Тайм-менеджмент. Для тех, кто хочет все успеть

Тайм-менеджмент. Для тех, кто хочет все успеть

Серия «Энциклопедия быстрых знаний. Для тех, кто хочет все успеть»

В оформлении обложки использована иллюстрация:

LanKogal / Shutterstock / FOTODOM

Используется по лицензии от Shutterstock / FOTODOM

Во внутреннем оформлении использованы фотографии:

Amnaj Khetsamtip, Ana Blazic Pavlovic, Anastasia_Panait, ANDRANIK HAKOBYAN, Andrii

Yalanskyi, Annelize Taljaard, Casper1774 Studio, Cavan-Images, Francesco Cantone,

G-Stock Studio, Ingrid Balabanova, Inside Creative House, JohnKwan, Kurit afshen,

Lazy_Bear, Leigh Prather, Matyas Rehak, Nanci Santos Iglesias, New Africa, OnlyZoia,

PeopleImages.com – Yuri A, Pixel-Shot, Radachynskyi Serhii, Roman Samborskyi,

Sandu Herta, Sergey Nivens, TatyanaMalkova, thodonal88, Viktollio, Volodymyr Vasylkiv,

Wako Megumi, wavebreakmedia, Krakenimages.com / Shutterstock / FOTODOM

Используется по лицензии от Shutterstock / FOTODOM

© ИП Москаленко Н.В., текст и оформление, 2025

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2025

На какие вопросы отвечает эта книга

ЧТО ТАКОЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?

Тайм-менеджмент – это совокупность техник и правил, позволяющих рационально использовать рабочее и личное время. Его главные цели – повышение продуктивности и борьба с прокрастинацией. См. главу I

КТО И КОГДА ПРИДУМАЛ ЭТУ НАУКУ?

Основоположником тайм-менеджмента принято считать американского инженера Фредерика Тейлора, но попытки обуздать время и заставить его работать на благо человека в свое время уже предпринимали римский философ Луций Анней Сенека, итальянский художник и ученый Леонардо да Винчи и отец-основатель США Бенджамин Франклин. См. главу II

КАКАЯ ТЕХНИКА ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ОТНОСИТСЯ К ЧИСЛУ ЛУЧШИХ?

Согласно проведенным исследованиям, одной из лучших техник тайм-менеджмента является матрица Эйзенхауэра. Тем не менее это не означает, что она обязательно подходит каждому. См. главу III

ЧТО ТАКОЕ КАНБАН-ДОСКА?

Канбан-доска – это визуальный инструмент для управления проектами родом из Японии. С помощью такой доски намного проще проследить за этапами выполнения проекта, особенно когда им занимаются сразу несколько человек. См. главу III

ЧТО ТАКОЕ ПРОКРАСТИНАЦИЯ И ЧЕМ ОНА ОПАСНА?

Прокрастинация – это дурная привычка откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Чрезмерное увлечение прокрастинацией ведет к потере мотивации, тревожности и понижению самооценки, а также к ухудшению отношений с коллегами и начальством. См. главу V

ЧЕМ ЧРЕВАТА МНОГОЗАДАЧНОСТЬ?

Многозадачность увеличивает количество выполненных задач, зато существенно понижает их качество. Исследователями было доказано, что человек не способен хорошо выполнять два дела одновременно. Многозадачность провоцирует потерю концентрации и увеличивает риск ошибок и недочетов. См. главу V

ЧТО ТАКОЕ СИСТЕМА 5S?

Система 5S представляет собой методику организации и рационализации рабочего пространства. Она подразумевает сортировку, соблюдение порядка, содержание рабочего пространства в чистоте, стандартизацию и самосовершенствование. См. главу VI

Предисловие

Среди неизвестного в окружающей нас природе самым неизвестным является время, ибо никто не знает, что такое время и как им управлять.

