Книга 2. Создание оргсхемы бизнеса

1. Коммуникации (Отделение 1: Communications)

Первая функция отвечает за установление и поддержание коммуникационных линий внутри и вне организации. Это "дороги", по которым движется информация: отчёты, указания, запросы. Без эффективной коммуникации невозможно скоординировать действия команды или донести идеи до внешнего мира. Сюда входят такие задачи, как управление перепиской, телефонными линиями, внутренней связью и обработка входящих обращений. Ценный конечный продукт (ЦКП ) этой функции – чёткие, налаженные каналы связи, обеспечивающие бесперебойный поток информации.

2. Доставка (Отделение 2: Dissemination)

Вторая функция фокусируется на передаче информации о том, что делает организация, её продуктах или услугах внешнему миру. Это маркетинг, реклама, PR – всё, что "доставляет" сообщение до аудитории. Хаббард подчёркивал, что без активного информирования о себе организация не сможет привлечь клиентов, партнёров или поддержку. ЦКП здесь – заинтересованная аудитория, осведомлённая о деятельности организации, и рост её влияния.

3. Бухгалтерия (Отделение 3: Treasury)

Третья функция управляет финансовыми потоками: доходами, расходами, учётом и бюджетированием. Это "хранилище ресурсов", обеспечивающее стабильность и возможность инвестировать в развитие. Сюда входит ведение бухгалтерского учёта, контроль затрат, выплата зарплат и управление активами. ЦКП бухгалтерии – финансовая устойчивость и наличие средств для выполнения задач организации.

4. Производство (Отделение 4: Production)

Четвёртая функция – сердце организации, где создаётся основной продукт или услуга. Это может быть производство товаров, оказание услуг или выполнение ключевых задач, ради которых существует группа. Хаббард рассматривал производство как центральный элемент цикла, где "частицы" (сырьё, идеи, материалы) превращаются в ценный конечный продукт. ЦКП этой функции – качественный продукт или услуга, готовые к следующему этапу.

5. Квалификация (Отделение 5: Qualification)

Пятая функция отвечает за качество и совершенствование. Сюда входит обучение сотрудников, контроль качества продукции, сертификация и устранение ошибок. Это "фильтр", который гарантирует, что всё, что выходит из производства, соответствует стандартам и ожиданиям. ЦКП квалификации – компетентные сотрудники и высококачественные результаты работы.

6. Расширение (Отделение 6: Distribution)

Шестая функция занимается расширением влияния организации через доставку продукта или услуги конечному пользователю. Это продажи, работа с клиентами, логистика – всё, что помогает распространить ценность и увеличить охват. Хаббард подчёркивал, что без этого этапа даже лучший продукт останется невостребованным. ЦКП здесь – удовлетворённые клиенты и рост присутствия организации на рынке.

7. Исполнительное управление (Отделение 7: Executive)

Седьмая функция – это координация и стратегическое руководство. Она объединяет все остальные отделения, задаёт направление и следит за тем, чтобы организация двигалась к своим целям. Сюда входят планирование, постановка задач, мониторинг и мотивация команды. Хаббард представлял эту функцию как "высшую точку спирали", которая замыкает цикл и возвращает его к началу для дальнейшего роста. ЦКП исполнительного управления – процветающая, целенаправленная организация.

Универсальность и практическая ценность

Хаббард утверждал, что эти семь функций – не произвольный набор, а естественный закон, применимый к любому коллективному усилию. Они образуют цикл производства: от коммуникации и доставки информации до создания продукта, его совершенствования и расширения влияния, завершаясь управлением, которое поддерживает процесс. Уникальность модели в том, что она не статична: Хаббард представлял её как трёхмерную спираль, где седьмое отделение перетекает в первое, обеспечивая непрерывное развитие.

Практическая ценность этой типологии в её адаптивности. Организация может анализировать свои текущие процессы через призму этих семи функций, выявляя пробелы. Например, если доставка информации слабая, аудитория не узнаёт о продукте; если расширение не работает, клиенты не получают ценность вовремя. Исправление таких "дыр" повышает эффективность и продуктивность.

Почему это важно?

