Сразить наповал. #Сопроводительное письмо. 2-е издание

«При отклике на вакансию большая просьба в сопроводительном письме указать: ссылки на портфолио, примеры публикаций и коротко описать достигнутые результаты».

«Напишите, чем вы гордитесь?»

«В сопроводительном письме расскажите о своих достижениях на предыдущем месте работы».

«Пожалуйста, в сопроводительном письме расскажите про свой личный опыт работы и достижения в холодных продажах B2B».

«При рассмотрении резюме предпочтение будет отдаваться откликам с сопроводительным письмом с описанием Ваших достижений и обоснованием, почему именно Вы соответствуете данной позиции».

«Уважаемые соискатели, большая просьба, в сопроводительном письме указать ваши достижения в компании, какие действия вы применяли для достижения результатов в финансовой сфере. Также укажите в цифрах, что было в компании и как стало с вашим приходом?»

«Ответьте пожалуйста на эти вопросы в вашем сопроводительном письме:

• Какие результаты вашей работы за последние 2—3 месяца?

• Кто может это подтвердить?»

«Опишите в сопроводительном письме свой вклад в успех последней компании и какой вклад, на ваш взгляд, вы бы могли внести в нашу компанию».

Как правильно выбирать и составлять хорошие примеры результатов по ключевым показателям эффективности вы сможете научиться, прочитав мою новую «Резюме для карьеры». Задача этой книги – научить добавлять уже готовые результаты в структуру сопроводительного письма. Вот примеры того, как можно заменить шаблонные фразы конкретной информацией и результатами.

Было

На данный момент я открыт для новых предложений и мне интересна вакансия вашей компании.

Стало

Мне интересна работа в Вашей компании, так как руководство поддерживает рост и развитие своих сотрудников и предоставляет возможности для реализации новых проектов. Я знаю, что у Вас очень сильная корпоративная культура, ориентированная на лидерство, работает профессиональная команда, есть корпоративный университет и поощряются идеи сотрудников.

Было

Меня заинтересовала вакансия в Вашей компании.

Стало

Меня заинтересовала вакансия на позицию «Директор юридического департамента» в Вашей компании. Из описания вакансии я увидел широкий спектр правовых вопросов, таких как поддержка производства, торговое законодательство, корпоративные вопросы, импорт и экспорт. Последние пять лет я занимаюсь этими направлениями в компании [Название компании]. Также меня привлекает перспектива работы с владельцем крупного федерального холдинга.

Было

Требования в вакансии, предъявляемые к кандидату, в полной мере соответствуют моей квалификации.

Стало

В описании Вашей вакансии требуется кандидат с опытом оптимизации бизнес-процессов. В компании [Название компании] по итогам 2021 года я увеличил прибыль компании на 15% и сократил срок завершения сделок полного цикла на 30% за счет модернизации и автоматизации бизнес-процессов.

Было

Я командный игрок и лидер, способный повести за собой команду.

Стало

Увеличил продажи в 2 раза за год за счет формирования с нуля и развития команды по работе с корпоративными клиентами. Снизил отток клиентов мелкого и среднего бизнеса на 20% и увеличил рентабельность продаж на 30%. Победитель мотивационных конкурсов от партнеров по продаже брендов три года подряд: [Бренд #1] (2019), [Бренд #2] (2020), [Бренд #3] (2021).

Было

Имею большой опыт управления персоналом.

Стало

Имею диплом за успехи в области розничной торговли за вклад в развитие бизнеса в России в номинации «Лучшая работа с персоналом».

Было

Опыт работы дал мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы в Вашей компании.

Стало

Улучшил финансовый результат на 18% в 2022 году за счет оптимизации бухгалтерской отчетности актива. Сократил расходы компании по банковским процентам на 3 процентных пункта за счет проведения рефинансирования кредитов.

Выводы

1. Мы разобрали, что шаблонные письма состоят на 100% из воды. Мы поняли, что использовать шаблоны в тексте – это плохо. Шаблоны в тексте – это индикатор определения уровня грамотности автора письма.

2. Скажите «нет» шаблонному сопроводительному письму. В 2023 году объяснять отправку шаблонного письма отсутствием времени и незнанием – оправдание того, чему нет оправдания.

