематике для персонала гостиницы.

Стандарт «Правила поведения сотрудников гостиницы в гостевых зонах»

– Прибывшие гости, в течение двух первых минут составляют свое представление о гостиничном или ресторанном комплексе.

– Поэтому взаимодействие персонала гостиницы или персонала ресторанно-развлекательного комплекса с гостями, наиболее важно в момент приветствия гостя.

– Все сотрудники, непосредственно занятые обслуживанием гостей, а также все остальные сотрудники гостиницы, должны своими действиями формировать положительный имидж гостиницы.

– Сотрудники, чьи рабочие места находятся непосредственно в гостевых зонах или чьи обязанности подразумевают периодическое нахождение в таких зонах, обязаны выполнять следующие правила:

• Приветствовать всех гостей, находящихся на территории гостиничного и ресторанного комплекса;

• Сохранять на лице приветливое и доброжелательное выражение в течение всего рабочего времени;

• При ответе на телефонный звонок, представляться в соответствии со стандартом, принятым в гостинице;

• Не использовать служебные телефоны для личных разговоров;

• В те моменты, когда сотрудники не заняты непосредственно обслуживанием гостей, они находятся в состоянии ожидания, т.е. постоянной готовности к обслуживанию гостей, выполнению новых поручений.

• Соблюдать чистоту и порядок, как на своем рабочем месте, так и в зонах нахождения гостей. При обнаружении мусора или грязи по возможности немедленно убрать его или поставить об этом в известность ответственного сотрудника.

Стандарт «Внешний вид сотрудников службы бронирования»

Одежда и украшения: Сотрудники службы бронирования должны носить чистую и аккуратную форму одежды, соответствующую корпоративному стилю отеля. Она должна быть без мят и пятен.

Профессиональный вид: Сотрудники должны выглядеть ухоженными и профессионально. Это включает в себя опрятные прически, аккуратный макияж (при наличии), ухоженные ногти и отсутствие яркого макияжа или аксессуаров.

Украшения и аксессуары: Они должны сдерживаться в использовании украшений и аксессуаров, чтобы не отвлекать внимание гостей от профессиональной деятельности.

Чистота и порядок: Помимо внешнего вида, сотрудники должны поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, включая стол, компьютер и другие рабочие принадлежности.

Улыбка и приветствие: Важно, чтобы сотрудники службы бронирования были приветливыми и доброжелательными, встречая гостей с улыбкой и дружелюбным приветствием.

Культура общения: Сотрудники должны общаться с гостями вежливо и профессионально, использовать формулы вежливости, такие как «пожалуйста» и «спасибо», и предоставлять всю необходимую информацию о бронированиях с ясным и понятным образом.

Высокий стандарт обслуживания: Внешний вид сотрудника службы бронирования должен соответствовать высокому стандарту обслуживания, который ожидают гости отеля. Это помогает создать положительное впечатление и установить доверительные отношения с гостями.

Стандарт «Поддержание профессионального и опрятного внешнего вида»

Одежда и украшения: Сотрудники службы бронирования должны носить чистую и ухоженную форму, соответствующую корпоративному стилю отеля. Она должна быть подобрана по размеру и подходить по цветовой гамме. Украшения должны быть минимальными и сдержанными.

Гигиена и уход за внешностью: Сотрудники должны следить за своей гигиеной, включая чистоту волос, рук и лица. Они должны регулярно поддерживать свой внешний вид в течение рабочего дня.

Профессиональный стиль одежды: Одежда должна быть подходящей для рабочего места и не должна быть слишком вызывающей или неподходящей для деловой обстановки. Она должна быть комфортной для длительного ношения.

Чистота и порядок: Сотрудники должны поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, включая стол, компьютер и другие рабочие принадлежности. Это помогает создать профессиональное впечатление на гостей.

Приветливое общение: Помимо внешнего вида, сотрудники должны общаться с гостями приветливо и дружелюбно. Они должны проявлять заинтересованность к гостям и быть готовыми помочь им в решении любых вопросов или проблем.

Вежливость и профессионализм: Сотрудники должны общаться с гостями вежливо и профессионально, используя формы обращения и тон, соответствующие корпоративным стандартам. Они должны быть готовы предоставить всю необходимую информацию о бронированиях и услугах отеля.

Постоянное соблюдение стандартов: Важно, чтобы сотрудники поддерживали высокий стандарт внешнего вида и профессионализма на протяжении всего рабочего дня. Это помогает создать доверительные отношения с гостями и обеспечить высокий уровень обслуживания.

Стандарт «Обеспечение чистоты и порядка на рабочем месте»

Ежедневная уборка рабочего места: Сотрудники службы бронирования должны регулярно поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте. Это включает в себя уборку рабочего стола, компьютера, телефона и других рабочих принадлежностей.

Соблюдение правил хранения документов и материалов: Все документы и материалы должны храниться в соответствии с установленными правилами и стандартами организации. Это помогает избежать путаницы и ускоряет доступ к необходимой информации.

Утилизация мусора и лишних материалов: Сотрудники должны регулярно выносить мусор и утилизировать любые лишние материалы, чтобы поддерживать чистоту на своем рабочем месте и в офисе в целом.

Поддержание общего порядка в рабочем пространстве: Важно, чтобы сотрудники следили за общим порядком в офисе, в том числе за чистотой коридоров, общих зон и кухни.

Использование средств для уборки: Сотрудники должны знать, как правильно использовать средства для уборки и поддержания чистоты на своем рабочем месте. Это включает в себя использование моющих средств, влажных салфеток и других средств для очистки.

Соблюдение стандартов безопасности и гигиены: Помимо чистоты, сотрудники должны соблюдать стандарты безопасности и гигиены на своем рабочем месте. Это включает в себя правильное использование средств индивидуальной защиты, например, перчаток и масок, если это необходимо.

Регулярная проверка рабочего места: Начальство должно регулярно проверять рабочие места сотрудников службы бронирования на соответствие стандартам чистоты и порядка, а также предоставлять обратную связь для улучшения процессов уборки и поддержания порядка.

Стандарт «Основные требования к обслуживающему персоналу службы бронирования»

Профессионализм и дружелюбное отношение: Обслуживающий персонал должен обладать высоким уровнем профессионализма и дружелюбным отношением к каждому гостю. Они должны быть вежливыми, внимательными и готовыми оказать помощь в любой ситуации.

Знание услуг и возможностей гостиницы: Персонал службы бронирования должен иметь полное представление о всех услугах и возможностях гостиницы. Они должны быть готовы ответить на любые вопросы гостей и предложить подходящие варианты размещения и дополнительных услуг.

Коммуникативные навыки: Сотрудники службы бронирования должны обладать отличными коммуникативными навыками, чтобы эффективно взаимодействовать с гостями по телефону, по электронной почте и лично. Они должны быть четкими и ясными в своей речи и понимать особенности общения с различными категориями гостей.