Полная версия
Можно ли идти на красный свет? Диалоги про налоги
Ольга Кокарева
Можно ли идти на красный свет? Диалоги про налоги
Введение. О чем эта книга?
«Мой бухгалтер не берет трубку…»
С этой фразы иногда начинается сотрудничество с будущим клиентом.
Требование из налоговой, блокировка счета, нет базы данных и что делать с покупателями, которые хотят оплатить товар… Вот это все вводит в стресс и тормозит желание заниматься бизнесом вообще.
А желание – это драйв, это то, что движет к успеху в любом деле. Если есть страх перед неизвестными проблемами – мысленно начинаешь сам себя тормозить!
Я занимаюсь финансами уже более 25 лет.
Начинала простым бухгалтером, завершила карьеру в найме в должности финансового директора холдинга. В 2008 году ушла из найма в консалтинг и бухгалтерский аутсорсинг, и вообще, это был переломный для меня год.
Уже более 10 лет я провожу обучение начинающих бухгалтеров и веду семинары по управленческому учету и бюджетированию. За эти годы у меня отучилось более 500 учеников, и я вела более 300 клиентов. И за эти годы я точно поняла – финансовый успех или крах зависит от того, как Главный человек в компании относится к ее финансовой политике.
Существует три типа руководителя:
1. Считает это важным, пытается вникнуть сам, разбирается или учится этому в процессе.
2. Считает это немаловажным, находит специалиста или доверенное лицо (очень часто члена семьи), которому доверяет этот вопрос и полностью перекладывает на него.
3. Считает это важным, только когда возникают проблемы. Сам не учится, никого не слушает. К бухгалтеру относится как к способу отвязаться от налоговой.
Наверное, вы понимаете, что в итоге получается у каждого из них? И если вы первый или второй тип руководителя – то эта книга будет вашей настольной!
Мне нравится цитата из фильма «Список Шиндлера»: «Мой отец любил говорить, что в жизни нужны только три вещи: хороший доктор, прощающий священник и умный бухгалтер».
Бухгалтер – в широком смысле, конечно. Финансовый ассистент, финансовый директор, главный экономист. Да, собственно, тот человек, который непосредственно определяет финансы бизнеса.
Это книга о том, что нужно знать Главному человеку бизнеса или что он должен спросить у Бухгалтера.
Вопрос 1. С чего начать, или без чего нельзя?
Вопрос 2. Сколько платить налогов?
Вопрос 3. Покупатели готовы платить – как принять и не накосячить?
Вопрос 4. Куда уходят деньги?
Вопрос 5. Персонал. Какие риски?
Вопрос 6. Как проверить свою бухгалтерию или найти хорошего бухгалтера?
Вот на эти и многие другие вопросы вы получите ответы.
Я расскажу про ошибки, которые совершают в процессе постановки бизнеса, и дам алгоритмы работы. Будут чек-листы и схемы. Я пишу инструкции и регламенты своим клиентам – это облегчает им жизнь. Я уверена, что мои советы тоже облегчат жизнь вам. Ведь то, что понятно, – то просто.
Давайте начнем!!!
Глава 1. С чего начать, или Без чего нельзя?
1.1. Можно ли начать бизнес случайно?
Вас посетила мысль «начать свой бизнес»? Но можно ли начать что-то случайно? Иногда бывает судьба, удача выводит. Например, мой путь к бизнесу, кажется, был случайным, просто стечение обстоятельств!
Я уволилась с одной работы, но еще не устроилась на другую, находилась в поиске и раздумье. В это «межсезонье» ко мне обратились за консультацией.
В 2007 году мой приятель стал директором представительства в РФ одного немецкого завода. Вопрос был связан с таможенным оформлением и ввозом товара. Брокеры предложили схему снижения пошлин – занижение таможенной стоимости через компанию-брокера. Схема мне не понравилась, и я объяснила почему. Несмотря на то, что так делали многие – риск выявления разницы между закупочной и таможенной стоимостью был высокий.
Немцы усомнились. Брокер говорил одно – я другое. Вроде брокеры не последние на рынке, плохого не посоветуют… И, как настоящие бюргеры, они пошли к своим юристам, в российский филиал немецкого консалтинга.
