1С для бизнеса. Практическое пособие для предпринимателей

Георгий Димитриади

1С для бизнеса. Практическое пособие для предпринимателей

Введение. Почему ваш бухгалтер - не вы, и почему 1С должна быть вашей приборной панелью

Представьте, что вы ведете автомобиль стоимостью в несколько миллионов рублей. Вы - владелец, вы принимаете решения: куда ехать, с какой скоростью, когда заправляться. Но при этом вы смотрите на дорогу через узкую щель в фанерном щите, которым закрыт лобовик. А все показатели - скорость, уровень топлива, температура двигателя - вам пересказывает пассажир с заднего сидения. Примерно раз в месяц, да и то с ошибками.

Абсурдная картина? Для вождения - да. Для управления бизнесом - суровая реальность тысяч предпринимателей в России.

Большинство владельцев малого и среднего бизнеса видят свои финансы именно так. Бухгалтер приносит отчетность раз в квартал, когда налоговая уже ждет декларацию. Вы узнаете, что заработали прибыль (или получили убыток), когда поезд давно ушел. Вы не видите, кто из клиентов задолжал вам полмиллиона еще с прошлого месяца, пока склад не начинает пустеть. Вы закупаете товар, который пылится на полках, потому что не понимаете, что именно приносит деньги прямо сейчас.

Эта книга написана не для бухгалтеров. Бухгалтеру нужен 1С, чтобы правильно разнести проводки по счетам 60 и 62, закрыть 20-й счет и сдать декларацию по НДС. Бухгалтеру важно, чтобы государство не оштрафовало компанию. Это гигиена бизнеса, его базовое выживание.

Вам, как предпринимателю, нужно другое. Вам нужен контроль, скорость и прибыль.

1С: это не налоговый калькулятор, это цифровая модель вашего бизнеса

Забудьте всё, что вы слышали от знакомых о «сложности» 1С. В этой книге мы не будем учить вас считать налоги. Для этого есть бухгалтер. Мы будем использовать 1С как цифровую тень вашего предприятия. Каждое действие, которое происходит в реальности - звонок клиенту, отгрузка со склада, перевод денег поставщику, - должно за секунду отражаться в программе.

Когда это происходит, 1С превращается в вашу личную приборную панель.

Вам больше не нужно ждать конца месяца, чтобы узнать, сколько денег на счетах. Вы видите это в режиме реального времени на главном экране смартфона или ноутбука. Вам больше не нужно верить менеджеру на слово, что «клиент обещал заплатить завтра». Вы открываете карточку контрагента и видите точную дату просроченной задолженности. Вам больше не нужно гадать, почему маржа падает. Вы заходите в раздел «Анализ бизнеса» и видите, что поставщик поднял цены на комплектующие, а вы забыли скорректировать прайс-лист.

Что вы узнаете из этой книги

Мы не будем грузить вас теорией бухгалтерского учета. Мы будем решать ваши ежедневные боли.

В первом модуле мы за один вечер настроим программу так, чтобы из пугающего нагромождения кнопок она превратилась в чистый рабочий стол руководителя. Мы подключим сервисы, которые сами будут проверять ваших контрагентов на надежность (1СПАРК Риски) и сами заполнять их реквизиты по ИНН (1С:Контрагент).

Во втором модуле мы пройдем путь одной сделки от звонка до денег на счету. Вы своими глазами увидите, где в бизнесе незаметно утекают деньги и время.

В третьем модуле - самом главном - мы разберем раздел «Руководителю». Вы научитесь за 60 секунд отвечать на вопросы, которые раньше требовали недельных совещаний: «Где наши деньги?», «Кто нас тормозит?», «Какой товар пора перестать возить?», «Хватит ли нам денег на налоги?».

В четвертом модуле мы поговорим о безопасности. Как сделать так, чтобы менеджер не мог сам себе выписать премию, а бывший сотрудник не унес с собой базу клиентов. Как контролировать оригиналы документов, чтобы налоговая не сняла ваши расходы.

И, наконец, в пятом модуле мы разберем три реальные истории компаний: оптовика, который терял миллионы на логистике, мебельщика, который страдал от кассовых разрывов, и IT-компанию, которая срывала сроки. На их примере вы увидите, как 1С подсвечивает проблемы задолго до того, как они станут фатальными.

Как работать с этой книгой

Эта книга - практическое руководство. Рядом с вами должен быть включен компьютер с установленной программой (мы будем рассматривать на примере «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерия 8» - двух самых популярных инструментов для малого бизнеса в России).

Не читайте ее лежа на диване. Читайте ее за рабочим столом. Каждая глава заканчивается конкретным заданием. Ваша задача - не понять, как это работает в теории, а нажать нужные кнопки и получить результат в своей базе.

Бизнес - это цифры. Но цифры имеют смысл только тогда, когда они помогают принимать решения. Давайте превратим вашу 1С из хранилища пыльных документов в самый мощный инструмент управления, который у вас есть. Начнем.

Модуль 1. Первый запуск: от коробки к работающему бизнесу

Добро пожаловать в вашу новую цифровую среду. Если вы открыли 1С впервые, интерфейс может показаться перегруженным. Десятки кнопок, непонятные термины, разделы «Производство» или «ОС и НМА», которые вам сейчас не нужны. Ваша задача на этом этапе - не изучить всё, а отсечь лишнее и настроить программу под себя.

Этот модуль мы пройдем за один вечер. К его концу программа будет знать всё о вашей компании, а вы будете знать, где находятся главные рычаги управления.

