Трансформация ВЭД. От хаоса – к центру прибыли. 30 лет практики, сконцентрированные в решебнике для топ-менеджеров

Другой вариант – новичок в штате, который учится по ходу дела, заказывает транспорт, общается с брокером, но как таковых профессиональных компетенций у него мало.

По факту же такая компания полностью полагается на внешних подрядчиков (транспортных, брокерских), а сама лишь передает информацию от одного к другому. Схема приемлема только для очень простых операций или разовых импортных поставок. Пример: ввоз станка из-за рубежа можно поручить многофункциональной логистической компании, а из своих сотрудников назначить ответственного за коммуникацию.

Ошибки и риски:

• В такой компании нет эксперта – никто не может оценить компетентность внешних подрядчиков.

Компания может нанять первого попавшегося логиста

или брокера по совету знакомого и столкнуться с проблемами,

даже не понимая, что именно сделано не так.

• Новичок в штате может не уловить важных сигналов (скажем, ему пришло предупреждение об изменении порядка валютного контроля, а он не понял последствий и не сообщил руководству).

• Частая ошибка – поручить ВЭД «заодно» менеджеру, который и так уже загружен. В итоге хромает качество как основной работы, так и ВЭД.

Средний (частичная внутренняя компетенция).

У такой компании есть один-два специалиста среднего звена, которые разбираются в базовых процессах. Обычно это логист или менеджер ВЭД, который знает порядок оформления импорта, умеет готовить документы, взаимодействовать с подрядчиками.

Он может вести несколько поставок параллельно, решать типовые вопросы, но сложные ситуации не потянет. Однако даже один такой сотрудник – это уже более плотный контроль, возможность сверять счета и документы, ловить ошибки контрагента (например, выявление в инвойсе неправильного кода валюты), заранее запрашивать нужные сертификаты.

Компании среднего уровня часто совмещают функционал: внутренний менеджер ведет всё, кроме сложных и специфических моментов – их отдают на аутсорс. Например, сотрудник сам подготовит контракт, но таможню доверит брокеру и проконтролирует его работу.

Ошибки и риски:

• «Раз у нас есть менеджер ВЭД, он закроет все вопросы» – так может подумать руководство. И зря: если у сотрудника нет поддержки в виде обучения и консультаций, он будет допускать ошибки из-за незнания норм.

Менеджер может хорошо ввозить сырье, но, если его бросят на ввоз сложного медицинского прибора, он просто не учтет требований Росздравнадзора – и груз застрял.

• Нередко встречается и перегрузка: часто на огромный поток импорта ставят одного менеджера, который физически не может параллельно отслеживать десятки поставок. В этом случае важно вовремя наращивать команду, а не экономить на зарплатах.

Высокий (сильная внутренняя команда ВЭД).

Полноценный отдел ВЭД – привилегия крупных и продвинутых компаний. В его составе могут быть:

• менеджер (ы) по логистике,

• специалист по таможенному оформлению (штатный декларант или хотя бы эксперт по работе с брокерами),

• юрист ВЭД (или юротдел, хорошо разбирающийся во внешнеторговых контрактах, таможенном праве),

• специалист по сертификации и техническому регулированию,

• финансовый менеджер по ВЭД (ведет валютные счета, паспорта сделок, кредитования).

Команда в таком составе способна самостоятельно закрывать бо́льшую часть вопросов.

В идеале внутренний ВЭД-отдел работает как слаженный механизм: планирует поставки, проводит тендеры среди перевозчиков, контролирует таможенные платежи, оптимизирует логистику по стоимости и срокам.

Однако даже сильные команды привлекают внешних партнеров точечно: например, узких консультантов – для сложных случаев, таможенных представителей – для декларирования и т. д.

Ошибки и риски:

• Кадровый голод и удержание экспертизы. Вечная проблема: хороших специалистов ВЭД на рынке очень мало, а конкуренция за них высока. Компания может вложиться в обучение команды, а потом ключевые люди уйдут к конкуренту или откроют свой бизнес. Печально, но сделать с этим вы ничего не сможете.

• Не держите лишних людей – ВЭД-отдел не должен распухать. К примеру, вы наняли троих декларантов, а поток импорта снизился: люди сидят без дела, теряют мотивацию и квалификацию. Или, что еще хуже, начинают оправдывать свое нахождение в штате избыточными действиями (создают имитацию бурной деятельности).

• Замыленность взгляда сотрудников и отсутствие контактов с коллегами из других компаний. Они могут вариться в собственном соку и не видеть новых тенденций и изменений на рынке. Поэтому лучшие компании отправляют сотрудников на курсы, конференции, привлекают внешний аудит процессов, чтобы избежать эффекта самоуверенности, и т. д.