Консультация стоила 5 000 евро за 2 часа! Даже сейчас – это немало, а тогда у генерального директора была зарплата в 2 000 евро. Они слово в слово повторили мою позицию – вот так. В итоге немецкие заказчики наняли меня в качестве налогового консультанта. А что? Тот же результат за меньшие деньги. Вроде случайно – но я стала работать на себя!
Но на самом деле такая якобы случайность – это результат много-думья или много-ученья. Ты хочешь что-то изменить, интуитивно читаешь или участвуешь в чем-то.
Подумайте сами, а где вы проводили время накануне перемен в вашей жизни? Чем занимались, что читали, с кем разговаривали, пока не начали заниматься своим бизнесом, любимым проектом?
«Самую большую ошибку люди делают, когда они не пытаются заработать тем, что им больше всего нравится», – Малькольм Форбс.
Но как из увлечения сделать действительно финансово успешный бизнес?
Успех сегодня – это победа в конкурентной борьбе. То есть быть лучшим в том, что вы делаете. И не просто быть, а постоянно становиться лучше. Лучше, чем кто? Лучше, чем вы сами.
Например, вы ландшафтный дизайнер. Все началось с того, что вы с любовью посадили первые цветы. Дальше почитали в интернете, как за ними ухаживать. И у вас стало красиво на даче, именно у вас. И вы прямо супермастер у себя в огороде. Но супер вы стали именно изучая эту тему на своем участке. Изучая, вы стали лучше, чем до этого. И уже можно масштабировать: продавать саженцы, продавать советы по уходу, проводить работы по уходу и т. д.
Вы можете помочь другим и заработать на этом, если вы сами стали в этом вопросе на 1–2–3 и т. д. уровня выше себя предыдущего.
Конкуренция сейчас безумная.
И начинать бизнес только потому, что «эта тема сейчас очень выгодная, на ней все зарабатывают и т. д.» – нет смысла. Конкуренцию не победить, слабо разбираясь в продукте. Должен быть основной продукт. У него могут быть много побочных (лид-магниты, трипваеры, допники, и т. д). Но флагман – один, то в чем вы – Мастер!
И все знают про него!
А вот когда вы все знаете о своем «продукте», тогда сможете и должны ответить на следующие вопросы:
1. Что нужно для создания продукта: ресурсы, персонал.
2. Себестоимость, сколько стоит произвести одну единицу продукта (товара, услуги).
3. Цена продукта. Умение обосновать эту цену покупателю.
4. Условия предоставления продукта: условия оплаты, поставки или сроки выполнения.
5. Есть ли у вас договор, в котором описаны эти условия.
Даже если вы просто продаете товар – то все равно вы производите продукт. Потому что из точки А в точку Б он попадает именно благодаря вашим усилиям. И это и есть создание продукта!
Мой основной продукт (флагман) – бухгалтерские услуги. И это не только про налоги.
Я точно знаю, что нужно для моих клиентов.
И это не только мои знания российского законодательства, но и решение организационных финансовых вопросов, финансовая техподдержка, советы по управлению бизнесом, множество небольших, но трудных для несведущего человека нюансов ведения бизнеса, которые экономят моим клиентам время и нервы. А это, в свою очередь, – возможность сосредоточиться на продукте, ну а налоги, отчеты, реквизиты, ЭЦП, требования, сверки и «ВотЭтоВсе» – можно на все 100 % доверить мне и не забивать этим голову. То, что действительно надо знать, – я расскажу!
1.2. Начинаем работать легально
Можно ли работать нелегально, не регистрировать бизнес?
Иногда я слышу такое: «друг работает уже давно, ничего не регистрирует, кассу не покупает, и все хорошо».
Или вот, например, еще похлеще. Недавно на консультации меня спросили: «У нас стоматологический кабинет – на сколько придется поднять цену, если мы будем платить налоги и зарегистрируем ООО?» Нет такого значка, чтобы показать размер моих глаз в этот момент! Может быть и такое…
Но только это не бизнес. Это скорее такой небольшой фриланс, что-то пришло на карту, что-то отдали налом. В общем, это в народе называют метким словом «кручусь». Но если вы реально хотите масштабировать бизнес – надо регистрировать ИП или ООО.