Понимание этих семи функций позволяет не только структурировать бизнес, но и применять их в жизни. Хаббард отмечал, что даже в личных делах можно найти эти элементы: общение с окружающими, доставка своих идей, управление ресурсами и расширение возможностей. Отсутствие одной из функций приводит к "необъяснимым" проблемам, а их внедрение – к гармонии и успеху.

Семь типологий функций по Хаббарду – это мощный инструмент для систематизации любой организации. Они помогают превратить хаос в порядок, обеспечивая чёткое разделение задач и фокус на результате. Независимо от масштаба – будь то стартап, корпорация или даже семья – эта модель предлагает универсальный план действий. Используя её, можно не только выстроить эффективную структуру, но и заложить основу для устойчивого роста и процветания.

Что такое цепочка создания ценности?

Цепочка создания ценности (Value Chain) – это концепция, которая описывает последовательность действий, выполняемых компанией для создания продукта или услуги, начиная от исходных ресурсов и заканчивая конечным потребителем. Этот термин был введён Майклом Портером в его книге «Конкурентное преимущество» (1985). Портер предложил рассматривать бизнес как систему взаимосвязанных процессов, каждый из которых добавляет ценность к продукту или услуге, тем самым обеспечивая конкурентное преимущество на рынке.

Анализ цепочки создания ценности позволяет компаниям понять, где именно создаётся наибольшая ценность для клиента и как можно оптимизировать процессы для повышения эффективности. Например, снижение затрат на входящую логистику или улучшение качества сервиса может стать конкурентным преимуществом. Кроме того, этот подход помогает выявить слабые места в операциях и определить, какие звенья цепочки можно передать на аутсорсинг.

Компании также используют цепочку создания ценности для дифференциации. Например, один бизнес может сосредоточиться на высоком качестве продукта (операции), в то время как другой делает акцент на исключительном клиентском сервисе (сервис). Это зависит от стратегии и целевой аудитории.

Цепочка создания ценности – ключевой элемент управления организацией, описывающий последовательность этапов, которые преобразуют ресурсы в ценность для клиента. В рамках организующей схемы эта цепочка приобретает структурированный вид, основанный на четких коммуникациях, ответственности и документированных процессах. Рассмотрим, как она работает.

1. Последовательность при создании продукта для клиента

(Отделения работают в цепочке: 6 -> 5 -> 4 -> 3 -> 2 -> 1 -> 7)

• Паблик/Маркетинг (6) : Привлекает нового клиента.

• Контроль качества (5) : Проверяет соответствие продукта стандартам и требованиям клиента.

• Продажи (4) : Исполняет заказ, передавая продукт клиенту.

• Бухгалтерия (3) : Принимает оплату и фиксирует транзакцию.

• Работа с постоянными клиентами (2) : Добавляет клиента в базу постоянных клиентов.

• Коммуникации (1) : Обеспечивает связь между отделами и клиентом.

• Управление (7) : Собирает данные о выполнении заказа для анализа и улучшений.

Логика :

• Продукт движется от заказа к клиенту, проходя продажу , контроль, и фиксацию оплаты.

• Администрация и Работа с постоянными клиентами обеспечивают коммуникацию и долгосрочные отношения.

• Управление аккумулирует данные для оптимизации процессов.

2. Последовательность при создании нового продукта

(Отделения работают в цепочке: 7 -> 1 -> 2 -> 3 -> 4 -> 5 -> 6)

• Управление (7) : Генерирует идею нового продукта, анализируя рынок и потребности.

• Коммуникации (1) : Набирает команду для разработки продукта.

• Бухгалтерия (2) : Обеспечивает финансирование проекта.

• Продажи (3) : Предлагает продукт постоянным клиентам для тестирования.

• Производство (4) : Запускает массовое производство после утверждения идеи.

• Контроль качества (5) : Проверяет соответствие продукта заявленным характеристикам.

• Паблик/Маркетинг (6) : Запускает рекламную кампанию для привлечения новой аудитории.

Логика :

• Идея рождается в Управление, затем привлекаются ресурсы (люди, финансы).

• Продукт тестируется на постоянных клиентах, запускается в производство и проходит контроль.

• На финальном этапе маркетинг выводит продукт на широкий рынок.

Общая схема взаимодействия

• Управление (7) задает направление, Коммуникации (1) и Бухгалтерия (2) обеспечивают ресурсы.