Итак, шаблонные письма мы исключили и решили написать сами. Но не все так просто. Многие хорошо излагают свои мысли устно, но мало кто умеет также хорошо переносить свои мысли на бумагу. Попытки «изобрести велосипед» в деле составления сопроводительных писем также ни к чему хорошему не приводят.

Что же мешает кандидатам написать хорошее сопроводительное письмо? Давайте разберем следующий уровень ошибок. Для этого мы возьмем примеры сопроводительных писем, которые содержат ряд наиболее распространенных ошибок, которые соискатели допускают чаще всего.

Перед вами пять образцов обычных типичных сопроводительных писем. Они выбраны не за то, что они как-то по-особенному плохи или ужасны, – если бы я захотела, то могла бы процитировать гораздо более худшие образцы, – но они выбраны за то, что иллюстрируют целый комплекс ошибок, на которых мы будем учиться.

В каждом примере жирным шрифтом выделены ошибки, в скобках курсивом выделены типы ошибок, которые мы будем разбирать в этой главе.

N. B. Это плохие примеры. Не пишите так. У авторов этих посланий явно не хватило времени на сочинение и редактирование своего произведения.

[1]

ДИРЕКТОР ПО ПРОДАЖАМ

Добрый день! (неверное обращение)

Направляю Вам на рассмотрение свое резюме (на какую позицию?).

Уверен, что мог бы быть полезен (высказывание личного мнения/обобщение – чем полезен?) крупной торговой компании в продажах промышленных и сложных продуктов (обобщение — какой компании? каких продуктов?).

Мои опыт, знания и навыки (обобщение – какой опыт? какие знания? какие навыки?) лежат в области продаж и работы с клиентами (обобщение – каких продаж? с какими клиентами?). На последнем месте работы (обобщение – на каком месте работы?) в должности регионального директора нес ответственность за деятельность (обобщение – какую деятельность?) и результаты (обобщение – какие результаты?) отдела продаж на территории нескольких регионов России (обобщение – каких регионов?).

Рассматриваю вакансии в динамичной современной компании (обобщение — какой компании?) на российском рынке – руководителя отдела продаж, директора по продажам, директора по развитию продаж.

Повтор слов: «продажи» – 6 раз, «директор» – 3 раза.

[2]

HR-МЕНЕДЖЕР

Доброго дня (неверное обращение)

Прошу рассмотреть мою кандидатуру на данную позицию (обобщение – на какую позицию?). Считаю, что могу быть полезна Вашей компании (высказывание личного мнения/обобщение – чем полезна?).

Основная цель моей работы: организация слаженного, максимально эффективного коллектива, где каждый сотрудник на своем месте, готовый к свершениям и развитию)))). Где цели компании созвучны с целями каждого сотрудника (поток сознания).

Люблю (эмоциональный оборот) ставить перед собой амбициозные задачи (обобщение – какие задачи?).

Безмерно люблю (эмоциональный оборот) выбранную область работы (обобщение — какую область работы?), в которой всегда можно и нужно учиться (высказывание личного мнения/обобщение – чему учиться?).

С уверенностью могу сказать (высказывание личного мнения), что это также и творческая работа, так как именно гибкость ума и творческий (повтор слов «творческий») подход может помочь в достижении самых сложных задач (обобщение — каких задач?, поток сознания).

[3]

ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР

Здравствуйте! (неверное обращение)

Меня на сайте hh.ru заинтересовала должность главного бухгалтера (страдательный залог). Уверена, что вам подойдут мои знания и мой опыт работы (высказывание личного мнения, обобщение – какие знания? какой опыт?). У меня имеется высшее образование (обобщение – какое образование?) и стаж более 20 лет (обобщение) работы в бухгалтерии. Опыта работы в сфере производства у меня не имеется (явка с повинной), но я быстро обучаюсь и с легкостью овладеваю новыми навыками (поток мыслей, высказывание личного мнения, обобщение – какими навыками?).

В настоящее время я работаю главным бухгалтером в компании, являющейся арендатором. В связи с тем, что компания, являющаяся собственником, находится на стадии ликвидации, я ищу работу главного бухгалтера или заместителя главного бухгалтера.

