Сразить наповал. #Сопроводительное письмо. 2-е издание

Какой урок вы можете извлечь из моей второй ошибки? В период между отслеживанием вакансий и откликами параллельно начинайте готовиться к прохождению интервью. Сейчас, оглядываясь назад, я вижу сколько карьерных возможностей я упустила по причине того, что не осознавала, насколько важной составляющей в успехе продвижения по карьерной лестнице являются навыки прохождения интервью. Слишком поздно я пришла к выводу, что стоило потратить пару дней на подготовку, чтобы держать весь процесс под контролем и осознанно управлять своими ответами на собеседовании. Все методики и практические инструменты изложены в моей книге «Собеседование без усилий»1.

Короче говоря, я нашла работу. Все, что я делала, помогло мне упаковать и продать мой предыдущий опыт таким образом, чтобы заинтересовать работодателя. Тогда я осознала, что квалифицированных кандидатов много, но больше шансов получить хорошую работу есть у тех, у кого есть продающее резюме и подготовленные скрипты ответов на вопросы. И в этом вся разница. Но в самом начале поиска у меня не было ни того, ни другого.

Прежде чем наступит успех, мы можем столкнуться с временными неудачами. Когда нас преследуют неудачи, самое простое и логичное решение – опустить руки. Многие так и делают. Большинство из нас так и поступают. Если вам кажется сейчас, что все потеряно, то потом будет казаться, что еще не все потеряно. Если вы испытываете трудности в период поиска новой работы, посмотрите на эту полосу своей жизни как на получение нового опыта и новых навыков. Я могу точно сказать, что период поиска работы когда-нибудь заканчивается. Для меня остаться без работы столь долгое время было ужасно, но жизнь продолжалась. Я не опустила руки. Я знала, что я найду работу. Рано или поздно все состоится.

Все будет правильно, на этом построен мир. М. Булгаков

Но каким будет финал зависит от каждого из нас. Помните, что люди, которые получают хорошую работу в крупных компаниях, не отличаются выдающимися талантами или высоким уровнем IQ. Они не умнее и не удачливее вас. Просто они не боятся получать отказы и допускать ошибки, и умеют на них учиться. Всегда пробуйте еще раз и еще раз, снова и снова. Вносите изменения в свои действия, делайте выводы, улучшайте результат. В конечном счете у вас все получится!

Если перед тобой стоит великая цель, а возможности твои ограничены, все равно действуй; ибо только через действие могут возрасти твои возможности. Шри Ауробиндо

P. S.

Все точки соединились

Моя история оказалась не просто историей о том, как я искала новую работу. Моя история оказалась историей о том, как я нашла дело всей моей жизни. 2013 год оказал значительное влияние на мою дальнейшую карьеру. Этот опыт поиска работы, который я получила, заставил меня пересмотреть свое дальнейшее направление в работе. Потому что после продолжительного периода вне работы и возращения в корпоративный мир, я увидела, насколько все дни повторяются и похожи друг на друга: одни и те же люди, клиенты, обязанности, задачи, отчеты. Хождение по мукам – так бы я описала свои ощущения. Ничего страшного, казалось бы, со мной не произошло, просто в критических обстоятельствах люди меняются. Поменялась и мое восприятие своей жизни и значение карьеры в ней. Поэтому, возможно, если бы не ужасный босс на последней работе, я бы не осталась без работы. Если бы я быстро нашла новую работу, я бы не изменила свое отношение к ней. Как оказалось, все пройденные испытания в прошлом принесли мне успех в будущем. Все мои точки соединились.

Найти свое призвание – это когда все точки из прошлого соединились в настоящем. Раиса Сорокина

О книге

Это второе издание книги «Сразить наповал. #Сопроводительное письмо». Общая направленность второго издания та же самая, что и у первого издания – познакомить с лучшими практическими приемами в овладении навыком деловой коммуникации в целях построения карьеры.

Во второе издание внесены значительные изменения.

Книга дополнена новыми главами: «Шаблоны сопроводительных писем», «Кастомизация сопроводительного письма под вакансию», «Креативное сопроводительное письмо», «Образцы оформления».

Существенно переработан и дополнен раздел «От плохого к хорошему». В нем представлена стандартная структура, которой нужно придерживаться при написании сопроводительного письма с примерами заполнения каждой части.

