Тайм-менеджмент для тех, у кого лапки. Как управлять рутиной и работой так, чтобы избежать хаоса и чувствовать себя полным сил

Владимир Завертайлов

Тайм-менеджмент для тех, у кого лапки

Как управлять рутиной и работой так, что избежать хаоса и чувствовать себя полным сил

@ Завертайлов В., текст, 2024

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2025

Введение

Утро. Звонит мудильник. В чатиках уже полно «Олег, где макет, вот правки!» и «Срочно приезжай, потом всё объясню». Обычное такое «доброе» утро. И это еще до чашечки бодрящего дипрессо. Дрынк!

Так, что там с планами? Вчера вечером же так хотелось доделать сегодня утром вон ту важную задачу. И вон ту. Мы все так поднаторели в делегировании будущему самому себе! До автоматизма.

Хрен с ними, с планами: звОнит (или звонИт?) разгневанный клиент, требует СРОЧНО поправить пару капец-каких-важных запятых в договОре (или дОговоре?) и заодно полчасика жалуется на бессонницу, своих внутренних врагов и повышение цен на недвижимость в Сочи. Хорошо пошло. Маховик продуктивности раскручивается прямо в маршрутке. Особенно от дурных новостей в ленте. Других там давно нет, кто ж будет про улучшение надоев читать? Проезд оплатил? Станция «Динамо», выметайся.

Лифт. Судорожно разгребаем почту: грустными смайлами (да и те с опечатками). Офис. Здрасте-здрасте, забор покрасьте. О, кулер! Еще чашечку растворимого шмурдяка или сразу новопасситу? К черту. Некогда!

Начальник. Где начальник? Этот красный, орущий, отскакивающий от стен мячик? Одушнитель воздуха. «Олежа, зайди ко мне через полчасика. Нам нужно серьезно поговорить. Ты только не напрягайся». Напрягся! Ой как напрягся. Куда полчаса улетели только?

«Заходи, не нервничай». Занервничал! Упс, всего лишь надо срочно смотаться в Химки. Рыбкой-птичкой, туда-обратно, тудух-тудух. По пути как раз отчет добьем, пока зум с Иван Иванычем. 

Zoom be! В метро связь ловит. Фигня делов. По сравнению с инфарктом миокарда (тудух-тудух) – вообще мелочь. Теща эта еще, с ее переездом… И елку! Обязательно выбросить елку. Завтра. Завтра. Завтра. Завтра – это как сегодня, но только завтра.

Если это похоже на ваши трудовые будни – вы не одиноки. И эта книга – для вас.

Давайте знакомиться

Меня зовут Владимир Завертайлов. Более 20 лет я занимаюсь разработкой программного обеспечения для таких компаний, как Северсталь, Орматек, Металлпрофиль, Disney, TP-Link, Logitech, Атол, Greenfield, Сочи-Парк, Adobe и многих других. Моя компания входит в десятку лучших web-разработчиков страны. Я автор бестселлера «Настольная книга project-менеджера», и если вы его читали, то я рад новой встрече. В свободное время я увлекаюсь спортивными самолетами – у меня их два: один – злой, советский Су-29, для акробатики, другой – американский RV-7, для души, вроде полетов в горы или поиска потерявшихся под эгидой LizaAlert. Мой путь был нелегким, но невероятно увлекательным.

Ничего из этого не получилось бы без тайм-менеджмента.

Пришлось изучить, пожалуй, все доступные книги о тайм-менеджменте, перепробовать более сотни программ-планировщиков. В какой-то момент стало ясно, что имеющиеся на рынке инструменты не вполне устраивают. И началась работа…

Мы провели сотни интервью с самыми разными людьми, использующими тайм-менеджмент ежедневно. Посмотрели, как на самом деле они ведут свои дела. А это порой очень сильно отличается от того, о чем пишут в умных книжках гуры тайм-менеджмента. Потратили тысячи часов на разработку, дизайн и шлифовку продукта. Вложили в это миллионы денег. А также наши души, горящие сердца и кипящие мозги. Так появился SingularityApp – пожалуй, лучший российский планировщик.

Сейчас нашими инструментами для планирования пользуются сотни тысяч людей по всему миру. Среди них – крупные компании, такие как ВТБ, Теле2, СКБ Контур а также известные авторы, например – Макс Дорофеев. И это не просто слова – количество инсталлов и высокие рейтинги говорят сами за себя.

Однако эта книга не про SingularityApp. Более того, мы рассмотрим разные инструменты для стратегического и тактического планирования. Конечно, здесь будут конкретные примеры, как применять SingularityApp, но я не имею права настаивать на этом планировщике. Кому-то заходит, кому-то – нет. Хотя, видит бог, мы стараемся.

