Полная версия
Деловая переписка на английском языке
Т. Дубинина
Деловая переписка на английском языке
“Communication works for those who work at it.”
– John Powell
Добрый день, уважаемый читатель!
В этой книге вас ждет разбор деловой переписки на английском языке сразу с нескольких ракурсов. В соответствии с этим подходом в книге выделяются следующие главы:
О деловой переписке на английском языке. В этой главе вы узнаете, с чего начинается эффективная деловая переписка на английском: чем отличается формальный стиль от неформального, как культура влияет на тон письма и почему важно писать не просто правильно, а уместно.
Основы формального стиля в английском языке. В этой главе вы освежите в памяти грамматические конструкции, типичные для деловой переписки, научитесь избегать разговорных форм и узнаете, как с помощью языка поддерживать официальный и уважительный тон.
E-mail's Anatomy: разбираем структуру делового письма. В этой главе вы разберете структуру делового письма на английском: от темы и приветствия до заключения и подписи. Научитесь выстраивать логичный, связный и профессиональный текст, который легко читать и на который хочется ответить.
From Inbox to Impact: виды деловых писем. В этой главе вы рассмотрите самые распространенные типы деловых писем, узнаете, как добиваться своей цели через переписку, а также получите полезные формулировки для эффективной бизнес-коммуникации.
Кто наши собеседники? В этой главе вы узнаете, как следует корректировать стиль и тон письма в зависимости от адресата: коллеги, подрядчики, клиенты или государственные органы, и научитесь адаптировать переписку под разные контексты.
***
Книга охватывает весь процесс деловой переписки: от выбора формата письма и построения текста до настройки стиля под конкретного адресата. Вы получите не только теоретические знания, но и практические инструменты, которые помогут вам писать эффективно, корректно и убедительно.
Освоив этот материал, Вы сможете уверенно вести деловую переписку на английском языке, избегать ошибок и недоразумений, экономить время и укреплять деловые связи. Ваши письма будут работать на вас – формировать профессиональный имидж и помогать достигать целей.
Что касается заданийДанная книга дублирует содержание текстового курса «Деловая переписка на английском языке» на платформе Stepik. Онлайн-курс содержит три типа заданий, которые помогают закреплять материал и тренироваться в реальных ситуациях деловой переписки: тесты с одним выбором и множественным выбором, задачи на сопоставление и задания на заполнение пропусков.
Однако форматы электронной книги и аудиокниги не позволяют корректно адаптировать такие задания, поэтому здесь остались только задания со свободным ответом, в которых вы будете писать свои письма. Для таких заданий предусмотрена самостоятельная проверка: к каждому из них вы найдете в книге примеры писем, с которыми можно свериться.
Если для вас удобнее формат онлайн-обучения с тестовыми заданиями, лучше записаться на курс по этой ссылке https://stepik.org/a/250712.
Лексика в данной книге
В книге мы будем уделять внимание отраслевой лексике, отражающей специфику разных сфер работы. Это поможет вам научиться писать тексты, которые звучат естественно и профессионально для конкретного контекста.
Мы рассмотрим лексику, связанную с различными областями:
– IT (например, термины, связанные с поддержкой пользователей);
– финансы (отчетность, платежи, согласования);
– логистика (поставки, сроки, документы);
– проектный менеджмент (координация задач, дедлайны, статус проектов) и т.д.
Даже если вы не работаете в этих сферах, знакомство с такими примерами расширит кругозор и позволит чувствовать себя увереннее в реальной переписке.
Важно отметить: в книге не предлагаются переводы слов, фраз или целых писем. Это сделано намеренно, чтобы максимально приблизить процесс обучения к реальной деловой ситуации, где переводчик рядом не подскажет.
Конечно, невозможно знать все слова заранее, и это совершенно нормально. У Вас всегда есть время разобраться, найти значение нового слова, вникнуть в контекст и понять каждое письмо глубже. Такой подход помогает развивать не только словарный запас, но и навык самостоятельной работы с текстом.
Кроме того, в этой книге вам будут предложены универсальные полезные фразы для деловой коммуникации: как корректно попросить уточнение, поблагодарить за информацию, согласовать сроки или вежливо отклонить предложение. Это готовые «строительные блоки», которые можно адаптировать под любую ситуацию.
Такая комбинация специализированной и общей лексики создает основу, благодаря которой ваши письма будут не только грамотными, но и максимально приближенными к реальной практике.
Как заниматься по этой книге?
Деловая переписка на английском языке – это навык, который формируется через практику, внимание к деталям и готовность учиться на каждом шаге. Поэтому в книге предусмотрено много самостоятельной работы: чем активнее Вы включитесь, тем ощутимее будет результат. Вот несколько идей:
Если вам встретилось новое слово, узнайте его значение, определите, к какой сфере оно относится, попробуйте использовать в своих примерах. Так вы будете постепенно формировать собственный рабочий словарь.
Когда вы получаете пример ответа на задание – воспринимайте это как дополнительную возможность. Если при взгляде на пример понимаете, что могли бы сделать задание лучше, попробуйте выполнить его еще раз, уже опираясь на предложенный образец. Такой подход помогает закрепить структуру и подобрать более удачные формулировки.
Даже если задание кажется слишком сложным, не пропускайте его. Сядьте и поработайте: смоделируйте ситуацию, найдите информацию о процессах, соберите подходящие термины. Это не только прокачает навык письма, но и научит вас работать с информацией так, как это происходит в реальной работе.
Очень важно тренировать «насмотренность»: читайте больше писем, обращайте внимание на формулировки, пополняйте словарный запас. Чем больше вы видите качественных примеров, тем легче становится самому писать убедительные и уместные тексты.
Материал книги рассчитан на уровень английского не ниже B2. Если не хватает каких-то грамматических знаний или вы чувствуете, что есть пробелы в других сферах, лучше уделить время дополнительному повторению. Take your time!
Давайте зафиксируем ваш стартовый уровеньЗАДАНИЕ 1
Представьте, что вы – сотрудник компании, которая организует конференцию. Вам нужно пригласить потенциального партнера принять участие в мероприятии. Составьте короткое деловое письмо на английском языке.
Это задание особенное – его нужно выполнить сейчас и по завершении книги, чтобы отследить свой прогресс. Поэтому к нему пример письма мы не предлагаем.
О деловой переписке
В эпоху Zoom-встреч, мессенджеров и звонков деловая переписка – особенно на английском языке – почему-то остается ключевым каналом бизнес-коммуникации. Но чтобы писать эффективно, нужно сначала понять: зачем мы пишем? И чего именно хотим добиться.
Деловое письмо – это инструмент влияния, координации и выстраивания профессиональных отношений.
Что можно делать с помощью деловой переписки?
Именно в переписке зачастую происходит координация действий и процессов, убеждение (на переговорах, в продажах), выражение позиции компании/должностного лица (официальные уведомления, отказы и т.п.). Но есть и более конкретные примеры задач, которые решает деловая корреспонденция. С ее помощью можно:
Информировать
В письме проще всего сообщить что-то важное: новости, статусы, изменения, обновления.
We would like to inform you that our office will be closed next Monday due to a public holiday.
Запрашивать информацию или действия
Вы можете писать письма с просьбой, уточнением, задачей или инструкцией.
Could you please send us the revised version of the contract by Friday?
Подтверждать или фиксировать договоренности
В переписке не составляет труда закрепить устную договоренность в письменной форме.
As agreed during the meeting, we will proceed with the pilot project next week.
Предлагать сотрудничество или условия
Переписка – важная составляющая переговоров и в продажах.
We are pleased to offer you a special discount on orders of 500 units or more.
Урегулировать конфликт или выражать недовольство
Жалобы, претензии, официальные заявления чаще всего тоже формулирую письменно.
We were disappointed to find that the goods were delivered two weeks after the agreed-upon delivery date.
Налаживать и поддерживать деловые отношения
Письмом легко поздравить или выразить благодарность а также напомнить о себе после знакомства на мероприятии.
Thank you for your time today. It was a pleasure to discuss our potential partnership.
Каковы критерии хорошего делового письма?Хорошее деловое письмо:
– передает информацию понятно и кратко, не перегружает получателя лишними деталями;
– формулирует ожидаемое от получателя действие и корректно побуждает его к этому действию;
– создает нужное – положительное – впечатление об отправителе (демонстрирует его вежливость, профессионализм, уважение к собеседнику, владение деловым этикетом);
– исключает недопонимание и помогает избежать конфликтов, смягчает потенциальные острые углы и учитывает все особенности коммуникации;
– уместно в культурном и корпоративном контексте.
