Основы теории управления рестораном

Оптимизация использования ресурсов: Ресурсы ресторана – это всегда ограниченный набор: финансовые средства, время, человеческий труд, материальные запасы. Эффективное планирование помогает максимально рационально распределить эти ресурсы, исключить их нецелевое использование, минимизировать потери и избежать дефицита. Например, планирование закупок предотвратит избыток скоропортящихся продуктов или нехватку ингредиентов для популярных блюд.

Снижение рисков и неопределённости: Ресторанный бизнес подвержен множеству рисков: изменение потребительских предпочтений, появление новых конкурентов, экономические спады, сезонность, форс-мажорные обстоятельства. Планирование, особенно стратегическое, направлено на предвидение этих рисков и разработку мер по их минимизации или нейтрализации. Оно позволяет быть готовым к различным сценариям развития событий.

Повышение эффективности работы персонала: Когда у сотрудников ресторана есть чёткие планы, задачи и инструкции, их работа становится более целенаправленной и продуктивной. Планирование помогает избежать дублирования усилий, снизить количество ошибок, повысить дисциплину и ответственность. Каждый член команды понимает свою роль в достижении общей цели.

Основа для принятия управленческих решений: Планирование – это не просто создание программы действий, но и основа для принятия обоснованных решений. Анализ текущей ситуации, прогнозирование возможных результатов и оценка альтернатив, заложенные в процесс планирования, позволяют руководству принимать более взвешенные и эффективные решения по всем аспектам деятельности ресторана.

Мотивация и вовлеченность сотрудников: Когда сотрудники видят, что их работа вписывается в общий план, что их усилия способствуют достижению значимых целей, это повышает их мотивацию и вовлеченность. Чёткое понимание задач и их важность для общего успеха ресторана создаёт чувство причастности и ответственности.

Контроль и корректировка деятельности: Планы служат ориентиром для контроля. Сравнивая фактические результаты с запланированными, руководство может своевременно выявлять отклонения, анализировать их причины и вносить необходимые корректировки в дальнейшие действия. Это делает управление рестораном гибким и адаптивным.

Развитие и конкурентоспособность: В условиях быстро меняющегося рынка, планирование – это ключ к развитию и сохранению конкурентоспособности. Оно позволяет своевременно реагировать на изменения, внедрять инновации, улучшать качество продукции и услуг, расширять присутствие на рынке. Ресторан, который не планирует своё будущее, рискует остаться позади.

Таким образом, сущность планирования в ресторане заключается в его роли как инструмента стратегического и операционного управления, который позволяет:

Определить желаемое будущее (цели).

Проанализировать настоящее (ресурсы, возможности, угрозы).

Разработать оптимальный путь к будущему (стратегии, тактики, операции).

Обеспечить эффективное движение по этому пути (ресурсы, персонал, контроль).

Без планирования ресторан превращается в парусник без компаса и карты, плывущий по течению, без возможности управлять своим курсом и предвидеть штормы.

Принципы планирования в ресторане

Для того чтобы планирование было эффективным, оно должно основываться на определённых принципах. Эти принципы являются руководящими правилами, которые помогают сделать процесс планирования системным, целесообразным и результативным. Рассмотрим ключевые принципы планирования, применимые к ресторанному бизнесу:

Принцип Целостности (Системности):

Сущность: Планирование ресторана должно охватывать все его аспекты как единую систему. Нельзя планировать только кухню, игнорируя маркетинг, или только финансы, забывая о персонале. Все элементы ресторана взаимосвязаны, и изменения в одном из них влияют на другие.

Применительно к ресторану: Стратегические цели развития (например, открытие новой точки) должны быть согласованы с тактическими планами (маркетинговая кампания, привлечение инвестиций) и оперативными планами (расписание работы персонала, закупка продуктов для нового меню). План меню должен учитывать наличие нужных ингредиентов, возможности кухни и квалификацию поваров, а также маркетинговую стратегию ресторана.

Принцип Целесообразности (Ориентации на цель):

Сущность: Любой план должен быть направлен на достижение конкретных, измеримых, достижимых, релевантных и ограниченных по времени (SMART) целей. Все мероприятия, заложенные в план, должны служить этой цели.

Применительно к ресторану: Если цель – увеличить средний чек, то план должен включать мероприятия, непосредственно влияющие на это: обучение официантов техникам допродаж, введение новых, более дорогих блюд в меню, разработка специальных предложений, стимулирующих заказ дополнительных позиций.

Принцип Реалистичности (Осуществимости):

Сущность: Планы должны быть реалистичными, основываться на реальных возможностях, ресурсах и существующей ситуации. Нереалистичные планы приводят к разочарованию, демотивации и невыполнению.

Применительно к ресторану: Планируя увеличение количества посадочных мест, необходимо учитывать реальную площадь помещения, пропускную способность кухни, наличие квалифицированного персонала и возможность привлечения достаточного количества посетителей. Не стоит планировать одновременное введение 50 новых позиций в меню, если на кухне работает только 3 повара.

Принцип Гибкости (Адаптивности):

Сущность: Планы должны быть достаточно гибкими, чтобы адаптироваться к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды. Жёсткие, не подверженные изменениям планы быстро устаревают и теряют свою актуальность.

Применимо к ресторану: Если в ресторане внезапно снизился спрос на определённое блюдо, или появился новый, очень популярный конкурент, должны быть предусмотрены механизмы быстрой корректировки меню, маркетинговых акций или других операционных процессов. Планы закупок должны предусматривать возможность быстрой замены поставщиков или корректировки объёмов заказов.

Принцип Непрерывности (Последовательности):

Сущность: Планирование – это не разовое мероприятие, а постоянный, непрерывный процесс. Одна фаза планирования переходит в другую, формируя единую цепочку действий.

Применимо к ресторану: Оперативные планы (например, на неделю) являются продолжением тактических планов (на месяц/квартал), которые, в свою очередь, вытекают из стратегических планов (на год/несколько лет). Постоянная обратная связь между различными уровнями планирования обеспечивает согласованность действий.

Принцип Иерархичности (Многоуровневости):

Сущность: Планирование осуществляется на различных уровнях управления, начиная от общего стратегического, и заканчивая конкретными оперативными задачами. Каждый последующий уровень детализирует предыдущий.

Применимо к ресторану: Стратегический план ресторанной сети определяет общую концепцию развития. Тактический план каждого отдельного ресторана детализирует, как эта концепция будет реализована в данном заведении (например, обновление интерьера, внедрение новых категорий блюд). Оперативные планы определяют конкретные задачи для персонала на день/неделю (например, выполнение плана продаж, поддержание чистоты, проведение мастер-класса для поваров).

Принцип Приемлемости (Своевременности):

Сущность: План должен быть разработан и представлен исполнителям своевременно, чтобы у них было достаточно времени для его реализации. Опоздание с планом означает опоздание с началом действий.

Применимо к ресторану: Планы на следующий месяц должны быть готовы к концу текущего месяца, чтобы персонал мог ознакомиться с ними, а закупки и подготовка были начаты заблаговременно. Оперативные планы на день должны быть доведены до сведения сотрудников в начале рабочей смены.

Принцип Единства (Согласованности):

Сущность: Все подпланы и отдельные мероприятия должны быть согласованы между собой и формировать единое целое. Недопустимы противоречия между различными частями плана.

Применимо к ресторану: План по продвижению нового блюда должен быть согласован с планом закупок (наличие ингредиентов), планом производства (возможность быстрого приготовления), планом работы официантов (обучение особенностям блюда) и финансовым планом (ценообразование, ожидаемая прибыль).

Принцип Вовлечения персонала:

Сущность: В процесс планирования, особенно на тактическом и оперативном уровнях, желательно вовлекать ключевых сотрудников. Это повышает их ответственность, мотивацию и позволяет учесть ценный практический опыт.

Применимо к ресторану: Обсуждение новых идей меню с шеф-поваром и су-шефами, привлечение менеджеров к разработке графиков работы, учёт предложений официантов по улучшению обслуживания – все это примеры вовлечения персонала.

Принцип Контролируемости:

Сущность: План должен предусматривать механизмы контроля за его выполнением. Должны быть определены критерии оценки, показатели эффективности и ответственные за мониторинг.

