Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей»

Алёна Кулаченкова

Книга-конструктор административного директора "Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей"

Слово автора

Дорогие коллеги!

Перед вами – не просто книга. Это мой личный «чемоданчик первой помощи» для каждого, кто связал свою судьбу с самой невероятной, многогранной и, без преувеличения, жизненно важной профессией в любой компании – административно-хозяйственной деятельностью.

Меня зовут Алёна Кулаченкова. Я не понаслышке знаю, каково это – быть «главной по всему»: от сломанного принтера и внезапной проверки Роспотребнадзора до сложных переговоров с арендодателем и формирования многомиллионного бюджета. Я прошла путь от помощника директора до административного директора и знаю эту работу изнутри, со всеми ее радостями и ежедневными вызовами.

Мой большой профессиональный вклад – участие в разработке Профстандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности». Эта работа позволила мне систематизировать и официально закрепить тот огромный пласт знаний и компетенций, которые требуются от нас с вами. А благодаря преподавательской деятельности (разработала и веду более 60 курсов для наших с вами коллег) я постоянно вижу ваши главные боли, вопросы и потребности.

Но теория мертва без живой практики. Поэтому я горжусь быть соучредителем проекта «Workshop Academia» (https://w-academia.ru) – платформы, где рождаются и воплощаются лучшие идеи для нашей профессии. А еще ежедневно, вот уже много лет, модерирую большое профессиональное чат-сообщество управленцев и специалистов АХО «Workshop Academia». Этот чат – уникальная концентрация реального опыта, «скорая помощь» в сложных ситуациях и источник вдохновения. Каждый день в чате проводится большое количество микро-консультаций, и именно этот бесценный опыт живого общения с вами, коллеги, помог собрать в этот сборник самое актуальное, нужное и практичное.

Сборник родился из желания помочь. Помочь сэкономить самый ценный ресурс – время. Помочь перестать «изобретать велосипед» и начать использовать готовые, проверенные решения. Помочь говорить с IT, финансистами и руководством на одном языке, аргументированно и уверенно.

Здесь вы найдете не абстрактные теории, а конкретные инструменты на каждый день:

• Промты для быстрого и качественного создания документов, писем и отчетов с помощью AI.

• Чек-листы для идеальной организации процессов, чтобы ничего не упустить.

• Практические рекомендации, выстраданные и проверенные в реальной работе.

Я влюблена в нашу профессию, потому что именно мы создаем среду, в которой рождаются великие идеи и бизнесы. Мы – не «обслуживающий персонал». Мы – создатели комфорта и гаранты эффективности, стратегические партнеры бизнеса.

Этот сборник – инструмент, способный сделать вашу повседневную жизнь немного проще, а работу – еще более блестящей. Пусть он станет вашим надежным помощником и советчиком.

С верой в вас и в наш общий успех,

Алёна КулаченковаС особой благодарностью

Екатерине Корсунской, верному товарищу и партнёру,

Константину Кулаченкову, любимому мужу и единомышленнику,

Вячеславу Орлову, брату и надёжной опоре в моих начинаниях,

членам Экспертного совета «Workshop Academia»:

Альбине Щербеневой,

Екатерине Беловой,

Маргарите Быковой,

Елене Фадеевой,

Гузеле Фейзрахмановой,

Екатерине Фунтовой,

Татевик Оганнисян,

Марии Полторацкой,

Екатерине Помогаевой,

Ольге Тимофеевой,

Олесе Усачевой,

Ольге Шестаковой,

Светлане Шульман;

И каждому участнику чата «Workshop Academia»!

Введение

От хаоса к системе – путь современного административного лидера**

Уважаемый коллега,

Если эта книга оказалась в ваших руках – вы не случайный человек. Вы принадлежите к особой касте профессионалов, которые изо дня в день делают невозможное возможным. Вы – административный директор, руководитель АХО, офис-менеджер. Вы тот, кто превращает хаос в порядок, а проблемы – в решения.

Знакомо ли вам это чувство?

• Вы постоянно «тушите пожары», но редко занимаетесь развитием?

• Вашу работу замечают только тогда, когда что-то идет не так?

• У вас есть власть принимать решения, но нет системной поддержки?

• Вы чувствуете, что ваш потенциал гораздо выше рутинных задач?

Если да – эта книга станет вашим личным трансформатором.

