Судебное делопроизводство в цифровую эпоху. Учебное пособие

В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде). Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

Оформление обложки дела. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются: наименование суда; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; номер производства по делу; количество листов в деле и срок хранения дела, производства. Наименование суда должно указываться в именительном падеже.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата.

Если в дело включены документы (например, приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком случае под датой делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)».

В качестве примера рассмотрим оформление обложек дел в арбитражном суде г. Москвы (см. с. 80–83).

Составление внутренней описи документов в деле. Опись документов судебного дела составляют при окончании тома судебного дела, перед сдачей судебного дела на хранение, при передаче в производство судебного дела одним должностным лицом другому, а также перед его передачей в другой орган.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Опись документов судебного дела составляет и подписывает должностное лицо, в производстве которого оно находилось.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т. д.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел. Внутренняя опись документов составляется к каждому тому судебного дела.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

При оформлении судебных дел на них составляются статистические карточки, которые различаются в зависимости от вида судопроизводства (уголовные, гражданские, административные, арбитражные).

Глава 3

Электронный документооборот

3.1. ГАС «Правосудие»

Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта – вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Иными словами, основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным – бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций являются человек, компьютер и компьютерная сеть[30].

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов.

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документоборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

● регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

● учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

● централизованный контроль исполнения документов;

● списание документов в дело;

● ведение информационно-справочной работы;

● формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. В связи с этим наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

С 1 января 2015 г. законодателем введены новые требования, обозначающие переход на электронный документооборот, – вступают в силу изменения, внесенные Федеральным законом от 28 июня 2013 г. № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям»[31].

Дополнения в ст. 23 НК РФ предписывают налогоплательщикам принимать от ФНС по телекоммуникационным каналам связи электронные требования на предоставление документов и передавать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

См.: Шувалова Н.Н., Иванов А.Ю. Основы делопроизводства. М., 2014. С. 171.

2

Там же.

3

См.: Петухов Н.А. Организация деятельности судов: Курс лекций для вузов. М., 2005. С. 52.

4

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 октября 2014 г.

5

См.: Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводства. М., 2015. С. 14, 16.

6

URL: http: // www.irbis.vegu.ru/repos/11312/HTML/7.htm (дата обращения: 20.10.2019).

7

Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / И.Н. Кузнецов. 3-е изд., перераб. и доп. М., 2017. С. 19.

8

URL: http: // www.studmed.ru/view/livshic-yaz-istoriya-deloproizvodstva-v-sssr_dc 3f212e866.html (дата обращения: 17.11.2019).

9

Там же.

10

СУ РСФСР. 1918. № 93. Ст. 929.

11

Указ Президента РФ от 20 января 1994 г. № 170 «Об основах государственной политики в сфере информатизации»; Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ 7 февраля 2008 г. № Пр-212). URL: http: // pravo.gov.ru

12

См.: Петухов Н.А. Организация деятельности судов. М., 2005. С. 50.

13

См., например, приказ МО РФ от 27 октября 2010 г. № 1313 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска к государственной тайне военнослужащих, лиц гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации и граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе и поступающих на военную службу по контракту либо подлежащих призыву на военную службу (в том числе по мобилизации), на военные сборы, а также граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе и подлежащих призыву для прохождения военной службы, которым требуется допуск к государственной тайне для исполнения служебных обязанностей» (с изм. на 6 июля 2011 г.).

14

Временная инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 8 августа 2014 г.

15

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г.

16

См.: Латышева Н.А. Направления совершенствования архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции. URL: http: // www.juristlib. ru/book_9382.html (дата обращения: 13.11.2019).

17

URL: http: // uchebnikionline.com/documentovedenie/zagalne_dokumentoznavstvo – _paleha_yui/viznachennya_termina_dokument.htm (дата обращения: 18.10.2019).

18

Булатова А.Т. Документоведение. URL: http: // window.edu.ru/resource/067/19067/files/metod637.pdf (дата обращения: 18.10.2019).

19

Otlet P. Traite de documentation: le livre sur le livre: theorie et pratique. Bruxelles: Ed. Mundaneum, 1934.

20

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2002. С. 156.

21

См., например: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде».

22

См., например: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде».

23

См., например: Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (с изм. от 4 февраля 2015 г.) «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”».

24

См., например: Распоряжение Департамента образования города Москвы 22 июня 2015 г. № 163p «Об организации образовательного процесса в 2015/2016 учебном году – Руководитель Департамента образования города Москвы И.И. Калина».

25

См. подробнее: Арбитражный процесс: Учебник / Отв. ред. В.В. Ярков. М., 2014. Гл. 13. § 6. Протокол судебного заседания; Гражданский процесс: Учебник / Отв. ред. Л.В. Туманова, Н.Д. Амаглобели. М., 2013. Гл. 14.4. Протокол судебного заседания.

26

Постановление Правительства РФ от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации». URL: http: // pravo.gov.ru

27

Cм.: Санкина Л.В. Контроль исполнения документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 2. С. 16–23.

28

ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).

29

Знак обслуживания – это тот же товарный знак, только он используется для индивидуализации услуг, а не товаров. Термин «знак обслуживания» эквивалентен понятию «товарный знак», разница состоит лишь в том, что под этим знаком оказывают услуги, а не выпускают товары. Например, АО «Планета-Фитнес».

30

См.: Шувалова Н.Н., Иванова А.Ю. Основы делопроизводства. М., 2015. С. 179.

31

Федеральный закон от 28 июня 2013 г. № 134-ФЗ (ред. от 29 июня 2015 г.) «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям».