Ритейл. Массовый подбор персонала

Олеся Филиппова

Ритейл. Массовый подбор персонала

Введение

Любите ли вы массовый подбор, так как я его люблю? В массовом подборе я уже более 18 лет. И этот вид подбора я очень люблю за его динамику и нестандартные подходы.

В этой книге я вам расскажу о своем опыте работы в ритейл бизнесе за период 2022–2023 года. Это был очень интересный и не стандартный опыт работы в моей практике. Мы с моей командой достигали большие результаты, использовали стандартные и не стандартные методы подходы.

Спасибо моей любимой команде подбора за то, что, когда в других компаниях говорили, что есть дефицит в линейном персонале, мы не видели преград и показывали очень высокие результаты. Сейчас, когда я рассказываю о том, что команда могла подбирать 1 000 новых сотрудников в месяц в рамках ограничения профиля должности и ограниченного бюджета, многие задумываются и расспрашивают, что же мы сделали такого, чтобы добиваться таких результатов.

В этой книге я не буду описывать теорию массового подбора, о ней вы можете почитать в наших других книгах. В данной книге мы рассмотрим реальные кейсы, с которыми мы сталкивались в ходе своей работы и как мы их решали.

Также в книге будет много математических формул, просчет которых помогал нам анализировать, прогнозировать и добиваться поставленных целей.

P.S. – в книге изменены имена, города, адреса магазинов, письма оставлены с максимальной реалистичностью, но не которые факты изменены, статистика реальная, но не которые цифры изменены. Любые совпадения, просто совпадения, ведь когда мы работаем в сфере ритейл многие ситуации схожие, но решаем мы их по-разному.

Определение

Для начала давайте дадим определение нашему массовому подбору в ритейле. Итак, массовый подбор в ritel – это один из видов массового подбора персонала, отличительной особенностью которого является работа над моновакансией (продавец-консультант/продавец-кассир), с обширной географией поиска персонала, большим количеством открываемых новых торговых точек и с высокой текучестью персонала от 110 и выше% в год, которая явно имеет свою сезонность и зависит от ситуации на рынке труда.

Аудит массового подбора

Приходя в любую новую компанию первое, что мы начинаем делать – это аудит действующего массового подбора, для того чтобы в дальнейшем правильно прописать стратегию и план мероприятий. Аудит массового подбора состоит из следующих основных блоков:

Синим выделены блоки, которые имеют приоритетность номер один и которые являются самыми трудоемкими. Когда мы с вами проведем полный аудит, то мы должны проанализировать основные проблемы, которые мы выявили и прописать план мероприятий, которые помогут нам их устранить. Например:

Проблема с отделом кадром:

Требуют при оформление обязательно регистрацию, хотя есть закон, согласно которому работодатель не имеет право отказывать в трудоустройстве кандидатам, которые не имеют регистрацию;

Бумажная трудовая у кандидата на руках, но они все равно требуют в обязательном порядке выписку СТДР.

Данная проблема была выявлена в течение одного рабочего дня, в течение которого было потеряно два соискателя, которым было отказано в трудоустройстве.

Решение:

Напомнить сотрудникам отдела кадров о ч.2 ст. 64 ТК РФ, в которой прописано, что не допускается прямое или косвенное ограничение прав работников в зависимости от регистрации по месту жительства или места пребывания;

Ввести единое правило, при каких условиях СТДР обязательно, а при каких нет. Например, последнее место работы в трудовой книжке записано как три месяца назад, или впервые работает в РФ.

Проблема с внутренними заказчиками (администратор/директор магазина):

Администраторы/директора магазина не предупреждают, что у них изменился график работы. Соискатели приходят на собеседование, а с ними никто не может пообщаться.

Администраторы/директора магазинов не всегда хотят проводить собеседования для других магазинов, когда возникает данная необходимость;

Согласно штатному расписанию – сотрудники в магазин требуются, а по факту администраторы/директора магазинов брать новых сотрудников не хотят.

Было потеряно шесть кандидатов, которые в течение одного рабочего дня пришли на собеседование для критичных торговых точек.

Решение:

Ввести единые графики проведения собеседования, в случае форс мажорных обстоятельствах обязать старшего продавца проводить собеседования с кандидатами;

Ввести единое правило, что если вакансия не закрывается в течение трех месяцев, то производить сокращение штатной единицы;

Ввести дополнительную мотивацию для администраторов/директоров магазина, которые проводят собеседования для других магазинов. Цель – материально или не материально заинтересовать данных сотрудников.