Словом, мы с командой серьезно вложились, чтобы разобраться с темой тайм-менеджмента. И теперь лучшими практиками мне хочется поделиться с вами.

Люди-котики и личная эффективность

Что есть счастье? – Чувство растущей власти, чувство преодолеваемого противодействия.

Фридрих Ницше

Что такое личная эффективность? Обожаю этот вопрос. И это точно не про «успешный успех», где вам обещают золотые горы после очередного вебинара.

Личная эффективность – это достижение именно ваших целей. Не целей начальника, компании или семьи, а именно ваших.

Люди, которые ничего не планируют и ничего не успевают, часто ведут с собой внутренние диалоги, полные боли, слез и отмазок. Хотя где-то внутри они знают, что врут себе. Люди-котики, назовем их так. Потому что у них – лапки!

Если вы узнали себя в этих паттернах поведения, приготовьтесь к серьезной работе. Практика показала, что котов пасти можно. Даже если этот котик – вы сами. Мяу!

Сингулярность ближе, чем ты думаешь!

Сингулярность… Горизонт событий… Это граница черной дыры, за которую ничто, даже свет, не может вырваться обратно. Это точка, где гравитационное притяжение становится настолько сильным, что преодолеть его невозможно. Когда что-то пересекает горизонт событий, оно неизбежно втягивается в черную дыру.

Бесконечный поток задач и обязательств – это как горизонт событий черной дыры. Он засасывает ваше время и энергию, не оставляя шанса вырваться. Вашего ресурса не хватит, чтобы справиться со всеми важными делами, ответить на все вопросы, прочитать все книги и посетить все места. Даже самые значимые и интересные вещи останутся недоделанными, похороненными под горами других задач.

Но я написал эту книгу не для того, чтобы напомнить вам о тленности бытия и безысходности. В первую очередь эта книга о том, как управлять собой в эпоху технологической сингулярности[1]. Изучив ее, вы узнаете:

• Как построить личную стратегию.

Стратегию, которая позволит добиваться именно ваших целей, а не целей, к примеру, вашего начальства, ваших подчиненных и других коллег по жизни. Да, возможно, вам будет с ними какое-то время по пути, но акцент здесь именно на ваши цели. Разумная, эгоистичная стратегия.

• Как эту стратегию совместить с повседневной рутиной.

• Какие из многочисленных техник, лайфхаков и трюков тайм-менеджмента применять и в каких ситуациях.

• Какие инструменты держать в арсенале, чтобы получилась законченная, рабочая система.

• И как, черт возьми, не тратить на планирование больше 20 минут в неделю.

В конце концов, мы с вами очень занятые люди. Эта книга, и особенно упражнения к каждой главе, позволят вам построить рабочую систему на основе циклов Деминга[2] и организовать персональный scrum[3]. Систему, которая будет работать на вас и иногда – за вас. Поддерживать дела в порядке. Оставаться продуктивным без выгорания. И оставлять время на действительно важные вещи. При этом с минимальными усилиями, которые только возможны.

Да, над построением системы придется потрудиться. Но кто говорил, что будет легко?

Время выгодно инвестировать в планирование. Правда, до определенного предела. Даже 10 минут в неделю, посвященные планированию дел и задач, резко повышают ваши шансы на успех. А среди тех, кто тратит на планирование от 30 до 60 минут в неделю – самая большая доля успешных людей. Кстати, выполнять свои планы достаточно всего на 75%.

К таким выводам мы пришли, опросив более 1500 респондентов. Само исследование доступно по этому QR-коду

Циклы планирования

Мы будем использовать регулярный подход, в основе которого лежит цикл Деминга. Классический Plan-Do-Check-Act (Планируй-Делай-Проверяй-Действуй).

Самый большой цикл – стратегический. Каждые полгода или год мы занимаемся своей стратегией. Делаем ревизию. Сверяем с реальностью. Следим за нашим глобальным прогрессом. Этому циклу посвящена третья глава книги.

Теперь предлагаю подробнее рассмотреть содержание книги и познакомиться с программой действий.

Программа действий

Книга состоит из семи глав. В каждой есть практические упражнения. Именно они создадут систему управления делами, покрывающую стратегический, тактический и оперативный уровень. В итоге вы будете успевать больше, работать сосредоточеннее и качественнее, научитесь делегировать рутину и находить время для полноценного отдыха и восстановления. Эта система будет работать на вас. Трудозатраты на поддержание ее в рабочем рабочем состоянии составят 20 минут в неделю.

1. Введение

Вы сейчас здесь.