Такое письмо – тщательно продуманный инструмент коммуникации. Письма, которые соответствуют перечисленным выше критериям, открывают двери, выстраивают доверие и двигают дела вперед.
Почему письмо?
Давайте отдельно рассмотрим, почему письменная коммуникация остается ключевым каналом общения в деловом мире?
Фиксация договоренностей
Одно из главных достоинств письменного общения – это возможность зафиксировать информацию. Устные договоренности легко забываются, искажаются или интерпретируются по-разному. Письмо же создает документальное подтверждение: кто что сказал, когда, и с каким результатом.
As discussed in our meeting, we will proceed with the shipment next Monday. Такая фраза в письме убережет вас от недопонимания и передвинутых дедлайнов.
Во многих случаях деловая переписка может быть использована как подтверждение сроков и обязательств сторон. Это особенно важно в сфере контрактов, логистики, закупок и правовых отношений.
Структурированность и ясность
В деловом письме мы заранее продумываем мысль, выбираем слова, структурируем содержание. Это снижает вероятность ошибок и повышает эффективность коммуникации.
Письмо позволяет:
– изложить идею логично;
– выделить главное;
– использовать маркеры (Firstly, In addition, To summarize), чтобы упростить восприятие.
Универсальность и масштабируемость
Один e-mail можно:
– отправить сразу нескольким адресатам (включая копию и скрытую копию);
– сохранить как шаблон;
– переслать дальше без искажений смысла.
В отличие от звонков, письма масштабируются и документируют процесс общения – особенно это важно для международных компаний с множеством участников.
Асинхронность: не нужно «ловить момент»
С письмами не нужно подстраиваться под расписание собеседника. Вы можете:
– отправить письмо в удобное время;
– получить ответ, когда человек будет готов;
– вернуться к переписке позже без потерь.
Это особенно важно при работе с партнерами в других часовых поясах.
Письма – часть имиджа компании (и вашего личного)
Каждое письмо – это визитная карточка. Тон, структура, грамотность, уважительность – все это влияет на то, как вас (и компанию) воспринимают партнеры, клиенты, коллеги. Хорошо написанное письмо может укрепить доверие. Плохо написанное станет поводом для сомнений.
Архив и возможность анализа
Вся переписка сохраняется:
– для отчетов;
– для анализа;
– для передачи информации новым сотрудникам.
Это делает письменную коммуникацию инструментом организационной памяти.
Типичные ситуации, в которых необходима деловая переписка
Деловая переписка – неотъемлемая часть любой профессиональной среды. Даже если работа кипит в мессенджерах, решения принимаются на встречах, а проекты обсуждаются по телефону, письма остаются ключевым каналом официальной коммуникации. Именно в письмах фиксируются договоренности, согласовываются условия, решаются спорные моменты и формируются отношения с партнерами, клиентами и коллегами.
Рассмотрим основные ситуации, в которых переписка не просто желательна, а необходима – с примерами из реального бизнес-контекста.
Ведение проектов: контроль, координация, отчетность
Проекты редко идут строго по плану, и письма позволяют оперативно реагировать на изменения, согласовывать шаги, фиксировать статус и информировать всех участников. Пример:
Please find attached the revised timeline for Phase 2. Let me know if your team foresees any delays.
Почему лучше письменно? Это создает прозрачность, позволяет всем участникам «свериться» и зафиксировать ход проекта.
Внутренние коммуникации: постановка задач и передача ответственности
Во многих случаях даже внутри команды важно зафиксировать, кто за что отвечает и к какому сроку. Это особенно актуально при работе в распределенных командах. Пример:
Please take over the final report preparation. Deadline remains August 22.
Почему лучше письменно? Фиксация поручений и дедлайнов повышает ответственность и упрощает контроль.
Переговоры: формализация предложений и условий
Переговоры могут начинаться устно, но все ключевые предложения, уступки и финальные договоренности обязательно оформляются в письменном виде. Это исключает недопонимание и закрепляет позиции сторон. Пример:
Following our call, we propose extending the contract by 6 months under the same terms. Please confirm your agreement.
Почему лучше письменно? Письмо закрепляет условия, на которых сошлись стороны – это важно и юридически, и стратегически.
