Система 5П — формула найма

[П1 ПОРТРЕТ] → П2 ПРЕДЛОЖЕНИЕ → П3 ПОИСК → П4 ПРОВЕРКА → П5 ПРОГРЕСС

Ценный конечный продукт должности

Это конечный результат, который сотрудник создает в рамках своих обязанностей. Это ключевая характеристика, определяющая ценность и важность данной должности для организации. Будь то разработка программного обеспечения, увеличение продаж, улучшение клиентского обслуживания или проведение исследований, каждая должность должна приносить определенный и измеримый вклад в общую работу компании.

Задача каждого сотрудника — это внесение вклада в достижение стратегических целей организации. Ценный конечный продукт помогает определить, как именно эта должность вносит этот вклад. Он является мерой результативности и показателем того, что работник успешно выполняет свои обязанности.

Разъяснение ценного конечного продукта на старте обеспечивает ясность и прозрачность для каждого сотрудника. Они понимают, что от них ожидают, и могут ориентироваться на конкретные цели. Это увеличивает их мотивацию и удовлетворенность работой, так как они видят, что их труд имеет конкретное значение.

Помимо этого, определение ценного конечного продукта помогает руководству компании принимать обоснованные решения. Так можно оценить, насколько успешно работник или отдел выполняет свои обязанности, а также выявить возможные проблемы или зоны для улучшения.

Таким образом, ценный конечный продукт должности — это существенный элемент успешной работы компании. Он позволяет измерять прогресс, определять и решать проблемы, а также мотивировать и управлять персоналом более эффективно. У каждой должности в организации должен быть свой уникальный и измеримый ценный конечный продукт, который должен быть четко описан и понятен всем сотрудникам.

Перед наймом обязательно пропишите для вашей компании и вашей вакантной должности ценный конечный продукт, он есть у всех.

Примеры ценных конечных продуктов для разных должностей

— Конечный продукт менеджера по продажам — это выручка (не путать с прибылью, потому что за нее отвечает финансовый директор). То есть главной целью продавца является приток денежных средств.

— Конечный продукт бухгалтера — это отсутствие проблем с отчетностью и претензий от органов.

— Конечный продукт пекаря — свежеиспеченный вкусный хлеб.

— Конечный продукт секретаря — секретарь сидит на входящих звонках, ее «ценный конечный продукт» это максимально быстро направленный к нужному сотруднику звонок клиента.

— Конечный продукт дворника — чистый двор.

— Конечный продукт любого руководителя — это как правило всегда обеспечение результата командой, которой он руководит.

Для формулировки ЦКП нужно иметь в виду следующее:

1. Окончен ли процесс. Нужен именно окончательный результат. К примеру, конечный продукт сотрудника производства — это не процесс работы, а готовый качественный товар.

2. Итогом должно быть что-то осязаемое (договор, продукция, чертежи, накладная и так далее).

3. Конечный результат должен нести ценность. То есть работники не просто делают продукт, а прикладывают все усилия, чтобы он был качественным и не имел брака.

Прописывая ценный конечный продукт, вы помогаете сотруднику осознавать свое значение для компании. Он понимает, что его работа имеет смысл, что он вносит свой уникальный вклад в общую цель. Это осознание делает его работу более значимой и приносит удовлетворение. Более того, это понимание способствует развитию чувства ответственности. Когда он видит результаты работы, это способствует его уверенности в себе и мотивации к дальнейшему обучению и развитию. Это позволяет ему лучше понимать свои сильные и слабые стороны, а также определять свои профессиональные цели и стремиться к их достижению. Также, когда сотрудник видит, что его работа оценивается и ценится, это увеличивает его удовлетворенность работой и способствует его стремлению оставаться в компании и работать на ее благо.

Ключевые функции должности

Это основные обязанности или задачи, которые выполняет сотрудник, занимающий данную позицию. Обычно их бывает от двух до четырех, и они являются основой работы данного сотрудника, то есть это его ключевые несколько действий, которые составляют его ежедневную рутину. Эти функции важно прописать, поскольку они помогают четко определить обязанности сотрудника, а также ставить перед ним конкретные и измеримые цели.