Добавлено большое количество примеров. Вы найдете более 150 новых примеров сопроводительных писем для кандидатов разного уровня от специалиста до топ-менеджера, работающих в сферах: финансы, банки, инвестиции, маркетинг, продажи, клиентский сервис, юриспруденция, строительство, производство, проектная деятельность, информационные технологии, управление персоналом, обучение и развитие персонала, консалтинг, туризм, администрирование, логистика, закупки, медицина и фармацевтика, масс-медиа.

Отзывы читателей о первом издании

Лучшим описанием книги «Сразить наповал. #Сопроводительное письмо» ялвяются отзывы читателей о первом издании этой книги.

«Отличная книга! Материал удобно читать, так он прекрасно структурирован, нет воды, масса полезной информации. Во-первых, конкретные правила с конкретными примерами. Во-вторых, понравилась часть с разбором ошибок и техник, в которой отмечены шаблонные фразы, вызывающие гнев получателей. В-третьих, отличные примеры на каждый случай. И что особенно хочу отметить полезные кейсы в конце каждой части мне помогли отработать каждую технику».

«Уже с первых страниц можно оценить свой уровень написания писем. В моем случае, я понял сразу свои слабые стороны. После прочтения книги я научился грамотно писать письма, устранил некоторые шаблоны. Самое главное, отказался от бесполезных мертвых слов и начал прорабатывать письмо для читателя. Эффект заметил уже сразу».

«Когда только пришла на работу, думала, что так и надо писать письма – как мне их пишут – максимально шаблонно и с использованием канцелярита. Благодаря книге я поняла, что не только мне это не нравится, но и другим тоже, а значит избавляться от всего этого можно и нужно. Советы из книги успешно применяю в деловом общении. На книгу уже очередь на прочтение».

«Интересная и полезная книга. Очень понравилась. Все по делу, с разбором реальных примеров и ошибок в переписке. В отличие от подобной литературы четко структурирована, хороший формат подачи материала».

«Осилила все 3 книги автора. Для меня эта книга оказалась самой полезной. Очень понравилась. Все по делу, с разбором реальных примеров и ошибок в переписке. Научилась излагать свои мысли в письме правильно и кратко. Советую всем, кто хочет научиться навыку делового письма».

«Очень классная книга. На мой взгляд, прямо маст-хэв для тех, кто начинает много коммуницировать и думает о карьере. Разложено всё по полочкам!»

«Очень полезное руководство по написанию сопроводительного письма. Объяснено все доступно и понятно, много примеров. Кроме того стало понятно, как эйчары отбирают кандидатов по резюме и как подготовить отклик на сайтах по поиску работы. Сразу заметила, что просмотров резюме и приглашений на собеседований стало больше. Прочитала все книги этого автора, сложилась в голове общая картина по поиску работы для соискателей. Рекомендую!»

«Эта книга для меня стала третьей. Самая маленькая и самая простая в исполнении. Всё дело в том, что тема гораздо меньше тех, которые освещались в двух других. Очень коротко, содержательно и понятно описано зачем нужно сопроводительное письмо, что оно должно содержать и как его составлять. Подробно разобрана структура, описана каждая часть письма. В начале глава, в которой рассматриваются неудачные примеры с указанием ошибок – сразу становится понятно. А вторая половина книга целиком состоит из примеров сопроводительных писем для разных вакансий – берите и переделывайте под себя и рассматриваемую вакансию. Книга опять оказалась прикладной и полезной. Минимум воды, всё разъяснено. Я, например, составлял сопроводительные письма, как в неудачных примерах. Теперь прочитал, выписал для себя необходимую информацию для составления и проверки и готов по-новому составлять».

«Прочитала все 3 книги автора. Для всех, кто впервые сталкивается с поиском работы обязательно к прочтению. В книге очень много примеров, а также разбор самых типичных и распространённых ошибок. Мне помогла. Советую к прочтению».

Писать или не писать, вот в чем вопрос

Сейчас 2023 год, а я все еще получаю вот такие письма:

«Раиса, как Вы думаете, насколько сейчас критично не писать сопроводительное письмо на hh.ru? У меня был отрицательный опыт по отправке резюме вместе с сопроводительным письмом, когда я описывал свой опыт в рамках требований к вакансии, на каждое письмо уходило до 20-ти минут, но получал отказы в стандартной шаблонной форме. Не хочется больше тратить время впустую, так как ответ на вакансию с написанием адресного сопроводительного письма занимает много времени. В связи с чем у меня вопросы: нужно ли писать сопроводительное письмо? Это обязательно? Ведь все основное про мой опыт я указал в резюме».

Это одно из самых популярных возражений соискателей.