Уточнение информации
Письма часто используются для запроса дополнительной информации, разъяснений или данных, особенно когда вопрос требует точности или информацию следует переслать дальше по цепочке. Пример:
Could you clarify whether the pricing includes delivery charges? We need this detail before issuing a PO.
Почему лучше письменно? Это дает возможность точно сформулировать вопрос и получить такой же точный ответ. Риск ошибки ниже.
Претензии и жалобы
Когда что-то идет не так – поставка задерживается, услуга не соответствует ожиданиям, возникают убытки – письменная форма обращения обязательна. Она позволяет зафиксировать проблему и выразить позицию профессионально. Пример:
We received the shipment today, but 3 units were damaged. Please advise on how to proceed with a return or replacement.
Почему лучше письменно? Так получится формализовать обращение и использовать переписку в качестве доказательства при дальнейшем разбирательстве.
Продажи и закупки: предложения, заказы, подтверждения
От коммерческого предложения до выставления счета – все оформляется письменно. Это позволяет документировать процесс, отслеживать статусы и формализовать условия. Пример:
We are pleased to offer you a 10% discount on orders above 1,000 units. This offer is valid until September 30.
Почему лучше письменно? Коммерческие предложения и условия должны быть прозрачны и однозначны. Это влияет на доверие и финансовую ответственность.
Формальные уведомления
Когда компания сообщает о важных изменениях: реорганизация, смена руководства, изменение условий работы или расторжение контракта – все это требует письменной формы. Пример:
This letter serves as formal notice of our intention to terminate the current agreement effective October 15, 2025.
Почему лучше письменно? Такие письма несут юридическую силу и требуют четкого формата.
Follow-up и напоминания
Если партнер или коллега не отвечает, задерживает обратную связь или забывает о договоренности – корректное follow-up письмо помогает вернуть процесс в нужное русло. Пример:
Just checking in regarding the draft proposal we sent last week. We would appreciate your feedback by Friday.
Почему лучше письменно? Так вы дипломатично, без давления напомните о себе и оставите возможность для коммуникации.
***
Итак, деловая переписка – это инструмент:
– управления проектами;
– выстраивания деловых отношений;
– защиты интересов компании;
– документирования решений и действий.
Понимание типичных ситуаций, в которых письмо необходимо, – это первый шаг к эффективному владению деловой коммуникацией. Дальше дело – за формулировками, тоном и структурой.
Принципы ясности, краткости и вежливости
На самом деле хорошее деловое письмо – это не искусство красноречия и не демонстрация обширного словарного запаса. Это, прежде всего, ясное, краткое и вежливое общение, в котором каждое слово работает на цель. Независимо от темы – будь то запрос, жалоба, подтверждение или деловое предложение – именно эти три принципа определяют эффективность вашей переписки.
Рассмотрим каждый из них подробнее.
Ясность: скажите все, что хотите сказать – прямо
Цель письма должна быть понятна с первого прочтения. Получатель не должен догадываться, что вы имели в виду, или выискивать главное среди «воды». Как обеспечить ясность?
Ставьте главное в начало письма:
I am writing to confirm the meeting on Friday at 11 AM.
Используйте простые, однозначные формулировки. Вместо:
Should you find it agreeable, perhaps we could consider…
Лучше:
If you agree, we can schedule a meeting next week.
Разбивайте письмо на логические блоки. Один абзац – одна мысль. Избегайте сложных оборотов и пассивного залога, если можно сказать проще.
Не очень ясно:
With regard to the matter previously discussed, I would like to reiterate our position…
Ясно:
As we discussed, we would like to confirm our position on…
Краткость: меньше слов – больше смысла
Краткость – не значит сухость. Это значит убрать лишнее, не теряя сути. У занятого получателя должно уйти не больше 30–60 секунд на понимание, что Вы хотите и что от него требуется. Как быть кратким?
Удаляйте вводные слова, которые не добавляют смысла: I just wanted to reach out and kindly ask… → Could you please…
Избегайте повторов и тавтологий. Вместо длинных объяснений – по существу:
Delivery will be delayed by 2 days due to customs issues.
Используйте списки, если есть несколько пунктов.
Не очень кратко:
I would like to kindly ask you to consider possibly sending the documents at your earliest convenience, if that is not too much trouble.
Кратко:
Could you please send the documents by Thursday?