Ключевые функции должности тесно связаны с KPI (ключевыми показателями производительности). KPI позволяют измерить эффективность выполнения сотрудником своих обязанностей. Подобрав под ключевые функции соответствующие KPI, можно точно отслеживать работу сотрудника, оценивать его производительность и при необходимости корректировать его действия или стратегию работы.

Кроме того, ключевые функции должности помогают определить особенности человека, которые необходимы для успешного выполнения этих функций. Это могут быть определенные навыки, знания, способности или компетенции. Понимание этих особенностей позволяет подобрать наиболее подходящего кандидата на должность, а также понять, какие области знаний и навыков требуют развития у сотрудника.

В конечном итоге, ключевые функции должности необходимы для того, чтобы эффективно организовать работу, четко определить обязанности и цели сотрудника, а также обеспечить его профессиональное развитие и продуктивность. Они становятся основой для оценки работы сотрудника, его участия в процессе достижения общих целей компании и его вклада в создание ценного конечного продукта, ну и конечно существенно помогают адаптировать вновьприбывших в компанию с первого дня их работы, сразу фокусируя их на ключевые цели.

Примеры ключевых функций для разных должностей

Продавец в магазине:

— Поддержание порядка на торговой площадке и правильное размещение товаров.

— Консультация клиентов по ассортименту товаров и их особенностям.

— Проведение продаж.

— Проведение учета товаров.

Программист:

— Анализ требований и создание технической спецификации для разработки программного обеспечения.

— Программирование, тестирование и отладка кода.

— Документирование и поддержка программного обеспечения.

Врач:

— Диагностика и лечение заболеваний и состояний пациентов.

— Консультация пациентов по вопросам здоровья, профилактики и лечения.

— Поддержание уровня знаний, соответствующего последним медицинским исследованиям и стандартам.

Учитель:

— Подготовка и проведение уроков согласно учебному плану.

— Оценивание и контроль знаний и навыков учеников.

— Участие в воспитательной работе и организации дополнительных образовательных мероприятий.

Менеджер по персоналу:

— Планирование и проведение рекрутинга, включая поиск, отбор и собеседование кандидатов.

— Организация адаптации новых сотрудников.

— Поддержание отношений с сотрудниками, включая решение конф- ликтных ситуаций и работу с отзывами и жалобами сотрудников.

Менеджер по продажам:

— Активный поиск и привлечение новых клиентов, включая звонки, встречи и партнерское взаимодействие.

— Проведение переговоров и заключение договоров, достижение установленных планов продаж.

— Управление отношениями с клиентами, включая обработку жалоб, решение конфликтных ситуаций, поддержание постоянной связи и отслеживание уровня удовлетворенности клиентов.

— Участие в разработке и реализации стратегий продаж и маркетинговых кампаний.

Руководитель отдела продаж:

— Планирование и организация работы отдела продаж, включая установление целей и KPI, распределение задач и контроль исполнения.

— Разработка и внедрение стратегий и тактик продаж, анализ и прог- нозирование продаж.

— Управление командой продаж, включая обучение, мотивацию, оценку производительности и разрешение конфликтных ситуаций.

— Взаимодействие с другими отделами компании для совместной работы и координации действий, участие в стратегическом планировании и управлении компанией.

Эти функции могут меняться в зависимости от конкретной компании и специфики работы, но они служат хорошим основанием для понимания основных обязанностей на этих должностях как для работодателя, так и для нового сотрудника, пришедшего работать.

Что дает описание и выполнение ключевых функций должности

1. Цельность и организация работы: Каждый сотрудник должен понимать, какая его роль в общей цепочке создания продукта или предоставления услуги. Ключевые функции помогают определить эту роль и обеспечивают структуру работы.

2. Эффективность и производительность: Сотрудник, знающий свои ключевые функции, может сосредоточиться на их выполнении и добиваться высоких результатов. Это повышает производительность и эффективность работы всей компании.