Действительно, в России значение сопроводительного письма в процессе поиска работы часто недооценивают. Многие считают, что не важно каким образом составлено письмо, все равно от них ничего не зависит. Какие только аргументы в свою защиту не приводят такие соискатели: «не вижу смысла тратить время на составление писем, которые никто не читает», «какое вообще значение имеет сопроводительное письмо, если у меня все указано в резюме», «если нужен опытный сотрудник и так пригласят», «получается так – пишешь им пишешь, а резюме все равно не смотрят, и стоит ли тратить столько времени на всё это?».

Если с написанием резюме все более-менее понятно, так как существуют общепринятые правила и стандарты. То с написанием сопроводительных писем к резюме на российском рынке все не так просто. Объясню почему.

Во-первых, написание сопроводительных писем как часть культуры деловой переписки с работодателем пришла к нам всего несколько лет назад. Например, в США, Канаде, Великобритании и странах ЕС отправка резюме без сопроводительного письма воспринимается как проявление неуважения со стороны соискателя и нарушение правил делового этикета. Такие отклики рассматриваться не будут. В России такие правила касаются пока только белых воротничков, работающих в крупных международных компаниях.

Во-вторых, задача письма и его роли в успешном поиске работы не совсем понятна большинству соискателей. С одной стороны, сопроводительное письмо – это деловое письмо, которому присуще все атрибуты этики и правил деловой переписки. С другой стороны, сопроводительное письмо – это индивидуальное письмо, адресованное представителю определенной компании-работодателю. А значит, они хотят получить не шаблонное деловое письмо, а письмо, в котором есть уникальная история кандидата, отличающая его от других претендентов на вакансию. Написать индивидуальное письмо о себе намного сложнее, чем добавить пару шаблонных фраз.

Именно из-за этого у соискателя в России возникает когнитивный диссонанс, который заключается в том, что письмо можно и не писать совсем, а если писать, то какому стилю отдать предпочтение: деловому или свободному? А если все так сложно, то, может, и совсем не надо писать, раз так можно. Многие так и поступают. Спорить с такими скептиками и фаталистами не имеет смысла. Но я заметила, что даже те люди, которые утверждают, что все предопределено и что с этим ничего нельзя поделать, смотрят по сторонам, прежде чем переходят дорогу.

Тем не менее наличие сопроводительного письма на большинство позиций рассматривается HR-специалистами как обязательный элемент отбора. На важность отправки писем указывают и сами представители компаний в описании вакансий. Вот примеры таких формулировок и запросов из вакансий, опубликованных на сайте hh.ru.

«Не сочтите за излишнюю требовательность, но для нас важно знать, чем вас заинтересовала эта позиция и почему вы полагаете, что справитесь с обозначенными задачами. Пожалуйста, раскройте это в сопроводительном письме».

«Уважаемые кандидаты! Резюме без сопроводительного письма с указанием запрашиваемой информации не рассматриваются».

«Рассматриваются только резюме с сопроводительным письмом. Ежедневно мы получаем большое количество резюме, поэтому отдаём предпочтение кандидатам, которые не ленятся написать хорошо составленное сопроводительное резюме, что продемонстрирует внимательность кандидата, серьёзность его подхода к поиску работы, а также уважение к потенциальному работодателю».

«Уважаемые соискатели, наличие сопроводительного письма с описанием того, почему вы считаете себя подходящим кандидатом, существенно повысит интерес к вашей кандидатуре в процессе отбора кандидатов для собеседования!»

«Если вас вдохновила наша вакансия, и вы считаете, что ваш опыт будет востребован в этой роли – ждем ваши отклики. Приоритет в рассмотрении мы гарантируем кандидатам с сопроводительными письмами».

«Отсутствие сопроводительного письма – это признак веерной рассылки резюме. Так устраиваются сотрудники на первую попавшуюся работу. Нам кажется, что удачное сотрудничество начинается иначе, поэтому такие обращения мы игнорируем».

Я тоже считаю, что взаимодействие между кандидатом и потенциальным работодателем должно начинаться иначе. Первым шагом для установления контакта и начала деловой коммуникации является отправка сопроводительного письма.

Давайте рассмотрим определение и значение понятий: «деловая коммуникация» и «сопроводительное письмо».

Что такое деловая коммуникация?

Деловая коммуникация или деловое общение – это процесс передачи информации от одного человека к другому. Основной фактор успешности деловой коммуникации – это реализация цели делового общения и получение конкретного результата. Деловое общение по форме речи делится на устное и письменное. В части сопроводительного письма – это письменный обмен информацией, на основе которой потенциальные работодатели получают сведения, необходимые для принятия решения по дальнейшему рассмотрению кандидатуры на вакантную позицию.