Я стремительная, образованная и ответственная (субъективные оценочные характеристики). Я считаю, что смогу успешно справиться с обязанностями, описанными в вакансии (высказывание личного мнения, обобщение – с какими обязанностями?). В связи с этим хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения. Буду рада с Вами поработать, также готова обучаться (поток мыслей).

Жду Вашего ответа (прямое указание).

Повтор слов и однокоренные слова: местоимения – 11 раз, «главный бухгалтер» – 4 раза, «работа» – 6 раз, «являющаяся» – 2 раза, «имеется» – 2 раза.

[4]

ФИНАНСОВЫЙ АНАЛИТИК

Добрый день! (неверное обращение)

Прошу рассмотреть мое резюме на вакансию (обобщение – на какую вакансию?). На моем последнем месте работы (обобщение – на каком месте работы?) я совмещала сразу несколько должностей: кредитного контролера, финансового аналитика, административного менеджера. Работа с договорами и большим объемом бумаг и цифр мне знакома (страдательный залог), более того, в силу своих качеств – усидчивости, внимательности, ответственности (субъективные оценочные характеристики) эта работа очень мне подходит (высказывание личного мнения). Я думаю, что смогу проявить себя с самых лучших сторон (высказывание личного мнения). Год назад в компании было сокращение, мою позицию решили убрать. Мне выплатили довольно большую компенсацию при увольнении, которая позволила мне отдохнуть, попутешествовать, заняться собой. Теперь я, полная сил и энергии, готова приступить к новым обязанностям (поток мыслей).

Повтор слов: местоимения – 9 раз, «работа» – 3 раза.

[5]

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

Приветствую Вас! (неверное обращение)

Мне интересна вакансия на позицию генеральный директор и я хотел бы принять участие в конкурсе (обобщение – в каком конкурсе?).

Мой опыт – сочетание более 15-ти лет успешной управленческой деятельности и качественного финансового образования. В отличие от многих кабинетных руководителей, я многие вещи считаю необходимым делать своими руками (высказывание личного мнения). Это касается и аналитической работы: разработка стратегических и тактических планов, бизнес-планов, пояснительных записок для банков проходили при моей организации и непосредственном участии (поток мыслей).

Ценю в себе и других результативность, обладаю ярко выраженными лидерскими качествами, способностью быстро переключаться между большим количеством задач, взвешенно принимать решения в стрессовых ситуациях. Мой опыт позволяет заявлять о себе, как о стрессоустойчивом руководителе, умеющего отделить эмоциональный контекст от содержательного контента как по отношению к подчиненным, так и требовательному амбициозному руководству (субъективные оценочные характеристики, высказывание личного мнения, поток мыслей).

Прошу подробнее ознакомиться с моим опытом в резюме и назначить дату и время собеседования (прямое указание – приказ).

Повтор слов: местоимения – 11 раз, «опыт» – 3 раза.

Как вы увидели, при детальной проверке текста каждую неточность можно легко обнаружить и исправить.

В следующей главе подведем итоги анализа ошибок, которые допустили соискатели в этих письмах.

Топ-10 ошибок

Ошибка №1.

Нарушение этических и этикетных норм: отсутствие приветствия, панибратство, смайлики, прямая реклама, приказ-указание.

Примеры плохих обращений:

– Приветствую Вас!

– Уважаемый HR!

– Доброго дня!

– Здравствуйте!

– Прошу назначить дату и время собеседования.

Ошибка №2.

Недостаток или избыток информации: повторы, обобщения, абстрактные слова, дублирующие друг друга пояснения.

Как вам такой пример описания вакансии: «Ищем человека на работу, с опытом работы на работе»? Вот примерно так воспринимается текст этих писем.

Ошибка №3.

Использование без необходимости большого количества личных местоимений: я, мне, мною, мой, моему, меня.

Ошибка №4.

Присутствие эмоциональных оборотов: «безмерно люблю», «мне нравится», «с удовольствием развиваюсь», «с огромным удовольствием предложу» и др.

Ошибка №5.

Раскрытие информации, которая представляет соискателя в невыгодном свете.