3.2. Как подобрать идеальный состав ВЭД-команды под разные задачи?

Масштаб задачи и частота поставок определяют комплектность штата и уровень квалификации специалистов.

Разовая поставка (нерегулярный импорт).

Создавать штат при таком уровне задач не имеет смысла. Назначьте одного ответственного менеджера внутри компании (например, начальника снабжения) координатором. Ему в помощь нанимается проверенный интегратор или 3PL-провайдер под ключ.

• Если нанимаете интегратора – он ведет все, а внутренний менеджер контролирует и принимает работу.

• Если 3PL – то внутреннему менеджеру придется вовлекаться чуть глубже, отслеживать стыки. В команде также должен быть финансист (для валютных расчетов, банковских документов) – возможно, главбух. На этапе заключения внешнеторгового контракта привлекается юрист.

Резюмируя – модель выглядит так: внутренний куратор плюс внешняя компания-исполнитель с поддержкой бухгалтерии и юриста по мере необходимости.

Регулярный импорт (устойчивый поток поставок).

Классический пример – торговая компания, ежемесячно ввозящая товары. Для этого уровня задач в штате должен быть минимум один постоянный специалист ВЭД: вести календарь поставок, общаться с поставщиками и органами, мониторить нормативку.

В идеале таких людей должно быть два: один отвечает за закупку и общение с иностранными поставщиками, второй – за логистику, таможню и документы. Кроме того, работа в паре – хорошая подстраховка и эффективное распределение сложных задач. И, безусловно, финансовый отдел на подхвате (валютные операции).

Внешние партнеры – брокер и экспедитор – на долгосрочный аутсорс. Но часть операций (например, предварительный расчет пошлин, проверка кодов) внутренний специалист в любом случае должен уметь делать сам, даже если есть возможность платить брокеру за предварительные консультации.

Инвестиционный проект (большой разовый проект импорта оборудования, стройматериалов и т. п.).

Самый сложный вариант, требующий проектной команды. Руководить ВЭД-проектом назначаем человека с опытом именно в проектном импорте. Это может быть штатный сотрудник (если в компании есть такой профиль) либо привлеченный внешний консультант, выступающий как временный проджект-менеджер. Под его управлением собирается следующая команда:

• логистический координатор – отвечает за маршруты, транспортные средства, график прибытия;

• таможенный эксперт – прорабатывает льготы, собирает классификационные решения, готовит стратегию оформления (особенно если льготный ввоз под инвестиции, как упоминалось выше – там огромное количество условий);

• специалист по разрешительным документам – сертификаты, лицензии, техническое соответствие (актуально для ввоза промышленного оборудования);

• внешний брокер и перевозчики – обычно выбираются через тендер, определяются лучшие партнеры, с которыми команда плотно работает весь проект;

• представитель поставщика / технический специалист – часто полезно включить в команду инженера, который понимает, что за оборудование едет, может его правильно описать, проверить комплектацию и взаимодействовать с заводом-изготовителем по техническим вопросам;

• юрист и финансист – на правах консультантов, чтобы контракты, гарантии, платежи шли без сбоев.

В такую межфункциональную команду могут входить пять-десять человек. Часть – внутри компании, часть – извне. Главное – это четко распределить роли и составить единый план-график. Здесь не место экономии на кадрах: ошибка в крупном проекте – это гигантские потери. Лучше оплатить труд опытных специалистов на время проекта, чем потом разгребать огромные проблемы.

3.3. Ищем специалиста ВЭД. Кто это?

Чтобы ВЭД была эффективной, ей должны заниматься опытные люди. Но понятие опыта во внешнеэкономической деятельности специфическое: одним соответствием профессиональным стандартам не обойдешься.

Эффективность ВЭД в компании на 90% зависит от удачного

сочетания квалификации, навыков и личных качеств людей,

которые ей занимаются.

Специалист ВЭД – вот как выглядит его портрет:

• Профессиональный стандарт 08.039: три уровня квалификации.

• Международные стандарты: ICC, FIATA, CILT, CITP.

• Реальные функции: от поиска поставщиков до постконтроля.

• Личные качества: стрессоустойчивость, коммуникабельность, аналитический склад ума.

• Три варианта кадрового обеспечения: минимальный, средний, высокий.

Но нужный уровень исполнителя – это еще не все. Важна правильная организация команды. Она зависит от сложности задач: от одного координатора для разовых поставок до межфункциональных групп для крупных проектов.