Вежливость: уважение – это стандарт
Даже если вы недовольны или вынуждены отказать, вежливость помогает сохранить деловые отношения. В английском языке вежливость строится не только на please и thank you, но и на выборе формулировок, тоне и уважении к позиции получателя. Как быть вежливым?
Используйте “softeners” – смягчающие конструкции: Would you mind…?, I am afraid we will not be able to…, We would appreciate it if you could…
Благодарите:
Thank you for your patience, We appreciate your understanding.
Даже в жалобах и отказах сохраняйте корректный тон:
Unfortunately, we will not be able to approve the request at this time.
Не очень вежливо:
You didn’t send the file. Please resend ASAP.
Вежливо:
It seems the file was not attached. Could you please resend it when convenient?
Важно понимать: вежливость не равно извинения за каждое действие. Не нужно излишне извиняться – достаточно быть корректным и уважительным.
Почему эти принципы важны?
Ясность экономит время и снижает риски недопонимания. Краткость делает письмо читаемым и демонстрирует уважение к времени получателя. Вежливость создает позитивный тон общения и помогает выстраивать долгосрочные отношения – даже в сложных ситуациях.
В деловой переписке главное – сказать нужное, нужному человеку, нужным тоном. Если Вы четко понимаете цель письма и применяете три простых принципа – ясность, краткость и вежливость – Ваши письма начинают работать: их открывают и читают, их понимают, они приносят результат.
Отличия между стилями в деловой переписке
В деловой переписке стиль письма очень сильно влияет на качество и результативность коммуникации. То, как Вы выражаете свои мысли на письме, формирует впечатление о Вас как о профессионале, влияет на уровень доверия, а в некоторых случаях – и на успех переговоров или заключение сделки.
Выбор между формальным, нейтральным и неформальным стилем зависит от множества факторов: цели письма, статуса адресата, уровня Ваших отношений, корпоративной культуры, отрасли, а также канала общения. Один и тот же запрос, направленный клиенту, коллеге или руководителю, потребует разных формулировок и тональности. Умение корректно адаптировать стиль – показатель профессиональной зрелости и владения деловым этикетом.
НЕФОРМАЛЬНЫЙ СТИЛЬ
В деловой среде у многих слово «неформальный» вызывает настороженность. Однако неформальный стиль в рабочей коммуникации – это не про фамильярность или халатность, а про адаптацию общения под контекст, близкие рабочие отношения и внутрикорпоративную культуру. Умелое использование неформального стиля делает деловую переписку живой, дружелюбной и более человечной – особенно в командах, где важно быстро и эффективно обмениваться информацией. Пример:
Hey Sam,
Just checking in – were you able to finalize the slides for tomorrow’s meeting? Let me know if you need anything from my side!
Cheers,
Anna
Именно этот стиль используется между хорошо знакомыми коллегами, внутри команды, при общении в мессенджерах (Slack, Teams, WhatsApp). Неформальный стиль – это постоянное взаимодействие людей, у которых сложились доверительные отношения. Пример:
Thanks so much for jumping in last minute today – really appreciate it 🙌 The client seemed happy, so great job! Catch up tomorrow?
Как узнать неформальный тон?
К признакам неформального стиля можно отнести:
– разговорный тон;
– сокращения (I’m, we’ve, can’t);
– простые конструкции;
– смайлики и emoji, если уместны;
– обращения по имени, без указания фамилий и упоминания должностей;
– лаконичные фразы и более свободную структуру письма;
– легкие шутки, если уместны.
Пример:
Hey team,
Quick question – do we have the latest version of the pricing doc somewhere?
Can't find it in the shared folder.
Thanks!
Tom
Важно понимать, что использование неформального стиля не отменяет деловой этики. Даже если письмо звучит легко и непринужденно, в нем все равно должны сохраняться уважение к адресату, ясность изложения и внимание к контексту. Неформальность – это не повод для пренебрежения орфографией, пунктуацией или тоном общения.
Не стоит использовать неформальный стиль в официальной деловой переписке, особенно если это первое письмо, юридически значимый документ или сообщение, адресованное руководству, клиенту или партнеру, с которым еще не сложились соответствующие отношения. В таких ситуациях важны сдержанность, точность и профессиональный тон, который демонстрирует уважение и соблюдение делового этикета. Неформальность, использованная не вовремя, может быть воспринята как легкомыслие, неуважение или отсутствие профессионализма.