Аристотель

Рассуждать о времени и его превратностях можно бесконечно – было бы время. А его, если верить опросам, у современного человека с каждым годом становится все меньше и меньше. Вот в чем парадокс: согласно вполне серьезным научным исследованиям, человек с каждым годом работает все меньше, а свободного времени у него при этом больше не становится.

Исследователи предполагают, что виной всему – хлопоты по дому и уходу за детьми, которые в прошлом полностью ложились на плечи домохозяек, а сегодня разделяются практически поровну между работающими супругами, а также стирание границ между работой и досугом благодаря появлению в нашей жизни высокотехнологичных гаджетов вроде смартфонов. Современному человеку больше не удается оставить работу в офисе, возвращаясь вечером домой: благодаря Интернету его офисом стал весь мир.

«Берегите время: это ткань, из которой соткана жизнь»

(Сэмюэл Ричардсон, английский писатель, основатель сентиментальной литературной школы в Европе)

Известно, что среднестатистический человек проводит на работе около трети своей жизни. Это примерно 90 000 часов, к которым нередко добавляются сверхурочные и время, потраченное на то, чтобы добраться до офиса утром, а вечером вернуться домой. У тех, кто работает удаленно, свободного времени ненамного больше, ведь размытие границ между домом и офисом рано или поздно приводит к тому, что каждая минута, проведенная не за компьютером, расценивается как уклонение от работы.

У каждого свои причины для освоения тайм-менеджмента. Кто-то интересуется им, желая стать продуктивнее и добиться больших успехов на работе, а кто-то сражается за право уделять больше времени родным или творческим занятиям, которые ему по душе. Все мы мечтаем о волшебной палочке, с помощью которой можно было бы в мгновение ока решить все свои проблемы, стать успешнее, богаче, спокойнее и счастливее.

По статистике

Согласно исследованию, проведенному британским бизнес-тренингом Acuity Training в 2022 году, лишь один человек из пяти пользуется методикой тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – намного лучше письма из Хогвартса. Искусство управления временем – самое настоящее волшебство, с помощью которого можно в корне изменить свою жизнь, стать по-настоящему успешнее, богаче, спокойнее и счастливее. А еще его можно практиковать где и когда угодно, не привлекая к себе излишнее внимание маглов. Именно благодаря ему вы сможете решить, кем вы хотите стать для времени: хозяином или рабом.

Глава I

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Кто умеет хорошо использовать время, будет господином всего, что пожелает.

Леон Баттиста Альберти

Соперничество со временем – неблагодарное дело, заведомо обреченное на провал. Человеку не под силу ускорить или остановить его, запастись им впрок или повернуть его вспять – он может лишь научиться грамотно им распоряжаться. Таков закон каменных джунглей: если вам не удастся подчинить себе свое расписание, оно без особого труда подчинит себе вас.

Выход из этой непростой ситуации все же есть. Если время нельзя перехитрить, с ним следует подружиться.

Что такое тайм-менеджмент?

«Время – золото, но никакого золота тебе не хватит, чтобы купить время»

(Китайская пословица)

Время, по мнению древнегреческого философа Теофраста, – «самое драгоценное из всех средств», но именно его мы тратим наиболее беспечно и необдуманно. В сутках каждого человека одинаковое количество времени – 24 часа, 1440 минут, 86 400 секунд, но каждый распоряжается бесценной монетой по-своему. Кому-то удается совмещать учебу с работой, а вдобавок вести насыщенную общественную жизнь, а кто-то жалуется, что ему некогда вынести мусор и разогреть в микроволновой печи обед.

Время редко представляется нам в образе друга. Нам с детства повторяют, что его мало и что оно вечно работает против нас, и с возрастом это убеждение все сильнее закрепляется в нашем сознании. Принципы и техники, представленные специалистами по тайм-менеджменту, в основном нацелены на то, чтобы изменить к нему свое отношение, превратив из молчаливого врага в понимающего соратника.