Для специалистов ВЭД в России разработан официальный профессиональный стандарт – «Специалист по внешнеэкономической деятельности» (код 08.039), утвержденный приказом Минтруда РФ от 17 июня 2019 г. №409н. Он определяет цели профессии, указывает на три уровня квалификации, а также приводит требования к образованию, опыту работы и навыкам для каждого из них.

Основная цель деятельности специалиста ВЭД сформулирована как «осуществление производственных, хозяйственных и коммерческих функций при сбыте или приобретении продукции на внешнем (мировом) рынке», то есть обеспечение эффективного участия компании в международной торговле.

Три уровня квалификации специалиста ВЭД соответствуют карьерным этапам: начальный, средний и высший. Как их представляет себе профстандарт?

Начальный уровень (пятый уровень квалификации) — специалист ВЭД.

Образование: среднее профессиональное (колледж) либо программа подготовки специалистов среднего звена. Опыт работы не обязателен, однако необходимо пройти повышение квалификации в сфере ВЭД.

На старте карьеры упор делается на освоение основ ВЭД, аналитические навыки и изучение рынка. Специалист начального уровня выполняет базовые аналитические и вспомогательные функции: исследует внешние рынки, собирает и анализирует информацию о них, определяет конкурентные преимущества продукции компании и т. д.

Средний уровень (шестой уровень квалификации) — старший специалист или эксперт по ВЭД.

На эту позицию стандарт определяет сотрудника с высшим (не ниже бакалавриата) или профильным средним специальным образованием.

При наличии высшего образования опыт работы не требуется, а при среднем специальном нужен стаж работы по специальности не менее двух лет. Также для поддержания квалификации требуется не реже, чем раз в три года проходить дополнительное обучение.

Старший специалист ВЭД берет на себя более сложные и оперативные задачи:

• подготовку и заключение внешнеторговых контрактов,

• документарное сопровождение сделок,

• организацию транспортно-логистического обеспечения поставок,

• контроль исполнения контрактных обязательств.

Говоря проще, старший специалист – это сочетание компетенций в области международных закупок, логистики и договорной работы в сочетании с практическим опытом.

Высший уровень (седьмой уровень квалификации) — руководитель подразделения ВЭД.

Должность руководителя ВЭД требует магистратуры или специалитета и солидного опыта работы: не менее трех лет в сфере ВЭД. Понадобится регулярное повышение квалификации (как правило, раз в три года) для актуализации знаний.

Руководитель ВЭД отвечает за стратегическое управление внешнеэкономической деятельностью компании. В его функции входят:

• планирование и постановка задач сотрудникам отдела,

• организация работы подразделения,

• координация с другими отделами и иностранными партнерами,

• контроль исполнения внешнеторговых операций,

• оценка эффективности ВЭД,

• поиск возможностей для развития направления.

Например, руководитель занимается формированием внешнеэкономической стратегии, отбором надежных зарубежных партнеров, оценкой рисков и возможностей получения государственной поддержки, а также инициирует проекты по улучшению процессов ВЭД.

На высшем уровне акцент смещается на управленческие

и стратегические компетенции: способность руководить

командой, выстраивать международные связи и обеспечивать

достижение бизнес-целей в сфере внешней торговли.

Профессиональный стандарт служит ориентиром для работодателей и сотрудников: он описывает портрет специалиста ВЭД на каждом этапе карьеры.

Но российские нормы – это еще не всё. ВЭД работает с иностранными рынками – значит, нужно учитывать и международные отраслевые стандарты.

К важнейшим из них относятся:

ICC (Международная торговая палата).

ICC устанавливает базовые правила и практики международной торговли, обязательные к знанию всеми специалистами ВЭД. В их числе – правила Incoterms и стандарты документарных операций.

Например, в профиле компетенций Certified International Trade Professional (CITP) отдельными пунктами выделены знание Incoterms и правил ICC для платежных механизмов. Это означает, что специалист ВЭД должен уметь правильно выбирать условия поставки по Incoterms и разбираться в стандартах ICC по документарным аккредитивам (CP 600) и инкассо.

ICC также предлагает собственные обучающие программы (ICC Academy), охватывающие эти компетенции, включая курсы по экспортно-импортным операциям, торговому финансированию и т. д., что служит международным ориентиром профессионализма.

FIATA (Международная федерация экспедиторских ассоциаций).

