Полная версия
Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей»
• Положение об Административно-хозяйственном отделе
• Должностные инструкции сотрудников АХО
• Положение о материальной ответственности
• Регламент взаимодействия с другими подразделениями
2. Управление помещениями и инфраструктурой• Регламент эксплуатации офисных помещений
• Инструкция по техническому обслуживанию
• Положение о порядке проведения ремонтных работ
• Регламент уборки помещений
• Инструкция по эксплуатации систем кондиционирования
3. Закупки и МТО• Положение о закупочной деятельности
• Регламент закупки хозяйственных товаров
• Инструкция по работе с поставщиками
• Регламент управления складом МТР
• Инструкция по инвентаризации
4. Управление оргтехникой и оборудованием• Регламент обслуживания оргтехники
• Инструкция по эксплуатации копировальной техники
• Положение о выдаче и учете расходных материалов
• Регламент ремонта оборудования
5. Транспорт и логистика• Положение об использовании служебного транспорта
• Регламент организации командировок
• Инструкция по техническому обслуживанию транспорта
• Положение о курьерской службе
6. Безопасность и охрана труда• Инструкция по пожарной безопасности
• Регламент эвакуации при ЧС
• Положение о пропускном режиме
• Инструкция по охране труда для сотрудников АХО
7. Управление заявками и обслуживанием• Регламент обработки заявок от сотрудников
• Инструкция по работе с CRM-системой
• Положение о приоритетности заявок
• Регламент контроля качества услуг
8. Финансовая документация• Регламент составления бюджета АХО
• Инструкция по учету расходов
• Положение о контроле затрат
• Регламент проведения тендеров
9. Корпоративные мероприятия и события• Положение об организации корпоративных мероприятий
• Регламент проведения официальных мероприятий
• Инструкция по организации праздников и торжеств
• Бюджетный регламент мероприятий
• План мероприятий на год
• Чек-лист подготовки мероприятий
10. VIP-обслуживание первых лиц• Положение о VIP-обслуживании руководства
• Регламент организации рабочих поездок первых лиц
• Инструкция по бронированию и оформлению VIP-перелетов
• Регламент организации личных поручений
• Стандарты конфиденциальности при обслуживании
11. Подготовка и сопровождение переговоров• Регламент подготовки переговорных комнат
• Инструкция по техническому обеспечению переговоров
• Стандарты организации кейтеринга для мероприятий
• Регламент протокольного обслуживания
• Чек-лист подготовки к международным переговорам
12. Контроль исполнительской дисциплины• Положение о контроле исполнения поручений
• Регламент мониторинга задач и сроков
• Инструкция по ведению электронного документооборота
• Система KPI для сотрудников АХО
• Регламент отчетности по выполнению задач
13. Дополнительные инструкции• Инструкция по обращению с ТКО
• Регламент энергосбережения
• Инструкция по хранению ключей
• Положение о библиотечном фонде
Рекомендации по внедрению:1. Присвойте каждому документу уникальный номер и дату введения
2. Определите ответственных за актуализацию каждого документа
3. Установите периодичность пересмотра (рекомендуется ежегодно)
4. Обеспечьте доступность документов для всех сотрудников
5. Разработайте систему обучения и проверки знаний
6. Внедрите электронный архив документов
Контрольные точки:• Все документы утверждены приказом
• Сотрудники ознакомлены под подпись
• Документы доступны в актуальной версии
• Назначены ответственные за актуализацию
• Определен график пересмотра документации
• Внедрена система контроля исполнения
• Налажена регулярная отчетность
От магического клубочка – к волшебным картам для каждой роли!Прекрасно! Ваш чек-лист превратился в настоящую шкатулку с драгоценностями – теперь у вас есть полный набор документов для АХО. Но как сделать так, чтобы каждый сотрудник точно знал свои сокровища и умел ими пользоваться?
Время превратить общие правила в персональные карты путешественника для каждого члена команды! Ведь даже у Бабы-Яги были свои инструкции: как повернуть избушку, как договориться с гусями-лебедями, и как не перепутать ступку с метлой!
Возьмите за основу Профстандарт – ваш «сказочный кодекс» – и создайте должностные инструкции, которые будут понятны как Ивану-царевичу, так и Змею Горынычу!
Готовы превратить сложные требования в простые и ясные ориентиры? Тогда вперёд – к созданию инструкций, которые сами будут вести сотрудников к успеху!
