Книга 2. Создание оргсхемы бизнеса

– Маленький бизнес (3–10 человек): схема на три отдела схема – самое оно.

– Средний бизнес (11–50 человек): используйте семь отделений.

– Крупный бизнес: разрастайтесь до 21 отдела, но только если это оправдано.

Всё ещё сомневаетесь? Попробуйте сами! Скачайте шаблон оргсхемы по ссылке https://t.me/tracking_your_busines_book/818/824, чтобы ваш бизнес был не просто городом, а мегаполисом с идеальной логистикой.

6 способов описать функции на оргсхеме и как их правильно читать

Организационная схема (оргсхема) – это визуальный инструмент, который отображает структуру компании, подразделений или проекта, включая иерархию, роли и функции сотрудников. Однако сама по себе структура с блоками и линиями мало что значит без чёткого описания функций – именно они делают схему полезной и понятной. В этой статье мы разберём шесть способов описания функций на оргсхеме, а также дадим рекомендации, как их читать, чтобы извлечь максимум пользы.

Способы описания функций

• Краткие должностные обязанности

Самый простой и популярный метод – указать основные задачи каждой роли прямо на схеме. Например, для "Менеджера по продажам" можно написать: "Поиск клиентов, заключение сделок, ведение отчётности". Это даёт ясное представление о зоне ответственности без лишних деталей. Подходит для небольших команд с чётко определёнными ролями.

• Ключевые слова или теги

Для быстрого восприятия можно заменить полные описания ключевыми словами. Например, для "Руководителя отдела маркетинга": "Стратегия, реклама, аналитика". Этот способ экономит место, идеален для презентаций или ситуаций, когда контекст уже известен аудитории.

• Уровни ответственности

В сложных структурах полезно указывать не только задачи, но и степень влияния. Например: "Принимает решения по бюджету" или "Контролирует выполнение задач". Такой подход разграничивает полномочия и помогает избежать путаницы в распределении ролей.

• Цели и результаты

Функции можно описывать через ожидаемые итоги. Вместо "Управление проектами" – "Обеспечение сдачи проектов в срок и в рамках бюджета". Это ориентирует схему на конечный результат и особенно ценно для проектных команд.

• Цветовое кодирование

Визуальный метод – выделение функций цветами. Например, синий – операционные задачи, зелёный – стратегические, красный – контроль и аудит. В сочетании с краткими метками это ускоряет восприятие и подчёркивает различия между типами функций.

• Ссылки на документы

Для крупных организаций или сложных процессов можно указать основные функции на схеме, а детали вынести в отдельные документы, добавив ссылки (например, QR-коды или гиперссылки в цифровой версии). Это сохраняет чистоту схемы и предоставляет доступ к полной информации по необходимости.

Как правильно читать функции на оргсхеме?

Чтобы извлечь пользу из оргсхемы, важно не только описать функции, но и уметь их интерпретировать. Вот ключевые шаги:

• Разберитесь в структуре

Оргсхема состоит из блоков (должности) и линий (связи). Вертикальные линии показывают подчинённость (руководитель – подчинённый), горизонтальные – равные уровни или взаимодействие. Функции обычно указаны внутри блоков и отражают задачи или зоны ответственности. Начните с общего понимания иерархии.

• Определите уровень ответственности

Положение блока в структуре подсказывает характер функций. У высшего руководства (например, генеральный директор) – стратегические задачи: "Разработка общей стратегии". У среднего звена – управленческие: "Координация проектов". У исполнителей – операционные: "Обработка заказов". Обращайте внимание на уровень должности.

• Анализируйте ключевые слова

Функции часто содержат слова-подсказки: "управление" и "координация" – контроль процессов, "разработка" – создание чего-либо, "обеспечение" – практическая реализация. Выделяйте эти слова, чтобы понять суть роли.

• Учитывайте связи

Функции связаны через иерархию и взаимодействие. Если у руководителя указано "контроль выполнения плана", у подчинённых будут задачи вроде "выполнение плана продаж". Сравнивайте функции связанных ролей, чтобы увидеть распределение задач.