FIATA задает глобальный стандарт компетенций в логистике и экспедировании. Например, программа FIATA Diploma in Freight Forwarding включает 15 модулей, покрывающих все ключевые темы для экспедиторов:

• основы экспедиторской деятельности,

• мультимодальные перевозки,

• управление авиа- и автоперевозками,

• таможенные процедуры,

• цифровые технологии в логистике и пр.

Соответственно, специалист ВЭД (особенно работающий в области логистики) должен владеть знаниями в области международных перевозок (морских, автомобильных, авиа), правил оформления грузовой документации, таможенного законодательства и управления цепями поставок. Эти компетенции специалиста подтверждаются дипломом FIATA, признаваемым по всему миру.

CILT (Chartered Institute of Logistics and Transport).

Chartered Institute of Logistics and Transport предлагает многоуровневую систему квалификаций в сфере логистики и транспорта, которая также имеет отношение к ВЭД.

Международный диплом CILT по логистике и транспорту нацелен на развитие компетенций в области управления цепями поставок, транспортных операций, планирования перевозок, складской логистики и смежных областей.

Программа включает как обязательные модули по менеджменту в логистике, так и элективные/опционные модули: например, по международному бизнесу, складским операциям, закупкам и планированию цепей поставок.

Обладатель диплома CILT демонстрирует владение международно признанным набором навыков: от оптимизации транспортных процессов до понимания специфики внешнеторговых операций (например, модуль International Business охватывает аспекты международной торговли).

Члены CILT обязаны поддерживать высокий профессиональный уровень, что делает этот стандарт ориентиром для специалистов ВЭД, занимающихся логистикой и транспортом.

Международные программы по внешней торговле.

Есть ряд специализированных сертификационных программ, определяющих компетенции профессионалов ВЭД. К примеру, канадская программа FITT (Forum for International Trade Training) присваивает звание Certified International Trade Professional (CITP) на основе стандартизированного профиля компетенций.

Компетенционный профиль CITP включает 15 категорий компетенций специалиста по международной торговле, охватывающих широкий спектр навыков.

Например, в эти категории входят:

• оценка перспектив выхода на внешние рынки,

• разработка стратегии международного рынка,

• управление финансовыми рисками и валютными операциями,

• разрешение коммерческих споров,

• международные закупки и поставки,

• управление складскими запасами и дистрибуцией,

• документальное сопровождение внешнеторговых сделок,

• продажи и маркетинг на внешних рынках,

• межкультурная коммуникация,

• знание международного права и деловой этики.

Наличие сертификации CITP доказывает: специалист подтвердил владение всеми перечисленными навыками на уровне международного стандарта.

Аналогично американская сертификация NASBITE Certified Global Business Professional (CGBP) требует знаний в четырех ключевых сферах:

• глобальное управление бизнесом,

• международный маркетинг,

• глобальная логистика,

• цепочки поставок,

а также международные методы финансирования торговли.

Участие в таких программах гарантирует, что специалист ВЭД обладает структурированными знаниями обо всех аспектах внешней торговли: от нормативно-правовых требований до эффективного ведения переговоров с зарубежными партнерами.

На практике работодатели используют стандарты при разработке должностных инструкций и требований к кандидатам. Казалось бы, все просто: ищем и нанимаем человека, который им соответствует.

Но есть нюанс: реальная работа специалиста ВЭД может выходить за определенные стандартом рамки. Об этом – далее.

3.4. Функции и компетенции специалистов ВЭД в реальном бизнесе

В реальном бизнесе обязанности специалиста ВЭД часто гораздо шире формальных описаний – они охватывают все этапы импортно-экспортных операций.

Менеджер ВЭД – межфункциональный специалист, который взаимодействует с разными подразделениями компании и внешними контрагентами, обеспечивая полное выполнение внешнеторговых сделок.

В разных компаниях набор функций может различаться, но специалист ВЭД чаще всего выполняет следующие задачи:

• Ищет иностранные товары и поставщиков. На его плечах – мониторинг международных рынков, изучение предложений и цен, идентификация потенциальных зарубежных поставщиков, установление с ними первых контактов.

• Ведет переговоры и заключает контракты. Коммерческие переговоры с иностранными поставщиками и подрядчиками, согласование условий сделок (цены, объемы, сроки), подготовка и подписание внешнеторговых контрактов.

• Анализирует портфель импорта и ценообразование. Специалист ВЭД оценивает эффективность импортируемых товаров, рассчитывает стоимость и маржинальность, оптимизирует ассортимент с учетом мировых цен и конкурентоспособности.

• Занимается закупками и отслеживает финансирование. В область задач входят оформление заказов за рубежом, планирование закупок, авансирование и оплата иностранных поставок, контроль валютных операций и международных платежей.