Промт для разработки должностных инструкций сотрудников АХО на основе Профстандарта
Роль и задача:Ты – эксперт по организационному развитию и управлению персоналом. Твоя задача – разработать четкие, структурированные и соответствующие Профстандарту "Специалист административно-хозяйственной деятельности" (утв. Приказом Минтруда № 201н) должностные инструкции для каждой роли в АХО.
Структура инструкции:1. Общие положения
○ Наименование должности и отдела
○ Требования к образованию и опыту (согласно Профстандарту)
○ Непосредственный руководитель
○ Порядок назначения и освобождения от должности
2. Профессиональные стандарты
○ Указание соответствия конкретным трудовым функциям из Профстандарта (коды A/01.7, B/02.7 и т. д.)
○ Требования к знаниям и умениям согласно квалификационному уровню
3. Должностные обязанности
○ Ежедневные операционные задачи
○ Периодические обязанности (ежемесячные, квартальные)
○ Проектная деятельность
○ Взаимодействие с другими отделами
4. Права
○ Права на принятие решений в рамках компетенции
○ Права на запрос информации
○ Права на внесение предложений по оптимизации
5. Ответственность
○ Зона материальной ответственности
○ Ответственность за качество и сроки выполнения работ
○ Ответственность за сохранность имущества
6. Показатели эффективности (KPI)
○ Ключевые показатели для оценки
○ Критерии успешного выполнения обязанностей
○ Связь с системой мотивации
Особые требования:• Используй точные формулировки из Профстандарта
• Учитывай специфику компании (размер, отрасль, структуру)
• Предусмотри возможность адаптации под разные уровни позиций
• Добавь раздел «Взаимодействие» со схемой коммуникации
Пример использования промта:"Разработай должностную инструкцию для специалиста по закупкам АХО уровня 'стажер' на основе трудовой функции B/03.7 Профстандарта. Компания – IT-стартап на 50 человек. Добавь KPI по экономии бюджета и срокам закупок."
Формат результата:Готовая структурированная должностная инструкция с четким разделением разделов и практическими примерами обязанностей.
P. S. Помните: хорошая должностная инструкция – как уздечка для Змея Горыныча: не ограничивает, а направляет силу в нужное русло!
От карты ролей – к компасу ответственности!Отлично! Теперь у каждого члена вашей команды есть своя «дорожная карта» в виде должностной инструкции. Но как убедиться, что сокровища компании – техника, мебель и даже тот самый волшебный клубочек – остаются в безопасности?
Пора создать «Свод правил хранителей ценностей» – документ, который превратит материальную ответственность из страшной сказки в понятный и честный диалог!
Возьмите за основу Трудовой кодекс РФ и свой внутренний «сказочный кодекс» – и создайте положение, которое защитит и сотрудников, и компанию. Чтобы ни у кого не возникло желания проверять на прочность ступу Бабы-Яги или кататься на ковре-самолёте в обеденный перерыв!
Готовы создать документ, который расставит все точки над «ё»? Тогда вперёд – к миру, где каждый отвечает за своё наследство, будь то золотое яйцо или обычный канцелярский степлер!
Чек-лист по созданию Положения о материальной ответственности
1. Общие положения• Определение термина "материальная ответственность"
• Указание нормативной базы (ТК РФ, ст. 238–250)
• Цели и задачи документа
• Область применения
2. Основная часть• Виды материальной ответственности (полная, ограниченная, коллективная)
• Перечень должностей с полной материальной ответственностью
• Порядок определения размера ущерба
• Процедура взыскания ущерба
• Условия освобождения от ответственности
3. Права и обязанности сторон• Обязанности работодателя
• Права работника
• Порядок возмещения ущерба
• Сроки предъявления претензий
4. Дополнительные разделы• Формы документов (акты, соглашения)
• Процедура расследования случаев ущерба
• Порядок удержаний из заработной платы
• Особые случаи и исключения
5. Заключительные положения• Порядок внесения изменений
• Срок вступления в силу
• Ответственность за несоблюдение
Рекомендации по внедрению:1. Согласуйте положение с юристом
2. Ознакомьте всех сотрудников под подпись
3. Разработайте формы сопутствующих документов
4. Проведите обучение руководителей
5. Регулярно актуализируйте документ
Контрольные точки:• Документ соответствует ТК РФ
• Сотрудники ознакомлены под подпись
• Заключены договоры о полной материальной ответственности
• Назначены ответственные за исполнение
• Разработаны формы отчетности
Это положение станет вашим надёжным щитом и мечом в мире материальных ценностей!