2. Путь героя

Представьте, что ваша жизнь – видеоигра, где вы – главный герой. Каждая задача – квест, а каждый день – новая миссия. В этой главе мы будем проводить безжалостную ревизию вашего времени, чтобы понять, куда исчезает ваш самый ценный ресурс. Следуя «Пути героя», вы научитесь наводить порядок в повседневном хаосе и превращать рутинные действия в увлекательные миссии. Подготовьтесь к честному взгляду на свой распорядок дня и первому упражнению, которое перевернет ваше представление о времени. В какой-то момент может стать страшно. Готовы нажать «Start»?

Точка взгляда на себя: из глубин космоса. Уровень: мета-стратегия.

3. Персональная стратегия

Времена сами знаете какие. Как создать стратегию, когда вокруг ВОТ ЭТО ВСЁ? В третьей главе вас ждет тяжелая работа. Вы выберете для себя наиболее подходящий шаблон и инструмент и за девять практических шагов построите стратегию. Алгоритм, который мы будем применять, проверен на самых разных людях и ситуациях. Если всё проделаете честно – у вас будет ясность мысли и дорожная карта для достижения именно ваших целей.

Точка взгляда на себя: 10 000 метров. Уровень: стратегия.

4. Тактическое планирование: персональный SCRUM

Методика управления временем, или GTD[4] чертовски эффективна. Но превращает вашу жизнь в один бесконечный долбаный чек-лист. Потому что тактика без стратегии – просто суета перед поражением.

Мы поступим немного по-другому. Организуем персональный scrum-подход (не волнуйтесь, я расскажу, что это). Посмотрим, как правильно выделять время на стратегические задачи, но при этом не продалбывать важные встречи или рутинные дела.

Чувство контроля и сила действовать должны появиться у вас после завершения практических заданий к этой главе. По сути, именно здесь мы сшиваем стратегию с повседневщиной. И получаем систему управления делами, которая работает на вас. За 20 минут в неделю вашего времени.

Точка взгляда на себя: 100 метров. Уровень: тактика + оперативная работа

5. Профилактика нехватки времени

Ни у кого из нас нет времени. Факт. Придется воевать за каждую минуту, которую можно посвятить действительно важным делам, мечтам и стратегическим задачам.

Эта борьба за время напрямую связана с делегированием. Делегирование – это упражнение в стратегии, и его можно сделать своим оружием. В пятой главе я поделюсь методами борьбы с нехваткой времени, включая флексинг задач, и расскажу о таких режимах работы, как «Делатель» и «Менеджер». В конце вас ждут практические задания, которые помогут освободить время для действительно важных дел.

Точка взгляда на себя: 1000 метров. Уровень: стратегия + тактика

6. Великий Детокс

К этому моменту у вас уже будет эффективная система выжимания пота. Но научные эксперименты доказали, что без правильного отдыха ваш КПД будет ниже плинтуса. Здесь вас ждет подробное исследование для тех, кого мучает совесть, если он не работает 24x7.

Удивительно, но правильная настроенная система отдыха повышает продуктивность, порой на 400 %. Ключевое слово – «правильная». Вот об этом и поговорим.

Точка взгляда на себя: под микроскопом. Уровень: стратегия + тактика

7. Бонус. Обзор SingularityApp

Эта глава для тех, кто ищет инструмент для работы с задачами, подобный швейцарскому ножу. Если у вас уже есть любимое мачете – просто пропустите эту главу.

Точка взгляда на себя: в упор. Уровень: оперативная работа.

8. Приложения

В конце книги вы найдете самые разные техники тайм-менеджмента, уловки, лайфхаки, которые дополняют и улучшают систему. Это – тюнинг. Разобранные здесь методы можно и нужно использовать ситуационно. По вкусу. Причем не все сразу. А только те, что по душе.

Я сделал рубрикатор и постарался скомпоновать техники в зависимости от проблем, которые возникают в реальной жизни. Держите книгу под рукой, и, если появляются трудности с мотивацией или планом действий – обращайтесь к Приложению. Возможно, там есть ответ, подсказка, намек или решение именно вашей ситуации.

Также в приложениях вы найдете разбор практических заданий: типовые ошибки, которые мы обнаружили у нескольких сотен людей, выполняющих эти задания. Обращайтесь к разбору ошибок уже после того, как закончили работать над конкретным заданием и практикой.

Почему вы не должны читать эту книгу

Как мотивировать себя что-то сделать? Да никак, оставайтесь в жопе!