Ведение бизнеса без регистрации по нашему закону расценивается как незаконное предпринимательство, а это ст. 171 УК РФ. Не хочу пугать, но даже без статьи есть и другие причины для легализации (дальше расскажу подробнее).
И самый популярный вопрос дальше: «Что лучше: ООО или ИП?»
Плюсы и минусы обычно есть везде. Как же выбрать форму ведения бизнеса – ИП или ООО? Сейчас расскажу.
РЕГИСТРАЦИЯ1. Для регистрации ИП нужно только заявление и госпошлина 800 руб. Но зарегистрироваться можно только по адресу постоянной регистрации физлица. То есть где прописан – там и будет ИП. Если нет постоянной прописки – значит, нужна временная!
Для ООО комплект документов сложнее и госпошлина выше – 4 000 руб. Но зарегистрировать ООО вы можете по любому адресу, только адрес придется купить или взять в аренду офис, а это тоже расходы.
2. Если вы планируете вести бизнес в одиночку, то ИП вам вполне подойдет, а вот если вы соображаете на двоих и более, то тогда только ООО или АО, чтобы у каждого участника была своя доля в бизнесе. ИП на всех не делится.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИВ этом вопросе есть существенное различие между ИП и ООО.
Вся чистая прибыль ИП остается в его распоряжении и может быть потрачена на его усмотрение.
А вот прибыль юрлица, ООО или АО, принадлежит компании и может быть потрачена собственниками бизнеса только после совместного решения о выплате дивидендов и уплате налога (13–15 %).
НАЛОГИИ самый существенный момент – это налогообложение и отчетность ИП и ООО! У ИП отчетность и проще, и меньше.
Рис. 1. Выбираем ИП или ООО
А какую форму налогообложения – УСНО, или ОСНО, или Патент выбрать, я буду рассказывать дальше.
1.3. ЭЦП
«Я не буду делать ЭЦП – это опасно, и я не хочу рисковать» – сказала одна моя клиентка. Но можно ли сегодня вести бизнес без ЭЦП?
Я еще помню времена, когда отчетность сдавали «ногами». В то время даже ксерокс был не во всех компаниях. Мы шли в налоговую, покупали журнал с бланками отчетности, заполняли руками циферки, потом снимали копию и относили в налоговую. Один экземпляр – налоговому инспектору, один экземпляр – с отметкой бухгалтеру. Если вдруг ошибка – все приходилось переписывать!
Потом появились компы и принтеры (но еще не было интернета!). Образцы отчетов записывали на дискетку в налоговой (не все даже знают сейчас, что это такое). Потом заполняли на компе, распечатывали, подписывали у директора и приносили пачку документов в налоговую на бумаге и дискетке.
У каждого был свой инспектор, к которому была своя отдельная очередь. Таким же образом мы ходили в ПФР и еще три фонда. Короче, все это и называлось «сдать ногами»!
Сейчас эту головную боль в полном объеме заменила ЭЦП. И если вы не полностью изолированы от реальной жизни, то бояться ЭЦП – примерно то же самое, что бояться интернета или электронной почты.
Для начала пройдемся по терминам.
ЭЦП – это электронно-цифровая подпись. Если по-человечески – это файл-ключ, с помощью которого вы можете подписывать документы.
Самый известный вид ЭЦП – это подпись в онлайн-банке. Вряд ли кто-то сейчас носит платежки в банк, хотя было и такое. Сейчас мы работаем в онлайн-банке и подписываем платежки с помощью ЭЦП. Правда, подпись в банке имеет очень узкое применение. В каждом банке свой ключ, и пользоваться им можно только в конкретном банке.
Но для отчетности нужна другая ЭЦП. Ее выпускает налоговая и выдает в единственном экземпляре директору ООО или ИП.
Итак, можно ли сейчас вести бизнес без ЭЦП?
Почти нет.
Для ООО – это обязательно.
Для ИП – можно обойтись на начальном этапе, но чем крупнее бизнес, тем чаще будет вставать вопрос наличия ЭЦП.
Почему же надо сделать себе ЭЦП?
Во-первых, для сдачи отчетности. Большинство бухгалтеров сдают отчеты электронно. Сейчас такое количество отчетов надо сдавать, что не побегаешь по налоговым и фондам с бумажками. Для НДС-ников это вообще обязательно.