P. S. Помните: хорошее положение – как шапка-невидимка: его не видно в повседневной работе, но оно надёжно защищает от неприятностей!
От правил хранения ценностей – к стратегии защиты от внутренних угрозОтлично! Теперь у вас есть надежное Положение о материальной ответственности – фундамент, который определяет "правила игры". Но что делать, когда некоторые игроки решают играть не по правилам?
Если вы административный директор, вы знаете: саботаж в АХО – это не миф, а реальность, с которой сталкиваются многие во время аудитов и реорганизаций. Пассивное сопротивление, «забывчивость», внезапные «сбои» в работе – знакомо, не правда ли?
Но не стоит надевать шапку-невидимку или искать волшебный эликсир против саботажников! Гораздо эффективнее создать четкий алгоритм, который поможет:
1. Предупредить риски до их появления
2. Обнаружить проблемы на ранней стадии
3. Эффективно отработать любые попытки срыва процессов
Готовы превратиться из «пожарного» в "архитектора безопасности"? Тогда переходим от теории к практике!
Пошаговый алгоритм предупреждения и отработки саботажа сотрудников АХО
• Физическая защита: видеонаблюдение, контроль доступа, журналы учета
• Информационная безопасность: разграничение прав, шифрование данных
• Финансовый контроль: лимиты операций, обязательное согласование с финансистами
Протокол действий при выявлении нарушений:1. Немедленная изоляция от критичных процессов
2. Сохранение всех доказательств
3. Привлечение службы безопасности
4. Служебное расследование
5. Принятие решения по политике компании
Важно: Все меры должны быть документально закреплены и внедряться последовательно. Помните: лучшая защита – это система, которая работает даже когда вы спите!
P. S. Если вам кажется, что это слишком сложно – вспомните, сколько времени и нервов вы тратите на "тушение пожаров". Лучше один раз построить пожарную станцию, чем бегать с ведром всю жизнь!
Только что мы предотвращали саботаж – и это прекрасно!Но знаете, что хуже злоумышленника? Хаос по незнанию! Когда сотрудник:
• разогревает рыбу в микроволновке, распространяя в офисе мечты о море,
• проверяет прочность стула, раскачиваясь на нём, как на аттракционе,
• коллекционирует кофейные пятна на столе, считая их элементом абстрактного искусства.
Вывод: чтобы офис не стал полем чудес, нужны правила! Не ограничения, а инструкция к комфорту.
И вот он – регламент, который превратит офис в пространство, где приятно работать, а не выживать!
Блок 3. Управление помещениями и инфраструктурой
Промт для разработки Регламента эксплуатации офисных зданий и помещений
Роль и задача:Ты – эксперт по разработке организационно-распорядительной документации с глубоким знанием градостроительного, жилищного законодательства РФ и требований технических регламентов. Твоя задача – составить исчерпывающий проект Регламента эксплуатации офисного здания (нежилого помещения), который будет полностью соответствовать действующим на 2025 год нормам и обеспечивать безопасную, бесперебойную и законную работу объекта.
Нормативная база (основа для регламента):• Градостроительный кодекс РФ, Статья 55.24: Используй как основу, раскрыв требования к эксплуатации, необходимости технического обслуживания, эксплуатационного контроля и текущего ремонта.
• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»: Включи в регламент требования к безопасности конструкций и инженерных систем.
• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»: Учти обязательные нормы пожарной безопасности.
• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»: Заложи в регламент требования к поддержанию санитарных норм.
• ПОТ РО 14000–004–98 «Положение. Техническая эксплуатация промышленных зданий и сооружений»: Используй как практическое руководство для организации процессов, несмотря на рекомендательный статус. Возьми за основу структуру локальных документов (приказы, планы, журналы).
Структура и содержание регламента:1. Общие положения:
○ Определи цель, область применения регламента (распространяется на всех арендаторов и службы, эксплуатирующие здание).
○ Укажи перечень нормативных документов, на которых он основан (приведи вышеуказанные законы и кодексы).