• Управляет логистическими потоками. Это значит – организует международную доставку грузов (выбор маршрутов, перевозчиков, экспедиторов), координирует транспортировки, страхование грузов, ведет работу со складскими запасами импортных товаров.

• Проводит или организует таможенное оформление и сертификацию. То есть занимается подготовкой грузов и документов к таможенному контролю, проводит декларирование товаров в таможенных органах, получает необходимые разрешительные документы (сертификаты и декларации соответствия, лицензии и др.).

• Ведет документооборот по ВЭД. Создает, проверяет и корректирует инвойсы, коносаменты, контракты, таможенные декларации и не только. Вносит данные в корпоративные ИС (например, в ERP-систему или 1С).

• Формирует полную себестоимость импорта. Рассчитывает затраты на закупку с учетом цены товара, транспортировки, таможенных платежей, налогов, сертификации и прочих расходов, рассчитывает конечную себестоимость ввезенного товара.

• Контролирует исполнение и урегулирование претензий. Отслеживает выполнение иностранными партнерами своих обязательств по поставкам, контролирует сроки поставки и качества, ведет работу с претензиями, возвратами или рекламациями при нарушениях.

• Взаимодействует с государственными органами. На его совести – коммуникация с регулирующими и надзорными структурами: Федеральной таможенной службой, Роспотребнадзором, Россельхознадзором и др. для соблюдения всех требований законодательства. Если понадобится – взаимодействует еще и с торговыми представительствами, торгово-промышленными палатами и другими международными организациями.

Специалист ВЭД – как человек-оркестр. Причем критически важно не сфальшивить ни в одной ноте: ошибки обходятся очень дорого.

Конечно, объем задач во многом зависит от масштабов компании и организации работы отдела ВЭД. Иногда один сотрудник отвечает за все перечисленное, а в крупных компаниях есть отделы, где каждый специалист ведет свое направление (закупки, логистика, таможня и т. д.).

Бывает и так, что внезапная внешнеторговая задача поручается случайному сотруднику без опыта – в моей практике ответственными за ВЭД в авральном порядке назначали бухгалтеров, ассистентов и менеджеров по продажам.

Разумеется, это неправильно. Компания должна формировать профессиональную ВЭД-команду с четким распределением ролей исходя из стратегических целей бизнеса. Но это не отменяет необходимости обладать разносторонними знаниями и навыками, а также специфическими личными качествами.

Мы в Custom имеем огромный опыт подбора квалифицированного и опытного персонала различного уровня для ВЭД — ведь от этого зависит успех моего собственного бизнеса. Если у вас наблюдаются проблемы с поиском специалистов с нужными компетенциями, оргструктурой или требуется обучение персонала ВЭД — мы готовы прийти на помощь и поделиться своим ценным опытом.

3.5. Какими личностными качествами должен обладать менеджер ВЭД?

Хорошо работать в ВЭД – это не только про профессиональные знания. Психология и поведение здесь чуть ли не более важны. Постоянные изменения, прессинг, авралы, риски и межкультурное общение – спокойно здесь точно не будет. Поэтому оценивайте личностные качества кандидата сразу. Ключевыми будут:

• Стрессоустойчивость. Кандидат должен уметь продуктивно работать в условиях постоянных задержек, форс-мажоров, проблем с поставками, разницы во времени и языкового барьера. Легко переносить высокую нагрузку и сохранять эффективность даже под давлением обстоятельств – обязательно.

• Коммуникабельность. Умение находить общий язык с самыми разными людьми: коллегами внутри компании, представителями государственных органов и особенно иностранцами. ВЭД-менеджер должен учитывать культурные и даже религиозные особенности партнеров из других стран, быть понятным и дипломатичным в переговорах.

• Организованность и внимательность. Тщательная работа с документами, соблюдение сроков и одновременно удержание в голове массы деталей. Без точности в ВЭД никак: ошибки в контрактах или декларациях неприемлемы. Порядок в делах критически важен (особенно при работе с таможенными и пограничными органами).

• Гибкость и адаптивность. Перестроиться под изменившиеся условия – жизненно важный навык в ВЭД. Законодательство, правила торговли, логистические маршруты, валютные курсы – все это меняется очень быстро. Правильный ВЭД-менеджер сразу реагирует на нововведения и меняет планы согласно новой ситуации.

• Ответственность и самостоятельность. Умеет принимать взвешенные решения и отвечать за них. Часто ВЭД-менеджер попадает в ситуации, когда действовать нужно самостоятельно и без оглядки на руководство – например, при нештатных ситуациях на границе.