Проблема с территориальными управляющими, которые проводят собеседования с кандидатами на должность администратор/директор магазина:

Отдел подбора точно не знают, в каком магазина и когда будет находиться территориальный управляющим для того, чтобы конкретно под это время и адрес назначить собеседование кандидату на должность администратор/директор магазина.

Мы теряем данных кандидатов на этапе назначения собеседования, так как не всех соискателей данная подвешенная ситуация с собеседованием нравится.

Решение:

В обязательном порядке обязать территориальных управляющих информировать отдел подбора персонала о своем графике работы минимум на неделю. В случае форс мажорных обстоятельствах уведомлять отдел подбора персонала незамедлительно об изменение графика.

Проблема с сотрудниками отдела охрана труда:

Данные сотрудники проводят инструктаж, выдает направление на прохождение медицинской комиссии. Данные сотрудники очень негативно себя ведут с соискателями, могут говорить им унизительные слова и разговаривать нецензурно.

В течение одного рабочего дня был потерян кандидат для новой торговой точки, которому данное отношение категорически не понравилось.

Решение:

Провести разъяснительную беседы с сотрудниками отдела охраны труда о недопущение данного поведения. В случае повторения ситуации – заменить сотрудников на новых.

Проблема с шагами кандидата по воронке подбора персонала:

Длинный путь кандидата – от 3 до 7 дней по всей воронке подбора персонала. Данный путь должен быть максимально 2 дня. При анализе было выявлено, что основное время потери составляет день, на который назначается стажировка, ее иногда назначают через три-четыре дня после проведения собеседования.

Данную проблему можно выявить, если вы проведете аналитику. Например, вы получили следующие данные: “34 кандидатам была назначена стажировка. Из них 28 соискателей не вышли на стажировку, что составляет 82%. 3 соискателя были трудоустроены после стажировки, но в результате они все равно уволилось. Еще 3 сотрудника, так же были трудоустроены после стажировочного дня и работают по настоящее время”. Таким образом мы с вами видим, что мы теряем возможных кандидатов, из-за стажировочного дня. И как мы видим из статистики даже если они прошли стажировочный день, из них 50% увольняются из компании в течение 1 месяца работы.

Решение:

Отменить стажировочные дни для сотрудников, которые имеют опыт работы в рознице. По остальным категориям соискателей ввести правило назначения стажировочного дня на следующий день.

Проблема со стационарными телефонами отдела подбора персонала:

Отдел подбора персонала работает в графике с 9:00 до 18:00 с обеденным перерывом с 13:00 до 14:00 с понедельника по пятницу. Вне рабочего времени кандидаты звонят на стационарные телефоны, не все из них знают график работы отдела подбора персонала.

Решение:

С целью не потери кандидатов и повышения лояльности к внешнему HR-бренду необходимо установить автоответчики на время звонков кандидатов вне рабочего времени. В сообщение на автоответчики мы бы информировали кандидатов о графике работы отдела, чтобы они не думали, что звонят по неправильному телефону и перезванивали бы нам в рабочие часы;

Сделать переадресацию телефонных звонков со стационарного телефона на мобильный телефон менеджера по подбору персонала и ввести график дежурств для сотрудников.

Как пример я показала всего лишь не самые большие проблемы, которые мы можем выявить при проведении аудита, поэтому данную работу необходимо провести для “галочки”, а именно погрузится во все процессы и выявить те моменты, которые необходимо устранить или изменить.

Стратегия-план массового подбора

Когда мы выбираем стратегию по массовому подбору мы должны сделать свой выбор между хорошей, быстрой или дешевой технологией рекрутинга. Конечно, мы хотим сделать выбор сразу в пользу всех трех технологий, но это, к сожалению, невозможно. Я это еще называю по-другому – какой массовый подбор вам нужен?

Подбор ради подбора. Когда мы все время ищем, отбираем и принимаем сотрудников;

Поток ради потока. Когда цель отдела подбора персонала сделать максимально большой поток кандидатов и не останавливать его никогда;

Поток ради отбора. Когда мы организуем в нужном количестве поток кандидатов, чтобы выбрать лучших.

Когда мы выбираем хорошую стратегию рекрутинга, то мы должны понимать, что быстрых результатов она сейчас нам не даст, но и дешевой она тоже не будет, так как нам необходимо так построить свою рекрутинговую политику, чтобы кандидаты, которых мы привлечем будут долго работать в компании, а соответственно мы должны из большой массы кандидатов отбирать лучших, которые полностью подходят нам не только по профилю должности, но и по личным ценностям, которые есть у кандидатов. Воронка подбора начальная при таком выборе будет большая.