Во-вторых, следующее место, где используется ЭЦП, – это подключение онлайн-кассы и других платежных сервисов. В теории в 2025 году еще можно подключить это без ЭЦП, например, личным присутствием в налоговой или по нотариальной доверенности. И это ни в какое сравнение не идет с ЭЦП – ведь отправка заявления через кабинет налогоплательщика занимает в разы меньше времени!
В-третьих, ЭЦП может потребоваться при регистрации на таможне, при госзакупках, для РКН и в других госорганах. И это все та же самая ЭЦП.
В-четвертых, электронный документооборот – ЭДО – вообще без ЭЦП не работает. Но это требует отдельной главы, и я вам обязательно об этом расскажу чуть позже.
Как получить ЭЦП?
1. В налоговой лично (в Москве этим занимается 46-я налоговая).
2. В Сбербанке (при наличии счета в банке).
3. В удостоверяющем центре (платная услуга).
Процедура простая – лично с паспортом и СНИЛС приходите, и в выбранной точке вам все делают. Затем ЭЦП записывается на токен (такая защищенная флэшка), его надо купить заранее на любом маркетплейсе. ЭЦП не копируется (ну почти) – выпустить две подписи сразу нельзя.
Рис. 2. Флэшка-токен
Через 15 месяцев ее нужно продлить:
• в той же налоговой на тот же токен;
• через личный кабинет в СбербанкБизнес;
• в личном кабинете налогоплательщика;
• через удостоверяющий центр, но это снова платно!
Итак, ЭЦП сейчас нужна:
• для сдачи отчетности в налоговую и СФР;
• для ЭДО;
• для онлайн-касс (регистрации и снятия);
• для ФТС;
• для тендеров;
• для госуслуг.
Так что без ЭЦП могут работать только ИП, и то не все.
Есть ли риски? Если не отдавать никому свою подпись бесконтрольно – то нет. Из 100 моих клиентов без ЭЦП работают только 2! И то только потому, что они за границей – а получить ЭЦП можно только лично.
Все становится проще с ЭЦП, поверьте.
А что еще нужно для облегчения всех бизнес-процессов? Расскажу вам дальше.
1.4. Какие сервисы нужны?
Итак, что еще нужно, чтобы облегчить жизнь своему бизнесу? Своим новым клиентам я всегда задаю первый вопрос: У вас есть база 1С[1]?
Варианты ответов обычно:
• «Да, конечно»;
• «Наверное, у бухгалтера есть»;
• «Я в этом ничего не понимаю»;
• «Еще нету»;
• «А зачем мне 1С?..».
Каждый из этих ответов вытекает из степени вовлеченности руководителя в технические аспекты существования бизнеса и ведения бухгалтерской отчетности. Есть те, кто все любит контролировать, пытается разобраться и в этих вопросах. Есть те, кому проще делегировать этот функционал бухгалтеру и не вникать. Правда где-то посередине.
Бухгалтеры, которых я опрашивала, тоже выбирают разные программы.
Рис. 3. Выбор софта
Как-то ко мне пришел клиент, который решил сменить бухгалтера, а база 1С со всеми данными была как раз у предыдущего бухгалтера. Она была готова к смене и в общем-то лояльно отнеслась к передаче копии базы 1С. Мы договорились о сроках. Но, к сожалению, она заболела, и передача затянулась на месяцы, а бизнес ждал.
Другой клиент – ИП, переходящий с банковской бухгалтерии, решил сам завести себе базу 1С, но как только я попросила к ней доступ, ответил: «Я в этом ничего не понимаю».
А вообще кто должен платить за 1С? Ведь 1С – это рабочий инструмент бухгалтера, как комп и т. п. Да, сегодня без бухгалтерской программы вести учет невозможно.
Как правило, если бухгалтер наемный в штате, то за все платит работодатель, а функционал на себя берет главбух (в маленьких компаниях) или ИТ-отдел (при наличии).
Главное, что должен знать руководитель: где база данных и как к ней получить доступ оперативно.
Обратите внимание, что просто иметь базу 1С недостаточно. Важно, чтобы она работала не на локальном компе бухгалтера, а на удаленном сервере.