Применимо к ресторану: План увеличения среднего чека должен предусматривать еженедельный мониторинг данных по среднему чеку, анализ продаж по каждому официанту, оценку эффективности применённых техник допродаж.

Соблюдение этих принципов делает процесс планирования в ресторане не формальностью, а мощным инструментом достижения успеха, позволяющим эффективно управлять сложным механизмом ресторанного бизнеса, адаптироваться к изменениям и уверенно двигаться вперёд.

Виды планов: стратегические, тактические, оперативные. Долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные

является одним из фундаментальных аспектов управления любым бизнесом, и ресторанная индустрия не является исключением. Эффективное планирование позволяет ресторану не только выживать в конкурентной среде, но и успешно развиваться, достигать поставленных целей и максимизировать прибыль. Различные типы планов, классифицированные по временным горизонтам и уровню детализации, играют ключевую роль в достижении этих целей. Давайте подробно рассмотрим каждый из них.

Классификация планов по уровню детализации и охвату:

Стратегические планы

Сущность: Стратегические планы – это наиболее высокоуровневые и долгосрочные планы, которые определяют общее направление развития ресторана, его миссию, видение и основные конкурентные преимущества. Они отвечают на вопросы: «Кем мы хотим быть через 5-10 лет?», «Какое место мы хотим занять на рынке?», «Каковы наши основные конкурентные преимущества?».

Значение:

Определение долгосрочных целей: Стратегические планы задают вектор развития, позволяя избежать ситуативного управления и хаотичных решений.

Формирование конкурентной позиции: Они помогают ресторану определить свою уникальность, целевую аудиторию и способы её привлечения и удержания.

Распределение ресурсов: Стратегические планы служат основой для распределения финансовых, человеческих и материальных ресурсов на долгий срок.

Адаптация к изменениям: Они помогают предвидеть будущие тенденции и изменения в отрасли, позволяя ресторану своевременно адаптироваться.

Мотивация персонала: Чётко сформулированная стратегия даёт сотрудникам понимание общей цели и их роли в её достижении.

Характеристики:

Долгосрочность: Обычно охватывают период от 3 до 10 лет, иногда и более.

Широкий охват: Затрагивают все аспекты деятельности ресторана – от концепции и маркетинга до операционной деятельности и финансового управления.

** Высокая степень неопределённости:** Формулируются в условиях внешней неопределённости и требуют гибкости.

Фокус на внешнюю среду: Анализируют рынок, конкурентов, потребительские предпочтения, экономические и социальные факторы.

Интеграция: Объединяют различные функциональные области ресторана под единым видением.

Примеры стратегических планов для ресторана:

Расширение сети: Открытие новых филиалов в других городах или странах.

Изменение концепции: Переход от casual dining к fine dining или развитие нового формата (например, гастропаб, эко-кафе).

Диверсификация: Запуск сопутствующих бизнесов, например, кейтеринговая служба, производство полуфабрикатов под собственным брендом, разработка мобильного приложения для доставки.

Лидерство по издержкам или дифференциация: Позиционирование себя как самого доступного ресторана в своей категории или, наоборот, как самого эксклюзивного с уникальными предложениями.

Улучшение качества обслуживания: Стать лидером рынка по уровню клиентского сервиса.

Разработка стратегических планов: Обычно включает анализ SWOT (сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы), PESTEL (политические, экономические, социальные, технологические, экологические, правовые факторы), анализ конкурентов, определение миссии и видения, постановку долгосрочных целей и определение основных направлений деятельности.

Тактические планы

Сущность: Тактические планы – это среднесрочные планы, которые детализируют, как будут достигаться стратегические цели. Они отвечают на вопросы: «Как мы будем реализовывать нашу стратегию?», «Какие конкретные шаги мы предпримем в ближайшие 1-3 года?». Если стратегия – это «куда мы идём», то тактика – это «как мы туда попадём».

Значение:

Конкретизация стратегии: Разбивают глобальные цели на более управляемые задачи.

Распределение ответственности: Определяют, кто и за что отвечает на среднем уровне управления.

Координация действий: Обеспечивают слаженную работу различных отделов ресторана для достижения общих тактических целей.