Артемий Лебедев

На самом деле вы никому ничего не должны. Но не стоит читать эту книгу:

• Если вы уверены, что в вашей жизни всё идеально и не нужно ничего менять. Вообще расслабьтесь. Тайм-менеджмент вам противопоказан. У меня даже нет идей, как эта книга попала к вам в руки. Книгу – на полку, руки протереть антисептиком!

• Если вам не нравится мой стиль изложения, черный юмор и едкие цитаты, за которыми идут конкретные алгоритмы, исследования и другое бухтелово. Особенно если вы прочитали желтую книжку, и она вам не зашла. Тут будет то же самое. Только похлеще.

• Если вы не готовы к честному взгляду на свою продуктивность и эффективность. Если вас устраивает добиваться чужих целей, вместо своих. Если боитесь столкнуться с собственными слабостями и недостатками. Бойтесь дальше, на здоровье.

Узнали себя в одном из этих пунктов? В таком случае эта книга не для вас. Всем остальным добро пожаловать в мир сингулярного тайм-менеджмента!

Полистайте содержание. Посмотрите главы. Загляните в задания после каждой. Если есть сомнения – поставьте, где взяли. Не поможет. Особенно если не будете постоянно практиковаться. В книге, конечно, есть забавные истории, примеры, кейсы, чек-листы и шаблоны, которые можно брать и сразу применять. Но это – инструмент, а им работать надо!

И если вы все еще тут – сразу перейдем к практике.

Практические задания

В каждой главе есть практические задания. Они требуют времени, спокойной атмосферы, ясного ума и упорства. К большинству из них приложены шаблоны, которые помогут выполнять упражнения по шагам.

Зачем нужен этот бот, и что он вам поможет сделать:

1.

Проделать упражнения к каждой главе этой книги и улучшить свои навыки планирования.

2.

Определить свою эффективность с помощью теста. Тест шуточный, не относитесь к нему слишком серьезно. О его персонажах мы поговорим в следующей главе.

3.

Получить материалы к урокам и использовать их для улучшения продуктивности. Там есть шаблоны почти к каждому домашнему заданию. К некоторым – в разных форматах.

4.

Узнать о различных типах личности и понять, как лучше организовать свое время.

К сожалению, другого способа получить шаблоны нет и не будет. Так что если вы не один из миллиарда пользователей Telegram – очень жаль. Сразу активируйте бот, чтобы потом не искать ссылку.

В Приложении 2 вы найдете разбор типовых ошибок при выполнении практических заданий.

Задания к вводной главе

1. Попробуйте технику Помодоро.

Если вы уже знакомы с таймером Помодоро, возможно, вы им активно пользуетесь. Прекрасно. Если вы еще не пробовали эту методику, установите себе таймер. Вы можете скачать SingularityApp, там такой таймер есть. Или выберите любое другое приложение, которое вам понравится. Таймеров Помодоро довольно много: физических, электронных, механических. В конце концов, можно попросить свою любимую умную колонку.

Если вы никогда не использовали технику Помодоро – найдите ее в Приложении к книге[5]. Прочитайте. И попробуйте делать второе практическое задание к этой главе, используя таймер. А именно: поставьте таймер на 25 минут и сконцентрировано поработайте над заданием № 2.

Самое главное сейчас в этом упражнении – поймать ритм. Попробуйте, не отвлекаясь ни на что другое, заняться конкретным делом, и только после этого, сделав небольшую паузу, переключитесь на что-то еще. Поработайте над домашним заданием. Ничего страшного за 25 минут вы не пропустите, не переживайте.

2. Соберите список «бесилок» на 100 пунктов.

С этим списком мы будем работать в пятой главе. Но важно, чтобы он какое-то время отлежался. Пожалуйста, не пропускайте это упражнение. Нам будет важно взглянуть на этот список как бы со стороны, а для этого нужен временной зазор.

Итак, запустите таймер на 25 минут и составьте список бесилок. Всего того, что вас бесит, раздражает и выводит из себя.

Это могут быть вещи, которые происходят у вас на работе. Или дома, или в транспорте, в пробках – где угодно. Это могут быть бесилки в себе, в мире или других людях. Неважно. Постарайтесь сделать этот список как можно более конкретным. То есть не просто «меня бесит этот козел». А что конкретно не устраивает в этом козле?

Не менее 100 пунктов. Первые 20, скорее всего, напишутся легко. А дальше придется подумать. В этом и соль. «Меня бесит делать это упражнение» – вполне себе пункт. «Меня ничего не бесит» – наглая ложь.

Итак. Не менее 100 пунктов. Каждый из них мы с вами проранжируем по десятибалльной шкале по двум параметрам.

3. Сила боли. Насколько эта штука вас раздражает. Где 10 – это самая мерзкая и раздражающая вещь, которую вы только можете вспомнить. Сразу представьте ее, чтобы был ориентир[6].