Например: «я многие вещи делаю своими руками». Для должности генерального директора «работа руками» – не является показателем результативности, а скорее нао борот – это показывает отсутствие таких управленческих навыков, как обучение и развитие персонала, делегирование задач. Вот еще пример: «У меня нет опыта именно в B2В, но я уверен, что смогу быстро переключиться на новый вид продаж». Тем самым кандидат сразу подчеркивает нерелевантный опыт работы, фиксируя внимание HR-менеджера на своей слабой стороне.

Ошибка №6.

Нарушение логичности структуры изложения: нет деления на абзацы либо большое количество абзацев, набор одиночных предложений без логической последовательности.

Ошибка №7.

Несоблюдение норм ясности, точности и понятности речи: использование сленга, канцеляризмов, штампов, шаблонов, многозначных понятий.

Ошибка №8.

Высказывание личного мнения.

Например,

«Я думаю, что буду полезен Вашей компании».

«Считаю, что мотивация и сплочение команды для достижения общей цели является моей сильной стороной».

Нет необходимости подчеркивать, что вы выражаете свое мнение. Это и так понятно. Поэтому исключите глаголы мышления, такие как «думаю», «предполагаю», «считаю», «полагаю», «уверен», «кажется», «с уверенностью могу сказать» и др.

Ошибка №9.

Использование прилагательных и наречий, которые обозначают положительные субъективные оценочные характеристики. Например, «обширный», «профессиональный», «опытный», «качественный», «инновационный», «неоценимый», «успешно», «успешный», «отлично», «эффективно», «эффективный», «превосходный», «хороший», «многочисленный», «многолетний» и др.

Кандидаты используют большое количество таких «бесполезных» слов, когда не могут оценить свою работу по ключевым показателям эффективности и привести конкретные цифры. Поэтому им приходится выдумывать обтекаемые обобщающие формулировки. Как будто фразой «профессионал с опытом работы более 20-ти лет в разных сферах бизнеса» они предоставили рекрутеру необходимую информацию для определения их опыта. На самом деле, рекрутер читает такую фразу в каждом втором сопроводительном письме.

Как исправить эту ошибку? Как перевести необоснованные утверждения в убедительные доводы? Вот, как можно это сделать.

Было

Полагаю, что могу быть полезен Вашей компании.

Стало

За четыре месяца работы в компании [Название компании] я увеличил активную клиентскую базу на 40%, привлек 5 крупных клиентов, снизил уровень дебиторской задолженности с 25% до 5%. Готов повторить достигнутые результаты. Для меня работа в Вашей компании – это следующий важный шаг в карьере и возможность проявить себя.

Было

Имею большой опыт участия в крупных проектах.

Стало

Последнее достижение в компании [Название компании] – это успешное проведение крупного проекта [Название проекта] по реструктуризации компаний группы. Мне поставили задачу провести реорганизацию с целью присоединения отдельных юридических лиц к одной компании. Проект требовал детального планирования всех шагов операционного бизнеса, финансов, IT, так как было принципиально важно, чтобы бизнес не был приостановлен ни на одну минуту.

Было

Владею высоким уровнем компетенций в своей сфере, которые я смогу применить для пользы Вашей компании.

Стало

Улучшил финансовый результат на 18% в 2022 году за счет оптимизации бухгалтерской отчетности актива. Сократил расходы компании по банковским процентам на 3 процентных пункта за счет проведения рефинансирования кредитов.

Было

Требования в вакансии, предъявляемые к кандидату, в полной мере соответствуют моей квалификации.

Стало

В описании Вашей вакансии требуется кандидат с опытом оптимизации бизнес-процессов. В компании [Название компании] по итогам 2022 года я увеличил прибыль компании на 15% и сократил срок завершения сделок полного цикла на 30% за счет автоматизации процессов в отделе продаж и в отделе по обслуживанию клиентов.

Было

Имею много выигранных судебных дел.

Стало

Моим большим достижением является выигрыш судебного дела, связанного с одним из самых дорогостоящих активов компании.

Было

Мой опыт позволяет заявлять о себе, как стрессоустойчивом руководителе, умеющего отделить эмоциональный контекст от содержательного контента, как по отношению к подчиненным, так и требовательному амбициозному руководству.