Когда мы выбираем быструю технологию рекрутинга, она всегда будет дорогостоящей, так как нам необходимо автоматизировать много процессов, а автоматизация требует много вложений. При этом качество кандидатов при выборе данной технологии будет на втором месте, так как мы в первую очередь обращаем внимание на скорость закрытия вакансии, ведь для компании это главный приоритет. Плюс нам необходимо будет вкладываться в обучение данных сотрудников, ведь мы их оцениваем и отбираем не по опыту работы, а по нашим формальным требованиям (возраст, пол и т. п.).

Дешевую технологию мы выбираем тогда, когда компания ограничивает нас в бюджете на найм персонала, и как бы мы ни хотели делать хорошо или быстро, наш бюджет будет нас в этом останавливать. Поэтому мы используем в массовом подборе все возможные дешевые инструменты.

Поэтому, когда мы выбираем ту или иную технологию массового подбора мы должны понимать, что для компании важно:

– 

Количество;

– 

Скорость;

– 

Качество;

– 

Стоимость.

Любая стратегия массового подбора строится на основе задач, которые нам как руководителям ставит компания. Итак, передо мной были поставлены следующие цели:

Анализ воронки подбора линейного персонала – выявление узких мест, выработка рекомендаций, по работе с работными сайтами и использованию скриптов;

Постановка задач сотрудникам отдела. Цель – рост % укомплектованности, за счет увеличения количества обзвона по холодной базе кандидатов. Увеличение скорости обработки откликов;

Сформировать предложение по оптимальной численности отдела с учетом восполнения текучести, роста целевого показателя по укомплектованности до 93–95%, открытия новых торговых точек.

Согласно данным целям, мы с вами должны прописать стратегию нашего массового подбора. Мы видим из целей, что основная – это увеличение укомплектованности действующих торговых точек до 93–95%. Для того, чтобы правильно и грамотно прописать нашу стратегию мы должны с вами разобрать, почему ранее в компании данный показатель не достигался (это мы с вами будем разбирать в каждой последующей главе книги). Как только мы с вами поняли, какие проблемы мы выявили мы прописываем стратегию, через задачи и сроки их выполнения.

Пример плана работы согласно стратегии.

Возможные драйверы роста укомплектованности (гипотезы), которые мы можем так же прописать в наш план для достижения наших показателей:

Пересмотреть профиль должности (увеличить возрастные ограничения до 50 лет и не ограничиваться себя только поиском мужчин, магазины просят для разгрузки). Это мероприятие позволит нам увеличить входящую воронку подбора персонала. Ожидаемый эффект – увеличение на 10–15% оформлений;

Массовая реклама (социальные сети, листовки, расклейка, ежедневное поднятие вакансий на работных сайтах). Это приведет к увеличению бюджета, примерно до 2 000 000 рублей в месяц. Ожидаемый эффект – увеличение лидов в 2 раза, что приведет к увеличению на всех этапах воронки (факт сентября – 15295 лидов, общая конверсия воронки факт сентября 5,53%);

Увеличить бюджет на аутсорсинг. При форс-мажорных обстоятельствах поможет перекрыть проблемные торговые точки;

Увеличить количество мобильных продавцов в 2 раза. При форс-мажорных обстоятельствах поможет не закрывать проблемные торговые точки;

Пересмотреть уровень дохода действующих сотрудников торговых точек. Согласно мониторингу, с 1 октября некоторые сетки увеличивают часовую ставку. Снижение текучести персонала действующих сотрудников на 10–30%. Привлечение большего количества соискателей (за счет более выгодных условий) на 40%;

Рассмотреть вариант привлечения граждан СНГ. Увеличить входящую воронку подбора персонала. Ожидаемый эффект – увеличение на 2–3%;

Начать работу с самозанятыми. Увеличение трудоустройства кандидатов мужского пола. В данной категории часто слышим отказ от официального трудоустройства.

Либо у вас возникла следующая ситуация: “В данный момент на рынке существует вызов с подбором персонала. Конкуренты открывают магазины на территориях, где имеются наши магазины, что может осложнить подбор персонала”.

Соответственно мы должны прописать план мероприятий, который будем проводить в текущем и будущем году по подбору персонала.

В связи с этим у нас возникает потребность посещения всех регионов, где присутствуют наши торговые точки. Цель – увидеть, как живет регион, познакомиться ближе с командой, понять “ментальность” каждого региона присутствия, посетить магазины и выслушать сотрудников. Нам необходимо также усиливать команду HR-департамента, внедрять новые приемы, принципы и автоматизацию в подборе. Соответственно нам также необходимо усиливать наш HR-бренд.