Что перед вами – и почему это работает

Это не сборник сухих инструкций. Это – живая система управления, выстроенная в диалоге с практиком для практиков. Каждая глава рождалась из реальных проблем, с которыми сталкиваются административные руководители ежедневно.

Мы начали с простых чек-листов и дошли до нейробиологии принятия решений – потому что именно так и должен развиваться современный руководитель: от операционки к стратегии, от контроля к развитию, от процессов к психологии.

Что изменится после прочтения

• Вы систематизируете свою работу – от учета ключей до управления бюджетом

• Вы защитите репутацию через прозрачность и документирование

• Вы научитесь измерять ценность вашего подразделения для бизнеса

• Вы поймете механизмы принятия решений – и своих, и коллег

• Вы превратитесь из «решателя проблем» в «создателя сред»

Как устроена эта книга-конструктор

Мы сознательно отказались от классического формата «глава за главой». Вместо этого мы создали модульную систему, где вы можете:

• Начинать с любого раздела, который актуален именно сейчас

• Комбинировать инструменты под свои задачи

• Возвращаться к материалам на разных этапах карьеры

• Развивать систему вместе с ростом своей организации

Каждый промт, каждый чек-лист, каждый регламент – это не догма, а конструктор для сборки вашей идеальной системы управления.

Самое главное

Административный директор сегодня – это не «начальник хозяйственного отдела». Это архитектор рабочей среды, стратег операционной эффективности и хранитель корпоративной культуры.

Эта книга – ваш пропуск в лигу профессионалов, которые не просто реагируют на проблемы, а создают системы, где проблемы не возникают.

Ваше время наступило. Переверните страницу – и начните свое превращение из пожарного в архитектора.

С глубоким уважением к вашему нелегкому труду,Ваш проводник в мире АХО

Блок 1. Старт работы

Дорогие коллеги! Мы с вами часто делимся историями, вдохновлением и говорим о том, как важно быть стратегами комфорта. Но что делать, если вы пришли в новую компанию, а там…

вместо регламентов – легенды,

вместо учета – народное творчество,

а принтер печатает только заклинаниями?

Не волнуйтесь! Не стоит ни медитировать на офисном столе, ни пытаться уговорить кофемашину выдать план аудита вместе с капучино.

Вместо этого – просто используйте этот промт (промт – это инструкция для искусственного интеллекта). Он как ваш личный детектив для расследования процессов АХО. Надевайте шляпу Шерлока, вооружайтесь лупой – и вперёд! Ваша миссия начинается прямо сейчас.

Промт для проведения аудита в новой компании

Роль и задача:

Ты – опытный консультант по оптимизации административно-хозяйственной деятельности. Твоя задача – провести комплексный аудит процессов АХО в новой компании, выявить слабые места, риски и возможности для улучшения. Аудит должен охватывать все ключевые направления работы отдела.

Структура аудита:

1. Подготовительный этап:

○ Запрос и анализ организационной структуры компании.

○ Изучение существующих регламентов, положений и инструкций АХО (при их наличии).

○ Формирование перечня процессов для аудита.

2. Сбор информации:

○ Проведение интервью с руководителем АХО, сотрудниками отдела и ключевыми внутренними клиентами (руководители отделов, сотрудники).

○ Анализ данных по затратам за последние 6–12 месяцев.

○ Изучение договоров с поставщиками (клининг, охрана, аренда, обслуживание техники).

○ Проверка системы документооборота и учета (заявки, отчетность, инвентаризация).

3. Анализ процессов:

○ Оценка эффективности основных процессов:

• Управление закупками (канцелярия, хозтовары).

• Обслуживание офиса (уборка, ремонт, эксплуатация помещений).

• Управление активами (оргтехника, мебель, оборудование).

• Транспорт и логистика (служебные машины, курьеры).

• Обработка заявок от сотрудников (сроки, качество, удовлетворенность).

○ Выявление узких мест, дублирования функций и неоптимальных решений.

○ Оценка соответствия процессов требованиям Профстандарта.

4. Оценка рисков:

○ Финансовые риски (перерасход средств, неэффективные закупки).

○ Операционные риски (простои, срывы сроков, недовольство сотрудников).

○ Юридические риски (нарушение договоров, несоблюдение нормативов).

5. Формирование отчета:

○ Резюме по выявленным проблемам и возможностям для оптимизации.

○ Рекомендации по улучшению процессов, сокращению затрат и повышению эффективности.