• Производство (4) и Контроль качества (5) создают и проверяют продукт.

• Продажи (3) и Паблик (6) взаимодействуют с клиентами и рынком.

• Управление (7) собирает данные для улучшения процессов.

Эта структура гарантирует, что каждый этап проходит проверку, а бизнес фокусируется на качестве, коммуникации и долгосрочных целях.

Существует множество определений термина "организация":

• Структура и порядок : организация – это структура, представляющая собой упорядоченную систему взаимосвязанных и согласованных элементов.

• Специализированные функции : некоторые считают, что организация – это система, где выполняются специализированные функции работниками или подразделениями.

• Процесс разделения труда : другие видят в организации процесс разделения функций и обязанностей.

• Бизнес-деятельность : В контексте бизнеса, организация – это деятельность, направленная на получение прибыли.

• Группа с общей целью : Компания или группа людей, объединенных общей целью.

Таким образом, можно сказать, что организация – это структура, направленная на достижение определенных целей. Эти цели могут различаться в зависимости от типа организации: для коммерческой организации – это прибыль, для общественной – другая цель.

Происхождение термина "организация"

Слово "организация" происходит от глагола "организовать", который означает формирование единой цели через взаимосвязанные и взаимозависимые части. Это создание четкой и упорядоченной структуры.

Примеры организации можно наблюдать повсеместно:

· Молекулы и атомы в веществах (вода, камень и т.д.).

· Человеческое тело.

· Машины, дома, правила дорожного движения.

Основные цели коммерческой организации

Основная цель любой коммерческой организации – это получение денег сейчас и в будущем. Это достигается через обмен ценности, предлагаемой потребителям, на деньги.

Функции организации включают:

· Поиск клиентов, готовых обменять деньги на ценность.

· Корректировку цен и услуг в зависимости от спроса.

· Проведение маркетинговых исследований для определения объемов продаж.

· Создание продуктов или оказание услуг.

Функции компании

Компания, как живой организм, выполняет множество функций, которые можно разделить на явные и неявные:

Явные функции:

· Маркетинг.

· Закупки.

· Продажи.

· Оказание услуг.

· Бухгалтерский учет.

Неявные функции:

· Анализ рынка.

· Сегментация клиентов.

· Обучение персонала.

· Работа с потенциальными клиентами.

· И многое другое.

Даже маленькая компания из пяти человек выполняет огромное количество функций, хотя они могут быть менее очевидными.

Что такое организующая схема?

Мы плавно переходим к пониманию, что представляет собой организующая схема . Сразу хочу обратить внимание на различие между организационной и организующей схемой.

Классическая организационная схема

То, что вы видите перед собой, – это классическая организационная схема. Она основана на теории управления и стандартных принципах иерархии. Такая схема показывает структуру подчинения: кто кому подчиняется. Например:

• Директор.

• Заместитель директора по производству.

• Начальники цехов или отделов.

• Подчиненные должности.

Однако такая схема не показывает каналы взаимодействия между сотрудниками. Это может привести к хаосу и путанице в работе, даже если формально определена иерархия.

Почему возникает хаос?

Хаос в компаниях часто возникает тогда, когда сотрудники не знают, как правильно взаимодействовать друг с другом. Например:

• Начальник ремонтно-механического цеха обращается не туда, куда нужно.

• Разные отделы "бегают" друг за другом, создавая лишнюю текучку.

• Отсутствует четкое разделение обязанностей и полномочий.

Это происходит потому, что люди часто путают организационную схему (структуру подчинения) с организующей схемой (схемой взаимодействия).

Зачем нужна организующая схема?

Организующая схема – это фундамент систематизации бизнеса, который помогает выстроить порядок и эффективность в компании. Она решает множество задач, от устранения хаоса до создания прочной основы для роста, структурируя работу и объединяя сотрудников в команду. Вот почему она так важна и как помогает развивать бизнес:

Организующая схема как основа системы

Она выполняет следующие функции:

• Подчинённость: показывает, кто кому подчиняется, создавая чёткую иерархию.

• Функции: определяет, какие задачи выполняет каждая должность.

• Обязанности: указывает, что конкретно должен делать каждый сотрудник.

• Каналы коммуникации: описывает маршруты общения внутри компании.

• Процесс создания ценности: показывает, как компания производит продукт или оказывает услугу.