Ваше время – это ваш капитал. Бенджамин Франклин первый отметил это в опубликованном им в 1748 году эссе «Советы молодому торговцу». Но, в отличие от денежного капитала, которого можно внезапно лишиться и порой с той же легкостью восстановить, потраченное время никогда не удастся вернуть или преумножить. Его можно лишь правильно вложить, чтобы впоследствии получить с него приятные дивиденды – свободное время на досуг, путешествия и общение с семьей.

Теофраст (около 370 г. до н. э. – между 288 г. до н. э. и 285 г. до н. э.)

Считается, что около 82 процентов людей не пользуются никакой техникой тайм-менеджмента, ограничиваясь базовым списком дел или ориентируясь на содержимое своего электронного почтового ящика. Увы, методика под названием «будем решать задачи по мере их поступления» далеко не всегда эффективна, а зачастую даже губительна для бизнеса. Современный человек просто не может позволить себе не использовать тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это совокупность техник и правил, позволяющих грамотно использовать свое время в офисе и за его пределами, чтобы личная жизнь не мешала профессиональной, и наоборот. Он учит правильно ставить перед собой цели и предоставляет комплекс инструментов для их достижения. Благодаря техникам управления временем можно перестать тратить его на пустяки и получать наибольшую отдачу за каждое вложенное в дело усилие, повысить свою продуктивность, улучшить концентрацию и самодисциплину, а также побороть прокрастинацию.

Следование принципам тайм-менеджмента влечет за собой не только внешние, но и внутренние изменения. Изменив отношение ко времени и улучшив успеваемость, вы попутно простимулируете самооценку и наконец почувствуете, что имеете контроль над своей жизнью.

Кто может пользоваться тайм-менеджментом?

«Потерянного времени никогда не воротишь»

(Бенджамин Франклин, американский политический деятель, дипломат, изобретатель, ученый, философ)

Абсолютно все без исключения! Тайм-менеджмент не является прерогативой глав корпораций и офисных сотрудников, он будет одинаково полезен и фрилансерам на удаленке, и руководителям малого и среднего бизнеса, и школьникам, и пенсионерам. Деловые люди могут применять его принципы, чтобы вывести свой бизнес на новый уровень, студенты – чтобы оптимизировать учебное время и более эффективно готовиться к экзаменам, а многодетные домохозяйки – чтобы не позволить круговороту домашних дел поглотить всю свою жизненную энергию и выкроить немного свободного времени для себя.

Тайм-менеджмент – больше чем искусство ценить время

Кто угодно может воспользоваться его схемами, чтобы научиться все успевать и достичь равновесия между профессиональной и личной жизнью. Главное – выбрать самый подходящий для себя метод и честно выполнять все, что от вас требуется.

Бенджамину Франклину принадлежит знаменитый афоризм «Время – деньги»

Управлять своим временем не так сложно, как может показаться

«Кто время выиграл – все выиграл в итоге» (Мольер, «Тартюф, или Обманщик»)

Глава II

История возникновения и эволюция технологии управления временем

Время – это монета вашей жизни. Это единственная монета, которая у вас есть, и только вы можете решить, как она будет потрачена.

Карл Сэндберг

Первые пособия по тайм-менеджменту начали появляться в печати лишь в середине XX века, но попытки приручить время предпринимались человеком задолго до этого. Наши предки издавна стремились понять и обуздать эту божественную материю, усердно разрабатывая новые способы ее измерения.

История возникновения и эволюция науки управления временем в XX веке

Изначально хранителями времени были древние египтяне. Именно они за несколько тысяч лет до нашей эры изобрели первые солнечные и водяные часы. В VIII веке от Рождества Христова к этим агрегатам присоединились изобретенные французским монахом песочные часы (хотя есть упоминания, что на Востоке они использовались задолго до нашей эры), а в конце XIII века в Данстейблском монастыре в Бедфордшире появились первые механические часы.