3. Оценка производительности: Ключевые функции позволяют установить четкие критерии оценки работы сотрудника. Это облегчает проведение оценки и дает обратную связь для улучшения производительности.

4. Развитие и мотивация сотрудников: Понимание ключевых функций помогает сотрудникам видеть свой вклад в общую работу компании, что способствует их мотивации. Также оно помогает определить области для развития и улучшения.

5. Планирование и распределение ресурсов: Зная ключевые функции различных должностей, руководство может эффективнее планировать и распределять ресурсы, повышая тем самым общую эффективность работы.

6. Понимание ценности каждой должности: Ключевые функции помогают определить вклад каждой должности в создание ценного конечного продукта, что способствует формированию правильного понимания ценности каждой должности среди всего коллектива.

[ГАЙД] Как разработать ключевые функции под должность

1. Определите ценный конечный продукт должности: Начните с определения того, какой продукт или результат должен быть создан в результате работы на этой должности. Это поможет выстраивать все последующие функции вокруг целевого результата.

2. Анализируйте действия, необходимые для достижения ценного продукта: Выделите ключевые действия или процессы, которые ведут к созданию ценного конечного продукта. Это могут быть конкретные задачи, проекты, ответственности.

3. Создайте список потенциальных ключевых функций: На основе анализа действий создайте список потенциальных ключевых функций. Это могут быть общие обязанности, такие как «планирование проектов», или более специфические, например, «создание отчетов по продажам».

4. Отберите 2—4 наиболее важные функции: Из всего списка отберите 2—4 наиболее критические функции, которые будут ключевыми для данной должности. Помните, что сотрудник должен сосредоточиться на выполнении именно этих функций.

5. Сформулируйте ключевые функции четко и понятно: При формулировке ключевых функций используйте ясный и конкретный язык, чтобы избежать любых неясностей. Каждая функция должна быть понятна и измерима.

6. Подберите под функции KPI: Для каждой функции определите ключевые показатели эффективности (KPI), которые позволят оценить качество и результативность выполнения данных функций.

7. Проведите обзор с командой и сотрудником: Перед внедрением функций проведите обзор с командой и самим сотрудником. Это поможет убедиться, что все понимают и согласны с определенными функциями.

8. Постоянно обновляйте и уточняйте функции: Ключевые функции — это не статичный набор обязанностей. Они должны регулярно пересматриваться и корректироваться в соответствии с изменениями в бизнес-процессах и целях компании.

Следите за согласованностью и связью между ценным конечным продуктом и ключевыми функциями, это позволяет:

— Сохранить целостность организационной структуры,

— Оптимизирует рабочий процесс,

— Дает контроль и измеримость результатов,

— Позволяет управлять ресурсами и рисками,

— Помогает обучать и развивать сотрудников.

Ключевые мысли из 3 главы

дополнительные материалы к Главе 3

1. Ценный конечный продукт — это осязаемый результат труда сотрудника, приносящий пользу компании.

2. Ключевые функции должности — это основные обязанности, связанные с достижением конечного продукта.

3. Четко определенные ключевые функции и ценный конечный продукт повышают эффективность работы, упрощают оценку труда и способствуют мотивации сотрудников.

4. Процесс определения ключевых функций включает в себя определение ценного конечного продукта, анализ действий для его достижения, формирование и отбор ключевых функций, их четкое формулирование и выбор соответствующих KPI.

5. Этот процесс должен быть согласован с командой и сотрудником, и он должен быть динамичным, с регулярным пересмотром и корректировкой функций.

6. Согласованность и связь между ценным конечным продуктом и ключевыми функциями обеспечивают целостность организационной структуры, контроль и измеримость результатов, управление ресурсами и рисками, а также обучение и развитие сотрудников.