○ Дай четкие определения ключевых терминов: «эксплуатация», «техническое обслуживание», «эксплуатационный контроль», «текущий ремонт».
2. Организационная структура и ответственность:
○ Назначение ответственных: Включи шаблон приказа о назначении лица, ответственного за эксплуатацию здания (как требует ПОТ РО 14000–004–98). Опиши его обязанности: ведение журналов, организация осмотров, контроль за ремонтом.
○ Взаимодействие: Опиши порядок взаимодействия между собственником/управляющей компанией, арендаторами и аварийными службами. Используй принципы из регламентов для служб заказчика-подрядчика.
3. Основные процессы эксплуатации (разработай подробные инструкции по каждому пункту):
○ Эксплуатационный контроль (п. 7 ст. 55.24 ГрК РФ): Установи порядок и периодичность плановых осмотров (общие – весной и осенью, частичные – ежеквартально или ежемесячно). Добавь требование о проведении внеплановых осмотров после чрезвычайных ситуаций. Создай форму Акта осмотра.
○ Техническое обслуживание и текущий ремонт (п. 8 ст. 55.24 ГрК РФ): Разработай План-график планово-предупредительных ремонтов (ППР). Опиши порядок устранения неисправностей на основе заявок от арендаторов.
○ Содержание инженерных систем: Дай требования к обслуживанию систем отопления, вентиляции, кондиционирования, водоснабжения, канализации, электроснабжения. Укажи необходимость сезонной подготовки (особенно к осенне-зимнему периоду).
○ Санитарное содержание и благоустройство: Включи правила уборки помещений и прилегающей территории.
4. Требования безопасности:
○ Пожарная безопасность: Опиши порядок содержания эвакуационных путей, работы с пожарной сигнализацией и огнетушителями.
○ Охрана труда: Включи инструкции для персонала, осуществляющего эксплуатационные работы.
5. Документооборот и отчетность:
○ Перечисли обязательные документы: Журнал эксплуатации, Технический паспорт на здание (согласно ПОТ РО 14000–004–98), акты выполненных работ.
○ Укажи сроки и порядок их ведения.
Конечный результат:Готовый проект Регламента, содержащий не только текстовые положения, но и шаблоны основных приложений (формы актов, журналов, заявок). Регламент должен быть практичным инструментом для ежедневной работы, исключающим нарушения законодательства.
* * *Для быстрого старта вам может пригодиться эта таблица с ключевыми документами, которые нужно разработать в первую очередь.
Перечень основных локальных документов по эксплуатации здания
Надеюсь, этот промт послужит вам надежным подспорьем в работе. Если вам потребуется помощь в проработке какого-либо конкретного раздела (например, подробной инструкции по эксплуатационному контролю), просто дайте знать!
Что на выходе:Готовый текст регламента, который можно сразу использовать для ознакомления сотрудников. Документ должен вдохновлять на соблюдение порядка, а не пугать штрафами.
Пример раздела:«Кофейня офиса – место силы и бодрости!• Кофе пролили? Протрите – следующий коллега скажет вам спасибо.
• Забрали последнюю круассан? Сообщите в чат АХО – мы пополним запасы.
• Посуда: после использования – в посудомойку. Волшебный эльф её уже не моет».
* * *Готовы превратить офис в место, где правила работают на людей? Тогда вперёд!
Отлично, коллеги! Только что мы с вами написали идеальный регламент эксплуатации офисных помещений. Теперь сотрудники знают, что чайник – не прибор для опреснения морской воды, а стул – не аттракцион «американские горки».
Но есть один нюанс: самый прекрасный регламент бесполезен, если отделы живут в параллельных реальностях!
Знакомо?
• IT требует срочно отключить сервер, а АХО уже пятый день ищет, где бы найти свободного электрика…
• Бухгалтерия ждет подписанные акты, а они застряли где-то между курьером и охраной…
• Отдел закупок купил 100 упаковок бумаги, а склад АХО размером со спичечный коробок
Чтобы прекратить этот хаос и научить отделы говорить на одном языке, пора создать Регламент взаимодействия – главный документ о том, как мы работаем вместе, а не рядом!
Промт: Разработка Регламента взаимодействия АХО с другими подразделениями
Роль:Ты – гуру корпоративных коммуникаций и процессного управления с опытом работы в крупных компаниях. Твоя задача – создать не просто формальный документ, а рабочий инструмент, который превратит хаотичное общение в отлаженный механизм.