Слоновые часы в рукописи аль-Джазари (1206 г. н. э.) из Книги знаний гениальных механических устройств

В начале XIX века были изобретены первые наручные часы, ближе к его концу были разработаны первые высокоточные механизмы, а в 1967 году и вовсе был создан первый эталон единицы времени. Примерно тогда же стал пользоваться популярностью и тайм-менеджмент – приноровившись точно измерять бег времени, люди вздумали научиться им управлять.

Среди сторонников науки управления временем не утихают жаркие споры касательно точной даты ее возникновения. Некоторые считают, что первым настоящим пособием по тайм-менеджменту была опубликованная в 1973 году книга Алана Лакейна «How to Get Control of Your Time and Your Life» («Как взять под контроль ваше время и жизнь»), а другие напоминают, что такие издания, как учебник Джеймса Маккея «The Management of Time» («Управление временем»), существовали уже в 1959 году, и даже раньше.

«Самый мудрый человек тот, которого больше всего раздражает потеря времени»

(Данте Алигьери)

Возможно, Алан Лакейн и не изобрел тайм-менеджмент, но именно он по-настоящему популяризировал его среди всех слоев населения, сделав его доступным и понятным для простых обывателей. В его книге, разошедшейся по миру трехмиллионным тиражом, были представлены конкретные техники и советы по управлению временем. Лакейн утверждал, что время – это жизнь, и бессмысленная растрата времени приравнивается к бессмысленной растрате самой жизни.

Однако, если копнуть глубже, можно найти зачатки тайм-менеджмента и в первой половине XX века. Хотя интерес к управлению временем как таковому был всегда, в массы эта наука пошла лишь с началом промышленной революции, когда производительность и максимизация эффективности каждого звена фабричной цепочки встали во главе списка приоритетов руководителей компаний. Время стоило денег, и каждая минута, потраченная на производство, должна была окупаться сполна, зачастую в ущерб хорошему самочувствию рабочего.

Лилиан Моллер Гилбрет (1878–1972)

Многие считают родоначальником современного тайм-менеджмента американского инженера Фредерика Тейлора. Научный подход к управлению, представленный в изданной им в 1911 году монографии «Принципы научного менеджмента», предназначался не рабочим, а управляющим предприятий, но уже тогда отражал стремление к повышению производительности труда посредством внедрения оптимальных методов работы, а также специальному обучению и поощрению рабочих. Именно тогда появился еще один важный аспект тайм-менеджмента – дробление рабочего процесса на небольшие задачи с целью исключения лишних телодвижений.

Его современники и основоположники науки о движениях Фрэнк и Лилиан Гилбрет ратовали за рационализацию труда путем его научной организации. Свои разработки супруги Гилбрет успешно применяли не только на работе, но и дома: в опубликованной в 1948 году полуавтобиографической книге «Оптом дешевле» четко проглядываются многие из тех техник оптимизации, над которыми трудились Фрэнк и Лилиан и которые они впоследствии успешно внедряли в семейную жизнь для воспитания своих двенадцати детей.

Тайм-менеджмент помогает расставлять приоритеты, избегать перегрузок и более эффективно управлять рабочими процессами, что в свою очередь снижает уровень стресса

Чуть позже свой вклад в науку тайм-менеджмента внес и американский экономист Питер Друкер, чья философия была пронизана темами продуктивности и эффективности. Бизнес-гуру лучше кого-либо понимал важность управления временем для достижения своих целей. Он посвятил этому целую главу в опубликованной им в 1966 году книге «Эффективный руководитель». В ней теоретик менеджмента писал, что «время – дефицитный ресурс, и если им не уметь управлять, то все остальное также останется неуправляемым».

В основе метода Друкера лежат отслеживание и анализ того, как используется время, минимизирование его пустой траты на то, что не способствует достижению поставленных перед собой целей, и использование тайм-блокинга. Подход Друкера отличается от остальных своей комплексностью: он призывает к более масштабному мышлению, к переосмыслению своих целей и своей роли в компании, а также к постоянному личностному росту.