Стало

Вхожу в список лучших внутренних юристов компаний. Уровень Service Index Survey – 89%. В 2022 году юридический департамент был признан лучшим.

Было

Обладаю ярко выраженными лидерскими качествами.

Стало

Вхожу в топ-лист руководителей по рейтингу эффективности.

Было

Благодаря моим организаторским навыкам и лидерским качествам, я умею эффективно выстроить работу своих сотрудников.

Стало

Я создал в компании [Название компании] команду сильных юристов. По системе оценки качества работы и соблюдения дедлайнов Legal получает самые высокие оценки из всех подразделений, поддерживающих бизнес, и воспринимается как надежный бизнес-партнер.

Было

Я – лучший кандидат.

Стало

По итогам изменившегося закона о торговле компания успешно прошла проверку ФАС в 2022 году во всех регионах присутствия и не получила ни одного штрафа в отличие от конкурентов. Это означает, что все договоры, коммерческие политики, торговые практики, которые мы внедрили с 2019 года, были качественно продуманы и соответствуют всем требованиям ФАС.

Было

Я смогу быстро показать результаты.

Стало

За время работы в компании увеличил количество постоянных клиентов на 30% за счет повышения качества предоставляемых услуг и качества обслуживания, увеличил средний чек клиента на 15% за счет активной продажи дополнительных товаров, ввёл в продажу группы товаров премиального сегмента.

Было

Уверен, что в моем лице Вы найдете того, кого ищете.

Стало

В компании [Название компании] отвечаю за финансово-экономический блок. За пять лет работы в компании создал эффективную организационную структуру, увеличил доходную часть бюджета в 3,5 раза, валовый доход на 60%.

Было

Руководил различными по численности коллективами.

Стало

Координировал совместную работу сотрудников кредитного отдела и продавцов-консультантов. В прямом подчинении – 10 человек, в функциональном – более 60.

Было

Использую любую возможность для развития навыков, которые необходимы в профессиональной деятельности юриста.

Стало

Активное участие в мероприятиях и прохождение практики в юридических фирмах помогло мне развить следующие навыки: сбор данных и анализ информации, написание процессуальных документов, решение актуальных бизнес-задач, поиск аргументов и контраргументов, подготовка презентаций, а также получила опыт публичных выступлений и защиты своей позиций перед судьями и практикующими арбитрами.

Было

Во время всего обучения принимала активное участие в различных конференциях, конкурсах и соревнованиях.

Стало

Мое эссе о профессиональной этике юриста на английском языке на 8-ом ежегодном конкурсе студенческих эссе было признано лучшим.

Было

Я готова работать с полной самоотдачей, осваивать новые знания и постоянно самосовершенствоваться, чтобы стать частью команды в Вашей компании.

Стало

Смогу вести несколько проектов параллельно и работать в сжатые сроки, готовить презентации на двух языках.

Ошибка №10.

Наличие орфографических, грамматических и стилистических ошибок.

По данным портала hh.ru – 56% сопроводительных писем содержат грамматические ошибки, 91% HR-специалистов считают такие ошибки недопустимыми.

Просканировать текст на предмет орфографических, грамматических и стилистических ошибок можно с помощью онлайн-сервисов. Например,

www.text.ru

www.gramota.ru

www.orfogrammka.ru

www.онлайн-исправление.рф

www.advego.ru/text

Как избежать самых распространенных ошибок в пунктуации: где поставить пробел, а где тире и запятую, как оформить маркированный список и многое другое – вы узнаете в следующей главе.

Правила пунктуации

Полезнее знать несколько мудрых правил, которые всегда могли бы служить тебе, чем выучиться многим вещам, для

тебя бесполезных. Сенека

Правильная пунктуация делает наглядным и структурированным строй в письменной речи, выделяя отдельные предложения, что облегчает устное воспроизведение написанного.

Правило №1. После обращения ставится восклицательный знак

В официальных письмах обращения принято записывать на отдельной строке. После обращения в таком случае ставится восклицательный знак. Например:

Уважаемый Иван Иванович!

Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!

Обратите внимание: слово «Уважаемый» входит в состав обращения и не отделяется запятой.