Что такое сопроводительное письмо?

Где мало слов, там вес они имеют.

У. Шекспир

Сопроводительное письмо (англ. cover letter, сокр. CL) – поясняющее деловое письмо к резюме. Это важный карьерный документ для первой ступени отбора кандидатов.

Сопроводительное письмо включает краткий анонс профессионального опыта кандидата, основная задача которого привлечь внимание адресата и побудить его к действию – открыть и прочитать резюме. Это дополнительный инструмент для установления контакта соискателя с работодателем, выполняющий три функции: информативную, убеждающую и воздействующую.

Существует четыре основные цели для отправки сопроводительного письма:

Цель №1 – для отправки отклика в кадровое агентство.

Цель №2 – для отправки отклика на актуальную вакансию, опубликованную на рекрутинговых сайтах (hh.ru, superjob.ru и др.).

Цель №3 – для отправки отклика в компанию, в которой в настоящее время нет открытых вакансий с целью перспективы дальнейшего трудоустройства.

Цель №4 – для отправки резюме по рекомендации.

Данный вид письма в зависимости от цели отправки по объему может быть коротким – от 2-3-х абзацев, так и длинным – до целого листа формата А4. Рекомендуемый оптимальный объем сопроводительного письма – половина листа формата А4.

Три принципа CL

Конкретно – меньше пустословия – больше дела.

Объективно – свести к минимуму оценочные суждения.

Лаконично – выбросить из текста лишние слова.

Сопроводительное письмо играет важную роль при первичном отборе кандидатов. Три плюса для достижения цели:

1. Вы выделяетесь и формируете серьезное первое впечатление.

2. Вы заинтересовываете преимуществами и выгодами.

3. Вы запоминаетесь уникальностью по сравнению с другими кандидатами.

В итоге вас выбирают и приглашают на собеседование.

Таким образом, сопроводительное письмо – это дополнительный инструмент для установления потенциального контакта соискателя с работодателем. К тому же сопроводительное письмо раскрывает истинное лицо кандидата. По стилю письма и его содержанию можно определить общую культуру, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о его личности.

Письменная речь наглядно демонстрирует способность кандидата ясно и структурно мыслить, умение выделять главное и приводить аргументы, подчеркивать ключевые моменты из опыта, подкреплять их примерами. Если человек пишет в таком стиле, то и работать будет также: ставить конкретные цели и задачи, разбивать на подзадачи, выделять этапы и последовательно их выполнять. Поэтому текст в письмах – индикатор для определения таких качеств, как системность, структурированность, внимательность к деталям, ответственность, мотивированность, проактивность, коммуникабельность. Кандидат может утверждать, что он ответственный сотрудник, но, если он допускает ошибки и небрежность в деловых письмах, то это показатель того, что рано или поздно это проявится и в части отношения к своим должностным обязанностям. Стоит ли рисковать и брать на работу такого сотрудника? Ответ очевиден.

Выводы

1. Деловая коммуникация или деловое общение – это процесс передачи информации от одного человека к другому. Деловое общение по форме речи делится на устное и письменное. Сопроводительное письмо – пример деловой письменной коммуникации. Сопроводительное письмо выполняет три функции: информативную, убеждающую и воздействующую.

2. Насколько эффективно вы владеете навыками деловой переписки, настолько и будет определяться ваш личный успех в поиске работы. При этом развитию этой компетенции мало кто уделяет должного значения. Недостаточное внимание к важности письменной коммуникации и неумение выражать свои мысли в правильной форме, соблюдая основные правила и принципы делового письма, лишают возможности соискателей использовать сопроводительное письмо как дополнительный инструмент воздействия на HR c целью получить приглашение на собеседование в компанию мечты.

Сопроводительное письмо может иметь решающее значение для двух одинаково квалифицированных кандидатов.

При работе с текстом письма у каждого соискателя есть возможность продумать детали, составить план и тщательно сформулировать свои мысли, и в случае необходимости откорректировать сообщение перед отправкой. Поэтому плохо написанные тексты вызывают крайне негативную реакцию со стороны специалистов по подбору персонала и приводят к противоположному результату. Сопроводительное письмо к резюме может стать либо призывом к действию – «откройте и прочитайте мое резюме», либо оттолкнуть. Есть только один способ быстро научиться писать без ошибок – знать их. Цена ошибки в данном случае велика, поэтому в первой части книги я предлагаю учиться не на своих ошибках, а на чужих.