ГДЕ ВЫ СЕЙЧАС В СИСТЕМЕ 5П:

— П1 ПОРТРЕТ — вы определили ЦКП и ключевые функции должности,

— Следующий шаг: Глава 4 — детализация портрета кандидата (П1 ПОРТРЕТ),

— Впереди: Главы 5—6 — создание ПРЕДЛОЖЕНИЯ на основе портрета (П2 ПРЕДЛОЖЕНИЕ),

— Критерии из ЦКП станут основой для П4 ПРОВЕРКА (Глава 7).

Глава 4

Рисуем портрет кандидата

ГДЕ МЫ В СИСТЕМЕ 5П:

[П1 ПОРТРЕТ] → П2 ПРЕДЛОЖЕНИЕ → П3 ПОИСК → П4 ПРОВЕРКА → П5 ПРОГРЕСС

Портрет идеального кандидата — это комплексное описание потенциального сотрудника, которое включает в себя профессиональные навыки, образование, опыт работы, личностные качества и другие атрибуты, которые считаются необходимыми для эффективного выполнения определенной роли или должности в организации.

Этот портрет представляет собой инструмент, который помогает работодателям и HR-специалистам более точно определить, кого они ищут, и упрощает процесс подбора и оценки кандидатов. Он предоставляет четкий образ кандидата, который наиболее вероятно успешно справится с задачами и будет вписываться в организационную культуру.

Портрет идеального кандидата основывается на Ценном Конечном Продукте (ЦКП) и ключевых функциях должности, что помогает перевести бизнес-требования в конкретные критерии отбора. Этот инс- трумент позволяет также более объективно оценивать и сравнивать кандидатов, снижая риск неправильного выбора и увеличивая вероятность успешной адаптации и интеграции нового сотрудника в команду.

Критерии хорошего портрета должности

Отсекающие критерии

Отсекающие критерии определяют минимальные требования и компетенции, которым кандидат обязан соответствовать. Они позволяют отсеять тех кандидатов, которые не подходят для данной должности из-за недостаточного опыта, образования или специфических навыков или качеств.

Не стоит перебарщивать с отсекающими критериями, так как они представляют минимальные требования и обязательные характеристики, которым кандидат обязан соответствовать для успешного выполнения обязанностей. Если количество отсекающих критериев слишком велико или они сформулированы слишком жестко, это может существенно сужать кандидатское поле, делая поиск подходящего кандидата очень сложным и затратным процессом.

Каждый отсекающий критерий должен быть обоснован и прямо связан с необходимыми компетенциями и навыками для должности. Перед добавлением критерия следует тщательно обдумать его важность и релевантность для данной должности. Отсекающие критерии должны быть по возможности объективными и измеримыми, чтобы оценивать кандидатов на основе конкретных данных.

Определение сбалансированного набора отсекающих критериев поможет привлечь кандидатов, которые соответствуют базовым требованиям должности и имеют необходимые навыки и компетенции. Слишком жесткие или излишне ограничивающие критерии могут отпугнуть потенциально подходящих кандидатов, которые могли бы принести значительную ценность компании, но не соответствуют некоторым из излишне жестких требований.

Примеры отсекающих критериев

Пример 1

Должность: Продавец в магазине.

Отсекающий критерий: Опыт работы в розничных продажах не менее 1 года.

Обоснование: Для данной должности важен опыт взаимодействия с клиентами и понимание процессов розничных продаж.

Пример 2

Должность: Программист.

Отсекающий критерий: Знание программирования на языке Python.

Обоснование: Python является основным языком программирования в компании, поэтому знание этого языка является обязательным для успешного выполнения обязанностей.

Неотсекающие критерии

В отличие от отсекающих, эти критерии представляют желательные, но необязательные характеристики, которыми должен обладать идеальный кандидат. Они позволяют учесть особенности, которые могут значительно улучшить работу сотрудника, но не являются критически важными для успешного выполнения обязанностей.

Примеры неотсекающих критериев

Пример 1

Должность: Врач

Неотсекающий критерий: Знание английского языка.

Обоснование: Знание английского языка будет являться преимуществом, так как врачи могут сталкиваться с иностранными пациентами или иметь доступ к международным медицинским исследованиям и стандартам.