Стратегия – повышение укомплектованности и роста положительного баланса. Действия/результат:

Проводить работа с менеджерами по подбору персонала над улучшением их ежедневного показателя – 2 оформленных в день. Проводить ежедневный разбор воронки подбора, чтобы данный показатель не снижался. Например, в октябре данный показатель был – 1,9. Понижение данного показателя было в связи с тем, что в отделе подбора персонала было много новых сотрудников, и они пока не до конца прошли обучение нашей технологии. В ноябре данный показатель составил 2,2;

Запустить рекламную кампания в социальных сетях. Например, за 8 рабочих дней месяца благодаря такой компании было оформлено 27 новых сотрудника. Рекламная кампания при этом еще продолжается, внешний hr-бренд в социальных сетях более узнаваемым, лояльность соискателей начинает расти, что дает нам лучшую воронку по набору. На данный момент она составляет 7% (лид-оформленный);

На ежедневной основе проводить аудит работных сайтов. Цель не упущение кандидатов, откликнувшихся на вакансию. На данный момент средняя жизнь отклика 36 часов;

На ежедневной основе выставлять магазины в приоритет по поиску. Цель увеличения укомплектованности данных магазинов минимум до 75%, что поможет поднять общую укомплектованность сети;

В выходные дни сотрудники отдела подбора персонала (не полные дни) по 4 часа привлекать к работе. Цель – не потеря кандидатов в выходные дни.

Также нам очень поможет момент. Если служба безопасности начнет проверять кандидатов в течение трех часов. Сейчас из-за этого момента идет небольшой отвал кандидатов (примерно 5–7 человека в день, так как в этот момент наши конкуренты быстро берут их на работу).

Как итог, чтобы правильно прописать стратегию массового подбора необходимо понимать и цели компании. Вот еще пример, цели компании на 2023 год, следующие:

Развитие собственной розницы, через открытия новых торговых точек в ключевых регионах присутствия;

Развитие действующей команды розницы, через обучение и эффективной мотивации (пересмотра вознаграждения), а также через карьерное развитие и через качественный найм: от подбора и адаптации до системы наставничества;

Главным акцентом компания ставит людей, работающие в компании – повышение лояльности и удовлетворенности сотрудников, создание наилучших условий для сотрудников.

Приведу пример прописанной стратегии, которая была представлена на утверждение на 2023 год, построенная на основе целей, которые перед собой поставила компания:

Автоматизация подбора и адаптации персонала:

– 

Снижение текучести персонала на 15 п. п. Цель – 81% на 2023 год, в 2022–112%;

– 

Поднятие укомплектованности до 95%. В 2022 году – 92%;

– 

Контролинг всех процессов подбора и адаптации персонала в режиме онлайн.

Развитие внешнего HR-бренда через брендированные страницы и рекламные кампании:

– 

Привлечение релевантных соискателей;

– 

Снижение стоимости одного привлеченного сотрудника;

– 

Поднятие укомплектованности до 95%. В 2022 году – 92%.

Проект “Тайный соискатель/тайный стажер”:

– 

Снижение потери кандидатов на этапе собеседований на 15 п. п. Цель конверсии на 2023 год – 94%;

– 

Снижение потери кандидатов на этапе стажировки на 10 п. п. Цель конверсии на 2023 год 100%;

– 

Снижение текучести персонала на испытательном сроке на 7 п. п. Цель на 2023 год – 6%.

Внедрение HR-бота для выходного собеседования:

– 

Выявление истинных причин увольнений сотрудников;

– 

Внедрение мероприятий для устранений причин оттока;

– 

Снижение текучести персонала.

Профиль должности

Для того, чтобы правильно оценивать кандидатов на всех этапах подбора персонала, нам необходимо прописать и утвердить профили должности.

Это необходимо также, чтобы не возникало, например, следующие ситуации: “В магазин по адресу ___ был направлен кандидат. Кандидат прошел собеседование и внутреннюю проверку службой безопасности. В связи с этим с согласование администратора магазина кандидат был приглашен на стажировку. После стажировки администратор магазина дал обратную связь по данному кандидату – не подходит по возрасту (20 лет)”.

Или чтобы не возникала такая вот ситуация: “На торговой точке отказали кандидату по причине пола. На данную торговую точку записаны и другие кандидаты, прошу вас провести разъяснительную беседу с персоналом, мы не отказываем из-за половой принадлежности”.

Кроме того, при разбирательстве данной ситуации, выяснилось, что данную информацию донесли и до кандидата: “Дарья, я была на собеседование, но как вам сказать … администратора на месте не было, продавец сказал, после телефонного звонка администратору, что им якобы нужны только мальчики, а я увы девочка. Какой-то странный отбор!!!”