Работать из любого места – сегодня не роскошь, а наша реальность. Когда бизнес маленький – в 1С работает только бухгалтер, но часто со временем появляются обязанности и у других членов команды. И тогда возникает необходимость в дополнительных доступах к 1С. Это решается легко – если база 1С на облачном сервере.
Поэтому важно найти хорошего подрядчика, который обеспечит услуги удаленного сервера, так называемый дата-центр. Покупать и обслуживать свой сервер – дорого и нецелесообразно для малого и среднего бизнеса, поэтому в идеале такой подрядчик полностью закрывает технические вопросы по размещению баз данных, чтобы клиенту было комфортно и безопасно и он вообще не думал об этом.
Я предлагаю своим клиентам два варианта:
Первый: мы берем всю техническую часть на себя. Что сюда входит:
1. Заводим базу 1С.
2. Размещаем ее в облаке (на удаленном сервере), чтобы можно было зайти в базу из любого места.
3. Предоставляем доступ клиенту по его желанию.
4. Делаем обновление релизов, ведь все время что-то меняется в законах, то новые реквизиты, то формы отчетов, то формы первичных документов и т. д.
5. Сохраняем резервные копии (back-up).
6. Подключаем с помощью ЭЦП к налоговой и другим госорганам.
7. Осуществляем техподдержку.
В этом случае клиент минимально вовлечен в технические процедуры, но может получить копию по первому требованию (так условлено по договору).
Второй вариант: клиент сам продвинут в ведении бухучета и берет все это на себя, а нам предоставляет доступ к программе для выполнения наших функций (и это мы тоже прописываем в договоре).
Как-то меня попросили провести внешний контроль работы бухгалтерии. У собственника появились вопросики к бухучету. Такой мини экспресс-анализ состояния учета надо было сделать. Так вот, доступ к базе он смог получить от бухгалтера только через 2 (!) недели. Бухгалтер, вероятно, намеренно затягивал процесс, подчищая свою работу, что в общем-то, может, и пошло в итоге компании на пользу. Но зато и собственник понял, что есть слабое место в безопасности его бизнеса.
Ведь база 1С – это не только инструмент бухгалтера, но еще и информация о компании, и коммерческая тайна, и персональные данные. Это безопасность бизнеса.
Есть еще важный технический момент в работе бухгалтерии. Чтобы подключиться к налоговой и всем остальным сервисам, одной ЭЦП и 1С недостаточно. Прямой связи с налогоплательщиками у налоговой нет. Нужен договор с оператором для отправки отчетов в налоговую. Точнее сказать, есть кабинет налогоплательщика, где можно проверить долги и отправить декларации ИП-шек, и то не все. А для юрлиц и ИП с сотрудниками нужен договор с одним из операторов: КалугаАстрал, КОНТУР, СБИС, ТАКСКОМ и т. д.
Мы работаем через КалугаАстрал – самый удобный и простой оператор. Отправка отчетности идет прямо из 1С, и не надо ставить дополнительное ПО на комп. Но лучше всего доверить выбор бухгалтеру, ему же работать. Поменять оператора можно, но лучше все-таки работать с одним и тем же. Это удобнее.
Итак, что вам понадобится для бизнеса:
1. ЭЦП.
2. Бухгалтерская база, например, 1С.
3. Облачный сервер.
4. Договор с оператором для сдачи отчетности.
Если отнестись к любым техническим средствам как к способу упростить или ускорить бизнес-процессы, потратить немного времени, разобраться и делегировать, – то все не так и сложно в дальнейшем.
1.5. Предварительная подготовка
Когда я работала в найме – я была просто финдиректором. Ну как, просто… В том смысле, что я отвечала только за финансы, и у компании была масса служб, которые обеспечивали мне условия работы. АХО (административно-хозяйственный отдел), транспорт, кадры, и т. д.
Но в своем бизнесе вы должны сами себе это обеспечить. В какой бы области вы ни были экспертом – вам придется погрузиться в смежные сферы. В предварительной подготовке – половина успеха!
Есть у меня одна история на эту тему. Он был прокурором, и довольно крутым в команде генпрокурора! Но когда генпрокурор «погорел на девочках», всей команде пришлось уйти.