Шаг 1. Выбор интерфейса: прячем лишнее

В современных версиях 1С (платформа 8.3) есть два основных режима: «Такси» (стандартный) и «Простой интерфейс».

Если вы не планируете сами рисовать проводки и считать амортизацию, вам нужен «Простой интерфейс». В нем нет пугающих пунктов меню вроде «Операции - Закрытие месяца - Регламентные операции».

Как включить: Зайдите в раздел «Администрирование» «Интерфейс». Выберите вариант «Простой». Программа предложит перезапуститься. После перезапуска перед вами останется только 5–6 понятных разделов: Главное, Продажи, Покупки, Деньги, Компания.

Шаг 2. Заполнение карточки организации (ваш цифровой паспорт)

Без корректно заполненных реквизитов вы не сможете выставить ни одного счета или акта.

Перейдите в раздел «Компания» «Организации» (или «Моя компания» в УНФ).

Нажмите «Создать». Выберите тип: ИП или Юридическое лицо.

Лайфхак: Если у вас уже работающая компания, не вбивайте данные вручную. Нажмите кнопку «Заполнить по ИНН». Программа сама обратится к базе налоговой (ЕГРЮЛ/ЕГРИП), подтянет название, адрес, ФИО директора и систему налогообложения. Вам останется только проверить данные.

Критически важный пункт - Банковские счета. Введите номер расчетного счета. Именно здесь 1С будет сверять ваши реальные деньги с бумажными отчетами.

Налоги. Укажите вашу систему налогообложения (УСН Доходы, УСН Доходы минус расходы, Патент или АУСН). От этого зависит, какие отчеты программа будет готовить для государства.

Шаг 3. Настройка сервисов-помощников (автоматизация рутины)

1С умеет делать за вас скучную работу. Эти функции экономят часы времени и спасают от штрафов. Найти их можно в разделе «Настройки» или прямо внутри карточек контрагентов.

1С:Контрагент. Включите эту опцию. Теперь, когда вы будете заводить нового поставщика и введете его ИНН, программа сама заполнит его название, юридический адрес и ФИО директора. Вы больше не перепутаете «Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка"» с «ООО "Ромашка-плюс"».

1СПАРК Риски. Это ваша служба безопасности. Сервис оценивает надежность ваших партнеров по десяткам индексов. Перед тем как отправить предоплату новому поставщику, вы увидите в его карточке красный, желтый или зеленый сигнал светофора. Это убережет вас от фирм-однодневок.

1С:ДиректБанк. Если ваш банк поддерживает этот сервис (СберБизнес, Альфа, Точка и другие), подключите его. Вы сможете отправлять платежи в банк и получать выписки прямо из 1С, не заходя в отдельный личный кабинет банка. Один интерфейс для всего.

1С:Отчетность. Настройте этот сервис, чтобы сдавать декларации в ФНС кнопкой «Отправить». Вам не придется устанавливать отдельные программы от Сбиса или Контура и дважды вбивать одни и те же цифры.

Шаг 4. Настройка прав доступа: доверяй, но разграничивай

Никогда не работайте в 1С под одной учетной записью «Администратор», если у вас есть сотрудники. Если менеджер случайно удалит базу или посмотрит вашу зарплату, виноваты будете вы.

Зайдите в «Администрирование» «Настройки пользователей и прав» «Пользователи».

Создайте себя как пользователя. Присвойте себе роль «Полные права» или «Руководитель».

Создайте учетные записи для сотрудников.

Менеджеру по продажам дайте права только на разделы «Продажи» и «CRM». Он не должен видеть ваши расходы на аренду или остатки на банковском счете.

Кладовщику - только раздел «Склад».

Бухгалтеру - «Покупки», «Банк» и «Отчеты» (но без права менять настройки системы).

Шаг 5. Настройка начальной страницы: ваша приборная панель

При запуске 1С не должна показывать пустой рабочий стол. Вы должны сразу видеть состояние бизнеса.

Нажмите на три точки в правом верхнем углу окна (меню «Еще») «Вид» «Настройка начальной страницы».

В левую колонку («Левая колонка») добавьте виджет «Монитор основных показателей».

В правую колонку добавьте «Текущие дела» (здесь будут напоминания о просроченных счетах и налогах).

Теперь при каждом входе в программу вы будете видеть: сколько денег на счетах, какова задолженность клиентов и не забыли ли вы вовремя сдать отчетность.

Практикум к Модулю 1

Прежде чем переходить к следующему модулю, выполните эти действия в своей базе:

Зайдите в «Администрирование - Интерфейс» и переключитесь на «Простой интерфейс». Перезапустите программу.

В разделе «Компания - Организации» создайте карточку своей фирмы. Используйте сервис «Заполнить по ИНН».

Зайдите в «Компания - Администрирование - Настройки пользователей и права». Создайте одного пользователя для себя (с полными правами) и одного тестового пользователя «Менеджер Иванов» (с правами только на раздел «Продажи»).

Настройте начальную страницу, добавив «Монитор основных показателей».

Результат модуля: Вы заходите в программу и за 10 секунд понимаете, сколько у вас денег, кто должен вам за товар и не висит ли над вами просроченная задача от налоговой. Интерфейс перестал быть пугающим, а база данных защищена от случайных ошибок сотрудников.

Модуль 2. Жизненный цикл сделки: от звонка до денег на счету

Главная ошибка начинающего пользователя 1С - путать бумажную реальность с цифровой. В бухгалтерии «Отгрузка» - это проводка. В бизнесе «Отгрузка» - это когда товар уехал, но деньги за него могут прийти через месяц, а могут и не прийти вовсе.