Работа над ошибками

Шаблоны

Бывают сопроводительные письма, которые содержат много умных слов, но чувствуешь, что их писали роботы.

Вам знакома такая формулировка: «Резюме с пустыми и шаблонными сопроводительными письмами рассматриваются в последнюю очередь»? Таким образом компании предупреждают о важности информации, которую указывают в своих письмах соискатели. Нет ничего хуже, чем рассылать одно и то же письмо в разные компании в надежде, что этого не заметят. Заметят и отметят. 38% HR-менеджеров получают шаблонные сопроводительные письма и это служит причиной отказа от дальнейшего знакомства с резюме. Они не раскрывают мотивацию кандидата и не содержат конкретной информации: в какой сфере, на какой позиции, в каком направлении, какой опыт и какие навыки у него есть. Шаблонные письма в среде HR называют «одно на всех». Поэтому такие письма не работают. Они не позволяют понять потенциальному работодателю, почему вы подходите для их компании.

Как выглядят шаблонные письма? Давайте разбираться. Рассмотрим пять примеров шаблонных сопроводительных писем.

N. B. Это плохие примеры. Не пишите так.

[1]

РУКОВОДИТЕЛЬ IT-ОТДЕЛА

«Здравствуйте! Отправляю Вам свое резюме, готов дополнительно встретиться и ответить на все интересующие Вас вопросы. Имею большой опыт в должности руководящего работника IT-подразделений. Опыт руководящего работника дали мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы в Вашей компании. Буду благодарен, если Вы не оставите мое резюме без внимания».

[2]

РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

«Добрый день, пишу Вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж».

Описанные обязанности и цели данной позиции предcтавляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.

Мой профессиональный опыт включает в себя большой опыт управления командами продаж и ведения переговоров с ключевыми клиентами.

В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время».

[3]

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

«Ваша вакансия руководитель проекта меня заинтересовала в виду того, что требования, предъявляемые к кандидату в полной мере, соответствуют моей квалификации.

Мои основные качества – умный, опытный, знающий, высокие управленческие компетенции, ответственность, системность».

[4]

СПЕЦИАЛИСТ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ

«Добрый день!

Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на открытую вакансию.

Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои полученные знания и приобретенный опыт в области делопроизводства.

Более подробно Вы можете ознакомиться в резюме. Основная причина поиска новой работы – возможность совершенствования своих способностей и навыков. Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы».

[5]

МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ

«Добрый день!

Меня зовут Иван Иванов, специалист в области продаж. На данный момент я открыт для новых предложений и мне интересна вакансия вашей компании.

Я командный игрок и лидер, способный повести за собой команду. Имею более чем 10-летний успешный опыт работы в продажах, а также опыт руководства коллективом до 8 человек.

Уверен, что мой опыт и знания будут полезны Вашей компании!

В связи с этим прошу Вас рассмотреть моё резюме на данную вакансию».

Представленные выше примеры – это безликие пустые по содержанию письма, которые состоят из канцелярита – штампованных шаблонных фраз и не придают письменной речи смысла.

Все шаблонные письма схожи в том, что в них никогда не встретишь свежего, яркого, своеобразного оборота речи. Когда читаешь письмо, в котором повторяются механически одни и те же привычные фразы, возникает странное ощущение, что читаешь письмо не живого человека, а робота, и с каждой прочитанной строчкой это ощущение усиливается. Выпускник, начинающий специалист или топ-менеджер, пользующийся такой лексикой, подтверждает свою посредственность и отсутствие навыка деловой коммуникации. Используя штамп, они выбирают одни и те же речевые обороты и ничего дополнительно не сообщают адресату. Тем самым злоупотребляя вниманием и терпением читателя, который делает соответствующие выводы об их мотивации.

Как избежать штампов?

Штампы – это пустота. Поэтому, один из самых действенных методов борьбы с ними – добавление аргументов. Вместо того чтобы написать, что «я – командный игрок» – расскажите, с какими отделами вы взаимодействуете в своей работе и в каких совместных проектах принимаете участие. Не пишите, что «я – лидер, ведущий за собой команду», а приведите результаты работы своей команды.

Как перевести шаблонные фразы в конкретику?

Придать сообщению личностный характер, сделать его аргументированным и более действенным помогут примеры результатов. Так же как и в продающем резюме, в сопроводительном письме сразить наповал сотрудников по найму можно достижениями.

Вот как выглядят такие запросы в вакансиях, размещенных на hh.ru.