○ План внедрения изменений с приоритизацией и оценкой ресурсов.

Требования к результату:

• Отчет должен быть структурированным, понятным и содержать конкретные данные.

• Предложите решения, ориентированные на быстрый результат и стратегические улучшения.

• Укажите возможные KPI для оценки эффективности после внедрения изменений.

Пример использования промта:

«Проведи аудит процессов АХО для компании “Новые Технологии”. Фокус на анализ закупок и управление обслуживанием офиса. Интервью с руководителем АХО и 5 сотрудниками. Проанализируй договоры с поставщиками за последний год. Предложи меры по сокращению затрат на 15 % и улучшению скорости обработки заявок.»

От процессов – к документам: время включить детективный режим!

Отлично! Мы только что провели аудит процессов АХО и нашли все «узкие места». Но что, если я скажу вам, что самое интересное только начинается?

Пока процессы живут в головах сотрудников – это одно. Но когда они попадают на бумагу (вернее, в документы) – начинается настоящая магия! Или… настоящий детектив.

Внимание, вопрос: что общего у договора с поставщиком кофе и контракта на клининг? Правильно: оба могут таить в себе сюрпризы!

Готовы пройтись по договорам с лупой и найти:

• тех, кто обещал золотые горы, а принес «почти как золото»?

• условия, которые писались при свечах в XIX веке?

• цены, которые растут быстрее, чем ваша карьера?

Тогда вам точно пригодится этот чек-лист. Включайте исследователя внутри себя – и вперёд, на аудит договоров!

Чек-лист по аудиту договоров АХО

Рекомендации по проведению аудита:

1. Проверять соответствие договоров внутренним регламентам компании

2. Анализировать условия расторжения и пролонгации

3. Сверять спецификации с фактическими поставками

4. Проверять наличие актов сверок по расчетам

5. Оценивать экономическую эффективность условий

6. Анализировать риски по каждому договору

7. Проверять историю исполнения обязательств

Частые проблемы:

• Отсутствие подписанных актов выполненных работ

• Несоответствие спецификаций фактическим поставкам

• Просроченные договоры без пролонгации

• Нарушение сроков оплаты поставщикам

• Отсутствие документов по расторжению договоров

От чек-листа – к магии регламентов: включаем режим «Юрист-Супергерой»!

Отлично! Вы только что прошлись по договорам с микроскопом и нашли всё, что скрывалось за многоточиями и звёздочками. Но что, если я скажу вам, что это был только разминка?

Теперь настало время включить режим «Стража регламентов»! Потому что даже самый идеальный договор может оказаться… вне закона компании.

Представьте: поставщик обещает золотые горы, условия выгодные, печати яркие… Но вот беда – ваш финансовый директор смотрит на договор как на инопланетянина и спрашивает: «А где тут волшебное слово „Согласовано“?»

Не беда! Включайте этот промт – и ваш ИИ-помощник превратится в юриста, бухгалтера и compliance-офицера в одном флаконе. Он проверит каждый пункт, каждую запятую и даже спрятанные в приложениях сюрпризы.

Готовы? Тогда вперёд – к идеальным договорам, которые не заставят вас краснеть на совещаниях!

И да начнётся битва за идеальные документы!

P. S. Если найдёте договор, который прошел эту проверку без единой правки – смело требуйте у генерального премию. Или хотя бы сходите на кухню за кофе с печенькой. Вы это заслужили!

Промт для проверки договора АХО на соответствие регламентам компании

Роль и задача:

Ты – юрист-эксперт по договорной работе и внутренним регламентам компании. Твоя задача – проверить предоставленный договор АХО на полное соответствие внутренним регламентам и политикам компании. Выяви все отклонения и дай конкретные рекомендации по их устранению.

Инструкция по проверке:

1. Проверка обязательных реквизитов:

○ Соответствие шаблону договора компании

○ Наличие всех необходимых подписей и печатей

○ Полнота реквизитов сторон

○ Соответствие наименований юридических лиц

2. Соответствие финансовым регламентам:

○ Проверка лимитов стоимости согласно бюджету АХО

○ Соответствие процедуры закупки (тендер, запрос котировок)

○ Наличие необходимых согласований финансовой службы

○ Соответствие условиям оплаты (аванс, отсрочка)

3. Проверка на соответствие политикам:

○ Соответствие политике закупок компании

○ Соблюдение антикоррупционной политики

○ Соответствие регламенту работы с поставщиками

○ Соблюдение требований по страхованию рисков

4. Анализ юридических аспектов:

○ Соответствие типовым условиям компании

○ Проверка на наличие рисковых формулировок

○ Соответствие законодательству РФ

○ Анализ условий ответственности сторон

5. Проверка технических спецификаций:

○ Соответствие технических характеристик

○ Полнота описания товаров/услуг

○ Соответствие стандартам качества компании

○ Наличие гарантийных обязательств

Формат вывода результатов:

Представь результат в виде таблицы с колонками:

• Найденное несоответствие

• Норма регламента

• Рекомендация по исправлению

• Критичность (высокая/средняя/низкая)

Пример заполнения:

Дополнительные требования:

• Укажи конкретные пункты регламентов

• Предложи альтернативные формулировки

• Отметь обязательные к исправлению позиции

• Выдели рекомендации по оптимизации условий

Источники для проверки:

• Положение о договорной работе

• Регламент закупочной деятельности

• Политика по работе с поставщиками

• Финансовый регламент компании

• Антикоррупционная политика

Пример использования промта:

"Проверь договор на клининговые услуги от 15.05.2025 с ООО 'Чистый офис' на соответствие нашим регламентам. Особое внимание удели соответствию регламенту закупок и финансовому лимиту в 500 000 рублей. Предоставь развернутый отчет с рекомендациями."

От юридических битв – к философским вопросам документации!

Отлично! Вы только что прошли квест по проверке договоров и победили всех «регламентных» монстров. Но теперь настало время для нового вызова:

«Что создать: Регламент или Положение?»

Представьте, что вы шеф-повар документации. Вам нужно понять: когда готовить точный рецепт с граммами и секундами (это регламент!), а когда – описать философию кухни и общие принциты (это положение!).

Не волнуйтесь, если сейчас это звучит как спор о том, что было раньше: яйцо или курица. Специально для таких моментов мы приготовили простой чек-лист. Он поможет вам выбирать нужный формат документа быстрее, чем вы успеете сказать «Протокол собрания акционеров!»

Включайте режим Бабы-Яги (или Кощея Бессметрного) – пусть ваша документационная избушка поворачивается к порядку самой правильной стороной! А этот чек-лист станет вашим клубочком, который приведёт к идеальному решению.

Простой чек-лист для выбора: регламент или положение?

Вам нужен РЕГЛАМЕНТ, если:

• Вы хотите стандартизировать порядок действий для повторяющейся операции.

• Необходимо исключить разночтения и человеческий фактор в процессе.

• Нужно четко прописать кто, что, в какой срок и как именно делает.

• Пример: Как сотрудник подает заявку на канцелярию? Как ее согласует руководитель? Как АХО ее обрабатывает, закупает и выдает? Это всё – регламент.

Вам нужно ПОЛОЖЕНИЕ, если:

• Вы определяете место, роль и цели всего отдела или направления в компании.

• Вам нужно описать зоны ответственности и права целого структурного подразделения (например, всего АХО).

• Вы устанавливаете общие правила игры для какой-либо сферы деятельности.

• Пример: Что такое АХО? Каковы его основные цели и функции? Как он взаимодействует с другими отделами? Какие у него права? Это – положение об АХО.

Как они связаны?

Часто эти документы работают в связке. Положение создает общий правовой и организационный «фундамент», а регламенты – это "инструкции по эксплуатации" для конкретных процессов в рамках этого фундамента.

1. «Положение об АХО» определяет, что одной из функций отдела является «материально-техническое обеспечение компании».

2. «Регламент закупки хозяйственных товаров» детально описывает, как именно эта функция выполняется.

Вывод:

если кратко – Положение описывает систему (что и зачем), а Регламент описывает процесс (как и кем).

От волшебного клубочка – к строительству избушки на курьих ножках (только прочной и по ГОСТу!)

Ваш чек-лист помог выбрать путь? Отлично! Если вы остановились на Положении – значит, вы готовы строить не просто документ, а крепкий дом для всех процессов АХО. Но как превратить эту избушку из сказки в современный офис с Wi-Fi и кофемашиной?

Не нужно махать волшебной палочкой или искать говорящего кота. Вместо этого – просто запустите этот промт! Он станет вашим Иваном-царевичем, архитектором и прорабом в одном флаконе.

Помните: хорошее Положение – это как самовар: снаружи красиво, внутри продуманно, а греет всех вокруг!