4. Частота. Насколько часто это с вами происходит. 10 – это максимально часто, практически постоянно. Каждый божий день.

Итого в сухом остатке 100 пунктов ваших отранжированных бесячих проблем, которые вы записываете, используя технику Помодоро, – это будет супер. До встречи в следующей главе!

Разбор типовых ошибок к этому заданию вы найдете в Приложении 2.

Глава 1

Путь героя

Только мысль о смерти может дать человеку отрешенность, достаточную для того, чтобы принуждать себя к чему бы то ни было, равно как и для того, чтобы ни от чего не отказываться.

Карлос Кастанеда

Я постараюсь без нужды не нагнетать. Но эта глава – тяжелая. И, пожалуй, лучшее решение – пропустить ее и перейти к техникам продуктивности в конце книжки. Особенно если вы в отпуске. Стоит хорошая погода. Рядом – красивые люди и вкусная еда. Апельсиновая мороженка, например. Или просто хочется поиграть в приставку.

Кстати, с игр мы и начнем. Простите, если кому-то станет «бздляво».

Короче, жесть. Кто не видел – сходите, посмотрите. И простите за спойлер.

Играй больше. Xbox!

Ролик крутился по телевидению. Спровоцировал много ненависти. И был запрещен в десятке стран: от Великобритании и других европейских государств до США. В общем-то, по понятным причинам. Смотреть его неприятно (не-не-не, снято всё отлично). Не только из-за жесткого визуала, но и просто потому, что неприятно ассоциировать себя с этим бедолагой, жизнь которого от рождения до могилы пролетела за несколько секунд.

Магия компьютерных игр в том, что они держат нас на дофаминовом цикле. Мы получаем «кайфец». Эти трюки хорошо известны в индустрии, повторяются из игры в игру, из года в год. Но всё еще работают и приносят миллиарды долларов[7] ежегодно.

Есть даже игры без игроков, придуманные задолго до того, как стримить и заниматься киберспортом стало более модным, чем ходить в качалку. Вот например, игра «Жизнь».

Придумал ее британский ученый (я сейчас серьезно, ибо у мужика – кембриджский PhD), Джон Конвей (†), в 70-х годах прошлого века.

Есть доска, на ней – клетки. Каждая клетка может быть «живой» или «мертвой». Если у живой клетки три «живых» соседки – она продолжает жить. Иначе – умирает: либо от одиночества, либо от перенаселенности. Если у мертвой клетки есть три живых соседки – в ней зарождается жизнь.

Человек там ничего толком не делает. Максимум – может задать начальное расположение клеток. И смотреть, чего из этого выйдет. Медитативное занятие, надо признать.

Хотя нет. Скука-скучная! Лично я хочу в игре «ЖИЗНЬ» нажимать на все кнопки, какие там есть. А каких нет – придумать и нажимать, нажимать, нажимать, нажимать. IDDQD! IDKFA![8] Потому, что «Life is short. Play more». Можно даже без Xbox.

Давайте посмотрим, как устроена та самая игра «жизнь», в которую мы просыпаемся каждый божий день. Чего нам тут можно, а чего нельзя. И как в нее играть, «чтобы не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы». А еще лучше – устанавливать свои правила и получать «кайфец» от прохождения ежедневных квестов.

В следующем параграфе мы перейдем на «ты». Сорри, так получилось.

Дивный новый мир

Ты приходишь в сознание с полной или частичной амнезией. «Где я? Что я? Зачем я? Пожалуй, посплю еще». Темнота.

«Спи, спи, ты еще не готов узнать правду, – шепчет внутренний голос. – Твоя реальность гораздо страшнее снов. Но у тебя нет выбора, ты должен вернуться».

Мир настойчив и пытается дотянуться до тебя. Треньканьем айфона, криком «Рота, подъем!» или миловидной стюардессой со своим «Курица или рыба?»

«Просыпайся в меня, – говорит мир. – Погнали!»

Ты открываешь глаза. И мир сразу награждает тебя кучей ачивок: ты – «менеджер среднего звена» или «ты – рок-звезда». И тут же вешает на тебя кучу ожиданий, вроде «Настоящий мужик должен» (всё время должен). Или «Настоящая женщина никому ничего не должна» (только не забудь покормить десять кошек, дорогуша).

«Боже, какая сексистская нелепица», – думаешь ты. И заглядываешь в раздел «Миссии». Лучше бы ты этого не делал. Там не густо, всего четыре пункта. И все они тебе очень не нравятся: терпеть, рожать, работать, умереть. «Сука-сука-сука», – думаешь ты.