Судебное делопроизводство в цифровую эпоху. Учебное пособие

История управления и делопроизводства в 1945–1990 гг. Разрушения Великой Отечественной войны отодвинули на второй план проблемы совершенствования документооборота, и данные проблемы стали широко обсуждаться лишь в 1960-е годы.

Важную роль сыграла утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ.

В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

Создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 1970-х годов двадцатого столетия. В сентябре 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая была рекомендована министерствам, ведомствам и организациям для использования.

ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

Заметным явлением в истории делопроизводства 1970–1980-х годов стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.

Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Современное делопроизводство в Российской Федерации. Современное делопроизводство в Российской Федерации во многом основывается на советском делопроизводстве. Однако нельзя утверждать, что развитие делопроизводства остановилось.

Для повышения эффективности работы с документами различные министерства и ведомства утверждают инструкции по делопроизводству, которые по необходимости могут меняться в зависимости от актуальных потребностей современного документооборота (см., например, Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах, Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Руководство по делопроизводству в военных судах и т. д.).

Более того, отечественный законодатель также уделяет все большее внимание вопросам документооборота. В первую очередь речь идет о тенденции к переходу на электронный документооборот, который является важной частью реализации государственной стратегии по развитию информационного общества в Российской Федерации[11].

Основные нормативные правовые акты, касающиеся документооборота в целом и делопроизводства в суде в частности, будут подробно раскрыты далее в настоящем учебном пособии.

Завершая краткое рассмотрение истории судебного делопроизводства, следует отметить, что главной особенностью работы с документами в настоящее время является активное использование компьютерной техники. Сегодня уже сложно представить себе организацию, в которой документооборот велся бы вручную. Практически вся корреспонденция, а также юридически значимые документы создаются и обрабатываются на компьютере. Возможно, уже в скором времени как государственные органы, так и частные предприятия полностью перейдут на работу с электронными документами, что во многом упростит делопроизводственные процессы.

1.4. Задачи и виды судебного делопроизводства

Делопроизводство – одно из важнейших видов деятельности любого суда, поскольку эффективно организованное делопроизводство способствует выполнению одной из главных функций, возлагаемых на суды, – рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел в установленные законом сроки и принятию законных и обоснованных решений, т. е. осуществлению правосудия[12].

Важно понимать, что от каждого документа, поступившего в суд, может зависеть судьба человека. Утрата документа, несвоевременное исполнение либо направление его не надлежащему исполнителю могут повлечь нарушение охраняемых законом прав и интересов граждан и организаций, что в условиях демократического правового государства недопустимо. Данное обстоятельство не только умаляет авторитет судебной власти, но и порождает недоверие граждан к суду.

Цели организации делопроизводства в суде – обеспечить соблюдение процессуальных норм, исполнение приговоров, решений, определений и постановлений суда, четкое и культурное обслуживание обращающихся в суд граждан, юридических лиц, представителей учреждений и организаций, выполнение других функций суда.

Из целей делопроизводства можно последовательно вывести задачи делопроизводства:

● создание документов с последующей фиксацией на носителе;

● передача документов по назначению и их исполнение или принятие по ним решений;

● регистрация документов и контроль за их оформлением и исполнением;

● защита информации, обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документе;

● систематизация и хранение документов, обеспечивающие допуск к ним.

Правила организации делопроизводства в судах основаны на постановлении Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 (ред. от 7 сентября 2011 г.) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», которое вводит единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (он не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну).

В судах сложились две основные системы делопроизводства: система делопроизводства в арбитражных судах и система делопроизводства в судах общей юрисдикции с некоторыми особенностями, установленными для военных судов.

Закрепленные данными документами правила ведения делопроизводства в судах общей юрисдикции и арбитражных судах имеют, как уже отмечалось, строго императивный характер: судья, помощник судьи и работники аппарата суда несут персональную ответственность за соблюдение их требований, сохранность судебных дел, бланков строгой отчетности и служебных документов.

Как уже говорилось, правильная организация делопроизводства в судах – залог обеспечения надлежащей работы суда, соблюдения процессуальных норм и, как следствие, гарантированной законом судебной защиты прав и интересов граждан.

Эта важнейшая функция возложена на канцелярию суда. Канцелярия структурно входит в состав аппарата любого суда, это своеобразный штаб, куда стекается информация из различных внешних и внутренних источников.

В зависимости от вида информации, циркулирующей в суде, выделяют секретное, несекретное и архивное делопроизводство.

Организация секретного делопроизводства релизуется в соответствии с требованиями Закона РФ «О государственной тайне» (ст. 5–12, 15–19, 25), а также ряда приказов министра обороны РФ, которые касаются защиты государственной тайны в Вооруженных Силах РФ[13]. Секретное делопроизводство ведется преимущественно в военных судах. Но может быть предусмотрено инструкцией и в судах общей юрисдикции, например в Верховном Суде РФ. Ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым отделом Суда совместно с подразделениями Суда в установленном порядке[14].