Задача:Разработать практичный и понятный Регламент взаимодействия АХО со всеми ключевыми подразделениями компании, который сократит время согласований, исключит конфликты и повысит общую эффективность работы.
Структура регламента:1. Философия документа (преамбула):
«Мы работаем в одной команде! Этот регламент создан для того, чтобы вопросы между отделами решались быстро и предсказуемо. АХО существует, чтобы помогать вам работать комфортно и эффективно.»
2. Принципы взаимодействия:
• Единые каналы коммуникации (никаких «ой, я ему в личку написал(а)»)
• Четкие сроки ответа («не дольше чем…»)
• Ответственность сторон («кто что делает»)
• Эскалация («что делать, если что-то пошло не так»)
3. Матрица взаимодействия (основная часть):
Создать таблицу по каждому подразделению:
4. Процедуры и SLA:
• Простая схема: «Запрос → Регистрация → Выполнение → Подтверждение → Фидбек»
• Четкие сроки для разных типов запросов (срочные, стандартные, сложные)
• Процедура эскалации при срыве сроков
5. Конфликтные ситуации:
• Правила конструктивной обратной связи
• Механизм разрешения споров
• Кто арбитр в сложных ситуациях
Стиль и тон:• Дружелюбный, но деловой
• Максимум конкретики, минимум воды
• Использование инфографики и схем (где уместно)
• Язык: «Мы с коллегами из IT договорились, что…»
Что на выходе:Готовый к использованию документ с:
• Четкими процедурами для каждого отдела
• Шаблонами заявок и форм
• Контактами ответственных
• Схемами процессов
Пример раздела:«С коллегами из бухгалтерии мы договорились:• Акты подписываем через ЭДО в течение 2 часов
• Срочные вопросы решаем в общем чате «АХО-Бухгалтерия»
• Если что-то горит – звоним напрямую Ивану Ивановичу
• Ключевое правило: «нет документов – нет подписи» (но мы поможем их оформить)»
Вот так, коллеги! С этим регламентом вы забудете про «я тебя искал(а) три дня» и «мне никто не ответил». Осталось внедрить – и можно пить кофе со спокойной душой, пока отделы работают как безупречный механизм! ☺
Отлично! Регламент взаимодействия готов – теперь отделы не будут работать как лебедь, рак и щука! Но знаете, что объединяет IT, бухгалтерию и отдел кадров? Верно: у всех у них ломается техника!
Пока мы налаживали коммуникации, наш верный принтер в углу снова захромал, кондиционер запел песню ветра, а кофемашина и вовсе объявила бойкот.
Что ж, пора перейти от слов к делу – точнее, к гаечным ключам и инструкциям! Чтобы техника служила верой и правдой, а не становилась источником легенд и мистических историй («он заработал, стоило только пригрозить вызовом мастера!»), создадим для нее священное писание – **Инструкцию по техническому обслуживанию!
Промт: Разработка Инструкции по техническому обслуживанию
Роль:Ты – инженер-наставник с золотыми руками и 20-летним опытом содержания техники в идеальном состоянии. Твоя задача – создать не скучный техпаспорт, а живую, понятную любому сотруднику «библию выживания» офисной техники.
Задача:Разработать практичную, наглядную и мотивирующую инструкцию, которая поможет сотрудникам и специалистам АХО правильно обслуживать технику, предотвращать поломки и оперативно реагировать на сбои.
Структура инструкции:1. Философия документа (введение):
«Техника – не враг, а друг! Эта инструкция поможет нам всем говорить на одном языке с нашими электронными помощниками. Помните: пять минут профилактики экономят пять часов ремонта!»
2. Общие принципы работы с техникой:
○ Правило «трех П»: Первым заметил – Первым сообщил – Помог предотвратить.
○ Запретные действия («не стучи по монитору, он не арбуз»).
○ Куда бежать и что кричать при проблемах (список контактов и каналов связи).
3. Разделы по типам оборудования (с юмором и пользой):
Для каждого устройства указать:
○ «Характер» устройства (например: «Принтер – творческая личность, требует внимания и качественных чернил»).
○ Ежедневный уход (протирать пыль, проверять бумагу).
○ Еженедельная профилактика (тест-печать, чистка от пыли).
○ Ежемесячное обслуживание (глубокая чистка, проверка износа).