Определение промежуточных результатов: Позволяют отслеживать прогресс на пути к стратегическим целям.

Характеристики:

Среднесрочность: Обычно охватывают период от 1 до 3 лет.

Средняя степень детализации: Более конкретны, чем стратегические планы, но менее детализированы, чем оперативные.

Фокус на функциональные области: Часто разрабатываются для отдельных отделов (маркетинг, кухня, сервис, финансы).

Ресурсоемкость: Детально определяют потребности в ресурсах (бюджеты, персонал, оборудование) для реализации конкретных мероприятий.

Гибкость: Должны допускать корректировку в зависимости от меняющейся ситуации, но не так радикально, как оперативные планы.

Примеры тактических планов для ресторана:

Маркетинговый план: Разработка и запуск новой рекламной кампании для привлечения новой аудитории, программы лояльности для удержания существующих клиентов, продвижение в социальных сетях.

План по развитию меню: Введение новых сезонных блюд, обновление существующих позиций, внедрение трендов здорового питания.

План по обучению персонала: Проведение тренингов по повышению квалификации официантов, барменов, поваров, обучение новым стандартам обслуживания.

План по оптимизации расходов: Поиск более выгодных поставщиков, внедрение энергосберегающих технологий, оптимизация складских запасов.

План по улучшению интерьера: Ремонт, обновление мебели, изменение освещения для создания более привлекательной атмосферы.

Разработка тактических планов: Обычно включает декомпозицию стратегических целей на более мелкие, конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени (SMART) подцели, определение конкретных мероприятий, назначение ответственных, разработку бюджетов и установление сроков выполнения.

Оперативные планы

Сущность: Оперативные планы – это краткосрочные, детальные планы, которые описывают конкретные действия, необходимые для выполнения тактических задач и обеспечения повседневной работы ресторана. Они отвечают на вопросы: «Что нужно сделать сегодня/на этой неделе/в этом месяце?», «Как выполнить конкретную задачу?».

Значение:

Обеспечение ежедневной деятельности: Гарантируют бесперебойную работу всех служб ресторана.

Максимальная эффективность: Направлены на оптимизацию текущих процессов и минимизацию ошибок.

Контроль выполнения: Служат основой для оперативного контроля и оценки эффективности работы.

Управление персоналом: Определяют задачи для конкретных сотрудников или команд.

Характеристики:

Краткосрочность: Обычно охватывают период от нескольких дней до нескольких месяцев (неделя, месяц, квартал).

Высокая степень детализации: Чрезвычайно конкретны, описывают последовательность действий, необходимые ресурсы, исполнителей.

Фокус на конкретные задачи: Ориентированы на выполнение ежедневных операций.

Строгая регламентация: Часто основаны на стандартных операционных процедурах (СОП).

Минимальная гибкость: Изменения в оперативных планах обычно вносятся в случае непредвиденных обстоятельств.

Примеры оперативных планов для ресторана:

Ежедневное расписание персонала: График работы официантов, поваров, барменов, менеджеров на конкретный день.

План закупок: Список продуктов и напитков, которые необходимо заказать на определённый период, с указанием количества и поставщиков.

План обслуживания гостей: Распределение столиков, назначение официантов на конкретные зоны обслуживания.

План проведения банкета/мероприятия: Детальное расписание подготовки, обслуживания и завершения мероприятия.

План уборки и технического обслуживания: График уборки помещений, чистки оборудования, проведения мелкого ремонта.

План инвентаризации: Расписание проведения подсчёта остатков на складе и в баре.

Разработка оперативных планов: Основывается на тактических планах и стандартных операционных процедурах. Включает составление графиков, списков задач, назначение исполнителей, определение сроков и контроль выполнения.

Классификация планов по временному горизонту:

Эта классификация тесно связана с предыдущей, но акцентирует внимание на продолжительности периода, на который рассчитан план.

Долгосрочные планы

Соответствие: Стратегическим планам.

Продолжительность: Обычно 5-10 лет и более.

Характер: Определяют общее видение, миссию, основные направления развития, позиционирование на рынке, масштабирование бизнеса.

Примеры: Разработка новой глобальной концепции, выход на международный рынок, создание франшизы, глубокая трансформация бизнеса.