На работников, ведущих делопроизводство в суде, возлагаются:

● проверка наличия допусков к работе со сведениями, составляющими государственную тайну, у судей и сотрудников аппарата суда;

● оформление необходимых для получения допусков документов;

● представление председателю суда доклада о состоянии режима секретности;

● ведение, учет, хранение секретных книг, нарядов, журналов;

● регистрация, выдача, направление секретных дел (уголовных, гражданских);

● исполнение служебных документов по организации в суде секретного делопроизводства;

● составление секретной статистической отчетности, прием и отправка секретной корреспонденции;

● ведение учета сейфов, рабочих тетрадей, печатей и штампов;

● проведение проверок наличия секретных документов у исполнителей;

● контроль за соблюдением исполнителями правил изготовления, учета, хранения и размножения грифованных документов.

В соответствии с функциональными обязанностями сотрудников аппарата в суде разрабатывается номенклатура должностей, подлежащих оформлению на допуск к особой важности, совершенно секретными секретным сведениям. Эта номенклатура составляется в двух экземплярах и направляется для согласования в соответствующий орган безопасности. После согласования возвращенный первый экземпляр номенклатуры должностей утверждается председателем суда. Номенклатура должностей пересматривается не реже одного раза в пять лет. Текущие изменения и дополнения вносятся в нее по указанию председателя суда и согласовываются с соответствующим органом безопасности.

В суде (в первую очередь это касается гарнизонных военных судов) должны быть созданы такие условия для работы с секретными документами (судебными делами, связанными с государственной тайной) и их хранения, которые гарантировали бы сохранность указанных документов и исключали бы всякую возможность доступа к ним посторонних лиц. В связи с этим выбор помещения для размещения секретного делопроизводства и надлежащее его оборудование имеет большое значение в системе мер по обеспечению режима секретности.

Секретное и несекретное делопроизводство должно размещаться раздельно друг от друга. Однако в любом случае необходимо соблюдать обязательные условия раздельного хранения секретных и несекретных документов и работы с секретными документами за отдельным столом.

Помещение для размещения секретного делопроизводства обязательно оборудуется всеми средствами противопожарной безопасности. На случай пожара и других стихийных бедствий в суде разрабатывается и утверждается председателем соответствующая инструкция, в которой отражаются вопросы о порядке вызова должностных лиц суда, вскрытия помещений, очередности спасения и эвакуации документов, а также перечень лиц, привлекающихся к выносу и охране секретных и других документов, иные вопросы.

В суде должен осуществляться постоянный контроль наличия и движения секретных документов.

В соответствии с Перечнем служебных документов и сведений, представляемых окружными (флотскими) военными судами в Главное управление обеспечения деятельности военных судов и Военную коллегию Верховного Суда РФ, председатели окружных (флотских) военных судов представляют ежегодный доклад в Главное управление о состоянии режима защиты государственной тайны.

Состояние режима защиты государственной тайны в военных судах проверяется в ходе выездов в суды работниками Главного управления обеспечения деятельности военных судов.

Организация несекретного делопроизводства. Общее руководство делопроизводством в суде осуществляет председатель.

Непосредственная организация несекретного делопроизводства, ответственность за его состояние возлагаются на начальника отдела суда (иного работника аппарата, на которого возложены данные обязанности).

Функциональные обязанности работников аппарата суда, ответственных за отдельные участки несекретного делопроизводства, определяются Положением об аппарате суда и конкретизируются в приказе председателя.

Несекретное делопроизводство должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном в соответствии с требованиями закона.

Служебную переписку ведет председатель суда (в его отсутствие – заместитель или исполняющий обязанности).

Служебные документы направляются председателю суда и рассматриваются, как правило, в день поступления, а документы с отметкой «срочно» и телеграммы – немедленно. Служебные документы до исполнителей доводятся в кратчайший срок.

Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции председателя на свободных от текста полях этого документа. При необходимости для написания поручения, а также для ознакомления с документами прилагаются специальные листы. Если поручение дается нескольким должностным лицам, то указывается лицо, ответственное за своевременное и качественное исполнение документа.

В случае если решение вопроса, изложенного в служебном документе, не входит в компетенцию председателя, то такой служебный документ направляется по подведомственности.

Если в документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции председателя суда, которому адресован документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется лицо, обратившееся в суд.

Лицо, ответственное за исполнение документа, получает документ в день его регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) председателя суда.

Исполненные и представленные на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке. На исходящем письме (подлиннике и копии, подшиваемыми в дело) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

При уходе исполнителя документа в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию председателя другому сотруднику суда с обязательной отметкой в журнале учета входящих (исходящих) служебных документов.

В случае утраты служебного документа сотрудник аппарата суда обязан немедленно доложить об этом председателю, который по факту утраты организует проведение служебного расследования. Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. Исполненные документы подшиваются в дела или наряды, если речь идет о военном суде (председатель военного суда лично осуществляет контроль исполнения служебных документов).

Один раз в год (в январе года, следующего за отчетным) состояние несекретного делопроизводства проверяется комиссией, назначаемой председателем. Члены комиссии перед проверкой инструктируются.