• Полномочия: определяет права и ответственность каждого сотрудника.

Таким образом, организующая схема структурирует бизнес, делая его более прозрачным и управляемым.

Практическая польза схемы

• Снижение хаоса и бардака.

Схема устраняет беспорядок, определяя движение клиентов и процессов по организации. Сразу видно, где поток останавливается, возникают жалобы, теряется время и деньги. Без неё бизнес напоминает город без плана – хаотичное нагромождение процессов.

• Снижение зависимости от персонала.

Когда все процессы описаны, работа компании меньше зависит от конкретных людей. Это упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает риски, связанные с уходом ключевых специалистов.

• Улучшение обучения и сокращение текучки.

Схема стандартизирует процесс обучения новичков, предоставляя им понятный план действий. Это сокращает количество ненужных встреч и обсуждений, а новые сотрудники сразу видят перспективы роста, что мотивирует их оставаться.

• Повышение эффективности взаимодействий.

Бизнес переходит из состояния "курятника", где все бегают и шумят без результатов, в "муравейник", где каждый знает свою задачу и работает чётко. Схема сокращает беготню, предотвращает дублирование обязанностей и позволяет использовать время и ресурсы сотрудников максимально рационально.

• Упрощение принятия решений.

Сразу ясно, кто за что отвечает, кто ставит задачи, принимает решения и несёт ответственность. Командные линии чётко выстроены: вниз идут приказы, вверх – отчёты. Когда структура работает, решения принимаются быстрее, а действия становятся эффективнее. Руководитель знает, кого похвалить за успех или отчитать за провал.

• Мотивация сотрудников и объединение в команду.

Амбициозные специалисты видят план развития компании и возможности для своего роста. Каждый сотрудник понимает свои задачи, что укрепляет командный дух и предотвращает путаницу. Руководитель может выявить перспективных сотрудников и создать условия для их удержания.

• Минимизация конфликтов.

Ваш бизнес превращается в город с продуманной инфраструктурой: главные улицы – это коммуникационные линии, здания – терминалы, где материалы, письма, деньги или идеи превращаются в продукт. Организующая схема – это план вашей "столицы", который показывает, как всё взаимодействует по правилам.

• Закрытие пробелов.

На схеме видно, каких позиций не хватает в компании. Это позволяет вовремя создать новые рабочие места, устранить "белые пятна" в задачах и укрепить слабые звенья.

• Фундамент для масштабирования и прибыли.

Схема помогает создать эффективный и прибыльный бизнес в любой нише, подготавливая надёжную основу для роста. Вы лучше понимаете, как функционирует ваш бизнес, и можете разделить должности по функциям, повышая общую эффективность.

Структура компании через отделения и отделы

· Отделения. Семь главных функций бизнеса: кадры и коммуникации, работа с постоянными клиентами, бухгалтерия, производство, контроль качества, поиск новых клиентов, защита и новые идеи.

• Отделы. Внутри каждого отделения – три отдела. Например, в производстве это могут быть снабжение, планирование и непосредственно производство.

Такое деление помогает структурировать задачи и сделать их выполнение более целенаправленным.

Как организующая схема помогает развивать бизнес?

• Понимание работы бизнеса. Вы начинаете лучше видеть, как всё функционирует и где нужны улучшения.

• Формирование фундамента. Создаётся надёжная основа для развития компании.

• Рост эффективности. Чёткое разделение функций позволяет сотрудникам работать продуктивнее.

• Личное развитие владельца. Схема освобождает время руководителя для стратегических задач, а не тушения "пожаров".

• Удовлетворение от бизнеса. Это не просто порядок – это способ получать радость от работы, видя, как бизнес функционирует как отлаженный механизм.

Без организующей схемы построить успешный бизнес – всё равно что возводить город без проекта. С ней вы не только устраняете бардак, но и создаёте условия для стабильного роста, повышения эффективности и удовольствия от управления компанией.

Как разобраться в ключевых терминах организующей схемы?

Организующая схема (оргсхема) – это визуальное представление структуры компании, которое показывает, как организованы её подразделения, должности и процессы управления. Она помогает упорядочить бизнес, устранить хаос и сделать работу эффективнее. Но чтобы использовать оргсхему на полную, важно понимать её ключевые термины. Мы разберём их просто и по-человечески, чтобы вы могли легко ориентироваться в схемах и применять их на практике.