Кто куда, а он – в адвокаты, как бы на другую сторону баррикад. Только вот тоска по власти, которая есть у прокурора, но нет у адвоката, очень мешала ему жить. Не было соли в работе. И работа вроде похожа, но и деньги не те, и круг общения другой. И чем больше было беготни по судам, тем больше хотелось чего-то масштабного и интересного. Свой «свечной заводик»!
А тут новая клиентка и новое дело подвернулись. У клиентки умер муж – очень большой бизнесмен, владелец завода и целой сети текстильных магазинов. Дочь от первого брака не поделила с новой женой наследство, и в своей сваре они медленно убивали бизнес. Даже станки спиливали и прятали друг от друга!
Адвокат делал свою юридическую работу, но точно видел: бизнес был крутой и тема перспективная. В общем, стал он потихоньку вкладывать свой капитал в завод и тянуть одеяло на себя. У наследников денег становилось все меньше, перспектив виделось еще меньше. Чувствовали они: надо продавать, пока за этот бизнес хоть что-то еще можно получить.
Так и стал адвокат – владельцем бизнеса. Не сам, конечно, через подставных лиц, но как говорится, конечный бенефициар. Сбылась мечта о свечном заводике. Но это не конец истории, а только начало!
Мечта о «свечном заводике» – это лишь идея о доходе, который как бы сам себе будет капать, и вроде бы не надо думать о хлебе насущном каждый день. Но именно покупка или создание бизнеса – это только начало работы нон-стоп.
Бывший прокурор ничего не знал о швейном производстве, разбираться в этом не стал и чисто интуитивно начал делать первые робкие, но в корне неверные шаги: он покупает на швейной выставке стандарты (нормативы) для изделий; он нанимает знакомых для организации склада; он отправляет жену на курсы бухгалтеров; он покупает новое оборудование у китайцев в рассрочку; он поручает заведующему производством работу с поставщиками; он продлевает контракты с покупателями на старых условиях…
В общем, совершил наш адвокат-прокурор немало ошибок. Бизнес в результате умер, и самому бенефициару пришлось уехать из страны, потому что бизнес требовал все время вливаний, деньги заканчивались, а он их получил не самым законным образом.
Что я хотела вам сказать этой историей: в самом начале важно продумать первые шаги. Найти хороших помощников в широком смысле этого слова. Иначе, совершая ошибку за ошибкой, вы просто сольете свой капитал, как тот адвокат-прокурор. «Обучение платное» – так сказать!
Итак, минимальное техническое обеспечение мы с вами уже обсудили, но быстро напомню, что нужно, чтобы открыть бизнес:
Рис. 4. Что нужно, чтобы открыть бизнес?
1. Получение ЭЦП.
2. Программа для ведения учета, создания отчетов и место хранения базы данных.
3. Сервис для отправки отчетов в налоговую.
Что еще нужно, чтобы все нормально работало?
4. Выбрать систему налогообложения.
Это тот момент, когда надо не полениться, разобраться и просчитать, что будет выгоднее именно для вашего бизнеса. Ошибка в выборе чревата расходами!
5. Банк-клиент.
Доступ к нему дают сразу при открытии счета в банке. Но доступ изначально один, только для руководителя. В идеале, можно сделать второй доступ для бухгалтера (без права подписи), чтобы оперативно выгружать выписки и загружать платежи на подпись.
Делегируйте работу с банком бухгалтеру. Оставьте руководителю только право подписи. Если этого не сделать – то руководитель делает все это сам, а часто это лишняя трата времени и замедление процессов. А время – это ваш главный ресурс.
6. Если ваши покупатели физические лица – нужна ККМ – контрольно-кассовая машина. Касса!
Сейчас вы обязаны выдать чек в момент покупки. Неважно, как платят покупатели-физлица: наличкой, картой, на счет, онлайн и т. д. Штрафы за это нарушение бешеные.
7. Если покупатели – юридические лица, то нужен будет ЭДО – электронный документооборот.
Компании сейчас массово переходят на него. Кто будет выставлять счета – тот и должен работать с ЭДО. Зачастую это обязательное требование покупателя. И вы не сможете диктовать свои условия таким покупателям, если не будете технически готовы.