Пример 2

Должность: Менеджер по продажам

Неотсекающий критерий: Наличие водительского удостоверения категории В.

Обоснование: Водительское удостоверение позволит менеджеру по продажам более эффективно работать с клиентами и выполнять обязанности в рамках своей должности, например, осуществлять визиты к клиентам.

Другие важные характеристики портрета кандидата

— Связь с Ценным Конечным Продуктом: Хороший портрет должности должен ясно отражать, какие компетенции и опыт помогут сотруднику достигать ЦКП. То есть каждый критерий должен быть прямо связан с конечным результатом, который сотрудник должен достигнуть в своей работе и функциями должности.

— Актуальность: Портрет идеального кандидата должен соответствовать современным требованиям и вызовам в отрасли. Он должен учитывать текущие тенденции и технологические инновации, которые могут повлиять на профессиональные навыки и характеристики, требуемые для успешной работы. То есть, время от времени, важно возвращаться и актуализировать портрет.

— Адаптируемость: Критерии должны быть адаптированы к конкретным потребностям каждой компании и должности. Что работает для одной компании, может быть неэффективным для другой, поэтому необходимо учитывать уникальные особенности и специфику каждой организации.

— Измеримость: Каждый критерий должен быть ясно сформулирован и измерим, чтобы облегчить процесс оценки кандидатов. Такие критерии позволяют проводить объективное сравнение кандидатов на основе конкретных данных и фактов.

Чтобы создать убедительный портрет идеального кандидата, HR-специалистам и руководителям необходимо провести тщательный анализ должности, определить ее Ценный Конечный Продукт и ключевые функции, а затем сформулировать критерии, которые наилучшим образом соответствуют этим требованиям. Это позволит привлечь кандидатов, которые максимально подходят для должности, и улучшить результативность найма и адаптации новых сотрудников.

Пошаговый план как сформировать свою систему оценки кандидатов

1. Определение Ценного Конечного Продукта (ЦКП):

Определите, какой конечный результат должен быть достигнут в результате работы на данной должности.

ЦКП должен быть конкретным, измеримым и приносящим ценность компании.

2. Идентификация Ключевых Функций Должности (КФД):

Определите основные обязанности и задачи, которые выполняет сотрудник на данной должности.

Ключевые функции являются основой работы сотрудника и долж- ны быть четко определены.

3. Трансформация Ключевых Функций в Качества и Навыки Кандидата:

Для каждой ключевой функции определите необходимые компетенции, навыки и личностные качества, которые позволят успешно выполнять эти функции.

Преобразуйте каждую функцию в конкретные «что» и «как», что позволит оценивать, насколько кандидат соответствует требованиям.

ПРИМЕР ТРАНСФОРМАЦИИ КЛЮЧЕВЫХ ФУНКЦИЙ В КАЧЕСТВА И НАВЫКИ ДЛЯ ДОЛЖНОСТИ «МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ»

Ключевая Функция: Активный поиск и привлечение новых клиентов.

Необходимые компетенции: Коммуникативные навыки, навыки презентации, убеждения и влияния, аналитическое мышление, умение находить общий язык с разнообразными клиентами.

Навыки: Ведение холодных звонков, выявление потребностей клиента, адаптация продажного подхода под разные аудитории, умение создавать убедительные предложения.

Личностные качества: Инициативность, настойчивость, стремление к достижению целей, уверенность в себе, энергичность, внимательность к деталям.

Ключевая Функция: Проведение переговоров и заключение договоров.

Необходимые компетенции: Навыки переговоров, умение добиваться взаимовыгодных условий, знание продукта или услуги, умение аргументировать ценность предложения.

Навыки: Умение выявить ключевые потребности клиента, готовность к компромиссам, умение обработать возражения, навыки убеждения.

Личностные качества: Тактичность, дипломатичность, терпимость к стрессу, умение работать в условиях неопределенности, творческий подход к решению проблем.