• Проверяйте дополнительные материалы

Если функции сформулированы кратко (например, "обеспечение работы отдела"), уточняйте их в должностных инструкциях или регламентах. Это помогает избежать недопонимания.

• Применяйте практически

Задавайте вопросы: какие ресурсы нужны для этой функции? С кем взаимодействовать? Какой результат ожидается? Например, "анализ рынка" требует данных, контакта с маркетингом и отчёта для руководства. Такой подход переводит чтение в действие.

Пример для ясности

• Генеральный директор: "Стратегическое планирование, контроль процессов".

• Руководитель отдела продаж: "Разработка плана продаж, управление командой".

• Менеджер по продажам: "Поиск клиентов, заключение сделок".

Функции переходят от общего к конкретному, отражая иерархию.

Типичные ошибки и как их избежать

• Не путайте функцию с должностью: "Менеджер по продажам" – роль, "увеличение продаж" – функция.

• Учитывайте контекст: "ведение переговоров" отличается для руководителя и исполнителя.

• Не игнорируйте связи: функции работают в системе, а не сами по себе.

Заключение

Правильное описание функций на оргсхеме делает её не просто картинкой, а рабочим инструментом. Выберите способ описания в зависимости от целей – от кратких тегов для презентаций до подробных целей для проектных команд. А освоив чтение функций с учётом структуры и связей, вы сможете лучше понимать организацию и эффективно взаимодействовать внутри неё.

1-е отделение – Коммуникаций

Сейчас разберём, что к чему в 1 отделении – отделении коммуникаций, а также коротко коснёмся остальных отделов! Так что, если вы фанат чёткости, структуры и почтовых ящиков (да, мы говорим о почте в эпоху мессенджеров), держитесь: будет интересно.

Отдел коммуникаций

Цель:

Организовать, поддерживать и усиливать потоки связи внутри и вне организации. Это "информационная кровеносная система" вашей структуры. Без него все рухнет, потому что никто не узнает, кто должен делать что, куда идти и кому жаловаться.

Основные задачи:

o Прием и отправка сообщений:

Сортировать, отправлять и доставлять всю корреспонденцию, включая письма, заявки и отчёты.

Механика такая: письмо пришло -> глянули, кто адресат -> довезли адресату.

• Организация корреспонденции:

Убедиться, что всё передаётся быстро и правильно. Избежать путаницы в передаче информации, обеспечив точную доставку до нужного адресата.

• Поддержание "линии коммуникации":

Обеспечить, чтобы все коммуникации в компании функционировали без сбоев и задержек. Помните, "молчащие участки" в компании – это как пробки на дорогах: никто не понимает, куда ехать.

ЦКП – Обеспечение эффективной внутренней и внешней коммуникации организации.

Секция приёмной

Цели:

• Обеспечить оперативное и качественное взаимодействие с посетителями и клиентами.

• Быть лицом организации, формируя первое впечатление.

• Упростить доступ к информации и людям внутри компании.

Основные задачи:

• Принятие и распределение входящих запросов (личные визиты, звонки, электронная почта).

• Управление расписанием встреч.

• Организация доступа для внешних и внутренних визитёров.

• Обеспечение безопасности на входе и соблюдения регламентов.

Должности внутри отделения:

• Ресепшионист: Основной связующий элемент между внешним миром и организацией.

• Координатор встреч: управляет календарями сотрудников и назначениями.

• Оператор входящей связи: обрабатывает телефонные звонки и электронные письма.

ЦКП – Профессиональное взаимодействие с посетителями и обеспечение их комфортного обслуживания.

Секция почтовых отправлений

Цели:

• Гарантировать своевременную доставку корреспонденции внутри и за пределы организации.

• Уменьшить задержки и ошибки в почтовом потоке.

Основные задачи:

• Обработка и сортировка входящей и исходящей корреспонденции.

• Ведение реестров отправлений.

• Координация с почтовыми и курьерскими службами.

Должности внутри отделения:

• Координатор почтовых отправлений: руководит всей секцией, обеспечивает своевременную доставку.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.