Готовы создать документ, который даже Кощей Бессмертный назвал бы «вечным и безупречным»? Тогда…

* * *

Время строить не сказочные, а реальные системы!

P. S. Если в процессе написания поймаете себя на мысли «а что бы сделал Пушкин?» – остановитесь. Он бы написал шедевр, но без единого KPI. Лучше доверьтесь промту!

Блок 2. Организационные документы

Промт для создания Положения об АХО

Роль и задача:

Ты – эксперт по организационному развитию и корпоративному праву. Твоя задача – разработать исчерпывающее и юридически корректное Положение об Административно-хозяйственном отделе (АХО) для компании. Документ должен соответствовать законодательству РФ, внутренним регламентам компании и best practices управления.

Структура документа:

1. Общие положения

○ Назначение и статус АХО.

○ Цели и задачи отдела.

○ Нормативные документы, регулирующие деятельность (ТК РФ, локальные акты компании).

2. Организационная структура

○ Место АХО в общей организационной структуре компании.

○ Внутренняя структура АХО (должности, подчиненность).

○ Взаимодействие с другими подразделениями (бухгалтерия, IT, HR).

3. Основные функции и направления деятельности

○ Управление помещениями: аренда, эксплуатация, ремонт, уборка.

○ Закупки: канцелярия, хозяйственные товары, мебель, оборудование.

○ Обслуживание оргтехники и ИТ-инфраструктуры.

○ Транспорт и логистика: служебные автомобили, курьеры.

○ Безопасность: охрана, пропускной режим, ЧС.

○ Организация корпоративных мероприятий.

4. Права и ответственность

○ Права руководителя и сотрудников АХО.

○ Ответственность за неисполнение обязанностей.

○ Полномочия по взаимодействию с поставщиками.

5. Процессы и регламенты

○ Порядок обработки заявок от сотрудников.

○ Регламент закупочной деятельности.

○ Инструкции по эксплуатации имущества.

○ Порядок действий в чрезвычайных ситуациях.

6. Заключительные положения

○ Порядок внесения изменений в Положение.

○ Дата вступления в силу.

○ Приложения (формы заявок, шаблоны документов).

Требования к содержанию:

• Используй официально-деловой стиль.

• Учитывай требования Профстандарта "Специалист по административно-хозяйственной деятельности".

• Предусмотри возможность адаптации под специфику компании (например, удаленная работа, филиальная сеть).

• Включи раздел о KPI и оценке эффективности работы отдела.

Дополнительные указания:

• Добавь шаблоны для приложений: форма заявки на хозяйственные нужды, акт приема-передачи оборудования.

• Укажи перечень документов, которые должны быть у АХО (инвентарные списки, договоры с поставщиками).

• Включи пункт о конфиденциальности и сохранности имущества.

Пример использования промта:

"Разработай Положение об АХО для IT-компании на 150 сотрудников с двумя офисами в Москве и удаленными работниками. Упор сделай на управление закупками и IT-инфраструктурой. Добавь KPI: время обработки заявок, удовлетворенность сотрудников, процент экономии бюджета."

Формат результата:

Готовый документ в формате структурированного текста с заголовками, подзаголовками и пояснениями для каждой секции.

От фундамента – к целому замку документации!

Отлично! Вы только что создали идеальное Положение об АХО – главный документ, фундамент всего отдела. Но что дальше? Ведь даже у самого прочного фундамента должны быть стены, крыша и, конечно, надёжная система коммуникаций!

Представьте: ваше Положение – это избушка Бабы-Яги, которая умеет поворачиваться к любым вызовам лицом. Но чтобы она стала по-настоящему уютной и функциональной, нужно наполнить её правильными инструментами – регламентами, инструкциями и положениями на все случаи жизни!

Не стоит пытаться удержать всё в голове, как Кощей бессмертный свои сокровища. Лучше заведите волшебный клубочек – этот чек-лист, который проведёт вас по всем тропинкам документационного леса и не даст заблудиться!

Готовы построить не просто избушку, а целый дворец для вашего АХО? Тогда вперёд – к полному комплекту документов!

* * *

Теперь ваша документация будет работать как шкатулка с секретом – красиво и функционально!

P. S. Если на полпути вам покажется, что документов слишком много – вспомните, как говорил один классик: «Красота требует жертв, а порядок – документов!»

Чек-лист положений, регламентов и инструкций АХО для компании