Среднесрочные планы

Соответствие: Тактическим планам.

Продолжительность: Обычно 1-3 года.

Характер: Детализируют, как будут достигаться долгосрочные цели. Фокусируются на конкретных проектах, развитии продуктовой линейки, маркетинговых кампаниях, улучшении операционной эффективности.

Примеры: Открытие нового филиала в пределах одной страны, запуск новой линейки напитков, внедрение новой системы онлайн-бронирования, расширение штата на 15%.

Краткосрочные планы

Соответствие: Оперативным планам.

Продолжительность: Обычно от нескольких дней до 1 года (в зависимости от контекста, но чаще всего недели, месяцы, кварталы).

Характер: Определяют конкретные действия для выполнения текущих задач. Фокусируются на повседневной деятельности, выполнении заказов, управлении запасами, работе с персоналом.

Примеры: Ежедневное расписание официантов, план закупок на неделю, график уборки, план проведения промо-акции на выходные.

Важность взаимосвязи планов

Крайне важно понимать, что эти типы планов не существуют изолированно, а тесно взаимосвязаны и образуют единую систему планирования.

Стратегический план задаёт общее направление.

Тактические планы разбивают стратегию на более мелкие, достижимые задачи и определяют, как их выполнять.

Оперативные планы детализируют тактические задачи до уровня конкретных ежедневных действий.

Без чёткой стратегии тактические и оперативные планы могут стать бессмысленными и не привести к желаемым результатам. Без тактических планов стратегия останется абстрактной идеей. А без оперативных планов даже самая блестящая тактика не будет реализована на практике.

Пример взаимосвязи:

Стратегическая цель: Стать лидером рынка в сегменте здорового питания в городе X в течение 5 лет.

Тактический план (на 2 года):

Внедрить новую линейку блюд из органических продуктов.

Разработать и провести кампанию в социальных сетях, ориентированную на ЗОЖ-аудиторию.

Обучить поваров новым техникам приготовления здоровой пищи.

Заключить договоры с местными фермерскими хозяйствами.

Оперативный план (на месяц):

Задача: Внедрить 5 новых блюд в меню.

Действия:

Разработать рецептуры (шеф-повар) – 1 неделя.

Провести дегустацию и утвердить меню (менеджер) – 2 неделя.

Закупить необходимые ингредиенты (закупщик) – 3 неделя.

Провести обучение персонала кухни (шеф-повар) – 4 неделя.

Составить описание новых блюд для меню (маркетолог) – 4 неделя.

Задача: Запустить рекламную кампанию в ТГ.

Действия:

Создать контент-план (маркетолог) – 1 неделя.

Снять фото и видео блюд (фотограф) – 2 неделя.

Настроить таргетированную рекламу (маркетолог) – 3 неделя.

Анализировать охват и вовлеченность (маркетолог) – ежедневно.

Таким образом, понимание и правильное применение различных видов планов – стратегических, тактических и оперативных, а также их временных рамок – является краеугольным камнем успешного управления рестораном. Это позволяет обеспечить как долгосрочную устойчивость и развитие, так и эффективность повседневной работы.

Процесс планирования: постановка целей, сбор информации, разработка вариантов, выбор оптимального, доведение до исполнителей, контроль выполнения

Планирование – это не просто формальность, а жизненно важная функция управления, особенно актуальная для динамичной и конкурентной сферы ресторанного бизнеса. Это многоступенчатый, итеративный процесс, который позволяет ресторану не только выживать, но и процветать, достигая своих амбициозных целей. Разберём его ключевые этапы детально.

Постановка Целей

Первым и, пожалуй, самым фундаментальным шагом в процессе планирования является чёткая и конкретная постановка целей. Цели – это ориентиры, которые определяют направление движения, помогают сконцентрировать усилия и ресурсы, а также служат критерием для оценки успешности. Без ясных целей любая деятельность будет хаотичной и неэффективной.

Сущность постановки целей в ресторане:

Определение желаемого будущего: Цели описывают, чего ресторан хочет достичь в определённый период времени. Это может быть увеличение прибыли, повышение узнаваемости бренда, расширение клиентской базы, улучшение качества обслуживания, внедрение новых блюд и т. д.