Комиссия проверяет выполнение требований закона в отношении работы с делами, наличие дел, нарядов, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», бланков строгого учета, печатей и штампов, наличие служебных документов, не подшитых в дела (наряды), и выборочно наличие служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

О результатах проверки составляется акт, который представляется председателю суда для утверждения и принятия мер к устранению выявленных недостатков. К акту прилагается перечень не подшитых в дела и наряды документов.

Кроме того, проверка состояния и организации несекретного делопроизводства в суде в ходе выездов осуществляется работниками Главного управления обеспечения деятельности судов. Результаты проверки отражаются в итоговой справке по результатам выезда и доводятся до председателя суда.

Организация архивного делопроизводства. Работа со служебными документами, судебными делами судов как в делопроизводстве, так и в архивном делопроизводстве представляет собой единый процесс[15].

Судебное делопроизводство имеет свое логическое окончание в организации подготовки дел к архивному хранению. Тем не менее роль архива суда, его фондов имеет большое значение и в общем плане – документально выражает многолетний результат деятельности по отправлению правосудия в каждом суде общей юрисдикции[16].

Своевременное и качественное оформление служебных документов, судебных дел, формирование нарядов, обеспечение сохранности всех документов, имеющих практическую и научную ценность, – важнейшая задача как делопроизводства, так и архивного делопроизводства.

Организованная надлежащим образом работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел, производств, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

Председатель суда несет ответственность за состояние и сохранность законченных производством уголовных, гражданских дели дел об административных правонарушениях, дел (нарядов), книг и журналов, качественную и своевременную сдачу их в архив.

На работников, ведущих архивное делопроизводство в военном суде, возлагаются следующие задачи:

● прием, учет и архивное хранение материалов, книг, нарядов, журналов, судебных дел, исполнение по которым закончено;

● переписка и изготовление справок по архивным делам, изготовление копий документов и материалов архивного хранения по запросам;

● обращение к исполнению судебных решений вышестоящих инстанций, поступивших по делам, находящимся на хранении в архиве;

● подготовка и отправка в Центральный архив материалов, срок хранения которых истек;

● уничтожение дел и других материалов, в том числе грифованных документов, по истечении срока их хранения.

Учет и хранение архивных материалов в суде возлагается по указанию председателя суда на начальника отдела либо на одного из работников аппарата.

Хранение архивных документов целесообразно организовать отдельно от текущего делопроизводства. Помещения архивохранилищ должны быть сухими, безопасными в противопожарном отношении, с капитальными перегородками от других помещений и санитарно-технических коммуникаций; оборудованы металлическими либо обитыми железом входными дверями с прочными запорами, металлическими решетками или прочными внутренними ставнями на окнах.

В суде должна регулярно проводиться работа по отбору дел, материалов с истекшими сроками хранения. На архивные дела, отобранные к уничтожению, составляется акт, который утверждается председателем суда. Акты подшиваются в специальное дело.

Закончив уничтожение документов, все члены комиссии подписывают акт об уничтожении документов.

После уничтожения дел в книгах учета производятся отметки об их уничтожении. Акты подшиваются в отдельный наряд либо в наряд с описями на сданные в архив дела, книги, наряды и журналы.

Глава 2

Виды документов и порядок работы с ними

2.1. Понятие, виды и функции документа

За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа, только одно остается неизменным – документ представляет собой единство информации и ее материального носителя.

Историческая справка. «Документ» – базовый термин исторических и архивоведческих наук, это слово-феномен, которое очень многозначно и в каждую эпоху воспринималось по-своему. Корни этого термина, слово “dec”, по мнению польского ученого Анджея Суска, следует искать в индоевропейском праязыке, который существовал примерно за две тысячи лет до н. э., “dec”обозначал жест протянутых рук, связан с передачей или приемом, поучением чего-то.

Немецкий исследователь Хельмут Арнтц объясняет, что от слова “dec” или “delc” происходит также число «десять», поскольку на двух руках человека – 10 пальцев, отсюда происходит первая часть сложного слова, означающего «десять» (например: декада – десять дней)[17].

Постепенно корень “dec”путем чередования гласных был заменен на “doc” в слове “doceo” – учу, обучаю, от которого были образованы слова “doctor” – ученый, “doctrina” – учение, “documentum” – то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово «документ» использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». Все дело в том, что, обмениваясь сведениями, люди древности передавали друг другу в качестве удостоверения или подтверждения записи о событиях и фактах, такие предметы и стали называть «документами».

Уже в античные времена в юридической практике признавалась важность оригинальности документов, защита от подделок.

В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от Средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки[18].

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I как заимствованное из немецкого и польского языков – в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

● любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

● вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация – в значении подготовки и использования, подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный – относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем – как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ». Его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации – науки о совокупности документов и области практической деятельности – Поль Отле (1868–1944). Можно выделить следующие значения слова «документ», введенные в научный оборот П. Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты – носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писаные» (т. е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука)[19].

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т. д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий – приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960–1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и так называемые трехмерные произведения искусства – архитектуру и скульптуру). В 1980-х – начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторических реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т. д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование. Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина «документ», связанного с понятием «информация» и «коммуникация». В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ», О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект – носитель социальной информации.