Все мы задумываемся с вами, а какой возраст сотрудников, которые идут работать в розницу работать, не только у нас, но и в других компаниях. Было такое исследование на рынке труда розничных сетей, приведу его результаты (название компаний не указываю):

Таким образом, мы с вами видим, что средний возраст сотрудников, которые работают в рознице, составляет 32 года.

Профиль должности должен быть составлен на каждую должность, при этом рекомендую делать его визуально быстро читабельным. Приведу пример, такого профиля должности:

Анкета кандидата

Момент, на который в массовом подборе мы редко обращаем внимание – анкеты кандидатов. Но данный момент имеет значение, когда у вас в компании нет посадочной страницы, либо часть кандидатов заходят к вам в магазины и уточняют по вакансиям. Чтобы не потерять кандидатов и уменьшить риск потери, нам необходимо выдавать им для заполнение анкету кандидата на бумажном носителе. При этом анкета кандидата не должна быть большая. Она должна быть маленькая, чтобы кандидат мог ее заполнить за 1 минуту, и чтобы данная анкета несла нам основную необходимую для нас информацию.

Пример мини-анкеты

Основная анкета кандидата, которая нам необходима, чтобы соискатель заполнил ее для проверки персональных данных. Я очень редко встречаю данные анкеты небольшими, чаще всего они на два-три листка формата А4. И кандидатам естественно не нравится ее заполнять, так как отнимает много времени, и некоторые вопросы, которые содержит анкета им не всегда понятны. Если у вас хорошая автоматизированная система, то лучше настроить так, чтобы кандидаты через нее заполняли анкету, и система бы им подсказывала как правильно ее заполнять.

Помните, главное правило анкеты – она должна быть небольшая, вопросы должны быть понятны, не включайте в анкету психологические вопросы.

Пример анкеты:

Заявка на подбор персонала

В каждой автоматизированной системе есть своя форма заявки на подбор, либо вы внедряете свою. Основное, что должна содержать заявка на подбор персонала – это:

– 

Должность;

– 

График работы (каждая торговая точка может отличаться в этот моменте);

– 

Причина открытия заявки на подбор;

– 

Количество открытых вакансий

– 

Дату открытия.

Всю остальную необходимую информацию по поиску новых сотрудников мы берем с вами из профиля должности.

Если у вас не настроены правила приема заявки на подбор, то вы их получаете в следующем виде: “У нас уволился сотрудник два дня назад, нам нужна СРОЧНО замена, желательно мужчина! Лет 35, если можно ровесник или постарше. У нас коллектив – мне 35, продавцу и администратору 20, старшему продавцу 21. Подыщите нам хорошего сотрудника, очень вас просим и умоляем на постоянку желательно, желательно еще с нашего района”.

Что понятно нам из данной заявки, только то, что нам необходимо найти сотрудника, мужского пола, 35-летнего возраста, проживающим в районе, где расположен магазин, рассматривающий работу на постоянной основе. То есть таким образом мы понимаем, что оценку соискателей производится по внутренним, личным оценкам.

Давайте теперь представим, что вы работаете в компании, где 2 000 магазинов и каждый магазин видит кандидата по-своему, а помнить каждые “хотелки” магазинов мы не можем. Поэтому очень важно, если у вас в компании не прописаны профили должности, то ввести правила приема заявки на подбор, чтобы административный состав магазина, понимал по каким признакам мы подбираем персонала и как правильно должна быть составлена заявка на подбор персонала.

Еще не маловажным является и то, как нам передаются вакансии, например: “Участились случаи, когда розница нам дает информацию, что требуются сотрудники, либо магазин в критической ситуации, а по факту это не так”. Очень важно, чтобы мы владели реальной информацией. Так как нам необходимо проставлять приоритетность поиска сотрудников на те или иные торговые точки. Согласитесь если вы бросили все силы на укомплектованность какого-то магазина, а по факту там никто не требуется, то вы сняли с фокуса подбор на другие магазины, которые действительно нуждаются в персонале.

В любом случае введите хотя простую форму приема заявок на подбор, которые должны высылать на рабочую почту, например:

Бюджет массового подбора

За последние годы (2020–2023) бюджет на подбор персонала в HR-департаментах занимает основную статью бюджета. Связана, это не только с тем, что рынок труда заметно изменился, но также данная тенденция обусловлена тем, что стратегия самого массового подбора в последние годы сильно изменилась и переместилась в поиск персонала с теплых лидов в сторону холодной базы. А как мы все знаем холодной поиск персонала намного трудоемкий и затратный, так как все работные сайты перешли на оплату каждого просмотренного резюме.