Основные понятия оргсхемы

• Иерархия

Иерархия – это система уровней управления в организации. Она показывает, кто кому подчиняется и как распределяется власть. Например, наверху – генеральный директор, ниже – руководители отделов, а ещё ниже – исполнители. Иерархия задаёт вертикальную структуру и цепочку подчинения.

• Подразделение

Подразделение – это отдельная часть компании, отвечающая за свою задачу или функцию, например, отдел продаж, маркетинга или бухгалтерии. В оргсхеме подразделения изображаются как блоки, связанные линиями с другими частями структуры.

• Должность и роль

Должность – это конкретная позиция сотрудника, например, "менеджер по продажам". Роль – это набор обязанностей и функций, связанных с этой должностью, вроде подбора персонала или обработки заказов. В оргсхеме должности указаны внутри блоков, а понимание ролей помогает глубже интерпретировать схему.

• Линии подчинения и коммуникационные линии

Линии подчинения – это связи между блоками, показывающие, кто кому отчитывается. Сплошные линии обозначают прямое подчинение, пунктирные – косвенное или временное сотрудничество.

• Коммуникационные линии

Коммуникационные линии – это "дороги", по которым движутся отчёты, деньги, идеи и другие "частицы". Они обеспечивают взаимодействие внутри компании.

• Терминал

Терминал – это не вокзал, а место, где обрабатываются и отправляются материалы. Представьте: на входе – сырье или заявка, на выходе – готовый продукт или решение. Каждый терминал в оргсхеме – это точка, где создаётся ценность.

• Частица

Частица – это всё, что движется по коммуникационным линиям: письмо, идея, деньги или заказ. Сотрудники на своих "постах" обрабатывают частицы, превращая их в Ценный Конечный Продукт (ЦКП) – итог работы, который приносит пользу компании или клиенту.

• Пост

Каждый сотрудник "занимает пост" – зону ответственности, где он сам решает, как достичь результата.

• Шляпа сотрудника

"Шляпа" – это набор инструкций и обязанностей, который помогает ему понять, как работать, взаимодействовать с коллегами и чего добиваться. Обучить сотрудника – значит, подготовить его к эффективному выполнению задач.

• Функциональная структура

Это тип организации, где подразделения делятся по видам деятельности: маркетинг, финансы, производство. В оргсхеме это выглядит как вертикальные "столбцы", где каждое подразделение отвечает за свою специализацию.

• Уровень управления

Уровень управления – это горизонтальный "слой" в иерархии: высший (топ-менеджеры), средний (руководители подразделений) и нижний (исполнители). Чем больше уровней, тем сложнее структура.

• Процесс

Процесс – это последовательность действий для достижения цели, например, "обработка заказа" через отдел продаж и склад. Хотя процессы редко рисуют в оргсхеме, они связаны с работой подразделений и должностей.

Почему это важно?

Чёткое понимание терминов помогает не только читать оргсхему, но и анализировать её. Вы сможете выявлять сбои (например, где застревают "частицы"), находить ответственных за проблемы и предлагать улучшения. Оргсхема упрощает оперативное устранение неполадок и предотвращение их повторения, превращая хаос в порядок.

Как начать разбираться?

Возьмите схему вашей компании или пример из интернета. Найдите уровни управления, линии подчинения, ключевые должности и терминалы. Постепенно вы увидите логику построения и взаимосвязи. Понимание терминов открывает путь к глубокому анализу структуры организации, её сильных и слабых сторон, а также к созданию более эффективного бизнеса.

Ошибки, которые стоит избегать

1. Нет оргсхемы. Ну, работа без оргсхемы – это путь без чёткой карты.

2. Неполная схема. Вроде дорисовали трассу, а она ведёт в тупик.

3. Назначение «кого угодно». Типа «нужен начальник – пусть Петя будет».

4. Начальник = всемогущий. Руководитель должен сосредоточиться на стратегических задачах, избегая перегрузки обязанностями.

5. Объём работы не учитывается. Сотруднику поручили задачи, которые невозможно выполнить в рамках разумной нагрузки.

Как внедрить оргсхему и не зарыться в деталях?